BCHC13 Registratieformulier standhouder - Hardware Conference ...

Organisatie van de Bits&Chips Hardware Conference 2013 - Techwatch bv, Snelliusstraat 6, 6533 NV Nijmegen
| T +31 24 350 3532 | F +31 24 350 3533 | events@techwatch.nl | www.hardwareconference.nl |
Contactpersonen: Simone Straten of Marjolein Vissers
Inschrijfformulier standhouder
Woensdag 12 juni 2013, 1931 Congrescentrum Brabanthallen, ’s-Hertogenbosch
1 | Gegevens standhouder
Ondergetekende (naam en functie):
Optredend namens de firma (naam/jur.vorm):
Straat + nr.:
Postcode:
Plaats:
Land:
Telefoon:
Fax:
Btw-nummer:
Eventueel opdrachtnummer (Purchase Order):
Standverantwoordelijke (naar deze persoon
wordt alle praktische informatie doorgestuurd):
Persoonlijk e-mailadres standverantwoordelijke:
URL:
http://www.
Algemeen e-mailadres:
2 | Factuurgegevens
(Enkel in te vullen indien verschillend van bovenvermeld adres)
Optredend namens de firma (naam/jur.vorm):
Straat:
Postcode:
Plaats:
Land:
Btw-nummer:
(Indien de factuur na het versturen gewijzigd dient te worden, zal er € 50 administratiekosten in
rekening worden gebracht)

3 | Uw keuze voor een standplaats
Voorkeursplaats 1:…………………………………………………………
Voorkeursplaats 2:…………………………………………………………
Voorkeursplaats 3:…………………………………………………………
Aanmeldingen worden behandeld op volgorde van binnenkomst.
4 | Standaard stand € 2.095
• Table-top stand van 9 m² (3 bij 3 meter, maximale hoogte 3,5 meter)
- Tafel (1,60 x 0,80 x 0,74 meter), 2 stoelen
- Elektriciteit (u dient zelf een stekkerblok mee te nemen)
- Gratis wifi
• 7 gratis uitnodigingen (inclusief standbemanning) t.w.v. € 95 incl. btw per stuk
• Extra uitnodigingen tegen een aantrekkelijk tarief (€ 50 excl. btw per stuk)
• Uw bedrijfsprofiel en logo opgenomen in de beurscatalogus in Bits&Chips #5 (maximaal 150
woorden)*
• Uw bedrijfsprofiel en logo opgenomen op de website www.hardwareconference.nl
• Gratis bestellen van promotiemateriaal*
• Deelnemerslijst
5 | Workstation € 1.295
• Workstation van 3 m² (2 bij 1,5 meter, maximale hoogte 3,5 meter)
- Statafel voor laptop- of desktoppresentatie
- Elektriciteit (u dient zelf een stekkerblok mee te nemen)
- Gratis wifi
• 3 gratis uitnodigingen (inclusief standbemanning) t.w.v. € 95 incl. btw per stuk
• Extra uitnodigingen tegen een aantrekkelijk tarief (€ 50 excl. btw per stuk)
• Uw bedrijfsprofiel en logo opgenomen in de beurscatalogus in Bits&Chips #5 (maximaal 150
woorden)*
• Uw bedrijfsprofiel en logo opgenomen op de website www.hardwareconference.nl
• Gratis bestellen van promotiemateriaal*
• Deelnemerslijst
*Indien beschikbaar of bij tijdige aanmelding
6 | Tarieven
Bereken hieronder het totaalbedrag van uw deelname.
Indien u uw standhouderpakket uit wilt breiden in de vorm van een gedeeld standhouderschap, XL
stand of workshop, kunt u dat hieronder aangeven.
Stand Prijs Meerprijs
……x Standaard stand (9 m²) € 2.095
……x Gedeeld standhouderschap O € 495
……x XL stand (12 m²) O € 495
……x Workshop sessie
Op aanvraag
……x Workstation € 1.295
SUBTOTAAL
TOTAAL
Bovenstaande prijzen zijn exclusief btw.
€………………
= €………………
€………………

