Bekijk een hoofdstuk

Archiveren
Hoofdstuk2
Archiveren
Archiveren is het bewaren van alles wat van belang is voor een organisatie.
In een bedrijf bergt men de informatie op een bepaalde manier met een
bepaalde indeling op. Maar hoe wordt bepaald waar een document thuishoort
en welke archiefmiddelen worden gebruikt
In dit hoofdstuk gaan we u meer inzicht geven in het archiveren, de
hulpmiddelen ervoor, het beheren van het archief. We gaan dan ook dieper
in op de diverse archieven die er in een onderneming kunnen bestaan en de
opbergmiddelen die er in omloop zijn. Verder besteden we aandacht aan
bewaartermijnen en archiefsystemen.
Belang van een archief
Archief: hart onderneming
Geheugensteun
Bewijsmateriaal
Wettelijke verplichting
Documentatie
Archiveren is het opslaan en bewaren van alle zaken die van belang zijn voor
een bedrijf. Veel informatie bevindt zich vaak verspreid door een organisatie.
Bijvoorbeeld opgeslagen in mappen en ordners vol papier, een ander deel in
e-mailboxen en weer een ander deel als digitaal document op het netwerk.
Een archief dient goed toegankelijk te zijn, zeker voor een secretarieel
medewerker die vaak dagelijks te maken heeft met het terugzoeken van
gegevens. Een goed archief is daarom het hart van een onderneming.
Waarom archiveren
1 ”Waarom heeft een organisatie een archief”, zult u zeggen. We noemen u vier
redenen.
Allereerst is een archief een geheugensteun. Men kan immers niet alles
onthouden.
Daarnaast kunnen archiefstukken dienen als bewijs. Als er zich een conflict
voordoet, heeft men bewijs. Het staat immers zwart op wit.
De derde reden is dat overheidsorganisaties bij de wet verplicht zijn om te
archiveren. Daarnaast zijn ook commissies en personen die een wetgevende,
rechtsprekende of een adviserende taak hebben, dit verplicht. Denk in dit
verband aan advocaten en notarissen.
Een archief wordt natuurlijk ook gebruikt wordt als documentatie- of naslagmateriaal
of omdat de documenten historische waarde hebben.
Archiveren een sluitstuk
Archiveren roept bij veel mensen nogal wat weerstand op. Men denkt dan aan
stapels post om op te bergen, uitpuilende mappen, informatie die altijd zoek is,
onderwerpen die niet te vinden zijn en ... te weinig tijd om op te bergen.
Hierdoor is archiveren vaak het sluitstuk van de dagelijkse werkzaamheden en
het opbergen van informatie wordt graag uitgesteld!
058D2.FM
2.1

Archiveren
Archiveren en documenteren
2 Wat is nu eigenlijk het verschil tussen archiveren en documenteren Archiveren
en documenteren zijn werkzaamheden die bij de meeste secretariële en
administratieve functies behoren.
Archiveren
Documenteren
Archiveren is het opslaan en beheren van allerlei informatiedragers. Men brengt
de informatie over in dossiers en rubrieken. Een dossier gaat over een bepaalde
zaak en een rubriek gaat over een bepaald onderwerp. Alles wat van belang is
voor een organisatie bewaart men.
Onder documenteren verstaan we het verzamelen van zo veel mogelijk informatie
om deze vervolgens op te slaan in een archief. Documenteren is een taak
die nauw verwant is aan archiveren.
Soorten archieven
We onderscheiden verschillende soorten archieven:
Centraal archief 3 In een centraal archief worden alle documenten bewaard die niet elke dag
geraadpleegd behoeven te worden. Bijvoorbeeld de notulen van bestuursvergaderingen
van enkele jaren terug of informatie over oud-klanten. Een andere
naam voor centraal archief is statisch archief.
Historisch archief Een historisch archief (vaak onderdeel van een centraal archief) bevat
documenten die informeren over de geschiedenis van een bedrijf. Bijvoorbeeld
documenten die betrekking hebben op de oprichting van het bedrijf (statuten),
belangrijke gebeurtenissen (jubilea, bezoeken), oude jaarverslagen van het
bedrijf etc.
Geheim archief
Hierin worden stukken opgeborgen die zeer vertrouwelijk zijn, bijvoorbeeld
stukken over financiële kwesties, strategische plannen, documenten over
nieuwe producten en dergelijke.
Afdelingsarchief Een afdelingsarchief bevindt zich op de desbetreffende afdeling en wordt door
de medewerkers daar bijgehouden. Hier worden documenten bewaard die
vaak geraadpleegd moeten worden en die betrekking hebben op het
groepswerk van de afdeling. Bijvoorbeeld documenten over huidige klanten en
over opdrachten. Iedereen op de afdeling kan dit archief raadplegen. Op
gezette tijden kunnen niet meer ter zake doende documenten naar het centrale
archief worden overgebracht.
Een afdelingsarchief wordt ook dynamisch archief genoemd.
Persoonlijk archief Met een persoonlijk archief bedoelen we de stukken die behoren tot uw
persoonlijke werkzaamheden. Het bevat de correspondentie en andere stukken
van klanten etc. met wie wordt gewerkt of voor wie een opdracht moet worden
uitgevoerd. Dit persoonlijke archief wordt ook wel werkplekarchief genoemd.
Oefenopgave 1
Welke van de volgende gegevens bewaart men NIET in een historisch archief
A. Statuten.
B. Gegevens van gepensioneerd personeel.
C. Gegevens over de historie van een bedrijf.
D. Notulen van de Raad van Beheer.
2.2
Ordeningsmethoden
Documenten die opgeborgen moeten worden in een archief, moeten uiteraard
worden gerangschikt.

Archiveren
Documenten kunnen we op verschillende manieren ”ordenen”:
1. alfabetisch rangschikken
2. numeriek rangschikken
3. alfanumeriek rangschikken
4. chronologisch rangschikken
5. op trefwoord rangschikken
6. decimaal rangschikken.
Afb. 1. Een goed geordend archief.
Alfabetisch rangschikken
Alfabetisch rangschikken is een van de meest gebruikte methoden bij het
ordenen van documenten, mappen en dossiers. Uiteraard kunt u alfabetiseren
met behulp van de pc. Zo kunt u een aantal items in een willekeurige volgorde
”invoeren” en later alfabetisch rangschikken.
In het bekende programma Word gebruikt u hiervoor de opdracht ”Sorteren”.
Maar welk programma u ook gebruikt, u kunt altijd aangeven hoe u de tekst
gesorteerd wilt zien. Een en ander is afhankelijk van de mogelijkheden van een
programma. Als u in Word bijvoorbeeld de optie ”Alinea” kiest, zet Word in
volgorde op basis van het eerste woord van elke alinea. Getallen worden in
Word numeriek gesorteerd en datums chronologisch.
In deze cursus zou het echter te ver gaan om een zeer gedetailleerde
beschrijving te geven van de verschillende ”sorteermogelijkheden” in softwareprogramma’s.
Naast Word en Excel worden in bedrijven talloze andere
pakketten gebruikt die allemaal hun eigen mogelijkheden hebben
ABC-regels
Het op alfabet leggen van documenten met een willekeurig aantal namen lijkt
in eerste instantie gemakkelijk. Helaas is dat niet zo. Voor het goed op alfabet
leggen van documenten gelden de zogenaamde ABC-regels. Deze ABC-regels
zijn als Nederlandse Norm (NEN) aanvaard. Ze vormen een prima hulpmiddel
om persoons- en zaaknamen te rangschikken. Bestudeert u deze regels heel
secuur.
058D2.FM
2.3

