UPI 040 Opstellen, wijzigen, registreren en archiveren van - Essent
UPI 040 Opstellen, wijzigen, registreren en archiveren van - Essent
UPI 040 Opstellen, wijzigen, registreren en archiveren van - Essent
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
^<br />
Procedure Toegangsbeheer (<strong>UPI</strong> 039)<br />
Wijziging<strong>en</strong> bij deze versie:<br />
Nieuw<br />
versiedatum<br />
01-07-2011<br />
opsteller<br />
check<br />
- HSE Officer<br />
- R&Q officer<br />
B. Cramer<br />
R. H<strong>en</strong>sk<strong>en</strong>s<br />
R. Kruit<br />
k<br />
autorisatie<br />
R. Kamst<br />
h<br />
/ / ^<br />
Alle papMénversies zijn niet beheerst!<br />
^
Titel Procedure Toegangsbeheer<br />
Nummer<br />
Datum 01-07-2011<br />
Inhoud<br />
Pagina<br />
1 Doel 3<br />
2 Reikwijdte / Doelgroep 3<br />
3 Indicator<strong>en</strong> / Controls 3<br />
4 Definities/afkorting<strong>en</strong> 3<br />
5 Refer<strong>en</strong>ties 3<br />
6 Werkwijze 4<br />
7 Registraties 5<br />
8 Bijlag<strong>en</strong> 5<br />
8.1 Regels toegang tot Ess<strong>en</strong>t Productie locaties 6<br />
8.2 Instructie: Toegang medewerker Ess<strong>en</strong>t 10<br />
8.3 Instructie: Toegang contractor 11<br />
8.4 Instructie: toegang bezoeker 13<br />
8.5 Instructie: Toegang excursies 14<br />
8.6 Instructie: Toegang opsporingsambt<strong>en</strong>ar<strong>en</strong> 15<br />
8.7 Instructie: Toek<strong>en</strong>n<strong>en</strong> autorisatie bijzondere ruimte 16<br />
8.8 Afloopschema docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> 17<br />
Alle papier<strong>en</strong> versies zijn niet beheerst!
Procedure<br />
Bladnummer 3<br />
Toegangsbeheer<br />
1 Doel<br />
Bereik<strong>en</strong> dat alle person<strong>en</strong> die e<strong>en</strong> locatie <strong>van</strong> Ess<strong>en</strong>t Productie will<strong>en</strong> betred<strong>en</strong> dit gecontroleerd<br />
do<strong>en</strong>.<br />
2 Reikwijdte / Doelgroep<br />
De Procedure is <strong>van</strong> toepassing op alle m<strong>en</strong>s<strong>en</strong> die e<strong>en</strong> terrein <strong>van</strong> Ess<strong>en</strong>t Productie will<strong>en</strong><br />
betred<strong>en</strong>.<br />
3 Indicator<strong>en</strong> / Controls<br />
Alle person<strong>en</strong> die e<strong>en</strong> locatie betred<strong>en</strong> zijn geregistreerd.<br />
Voldo<strong>en</strong> aan wet- <strong>en</strong> regelgeving.<br />
4 Definities/afkorting<strong>en</strong><br />
TRS = toegangsregistratiesysteem<br />
5 Refer<strong>en</strong>ties<br />
Refer<strong>en</strong>tiedocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> in het managem<strong>en</strong>t systeem:<br />
- Beleidsdocum<strong>en</strong>t Beveiliging<br />
- <strong>UPI</strong> 020 VCA voor contractors<br />
- <strong>UPI</strong> 036 Uitvoeringsregels Alcoholcontroles<br />
- <strong>UPI</strong> 101 Sanctiebeleid<br />
- <strong>UPI</strong> 028 Visitatie<br />
- <strong>UPI</strong> 036 Begeleiding ambt<strong>en</strong>ar<strong>en</strong> Arbeidsinspectie<br />
- Werk<strong>en</strong> aan installatie <strong>van</strong> derd<strong>en</strong><br />
Alle papier<strong>en</strong> versies zijn niet beheerst!
Procedure<br />
Bladnummer 4<br />
Toegangsbeheer<br />
6 Werkwijze<br />
Ess<strong>en</strong>t-<br />
Medewerker,<br />
contractor<br />
Bezoeker<br />
(contractor,<br />
Ess<strong>en</strong>tmed.,<br />
etc.)<br />
Beveiliging<br />
Stap 1 <strong>en</strong> 2<br />
Door Ess<strong>en</strong>t-medewerkers maar ook door contractors moet<strong>en</strong> m<strong>en</strong>s<strong>en</strong> die Ess<strong>en</strong>t bezoek<strong>en</strong> of<br />
werkzaamhed<strong>en</strong> gaan verricht<strong>en</strong> vooraf aangemeld zijn.<br />
Stap 3<br />
De betrokk<strong>en</strong>e meldt zich voor toegang tot de betreff<strong>en</strong>de locatie.<br />
Stap 4<br />
De beveiliging <strong>van</strong> de locatie bepaalt in welke categorie de betrokk<strong>en</strong>e hoort. Hiervoor kan<br />
gebruik word<strong>en</strong> gemaakt <strong>van</strong> de Afloopschema’s.<br />
Stap 5 <strong>en</strong> 6<br />
Afhankelijk <strong>van</strong> de categorie zijn er eis<strong>en</strong> gesteld aan de docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> die de betrokk<strong>en</strong>e di<strong>en</strong>t te<br />
overlegg<strong>en</strong> om toegang tot de locatie te verkrijg<strong>en</strong>.<br />
Indi<strong>en</strong> de vereiste docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> niet getoond kunn<strong>en</strong> word<strong>en</strong> of niet geldig zijn, kan de toegang<br />
ontzegd word<strong>en</strong> tot de betreff<strong>en</strong>de locatie.<br />
Stap 7<br />
De beveiliging verle<strong>en</strong>t de betrokk<strong>en</strong>e toegang tot het terrein door het uitgev<strong>en</strong> <strong>van</strong> e<strong>en</strong><br />
toegangspas. Er zijn drie soort<strong>en</strong> toegangspass<strong>en</strong>: bezoeker / contractor / medewerker Ess<strong>en</strong>t. De<br />
beveiliging kan uitsluit<strong>en</strong>d in opdracht <strong>van</strong> toegangscoördinator toegang verl<strong>en</strong><strong>en</strong> tot bepaalde<br />
installaties <strong>en</strong>/of specifieke ruimtes op de locatie.<br />
Stap 8<br />
Met de toegangspas kan de betrokk<strong>en</strong>e zich via de paslezer aanmeld<strong>en</strong> in het<br />
toegangsregistratiesysteem. Bij Middelgrote E<strong>en</strong>hed<strong>en</strong> di<strong>en</strong>t de betrokk<strong>en</strong>e zich in te schrijv<strong>en</strong><br />
in het logboek.<br />
Alle papier<strong>en</strong> versies zijn niet beheerst!
