Zonder vrijwilligers geen amateurkunst - Kunstfactor

1
Terug naar Inhoudsopgave
Zonder
vrijwilligers
geen
amateurkunst
Gids voor het boeien en binden van vrijwilligers

2
Terug naar Inhoudsopgave

3
Inhoud
Terug naar Inhoudsopgave
Zonder vrijwilligers geen amateurkunst 4
Binnenhalen van vrijwilligers 6
Begeleiden van vrijwilligers 16
Belonen van vrijwilligers 24
Behouden van vrijwilligers 32
Beëindigen van een vrijwilligersrelatie 40
Meer lezen over vrijwilligers 47
Websites over vrijwilligers 48
Verantwoording 49

4
Zonder
vrijwilligers
geen
amateurkunst
Meer dan 5,5 miljoen Nederlanders
van zes jaar en ouder
doen aan amateurkunst! Zingen,
beeldhouwen, een instrument
bespelen, schilderen, fotograferen
of toneelspelen, de verscheidenheid
is groot. Zij krijgen les, doen
mee aan workshops, repeteren
voor een uitvoering en treden op.
Verspreid over 16 duizend podia
waren er alleen al in 2010 134
duizend amateurvoorstellingen.
Veel professionele kunstenaars
zoals dirigenten, choreografen
Terug naar Inhoudsopgave
en docenten vinden werk in deze sector. Naast deze
professionals zijn meer dan een miljoen vrijwilligers
actief voor de amateurkunst. Zij zorgen ervoor dat
de sector groeit en bloeit.
In veel gevallen zetten de vrijwilligers in de amateurkunst
zich in voor de vereniging van hun eigen
hobby. Daarin onderscheiden zij zich van andere
vrijwilligers die voor een professionele organisatie
werken. De laatste groep zet zich doorgaans in voor
iemand anders (ouderen, kinderen) en hun binding
met de organisatie is minder groot. Vrijwilligers in
de amateurkunst zetten zich juist meer in voor hun
liefhebberij en hun vereniging. Sommige amateurkunstverenigingen
bestaan zelfs geheel uit vrijwilligers.
Maar er zijn natuurlijk ook mensen die niet
zelf actief kunst beoefenen, en toch met hun tijd en
expertise helpen amateurkunst mogelijk maken.
Hoe het ook zij: al die vrijwilligers hebben hun eigen
motieven om dit werk te doen. De een doet het
bovendien intensief, de ander incidenteel. Het is een
wereld met bewoners van uiteenlopend pluimage.
En voor al deze vrijwilligers zijn erkenning en waardering
van groot belang.

5
Terug naar Inhoudsopgave
In deze gids staan de vrijwilligers in de schijnwerpers,
van werving tot afscheid nemen. Dat gaat aan de hand
van de vijf B’s:
• Binnenhalen vrijwilligers
• Behouden vrijwilligers
• Begeleiden vrijwilligers
• Belonen vrijwilligers
• Beëindigen vrijwilligersrelatie
Met deze gids willen we onder meer voorkomen
dat iedereen in amateurkunstland steeds het wiel
opnieuw uitvindt. En we hopen zoveel mogelijk
mensen in de amateurkunst ideeën aan de hand te
doen over het werken met vrijwilligers.
De vijf B’s
2011 is het Europees Jaar van het Vrijwilligerswerk.
Dat was een belangrijke reden om deze gids te
maken. Maar natuurlijk werken de ideeën door in
de jaren na 2011, in de hoop dat de amateurkunst
dankzij alle vrijwilligers blijft groeien en bloeien.

6
Terug naar Inhoudsopgave
Binnenhalen
1van vrijwilligers

7
Terug naar Inhoudsopgave
In de amateurkunst worden
traditionele verbanden en
langdurige lidmaatschappen
minder vanzelfsprekend.
Amateurkunstenaars en vrijwilligers
vragen zich steeds
vaker af: wat brengt het mij
Voor de werving is het daarom
belangrijk dat u zich niet alleen
afvraagt wat een vrijwilliger
voor de organisatie kan
betekenen, maar ook wat u de
vrijwilliger te bieden hebt.
Bewustwording van wie u bent als organisatie
is het begin van een goede werving. De kans
is anders groot dat u niet de juiste mensen
aantrekt, of dat mensen voortijdig afhaken.
Stel u als amateurkunstorganisatie de volgende
vragen:
• Wat wil ik bereiken
• Wie wil ik bereiken
• Wat hebben wij te bieden
• Waar bereiken we de vrijwilligers
Tip:
Zoek samenwerking met
‘geestverwanten’ zoals
andere kunstorganisaties
en liefhebbers.