Archiveren
Heel belangrijk om te weten is dat programma’s als Word en Excel niet de
ABC-regels volgen. Daarnaast zal lang niet elk bedrijf consequent de ABCregels
volgen. Op zich is dit niet erg, mits de ”voorgeschreven huisregels” maar
consequent worden toegepast!
Hoofdregels
1. Hoofdletters en kleine letters zijn gelijkwaardig.
2. De lettertekens IJ en Y worden – zoals u weet – veelal door elkaar gebruikt,
maar de computer ziet eerst de I en dan pas de J. U moet dus in uw keuze
voor Y of IJ wel consequent zijn:
IJshockeyclub
IJssalon de IJscoboer
IJzerhandel
Yves Rocher
Ysseldijk bv
3. Accenttekens en koppeltekens worden genegeerd. De umlaut zoals op de ä
vervalt. Hiervoor in de plaats komt een e:
De heer Gräfer wordt Graefer.
4. Geslachtsnamen, waarin een apostrof (afkappingsteken) voorkomt,
worden als één geheel beschouwd, met uitzondering van de combinaties
l’, d’, ’s en ’t:
De heer O’Brien wordt dus Obrien
’s Gravenzande wordt Gravenzande
d’Hond wordt Hond.
5. Woordverbindingen met Mac en de afkortingen M’ en Mc worden als
voluit geschreven beschouwd:
M’Donald wordt Macdonald.
6. Het teken & (de ampersand) wordt gelezen als en.
7. Woorden waarin getallen of jaartallen voorkomen, worden gelezen alsof de
telwoorden in letters geschreven waren:
2de Kamer wordt Tweede Kamer
Verder onderscheiden we het alfabetisch rangschikken van zaaknamen en
persoonsnamen.
We zullen ze nader bekijken.
Zaaknamen
Voor zaaknamen gelden algemene en bijzondere regels.
Algemene regels
1. Lidwoorden (de, het, een), buigingsvormen (der, des) en koppelwoorden
(en) worden in zaaknamen niet meegeteld:
de Jong plaatst u als Jong de
2. Woorden die zowel afgekort als voluit gebruikt worden, schrijft men voluit:
Sr. wordt senior
Ltd wordt limited
Cie wordt compagnie of commissie
2.4

Archiveren
Bijzondere regels
1. In het algemeen zoekt u eerst naar het kenmerkende deel. Veelal is dat de
(eigen)naam waarmee het bedrijf specifiek wordt aangeduid:
Vereniging Eigen Huis plaatst u als Eigen Huis
Van Gogh Museum plaatst u als Museum Van Gogh
Katholieke Universiteit plaatst u als Universiteit Katholieke.
2. Initialen die de afkorting zijn van een zakennaam, worden volledig uitgeschreven.
Maar zaaknamen die als woord zijn afgekort en die ook alleen als
zodanig maar herkenbaar zijn, moeten als een afkorting worden gelezen:
LOI plaatst u als Leidse Onderwijsinstellingen
KRO blijft KRO
TROS blijft TROS
HEMA blijft HEMA
3. Als een zaaknaam uit één woord bestaat, dat ook als een geslachtsnaam
voorkomt, wordt de zaaknaam beschouwd als een geslachtsnaam:
Kottier en partners rangschikt u onder de K als Kottier partners.
4. Als in een zaaknaam één of meer eigennamen voorkomen, wordt de eerst
voorkomende eigennaam genomen als eerste (kenmerkende) rangwoord.
De voornaam wordt buiten beschouwing gelaten:
NV Elektrotechnische Industrie v/h Bal & de Wit: de eigennaam Bal wordt
het eerste rangwoord en het stuk wordt opgeborgen onder de B.
NV Willem Bartels & Co wordt opgeborgen onder Bartels.
5. Zijn de achternamen gelijk, zoals bij A. en B. Jansen, dan wordt op voorletter
of voornaam gesorteerd. Soortaanduidingen, zoals firma of gebroeders,
worden niet tot de voorletters gerekend.
6. Geslachtsnamen en zakelijke eigennamen zijn gelijkgesteld:
Kantoorboekhandel Libris v/h A. van Spijk archiveert men onder de L.
7. Komen in een benaming geen persoons-, geslachts- of zakelijke namen
voor, dan wordt volgens de beginletter van het eerste woord gerangschikt.
Gemeentelijk Vervoersbedrijf rubriceert u onder de G.
8. Komen in een benaming geen zakelijke of persoonlijke eigennamen voor,
maar staat er in de benaming een voorzetsel, dan wordt gerangschikt op het
eerste woord na het voorzetsel.
NV Groothandel tot Exploitatie van Houtproducten rangschikt u onder de
H.
De Kamer van Koophandel en Fabrieken plaatst u onder de K van
Koophandel.
Persoonsnamen
Bij het alfabetisch rangschikken van persoonsnamen gelden de volgende regels:
1. Is het begin van twee namen gelijk, dan wordt de volgorde bepaald door de
eerste afwijkende letter:
1. J. Kiviets wordt Kiviets, J.
2. J. Kivits wordt Kivits, J.
2. Als een korte naam gelijk is aan de beginletters van een langere naam, gaat
de korte voor de lange:
1. H. Jans wordt Jans, H.
2. H. Janse wordt Janse, H.
058D2.FM
2.5

Archiveren
3. Achternamen zonder lidwoord en/of voorzetsel gaan voor gelijke namen
met lidwoord en/of voorzetsel:
1. J. Bakker wordt Bakker, J.
2. A. van de Bakker wordt Bakker, A. van de
4. Bij gelijke achternamen met ongelijk lidwoord en/of voorzetsel bepalen
lidwoord en/of voorzetsel de rangorde:
1. A. Bosch wordt Bosch, A.
2. A. van de Bosch wordt Bosch, A. van de
3. A. van den Bosch wordt Bosch, A. van den
4. M. van der Bosch wordt Bosch, A. van der
5. Bij gelijkheid van de gehele achternaam inclusief de lidwoorden en/of
voorzetsels zijn de beginletters van de voornaam beslissend. Als ook deze
gelijk zijn, gaat de achternaam met één voornaam voor die met meer
voornamen:
1. B. van den Bosch wordt Bosch, B. van den
2. B. A. van de Bosch wordt Bosch, B.A. van den
3. C. van den Bosch wordt Bosch, C. van den
6. Bij samengestelde namen geldt de volgende rangschikking.
Men vergelijkt de eerste naam. Is deze hetzelfde, dan vergelijkt men het bij
die naam behorende lidwoord en/of voorzetsel. Is deze gelijk, dan bekijkt
men de tweede naam. Is deze identiek, dan vergelijkt men het bij de tweede
naam behorende lidwoord en/of voorzetsel. Is/zijn deze hetzelfde, dan
vergelijkt men de initialen (zie hiervoor regel 5):
1. A. Bakker Karspelman wordt Bakker Karspelman, A.
2. A. de Bakker Bol wordt Bakker Bol, A. de
3. A. de Bakker Holst wordt Bakker Holst, A. de
4. A. de Bakker van Holst wordt Bakker van Holst, A. de
5. B. de Bakker van Holst wordt Bakker van Holst, B. de
7. Bij namen van gehuwde vrouwen (met een dubbele naam) geldt een andere
volgorde van vergelijken. Men vergelijkt de eerste naam; is deze hetzelfde,
dan vergelijkt men het bij die naam behorende lidwoord en/of voorzetsel.
Is/zijn deze gelijk, dan vergelijkt men de initialen. Zijn deze hetzelfde, dan
vergelijkt men de tweede naam; is deze hetzelfde, dan vergelijkt men het bij
de tweede naam behorende lidwoord en/of voorzetsel:
1. F. Bakker-Hagelman wordt Bakker-Hagelman, F.
2. F. de Bakker-Boonsma wordt Bakker-Boonsma, F. de
3. P. de Bakker-Jansen wordt Bakker-Jansen, P. de
4. P. de Bakker-Kiviets wordt Bakker-Kiviets, P. de
5. P. de Bakker-van Kiviets wordt Bakker-van Kiviets, P. de
Mochten zowel de voornaam als de achternaam identiek zijn, dan kan men ook
nog rangschikken op plaatsnaam. Is deze ook gelijk, dan wordt gerangschikt
naar adres en daarna eventueel naar beroep.
Het alfabetisch kunnen rangschikken van eigennamen en zaaknamen moet u
optimaal beheersen. In de volgende oefenopgaven kunt u uw vaardigheid
daarin testen.
2.6