Procedure<br />
Bladnummer 5<br />
Toegangsbeheer<br />
Stap 9<br />
De betrokk<strong>en</strong>e meldt zich af via de paslezer <strong>van</strong> het toegangsregistratiesysteem of door zich uit<br />
te schrijv<strong>en</strong> in het logboek (MGE) of door het inlever<strong>en</strong> <strong>van</strong> de toegangspas.<br />
Stap 10<br />
De beveiliging neemt de toegangspas in ont<strong>van</strong>gst (indi<strong>en</strong> <strong>van</strong> toepassing) <strong>en</strong> boekt de<br />
betrokk<strong>en</strong>e uit het systeem.<br />
7 Registraties<br />
- Registratie in het toegangsregistratiesysteem.<br />
- Registratie <strong>van</strong> docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> in de aanmeld- <strong>en</strong> docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>service.<br />
8 Bijlag<strong>en</strong><br />
8.1 Regels toegang tot Ess<strong>en</strong>t Productie locaties<br />
8.2 Instructie: Toegang medewerker Ess<strong>en</strong>t<br />
8.3 Instructie: Toegang contractor<br />
8.4 Instructie: Toegang bezoeker<br />
8.5 Instructie: Toegang excursies<br />
8.6 Instructie: Toegang opsporingsambt<strong>en</strong>ar<strong>en</strong><br />
8.7 Instructie: Toek<strong>en</strong>n<strong>en</strong> autorisatie bijzondere ruimte<br />
8.8 Afloopschema Docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
Formulier<strong>en</strong>:<br />
- Arbeidsverklaring werkgever (onderstaande link)<br />
http://sweszvip01prd.ess<strong>en</strong>t.local/doc2<strong>en</strong>ergy?objectIdIB=090004f980271998<br />
Ingangsdatum: 1 november 2011<br />
Alle papier<strong>en</strong> versies zijn niet beheerst!
Procedure<br />
Bladnummer 6<br />
Toegangsbeheer<br />
8.1 Regels toegang tot Ess<strong>en</strong>t Productie locaties<br />
1. Toegangspas<br />
Elke persoon op e<strong>en</strong> locatie <strong>van</strong> Ess<strong>en</strong>t Productie di<strong>en</strong>t te beschikk<strong>en</strong> over e<strong>en</strong> geldige<br />
toegangspas. Deze toegangspas is op naam gesteld <strong>en</strong> strikt persoonlijk. Alle pass<strong>en</strong>, met<br />
uitzondering <strong>van</strong> bezoekerspass<strong>en</strong> voor één dag, zijn voorzi<strong>en</strong> <strong>van</strong> e<strong>en</strong> plaklamel met foto. Voor<br />
het verkrijg<strong>en</strong> <strong>van</strong> e<strong>en</strong> toegangspas is legitimatie verplicht.<br />
Op verzoek <strong>van</strong> e<strong>en</strong> beveiligingsmedewerker di<strong>en</strong>t m<strong>en</strong> zich op locatie te kunn<strong>en</strong> legitimer<strong>en</strong><br />
met e<strong>en</strong> geldig id<strong>en</strong>titeitsbewijs <strong>en</strong> de toegangspas te ton<strong>en</strong>.<br />
De toegangspas di<strong>en</strong>t zichtbaar te word<strong>en</strong> gedrag<strong>en</strong>. Indi<strong>en</strong> de uitvoering <strong>van</strong> het werk dit niet<br />
toelaat c.q. gevaar oplevert di<strong>en</strong>t de pas veilig te word<strong>en</strong> opgeborg<strong>en</strong> in de werkkleding of onder<br />
de bov<strong>en</strong>kleding gedrag<strong>en</strong> te word<strong>en</strong>; bij beëindiging <strong>van</strong> het risicovolle werk di<strong>en</strong>t de pas dan<br />
weer zichtbaar gedrag<strong>en</strong> te word<strong>en</strong>.<br />
Alle medewerkers Ess<strong>en</strong>t Productie <strong>en</strong> e<strong>en</strong>ieder die installatie(s) betreedt, moet de Deltalinqs<br />
poortinstructiefilm zi<strong>en</strong> <strong>en</strong> bijbehor<strong>en</strong>de toets met voldo<strong>en</strong>de resultaat mak<strong>en</strong>.<br />
Indi<strong>en</strong> m<strong>en</strong> meer dan 3 keer faalt bij het aflegg<strong>en</strong> <strong>van</strong> de toets, kan ge<strong>en</strong> toegang tot de<br />
installaties word<strong>en</strong> verle<strong>en</strong>d.<br />
De toegang tot de locaties kan word<strong>en</strong> geweigerd als m<strong>en</strong> niet aan de gestelde voorwaard<strong>en</strong><br />
voldoet.<br />
Ev<strong>en</strong>e<strong>en</strong>s kan de toegang word<strong>en</strong> geweigerd als er het sanctiebeleid (<strong>UPI</strong> 101) <strong>van</strong> kracht is.<br />
Het verlop<strong>en</strong> <strong>van</strong> de geldigheid <strong>van</strong> docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> leidt direct tot het blokker<strong>en</strong> <strong>van</strong> de toegang tot<br />
alle Ess<strong>en</strong>t Productie locaties. Het betreft daarbij de geldigheid <strong>van</strong>:<br />
- Poortinstructie Deltalinqs<br />
- VCA certificaat<br />
- Id<strong>en</strong>titeitsbewijs<br />
- Verblijfsvergunning<br />
- Tewerkstellingsvergunning<br />
- E101/E111/A1 verklaring<br />
- VAR<br />
- Arbeidsverklaring werkgever<br />
