Bekijk een hoofdstuk
Bekijk een hoofdstuk
Bekijk een hoofdstuk
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
Archiveren<br />
Zo kunt u <strong>een</strong> onderverdeling maken van:<br />
• inkomende post met bijvoorbeeld als code IP<br />
• offertes met bijvoorbeeld als code O<br />
• facturen met bijvoorbeeld als code F<br />
• klantenadministratie met bijvoorbeeld als code KA<br />
• voorraden met bijvoorbeeld als code V.<br />
Stel, u krijgt <strong>een</strong> factuur van de afdeling Verkoop die opgeborgen moet<br />
worden in het archief. De laatste factuur die opgeborgen is, had het nummer<br />
1245. U bergt de ontvangen factuur op onder nummer V 1246. In dit geval<br />
maakt u gebruik van <strong>een</strong> alfanumeriek systeem.<br />
U kunt echter nog <strong>een</strong> stap verder gaan. De ”soort” facturen kunt u dateren tot<br />
reeksen die betrekking hebben op verschillende jaren.<br />
- facturen 2003<br />
- facturen 2004<br />
- facturen 2005<br />
- facturen 2006<br />
- facturen 2007<br />
Nog <strong>een</strong> stap verder is de facturen per jaar uitsplitsen op geadresseerde in vier<br />
bestanden:<br />
- facturen 2007 map 1: letter A-G<br />
- facturen 2007 map 2: letter H-N<br />
- facturen 2007 map 3: letter O-T<br />
- facturen 2007 map 4: letter U-Z<br />
Oefenopgave 8<br />
Geef op basis van de hierna geschetste indeling exact aan waar u de factuur<br />
opbergt.<br />
Stel u krijgt <strong>een</strong> factuur van Timmerbedrijf Karelse met als factuurdatum<br />
14 augustus 2007 die opgeborgen moet worden in het oude archief.<br />
Decimale code<br />
Een zeer bekende manier om te classificeren is de decimale methode.<br />
UDC 8 De Universele Decimale Classificatie, kortweg UDC, is <strong>een</strong> nummersysteem,<br />
met <strong>een</strong> steeds verdergaande onderverdeling. Bij de UDC vormt alles wat<br />
opgeborgen wordt volgens deze code als het ware één geheel. Ieder dossier of<br />
stuk krijgt <strong>een</strong> nummer en wel het nummer van de hoofdgroep waartoe dit stuk<br />
behoort. Het tweede cijfer, <strong>een</strong> decimaal van het hoofdcijfer, geeft de ondergroep<br />
van de hoofdgroep aan. Het daarachter geplaatste cijfer, dus weer <strong>een</strong><br />
decimaal van het tweede cijfer, geeft <strong>een</strong> nog verdere onderverdeling aan.<br />
De cijfers zijn enkelvoudig en lopen van 0 tot en met 9. Het is dus niet mogelijk<br />
om meer dan tien hoofdgroepen te maken, tenzij men met cijfers en letters gaat<br />
werken: dus A0, A1 enzovoort. Zo wordt het systeem echter nogal onoverzichtelijk,<br />
dus het is beter zich steeds tot de cijfers 0 tot en met 9 te beperken en niet<br />
meer dan tien hoofdgroepen te maken.<br />
058D2.FM<br />
2.11
Change language