Archiveren
Oefenopgave 2
Zet volgens de ABC-regels de volgende namen in alfabetische volgorde.
• C. de Bruin Van Dorpen
• J. de Bruin
• P. de Bruin-van der Aa
• K. de Bruin
• P. van der Bruine
Oefenopgave 3
Zet volgens de ABC-regels de volgende namen in alfabetische orde.
• J. Hoogvliet
• L. van der Hoogvliet
• L. Hoogvliet
• L. van de Hoogvliet
• L. Hoogevliet
• L.M. van Hoogvliet
• J. van Hoogvliet
• J. van Hogevliet
• J.P. van der Hoogvliet
Oefenopgave 4
Sorteer de volgende namen op alfabetische volgorde.
• Tuincentrum De Heuvelrug
• Interieurbouw Wassink
• Zeist Openbare Bibliotheek
• Utrecht Kamer van Koophandel
• Opticien Wijngaard
• Hansen Loodgietersbedrijf
• Regiovallei Thuiszorg
Oefenopgave 5
Hoe archiveert u de volgende namen
a. Gilbert O’Sullivan
b. Maurice d’Hond
c. Jansen & Tilanus
d. Peter Mc Cloud
Nummervolgorde
Code
Persoonsgebonden
nummer
Numeriek rangschikken
Numeriek ordenen betekent dat de documenten op nummervolgorde worden
gelegd. Bijvoorbeeld bij binnengekomen stukken die een inschrijfnummer
krijgen. Op dit nummer kunt u de stukken rangschikken. Numeriek
rangschikken kan met behulp van verschillende ”soorten” nummers. Bijvoorbeeld
op klantnummer, op datum, op artikelnummer, op factuurnummer, op
ordernummer etc.
Het aldus ontstane nummer noemen we een code.
Een code kan bijvoorbeeld tot stand komen door de codering op te bouwen uit
elementen die betrekking hebben op het dossier.
In een persoonlijk dossier kan de code als volgt opgebouwd zijn: 75052817.
Dit betekent dan:
75: het geboortejaar
05: de geboortemaand
058D2.FM
2.7

Archiveren
28: de geboortedag
17: het volgnummer of de afdeling.
Zakelijke correspondentie kan men numeriek rangschikken aan de hand van
de datum en het volgnummer.
Bijvoorbeeld: 930928167.
Dit betekent dan:
93: het jaar
09: de maand
28: de dag
167: het volgnummer.
Als opbergmethode voor correspondentie is deze methode zeer simpel, maar
beperkt wat het terugvinden betreft. Daarom is een hoofdonderverdeling op
bijvoorbeeld alfabet aan de raden.
Datum en volgnummer
Burgerservicenummer
Alle namen, voorwerpen en onderwerpen kunnen vervangen worden door
nummers en numeriek opgeborgen worden. Voor belastingplichtigen kent
men bijvoorbeeld het burgerservicenummer (BSN). Ook zien we vaak dat boven
zakelijke correspondentie een nummer gegeven wordt.
Het burgerservicenummer (BSN) is een persoonsnummer en heeft het
sofinummer vervangen.
Het voordeel van het BSN is dat u met dit nummer bij elk loket van de overheid
terecht kunt. Dankzij het BSN kunnen overheidsorganisaties bestaande
gegevensuitwisselingen eenvoudiger uitvoeren.
Voor- en nadelen
Dit numerieke systeem lijkt erg praktisch, maar er moeten altijd alfabetische
lijsten aangelegd worden, waarop de codenummers worden verklaard; dit wil
zeggen: welke naam of welk voorwerp schuilt er achter een bepaald nummer
Ook het tussenvoegen van nieuwe nummers kan heel moeilijk zijn bij deze
methode van coderen. Het voordeel is wel dat men veel verschillende rubrieken
kan opnemen en dat de kans op fouten in een dergelijk archief vrij klein is.
Oefenopgave 6
Sorteer de volgende facturen chronologisch:
In uw bedrijf worden facturen als volgt omschreven en opgeslagen: een
factuur met het volgnummer 45 van 3 maart 2008 van klant nummer 123
wordt als volgt genoteerd: 20080303 F45 K123. Op uw bureau liggen
facturen van eenzelfde klant, maar van verschillende data: factuur nummer
13 van 14 juli 2008, factuur 21 van 7 juni 2008, factuur nummer 6 van
3 augustus 2008, factuurnummer 16 van 8 augustus 2008 en factuur
nummer 57 van 31 januari 2008. Het nummer van de klant is K118.
Alfanumeriek rangschikken
Letters en cijfers 4 Bij alfanumeriek rangschikken wordt er gesorteerd op een combinatie van
letters en cijfers. Hierbij is de code dus opgebouwd uit een combinatie van
letters en cijfers. De postcode sorteert bijvoorbeeld eerst op cijfers, dan op
letters.
2.8

Archiveren
4041 RH
4041 RP
4041 RZ
Ook kan er bij deze methode een ruime onderverdeling gemaakt worden en
men kan ook als dit gewenst is codes tussenvoegen.
571108 TP:
De code is bijvoorbeeld afgeleid van de geboortedatum en de initialen van
de werknemer.
Chronologisch rangschikken
Datum 5 Deze manier van sorteren gebruikt u als er gesorteerd moeten worden op
datum. Eerst sorteert u dan op jaar, dan op maand en vervolgens op dag.
Het is gebruikelijk dat de meest recente datum bovenop komt. Dit systeem
wordt vooral gebruikt voor het opbergen van facturen en magazijnbonnen.
Ook op een afdeling expeditie, waar bestellingen per dag afgeleverd worden,
maakt men vaak gebruik van deze methode.
Op onderwerp
Op trefwoord rangschikken
Sommige stukken laten zich niet rubriceren op naam. Deze kunnen dan
opgeborgen worden op trefwoord of onderwerp.
Veel archieven bestaan uit op onderwerp gerangschikte stukken. Dit is een
logisch en duidelijk systeem. Veel zaken bestaan immers maar uit enkele vellen
papier. Om te voorkomen dat u voor iedere zaak een aparte map moet gaan
maken, stopt u een aantal zaken die over hetzelfde onderwerp gaan, in één map
bij elkaar. Let u erop dat de onderwerpen een duidelijk en specifieke naam
krijgen, die precies aangeeft waar het om gaat.
Bijvoorbeeld, u werkt op Personeelszaken van een klein bedrijf. U kunt dan
onder andere denken aan trefwoorden als personeeldossiers, arbeidsvoorwaarden,
opleidingsmogelijkheden, sollicitaties, personeelsadvertenties, personeelsvereniging
naast trefwoorden als algemeen en diversen. Deze lijst kunt u
natuurlijk uitbreiden.
Op soort 6 Op soort rangschikken kunt u dan bij documenten van dezelfde soort: dit zijn
bijvoorbeeld notulen, contracten, interne mededelingen etc. Om documenten
makkelijker terug te vinden, brengt u binnen de soortgewijs geordende stukken
een tweede ordening aan, bijvoorbeeld numeriek, alfabetisch of chronologisch.
Op zaak
Alle documenten die betrekking hebben op één zaak, brengt u bij elkaar. Per
zaak maakt u een map. Denk hierbij aan projecten, juridische zaken, de
verbouwing van het kantoor etc. Een zaak heeft duidelijk een begin en einde,
op een bepaald moment is de zaak afgerond en kunt u de map afsluiten. Het
trefwoord dat u kiest om de dossier te benoemen, verwijst altijd duidelijk naar
de inhoud van die zaak.
Oefenopgave 7
a. Waarom sorteert men bij technische bedrijven doorgaans op trefwoord
b. Waarom sorteert men bij banken op personen en bedrijfsnamen
058D2.FM
2.9

Archiveren
Decimaal rangschikken
In grote organisaties waar men omvangrijke archieven heeft, is het gebruikelijk
om decimaal te archiveren. In dat geval werkt men met bepaalde cijferreeksen.
Coderen
Informatie kunt u op allerlei manieren coderen. Bij het alfabetisch
rangschikken doen we dit op alfabet. Werkt u de afdeling Personeelszaken, dan
is het een fluitje van een cent om bijvoorbeeld het dossier van Karel de Bruin
of Fatima el Bouziri op te zoeken. Op dezelfde manier gaat u te werk bij
kaartenbakken of elektronische archiefvormen.
Codes
Voor het verwerken en opslaan van informatie gebruikt u codes. Het gebruik
van codes is iets waar u dagelijks mee te maken zult krijgen. We noemden al het
burgerservicenummer en het personeelsnummer. Maar u kunt ook denken aan
een kentekennummer, een postcode, een streepjescode, een symbool of
pictogram, bijvoorbeeld: ➭ ✂ ✄.
Voordelen 7 Een goed coderingssysteem levert veel voordelen op. Een code leest u sneller
dan een tekst en is dus tijdbesparend wat betreft opzoeken. De kans dat er
fouten worden gemaakt, is kleiner. Verder neemt een code minder ”ruimte” in
beslag dan een tekst en is de sorteermogelijkheid groter.
Coderingsmogelijkheden
We noemen u de volgende coderingsmogelijkheden.
Onderverdelingsmethode
Een bekend voorbeeld is de volgende numerieke codering:
Bijvoorbeeld 930928167.
Dit betekent dan:
93: het jaar
09: de maand
28: de dag
167: het volgnummer.
Blokcode
Een blokcode wordt bijvoorbeeld gebruikt bij een internationaal telefoonnummer.
Bijvoorbeeld: 00 32 (0)870 458 4000.
Dit betekent dan:
00: internationaal toegangsnummer
32: landnummer
(0)870: netnummer
458 4000: abonneenummer.
Classificeren
Het zal duidelijk zijn dat u niet alle documenten zomaar een letter of cijfer kunt
geven. Voordat u daarmee begint, moet u eigenlijk een soort schema maken
waarin u alle zaken, documenten en personen die u wilt coderen in groepen
plaatst. U gaat dus de documenten ordenen op grond van bepaalde
kenmerken.
2.10