Deze docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> di<strong>en</strong><strong>en</strong> gedur<strong>en</strong>de de aanwezigheid op de locatie c.q. gedur<strong>en</strong>de de uitvoering<br />
<strong>van</strong> de werkzaamhed<strong>en</strong>, geldig te blijv<strong>en</strong>. Bij het verlop<strong>en</strong> <strong>van</strong> sommige docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> kan <strong>en</strong>ige<br />
tijd dur<strong>en</strong> voordat in e<strong>en</strong> nieuwe is voorzi<strong>en</strong>. M<strong>en</strong> di<strong>en</strong>t dan t<strong>en</strong>minste e<strong>en</strong> aanvraag <strong>van</strong> het<br />
bewuste docum<strong>en</strong>t te kunn<strong>en</strong> overlegg<strong>en</strong>. Hiermee kan tijdelijke toegang word<strong>en</strong> verle<strong>en</strong>d.<br />
Alle papier<strong>en</strong> versies zijn niet beheerst!
Procedure<br />
Bladnummer 7<br />
Toegangsbeheer<br />
De uitgifte <strong>van</strong> toegangspass<strong>en</strong> <strong>en</strong> de gegev<strong>en</strong>s <strong>van</strong> person<strong>en</strong> aan wie e<strong>en</strong> toegangspas is<br />
verstrekt, word<strong>en</strong> door Ess<strong>en</strong>t Productie voor alle locaties bijgehoud<strong>en</strong> in e<strong>en</strong> geautomatiseerd<br />
register. Dit register is geregistreerd bij het College Bescherming Persoonsgegev<strong>en</strong>s (CBP) onder<br />
nummer “m1475851”.<br />
In bijzondere gevall<strong>en</strong>, bijvoorbeeld bij “Op<strong>en</strong> Dag<strong>en</strong>” wordt toegang op afwijk<strong>en</strong>de wijze<br />
geregeld in overleg met de Plantmanager <strong>van</strong> de betreff<strong>en</strong>de locatie.<br />
2. Toegang Opsporingsambt<strong>en</strong>ar<strong>en</strong><br />
Toegang tot de terrein<strong>en</strong> kan op wettelijke grond niet word<strong>en</strong> geweigerd aan person<strong>en</strong> die zich<br />
legitimer<strong>en</strong> als ambt<strong>en</strong>aar <strong>van</strong> Politie, Arbeidsinspectie, Rijkswaterstaat, Provincie,<br />
Mededingingsautoriteit of anderszins, onder de voorwaarde dat hij/zij zich k<strong>en</strong>baar maakt als<br />
opsporingsambt<strong>en</strong>aar, toezichthouder/wetshandhaver.<br />
3. Toegang Hulpverl<strong>en</strong>ers<br />
Hulpverl<strong>en</strong>ingsdi<strong>en</strong>st<strong>en</strong> zoals Brandweer, Politie <strong>en</strong> Ambulances krijg<strong>en</strong> vrije toegang bij<br />
calamiteit<strong>en</strong>.<br />
4. Toegang medewerkers Ess<strong>en</strong>t (medewerkerspas)<br />
Alle Ess<strong>en</strong>t medewerkers word<strong>en</strong> in SAP HR geregistreerd <strong>en</strong> ont<strong>van</strong>g<strong>en</strong> e<strong>en</strong> “medewerkerspas”<br />
bij indi<strong>en</strong>sttreding. Deze pas geeft niet automatisch toegang tot productielocaties, maar kan op<br />
verzoek word<strong>en</strong> geautoriseerd.<br />
Alle Ess<strong>en</strong>t Productie medewerkers hebb<strong>en</strong> tijd<strong>en</strong>s kantoorur<strong>en</strong> toegang tot de terrein<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
kantor<strong>en</strong> <strong>van</strong> alle productielocaties m.u.v. de Middelgrote E<strong>en</strong>hed<strong>en</strong>. Buit<strong>en</strong> kantoorur<strong>en</strong> is voor<br />
toegang tot de gebouw<strong>en</strong> <strong>en</strong> terrein<strong>en</strong> e<strong>en</strong> aanvull<strong>en</strong>de autorisatie vereist.<br />
Externe inl<strong>en</strong>ers zijn geregistreerd In SAP HR. Zij hebb<strong>en</strong> e<strong>en</strong> tev<strong>en</strong>s e<strong>en</strong> personeelsnummer <strong>van</strong><br />
Ess<strong>en</strong>t Productie. Zij ont<strong>van</strong>g<strong>en</strong> echter e<strong>en</strong> “contractorpas” om zodo<strong>en</strong>de hun noodzakelijke<br />
docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> te kunn<strong>en</strong> bewak<strong>en</strong> via het digitale dossier <strong>van</strong> de aanmeldservice<br />
(toegangregistratiesysteem).<br />
Leerwerkers jonger dan 18 jaar altijd onder begeleiding <strong>van</strong> zijn/haar m<strong>en</strong>tor.<br />
5. Toegang Bezoekers (bezoekerspas)<br />
Alle bezoekers ont<strong>van</strong>g<strong>en</strong> voor de dag <strong>van</strong> het bezoek e<strong>en</strong> “bezoekerspas”. Bij vertrek moet de pas<br />
word<strong>en</strong> ingeleverd.<br />
Van bezoekers is altijd e<strong>en</strong> contactpersoon op de betreff<strong>en</strong>de locatie bek<strong>en</strong>d <strong>en</strong> aanwezig.<br />
De minimum leeftijd voor bezoekers is 12 jaar, mits onder begeleiding <strong>van</strong> e<strong>en</strong> volwass<strong>en</strong>e. Voor<br />
zelfstandige toegang geldt e<strong>en</strong> leeftijdsgr<strong>en</strong>s minimaal 18 jaar.<br />
Alle papier<strong>en</strong> versies zijn niet beheerst!
