Weten, wist, gewist. Digitaal archiveren - Erfgoedcel Waasland
Weten, wist, gewist. Digitaal archiveren - Erfgoedcel Waasland
Weten, wist, gewist. Digitaal archiveren - Erfgoedcel Waasland
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
weten, <strong>wist</strong>, ge<strong>wist</strong><br />
DIGITAAL ARCHIVEREN
weten, <strong>wist</strong>, ge<strong>wist</strong><br />
In slechts enkele decennia hebben we een eeuwenoude traditie van<br />
beschreven of bedrukt papier naar de prullenbak verwezen. We zweren<br />
allemaal bij de personal computer, goochelen met tekstverwerking, rekenbladen,<br />
databanken en PowerPoint-presentaties, alsof we het met de paplepel<br />
ingegoten kregen. Maar wat als de techniek het plots laat afweten?<br />
Digitale paniek alom!<br />
»<br />
Ons digitale geheugen is uiterst kwetsbaar. We vertrouwen onze dagelijkse<br />
verrichtingen toe aan een virtuele, onzichtbare en ongrijpbare wereld.<br />
Papier verdwijnt uit ons gezichtsveld. We leggen onze toekomst in handen<br />
van chips, bits en bytes, elektronica en techniek. Zonder elektriciteit, geen<br />
informatie meer. Weg met jaarverslagen, beleidsplannen of boekhouding.<br />
Onze geschiedenis, het ‘weten’, is elektronisch geworden.<br />
Spam en opgehoopte emailberichten vervuilen onze postbussen. Hoe verleidelijk<br />
is niet die fatale delete-toets die belooft ons van alle zorgen te<br />
verlossen? Diskettes of andere informatiedragers laten het plots afweten.<br />
Wijzigingen in software, overschakelingen van het ene pakket naar het<br />
andere: het zijn allemaal risico’s op informatieverlies. Onze geschiedenis<br />
wordt ge<strong>wist</strong>, bewust of onbewust, gecontroleerd of onwillekeurig.<br />
Eens ’ge<strong>wist</strong>’ van de harde schijf, bestaat onze vereniging niet meer. Alle<br />
sporen zijn dan vernietigd, tenzij we van alles - toevallig? - nog een goede<br />
digitale of papieren kopie hadden. We zijn er bij wijze van spreken nooit<br />
geweest.<br />
<strong>Weten</strong>, <strong>wist</strong>, ge<strong>wist</strong>. Of: hoe kunnen we onze digitale archieven bewaken?<br />
1
[<br />
Zorgen voor archieven?<br />
Verenigingen bestaan niet in het luchtledige. Wetten en decreten bepalen<br />
ons bestaan. Nogal wat wetten en decreten leggen ons de plicht op om te<br />
zorgen voor het archief van de vereniging. Denk maar aan het Erfgoeddecreet<br />
of het Kunstendecreet.<br />
Veel verenigingen zijn vzw’s. Ook voor hen bepaalt de wetgever dat sommige<br />
stukken gearchiveerd moeten worden: de boekhouding, ledenlijsten en<br />
notulen. Bij het opdoeken van een vzw blijft het archief een onderdeel van<br />
de activa.<br />
Het decreet op de openbaarheid van bestuur regelt de inzage van bestuursdocumenten.<br />
Iedereen mag volgens bepaalde regels bestuursdocumenten<br />
inkijken. Elke vereniging die financieel of qua takenpakket afhankelijk is van<br />
een overheid kan ooit met dit decreet te maken krijgen. Dan komt het erop<br />
aan om snel het juiste document op te vissen uit een elektronisch archief.<br />
Meer info:<br />
http://www.wvc.vlaanderen.be/regelgevingcultuur<br />
(Erfgoed- en Kunstendecreet)<br />
http://www.just.fgov.be > Justitie van A tot Z<br />
(vzw-wetgeving)<br />
http://www.vlaanderen.be/openbaarheid<br />