8
Tip:
Denk ook eens
aan sociale
media voor de
werving van
vrijwilligers:
Twitter of
Facebook.
Terug naar Inhoudsopgave
De toon
Maak van de werving geen smeekbede! Benadruk
dat het vrijwilligerswerk belangrijk is voor uw organisatie,
maar richt u daarbij vooral op de positieve
punten. Spreek vrijwilligers aan op hun talenten:
“Ik heb gehoord dat u goed schrijft, zou u een
bijdrage kunnen leveren aan onze website” Verdiep
u in de motieven van uw gesprekspartner. Iemand
die via het vrijwilligerswerk een baan wil vinden,
heeft andere behoeften dan iemand die vooral
mensen wil leren kennen.
De taak
Geef vooraf een duidelijk overzicht van de taken en
de gewenste vaardigheden. Maar laat ook zien wat
leuk, leerzaam of bijzonder is aan de taak. Vertel de
nieuwe vrijwilliger welke meerwaarde het vrijwilligerswerk
heeft, bijvoorbeeld het opdoen van vaardigheden,
het leggen van contacten of een korting op
activiteiten. Natuurlijk is de taakomschrijving geen
keurslijf. Uiteindelijk moet vrijwilligerswerk zinvol
zijn voor zowel de organisatie als de vrijwilliger.

9
Terug naar Inhoudsopgave
Eigenlijk heb ik er niet over na hoeven denken,
de aanloop was dat ik al bij een symfonieorkest
in Amsterdam in het bestuur had
gezeten als penningmeester. De persoonlijke kant is de
affiniteit met muziek, niet spelend er wel bij willen horen.
Dat is beter dan niet spelen en nergens bij horen.
Daar heb ik na vijf jaar opgezegd, omdat ik alles wel
had meegemaakt. Dit kwam een jaar later, ik werd
benaderd door een violiste die ik kende. Ik heb er niet
over na hoeven denken, ik greep het aan als een unieke
kans om de boel enigszins te structureren. Er was zelfs
helemaal geen bestuur, het was meer een overlegclubje,
er was nog geen vereniging. De motivatie om dit te
doen en te blijven doen was de muziek.”
Willem Muller, penningmeester van het Louis Swing Orchestra

10
Terug naar Inhoudsopgave
Taakomschrijving voor muziek- of theatervereniging
Korte taakomschrijving
Het verkopen van toegangskaarten voor concerten en het informeren van bezoekers.
Kennis of vaardigheden
Verantwoordelijkheid dragen voor de kassa. Vriendelijk en representatief.
Wat krijg je er voor terug
Gratis consumpties en gratis toegang tot onze voorstellingen.
De meerwaarde
Werken in een gezellig team, contacten leggen, gratis mooie voorstellingen bezoeken.
Werktijden
In overleg (gemiddeld eens per kwartaal).

11
Een vrijwilligersdienst is één maal
per week een bardienst van drie uur:
je zorgt voor koffie en thee, opent de
deur, houdt inschrijflijsten bij voor de docent
en je legt spullen klaar voor een les. Verder geef
ik informatie en wat lichte eerste hulp tijdens
de lessen, zoals een kind begeleiden. We hebben
twaalf barmedewerkers, veelal studenten. Af en
toe is er een Open Podium, waarbij wij als vrijwilligers
assisteren. De taak is niet een te grote
belasting.”
Terug naar Inhoudsopgave
Jedidja Witmer, vrijwilliger bij Danscentrum Utrecht

12
Terug naar Inhoudsopgave
We zorgen wel bewust dat de nieuwe leden zich
snel prettig voelen en betrokken raken bij het
reilen en zeilen van de vereniging. Dat gaat zo:
vooraf spreekt het aspirant-lid met het bestuur, zodat
we elkaars drijfveren leren kennen. Als het aspirant-lid
door de ballotage is gekomen, stellen we hem of haar
voor op de vaste verenigingsavond. Iemand die lid wil
worden, werkt eerst vijf avonden mee op de vaste wekelijkse
samenkomsten. Omdat het soms moeilijk is binnen
te komen in een hechte club, koppelen we het nieuwe lid
de eerste tijd aan iemand binnen de vereniging. Als het
nieuwe lid dat op prijs stelt, zoeken we iemand met wie
het waarschijnlijk zal klikken.”
Hermy van Kampen, voorzitter Kunstenaarsvereniging Palet in Zwolle

13
Terug naar Inhoudsopgave
Eigen leden
Bij het werven van nieuwe vrijwilligers zoeken organisaties
vaak als eerste binnen de eigen ledenkring.
Logisch, want de leden hebben passie voor kunst,
weten de weg binnen de organisatie en dragen de
organisatie een warm hart toe. Soms bestaat het
vrijwilligerswerk voor hen louter uit een aanvullende
taak: koffie en thee verzorgen bij de cursus die zij
zelf geven (of volgen). Dat maakt het wel belangrijk
te beseffen dat leden vrijwilligerswerk doen. Want
ook deze vrijwilligers ontvangen graag waardering
voor hun werk.
Het is belangrijk nieuwe leden welkom te heten en
ze direct te betrekken bij wat er gebeurt. Zij staan
vaak nog open om een bijdrage te leveren aan hun
nieuwe vereniging, vooral als u ze aanspreekt op hun
talenten.

