Bekijk een hoofdstuk

Archiveren
Circulatielijst
r
kwartaal of halfjaarlijks verschijnen. Met name de vaktijdschriften moeten dan
ook geregistreerd en gecirculeerd worden.
Tijdschriften
Tijdschriften kunt u zowel digitaal als op papier registreren. Steeds als er een
tijdschrift ontvangen is, noteert u dit. Hiermee houdt u ook controle op de
verlengingen of opzeggingen van abonnementen. Bij binnenkomst krijgen de
tijdschriften een firmastempel en de datum van binnenkomst geeft u aan. Is
een tijdschrift voor één persoon bestemd, dan legt u het bij binnenkomst direct
bij de ingekomen post van die persoon.
Als uw manager het tijdschrift leest, kunt u op de voorpagina voor hem
eventuele interessante artikelen vermelden. Moeten meer mensen het
tijdschrift lezen, dan zorgt u ervoor dat het circuleert.
Oefenopgave 11
a. Noem twee redenen waarom tijdschriften geregistreerd worden.
b. Welke zaken zou u van een tijdschrift registreren
Circulatiemappen
Tijdschriften en artikelen die in uw bedrijf circuleren, kunt u deze het best in
een zogenaamde circulatiemap laten rondgaan. Aan de binnenzijde van de map
plakt u een lijstje waarop u de tijdschriften vermeldt die circuleren, met het
nummer en de datum van uitgifte. Het beste kunt u hiervoor een complete lijst
met tijdschriften opnemen en die bewaren in de pc. Deze print u dan uit en u
vindt dan welke tijdschriften in de map zitten.
U bevestigt in de map ook een voorgedrukte circulatielijst of circulatieslip.
Hierop vermeldt u de namen van de medewerkers die de map moeten lezen in
volgorde van rang of functie van hoog naar laag.
Kranten
De meeste organisaties hebben een of meer abonnementen op een dagblad of
op gespecialiseerde dagbladen, zoals het Financieele Dagblad, met daarin financiële
en economische berichtgeving en een circulatielijstje. Via de interne post
geven de lezers de krant aan elkaar door. Krantenartikelen ”bewaart” u door
deze te scannen of door ze rechtstreeks te kopiëren via internet.
Knipselarchief
Het knipselarchief bestaat uit artikelen uit verschillende bladen. U selecteert
hiervoor uit dag-, week- en vakbladen de voor het bedrijf relevante informatie.
Om het knipselarchief up-to-date te houden, neemt u dagelijks de kranten
door als dat uw taak is. Interessante artikelen scant u of kopieert van de website
van een krant. U ”plakt” ze digitaal in uw archief en u vermeldt daarbij de krant
en de datum van uitgifte. In voorkomende gevallen zal u gevraagd kunnen
worden een samenvatting te maken van een bepaalde groep artikelen. In de
hoofdstukken Zakelijke Communicatie wordt daarop ingegaan.
Het kan ook zijn dat u bepaalde artikelen moet kopiëren ”op papier” om deze
vervolgens in een bepaalde map te bewaren. Bij elk artikel vermeldt u uiteraard
de map bron: tijdschrift of krant met datum. Voor het knipselarchief wordt
vaak een lateraal hangend systeem gebruikt. Dit systeem heeft het voordeel dat
de binnenmap eruit gehaald kan worden terwijl de hangmap op de juiste plaats
blijft. Het systeem kan zo niet in de war raken.
2.18