REFERENTIEKADER REGIONAAL CRISISPLAN 2009 Een ... - NIFV

www.regionaalcrisisplan.nl
info@regionaalcrisisplan.nl
INTEGRALITEIT
Organisatiestructuur en procesmodel kunnen niet los van elkaar worden gezien. Samenwerken met andere
hulpverlenende organisaties wordt verbeterd, omdat de dwarsverbanden in de organisatie zijn ingebed. Het
‘procesdenken’ gaat uit van het te behalen resultaat. Door de hele organisatie heen, eventueel gecombineerd
met externe partners, wordt gewerkt aan het tevreden stellen van de klant (horizontaal). Zonder goede
organisatiestructuur hangen die werkverbanden echter als los zand aan elkaar. Een combinatie van deze
twee manieren van denken is in onze optiek het beste van twee werelden. Het zorgt voor samenhang en
inzicht in organieke eenheden, functionarissen en activiteiten binnen een organisatie, terwijl het te behalen
resultaat voorop staat. Samenwerkingsverbanden worden daardoor makkelijker aangegaan en grenzen tussen
organisaties vervagen. Het Referentiekader Regionaal Crisisplan geeft daarom richtlijnen voor het inrichten van
een organisatiestructuur, waarbij de nadruk ligt op processen en de resultaten die daarmee behaald moeten
worden. Het gaat immers om het waarborgen van adequate hulpverlening aan burgers ten tijde van een crisis.
Het op deze manier omgaan met processen heeft de volgende voordelen:
1. Toename effectiviteit en efficiëntie
Bij elk proces staat het resultaat centraal. Deze invalshoek garandeert effectiviteit (doelgerichtheid) door een
permanente resultaatgerichtheid binnen alle activiteiten. Naast effectiviteit stijgt ook de efficiëntie. In elk proces
wordt de inzet van mensen en middelen afgemeten aan de mate waarop zij bijdrage aan het beoogde resultaat.
2. Hogere overdraagbaarheid
Door de eenduidige vastlegging zijn processen ook makkelijk overdraagbaar. Kennis kan snel en gemakkelijk
worden overgedragen, bijvoorbeeld aan nieuwe medewerkers of collega’s van andere hulpdiensten; ook
wordt het zo makkelijk functionarissen van elkaar te ‘lenen’ of multidisciplinair samen te werken, aangezien de
processen – de activiteiten om het resultaat te halen – overal gelijk zijn.
3. Betere beheersbaarheid
Processen zorgen ervoor dat de organisatie beter beheersbaar is. Het management stuurt op basis van vooraf
vastgelegde normen, waaraan het resultaat moet voldoen. Processen vormen bovendien de basis voor allerlei
vormen van zelfsturing op de ‘werkvloer’. De resultaten staan immers vast: met een team medewerkers is
eenduidig afgesproken onder welke randvoorwaarden ze aan de slag kunnen.
4. Groter lerend vermogen
Ten slotte versterken processen het lerend en corrigerend vermogen van een organisatie. De processen brengen
immers alle activiteiten van een organisatie in beeld. Het leert mensen verder kijken dan de eigen werkplek,
lokaliseert knelpunten in processen en in de samenwerking tussen afdelingen of organisaties. Doordat duidelijk
is waar het wringt, kan het proces daarop worden aangepast. Aangezien er normen zijn vastgesteld voor het
resultaat dat een proces moet behalen, kan gemeten worden of een proces verbetering of verslechtering laat
zien. Een tweede verfijning binnen het begrip processen is die in abstractie, afhankelijk van de complexiteit:
hoofdprocessen, processen, subprocessen en procedures.
In een tabel:
Indeling van processen naar soort en abstractie
Hoofdproces Proces Subproces Procedures
Besturend
Primair
Secundair
CONCEPT
VERSIE
7