Procedure<br />
Bladnummer 8<br />
Toegangsbeheer<br />
Person<strong>en</strong> die frequ<strong>en</strong>t <strong>en</strong> voor e<strong>en</strong> langere tijd e<strong>en</strong> locatie bezoek<strong>en</strong> kunn<strong>en</strong> e<strong>en</strong> “jaarpas”<br />
ont<strong>van</strong>g<strong>en</strong>. Deze is voor maximaal één jaar geldig. Deze person<strong>en</strong> hebb<strong>en</strong> uitsluit<strong>en</strong>d toegang tot<br />
niet PBM verplichte gebied<strong>en</strong> <strong>en</strong> zijn absoluut niet bevoegd om te werk<strong>en</strong> in of aan installaties.<br />
Deze jaarpas wordt alle<strong>en</strong> uitgereikt met toestemming <strong>van</strong> de toegangscoördinator.<br />
Voor koeriers zijn toegangspass<strong>en</strong> beschikbaar die door in bewaring gev<strong>en</strong> <strong>van</strong> het<br />
legitimatiebewijs als borg word<strong>en</strong> uitgegev<strong>en</strong>.<br />
6. Toegang Excursies<br />
Bij excursies word<strong>en</strong> g<strong>en</strong>ummerde bezoekerspass<strong>en</strong> uitgereikt aan de hand <strong>van</strong> de<br />
deelnemerslijst.<br />
Zie ook voorwaard<strong>en</strong> excursies<br />
7. Toegang Contractor (contractorpas)<br />
Medewerkers <strong>van</strong> contractors <strong>en</strong> externe inl<strong>en</strong>ers ont<strong>van</strong>g<strong>en</strong> voor de duur <strong>van</strong> hun<br />
werkzaamhed<strong>en</strong> e<strong>en</strong> “contractorpas”.<br />
De hoofdcontractor, ROK-contractor of ev<strong>en</strong>tueel subcontractor (ter beoordeling door afd. HSE)<br />
krijgt <strong>van</strong> Ess<strong>en</strong>t Productie e<strong>en</strong> certificaat voor het gebruik <strong>van</strong> de aanmeldservice verstrekt.<br />
Deze is verantwoordelijk voor de aanmelding <strong>van</strong> zijn medewerkers <strong>en</strong> hun subcontractors. Dit<br />
gebeurd via de “aanmeldservice”.<br />
Contractormedewerkers di<strong>en</strong><strong>en</strong> t<strong>en</strong>minste 3 werkdag<strong>en</strong> voorafgaand aan de werkzaamhed<strong>en</strong>, via<br />
de aanmeldservice aangemeld te zijn om vertraging bij de toegang te voorkom<strong>en</strong>. Na aanmelding<br />
word<strong>en</strong> de docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> <strong>van</strong> medewerkers beoordeeld of ze aan alle formaliteit<strong>en</strong>, ook de<br />
wettelijke, voldo<strong>en</strong> <strong>en</strong> gerechtigd zijn om op Ess<strong>en</strong>t Productie locaties arbeid te verricht<strong>en</strong>. De<br />
certificaathouder krijgt bericht <strong>van</strong> goed- of afkeuring. Niet goedgekeurde medewerkers word<strong>en</strong><br />
geweigerd.<br />
Als betrokk<strong>en</strong>e nog niet is aangemeld maar wel alle b<strong>en</strong>odigde docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> bij zich heeft, kan na<br />
e<strong>en</strong> quick scan e<strong>en</strong> (voorlopige) toegangspas word<strong>en</strong> verstrekt met e<strong>en</strong> geldigheid <strong>van</strong> maximaal<br />
3 werkdag<strong>en</strong>. De certificaathouder di<strong>en</strong>t de persoon alsnog direct aan te meld<strong>en</strong> via de aanmeldservice.<br />
Heeft de aanmelding <strong>en</strong> goedkeuring niet tijdig of volledig plaatsgevond<strong>en</strong> dan wordt de<br />
pas geblokkeerd.<br />
Indi<strong>en</strong> e<strong>en</strong> hoofdcontractor <strong>en</strong> /of ROK-contractors (nog) ge<strong>en</strong> certificaat voor de<br />
aanmeldservice heeft, kan dit word<strong>en</strong> aangevraagd via email: aanmeldservice@ess<strong>en</strong>t.nl<br />
Daarbij moet word<strong>en</strong> opgev<strong>en</strong> bedrijfsnaam, contactpersoon, telefoonnummer, emailadres <strong>en</strong><br />
ev<strong>en</strong>tuele subcontractors.<br />
Indi<strong>en</strong> e<strong>en</strong> contractor minder dan 5 aanmelding<strong>en</strong> op jaarbasis doet, kan ontheffing <strong>van</strong> het<br />
gebruik <strong>van</strong> de aanmeldservice word<strong>en</strong> gegev<strong>en</strong>. Dit ter beoordeling aan de afd. HSE.<br />
Contractorpass<strong>en</strong> die twee maand<strong>en</strong> niet gebruikt zijn op e<strong>en</strong> locatie word<strong>en</strong> automatisch<br />
geblokkeerd.<br />
Alle papier<strong>en</strong> versies zijn niet beheerst!