(decreet betreffende de openbaarheid van bestuur)<br />
SCHRAM, F., Handboek Openbaarheid van Bestuur, Politeia, 2005.<br />
(http://www.politeia.be)<br />
3
Waarom archief bijhouden?<br />
In de eerste plaats omdat wetten en decreten ons dit opleggen. Bovendien<br />
vergemakkelijkt een goed gestructureerd archief de praktische werking van<br />
een vereniging. We vinden alles snel terug. Een transparant archief maakt<br />
controle op en verantwoording afleggen over de werking eenvoudig. En ooit<br />
wordt ons archief de bron voor de studie van de geschiedenis van onze vereniging<br />
of voor wetenschappelijk onderzoek. Vele redenen om het ‘weten’<br />
goed te bewaken.<br />
De archiefvormer<br />
Wie is nu eigenlijk ‘archiefvormer’? Iedere persoon of vereniging die doelen<br />
nastreeft en hierbij informatie produceert, ‘vormt archief’. Op papier of digitaal:<br />
dat maakt niet uit.<br />
Help, een digitaal doolhof<br />
{<br />
werkkopie<br />
Vroeger was het eenvoudig. De notulen van de vereniging werden netjes in<br />
een register neergepend of uitgetikt en in mappen bijgehouden. De boekhouding<br />
had haar vaste, tastbare documenten: de registers met inkomsten en<br />
uitgaven, de bankafschriften ... Wat we nodig hadden haalden we probleemloos<br />
uit de archiefkast.<br />
Met de personal computer werd alles anders. Documenten staan nu op een<br />
harde schijf. Als het goed is in een min of meer logische volgorde. Informatie<br />
van vroeger staat misschien op een floppy of een diskette waarvan we heimelijk<br />
hopen dat die nog werkt én leesbaar is. We weten lang niet altijd meer<br />
wat de definitieve versie van een document was, wat het origineel, of een<br />
... En wat doen we trouwens met onze elektronische post?<br />
4
<strong>Digitaal</strong> <strong>archiveren</strong>, geen kunst<br />
∞<br />
‹<br />
‹<br />
Of archief nu op papier of digitaal wordt bijgehouden, maakt niet zo veel uit.<br />
De methodes om dit goed te doen blijven in essentie dezelfde. De archiefkast<br />
met haar logisch opgebouwde papieren archief is in een digitale omgeving<br />
vervangen door een goede, transparante mappenstructuur op de harde<br />
schijf. Een structuur die er zo kan uitzien:<br />
1. Mappenstructuur of boomstructuur met een reeks kernwoorden waaruit<br />
de werking van de vereniging blijkt. Bijvoorbeeld:<br />
Administratie<br />
Boekhouding<br />
Organisatie<br />
Projecten<br />
...<br />
2. Daarbinnen vormen submappen de dossiers of projecten waar de vereniging<br />
mee bezig is. De maximale diepte van deze structuur is 8 niveaus, dus<br />
onder de root ten hoogste 7 niveaus aan submappen. Bijvoorbeeld:<br />
Administratie<br />
Briefwisseling<br />
Bestellingen<br />
Organisatie<br />
Raad van Bestuur<br />
Algemene Ledenvergadering<br />
Beleidsplannen<br />
5
‹<br />
‹<br />
3. In deze submappen bewaren we documenten los of onder aparte dossiernamen.<br />
De soorten documenten zijn zeer divers: tekstverwerking, rekenbladen,<br />
presentaties, foto’s, mails. Bijvoorbeeld:<br />
Administratie<br />
Briefwisseling<br />
BR060108_LC.doc<br />
BR060109_LC.doc<br />
Organisatie<br />
Verslagen<br />
VE_Project1_LC.doc<br />
Projecten<br />
Opendeurdag<br />
Stands<br />
NO_ontwerp_stands_LC.doc<br />
FO_stands_060128.jpg<br />
