Actieplan administratieve vereenvoudiging en ... - Bestuurszaken

Actieplan administratieve vereenvoudiging en kwaliteitsvolle regelgeving beleidsdomein Onderwijs en Vorming 2012
ICT-systemen die al geruime tijd in productie staan en die nog steeds moeten onderhouden
worden. Die systemen stammen uit een tijd waarin de mogelijkheden van ICT nog veel
minder uitgebreid waren, maar spelen nog altijd een grote rol. De applicaties zijn vele jaren
onderhouden en er zijn steeds meer modules bijgebouwd; ze bevatten erg veel bedrijfskennis.
Technisch gezien kunnen de applicaties wel nog draaien maar het onderhoud wordt steeds
moeilijker doordat de kennis om met dergelijke oude systemen om te gaan steeds moeilijker
te vinden is. Het onderhoud wordt moeilijker en duurder en het is niet evident strakke
deadlines te behalen. Bovendien is het bijna onmogelijk om met de gebruikte oude
technologie nieuwe vormen van dienstverlening te realiseren. Een aantal van de oudste
modules zijn in de loop van de jaren al vernieuwd. Het hart van het systeem dateert echter uit
het begin van de jaren ’80 van de vorige eeuw. Het is dus nodig dat de ICT-systemen, en in
het bijzonder het salarissysteem, grondig vernieuwd worden, zodat ze technologisch terug
aangepast zijn aan de noden van de 21 ste eeuw.
In 2006 voerde de Interne Audit van de Vlaamse Administratie een audit uit van het
Agentschap voor Onderwijsdiensten. Het proces van de salarisbetalingen werd hierbij grondig
onder de loep genomen. In 2007 werd het Agentschap ook geaudit in het kader van BCM
(Business Continuity Management). Uit beide audits bleek dat bijkomende inspanningen
moeten gebeuren om het proces van de salarisbetalingen en de ondersteunende ICTapplicaties
te versterken.
Op basis van deze aanbevelingen nam het Agentschap voor Onderwijsdiensten het initiatief
het salarissysteem en de volledige betaalketting grondig te laten doorlichten. Op basis van een
openbare aanbesteding werd deze opdracht toegekend aan het consultancybedrijf Ernst &
Young. Het eindrapport werd in juni 2009 opgeleverd. Het rapport adviseert duidelijk om
dringend werk te maken van een re-engineering van het salarissysteem.
Vooruitlopend op de resultaten van de audit door Ernst & Young, werd al van start gegaan
met de analyse van een eerste module van het salarissysteem. In dit project, dat de naam
BETA (van BETAling) draagt, wordt het raakvlak tussen het Elektronisch Personeelsdossier
en het salarissysteem aangepakt. Het project BETA past precies in de werkwijze die door
Ernst & Young wordt aangeraden maar is daarnaast ook bedoeld om de functionaliteit en
gebruiksvriendelijkheid van de oude inputmodule in belangrijke mate te verhogen. De
analysefase van het project, in samenwerking met EDS, loopt momenteel ten einde.
De volgende stap in de hele operatie is de start van (de analyse) van de vernieuwbouw van het
salarissysteem. De logische fasen die zich op dit ogenblik aandienen, zijn de vier grote delen
waaruit het huidige salarissysteem bestaat : gegevensverzameling, berekening, outputs en
naverwerking.
Doel(en)
De realisatie levert een substantiële bijdrage tot één van de kerntaken van AgODi, namelijk
een tijdige en correcte uitbetaling van de salarissen van het personeel van het Vlaamse
onderwijs.
Soort(en) vereenvoudiging
Systeemvereenvoudiging
8