Archiveren
Zo kunt u een onderverdeling maken van:
• inkomende post met bijvoorbeeld als code IP
• offertes met bijvoorbeeld als code O
• facturen met bijvoorbeeld als code F
• klantenadministratie met bijvoorbeeld als code KA
• voorraden met bijvoorbeeld als code V.
Stel, u krijgt een factuur van de afdeling Verkoop die opgeborgen moet
worden in het archief. De laatste factuur die opgeborgen is, had het nummer
1245. U bergt de ontvangen factuur op onder nummer V 1246. In dit geval
maakt u gebruik van een alfanumeriek systeem.
U kunt echter nog een stap verder gaan. De ”soort” facturen kunt u dateren tot
reeksen die betrekking hebben op verschillende jaren.
- facturen 2003
- facturen 2004
- facturen 2005
- facturen 2006
- facturen 2007
Nog een stap verder is de facturen per jaar uitsplitsen op geadresseerde in vier
bestanden:
- facturen 2007 map 1: letter A-G
- facturen 2007 map 2: letter H-N
- facturen 2007 map 3: letter O-T
- facturen 2007 map 4: letter U-Z
Oefenopgave 8
Geef op basis van de hierna geschetste indeling exact aan waar u de factuur
opbergt.
Stel u krijgt een factuur van Timmerbedrijf Karelse met als factuurdatum
14 augustus 2007 die opgeborgen moet worden in het oude archief.
Decimale code
Een zeer bekende manier om te classificeren is de decimale methode.
UDC 8 De Universele Decimale Classificatie, kortweg UDC, is een nummersysteem,
met een steeds verdergaande onderverdeling. Bij de UDC vormt alles wat
opgeborgen wordt volgens deze code als het ware één geheel. Ieder dossier of
stuk krijgt een nummer en wel het nummer van de hoofdgroep waartoe dit stuk
behoort. Het tweede cijfer, een decimaal van het hoofdcijfer, geeft de ondergroep
van de hoofdgroep aan. Het daarachter geplaatste cijfer, dus weer een
decimaal van het tweede cijfer, geeft een nog verdere onderverdeling aan.
De cijfers zijn enkelvoudig en lopen van 0 tot en met 9. Het is dus niet mogelijk
om meer dan tien hoofdgroepen te maken, tenzij men met cijfers en letters gaat
werken: dus A0, A1 enzovoort. Zo wordt het systeem echter nogal onoverzichtelijk,
dus het is beter zich steeds tot de cijfers 0 tot en met 9 te beperken en niet
meer dan tien hoofdgroepen te maken.
058D2.FM
2.11

Archiveren
Voorbeeld:
Een artikel kan een nummer hebben dat de volgende betekenis heeft:
1ste cijfer = productieafdeling
2de cijfer = productgroep
3de cijfer = artikelgroep
4de cijfer = artikel
5de cijfer = kleur van het artikel.
De code 3.4.5.6.7. staat dan voor: 3 is de code voor de productieafdeling, 4
is de code voor de productgroep huishoudelijk, 5 staat voor keukenapparatuur,
6 betekent mixers en 7 geeft de kleur aan.
Voor de overzichtelijkheid wordt het artikel als volgt genoteerd: 345.67.
Dit systeem wordt onder andere gebruikt in bibliotheken. In het bedrijfsleven
vindt men dit systeem vooral bij wetenschappelijke en hooggespecialiseerde
ondernemingen.
Maar hoe zet u nu de volgende decimale codes in de juiste volgorde
347.2
38
361.
Wellicht bent u geneigd het kleinste getal, dus 38, voorop te zetten. Dit is
niet juist. U moet namelijk in gedachten 0 voor de code zetten. De juiste
volgorde wordt dus:
347.1
361
38.
Oefenopgave 9
Zet de volgende decimale codes in de juiste volgorde.
• 0172
• 1728
• 1708.01
• 1718.23
• 1700.1.
Informatie opslaan
Elke organisatie heeft informatie die vastgelegd moet worden.
Voorbeelden zijn:
• brieven
• notulen en verslagen
• facturen
• bank- en giroafschriften
• brochures, folders, mailings
• offertes.
Hulpmiddelen bij het opbergen
Met hulpmiddelen bedoelen we alle middelen om informatie vast te leggen en
op te bergen.
Om stukken in het archief op te bergen, zijn hulpmiddelen nodig, namelijk
archiefmiddelen en archiefmeubelen.
2.12

Archiveren
Archiefmiddelen
Archiefmeubelen
Archiefmiddelen zijn die zaken waarin een informatiedrager wordt
opgeborgen, zoals ordners en mappen.
Archiefmeubelen spreekt natuurlijk voor zich. Een archiefmeubel is datgene
waarin het archiefmiddel met informatiedrager wordt opgeborgen of bewaard.
Archiefmiddelen
Papieren informatiedragers kunt u opbergen in: ordners, mappen, dozen of
zakken.
Ordners 9 Het meest gebruikt zijn ordners. Een ordner is prettig om mee te werken als er
geen verfijnde sortering nodig is. De voordelen ervan zijn: makkelijk te
verplaatsen, op te bergen, te voorzien van een herkenbare inhoudsopgave,
onder te verdelen met tabbladen. Er kleven ook nadelen aan: ze vragen veel
ruimte en het opbergen vergt een aantal handelingen, dus tijdrovend.
Mappen
In mappen kan men ook documenten opbergen. Ze zijn makkelijker te
hanteren dan ordners en ze zijn geschikt voor een beperkte hoeveelheid
documenten. Er zijn zeer veel verschillende mappen in omloop.
Afb. 2. Er zijn verschillende soorten mappen om documenten in op te bergen.
Er zijn twee soorten mappen: die in een meubel hangen en mappen die in een
meubel staan. Hangmappen vragen een buitenmap met ruiters en een ophangmechaniek.
Mappen verplaatsen en tussenvoegen is nogal arbeidsintensief.
Staande mappen zijn dan ook veel makkelijker. Via indicatiestrips op de rug
kan men zien welke mappen ontbreken. Om de mappen te laten staan, gebruikt
men beugels of hard plastic cassettes.
Dozen
Zakken
Dozen worden gebruikt voor documenten die bewaard moeten worden, maar
die niet vaak geraadpleegd worden. Het voordeel van dozen is dat er niet alleen
mappen in opgeborgen kunnen worden, maar ook kleine attributen en
documenten met een afwijkende vorm en grootte. Denk bijvoorbeeld aan
monsters en reclamefolders.
Archiefzakken worden gebruikt voor hetzelfde doel als dozen. Ze zijn gemaakt
van bruin papier en worden gesloten door middel van een veter. Eén zijde van
de archiefzak is verstevigd, daarop vermeldt men gegevens met betrekking tot
de inhoud. Men kan hier veel in kwijt. Het nadeel van deze zakken is dat ze
makkelijk scheuren en zich moeilijk laten stapelen, zodat ze nogal veel ruimte
in beslag nemen.
Archiefmeubelen
Administratieve bescheiden kunnen horizontaal, verticaal, frontaal en
bilateraal opgeborgen worden.
058D2.FM
2.13