Offerte.msg<br />
4. We gebruiken een vaste structuur voor bestandsnamen van documenten.<br />
Mapnamen mogen maximaal 31 karakters lang zijn (voor archivering op<br />
cd-rom). Bestandsnamen mogen even lang zijn maar het punt en de extensie<br />
zijn daarbij inbegrepen. Een bestandsnaam bestaat dus ten hoogste uit<br />
27 karakters, een punt en een extensie van 3 karakters. Deze structuur<br />
bestaat uit de volgende onderdelen (niet noodzakelijk alle vijf):<br />
- type document (afkortingen zie punt 5)<br />
- onderwerp (kernachtig)<br />
- auteur (initialen)<br />
- datering (JJMMDD); bij briefwisseling datering (JJ) +<br />
volgnummer van de brief<br />
- formaat (doc, xls, jpg ...)<br />
6
‹<br />
5. We maken afspraken over het gebruik van afkortingen voor documenttypes.<br />
Enkele voorbeelden:<br />
AG Agenda<br />
BB Bestelbon<br />
BE Bestek<br />
BG Begroting<br />
BN Beleidsnota<br />
BO Bouwaanvraag<br />
BR Brief<br />
FA Fax<br />
FO Foto<br />
FR Formulier<br />
GB Grootboek<br />
GR Grafiek<br />
GU Gunningsverslag<br />
IN Inventaris<br />
JO Journaal<br />
LIJ Lijst<br />
MA Mail<br />
NO Nota<br />
OF Offerte<br />
OK Overeenkomst<br />
OP Operationeel plan<br />
PF Projectfiche<br />
PL Plan<br />
RE Reglement<br />
RET Retributiereglement<br />
RI Richtlijn<br />
RK Rekening<br />
TA Tabel<br />
UI Uitnodiging<br />
VE Verslag<br />
7
‹<br />
6. Digitale archieven bewaren we op verschillende manieren. Enerzijds door<br />
regelmatige back-ups op een andere drager (bvb. een cd-rom). Deze backups<br />
bewaren we niet in het gebouw waar we werken (denk aan brandgevaar!).<br />
Anderzijds <strong>archiveren</strong> we regelmatig niet langer actieve dossiers. We verwijderen<br />
mogelijke paswoorden waardoor documenten in de toekomst<br />
onleesbaar kunnen worden. We kiezen ook voor de beste standaard om<br />
documenten in op te slaan (zie Technische vereisten).<br />
De drie kernbegrippen voor een goed digitaal archief:<br />
• Een goede mappenstructuur<br />
• Duidelijke, eenvormige bestandsnamen<br />
• Regelmatige back-up en archivering<br />
Wegwijs in de e-mail jungle<br />
Er bestaan betere oplossingen dan de delete-toets!<br />
Overvolle elektronische postbussen, we kennen het fenomeen allemaal. Een<br />
e-mail terugvinden tussen honderden mails in de IN of OUT box? Onbegonnen<br />
werk!?!<br />
Algemeen: hoe gaan we om met e-mails van onze vereniging?<br />
1. Bepaal voor elke ontvangen of verzonden mail of die hoort bij de werking<br />
van de vereniging (m.a.w. is het geen privébericht?).<br />
2. Bepaal bij welk aspect van de werking de mail thuishoort: een dossier,<br />
een verslag, een project, ...<br />
3. Sla de bewuste e-mail op in de juiste submap van het digitale klassement.<br />
8
Ontvangen e-mail: wat mogen we verwijderen?<br />
1. Informatieve e-mails: nieuwsbrieven, mededelingen zonder gevolg,<br />
e-mails van verzendlijsten.<br />
2. Uitnodigingen en agenda’s van vergaderingen.<br />
3. Bevestigingen van aanwezigheden op vergaderingen, tenzij ze juridisch<br />
of administratief belang hebben: quota, opmaak verslagen, zitpenningen<br />
(verwijderen van zodra het belang vervalt).<br />
4. Dubbels.<br />
5. Automatisch gegenereerde antwoorden bij afwezigheid.<br />
6. Leesbevestigingen.<br />
