Stappenplan aanstellen ambtelijk secretaris - Rendement

S
TAPPENPLAN AANSTELLEN AMBTELIJK SECRETARIS
Stappen
Toelichting
Stap 1.
Stap 2.
Stap 3.
Stap 4.
Behoefte aan ondersteuning
constateren
Consequenties aanstellen ambtelijk
secretaris in kaart brengen
Beslissing wel of geen ambtelijk
secretaris
Vaststellen welke ondersteuning van
de ambtelijk secretaris wordt
verwacht
Bij de OR ontstaat de behoefte aan extra
ondersteuning vaak doordat taken blijven
liggen of omdat zaken niet soepel
verlopen.
De OR inventariseert welke de gevolgen
zijn van het werken met ambtelijke
ondersteuning. De OR en zijn leden zullen
zaken moeten overlaten aan de ambtelijk
secretaris. Daarnaast zal de ambtelijk
secretaris wellicht nieuwe taken op zich
nemen. Het is daarom goed de
consequenties van het aanstellen van een
ambtelijk secretaris vooraf in kaart te
brengen. De OR moet zich er bewust van
zijn dat hij zijn werkwijze enigszins moet
aanpassen.
De OR beslist op basis van de
geïnventariseerde gevolgen of hij
definitief over wil gaan tot het werken
met een ambtelijk secretaris of niet.
De OR bepaalt wat voor ondersteuning hij
wenst. Met andere woorden:
wat is het doel dat de OR met het
aanstellen van een ambtelijk
secretaris wil bereiken
Welke taken wil de OR afstoten
Wat zijn de financiële mogelijkheden
Hoe kijkt de bestuurder tegen de
functie aan
Wenst de OR secretariële
ondersteuning, beleidsvoorbereidende
ondersteuning, adviserende
ondersteuning of een combinatie
hiervan
Blijft de functie van gekozen secretaris
bestaan, en zo ja welke taken blijven
bij de gekozen secretaris.

Stap 5.
Stap 6.
Stap 7.
Eerste aankondiging aan
bestuurder
Taken van de ambtelijk secretaris
bepalen
Functieomschrijving en
berekening aantal uren
dienstverband
De bestuurder wordt vroegtijdig
betrokken bij de plannen van de OR om
over te gaan tot het werken met
ambtelijke ondersteuning. Het is
verstandig om als voorbode op de
definitieve voorstellen een eerste
aankondiging aan de bestuurder te doen.
Dit mede om te beoordelen hoe het
definitieve voorstel geformuleerd moet
worden. Ook kan dan al worden
besproken of de ambtelijk secretaris als
‘intermediair’ optreedt tussen OR en
bestuurder.
Met behulp van een overzicht ‘taken
ambtelijk secretariaat’ stelt de OR de
reguliere werkzaamheden, de jaarlijkse
activiteiten en de werkzaamheden per
zittingsperiode vast.
Op basis van de geïnventariseerde taken
wordt de functiebeschrijving opgesteld.
De VASMO (Vereniging van Ambtelijk
secretarissen van Medezeggenschapsorganen)
heeft deze uitgebracht in de vorm van
een handboek 1 .
Bepaal welke functiecriteria aan de
functionaris worden gesteld en over welke
competenties de ambtelijk secretaris
moet beschikken. Bereken vervolgens het
aantal uren dienstverband 2 .
Stap 8. Opstellen concept vacaturetekst Aan de hand van de vastgestelde
functieomschrijving en het
competentieprofiel wordt een vacature
tekst opgesteld, die als uitgangspunt kan
dienen bij het overleg met de bestuurder.
Stap 9. Overleg met de bestuurder De OR voert overleg met de bestuurder
over het aanstellen van een ambtelijk
secretaris. Aandachtspunten hierbij zijn:
het takenpakket van de ambtelijk
secretaris, hoe dit in te vullen en het
soort dienstverband. Bereid dit overleg
goed voor en kom met heldere
argumenten om de bestuurder te
overtuigen van de noodzaak van het
aanstellen van een ambtelijk secretaris.
1
Te bestellen via www.vasmo.nl
2
TPAST beschikt over handige rekentabellen! Interesse Mail naar info@tpast.nl of gebruik het
contactformulier op www.tpast.nl.

Stap 10. Sollicitatieprocedure De OR stelt in overleg met de bestuurder
de sollicitatieprocedure vast. Volg hierbij
zo veel mogelijk de in de organisatie
geldende procedure. Belangrijk is dat de
OR de doorslaggevende stem heeft
wanneer over kandidaten beslist wordt.
Stap 11.
Werving en selectie ambtelijke
ondersteuning
In eerste instantie vindt een Interne
werving plaats, daarna een externe
werving. Hiertoe moet een advertentie
worden opgesteld in de huisstijl van de
organisatie.
De externe werving kan via de
plaatselijke of landelijke dagbladen. De
OR kan er ook voor kiezen om een
bemiddelingsbureau in te schakelen 3 dat
zich heeft gespecialiseerd op het gebied
van het ambtelijk secretariaat.
Stap 12.
Aanstellen van de ambtelijk
secretaris
Uiteindelijk vindt de selectie van
kandidaat plaats.
Hiertoe moet de arbeidsovereenkomst, de
freelance- of detacheringsovereenkomst
worden opgesteld. Benoem bij aanvang
de verwachtingen die de OR heeft van het
ambtelijk secretariaat en laat de
benoemde functionaris aangeven wat
hij/zij van de OR verwacht. Zodat bij de
evaluatie kan worden vastgesteld of aan
alle verwachtingen is voldaan, en zo niet
waardoor dat het geval is.
Stap 13. Evaluatie na een jaar Evalueer na een jaar of de functie-inhoud
voldoet aan de wensen van de OR en of
en omvang dienstverband nog steeds
aansluit bij de taken die worden
uitgevoerd. Check ook of aan de
wederzijdse verwachtingen is voldaan.
Vaak wordt op basis van de evaluatie
overgegaan tot het definitief aanstellen
van de functionaris.
3 Kijk hiervoor op www.or-ondersteuning.nl