14
Andere betrokkenen
Het is zeker de moeite waard uw blik te richten op
de kring buiten de eigen leden: de sympathisanten,
uw publiek, vrienden of donateurs. Mensen die uw
vereniging een warm hart toedragen. Betrek deze
mensen bij het reilen en zeilen van uw organisatie.
Schroom niet om een beroep op ze te doen als dat
nodig is. In deze groep bevindt zich een belangrijk,
vaak verborgen vrijwilligerspotentieel. Het is ook
mogelijk vrijwilligers te werven onder mensen
die u nog niet kent: denk aan ouderen, scholieren,
studenten of werkzoekenden.
Maak de match
Terug naar Inhoudsopgave
In de meeste regio’s is er een
vrijwilligerscentrale waar u
gratis advies kunt krijgen. De
vrijwilligerscentrale beheert een
vacaturebank, bemiddelt tussen
organisaties en vrijwilligers en
helpt bij het maken van een goede
match. Een goede match is de
start voor een vruchtbare samenwerking,
waarbij de vrijwilliger
zijn talenten kan ontplooien en
de organisatie een stap dichterbij
haar doel komt.
Tip:
Houd een bestand bij van de vrijwilligers met
wie u goede ervaringen hebt.

15
Terug naar Inhoudsopgave
Onze stichting Ramlila werkt ook
met ‘Nederlandse’ vrijwilligers.
Mensen die geïnteresseerd zijn in
India en de Ramlila. Zo hebben we een medewerker
van de kunstacademie die voor
ons dingen ontworpen heeft en die binnenkort
Hindi-chocoladeletters op de markt
brengt. Er is een Nederlandse vrijwilliger,
die Indiase kunst herstelt. Via ons krijgt ze
adressen van tempels om beelden te herstellen.
Het levert ons beiden iets op.”
Amrika Anroedh, voorzitter Stichting Ramlila Nederland

16
Terug naar Inhoudsopgave
Begeleiden
2van vrijwilligers

17
Natuurlijk laat u vrijwilligers
niet aan hun lot over. Dankzij
uw begeleiding blijven
zij gemotiveerd en houden
zij plezier in hun ‘werk’, en
worden ze er steeds beter in.
Vooral die persoonlijke groei is
belangrijk. Met goede begeleiding
krijgt iemand beter zicht
op zichzelf en op het werk.
Waarop moet u letten
Terug naar Inhoudsopgave
Voor veel amateurkunstorganisaties gaat het te ver
een uitgebreide aanpak voor begeleiding te ontwikkelen.
Ook de leiding van de organisatie bestaat vaak
uit vrijwilligers en bestuursleden hebben doorgaans
al veel werk aan het dagelijks bestuur. Toch zijn er
enkele zaken waarop u kunt letten:
• Zorg voor een duidelijke taakomschrijving, liefst
met een contractje waarin u zaken vastlegt, zoals
een verzekering of eventuele vergoedingen.
• Leer elkaar kennen en laat de nieuwe vrijwilliger
kennismaken met de andere medewerkers
en leden, als de vrijwilliger nog geen lid is van de
vereniging.
• Geef iemand de kans om goed ingewerkt te raken
door hem mee te laten lopen.
• Overleg regelmatig. Maak ook duidelijk dat
vrijwilligers altijd tussentijds met vragen, goede
ideeën of problemen langs kunnen komen.

18
Terug naar Inhoudsopgave
• Zorg ervoor dat vrijwilligers zich kunnen ontwikkelen.
Bijvoorbeeld via een cursus van de vrijwilligerscentrale
of een bijspijkeruurtje door een van
de leden zelf.
• Interessante onderwerpen om binnen de vereniging
met actieve leden en vrijwilligers te behandelen
zijn teamvorming, samenwerken, vergaderen,
communicatie, feedback geven en ontvangen.
• Kom als bestuur in actie als er signalen zijn dat
het niet goed loopt. Bemiddel bij conflicten.
• Zorg voor waardering met presentjes en aandacht
en bijvoorbeeld af en toe een borrel of een feest.
Tip:
Baken de taak van de vrijwilliger duidelijk af.

19
Terug naar Inhoudsopgave
Ik probeer zoveel mogelijk jongeren te betrekken
bij ons werk. Ze kunnen allerlei organisatorische
klussen doen. Ik laat ze zelf ontdekken
wat wel en niet lukt. Soms weet ik van tevoren dat het
verkeerd zal uitpakken, als ze bijvoorbeeld iets heel
ingewikkelds willen voor het decor, maar ik laat het ze
toch zelf ervaren.
Op papier zijn de taken verdeeld, maar in de praktijk
moet iedereen willen aanpakken wat op dat moment
nodig is. We hebben overigens wel verschillende werkgroepen:
catering, decor, regie, management, geluid
en licht. Bij elke werkgroep zijn andere mensen actief.”
Wij zeggen: het is ‘sewa’. Een kwart van je leven moet
je ‘sewa’ doen (dienen): eerst dienen, dan verdienen,
dan weer dienen, dan verdienen.”
Amrika Anroedh, voorzitter Stichting Ramlila Nederland

20
Terug naar Inhoudsopgave
Informeel of formeel
Informeel begeleiden gaat meestal tussen de bedrijven
door, bijvoorbeeld op momenten dat er vragen
of problemen zijn. Zorg er dan voor dat de vrijwilliger
ook weet bij wie hij terecht kan voor vragen of
hulp. Informeer als begeleider ook af en toe hoe het
gaat en of er nog vragen of problemen zijn.
Tip:
Maak één persoon verantwoordelijk voor
de begeleiding en/of communicatie.

