Bekijk een hoofdstuk

Archiveren
Frontaal systeem
Frontaal opbergen is precies hetzelfde als boeken in de boekenkast zetten.
Mappen en ordners worden naast elkaar gezet, waarbij de rug zichtbaar blijft.
Het voordeel hiervan is dat u een duidelijk overzicht hebt. Maar het nadeel is
dat de ordners en mappen makkelijk wegglijden, wanneer u er mappen of
ordners uithaalt.
Bilateraal systeem
Bilateraal opbergen doet u met behulp van een roterend systeem. Dit systeem
wordt ook wel een paternoster- of carrouselsysteem genoemd. Men gebruikt dit
systeem graag wanneer men vaak iets moet opzoeken. Denk maar eens aan de
burgerlijke stand, artsen, ziekenhuizen, bibliotheken, arbeidsbureaus
enzovoort. Een voordeel is dat een dergelijk archief gemakkelijk afgesloten kan
worden. Een ander voordeel van het systeem is dat het uitstekend toegankelijk
is en weinig ruimte vergt. Het nadeel is dat deze kasten behoorlijk duur zijn.
Pc en server
Cd, dvd, usb
Microfilm
Elektronische informatiedragers
De informatie die de computer kan lezen en die veelal centraal wordt
opgeslagen, moet natuurlijk veilig, goed geordend en systematisch bewaard
worden. Dit is nodig om efficiënt te kunnen werken. Steeds meer wordt er van
digitale informatiedragers gebruikgemaakt om gegevens op te slaan en te
bewaren. Er bestaan diverse informatiedragers om gegevens digitaal vast te
leggen en te bewaren. We noemen de belangrijkste.
Op de harde schijf van een pc of server (centrale computer) kan men oneindig
veel gedigitaliseerde documenten opslaan. Ook voor hier geldt dat er regelmatig
back-ups gemaakt moeten worden, bij voorkeur op een ”losse”,
koppelbare harde schijf en/of op een parallelle server. Voor het indelen van
documenten in directory’s, subdirectory’s en mappen geldt hetzelfde als voor
het indelen van een papieren archief: van groot naar klein.
Deze informatiedragers zijn bij uitstek geschikt om niet al te grote hoeveelheden
informatie vast te leggen. Een usb (universal serial bus) is een soort
universele stekker waarbij extern geheugen kan worden verbonden met een pc
of laptop. Deze informatiedragers kunt u voorzien van speciale etiketten.
De microfilm gaat uit van de (fotografische) verkleining van een document tot
microformaat. Vooral in bibliotheken, maar ook bij banken maakt men
hiervan gebruik. Met behulp van een zogenaamde reader kan men het
document opzoeken. Een aantal bedrijven werkt met microfilms waarop de
informatie is vastgelegd. Ook voor microfilms bestaan speciale opbergmogelijkheden
die vochtwerend zijn.
Het zou te ver voeren om in deze cursus alle opbergmogelijkheden te noemen.
In verband met de voortschrijdende automatisering zullen er ook steeds
nieuwe opbergmiddelen op de markt komen.
Ons advies: blijf goed op de hoogte.
Archief beheren
Complex archief
Toegankelijkheid archief
Als een bedrijf nog maar klein is, maar wel goed gestructureerd en geordend is,
levert de toegankelijkheid van een archief geen enkel probleem op.
Anders wordt het wanneer er sprake is van een groot en complex archief. Laten
we als voorbeeld een openbare bibliotheek nemen. Als u in een klein filiaal een
bepaald boek over alternatieve geneeskunde wilt zoeken, loopt u naar het
desbetreffende rek en zoekt u tot u het gevonden hebt.
058D2.FM
2.15