Procedure<br />
Bladnummer 9<br />
Toegangsbeheer<br />
8. Werk<strong>en</strong> aan installaties <strong>van</strong> derd<strong>en</strong><br />
Deze person<strong>en</strong> ont<strong>van</strong>g<strong>en</strong> e<strong>en</strong> “contractorpas”. Zij di<strong>en</strong><strong>en</strong> aangemeld te zijn in het<br />
toegangsregistratiesysteem.<br />
9. Voertuig<strong>en</strong><br />
Voertuig<strong>en</strong> word<strong>en</strong> niet toegelat<strong>en</strong> tot het terrein <strong>en</strong> di<strong>en</strong><strong>en</strong> op de daarvoor aangegev<strong>en</strong><br />
parkeerplaats<strong>en</strong> te word<strong>en</strong> geparkeerd.<br />
Voor het lever<strong>en</strong> <strong>en</strong> ophal<strong>en</strong> <strong>van</strong> goeder<strong>en</strong> <strong>en</strong> het uitvoer<strong>en</strong> <strong>van</strong> di<strong>en</strong>st<strong>en</strong> wordt indi<strong>en</strong><br />
noodzakelijk, dit ter beoordeling <strong>van</strong> de locatie, e<strong>en</strong> specifieke toegangsautorisatie (slagboom)<br />
verstrekt.<br />
Het voertuig met bestuurder wordt bij toegang geregistreerd <strong>en</strong> krijgt e<strong>en</strong> parkeerkaart. Deze<br />
moet zichtbaar achter de voorruit word<strong>en</strong> geplaatst.<br />
Als m<strong>en</strong> met meerdere person<strong>en</strong> in e<strong>en</strong> voertuig het terrein betreedt of verlaat, di<strong>en</strong>t ieder<br />
afzonderlijk, met de eig<strong>en</strong> toegangspas, de paslezer te gebruik<strong>en</strong>. De meerijders di<strong>en</strong><strong>en</strong> daarvoor<br />
de paslezer <strong>van</strong> voetgangerstoegang te gebruik<strong>en</strong>.<br />
Alle papier<strong>en</strong> versies zijn niet beheerst!
Procedure<br />
Bladnummer 10<br />
Toegangsbeheer<br />
8.2 Instructie: Toegang medewerker Ess<strong>en</strong>t<br />
Alle papier<strong>en</strong> versies zijn niet beheerst!
Procedure<br />
Bladnummer 11<br />
Toegangsbeheer<br />
8.3 Instructie: Toegang contractor<br />
Alle papier<strong>en</strong> versies zijn niet beheerst!
Procedure<br />
Toegangsbeheer<br />
Bladnummer 12<br />
Docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
Aanmeld<strong>en</strong><br />
toegang<br />
1.<br />
“aanmeldservice”<br />
1. Contractor<br />
Voert gevraagde gegev<strong>en</strong>s in conform vrag<strong>en</strong> in het<br />
systeem<br />
Zorgt er voor dat de vereiste docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> word<strong>en</strong><br />
geupload in het systeem<br />
Vraagt autorisatie voor de locatie(s) waar gewerkt gaat<br />
word<strong>en</strong><br />
2.<br />
Docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
in orde?<br />
nee<br />
E-mail<br />
2. Back-office<br />
Voert controle uit op volledigheid <strong>en</strong> geldigheid<br />
docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
Maakt gebruik <strong>van</strong> afloopschema contractors i.v.m.<br />
noodzakelijke docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
Geeft dossier vrij in het systeem<br />
Meld onvolkom<strong>en</strong>hed<strong>en</strong> terug naar contractor/aanvrager<br />
ja<br />
3.<br />
Autoriser<strong>en</strong> voor<br />
aangegev<strong>en</strong> locatie<br />
Bevestiging<br />
E-mail<br />
3. Beveiliging / toegangscoördinator<br />
Beoordeelt / k<strong>en</strong>t autorisatie toe<br />
Na goedkeuring ont<strong>van</strong>gt de contractor / aanvrager e<strong>en</strong><br />
bevestiging<br />
4. Contractor<br />
Meld zich bij de beveiliging<br />
Id<strong>en</strong>tificeert zich met geldig ID<br />
4.<br />
Meld<strong>en</strong> bij beveiliging<br />
5. Beveiliging<br />
Voert controle uit of de persoon is aangemeld in het<br />
systeem<br />
Indi<strong>en</strong> de persoon niet in het systeem staat, ga naar 11<br />
Docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
5.<br />
Aangemeld in<br />
systeem?<br />
nee<br />
6.<br />
Quick scan<br />
docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
ja<br />
7.<br />
Tijdelijke toegang<br />
max. 3 werkdag<strong>en</strong><br />
8.<br />
ID in orde?<br />
ja<br />
ja<br />
nee<br />
Toegang<br />
weiger<strong>en</strong><br />
nee<br />
6. Beveiliging<br />
Controleert de geldigheid <strong>van</strong> de vereiste docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
(gebruik afloopschema)<br />
Indi<strong>en</strong> docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> niet (meer) geldig, ge<strong>en</strong> toegang<br />
verl<strong>en</strong><strong>en</strong><br />
Alle<strong>en</strong> vestigingsmanager kan schriftelijke toestemming<br />
gev<strong>en</strong> (formulier vrijstelling)<br />
Ge<strong>en</strong> docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>: Persoon wordt ge<strong>en</strong> toegang<br />