21
Terug naar Inhoudsopgave
Sinds een jaar is de coördinatie in één hand.
Zo leer ik mensen beter kennen en wordt het
contact persoonlijker. Vooraf bepalen we de
taakinhoud. De eerste taak is altijd zaalwacht, dat is
goed te doen. Als dat goed gaat, kan iemand ook een
andere functie krijgen. Dat kan ‘runner’ (manusje
van alles) zijn, artiestenbegeleider, kaartcontroleur
of podiumcoördinator. In een draaiboek staat precies
wat we van iedereen verwachten.
Bij grote evenementen geven we een week van te voren
een rondleiding en toelichting aan de vrijwilligers.
Zo leren ze elkaar kennen en ze kunnen vragen stellen.
We zorgen altijd voor eten en drinken op de dag zelf, en
een borrel achteraf. Dat is ook goed voor hun netwerk.”
Amrika Anroedh, voorzitter Stichting Ramlila Nederland

22
Tips voor een begeleidingsgesprek
Terug naar Inhoudsopgave
• Het takenpakket: welke taken voert de vrijwilliger uit Zijn deze
duidelijk Is de vrijwilliger tevreden met zijn takenpakket Ervaart de
vrijwilliger voldoende afwisseling
• Voldoening en motivatie: welke voldoening haalt de vrijwilliger uit het
vrijwilligerswerk Is zijn werk zinvol Doet hij relevante ervaringen
op Zijn er voldoende sociale contacten
• Samenwerking en begeleiding: hoe verloopt de samenwerking Hoe ervaart
de vrijwilliger de begeleiding Kan de vrijwilliger met zijn vragen
tijdig bij iemand terecht
• Wat moet u doen om de vrijwilliger gemotiveerd te houden (of krijgen)
• Mededelingen over de organisatie.

23
Terug naar Inhoudsopgave
Motivatie
De motivatie van de vrijwilliger staat voorop. Blijf
daarom voortdurend voor ogen houden waarom
iemand het werk doet en of de werkzaamheden daar
nog steeds bij aansluiten. Kijk voor meer informatie
in het hoofdstuk Behouden van vrijwilligers.
Tip:
Bepaal de overlegvorm die het beste
werkt in uw organisatie: bij elkaar komen,
per mail, via een logboek.

324
van
Belonen
vrijwilligers
Terug naar Inhoudsopgave

25
Terug naar Inhoudsopgave
Vrijwilligers vinden de aard en
sfeer van het werk belangrijk:
het moet vooral nuttig, leuk
en prettig zijn. Dat ze zich
daarbij graag erkend en gewaardeerd
voelen, is meestal
belangrijker dan financiële
beloningen. Als de motivatie
en de behoefte aan erkenning
en waardering in evenwicht
zijn, voelt de vrijwilliger zich
op zijn plaats.
Dat leden en vrijwilligers zich tegenwoordig steeds
korter aan een organisatie binden, maakt het des
te belangrijker om goed te weten waarom mensen
vrijwilligerswerk bij uw organisatie doen. Wat zijn
de belangrijkste motieven
• mensen ontmoeten
• levenservaring opdoen
• actief blijven
• nieuwe dingen leren
• dingen doen waar je goed in bent
• erkenning
• morele overtuigingen
Vrijwilligers zijn meestal intrinsiek gemotiveerd:
het gaat hen primair om het werk zelf.

26
Terug naar Inhoudsopgave
Het feit dat je structureel bijdraagt
is op zich al een beloning. Och ja, beloning;
twee jaar geleden kwam een
orkest langs met het verzoek of ik bij hen niet
betaald de acquisitie wou doen. Daar heb ik
serieus over nagedacht, omdat het echt professioneel
was. Maar dat heb ik uiteindelijk niet
gedaan. Het botste met mijn dagelijkse werk.”
Willem Muller, penningmeester van het Louis Swing Orchestra