Archiveren
Horizontaal opbergen
Men spreekt van een horizontaal systeem wanneer de mappen stapelsgewijs
opgeborgen worden met behulp van stapelcassettes in schakelladen. De kast is
opgebouwd uit elementen die op en naast elkaar geschakeld kunnen worden.
Het voordeel is dat ze eenvoudig uit te breiden zijn. Het nadeel van dit systeem
is dat het meubel veel ruimte vraagt en het is vaak niet zo goed toegankelijk,
vooral als de kast hoog opgebouwd is.
Verticaal opbergen
Dit systeem werkt met hangmappen, die achter elkaar worden geplaatst. Er
bestaat hiervoor een frontaal en een lateraal systeem. Er zijn diverse soorten
hangmappen in omloop.
Het grote voordeel van het opbergen in hangmappen is dat de dossiers
overzichtelijk kunnen worden gerangschikt, zonder onnodig ruimteverlies.
Immers, een volle map vraagt nauwelijks meer ruimt dan een lege.
Frontaal systeem
De hangmappen worden vaak achter elkaar in een ladekast opgeborgen. Dit
noemt men het frontale hangmappensysteem. In deze mappen bergt men
meestal los op. Er zijn twee nadelen aan dit systeem verbonden. Allereerst is de
capaciteit per ladekast beperkt door het maximum van vier laden bij een
relatief groot ruimtebeslag. Ten tweede vraagt dit systeem veel ruimte bij het
openen van de laden.
Lateraal systeem 0 De laterale hangmap bespaart meer ruimte dan de frontale hangmap. Laterale
hangmappen worden met de zijkant naar voren opgehangen in kantoorkasten
of rekken. De stukken die worden opgeborgen, plaatst men in binnenmappen.
Deze binnenmappen laten zich eenvoudig uit de buitenmappen halen. De
buitenmappen zijn meestal aan elkaar gekoppeld. Toch bestaan er ook
systemen die, net als bij frontale mappen, werken met losse uitneembare
mappen.
Afb. 3. Een laterale hangmap werkt ruimtebesparend.
Papieren informatiedragers
Papieren informatiedragers kan men verticaal, frontaal en bilateraal opbergen.
We bespreken deze systemen achtereenvolgens.
2.14

Archiveren
Frontaal systeem
Frontaal opbergen is precies hetzelfde als boeken in de boekenkast zetten.
Mappen en ordners worden naast elkaar gezet, waarbij de rug zichtbaar blijft.
Het voordeel hiervan is dat u een duidelijk overzicht hebt. Maar het nadeel is
dat de ordners en mappen makkelijk wegglijden, wanneer u er mappen of
ordners uithaalt.
Bilateraal systeem
Bilateraal opbergen doet u met behulp van een roterend systeem. Dit systeem
wordt ook wel een paternoster- of carrouselsysteem genoemd. Men gebruikt dit
systeem graag wanneer men vaak iets moet opzoeken. Denk maar eens aan de
burgerlijke stand, artsen, ziekenhuizen, bibliotheken, arbeidsbureaus
enzovoort. Een voordeel is dat een dergelijk archief gemakkelijk afgesloten kan
worden. Een ander voordeel van het systeem is dat het uitstekend toegankelijk
is en weinig ruimte vergt. Het nadeel is dat deze kasten behoorlijk duur zijn.
Pc en server
Cd, dvd, usb
Microfilm
Elektronische informatiedragers
De informatie die de computer kan lezen en die veelal centraal wordt
opgeslagen, moet natuurlijk veilig, goed geordend en systematisch bewaard
worden. Dit is nodig om efficiënt te kunnen werken. Steeds meer wordt er van
digitale informatiedragers gebruikgemaakt om gegevens op te slaan en te
bewaren. Er bestaan diverse informatiedragers om gegevens digitaal vast te
leggen en te bewaren. We noemen de belangrijkste.
Op de harde schijf van een pc of server (centrale computer) kan men oneindig
veel gedigitaliseerde documenten opslaan. Ook voor hier geldt dat er regelmatig
back-ups gemaakt moeten worden, bij voorkeur op een ”losse”,
koppelbare harde schijf en/of op een parallelle server. Voor het indelen van
documenten in directory’s, subdirectory’s en mappen geldt hetzelfde als voor
het indelen van een papieren archief: van groot naar klein.
Deze informatiedragers zijn bij uitstek geschikt om niet al te grote hoeveelheden
informatie vast te leggen. Een usb (universal serial bus) is een soort
universele stekker waarbij extern geheugen kan worden verbonden met een pc
of laptop. Deze informatiedragers kunt u voorzien van speciale etiketten.
De microfilm gaat uit van de (fotografische) verkleining van een document tot
microformaat. Vooral in bibliotheken, maar ook bij banken maakt men
hiervan gebruik. Met behulp van een zogenaamde reader kan men het
document opzoeken. Een aantal bedrijven werkt met microfilms waarop de
informatie is vastgelegd. Ook voor microfilms bestaan speciale opbergmogelijkheden
die vochtwerend zijn.
Het zou te ver voeren om in deze cursus alle opbergmogelijkheden te noemen.
In verband met de voortschrijdende automatisering zullen er ook steeds
nieuwe opbergmiddelen op de markt komen.
Ons advies: blijf goed op de hoogte.
Archief beheren
Complex archief
Toegankelijkheid archief
Als een bedrijf nog maar klein is, maar wel goed gestructureerd en geordend is,
levert de toegankelijkheid van een archief geen enkel probleem op.
Anders wordt het wanneer er sprake is van een groot en complex archief. Laten
we als voorbeeld een openbare bibliotheek nemen. Als u in een klein filiaal een
bepaald boek over alternatieve geneeskunde wilt zoeken, loopt u naar het
desbetreffende rek en zoekt u tot u het gevonden hebt.
058D2.FM
2.15

Archiveren
Anders wordt het als u in een zeer grote stadsbibliotheek een bepaald boek over
een bepaald onderwerp zoekt. In dat geval zult u gebruikmaken van een pc om
het bepaalde boek op te zoeken, en wel op auteur, titel en/of trefwoord. Het
computersysteem biedt u meer mogelijkheden om het desbetreffende boek via
de pc te vinden. Vervolgens kunt u het boek zelf uit de kast halen of u vult een
reserveringsformulier in of men haalt het voor u op.
Afb. 4. Een computer is een handig hulpmiddel bij het zoeken in een complex
archief.
Alfabetisch register
Voor het opzoeken van het boek maakt u gebruik van zogenaamde ”alfabetisch
gerangschikte ingangen”. Daarmee kunt u vrij gemakkelijk een auteur of een
titel vinden.
q
Trefwoordregister
Anders is het met een trefwoord. Het maken van een trefwoordregister is niet
zo eenvoudig. Immers, met welk trefwoord vat u een bepaald document of
artikel samen Vaak wordt bij een dergelijk systeem gebruikgemaakt van ”Zie”
en ”Zie ook”-verwijzingen. We geven een voorbeeld.
Stel, u hebt de notulen van een bepaalde vergadering op de pc uitgewerkt. In
die vergadering ging het over een uit te stippelen verkoopplan voor de
komende jaren. Uiteraard maakt u de notulen met behulp van de pc en
vervolgens slaat u ze in het systeem op. Daarbij kunt u diverse trefwoorden
opgeven, waarop later teruggezocht kan worden. Bijvoorbeeld: ”notulen”,
”verkoopplan”, en natuurlijk een datum.
Als u goed registreert, is het opzoeken en natuurlijk ook het ”uitlenen” van de
desbetreffende notulen via de pc een fluitje van een cent.
Digitaal documentbeheer
We noemden de pc al als middel om een archief te beheren. Alles staat en valt
natuurlijk met het correct ”opbergen” van de informatie. Het gemak daarbij is
dat men behulp van veel trefwoorden bij dezelfde informatie kan uitkomen.
Vergelijk dit maar eens met de ouderwetse kaartenbakken!
2.16

