Bekijk een hoofdstuk

Archiveren
Informatiedragers uitlenen
Als er documenten uit het archief worden ”gehaald” en uitgeleend, moet dit
wel worden bijgehouden. Het gevaar bestaat immers, dat documenten niet
meer terugkeren in een archief met alle gevolgen van dien.
Een digitaal uitleensysteem van boeken is alleen zinvol als er zeer regelmatig
gebruik van wordt gemaakt. Hierna ziet u een eenvoudig voorbeeld van een
uitleenregistratie op papier.
Klein archief
Betreft het een klein archief, dan kunt u volstaan met een eenvoudige lijst
waarop u aantekent wie en op welke datum een bepaald document heeft
meegenomen uit het archief. U kunt deze lijst op ”papier” of op een pc
bijhouden.
Hierna ziet u een eenvoudig voorbeeld van een uitleenregistratie.
datum uitlening naam afdeling soort document uiterlijk terug terug
20080308 C. Peters Marketing beleidsnota nr. ... 20080408 .....
Afb. 5. Voorbeeld van een uitleenregistratie voor een klein archief.
Groot archief
Bij een groot archief kunt u beter gebruikmaken van speciale uitleenkaarten, of
nog beter van speciale software waarmee u de uitleen registreert. In het laatste
geval kunt u ook de mogelijke bewaartermijn aangeven. Mist iemand een
bepaald document, dan kan vrij gemakkelijk worden nagaan waar dit
document zich op dat moment in de organisatie bevindt.
onderwerp code uitgeleend aan d.d. terug uitgeleend aan d.d. terug bewaren tot
sollicitatie 6.2.22 Tgj 20080307 20080315 2009 03
Afb. 6. Voorbeeld van een uitleenregistratie voor een groot archief.
Rappellijsten t Voor het registreren met behulp van de pc kunt u het beste gebruikmaken van
speciale registratieprogramma’s. Elektronische registratie biedt u de
mogelijkheid om van tijd tot tijd zogenaamde rappellijsten (herinneringslijsten)
te maken, waarna u de desbetreffende personen eraan kunt herinneren
dat de uitleentermijn verstreken is.
Geheime documenten
y
Geheime documenten mogen alleen ingezien worden door personen die
daarvoor aangewezen zijn of die daartoe bevoegd zijn. Betreft het papieren
documenten, dan zullen deze op een goed afgesloten plaats bewaard te worden.
Bij elektronische opslag mogen deze documenten alleen toegankelijk zijn voor
personen die een zogenaamde autorisatie hebben, dat wil zeggen personen die
met een wachtwoord een toegangscode hebben om de documenten in te zien.
Oefenopgave 12
Stel, u krijgt de opdracht om enkele tijdschriften en kranten neer te leggen in
de ontvangst- en wachtruimte van de afdeling Vermogensbeheer van een bank
Geef aan welke ”documenten” u zou kiezen.
a. leesboeken
b. Panorama
c. Autoweek
d. landelijk dagblad
e. regionaal blad
f. opinieblad
058D2.FM
2.19