27
Evenwicht baten en
lasten
Zorg ervoor dat de baten en
lasten voor de vrijwilliger in
evenwicht zijn of liever dat de
beloning hoger is dan de lasten.
Naast waardering en erkenning
voor het werk, kunt u eens
denken aan een onkostenvergoeding,
bijscholing of een
activiteit speciaal voor de vrijwilliger.
Probeer als organisatie
die beloningen duidelijk op een
rijtje te hebben en gebruik dat in
gesprek met uw vrijwilligers.
Tip:
Geef vrijwilligers de
mogelijkheid gratis
een cursus te volgen.
Terug naar Inhoudsopgave
Waarom doen mensen vrijwilligerswerk
Het besef dat elk individu een andere motivatie kan
hebben, is misschien wel de belangrijkste vorm van
erkenning. De inhoud van het werk zal altijd de
meest motiverende factor zijn om vrijwilligerswerk
te doen. Maar zonder waardering houdt de vrijwilliger
het werk niet vol.
Vier soorten vrijwilligers en hun
motivatie (volgens Movisie):
• Ondernemers: zij willen doorgroeien.
• Stimulatoren: zij varen wel bij
sociale contacten.
• Dienstverleners: zij willen een
duidelijke en herkenbare functie.
• Regelaars: zij voelen zich graag
onmisbaar en hechten aan status.

28
Terug naar Inhoudsopgave
Maatwerk
Belonen is maatwerk. De beloning
moet passen bij de organisatie
en de vrijwilliger. Zorg er
in elk geval voor dat vrijwilligers
geen extra kosten hoeven te maken
door de basisvoorzieningen
te regelen: reis- en onkostenvergoeding,
verzekering en veilige
werkomstandigheden.
Tot maximaal € 150 per maand
en € 1.500 per jaar kunt u de vrijwilliger
voor zijn inzet onbelast
een vergoeding geven. De website
van de Belastingdienst geeft
informatie over de mogelijkheden
en beperkingen.
Spreek niet alleen uw waardering
uit tegen de vrijwilliger zelf, maar
vermeld zijn inspanningen ook in
nieuwsbrieven of bij activiteiten
van uw vereniging. Dat genereert
weer leuke reacties van andere
leden en maakt dat vrijwilligers
weten waarvoor ze het doen.

29
Terug naar Inhoudsopgave
Belonen is waardering uitspreken. Niet alleen
tegen de persoon in kwestie, maar ook binnen
(en indien nodig buiten) de vereniging.
Als voorzitter probeer ik er altijd voor te zorgen dat
men waardering krijgt. Als iemand iets voor de vereniging
doet, vermeld ik dat met naam en toenaam in de
nieuwsbrief en op onze wekelijkse avond.”
Hermy van Kampen, voorzitter Kunstenaarsvereniging Palet in Zwolle

30
Terug naar Inhoudsopgave
De directe beloning voor het werk is dat je
anderhalve jaarcursus gratis mag volgen.
Voor veel studenten is dat de belangrijkste
reden om het werk te doen. Toch is de waardering
voor het werk groot. De vaste coördinator laat altijd
blijken dat ze ons waardeert. Ze schrijft vaak even
wat in het logboek. De grootste beloning is de persoonlijke
waardering. Ik ben zelf als vrijwilliger gaan
werken om lessen te kunnen volgen, maar zonder
deze persoonlijke waardering zou ik het niet volhouden.
De betrokkenheid en de sfeer onderling is belangrijk,
die moet je voelen.”
Jedidja Witmer, vrijwilliger bij Danscentrum Utrecht

31
Terug naar Inhoudsopgave
Vormen van belonen
Vrijwilligers kunt u erkenning
geven door regelmatig werkoverleg,
inspraak, een eigen taak
en verantwoordelijkheid, de
mogelijkheid bieden van gratis
opleiding of trainingen, het
organiseren van een borrel, diner
of uitstapje, aandacht bij ziekte,
jubilea, feestdagen en bij vertrek.
Handig daarbij is een vrijwilligersdatabase,
waarin u gegevens
van de vrijwilligers bijhoudt,
zoals verjaardagen of jubilea.
Tip:
Leren is ook een vorm van beloning.

32
Terug naar Inhoudsopgave
Behouden
4van vrijwilligers

33
Terug naar Inhoudsopgave
Voor de meeste verenigingen
in de amateurkunst is het
belangrijk om vrijwilligers te
behouden. Niet alleen veroorzaakt
een groot verloop onrust
in de organisatie, vrijwilligers
zijn voor u onmisbaar. Als u de
behoeften van uw vrijwilliger
goed volgt, kunt u hem beter
behouden en op maat inzetten
voor uw vereniging.
Voor het behouden van uw vrijwilligers kunt u zich
de volgende vragen stellen:
• Is het werk in onze vereniging nog interessant
genoeg
• Hoe is de sfeer bij ons Wat mist de vrijwilliger
Wat kan anders
• Past onze organisatie zich aan als de vrijwilliger
verandert
• Welke ontwikkelingsmogelijkheden kan onze
organisatie bieden
• Is de communicatie met onze vrijwilligers goed
geregeld

