Bekijk een hoofdstuk

Archiveren
g. intern nieuwsblad van de bank
h. tijdschrift voor kinderen.
Wettelijke bepalingen
Hiermee bedoelen we: hoe lang moet een archiefstuk (document) bewaard
blijven Voor de bewaartermijn van archiefstukken bestaan verschillende
regelingen.
Wettelijke bewaartermijnen
Wettelijke bewaartermijnen worden door verschillende wetten aangegeven.
u
Burgerlijk Wetboek
Volgens het Burgerlijk Wetboek geldt er een bewaartermijn van tien jaar voor
alle financiële stukken, zoals bank- en giroafschriften, kasafschriften, in- en
verkoopfacturen, loonlijsten en budgetteringsstukken. Voor de belasting geldt
een bewaartermijn van vijf jaar.
Het Burgerlijk Wetboek legt aan iedereen die een bedrijf of zelfstandig beroep
uitoefent, de verplichting op gedurende 7 jaar aantekening te houden van zijn
vermogenstoestand en alles wat het bedrijf aangaat. Verder wordt in dit
wetboek ook geregeld hoe lang rechten en plichten gelden binnen allerlei
overeenkomsten. Hieruit vloeien indirecte bewaarverplichtingen voort van
respectievelijk 5, 20 en 30 jaar. Het is de moeite waard in het eigen archief na te
gaan welke documenten hiervoor in aanmerking zouden komen.
i
Wet Persoonsregistratie
Onder persoonsregistratie verstaan we een geautomatiseerde verzameling van
persoonsgegevens. Documenten die vallen onder de Wet Persoonsregistratie
moeten binnen twee jaar na vertrek van de medewerker vernietigd worden.
Zo mogen er geen gegevens vernietigd worden die nodig zijn voor bijvoorbeeld
pensioen. Bewaar van de betrokken medewerker dan ook de meest elementaire
gegevens, zoals onder andere in dienst, uit dienst, functies en laatste salaris.
Deze gegevens kunt u het beste (digitaal) opnemen op een personeelskaart; dit
bespaart u veel werk. Gegevens van afgewezen sollicitanten vernietigt u direct
na benoeming van de nieuwe medewerker. Ook is het bij veel organisaties
gebruikelijk om sollicitatiebrieven aan de sollicitant te retourneren.
Omdat iedereen die met persoonsregistratie te maken heeft te dwingen
hiermee zorgvuldig om te gaan, is de WBP in het leven geroepen. Deze wet valt
onder Europese regelgeving. Dit betekent dat de toepassing van de wet niet bij
de grens ophoudt.
Zodra een organisatie gegevens over een persoon verzamelt, moet die persoon
hierover geïnformeerd worden. Hem of haar moet duidelijk zijn waarvoor die
gegevens gebruikt worden.
Voor persoonsgegevens over godsdienst, ras, gezondheid, politieke voorkeur,
strafrechtelijke zaken en iemands seksuele leven gelden extra strenge, aanvullende
beperkingen. Elke organisatie is verplicht de personele gegevens goed te
beveiligen. Dat betekent dat alleen personen met autorisatie toegang hebben
tot dit soort gegevens. Iedere geregistreerde werknemer heeft recht op inzage
van de eigen gegevens en recht op correctie als er sprake is van onjuiste of
2.20