Archiveren
Gegevensbeheer
Elektronisch informatie vastleggen dan wel informatie vastleggen en opslaan
met behulp van bepaalde software biedt u dus de mogelijkheid om bepaalde
informatie snel te vinden. Er bestaan op de markt talloze applicaties
(programma’s) waarmee men uitstekend documenten kan ordenen en registreren.
Al deze applicaties zijn gebaseerd op een bepaald ordeningsplan. In dat
ordeningsplan wordt gebruikgemaakt van codes die we in het vorige hoofdstuk
al hebben besproken. Wat en hoe geregistreerd wordt, is afhankelijk van de
gebruikte software.
w
Bijvoorbeeld bij postregistratie zouden slechts de hoofdzaken van een brief
vermeld kunnen worden: datum, afzender, onderwerp.
datum afzender onderwerp
20..0212 Jansen Metaalwaren Factuur
Veel bedrijven scannen alle inkomende informatie op papier en archiveren
deze vervolgens elektronisch. Het laatste is natuurlijk niet nodig bij informatie
die al digitaal binnenkomt. Bij elektronische opslag is het niet meer nodig om
van een ”papieren” archief gebruik te maken. Alleen als er sprake is van een
juridische bewijsvoering, dient een ”papieren” stuk tevoorschijn gehaald te
worden.
e
DIS
De informatie die men via de pc kan oproepen, noemt men wel Document
Information System, ofwel DIS. Een dergelijk systeem biedt natuurlijk een
heleboel voordelen. Niettemin blijft het noodzakelijk om regelmatig een
papieren en digitaal archief op te schonen. Immers, ook voor informatie op de
pc geldt dat verouderde informatie al snel leidt tot onnodig zoeken, fouten en
onnodige opslagcapaciteit. In principe is het mogelijk om bij een digitaal
archief van elk document de bewaartermijn aan te geven. Op die manier kan
een archief zeer overzichtelijk blijven.
Bij geheime informatie dient de nodige voorzichtigheid in acht genomen te
worden: voordat het u het weet, hebt u een geheim en onvervangbaar
document gewist. Dergelijke informatie kan doorgaans alleen benaderd
worden door mensen die een bepaald password hebben. Omdat pc’s ook te
maken kunnen krijgen met storingen, dienen er regelmatig back-ups te worden
gemaakt. In de meeste bedrijven gebeurt dit doorgaans elke nacht.
Hoewel veel informatie al digitaal bewaard wordt, beschikken talloze bedrijven
en instellingen nog steeds over grote ”papieren” archieven. Denkt u maar aan
gemeentehuizen en provincies.
Oefenopgave 10
Wat is het voordeel van gegevens registreren in een computersysteem boven
een kaartsysteem
Informatiedragers beheren
Naast het beheer van documenten, boeken, brochures e.d. kunt u ook belast
worden met het beheer van bijvoorbeeld tijdschriften. Bijna ieder bedrijf is
geabonneerd op vaktijdschriften, kranten, opiniebladen, sport- en ontspanningsbladen.
Deze twee laatste tijdschriften vinden hun weg naar de wachtruimtes.
Tijdschriften kunnen wekelijks, tweewekelijks, maandelijks, per
058D2.FM
2.17

Archiveren
Circulatielijst
r
kwartaal of halfjaarlijks verschijnen. Met name de vaktijdschriften moeten dan
ook geregistreerd en gecirculeerd worden.
Tijdschriften
Tijdschriften kunt u zowel digitaal als op papier registreren. Steeds als er een
tijdschrift ontvangen is, noteert u dit. Hiermee houdt u ook controle op de
verlengingen of opzeggingen van abonnementen. Bij binnenkomst krijgen de
tijdschriften een firmastempel en de datum van binnenkomst geeft u aan. Is
een tijdschrift voor één persoon bestemd, dan legt u het bij binnenkomst direct
bij de ingekomen post van die persoon.
Als uw manager het tijdschrift leest, kunt u op de voorpagina voor hem
eventuele interessante artikelen vermelden. Moeten meer mensen het
tijdschrift lezen, dan zorgt u ervoor dat het circuleert.
Oefenopgave 11
a. Noem twee redenen waarom tijdschriften geregistreerd worden.
b. Welke zaken zou u van een tijdschrift registreren
Circulatiemappen
Tijdschriften en artikelen die in uw bedrijf circuleren, kunt u deze het best in
een zogenaamde circulatiemap laten rondgaan. Aan de binnenzijde van de map
plakt u een lijstje waarop u de tijdschriften vermeldt die circuleren, met het
nummer en de datum van uitgifte. Het beste kunt u hiervoor een complete lijst
met tijdschriften opnemen en die bewaren in de pc. Deze print u dan uit en u
vindt dan welke tijdschriften in de map zitten.
U bevestigt in de map ook een voorgedrukte circulatielijst of circulatieslip.
Hierop vermeldt u de namen van de medewerkers die de map moeten lezen in
volgorde van rang of functie van hoog naar laag.
Kranten
De meeste organisaties hebben een of meer abonnementen op een dagblad of
op gespecialiseerde dagbladen, zoals het Financieele Dagblad, met daarin financiële
en economische berichtgeving en een circulatielijstje. Via de interne post
geven de lezers de krant aan elkaar door. Krantenartikelen ”bewaart” u door
deze te scannen of door ze rechtstreeks te kopiëren via internet.
Knipselarchief
Het knipselarchief bestaat uit artikelen uit verschillende bladen. U selecteert
hiervoor uit dag-, week- en vakbladen de voor het bedrijf relevante informatie.
Om het knipselarchief up-to-date te houden, neemt u dagelijks de kranten
door als dat uw taak is. Interessante artikelen scant u of kopieert van de website
van een krant. U ”plakt” ze digitaal in uw archief en u vermeldt daarbij de krant
en de datum van uitgifte. In voorkomende gevallen zal u gevraagd kunnen
worden een samenvatting te maken van een bepaalde groep artikelen. In de
hoofdstukken Zakelijke Communicatie wordt daarop ingegaan.
Het kan ook zijn dat u bepaalde artikelen moet kopiëren ”op papier” om deze
vervolgens in een bepaalde map te bewaren. Bij elk artikel vermeldt u uiteraard
de map bron: tijdschrift of krant met datum. Voor het knipselarchief wordt
vaak een lateraal hangend systeem gebruikt. Dit systeem heeft het voordeel dat
de binnenmap eruit gehaald kan worden terwijl de hangmap op de juiste plaats
blijft. Het systeem kan zo niet in de war raken.
2.18

Archiveren
Informatiedragers uitlenen
Als er documenten uit het archief worden ”gehaald” en uitgeleend, moet dit
wel worden bijgehouden. Het gevaar bestaat immers, dat documenten niet
meer terugkeren in een archief met alle gevolgen van dien.
Een digitaal uitleensysteem van boeken is alleen zinvol als er zeer regelmatig
gebruik van wordt gemaakt. Hierna ziet u een eenvoudig voorbeeld van een
uitleenregistratie op papier.
Klein archief
Betreft het een klein archief, dan kunt u volstaan met een eenvoudige lijst
waarop u aantekent wie en op welke datum een bepaald document heeft
meegenomen uit het archief. U kunt deze lijst op ”papier” of op een pc
bijhouden.
Hierna ziet u een eenvoudig voorbeeld van een uitleenregistratie.
datum uitlening naam afdeling soort document uiterlijk terug terug
20080308 C. Peters Marketing beleidsnota nr. ... 20080408 .....
Afb. 5. Voorbeeld van een uitleenregistratie voor een klein archief.
Groot archief
Bij een groot archief kunt u beter gebruikmaken van speciale uitleenkaarten, of
nog beter van speciale software waarmee u de uitleen registreert. In het laatste
geval kunt u ook de mogelijke bewaartermijn aangeven. Mist iemand een
bepaald document, dan kan vrij gemakkelijk worden nagaan waar dit
document zich op dat moment in de organisatie bevindt.
onderwerp code uitgeleend aan d.d. terug uitgeleend aan d.d. terug bewaren tot
sollicitatie 6.2.22 Tgj 20080307 20080315 2009 03
Afb. 6. Voorbeeld van een uitleenregistratie voor een groot archief.
Rappellijsten t Voor het registreren met behulp van de pc kunt u het beste gebruikmaken van
speciale registratieprogramma’s. Elektronische registratie biedt u de
mogelijkheid om van tijd tot tijd zogenaamde rappellijsten (herinneringslijsten)
te maken, waarna u de desbetreffende personen eraan kunt herinneren
dat de uitleentermijn verstreken is.
Geheime documenten
y
Geheime documenten mogen alleen ingezien worden door personen die
daarvoor aangewezen zijn of die daartoe bevoegd zijn. Betreft het papieren
documenten, dan zullen deze op een goed afgesloten plaats bewaard te worden.
Bij elektronische opslag mogen deze documenten alleen toegankelijk zijn voor
personen die een zogenaamde autorisatie hebben, dat wil zeggen personen die
met een wachtwoord een toegangscode hebben om de documenten in te zien.
Oefenopgave 12
Stel, u krijgt de opdracht om enkele tijdschriften en kranten neer te leggen in
de ontvangst- en wachtruimte van de afdeling Vermogensbeheer van een bank
Geef aan welke ”documenten” u zou kiezen.
a. leesboeken
b. Panorama
c. Autoweek
d. landelijk dagblad
e. regionaal blad
f. opinieblad
058D2.FM
2.19