34
Terug naar Inhoudsopgave
Er is veel verloop onder de vrijwilligers, dat
is een groot probleem. Je moet immers steeds
nieuwe mensen opleiden. Het beste kun je samenwerken
met andere stichtingen. Het is belangrijk
om een organisatie te vinden die dezelfde filosofie of
missie heeft als je eigen organisatie. Wij willen mensen
blij maken, zorgen voor de medemens, mensen
opvoeden. Organisaties die bij ons passen, zijn Samga
(een soort padvinderij) en HSFN (Hindoestaanse
studentenvereniging). Met hen werken we samen om
vrijwilligers te werven.”
Amrika Anroedh, voorzitter Stichting Ramlila Nederland

35
Terug naar Inhoudsopgave
Interessant werk
Probeer zo goed mogelijk aan te
sluiten bij de capaciteiten van de
vrijwilliger. In het werk doet de
vrijwilliger allerlei vaardigheden
op die van belang zijn voor de
vereniging en voor de vrijwilliger
zelf. Door deze te waarderen,
voelt de vrijwilliger zich ook
gewaardeerd. Wellicht wil de vrijwilliger
graag betrokken worden
bij nieuwe projecten en kan hij
nieuwe verantwoordelijkheden
aan. Of is hij juist gebaat bij een
vast omlijnde taak
Open sfeer
De sfeer in de organisatie is vaak doorslaggevend
voor vrijwilligers. In een organisatie met een open
sfeer voelt iedereen zich vrij om onderwerpen aan de
orde te stellen. Soms ontstaat er in een organisatie
een cultuur, die niet altijd even open is voor nieuwkomers.
Wanneer u nieuwe vrijwilligers wilt behouden
moet er dus aandacht zijn voor een open cultuur.
Begeleid niet alleen zelf de nieuwe vrijwilliger,
maar betrek ook de oudgedienden bij de ontvangst
en het inwerken. Vraag vrijwilligers regelmatig wat
zij missen en wat anders of beter kan.
Tip:
Bekijk geregeld of de taak van de vrijwilliger
nog passend en interessant is.

36
Terug naar Inhoudsopgave
Ook de docenten zijn erg blij met ons. Ze komen
even bij je voor een praatje, een kopje
thee en zijn er heel blij mee dat je helpt met
het klaarleggen van de spullen. Omdat je op een vaste
tijd werkt, ken je de groep en wordt het ook een beetje
‘jouw’ groep. Soms komen mensen even bij jou hun
hart luchten. Het Danscentrum doet verder geregeld
wat extra’s, zoals een fles wijn met kerst, iets aan
einde van het jaar, een uitje of samen een workshop
volgen. De onderlinge sfeer is heel goed.”
Jedidja Witmer, vrijwilliger bij Danscentrum Utrecht

37
Aanpassingen in het vrijwilligerswerk
Bedenk samen met vrijwilligers hoe de verschillende
taken in de organisatie verdeeld zijn of opgedeeld
kunnen worden. Sommige nieuwe vrijwilligers hebben
graag een duidelijke opdracht, met een begin en
afgebakend eind. Voor dit soort opdrachten kunt u
werken met flexibele krachten, mensen die hebben
aangegeven alleen tijdelijk iets te willen doen. Maar
ook de vrijwilliger die al jaren verbonden is aan uw
vereniging heeft soms behoefte om het vrijwilligerswerk
anders in te vullen.
Ontwikkeling
Terug naar Inhoudsopgave
Kijk naar scholingsmogelijkheden,
toegesneden op de taak
van de vrijwilliger. Voor kleinere
organisaties is er vaak een
cursusaanbod in de regio of voor
de eigen sector. Doorgaans kunt
u er tegen lage kosten gebruik
van maken.
Tip:
Evalueer minstens eens per jaar met
vrijwilligers en bespreek wat anders of
beter kan.

38
Terug naar Inhoudsopgave
Communicatie
De interne communicatie is belangrijk om vrijwilligers
te behouden. Deze communicatie valt in de
amateurkunst vaak samen met de communicatie
naar de leden, omdat vrijwilligers doorgaans ook lid
zijn. Des te meer reden dus om aandacht te besteden
aan de interne communicatie. Zijn de ontvangers
goed en op tijd geïnformeerd over relevante ontwikkelingen
Wie heeft de taak om deze communicatie
te verzorgen Voelt de vrijwilliger zich voldoende
gehoord binnen de interne communicatie
Tip:
Maak een nieuwsbrief voor leden en
vrijwilligers die geen lid zijn.