Ontvangen e-mail: wat bewaren we zeker?<br />
1. Alles wat met de werking van onze vereniging te maken heeft: een dossier,<br />
een project, een te beleggen vergadering.<br />
2. E-mails met bijlagen die de werking van onze vereniging aanbelangen.<br />
3. Verslagen van vergaderingen of projectwerking, voor zover ze nuttig<br />
zijn voor onze eigen dossiers.<br />
4. Mededelingen, nieuwsbrieven en nota’s voor zover ze van van belang<br />
zijn voor de werking van de vereniging.<br />
<br />
Verzonden e-mail: wat mogen we verwijderen?<br />
1. Bevestigingen van aanwezigheden op vergaderingen, tenzij ze juridisch<br />
of administratief belang hebben (verwijderen van zodra het belang<br />
vervalt).<br />
2. Dubbels.<br />
Verzonden e-mail: wat bewaren we zeker?<br />
1. E-mails die te maken hebben met een dossier of een project.<br />
2. E-mails met bijlagen in verband met een dossier of een project.<br />
3. Agenda’s en uitnodigingen voor vergaderingen die we zelf beleggen.<br />
4. Verslagen van vergaderingen die we zelf beleggen.<br />
5. E-mails aan verzendlijsten.<br />
6. Nota’s in verband met de werking van de vereniging, mededelingen,<br />
nieuwsbrieven.<br />
9
Afdrukken of digitaal bewaren?<br />
Als er voldoende garanties bestaan voor een correcte digitale bewaring, dan<br />
is digitaal bewaren beter dan afdrukken. E-mail is per definitie een digitaal<br />
medium. Afdrukken betekent het verlies van de digitale functionaliteiten<br />
(bvb. de zoekfuncties).<br />
≠<br />
Onderwerpaanduiding<br />
Wees bondig in de onderwerpaanduiding: gebruik maximum 31 karakters (in<br />
functie van archivering op cd-rom). Wie dat wil kan hier ook een volgnummer<br />
en een auteursaanduiding aan toevoegen.<br />
Archiveren<br />
Zorg voor regelmatige back-ups van e-mails op cd-rom (bvb. één keer per jaar<br />
of trimester, afhankelijk van de omvang van het mailverkeer) en bewaar hem<br />
op een veilige plek (bvb. in een kluis) en liefst niet op de werkplek van de vereniging.<br />
Voor meer inhoudelijke en technische informatie, zie de David Richtlijn 1:<br />
Archiveren van e-mail<br />
http://www.expertisecentrumdavid.be/davidproject/teksten/Richtlijn1.pdf<br />
http://www.expertisecentrumdavid.be/docs/emailrapport_lr.pdf<br />
Een zeer leesbaar boekje is:<br />
BROEKEMA A. & RATELBAND L., De e-mailjungle. Praktische gids voor het<br />
beheersen van uw e-mailverkeer, Academic Service, 2005.<br />
(ISBN 90 5261 524 1)<br />
10
Wegdoen of bewaren?<br />
Het wettelijk verplichte bijhouden van het verenigingsarchief is een goede<br />
zaak. Maar minstens even belangrijk is beredeneerd selecteren en weggooien.<br />
Sterker nog, bewaren en weggooien zijn twee kanten van dezelfde munt.<br />
Een goed inzicht in de doelstellingen en functies van de vereniging is belangrijk.<br />
Daarbij kan een ‘ordeningsplan’ goede diensten bewijzen. Dat is niets<br />
meer dan een schema dat alle documenten rangschikt en zo een perfecte<br />
spiegel vormt van de verenigingsactiviteiten.<br />
Enkele voorbeelden:<br />
- Uit het ordeningsplan blijkt dat de verslagen van de Raad van Bestuur permanent<br />
bewaard moeten blijven. De secretaris houdt ze bij. Sommige<br />
medewerkers bewaren de documenten ook voor hun eigen werk en mogen<br />
ze na afloop weggooien, want ze worden centraal bewaard.<br />