Archiveren
g. intern nieuwsblad van de bank
h. tijdschrift voor kinderen.
Wettelijke bepalingen
Hiermee bedoelen we: hoe lang moet een archiefstuk (document) bewaard
blijven Voor de bewaartermijn van archiefstukken bestaan verschillende
regelingen.
Wettelijke bewaartermijnen
Wettelijke bewaartermijnen worden door verschillende wetten aangegeven.
u
Burgerlijk Wetboek
Volgens het Burgerlijk Wetboek geldt er een bewaartermijn van tien jaar voor
alle financiële stukken, zoals bank- en giroafschriften, kasafschriften, in- en
verkoopfacturen, loonlijsten en budgetteringsstukken. Voor de belasting geldt
een bewaartermijn van vijf jaar.
Het Burgerlijk Wetboek legt aan iedereen die een bedrijf of zelfstandig beroep
uitoefent, de verplichting op gedurende 7 jaar aantekening te houden van zijn
vermogenstoestand en alles wat het bedrijf aangaat. Verder wordt in dit
wetboek ook geregeld hoe lang rechten en plichten gelden binnen allerlei
overeenkomsten. Hieruit vloeien indirecte bewaarverplichtingen voort van
respectievelijk 5, 20 en 30 jaar. Het is de moeite waard in het eigen archief na te
gaan welke documenten hiervoor in aanmerking zouden komen.
i
Wet Persoonsregistratie
Onder persoonsregistratie verstaan we een geautomatiseerde verzameling van
persoonsgegevens. Documenten die vallen onder de Wet Persoonsregistratie
moeten binnen twee jaar na vertrek van de medewerker vernietigd worden.
Zo mogen er geen gegevens vernietigd worden die nodig zijn voor bijvoorbeeld
pensioen. Bewaar van de betrokken medewerker dan ook de meest elementaire
gegevens, zoals onder andere in dienst, uit dienst, functies en laatste salaris.
Deze gegevens kunt u het beste (digitaal) opnemen op een personeelskaart; dit
bespaart u veel werk. Gegevens van afgewezen sollicitanten vernietigt u direct
na benoeming van de nieuwe medewerker. Ook is het bij veel organisaties
gebruikelijk om sollicitatiebrieven aan de sollicitant te retourneren.
Omdat iedereen die met persoonsregistratie te maken heeft te dwingen
hiermee zorgvuldig om te gaan, is de WBP in het leven geroepen. Deze wet valt
onder Europese regelgeving. Dit betekent dat de toepassing van de wet niet bij
de grens ophoudt.
Zodra een organisatie gegevens over een persoon verzamelt, moet die persoon
hierover geïnformeerd worden. Hem of haar moet duidelijk zijn waarvoor die
gegevens gebruikt worden.
Voor persoonsgegevens over godsdienst, ras, gezondheid, politieke voorkeur,
strafrechtelijke zaken en iemands seksuele leven gelden extra strenge, aanvullende
beperkingen. Elke organisatie is verplicht de personele gegevens goed te
beveiligen. Dat betekent dat alleen personen met autorisatie toegang hebben
tot dit soort gegevens. Iedere geregistreerde werknemer heeft recht op inzage
van de eigen gegevens en recht op correctie als er sprake is van onjuiste of
2.20

Archiveren
Personeelsinformatie
Inzien
o
p
overbodige gegevens. Bovendien bestaat het recht op verzet, wat inhoudt dat
iedereen bezwaar kan maken tegen het gebruik van de eigen persoonlijke
gegevens. Het ”College Bescherming Persoonsgegevens” bemiddelt (kosteloos)
bij conflicten. Dit college heeft een aantal bevoegdheden waaronder het
opleggen van een dwangsom bij overtredingen van de WPB-wet.
Online registratie
Veel bedrijven beschikken tegenwoordig over een compleet online personeelsysteem.
Een dergelijk systeem staat garant voor een efficiënte invoer van
gegevens en een schat aan informatie.
Een personeelsinformatiesysteem geeft directe informatie over de personeelsgegevens,
verlofregistratie en verzuimregistratie. Afhankelijk van uw autorisatie
kunt u tot elk gewenst niveau toegang krijgen.
We geven u enkele voorbeelden.
• Verlofregistratie:
Met dit systeem kan men het verlof van een werknemer gemakkelijk registreren,
maar ook het verlofsaldo laten berekenen en de verlofaanvragen
registeren. Vervolgens kunt u met één druk op de knop een e-mail versturen
naar de individuele medewerker of alle medewerkers met de actuele verlofgegevens.
• Verzuimregistratie:
Met de optie Verzuimregistratie kan verzuim eenvoudig en efficiënt
geregistreerd worden. Het systeem kan zo ingesteld worden dat het signalen
geeft indien er actie nodig is.
Elk bedrijf mag zelf maatregelen treffen voor de periode dat het zijn archiefstukken
bewaart. Een bedrijf moet echter wel rekening houden met de wettelijke
bepalingen. De wettelijke verjaringstermijn voor archiefbewaring is
volgens het Burgerlijk Wetboek twintig jaar. Het Wetboek van Koophandel
geeft een bewaringsplicht van tien jaar voor boekhoudbescheiden. Een bedrijf
mag dus niet zelf bepalen dat een bepaald documenten maar drie jaar bewaard
blijft als de wettelijke termijn daarvoor vijf jaar is.
Bewaartermijnlijst
Op deze lijst wordt aangegeven hoe lang iets bewaard moet blijven en wanneer
het vernietigd mag worden.
Personeelsdossier in een archief
Kan een medewerker zijn personeelsdossier inzien en daar ook een brief aan
toevoegen Een medewerker moet wel zijn personeelsdossier kunnen inzien. In
een open bedrijfscultuur is het heel gewoon om te weten wat voor soort informatie
in de personeelsdossiers wordt opgenomen (bijvoorbeeld pensioenregeling,
functieomschrijving). Het is wel ongebruikelijk dat werknemers
”zomaar” bij hun dossier kunnen of daar iets aan toevoegen. Personeelsdossiers
bevatten vertrouwelijke documenten, dit onderdeel van het archief kan
daarom niet zomaar toegankelijk zijn voor de medewerkers. De samenstelling
en de inhoud van de dossiers is een verantwoordelijkheid van Personeelszaken
en/of het management. Inzage en wijzigingen daarin, zullen volgens vastgestelde
procedures moeten verlopen. Een medewerkers die iets aan zijn dossier
wil toevoegen, kan daartoe een verzoek indienen bij de afdeling Personeels-
058D2.FM
2.21

Archiveren
zaken of zijn leidinggevende. In goed overleg zal dat meestal geen probleem
opleveren.
Afspraken en regels
In organisaties worden daarom altijd afspraken gemaakt en regels opgesteld:
wie heeft toegang tot welke dossiers, onder welke voorwaarden kunnen wijzigingen
in dossiers worden aangebracht De procedures daarvoor moeten aan
de medewerkers bekend worden gemaakt.
Voor de beheerder van het archief moeten de regels en afspraken ook duidelijk
zijn, het is zijn verantwoordelijkheid om die toe te passen wanneer werknemers
toegang tot hun dossiers willen. Hij kan hen op de bestaande procedures
wijzen.
Ter illustratie hebben we een overzicht van een aantal bewaartermijnen bijgevoegd.
Soort gegevens
Sollicitatiegegevens
Sollicitatiebrief
Sollicitatieformulier
Psychologisch onderzoek
Bewijs van goed gedrag
Getuigschriften
Referenties
Bewaartermijn voor bedrijf
1 jaar
1 jaar
1 jaar
1 jaar
1 jaar
1 jaar
fiscus
Arbeidsvoorwaarden
Arbeidsovereenkomst
tot 2 jaar na dienstverband
Wijzigingen arbeidsovereenkomst tot 2 jaar na dienstverband
Aanvullende arbeidsafspraken 7 jaar ja
Salarisafspraken 7 jaar ja
Brieven inzake ontslag tot 2 jaar na dienstverband ja
Kopie getuigschrift
tot 2 jaar na dienstverband
Afb. 7. Bewaartermijnen.
Afdelingsarchief
U bewaart alle documenten die betrekking hebben op uw afdeling en alle
documenten die in relatie staan met de taken van de afdeling. U bewaart ze op
de afdeling zolang ze actueel zijn.
Uw werkplek
U bewaart geen documenten waarover binnen de organisatie afspraken
gemaakt zijn. Denk maar eens aan contracten. Deze kunnen beter op één plaats
in de organisatie bewaard worden, bijvoorbeeld bij Juridische Zaken. U kunt
hiervan wel een kopie maken en deze in uw archief opbergen.
Uw werkplek is beslist te klein om alle documenten te bewaren. Deze kunnen
dan opgeborgen worden in het centrale archief. Ook gebeurt het vaak dat deze
documenten opgeborgen worden in dozen en bewaard worden op zolder, of in
de kelder of in een andere ruimte. Het gebeurt ook dat men deze documenten
van diverse vestigingen van een organisatie onderbrengt op één locatie buiten
het eigen gebouw. Ook zijn er in Nederland bedrijven die zich toegelegd
2.22