39
Terug naar Inhoudsopgave
“We bewaren de gegevens
van iedereen in een database.
Allen ontvangen de speciale
vrijwilligersnieuwsbrief. We houden
ook contact via Facebook en Hyves.
En mensen kunnen me via mail ook
makkelijk iets vragen.”
Reneé den Breems, teamassistent bij Passionate Bulkboek

40
Terug naar Inhoudsopgave
Beëindigen
5van een vrijwilligersrelatie

41
Ook het afronden van het
vrijwilligerswerk vraagt uw
aandacht. Onvermijdelijk
houden vrijwilligers er ooit
mee op. Het is aan de ene kant
soms goed als iemand stopt
om plaats te maken voor een
opvolger met nieuw elan. Aan
de andere kant is het belangrijk
bij het aftreden van ‘oude
rotten’ dat hun kennis en
ervaring niet verloren gaan en
hun werk wordt voortgezet.
Flitsvrijwilliger
Terug naar Inhoudsopgave
Het verschilt natuurlijk of iemand aan een taak is
begonnen voor een korte tijd, of voor een structurele
uitdaging. Bij de ‘flitsvrijwilliger’ die zich niet
langdurig wil binden, weet u van tevoren dat hij na
korte tijd weer stopt. Dat wil overigens niet zeggen
dat u daar geen aandacht aan hoeft te besteden. Het
is mogelijk dat hij na enige tijd weer beschikbaar
is voor een nieuwe klus. Dan is het zinvol bij het
afscheid op een vervolg te anticiperen.
Voor iemand die langere tijd taken op zich neemt,
speelt de vraag ‘voor hoe lang’. Voor bestuurders
is in de meeste gevallen sprake van een zittingstermijn.
Dat geeft in ieder geval houvast voor het
einde. Vrijwilliger kunnen hierdoor stoppen zonder
ingewikkelde motieven te hoeven verzinnen. Aan de
andere kant heeft ook de vereniging een mogelijkheid
om een bestuurder niet te herbenoemen.

42
Vijf punten
Vijf zaken vragen uw aandacht
bij het beëindigen van het
vrijwilligerswerk:
• Waarom stopt de vrijwilliger
• Hoe wil de vrijwilliger
stoppen
• Wat laat de vrijwilliger
achter en hoe wordt dit
overgedragen
• Wat kan de vereniging voor
de vrijwilliger doen
• Hoe komt de vrijwilliger
desgewenst terug
Terug naar Inhoudsopgave
In de wereld van de amateurkunst zijn de vrijwilligers
vaak ook lid van de vereniging. In dat geval is
er geen werkelijk afscheid. De vrijwilliger houdt op
met bepaalde taken, maar gaat door als lid van de
vereniging. Dat neemt niet weg dat alle vijf punten
relevant zijn, maar soms hoeven ze minder zwaar
aangezet. Iemand die lid blijft, kan best na enige tijd
weer een taak op zich nemen; de deur wordt op deze
manier zelden helemaal dichtgetrokken. En voor de
vereniging bestaat ook na het afscheid de mogelijkheid
iemand nog eens om advies te vragen.
Tip:
Verjonging kan alleen maar als af en toe een oudere
vrijwilliger plaatsmaakt voor een jongere.

43
Terug naar Inhoudsopgave
We evalueren altijd hoe alles
verlopen is. Per project is
een groep verantwoordelijk.
Met deze groep evalueren we. In je
bestuur en onder de vrijwilligers moet
je de neuzen dezelfde kant op zien te
krijgen. Ik spreek mensen aan op hun
kwaliteiten. Ik weet ook hoe ik ze moet
complimenteren.”
Amrika Anroedh, voorzitter Stichting Ramlila Nederland

44
Terug naar Inhoudsopgave
Er bestond ooit zoiets als een erelidmaatschap
voor leden die heel veel voor de vereniging
betekend hebben. Zij hoefden hun
leven lang geen contributie meer te betalen. We hebben
ervoor gekozen het erelidmaatschap af te schaffen,
vanuit de visie dat iedereen belangrijk is en de
inspanningen voor de verenigingen weliswaar zeer
gewaardeerd, maar ook vrijwillig zijn. Daarbij vinden
we dat ieder doet wat hij kan, voor de één kan
een maandelijkse bardienst al net zoveel inspanning
zijn als een bestuursfunctie voor de ander. We willen
niemand naar voren schuiven als ‘beter dan de rest’.”
Hermy van Kampen, voorzitter Kunstenaarsvereniging Palet

45
Terug naar Inhoudsopgave
Afscheid
Of iemand nu wel of niet de intentie heeft ooit
terug te keren als vrijwilliger, het is altijd goed
om aandacht te besteden aan een afscheid.
Uiteraard dient dit in evenwicht te zijn met de
verdienste van de vrijwilliger en de duur van
zijn werk.
Een exitgesprek werkt prima om iemands
inzet en werk goed af te ronden. Het geeft de
organisatie inzicht in de redenen waarom de
vrijwilliger stopt, wat tot verbeteringen binnen
de vereniging kan leiden. Bovendien kunt u zo
aandacht besteden aan een goede overdracht.
Tip:
Bedank en evalueer achteraf.
Vraag of de vrijwilliger tips heeft.

