Bekijk een hoofdstuk
Bekijk een hoofdstuk
Bekijk een hoofdstuk
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
Archiveren<br />
Decimaal rangschikken<br />
In grote organisaties waar men omvangrijke archieven heeft, is het gebruikelijk<br />
om decimaal te archiveren. In dat geval werkt men met bepaalde cijferreeksen.<br />
Coderen<br />
Informatie kunt u op allerlei manieren coderen. Bij het alfabetisch<br />
rangschikken doen we dit op alfabet. Werkt u de afdeling Personeelszaken, dan<br />
is het <strong>een</strong> fluitje van <strong>een</strong> cent om bijvoorbeeld het dossier van Karel de Bruin<br />
of Fatima el Bouziri op te zoeken. Op dezelfde manier gaat u te werk bij<br />
kaartenbakken of elektronische archiefvormen.<br />
Codes<br />
Voor het verwerken en opslaan van informatie gebruikt u codes. Het gebruik<br />
van codes is iets waar u dagelijks mee te maken zult krijgen. We noemden al het<br />
burgerservicenummer en het personeelsnummer. Maar u kunt ook denken aan<br />
<strong>een</strong> kentekennummer, <strong>een</strong> postcode, <strong>een</strong> streepjescode, <strong>een</strong> symbool of<br />
pictogram, bijvoorbeeld: ➭ ✂ ✄.<br />
Voordelen 7 Een goed coderingssysteem levert veel voordelen op. Een code leest u sneller<br />
dan <strong>een</strong> tekst en is dus tijdbesparend wat betreft opzoeken. De kans dat er<br />
fouten worden gemaakt, is kleiner. Verder neemt <strong>een</strong> code minder ”ruimte” in<br />
beslag dan <strong>een</strong> tekst en is de sorteermogelijkheid groter.<br />
Coderingsmogelijkheden<br />
We noemen u de volgende coderingsmogelijkheden.<br />
Onderverdelingsmethode<br />
Een bekend voorbeeld is de volgende numerieke codering:<br />
Bijvoorbeeld 930928167.<br />
Dit betekent dan:<br />
93: het jaar<br />
09: de maand<br />
28: de dag<br />
167: het volgnummer.<br />
Blokcode<br />
Een blokcode wordt bijvoorbeeld gebruikt bij <strong>een</strong> internationaal telefoonnummer.<br />
Bijvoorbeeld: 00 32 (0)870 458 4000.<br />
Dit betekent dan:<br />
00: internationaal toegangsnummer<br />
32: landnummer<br />
(0)870: netnummer<br />
458 4000: abonn<strong>een</strong>ummer.<br />
Classificeren<br />
Het zal duidelijk zijn dat u niet alle documenten zomaar <strong>een</strong> letter of cijfer kunt<br />
geven. Voordat u daarmee begint, moet u eigenlijk <strong>een</strong> soort schema maken<br />
waarin u alle zaken, documenten en personen die u wilt coderen in groepen<br />
plaatst. U gaat dus de documenten ordenen op grond van bepaalde<br />
kenmerken.<br />
2.10
Change language