verle<strong>en</strong>d.<br />
7. Beveiliging<br />
Verstrekt contractorpas die maximaal voor 3 werkdag<strong>en</strong><br />
geldig is<br />
Vertelt de persoon alsnog zich te lat<strong>en</strong> aanmeld<strong>en</strong> via de<br />
aanmeldservice binn<strong>en</strong> 3 werkdag<strong>en</strong><br />
8. Beveiliging<br />
Voert e<strong>en</strong> ID controle uit (echtheid <strong>en</strong> geldigheid)<br />
Indi<strong>en</strong> ID niet in orde wordt toegang geweigerd<br />
Scant het ID of maakt e<strong>en</strong> foto <strong>van</strong> de persoon<br />
Koppel gescande ID of foto in het systeem aan<br />
betreff<strong>en</strong>de persoon<br />
Bij het kwijt rak<strong>en</strong> <strong>van</strong> de pas kan hier in de instructie<br />
word<strong>en</strong> ingestapt.<br />
ID-niet in orde: Persoon wordt ge<strong>en</strong> toegang verle<strong>en</strong>d<br />
9.<br />
Poortinstructie<br />
geldig?<br />
9. Beveiliging<br />
Controleert de geldigheid <strong>van</strong> poortinstructie <strong>van</strong> de<br />
persoon<br />
Indi<strong>en</strong> niet in orde, ga naar 13<br />
nee<br />
Poortinstructie<br />
film + toets<br />
10.<br />
Poortintructie volg<strong>en</strong><br />
+ toets mak<strong>en</strong><br />
ja<br />
10. Contractor<br />
Volgt de poortinstructie<br />
Maakt toets poortinstructie (maximaal 3 keer)<br />
11.<br />
aanmak<strong>en</strong>/<br />
deblokker<strong>en</strong><br />
toegangspas<br />
12.<br />
Informer<strong>en</strong><br />
contactpersoon<br />
11. Beveiliging<br />
Maakt e<strong>en</strong> contractorpas aan<br />
Voegt ev<strong>en</strong>tueel slagboomautorisatie toe<br />
Deblokkeert de pas bij aanlever<strong>en</strong> juiste docum<strong>en</strong>tatie<br />
Geeft de pas aan de persoon<br />
Overhandigt de aanvull<strong>en</strong>de poortinstructie<br />
12. Beveiliging<br />
Informeert de contactpersoon<br />
Persoon wordt door de contactpersoon opgehaald (indi<strong>en</strong><br />
voor het eerst op het terrein)<br />
13.<br />
Toegang tot terrein<br />
13. Contractor<br />
Gaat locatie binn<strong>en</strong> waar autorisatie voor is gegev<strong>en</strong><br />
Alle papier<strong>en</strong> versies zijn niet beheerst!
Procedure<br />
Bladnummer 13<br />
Toegangsbeheer<br />
8.4 Instructie: toegang bezoeker<br />
Toegang verl<strong>en</strong><strong>en</strong><br />
bezoeker<br />
1.<br />
Vooraf aanmeld<strong>en</strong><br />
1. Medewerker Ess<strong>en</strong>t / contractor<br />
meldt e<strong>en</strong> bezoeker als contactpersoon aan bij de<br />
beveiligingsloge via e-mail (of aanmeldservice)<br />
2.<br />
Meld<strong>en</strong> bezoeker<br />
2. Bezoeker<br />
meldt zich bij de beveiligingsloge.<br />
3.<br />
Soort<br />
bezoek?<br />
3.Medewerker beveiliging<br />
Informeert naar de red<strong>en</strong> <strong>van</strong> het bezoek<br />
(vergadering, werkzaamhed<strong>en</strong>, etc.)<br />
Controleert of de bezoeker is aangemeld.<br />
Legitimatie<br />
4.<br />
Legitimatie<br />
juist?<br />
Nee<br />
Toegang<br />
weiger<strong>en</strong><br />
4. Medewerker beveiliging<br />
Vraagt de bezoeker zich te legitimer<strong>en</strong><br />
Nee<br />
5.<br />
Contactpersoon<br />
Ja<br />
aanwezig?<br />
Nee<br />
Toegang<br />
weiger<strong>en</strong><br />
5.Medewerker beveiliging<br />
Neemt contact op met de contactpersoon. Indi<strong>en</strong><br />
niet aanwezig ge<strong>en</strong> toegang<br />
Ja<br />
6.<br />
Controler<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
<strong>registrer<strong>en</strong></strong><br />
TRS<br />
6. Medewerker beveiliging<br />
Registreert de bezoeker in het<br />
Toegangregistratiesysteem (TBS)<br />
7.<br />
Aanmak<strong>en</strong><br />
bezoekerspas<br />
TRS<br />
7. Medewerker beveiliging<br />
Maakt de bezoekerspas aan, geeft deze (met<br />
toelichting) aan de bezoeker.<br />
Overhandigt de aanvull<strong>en</strong>de poortinstructie.<br />
Informeert de contactpersoon dat de bezoeker<br />
klaar staat om opgehaald te word<strong>en</strong>.<br />
Indi<strong>en</strong> e<strong>en</strong> medewerker <strong>van</strong> e<strong>en</strong> andere BU<br />
frequ<strong>en</strong>t de locatie bezoekt kan deze, via zijn<br />
medewerkerspas, geautoriseerd word<strong>en</strong>.<br />
8.<br />
Begeleid<strong>en</strong> door<br />
contactpersoon<br />
8. Contactpersoon<br />
Begeleidt de bezoeker zowel bij ont<strong>van</strong>gst als bij<br />
terugkeer naar de beveiliging.<br />
9.<br />
Vertrek<br />
bezoeker<br />
9. Medewerker beveiliging<br />
Schrijft de bezoeker uit bij vertrek c.q. past de<br />
status aan in het TRS.<br />
Neemt de bezoekerspas in.<br />
Alle papier<strong>en</strong> versies zijn niet beheerst!