46
Terug naar Inhoudsopgave

47
Meer lezen over vrijwilligerswerk
Terug naar Inhoudsopgave
Publicaties
Deekman, A. (2010)
Samenvatting Vrijwilligers in de Amateurkunst
(Utrecht, Kunstfactor)
Div. (2011)
Factsheets Vrijwilligerswerk
(Utrecht, Kunstfactor)
De Gast W.J., Hetem R., Wilbrink I. (2009)
Basisboek Vrijwilligersmanagement
(Bussum, Coutinho)
Kuperus, M. (2007)
Vereniging op Survival
(Diemen, Caravel Publishing)
Wentink, M.; Plemper, E.; Broenink, N.; Grinsven, S. van; Vervest, M. J. (2005)
Vrijwillig Beloond, een onderzoek naar het erkennen en waarderen van
vrijwilligers (Bunschoten, Verwey-Jonker instituut)

48
Websites
Terug naar Inhoudsopgave
Op de website van Movisie, het landelijk kennisinstituut en adviesbureau voor
maatschappelijke ontwikkeling, is veel lezenswaardigs te vinden over allerhande
facetten van het vrijwilligerswerk:
www.movisie.nl
En verder:
www.belastingdienst.nl (vrijwilligersvergoedingen)
www.vrijwilligersplein.nl/publicaties
www.nov.nl (Vereniging Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk)
www.vrijwilligerwerk.nl
www.maatschappelijkestage.nl
www.vrijwilligersmanagement.nl (Kijk op jongerenparticipatie).

49
Verantwoording
Voor deze gids hebben we enkele
bestuurders en vrijwilligers in
verschillende organisaties geïnterviewd.
Hun uitspraken zijn in
de voorgaande pagina’s verwerkt.
Graag spreken we onze dank uit
aan de volgende personen:
Amrika Anroedh, voorzitter
Stichting Ramlila Nederland
Stichting Ramlila Nederland
voert elke twee jaar de Ramlila
op, een Indiaas, spiritueel meesterwerk
over het leven van de god
Shri Ram. Het epos trekt voornamelijk
Hindoestanen, maar wel
vanuit heel Europa. Daarnaast
organiseert de stichting cursussen
en lezingen op sociaal, cultureel
en kunstzinnig gebied. Zoals klassiek
Indiase zang, tabla, cursus
Terug naar Inhoudsopgave
Hindi, yoga en gezondheidsvoorlichting.
Ook niet-Hindoestanen
volgen de cursussen.
Reneé den Breems, teamassistent
bij Passionate Bulkboek
Hoewel Passionate Bulkboek een
organisatie is met elf betaalde
medewerkers, begon het in 1994
als een vrijwilligersinitiatief.
Passionate Bulkboek organiseert
tien evenementen per jaar zoals
de Dag van de Literatuur, Dag
van de jonge jury, Write now, Inkt
Aap en Geen daden, maar woorden.
Passionate Bulkboek werkt
met honderden vrijwilligers en er
is aan ieder project een stagiair
verbonden. Reneé den Breems
coördineert de activiteiten van
vrijwilligers en stagiaires.

50
Terug naar Inhoudsopgave
Hermy van Kampen, voorzitter
Kunstenaarsvereniging Palet in
Zwolle
Palet is een teken- en schildervereniging
met zowel amateurs als
professionals als lid. Kenmerkend
voor de vereniging is de warme,
open sfeer waarin iedereen zijn
eigen weg kan gaan, maar ook
elkaar kan opzoeken. Regelmatig
geven de leden elkaar workshops
en zij exposeren jaarlijks samen.
De vereniging telt 110 leden en
bestaat binnenkort 65 jaar.
Willem Muller, penningmeester
van het Louis Swing Orchestra
Het Louis Swing Orchestra is een
bigband met blazers, strijkers,
slagwerk en zangers, die dansmuziek
speelt uit het midden van de
vorige eeuw. Het uit amateurs samengestelde
orkest treedt zo’n 10
keer per jaar op, af en toe in het
buitenland, en werkt continu aan
een zo professioneel mogelijke
presentatie. Willem Muller stopte
in mei 2011 na zes jaar als (nietmeespelende)
penningmeester.
Jedidja Witmer, vrijwilliger bij
Danscentrum Utrecht
Danscentrum Utrecht is een
school voor moderne dans.
Jedidja volgt sinds zeven jaar lessen
bij het Danscentrum Utrecht
en is er al vijf jaar vrijwilliger. Zij
is professioneel dansdocente bij
het Utrecht Centrum voor de
Kunsten, waar zij les geeft aan
kinderen. Daarnaast is zij dansdocente
bij volksdansgroepen.

51
Colofon
Terug naar Inhoudsopgave
Uitgave
Kunstfactor
Teksten en interviews
Hans Heimans
Claudia Marinelli
Judith Rippen
Lotte Volz
Coördinatie
Ellis Buis
Redactie
Hendrikx van der Spek,
Max Dohle
Beeld
Kunstfactor, Utrecht
Louis Swing Orchestra,
Amsterdam
Parkexpressie,
Alphen aan den Rijn
Vormgeving
BLADEN&CO,
Willem de Bruijn
Druk
Atlas BV
Utrecht, 2011

52
Terug naar Inhoudsopgave