Archiveren
hebben om op commerciële basis archieven op te slaan. Deze archieven
worden bewaard onder optimale condities, die de meeste bedrijven zelf niet
kunnen realiseren.
a
Archief opschonen
Een vol archief bevordert de overzichtelijkheid niet. Een archief moet daarom
minimaal eenmaal per jaar gezuiverd worden van oude stukken. Dit noemt
men het opschonen van het archief. Deze stukken kunnen bewaard óf
vernietigd worden.
Bewaartermijn
Nooit vernietigen
Onbepaalde tijd
Wettelijke bewaartermijn
Minimum bewaartermijn
Vernietigen
Vernietigingslijsten
Voorschriften
De meeste organisaties hebben voorschriften opgesteld ten aanzien van
archiefvernietiging en bewaartermijnen. Deze voorschriften zullen per bedrijf
verschillen. Zorg er dan ook voor dat u hiervan goed op de hoogte bent,
voordat u informatie vernietigt.
Het is echter aan te raden om voor alle documentsoorten binnen een bedrijf
een bewaartermijn vast te stellen.
Aanpak
In het algemeen kunt u voor het opschonen van een archief de volgende richtlijnen
hanteren:
Documenten van historisch belang, zoals oprichtingsstatuten, worden nooit
vernietigd.
Documenten die betrekking hebben op onroerendgoedzaken worden altijd
voor onbepaalde tijd bewaard.
Let goed op de documenten waarvoor een wettelijke bewaartermijn geldt. Een
accountant kan u daarover exact informeren. Documenten die betrekking
hebben op uw eigen afdeling en taken, bewaart u in principe 10 jaar.
Documenten die onder de Wet Persoonsregistratie vallen, moeten al eerder
verwijderd worden.
Het kan zijn dat er in het bedrijf eigen regels zijn die aangeven hoe lang een
document bewaard moet blijven. Deze eigen regeling mag niet in strijd zijn met
de wettelijke regeling!
Denk aan interne correspondentie waarover afspraken kunnen bestaan dat zij
na lezing vernietigd kunnen worden.
Vernietigen
Documenten die u wilt vernietigen, kunt u het beste in dozen of in grote zakken
aanbieden aan een bedrijf dat zich bezighoudt met papiervernietiging of bij
kleine hoeveelheden zelf doen met behulp van een papiervernietiger. Gooi
nooit documenten in de vuilnisbak. Bedrijfsgegevens behoren niet door
oudpapierverzamelaars gelezen te worden.
Mappen die vernietigd kunnen worden, plaatst u op een vernietigingslijst. Deze
lijst laat u door uw manager ondertekenen. Vernietigingslijsten bewaart men
permanent in het oude archief. Controleer de mappen secuur; soms moeten
bepaalde documenten toch bewaard blijven. Deze inventariseert u dan
opnieuw.
058D2.FM
2.23

Archiveren
Parate-kennisvragen
1 Geef vier redenen waarom een bedrijf een archief heeft.
2 Wat is het verschil tussen archiveren en documenteren
3 Welke functie heeft een centraal archief
4 Wat bedoelen we met alfanumeriek rangschikken
5 Wat verstaat u onder chronologisch opbergen
6 Wat is het verschil tussen op soort of op zaak rangschikken
7 Welke voordelen heeft een goed coderingssysteem
8 Welke voor- en nadelen heeft het UDC-systeem
9 Wat zijn de voor- en nadelen van ordners
0 Wat is een lateraal hangmappensysteem
q
w
e
r
t
y
u
i
o
p
a
Waarom is het maken van een trefwoordenregister een lastige zaak
Wanneer is het van belang om over een ”papieren” document te kunnen
beschikken
Welke voordelen biedt het Document Information System
Wat is een circulatiemap
Wat bedoelen we met een rappellijst
Wat verstaan we onder autorisatie
Welke wettelijke bewaartermijn geldt er voor bank- en giroafschriften
Hoe lang bewaart men in ’t algemeen documenten die vallen onder de Wet
Persoonsregistratie
Welk voordeel heeft een online registratiesysteem
Wat is een bewaartermijnlijst
Waarom moet een archief regelmatig opgeschoond worden
2.24

Archiveren
Uitwerking van de oefenopgaven
Oefenopgave 1
De gegevens van gepensioneerd personeel bewaart men niet in een historisch
archief (B).
Oefenopgave 2
• Bruin, J. de
• Bruin, K. de
• Bruin-van der Aa, P. de
• Bruin Van Dorpen, C. de
• Bruine, P. van der
Oefenopgave 3
• Hogevliet, J. van
• Hoogevliet, L.
• Hoogvliet, J.
• Hoogvliet, L.
• Hoogvliet, J. van
• Hoogvliet, L.M. van
• Hoogvliet, L. van de
• Hoogvliet, J.P. van der
• Hoogvliet, L. van der
Oefenopgave 4
• Bibliotheek Zeist Openbare
• Hansen Loodgietersbedrijf
• De Heuvelrug Tuincentrum
• Koophandel Utrecht Kamer van Koophandel
• Regiovallei Thuiszorg
• Wassink Interieurbouw
• Wijngaard Opticien
Oefenopgave 5
a. Gilbert O’Sullivan wordt Gilbert Osullivan
Gearchiveerd als Osullivan, Gilbert
b. Maurice d’Hond wordt Maurice Hond
Gearchiveerd als Hond, Maurice
c. Jansen & Tilanus wordt Jansen en Tilanus
Gearchiveerd als Jansen en Tilanus
d. Peter Mc Cloud wordt Peter Maccloud
Gearchiveerd als Maccloud, Peter
Oefenopgave 6
• 20080131 F57 K118
• 20080607 F21 K118
• 20080714 F13 K118
• 20080803 F06 K118
• 20080808 F16 K118
058D2.FM
2.25

Archiveren
Oefenopgave 7
a. Bij technische bedrijven gaat het om technische stukken die een zeer
speciale naam hebben die precies aangeeft waar het om gaat. Vaak gesorteerd
op hoofd- en subonderwerp.
b. Bij banken zijn de namen van personen en bedrijfsnaam gekoppeld aan een
nummer.
Oefenopgave 8
De factuur wordt opgeborgen onder ”Facturen 2007” in map 2 onder de
letter K.
Oefenopgave 9
• 0172
• 1700.1
• 1708.01
• 1718.23
• 1728
Oefenopgave 10
Veel bedrijven zullen grote bestanden tegenwoordig in een computersysteem
bijhouden omdat er dan meer mogelijkheden zijn om iets op te zoeken en
verschillende personen kunnen het tegelijkertijd raadplegen.
Oefenopgave 11
a. Om controle te hebben over het abonnementsgeld en om na te gaan of de
tijdschriften op tijd ontvangen worden.
b. Per tijdschrift wordt geregistreerd:
• naam van het tijdschrift
• naam van de uitgever
• de wijze van betaling
• de kosten per jaar
• de verschijningsdata per jaargang.
Oefenopgave 12
• leesboeken
• Panorama
• landelijk dagblad
• regionaal blad
• opinieblad
• intern nieuwsblad van de bank
• tijdschrift voor kinderen.
2.26