Bekijk een hoofdstuk
Bekijk een hoofdstuk
Bekijk een hoofdstuk
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
Archiveren<br />
Gegevensbeheer<br />
Elektronisch informatie vastleggen dan wel informatie vastleggen en opslaan<br />
met behulp van bepaalde software biedt u dus de mogelijkheid om bepaalde<br />
informatie snel te vinden. Er bestaan op de markt talloze applicaties<br />
(programma’s) waarmee men uitstekend documenten kan ordenen en registreren.<br />
Al deze applicaties zijn gebaseerd op <strong>een</strong> bepaald ordeningsplan. In dat<br />
ordeningsplan wordt gebruikgemaakt van codes die we in het vorige <strong>hoofdstuk</strong><br />
al hebben besproken. Wat en hoe geregistreerd wordt, is afhankelijk van de<br />
gebruikte software.<br />
w<br />
Bijvoorbeeld bij postregistratie zouden slechts de hoofdzaken van <strong>een</strong> brief<br />
vermeld kunnen worden: datum, afzender, onderwerp.<br />
datum afzender onderwerp<br />
20..0212 Jansen Metaalwaren Factuur<br />
Veel bedrijven scannen alle inkomende informatie op papier en archiveren<br />
deze vervolgens elektronisch. Het laatste is natuurlijk niet nodig bij informatie<br />
die al digitaal binnenkomt. Bij elektronische opslag is het niet meer nodig om<br />
van <strong>een</strong> ”papieren” archief gebruik te maken. All<strong>een</strong> als er sprake is van <strong>een</strong><br />
juridische bewijsvoering, dient <strong>een</strong> ”papieren” stuk tevoorschijn gehaald te<br />
worden.<br />
e<br />
DIS<br />
De informatie die men via de pc kan oproepen, noemt men wel Document<br />
Information System, ofwel DIS. Een dergelijk systeem biedt natuurlijk <strong>een</strong><br />
heleboel voordelen. Niettemin blijft het noodzakelijk om regelmatig <strong>een</strong><br />
papieren en digitaal archief op te schonen. Immers, ook voor informatie op de<br />
pc geldt dat verouderde informatie al snel leidt tot onnodig zoeken, fouten en<br />
onnodige opslagcapaciteit. In principe is het mogelijk om bij <strong>een</strong> digitaal<br />
archief van elk document de bewaartermijn aan te geven. Op die manier kan<br />
<strong>een</strong> archief zeer overzichtelijk blijven.<br />
Bij geheime informatie dient de nodige voorzichtigheid in acht genomen te<br />
worden: voordat het u het weet, hebt u <strong>een</strong> geheim en onvervangbaar<br />
document gewist. Dergelijke informatie kan doorgaans all<strong>een</strong> benaderd<br />
worden door mensen die <strong>een</strong> bepaald password hebben. Omdat pc’s ook te<br />
maken kunnen krijgen met storingen, dienen er regelmatig back-ups te worden<br />
gemaakt. In de meeste bedrijven gebeurt dit doorgaans elke nacht.<br />
Hoewel veel informatie al digitaal bewaard wordt, beschikken talloze bedrijven<br />
en instellingen nog steeds over grote ”papieren” archieven. Denkt u maar aan<br />
gem<strong>een</strong>tehuizen en provincies.<br />
Oefenopgave 10<br />
Wat is het voordeel van gegevens registreren in <strong>een</strong> computersysteem boven<br />
<strong>een</strong> kaartsysteem<br />
Informatiedragers beheren<br />
Naast het beheer van documenten, boeken, brochures e.d. kunt u ook belast<br />
worden met het beheer van bijvoorbeeld tijdschriften. Bijna ieder bedrijf is<br />
geabonneerd op vaktijdschriften, kranten, opiniebladen, sport- en ontspanningsbladen.<br />
Deze twee laatste tijdschriften vinden hun weg naar de wachtruimtes.<br />
Tijdschriften kunnen wekelijks, tweewekelijks, maandelijks, per<br />
058D2.FM<br />
2.17
Change language