Procedure<br />
Bladnummer 14<br />
Toegangsbeheer<br />
8.5 Instructie: Toegang excursies<br />
Alle papier<strong>en</strong> versies zijn niet beheerst!
Procedure<br />
Bladnummer 15<br />
Toegangsbeheer<br />
8.6 Instructie: Toegang opsporingsambt<strong>en</strong>ar<strong>en</strong><br />
Toegang verl<strong>en</strong><strong>en</strong><br />
opsporingsambt<strong>en</strong>aar<br />
1.<br />
Aanmeld<strong>en</strong><br />
Opsporingsambt<strong>en</strong>aar /<br />
handhaver<br />
1. Opsporingsambt<strong>en</strong>aar / handhaver.<br />
meldt zich bij de beveiligingsloge.<br />
Legitimatie<br />
2.<br />
Verzoek om id<strong>en</strong>tificatie<br />
Doel <strong>van</strong> het bezoek<br />
2. Medewerker Beveiliging<br />
Verzoekt de ambt<strong>en</strong>aar zich te id<strong>en</strong>tificer<strong>en</strong> als<br />
opsporingsambt<strong>en</strong>aar / handhaver.<br />
Vraagt voor welk bedrijfsonderdeel de ambt<strong>en</strong>aar<br />
komt <strong>en</strong> het doel <strong>van</strong> zijn bezoek.<br />
3.<br />
Legitimatie<br />
juist?<br />
nee<br />
Toegang<br />
weiger<strong>en</strong><br />
3. Medewerker Beveiliging<br />
Controleert of het e<strong>en</strong> juiste legitimatie is.<br />
Indi<strong>en</strong> het niet juist is wordt de toegang tot het<br />
terrein geweigerd<br />
ja<br />
4.<br />
Aanmak<strong>en</strong> pas<br />
TRS<br />
4. Medewerker Beveiliging<br />
Maakt de bezoekerspas aan, geeft deze (met<br />
toelichting) aan de ambt<strong>en</strong>aar.<br />
Registreert de ambt<strong>en</strong>aar in het<br />
toegangsregistratiersysteem.<br />
Lijst met<br />
contactperson<strong>en</strong><br />
opsporinsgambt<br />
5.<br />
Begeleiding<br />
informer<strong>en</strong><br />
5. Medewerker Beveiliging<br />
Neemt contact op met de begeleiders voor de<br />
opsporingsambt<strong>en</strong>aar.<br />
Hiervoor kan de lijst met contactperson<strong>en</strong> <strong>van</strong> de<br />
betreff<strong>en</strong>de vestiging word<strong>en</strong> geraadpleegd.<br />
6.<br />
Verzoek<strong>en</strong> plaats te<br />
nem<strong>en</strong> in<br />
wachtruimte<br />
6. Medewerker Beveiliging<br />
Informeert de ambt<strong>en</strong>aar dat begeleider hem zal<br />
kom<strong>en</strong> ophal<strong>en</strong>.<br />
Vraagt om plaats te nem<strong>en</strong> voor het bekijk<strong>en</strong> <strong>van</strong><br />
de poortinstructie.<br />
7.<br />
Begeleider haalt<br />
ambt<strong>en</strong>aar op<br />
7. Begeleider<br />
Begeleidt de ambt<strong>en</strong>aar zowel bij ont<strong>van</strong>gst als bij<br />
terugkeer naar de beveiligingsloge.<br />
8.<br />
Inname<br />
bezoekerspas<br />
TRS<br />
8. Medewerker Beveiliging<br />
Neemt de bezoekerspas in.<br />
Alle papier<strong>en</strong> versies zijn niet beheerst!
Procedure<br />
Bladnummer 16<br />
Toegangsbeheer<br />
8.7 Instructie: Toek<strong>en</strong>n<strong>en</strong> autorisatie bijzondere ruimte<br />
Aanvrag<strong>en</strong><br />
wijziging<br />
authorisatie<br />
Persoon- /<br />
functiegegev<strong>en</strong>s<br />
1.<br />
Indi<strong>en</strong><strong>en</strong> aanvraag<br />
E-mail<br />
1. Leidinggev<strong>en</strong>de Ess<strong>en</strong>t<br />
stuurt e<strong>en</strong> e-mail met e<strong>en</strong> aanvraag voor extra<br />
autorisatie “bijzondere ruimt<strong>en</strong>” naar de<br />
toegangscoördinator.<br />
Dit kan zowel zijn voor e<strong>en</strong> (nieuwe) Ess<strong>en</strong>t<br />
medewerker als voor e<strong>en</strong> medewerker <strong>van</strong> derd<strong>en</strong>.<br />
Persoon-/<br />
functiegegev<strong>en</strong>s<br />
Autorisatie<br />
lijst<br />
2.<br />
Goedkeur<strong>en</strong><br />
autorisatie<br />
E-mail<br />
2. Toegangscoördinator<br />
Stelt o.b.v. de persoon- <strong>en</strong> functiegegev<strong>en</strong>s de aanvraag<br />
op<br />
Werkt autorisatielijst bij<br />
Stuurt aanvraag naar Beveiligingsdi<strong>en</strong>st<br />
Persoonfunctiegegev<strong>en</strong>s<br />
3.<br />
Aanmak<strong>en</strong> extra<br />
autorisatie<br />
TRS<br />
3. Medewerker Beveiliging / Beheerder TRS<br />
Voert de extra autorisatie in in het<br />
ToegangRegistratieSysteem<br />
Archiveert de aanvraag in de betreff<strong>en</strong>de map.<br />
Einde<br />
Toegangscoördinator is de medewerker die verantwoordelijk is<br />
voor de toegang <strong>van</strong> e<strong>en</strong> bepaalde vestiging<br />
Toelichting<br />
a. Bij e<strong>en</strong> urg<strong>en</strong>te situatie als b.v. snel toegang e<strong>en</strong> vereiste is,<br />
neem de medewerker beveiliging / beheerder TRS direct contact op<br />
met de ruimte- / gebouwbeheerder.<br />
b. Bov<strong>en</strong>staande procedure verloopt in principe hetzelfde als er<br />
sprake is <strong>van</strong> het blokker<strong>en</strong> <strong>van</strong> e<strong>en</strong> (extra) autorisatie <strong>en</strong>/of gehele<br />
toegangspas.<br />
Alle papier<strong>en</strong> versies zijn niet beheerst!
