20110616 draaiboek TIBB - Partners - VDAB

14
B. Inhoud
De kwalitatieve monitoring bevat twee grote clusters:
1) Een bevraging
In het interview met de dienstverlener worden een aantal elementen uit het bestek
en de offerte besproken. De bevraging is geen controle op zich, maar laat ons toe om
de partners te coachen en de werkingsafspraken aan te passen of te verfijnen,
teneinde een kwaliteitsvolle dienstverlening te realiseren. Deze bevraging wordt
getoetst door middel van een dossierscan voor een selectie van dossiers waarbij
wordt nagegaan of alle documenten aanwezig zijn en voldoen aan de
vormvoorschriften conform het bestek, de offerte en de werkafspraken.Onder
andere volgende items kunnen nagegaan worden:
Zijn alle verplichte documenten aanwezig en ondertekend,
(trajectovereenkomsten, opleidingscontracten,…) en komen zij overeen met de
gegevens in MLP
Zijn alle toegangsrechten aanwezig en ondertekend
Voldoen de trajectovereenkomsten aan de vormvoorwaarden
Wordt de beschreven methodiek ook effectief toegepast
Welke inspanningen worden geleverd naar doorstroom en / of uitstroom naar
werk (stages, vacatureverwijzingen, jobhunting, …)
2) Maandelijkse controle van de MLP-registraties
3) Maandelijks worden onregelmatigheden in de MLP registraties gemeld aan de
dienstverlener.
C. Rapportering
De bevindingen van de monitoring worden teruggekoppeld naar de dienstverlener en
verder besproken.
2.4.4 Audit
A. Werkwijze
Jaarlijks wordt een projectaudit georganiseerd door de kwaliteitsexperten van het
tenderteam. Op basis van een steekproef zullen partners hier al dan niet in opgenomen
zijn.
De penhouders uit de steekproef worden per aangetekende brief, en per mail, twee
weken voor het bezoek op de hoogte gebracht van de audit. De brief geeft een
opsomming van alle documenten, dossiers en registraties die op de dag(en) van het
bezoek beschikbaar moeten zijn. Daarnaast zal ook de gevolggeving verbonden aan de
audit opgenomen worden in de brief.
Er wordt gevraagd aan de dienstverlener om een lokaal ter beschikking te stellen.
De audit gebeurt steeds op de hoofdzetel van de dienstverlener. Elk auditbezoek
gebeurt door minimum twee auditoren. Er wordt op toegezien dat geen audits
uitgevoerd werden bij percelen/dienstverleners die een kwaliteitsexpert zelf in beheer
heeft. Dit waarborgt de neutraliteit. De auditoren zijn door de VDAB gemandateerd om
ter plaatse bij de dienstverlener de controles uit te voeren volgens het voorwerp van de
audit.
Draaiboek TIBB 1 ste publicatie 20110211
Update 20140207