JAARVERSLAG 2011 - Hercules Dordrecht

een grote bijdrage aan de exploitatie, dus bij onzorgvuldig gebruik, vernielingen, onnodig
energieverbruik e.d. worden de kosten aan de verenigingen, uiteindelijk aan de leden,
doorberekend. Dus bij tekorten dienen de verenigingen dit op te vangen. Hiervoor is een
verdeelsleutel, op basis van het ledental tussen Hercules en Parthenon, afgesproken. Dus laten
wij zuinig omgaan met onze hal. Dit geldt uiteraard ook voor de gasten. Maar mocht er een
substantieel overschot zijn, dan kan dit verrekend worden met de huurprijzen van de
deelnemende verenigingen!
Het onderzoek naar de mogelijkheden tot plaatsing van een portocabin in de omgeving van de
sporthal als “arboproof” werkplek voor de verenigingmanager, representatieve
ontvangstmogelijkheid voor relaties, het houden van bestuursvergaderingen en cursussen in
kleine kring, heeft stilgelegen. In 2012 is dit weer opgepakt..
De SOAR heeft een concept ontruimingsplan voor de hal gemaakt. Dit in het kader van de
bedrijfshulpverlening (BHV) Dit plan is nog niet geïmplementeerd. In 2012 zal de
verenigingsmanager hiermee aan de slag gaan. Ruim 30 leden hebben de cursus reanimatie en
bedienaar AED gevolgd.
Correspondentie
In het verslagjaar werden 229 (252) correspondentiestukken geregistreerd en in behandeling
genomen. Sinds een aantal jaren weer eens een daling. Naast deze papieren poststroom
worden er zeer vele e-mails door het secretariaat ontvangen. Deze stukken zijn hoofdzakelijk
afkomstig van de gemeente Dordrecht, de AU, de Stichting, leveranciers en allerlei andere
instanties.
Tijdens de bestuursvergaderingen worden relevante poststukken besproken en in
voorkomende gevallen actie hierop genomen. Belangrijke brieven en e-mails werden aan de
desbetreffende commissies en personen ter uitvoering of ter informatie verstrekt.
Belangwekkende onderwerpen worden aangeboden aan de redactie van het clubblad of
webmaster.
Van het e-mail adres: info@herculesdordrecht.nl wordt veelvuldig (ongeveer 2.500 e-mails)
door (niet) leden, organisaties e.d. gebruik gemaakt. Het gaat om uitwisseling van informatie
onderling, maar ook om het verkrijgen van informatie over Hercules, bv. trainingen,
lidmaatschap, deelname aan lopen, enquêtes enz. Ondanks dat het e-mail adres van de
ledenadministratie niet meer via de secretaris verloopt, komen er nog wekelijks afmeldingen
(ongeveer 196 op jaarbasis) binnen op het info adres.
Communicatie
Om de naamsbekendheid van Hercules in Dordrecht en omstreken te versterken worden
regelmatig persberichten over bepaalde activiteiten bij Hercules naar de media, zoals
landelijke-en regionale kranten, regionale televisie, kabelkranten e.d., gezonden. Het gaat dan
om vermeldenswaardige uitslagen bij wedstrijden op atletiek-en worstelgebied,
aankondigingen van lopen, beginnerscursussen voor loopgroepen of Nordic Walking. De
plaatsing is afhankelijk van de ruimte of ander sportaanbod. In een aantal gevallen is er
advertentieruimte gekocht, b.v. een gehele pagina.
Bij evenementen e.d. worden posters, flyers gemaakt, die verspreid worden naar allerlei
instanties, verenigingen, scholen e.d. In overleg met ons reclamebureau “Studio-66” vinden
deze uitingen in een frisse, uniforme en herkenbare uitvoering plaats.
Informatie naar de leden geschiedt ook nog traditiegetrouw via het clubblad. Het clubblad
wordt vervaardigd door “Studio-66”. Een groot aantal leden wenst het clubblad niet op het
huisadres te willen ontvangen. Maandelijks wordt er stapel clubbladen geplaatst in de kantine
- 15 -