Bekijk een hoofdstuk
Bekijk een hoofdstuk
Bekijk een hoofdstuk
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
Archiveren<br />
Informatiedragers uitlenen<br />
Als er documenten uit het archief worden ”gehaald” en uitgel<strong>een</strong>d, moet dit<br />
wel worden bijgehouden. Het gevaar bestaat immers, dat documenten niet<br />
meer terugkeren in <strong>een</strong> archief met alle gevolgen van dien.<br />
Een digitaal uitl<strong>een</strong>systeem van boeken is all<strong>een</strong> zinvol als er zeer regelmatig<br />
gebruik van wordt gemaakt. Hierna ziet u <strong>een</strong> <strong>een</strong>voudig voorbeeld van <strong>een</strong><br />
uitl<strong>een</strong>registratie op papier.<br />
Klein archief<br />
Betreft het <strong>een</strong> klein archief, dan kunt u volstaan met <strong>een</strong> <strong>een</strong>voudige lijst<br />
waarop u aantekent wie en op welke datum <strong>een</strong> bepaald document heeft<br />
meegenomen uit het archief. U kunt deze lijst op ”papier” of op <strong>een</strong> pc<br />
bijhouden.<br />
Hierna ziet u <strong>een</strong> <strong>een</strong>voudig voorbeeld van <strong>een</strong> uitl<strong>een</strong>registratie.<br />
datum uitlening naam afdeling soort document uiterlijk terug terug<br />
20080308 C. Peters Marketing beleidsnota nr. ... 20080408 .....<br />
Afb. 5. Voorbeeld van <strong>een</strong> uitl<strong>een</strong>registratie voor <strong>een</strong> klein archief.<br />
Groot archief<br />
Bij <strong>een</strong> groot archief kunt u beter gebruikmaken van speciale uitl<strong>een</strong>kaarten, of<br />
nog beter van speciale software waarmee u de uitl<strong>een</strong> registreert. In het laatste<br />
geval kunt u ook de mogelijke bewaartermijn aangeven. Mist iemand <strong>een</strong><br />
bepaald document, dan kan vrij gemakkelijk worden nagaan waar dit<br />
document zich op dat moment in de organisatie bevindt.<br />
onderwerp code uitgel<strong>een</strong>d aan d.d. terug uitgel<strong>een</strong>d aan d.d. terug bewaren tot<br />
sollicitatie 6.2.22 Tgj 20080307 20080315 2009 03<br />
Afb. 6. Voorbeeld van <strong>een</strong> uitl<strong>een</strong>registratie voor <strong>een</strong> groot archief.<br />
Rappellijsten t Voor het registreren met behulp van de pc kunt u het beste gebruikmaken van<br />
speciale registratieprogramma’s. Elektronische registratie biedt u de<br />
mogelijkheid om van tijd tot tijd zogenaamde rappellijsten (herinneringslijsten)<br />
te maken, waarna u de desbetreffende personen eraan kunt herinneren<br />
dat de uitl<strong>een</strong>termijn verstreken is.<br />
Geheime documenten<br />
y<br />
Geheime documenten mogen all<strong>een</strong> ingezien worden door personen die<br />
daarvoor aangewezen zijn of die daartoe bevoegd zijn. Betreft het papieren<br />
documenten, dan zullen deze op <strong>een</strong> goed afgesloten plaats bewaard te worden.<br />
Bij elektronische opslag mogen deze documenten all<strong>een</strong> toegankelijk zijn voor<br />
personen die <strong>een</strong> zogenaamde autorisatie hebben, dat wil zeggen personen die<br />
met <strong>een</strong> wachtwoord <strong>een</strong> toegangscode hebben om de documenten in te zien.<br />
Oefenopgave 12<br />
Stel, u krijgt de opdracht om enkele tijdschriften en kranten neer te leggen in<br />
de ontvangst- en wachtruimte van de afdeling Vermogensbeheer van <strong>een</strong> bank<br />
Geef aan welke ”documenten” u zou kiezen.<br />
a. leesboeken<br />
b. Panorama<br />
c. Autoweek<br />
d. landelijk dagblad<br />
e. regionaal blad<br />
f. opinieblad<br />
058D2.FM<br />
2.19