Stappenplan aanstellen ambtelijk secretaris - Rendement
Stappenplan aanstellen ambtelijk secretaris - Rendement
Stappenplan aanstellen ambtelijk secretaris - Rendement
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
S<br />
TAPPENPLAN AANSTELLEN AMBTELIJK SECRETARIS<br />
Stappen<br />
Toelichting<br />
Stap 1.<br />
Stap 2.<br />
Stap 3.<br />
Stap 4.<br />
Behoefte aan ondersteuning<br />
constateren<br />
Consequenties <strong>aanstellen</strong> <strong>ambtelijk</strong><br />
<strong>secretaris</strong> in kaart brengen<br />
Beslissing wel of geen <strong>ambtelijk</strong><br />
<strong>secretaris</strong><br />
Vaststellen welke ondersteuning van<br />
de <strong>ambtelijk</strong> <strong>secretaris</strong> wordt<br />
verwacht<br />
Bij de OR ontstaat de behoefte aan extra<br />
ondersteuning vaak doordat taken blijven<br />
liggen of omdat zaken niet soepel<br />
verlopen.<br />
De OR inventariseert welke de gevolgen<br />
zijn van het werken met <strong>ambtelijk</strong>e<br />
ondersteuning. De OR en zijn leden zullen<br />
zaken moeten overlaten aan de <strong>ambtelijk</strong><br />
<strong>secretaris</strong>. Daarnaast zal de <strong>ambtelijk</strong><br />
<strong>secretaris</strong> wellicht nieuwe taken op zich<br />
nemen. Het is daarom goed de<br />
consequenties van het <strong>aanstellen</strong> van een<br />
<strong>ambtelijk</strong> <strong>secretaris</strong> vooraf in kaart te<br />
brengen. De OR moet zich er bewust van<br />
zijn dat hij zijn werkwijze enigszins moet<br />
aanpassen.<br />
De OR beslist op basis van de<br />
geïnventariseerde gevolgen of hij<br />
definitief over wil gaan tot het werken<br />
met een <strong>ambtelijk</strong> <strong>secretaris</strong> of niet.<br />
De OR bepaalt wat voor ondersteuning hij<br />
wenst. Met andere woorden:<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
wat is het doel dat de OR met het<br />
<strong>aanstellen</strong> van een <strong>ambtelijk</strong><br />
<strong>secretaris</strong> wil bereiken<br />
Welke taken wil de OR afstoten<br />
Wat zijn de financiële mogelijkheden<br />
Hoe kijkt de bestuurder tegen de<br />
functie aan<br />
Wenst de OR secretariële<br />
ondersteuning, beleidsvoorbereidende<br />
ondersteuning, adviserende<br />
ondersteuning of een combinatie<br />
hiervan<br />
Blijft de functie van gekozen <strong>secretaris</strong><br />
bestaan, en zo ja welke taken blijven<br />
bij de gekozen <strong>secretaris</strong>.
