Bekijk een hoofdstuk
Bekijk een hoofdstuk
Bekijk een hoofdstuk
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
Archiveren<br />
Archiveren en documenteren<br />
2 Wat is nu eigenlijk het verschil tussen archiveren en documenteren Archiveren<br />
en documenteren zijn werkzaamheden die bij de meeste secretariële en<br />
administratieve functies behoren.<br />
Archiveren<br />
Documenteren<br />
Archiveren is het opslaan en beheren van allerlei informatiedragers. Men brengt<br />
de informatie over in dossiers en rubrieken. Een dossier gaat over <strong>een</strong> bepaalde<br />
zaak en <strong>een</strong> rubriek gaat over <strong>een</strong> bepaald onderwerp. Alles wat van belang is<br />
voor <strong>een</strong> organisatie bewaart men.<br />
Onder documenteren verstaan we het verzamelen van zo veel mogelijk informatie<br />
om deze vervolgens op te slaan in <strong>een</strong> archief. Documenteren is <strong>een</strong> taak<br />
die nauw verwant is aan archiveren.<br />
Soorten archieven<br />
We onderscheiden verschillende soorten archieven:<br />
Centraal archief 3 In <strong>een</strong> centraal archief worden alle documenten bewaard die niet elke dag<br />
geraadpleegd behoeven te worden. Bijvoorbeeld de notulen van bestuursvergaderingen<br />
van enkele jaren terug of informatie over oud-klanten. Een andere<br />
naam voor centraal archief is statisch archief.<br />
Historisch archief Een historisch archief (vaak onderdeel van <strong>een</strong> centraal archief) bevat<br />
documenten die informeren over de geschiedenis van <strong>een</strong> bedrijf. Bijvoorbeeld<br />
documenten die betrekking hebben op de oprichting van het bedrijf (statuten),<br />
belangrijke gebeurtenissen (jubilea, bezoeken), oude jaarverslagen van het<br />
bedrijf etc.<br />
Geheim archief<br />
Hierin worden stukken opgeborgen die zeer vertrouwelijk zijn, bijvoorbeeld<br />
stukken over financiële kwesties, strategische plannen, documenten over<br />
nieuwe producten en dergelijke.<br />
Afdelingsarchief Een afdelingsarchief bevindt zich op de desbetreffende afdeling en wordt door<br />
de medewerkers daar bijgehouden. Hier worden documenten bewaard die<br />
vaak geraadpleegd moeten worden en die betrekking hebben op het<br />
groepswerk van de afdeling. Bijvoorbeeld documenten over huidige klanten en<br />
over opdrachten. Ieder<strong>een</strong> op de afdeling kan dit archief raadplegen. Op<br />
gezette tijden kunnen niet meer ter zake doende documenten naar het centrale<br />
archief worden overgebracht.<br />
Een afdelingsarchief wordt ook dynamisch archief genoemd.<br />
Persoonlijk archief Met <strong>een</strong> persoonlijk archief bedoelen we de stukken die behoren tot uw<br />
persoonlijke werkzaamheden. Het bevat de correspondentie en andere stukken<br />
van klanten etc. met wie wordt gewerkt of voor wie <strong>een</strong> opdracht moet worden<br />
uitgevoerd. Dit persoonlijke archief wordt ook wel werkplekarchief genoemd.<br />
Oefenopgave 1<br />
Welke van de volgende gegevens bewaart men NIET in <strong>een</strong> historisch archief<br />
A. Statuten.<br />
B. Gegevens van gepensioneerd personeel.<br />
C. Gegevens over de historie van <strong>een</strong> bedrijf.<br />
D. Notulen van de Raad van Beheer.<br />
2.2<br />
Ordeningsmethoden<br />
Documenten die opgeborgen moeten worden in <strong>een</strong> archief, moeten uiteraard<br />
worden gerangschikt.
Change language