Bekijk een hoofdstuk

Archiveren
Anders wordt het als u in een zeer grote stadsbibliotheek een bepaald boek over
een bepaald onderwerp zoekt. In dat geval zult u gebruikmaken van een pc om
het bepaalde boek op te zoeken, en wel op auteur, titel en/of trefwoord. Het
computersysteem biedt u meer mogelijkheden om het desbetreffende boek via
de pc te vinden. Vervolgens kunt u het boek zelf uit de kast halen of u vult een
reserveringsformulier in of men haalt het voor u op.
Afb. 4. Een computer is een handig hulpmiddel bij het zoeken in een complex
archief.
Alfabetisch register
Voor het opzoeken van het boek maakt u gebruik van zogenaamde ”alfabetisch
gerangschikte ingangen”. Daarmee kunt u vrij gemakkelijk een auteur of een
titel vinden.
q
Trefwoordregister
Anders is het met een trefwoord. Het maken van een trefwoordregister is niet
zo eenvoudig. Immers, met welk trefwoord vat u een bepaald document of
artikel samen Vaak wordt bij een dergelijk systeem gebruikgemaakt van ”Zie”
en ”Zie ook”-verwijzingen. We geven een voorbeeld.
Stel, u hebt de notulen van een bepaalde vergadering op de pc uitgewerkt. In
die vergadering ging het over een uit te stippelen verkoopplan voor de
komende jaren. Uiteraard maakt u de notulen met behulp van de pc en
vervolgens slaat u ze in het systeem op. Daarbij kunt u diverse trefwoorden
opgeven, waarop later teruggezocht kan worden. Bijvoorbeeld: ”notulen”,
”verkoopplan”, en natuurlijk een datum.
Als u goed registreert, is het opzoeken en natuurlijk ook het ”uitlenen” van de
desbetreffende notulen via de pc een fluitje van een cent.
Digitaal documentbeheer
We noemden de pc al als middel om een archief te beheren. Alles staat en valt
natuurlijk met het correct ”opbergen” van de informatie. Het gemak daarbij is
dat men behulp van veel trefwoorden bij dezelfde informatie kan uitkomen.
Vergelijk dit maar eens met de ouderwetse kaartenbakken!
2.16