Welke soort bezoekers wilt u ontmoeten op de beurs?
management beslissers commercieel
internationale gasten technische professionals werkzoekenden
wetenschappers studenten anders nl: _____________________
Waarom neemt u deel aan de Bits&Chips Hardware Conference 2013?
naamsbekendheid vergroten omdat andere bedrijven meedoen netwerkgelegenheid
producten/diensten aanbieden vanwege de bezoekers internationalisering
anders nl: ______________________________________________________________________
Wat zijn volgens u geschikte media om dit event te promoten?
_________________________________________________________________________________
7 | Extra promotie
O Ik ben geïnteresseerd in de verschillende sponsormogelijkheden, neem hiervoor contact met mij op.
O Neem contact met mij op voor een aantrekkelijk advertentieaanbod in Bits&Chips #5
(beursnummer)
8 | Annulering
Annulering door de exposant dient per aangetekend schrijven ter kennis te worden gebracht aan
Techwatch bv. Na 20 februari 2013 zijn de kosten van de annulering 25 procent van de totaalkosten.
Bij annulering na 20 maart 2013 bedragen de kosten 50 procent van de totaalkosten. Bij annulering
na 17 april 2013 zijn wij genoodzaakt om 100% van de totale kosten in rekening te brengen.
9 | Betaling
1. De stand zal direct na de aanmelding gefactureerd worden.
2. De kandidaat-exposant verbindt er zich toe het standgeld te betalen binnen de gestelde datum
op de factuur door storting op één van de financiële rekeningen vermeld op de factuur.
3. Elke op de vervaldag onbetaalde factuur of het nog openstaande saldo wordt vanaf de
vervaldag automatisch en van rechtswege, zonder rechterlijke tussenkomst noch voorafgaande
ingebrekestelling, verhoogd met een conventionele intrest van 1% per maand op het nog
verschuldigd bedrag.
4. Het uitblijven van betaling op de vervaldag van een factuur, brengt van rechtswege het verval
mee van het betalingsuitstel voor andere diensten of leveringen en maakt alle niet-vervallen
facturen onmiddellijk opeisbaar.

10 | Akkoord voor inschrijving (handtekening)
Bij ondertekening gaat u akkoord met de aangehechte algemene voorwaarden en bovenstaand
schrijven.
Opgemaakt te …………………………………………
Handtekening en stempel van de firma
Datum………………………………………………………
Naam…………………………………………………… ……
………………………………………………………………………………
Organisatie
Techwatch bv
Snelliusstraat 6
6533 NV Nijmegen - NL
Tel: +31 (0)24 3505544
Fax: +31 (0)24 3503533
E-mail: events@techwatch.nl
Bankgegevens
Rabobank:
1194.17.480
IBAN: NL19RABO0119417480
Swift: RABONL2U
Btw-nummer:
NL807783109B01
Handelsregister:
09102339
Fax dit volledig ingevulde formulier naar: + 31 24 3503533 of
mail naar events@techwatch.nl