Procedure<br />
Bladnummer 17<br />
Toegangsbeheer<br />
8.8 Afloopschema docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
Start<br />
Afloopschema Contractors<br />
Versie 3: 25-10-2011<br />
Arbeid uitvoer<strong>en</strong> in<br />
of nabij installaties?<br />
Nee<br />
Afloopschema<br />
bezoekers<br />
Ja<br />
Formulier <strong>UPI</strong> 020<br />
Verklaring<br />
Exam<strong>en</strong>bureau<br />
(max 14 dgn)<br />
VCA basis<br />
VCA vol<br />
VCA Certificaat?<br />
Nee<br />
Vrijstelling VCA?<br />
Nee<br />
Ja<br />
Ja<br />
Notificatiemelding<br />
UWV<br />
Paspoort EU/EER<br />
Aantek<strong>en</strong>ing NL<br />
in paspoort<br />
Verblijfddocum<strong>en</strong>t<br />
NL<br />
Verblijfsvergunning<br />
EU<br />
Paspoort<br />
Bulgarije/<br />
Roem<strong>en</strong>ië<br />
Paspoort NL<br />
ID kaart NL<br />
Nederlandse<br />
nationaliteit?<br />
Nee<br />
EU/EER nationaliteit<br />
excl. Bulgarije,<br />
Roem<strong>en</strong>ie<br />
Nee<br />
Verblijfsdocum<strong>en</strong>t<br />
NL ?<br />
Nee<br />
Notificatie<br />
aangevraagd?<br />
Nee<br />
Ja<br />
Ja<br />
Ja<br />
Ja<br />
Tewerkstellingsvergunning<br />
Paspoort<br />
“Arbeid is vrij<br />
toegestaan” NL<br />
Arbeid is vrij<br />
toegestaan?<br />
Nee<br />
Tewerkstellingsvergunning<br />
NL?<br />
Nee<br />
Ja<br />
Ja<br />
VAR aanvraag<br />
VAR verklaring<br />
KVK uitreksel<br />
ZZP?<br />
Ja<br />
VAR verklaring?<br />
Nee<br />
VAR verklaring<br />
aangevraagd?<br />
(max 8 wkn)<br />
Nee<br />
Nee<br />
Ja<br />
Ja<br />
Arbeidsverklaring<br />
werkgever<br />
Arbeidsverklaring<br />
werkgever?<br />
Nee<br />
Ge<strong>en</strong> Toegang<br />
Ja<br />
A1/E101/E111<br />
verklaring<br />
(aanvraag max 30 dgn)<br />
BSN nummer<br />
Afdracht sociale<br />
premies in NL?<br />
Nee<br />
Afdracht sociale<br />
premies EU/EER<br />
land?<br />
Nee<br />
Afdracht sociale<br />
premies in niet EU/<br />
EER land?<br />
Nee<br />
Ja<br />
Ja<br />
Ja<br />
Ja<br />
Vastgelegd in<br />
Arbeidsverklaring<br />
werkgever?<br />
Nee<br />
Toetsformulier<br />
Arbeidsverklaring<br />
werkgever<br />
Deltalinqs<br />
Poortinstructie?<br />
Nee<br />
Film + Toets<br />
voldo<strong>en</strong>de?<br />
Nee<br />
Ja<br />
Ja<br />
Toegang uitgifte<br />
Contractorpas<br />
Alle papier<strong>en</strong> versies zijn niet beheerst!
Procedure<br />
Bladnummer 18<br />
Toegangsbeheer<br />
Afloopschema<br />
contractors<br />
Afloopschema Bezoekers<br />
Versie 1: 09-02-2011<br />
Legitimatie<br />
Komt op bezoek?<br />
Nee<br />
Komt iets ophal<strong>en</strong><br />
of br<strong>en</strong>g<strong>en</strong>?<br />
Nee<br />
Ja<br />
Ja<br />
Aangemeld?<br />
Nee<br />
Contact persoon?<br />
Nee<br />
Weekoverzicht<br />
excursies<br />
Ja<br />
Ja<br />
Lijst deelnemers<br />
excursie<br />
Voor Ess<strong>en</strong>t<br />
Nee<br />
Voor contractor?<br />
Nee<br />
Voor excursie<br />
Nee<br />
Ge<strong>en</strong> Toegang<br />
Ja<br />
Ja<br />
Ja<br />
Contactpersoon<br />
aanwezig?<br />
Nee<br />
Ja<br />
Toegang uitgifte<br />
bezoekerspas<br />
Toegang onder<br />
begeleiding<br />
excursieleider<br />
Alle papier<strong>en</strong> versies zijn niet beheerst!
Change language