- Vzw’s zijn wettelijk verplicht hun bankuittreksels tien jaar te bewaren.<br />
Daarna mogen ze weg.<br />
- Om jaarlijkse evenementen te organiseren is een dossier met alle praktische<br />
info over de vorige editie nuttig: e-mailings, geluidsinstallatie ... Maar dergelijke<br />
gegevens verouderen snel. Dat soort documenten mag na enkele<br />
jaren weg.<br />
- Elke vereniging krijgt ongevraagd allerlei documenten toegestuurd: jaarverslagen,<br />
programmabrochures enz... Voor zover die niet echt gebruikt<br />
worden is er geen reden om ze te bewaren in het archief.<br />
11
Wat doen we met het archief van de vereniging?<br />
Zolang het archief nuttig is bewaren we het beter ter plaatse. Archiefmateriaal<br />
dat thuis bewaard wordt loopt gevaar bij een verhuis of een<br />
bestuurswissel. Van zodra het archief een algemene culturele waarde heeft<br />
gekregen (wanneer verenigingsactiviteiten uitdoven), wordt het beter<br />
bewaard en beheerd in een gespecialiseerde instelling. Bewaring op lange<br />
termijn stelt specifieke eisen en is niet goedkoop. En ook het beheer van de<br />
bewaarde archiefstukken vergt deskundigheid.<br />
Er zijn zowel gespecialiseerde openbare als privaatrechterlijke archieven.<br />
Voor meer info: zie http://www.vvbad.be - Vlaamse Vereniging<br />
voor Bibliotheek-, Archief- & Documentatiewezen.<br />
Technische vereisten<br />
Goed digitaal <strong>archiveren</strong> is zorgen dat digitale documenten op lange termijn<br />
leesbaar blijven. Hard- en software veroudert technologisch erg snel. De<br />
gemiddelde IT-infrastructuur heeft ongeveer een levensduur van vijf à tien<br />
jaar, terwijl onze digitale documenten voor een langere periode of zelfs permanent<br />
bewaard moeten worden. Ook dragers van digitale informatie als<br />
diskettes en cd-roms verouderen mee.<br />
Waarmee moeten we rekening houden bij het opzetten van een systeem van<br />
digitaal <strong>archiveren</strong>?<br />
1. Een back-up maken is niet hetzelfde als <strong>archiveren</strong>.<br />
2. Zorg ervoor dat de te <strong>archiveren</strong> bestanden:<br />
- niet beveiligd zijn door paswoorden<br />
- niet gecomprimeerd zijn (compressie gaat vaak gepaard met gegevensverlies)<br />
12
3. Kies voor een gestandaardiseerd bestandsformaat dat gelezen kan worden<br />
door meerdere softwareprogramma’s:<br />
- tekstbestanden: PDF(A), XML of ODT (OpenOffice 2.0)<br />
- afbeeldingen: TIFF of PDF(A)<br />
- e-mail: XML of MSG<br />
- geluid: WAV<br />
- spreadsheets: PDF(A), XML of ODS (OpenOffice 2.0)<br />
- databanken: XML of ODB (OpenOffice 2.0)<br />
- websites: XML of HTML<br />
- presentaties: TIFF, PDF(A) of ODP (OpenOffice 2.0)<br />
Tip!<br />
• OpenOffice 2.0 is een open source initiatief. De programma’s zijn vergelijkbaar<br />
met de softwarepakketten vervat in MS Office. Het pakket<br />
kan gratis gedownload worden op http://www.openoffice.org. Hoewel<br />
de bestanden een extensie .odx hebben, gaat het eigenlijk om zipcontainers.<br />
Als je de extensie vervangt door .zip kun je aan de xmlbestanden<br />
die aan de basis van je document liggen.<br />
• Vanuit tekstverwerker of werkbladprogramma kunnen we vaak rechtstreeks<br />
werk omzetten naar een PDF (via Adobe Acrobat Writer) of<br />