Stap 5.<br />
Stap 6.<br />
Stap 7.<br />
Eerste aankondiging aan<br />
bestuurder<br />
Taken van de <strong>ambtelijk</strong> <strong>secretaris</strong><br />
bepalen<br />
Functieomschrijving en<br />
berekening aantal uren<br />
dienstverband<br />
De bestuurder wordt vroegtijdig<br />
betrokken bij de plannen van de OR om<br />
over te gaan tot het werken met<br />
<strong>ambtelijk</strong>e ondersteuning. Het is<br />
verstandig om als voorbode op de<br />
definitieve voorstellen een eerste<br />
aankondiging aan de bestuurder te doen.<br />
Dit mede om te beoordelen hoe het<br />
definitieve voorstel geformuleerd moet<br />
worden. Ook kan dan al worden<br />
besproken of de <strong>ambtelijk</strong> <strong>secretaris</strong> als<br />
‘intermediair’ optreedt tussen OR en<br />
bestuurder.<br />
Met behulp van een overzicht ‘taken<br />
<strong>ambtelijk</strong> secretariaat’ stelt de OR de<br />
reguliere werkzaamheden, de jaarlijkse<br />
activiteiten en de werkzaamheden per<br />
zittingsperiode vast.<br />
Op basis van de geïnventariseerde taken<br />
wordt de functiebeschrijving opgesteld.<br />
De VASMO (Vereniging van Ambtelijk<br />
<strong>secretaris</strong>sen van Medezeggenschapsorganen)<br />
heeft deze uitgebracht in de vorm van<br />
een handboek 1 .<br />
Bepaal welke functiecriteria aan de<br />
functionaris worden gesteld en over welke<br />
competenties de <strong>ambtelijk</strong> <strong>secretaris</strong><br />
moet beschikken. Bereken vervolgens het<br />
aantal uren dienstverband 2 .<br />
Stap 8. Opstellen concept vacaturetekst Aan de hand van de vastgestelde<br />
functieomschrijving en het<br />
competentieprofiel wordt een vacature<br />
tekst opgesteld, die als uitgangspunt kan<br />
dienen bij het overleg met de bestuurder.<br />
Stap 9. Overleg met de bestuurder De OR voert overleg met de bestuurder<br />
over het <strong>aanstellen</strong> van een <strong>ambtelijk</strong><br />
<strong>secretaris</strong>. Aandachtspunten hierbij zijn:<br />
het takenpakket van de <strong>ambtelijk</strong><br />
<strong>secretaris</strong>, hoe dit in te vullen en het<br />
soort dienstverband. Bereid dit overleg<br />
goed voor en kom met heldere<br />
argumenten om de bestuurder te<br />
overtuigen van de noodzaak van het<br />
<strong>aanstellen</strong> van een <strong>ambtelijk</strong> <strong>secretaris</strong>.<br />
1<br />
Te bestellen via www.vasmo.nl<br />
2<br />
TPAST beschikt over handige rekentabellen! Interesse Mail naar info@tpast.nl of gebruik het<br />
contactformulier op www.tpast.nl.
Stap 10. Sollicitatieprocedure De OR stelt in overleg met de bestuurder<br />
de sollicitatieprocedure vast. Volg hierbij<br />
zo veel mogelijk de in de organisatie<br />
geldende procedure. Belangrijk is dat de<br />
OR de doorslaggevende stem heeft<br />
wanneer over kandidaten beslist wordt.<br />
Stap 11.<br />
Werving en selectie <strong>ambtelijk</strong>e<br />
ondersteuning<br />
In eerste instantie vindt een Interne<br />
werving plaats, daarna een externe<br />
werving. Hiertoe moet een advertentie<br />
worden opgesteld in de huisstijl van de<br />
organisatie.<br />
De externe werving kan via de<br />
plaatselijke of landelijke dagbladen. De<br />
OR kan er ook voor kiezen om een<br />
bemiddelingsbureau in te schakelen 3 dat<br />
zich heeft gespecialiseerd op het gebied<br />
van het <strong>ambtelijk</strong> secretariaat.<br />
Stap 12.<br />
Aanstellen van de <strong>ambtelijk</strong><br />
<strong>secretaris</strong><br />
Uiteindelijk vindt de selectie van<br />
kandidaat plaats.<br />
Hiertoe moet de arbeidsovereenkomst, de<br />
freelance- of detacheringsovereenkomst<br />
worden opgesteld. Benoem bij aanvang<br />
de verwachtingen die de OR heeft van het<br />
<strong>ambtelijk</strong> secretariaat en laat de<br />
benoemde functionaris aangeven wat<br />
hij/zij van de OR verwacht. Zodat bij de<br />
evaluatie kan worden vastgesteld of aan<br />
alle verwachtingen is voldaan, en zo niet<br />
waardoor dat het geval is.<br />
Stap 13. Evaluatie na een jaar Evalueer na een jaar of de functie-inhoud<br />
voldoet aan de wensen van de OR en of<br />
en omvang dienstverband nog steeds<br />
aansluit bij de taken die worden<br />
uitgevoerd. Check ook of aan de<br />
wederzijdse verwachtingen is voldaan.<br />
Vaak wordt op basis van de evaluatie<br />
overgegaan tot het definitief <strong>aanstellen</strong><br />
van de functionaris.<br />
3 Kijk hiervoor op www.or-ondersteuning.nl