REFERENTIEKADER REGIONAAL CRISISPLAN 2009 Een ... - NIFV

Het Referentiekader Regionaal Crisisplan 2009
Een procesgestuurde crisisorganisatie
ONDERSTEUNENDE OF SECUNDAIRE PROCESSEN
Voor een goede aansturing van de organisatie op genoemde drie niveaus zijn ondersteunende of secundaire
processen van levensgroot belang. Deze processen zijn gericht op het leveren van producten en diensten
aan de organisatie zelf, aan interne klanten. Zonder deze ondersteunende processen valt er weinig te
sturen, omdat zij bijvoorbeeld zorgen voor mensen, middelen, informatie en facilitaire voorzieningen. Er zijn
verschillende ondersteunende processen te benoemen, maar voor het Referentiekader Regionaal Crisisplan zijn
informatiemanagement en resourcemanagement het belangrijkst:
• informatiemanagement is het plannen, uitvoeren, controleren en bijsturen van activiteiten, gericht
op het tijdig en in de juiste kwaliteit verwerven, verwerken, veredelen en verstrekken van
(technologische) informatie(voorzieningen);
• resourcemanagement is het plannen, uitvoeren, controleren en bijsturen van activiteiten, gericht op
het tijdig en in de juiste kwaliteit en kwantiteit verwerven en ter beschikking stellen van personele en
facilitaire voorzieningen, zoals huisvesting, services & middelen en ICT.
Ondersteunende processen worden ook wel secundaire processen genoemd. Dit suggereert ondergeschiktheid
aan besturende en primaire processen, maar niets is minder waar. Het coördineren van brandbestrijding,
gewondenvervoer of afzetting van het brongebied is bijvoorbeeld onmogelijk als niet tijdig de juiste kwaliteit
en kwantiteit personeel, faciliteiten en informatie worden geleverd. Organisaties zijn afhankelijk van deze
ondersteunende processen, of zoals het Landelijk Beraad Crisisbeheersing zegt: “Ze zijn randvoorwaardelijk
voor het goed kunnen functioneren.” Secundair houdt hier dan ook in dat het om ondersteunende processen
gaat, die niet direct te maken hebben met primaire, klantgerichte activiteiten van een organisatie. In termen
van crisisbeheersing gaat het dan om processen die niet direct te maken hebben met de daadwerkelijke
hulpverlening en rampenbestrijding op straat.
PLAN – DO – CHECK - ACT
Zoals we hebben laten zien, zijn processen resultaatgericht. Het gaat om wat er uitkomt, de output. Als een
proces niet het gewenste resultaat oplevert, dient er ingegrepen te worden in één van de vijf elementen waaruit
een proces bestaat. Dit bijsturen gebeurt op basis van een ‘regelkring’ die ten grondslag ligt aan ieder proces. In
deze kring wordt permanent bewaakt of het beoogde resultaat ook daadwerkelijk bereikt wordt.
Bron: The Art of Management,
Nieuwenhuis 2006
De meest gebruikte regelkring bij processturing is de Deming-cirkel, vernoemd naar bedenker dr. W. Edwards
Deming. De cyclus bestaat uit het formuleren van een plan, waarin de oplossingen van een probleem worden
beschreven. Dat plan wordt uitgevoerd en na verloop van tijd geëvalueerd. Mocht blijken dat er verbeteringen
mogelijk zijn, dan zal het plan worden aangepast en start de cyclus opnieuw.
6
CONCEPT
VERSIE