een TIFF-bestand. Wanneer dat niet standaard ondersteund wordt is<br />
het vaak eenvoudig om via een plug-in toch die functionaliteit te verkrijgen.<br />
13
4. Gebruik geschikte opslagmedia. Beperk wel de soorten dragers. Vermijd<br />
meer ‘exotische’ opslagmedia zoals ZIP-schijven, magneetbanden, ....<br />
Wel geschikt zijn:<br />
- richtlijn voor duurzame CD’s:<br />
http://www.expertisecentrumdavid.be/davidproject/teksten/Richtlijn2.pdf<br />
- richtlijn voor magnetische dragers zoals cartridges en cassettes:<br />
http://www.expertisecentrumdavid.be/davidproject/teksten/Richtlijn6.pdf<br />
- harde schijven: deze drager heeft een kortere levensduur dan de vorige<br />
twee. Een robuust foutopsporingssysteem om degradatie op tijd te<br />
ontdekken is absoluut noodzakelijk.<br />
5. Spreid het risico door:<br />
- meerdere kopieën van dezelfde drager te maken.<br />
- één of meerdere reservekopieën op een andere locatie te bewaren<br />
dan de zetel van de vereniging.<br />
- regelmatig een kwaliteitscontrole uit te voeren.<br />
- dragers te vervangen bij een groeiend aantal fouten of wanneer de<br />
technologie veroudert.<br />
14
Wil je meer weten? Surf dan naar de website van<br />
vzw Gent Cultuurstad op http://www.gentcultuurstad.be<br />
Opleidingen rond digitaal <strong>archiveren</strong> gaan geregeld door in<br />
de Bibliotheekschool van Sint-Amandsberg.<br />
Zie hiervoor http://www.vspw.be/bibschool/<br />
15
[Colofon]<br />
Deze brochure kwam tot stand in de schoot van het Gents Archievenoverleg (GAO), een informele<br />
overlegstructuur ontstaan naar aanleiding van het eerste Erfgoedweekend in 2001.<br />
Maken deel uit van het GAO:<br />
- Amsab - Instituut voor Sociale Geschiedenis Gent<br />
- Archief Broeders van Liefde<br />
- Archief NTGent<br />
- Archief OCMW Gent<br />
- Archief Universiteit Gent<br />
- Archief van het Bisdom Gent en de Sint-Baafskathedraal<br />
- Archief Zusters van Liefde van Jezus en Maria<br />
- Bibliotheek en Archief van het augustijnenklooster Sint-Stefanus<br />
- Bibliotheek en Archief Koninklijk Conservatorium Gent<br />
- De Fonteine<br />
- Designarchief Vlaanderen<br />
- Fonds Suzan Daniel<br />
- Liberaal Archief<br />
- Provinciaal Archief Oost-Vlaanderen<br />
- Rijksarchief Gent<br />
- Stadsarchief Gent<br />
Werkgroep: Leen Charles, Piet Creve, Tom Haeck en Wout De Vuyst<br />
Tekst: Leen Charles<br />
Eindredactie: Wieland De Hoon<br />
Vormgeving: Johnny Bekaert<br />
Met dank aan: André Capiteyn, Marc Carnier, Ludo Collin, Lieve Compernolle, Luc de Kezel,<br />
Maria De Waele, Christine De Weerdt, Bart Doucet, Werner Grootaers, Marc Haegeman, Bart<br />
Hellinck, Kaat Leeman, Freddy Lévy, Yvonne Peiren, Freddy van Besien, Anne-Marie Van der<br />
Meersch, Karin Vandermeersch, Roos Van Driessche, Véronique Van Goethem, Lieve<br />
Vermeulen, Daniel Vervenne<br />
Een uitgave van Gent Cultuurstad vzw (<strong>Erfgoedcel</strong> Gent)<br />
i.s.m. de Stad Gent - Departement Cultuur.<br />
Wettelijk depot D/2006/11046/2<br />
v.u. Sas van Rouveroij, Gent Cultuurstad vzw, Bijlokekaai 7b, 9000 Gent.<br />
16
Deze brochure kan worden besteld bij:<br />
Gent Cultuurstad vzw<br />
Bijlokekaai 7b<br />
9000 Gent<br />
Tel. 09 269 87 90<br />
E gentcultuurstad@gent.be<br />
http://www.gentcultuurstad.be