ALGEMENE VOORWAARDEN TECHWATCH EVENTS
Artikel 1: Definities
1. Techwatch: organisator van de betreffende events.
2. Events: de beurzen en/of congressen, door Techwatch georganiseerd
op eigen initiatief dan wel in opdracht van een opdrachtgever.
3. Exposant: standhouder die met Techwatch een overeenkomst tot
deelname aan events heeft gesloten.
4. Sponsor: als zodanig omschreven deelnemer die met Techwatch een
overeenkomst heeft gesloten in ruil voor extra vooraf bepaalde
diensten op het betreffende event. De voorwaarden als exposant zijn
van toepassing tenzij expliciet anders vermeld.
5. Opdrachtgever: de opdrachtgever die met Techwatch een
overeenkomst sluit waarbij Techwatch de verplichting op zich neemt
een of meerdere events te organiseren.
Artikel 2: Algemene voorwaarden
1. Tenzij nadrukkelijk anders overeengekomen, zijn deze voorwaarden
van toepassing op alle overeenkomsten, aanbiedingen en/of offertes
van Techwatch met betrekking tot de deelname aan en organisatie
van events.
Artikel 3: Tot stand komen van de overeenkomst met exposant
1. Door het ondertekenen van het inschrijvingsformulier verbindt de
kandidaat-exposant zich op definitieve wijze en heeft daarmee tevens
akkoord gegeven voor deze Algemene Voorwaarden.
2. De overeenkomst tussen Techwatch en de exposant komt tot stand
wanneer Techwatch een aanvaardingsbrief stuurt naar de exposant,
waarin het toegekende standplaatsnummer en eventuele bijzondere
bepalingen of afwijkingen worden vermeld. De datum van de
aanvaardingsbrief geldt als datum van de totstandkoming van de
overeenkomst. Aanvragen worden op volgorde van binnenkomst
behandeld.
Artikel 4: Annulering door exposant of sponsor
1. Annulering door de exposant of sponsor dient per aangetekend
schrijven ter kennis te worden gebracht aan Techwatch. In dit geval is
de exposant of sponsor annuleringskosten verschuldigd aan
Techwatch.
2. Bij annulering door exposant binnen 16 weken voor het betreffende
event bedragen de annuleringskosten 25 procent van de totaalkosten.
3. Bij annulering door sponsor tot 16 weken voor het betreffende event
bedragen de annuleringskosten 50 procent van de totaalkosten.
4. Bij annulering door exposant binnen 12 weken voor het betreffende
event bedragen de kosten 50 procent van de totaalkosten.
5. Bij annulering door sponsor tussen 16 en 12 weken voor het
betreffende event bedragen de kosten 75 procent van de totaalkosten.
6. Bij annulering door exposant binnen 8 weken voor het event brengt
Techwatch 100 procent van de totale kosten in rekening.
7. Bij annulering door sponsor binnen 12 weken voor het event brengt
Techwatch 100 procent van de totale kosten in rekening.
Artikel 5: Prijsvaststelling met opdrachtgever
1. Bij de totstandkoming van de overeenkomst dient de door Techwatch
opgegeven kostenbegroting voor de organisatie van bepaalde events
als richtprijs. Mocht sprake zijn van een overschrijding van de
begroting, dan zal Techwatch vooraf van opdrachtgever goedkeuring
dienen te verkrijgen, tenzij de overschrijding het gevolg is van een
verhoging van door derden berekende kosten. In dat geval wordt
opdrachtgever hiervan op de hoogte gebracht en is hij gehouden die
verhoging te betalen.
2. De in de toelichting op de offerte opgenomen afspraken dienen als
voorlopig te worden aangemerkt. Wijzigingen van deze afspraken
kunnen uitsluitend in onderling overleg tot stand worden gebracht.
3. Maakt Techwatch bij de uitvoering van de overeenkomst tot de
organisatie van events gebruik van de diensten van derden, dan zal
Techwatch in naam van de opdrachtgever en voor rekening en risico
van de opdrachtgever met deze derden handelen. Opdrachtgever
vrijwaart Techwatch van vorderingen van derden ter zake.
4. Facturen van door Techwatch, namens opdrachtgever, ingeschakelde
derden, worden door Techwatch gecontroleerd en na
akkoordbevinding binnen de daarvoor gestelde termijn door
opdrachtgever betaald, tenzij Techwatch de facturen voor
opdrachtgever heeft betaald. In dat laatste geval is opdrachtgever de
desbetreffende kosten aan Techwatch verschuldigd, en zal
opdrachtgever deze op eerste verzoek van Techwatch voldoen.
Artikel 6: Annulering door opdrachtgever
1. Annulering door opdrachtgever dient per aangetekend schrijven ter
kennis te worden gebracht aan Techwatch. In dit geval is
opdrachtgever aan Techwatch de kosten verschuldigd van de reeds
door Techwatch aan de uitvoering van de overeenkomst bestede uren
en gemaakte kosten. Tevens dient opdrachtgever alle kosten van door
Techwatch ten behoeve van het event ingeschakelde derden te
vergoeden.
2. Bij annulering van de overeenkomst door opdrachtgever korter dan 6
weken voorafgaand aan het tijdstip van de aanvang van het event, is
opdrachtgever alle in de offerte opgenomen vergoedingen
verschuldigd aan Techwatch evenals aan de ingeschakelde derden.
Artikel 7: Betaling
1. De kandidaat-exposant of opdrachtgever verbindt zich ertoe het
standgeld te betalen binnen de gestelde datum op de factuur door
storting op één van de financiële rekeningen vermeld op de factuur.
2. Elke op de vervaldag onbetaalde factuur of het nog openstaande saldo
wordt vanaf de vervaldag automatisch en van rechtswege, zonder
rechterlijke tussenkomst noch voorafgaande ingebrekestelling,
verhoogd met een conventionele intrest van 1% per maand op het nog
verschuldigde bedrag.
3. Het uitblijven van gehele of gedeeltelijke betaling op de vervaldag
van een factuur, brengt van rechtswege het verval mee van het
betalingsuitstel voor andere diensten of leveringen en maakt alle nietvervallen
facturen onmiddellijk opeisbaar.
Artikel 8: Klachten
1. Klachten worden enkel in behandeling genomen indien deze
schriftelijk gesteld zijn en binnen 8 dagen na ontvangst van de factuur
zijn ingediend. Behoudens tegenbewijs met geschriften, geldt de
factuurdatum als datum van ontvangst van de factuur.
2. Klachten met betrekking tot de organisatie van het event dienen
direct ter plaatse en nogmaals schriftelijk binnen drie dagen na het
event gemeld te zijn.
Artikel 9: Aansprakelijkheid exposant
1. Techwatch is niet aansprakelijk voor schade geleden door exposant,
diens personeel of diens bezoekers, bedrijfsschade en schade door
diefstal, vernieling of welke andere oorzaak dan ook, indien deze
schade aan derden kan worden toegerekend.
2. Exposant vrijwaart Techwatch tegen iedere aanspraak van derden,
wegen schade, veroorzaakt door exposant zelf, diens personeel of
diens bezoekers.
3. Techwatch of accommodatieverschaffer zijn niet aansprakelijk voor
vermissing van goederen van exposant of van goederen die namens
exposant door derden zijn geleverd of vooruitgestuurd.
Artikel 10: Aansprakelijkheid opdrachtgever
1. Worden de events gehouden onder de naam en verantwoordelijkheid
van opdrachtgever, dan kent Techwatch geen enkele
aansprakelijkheid voor schade die bij deelnemers, sprekers en andere
derden ten gevolge van de events en/of de organisatie daarvan mocht
ontstaan.
2. Opdrachtgever vrijwaart Techwatch van dergelijke aanspraken.
Techwatch is niet aansprakelijk voor schade veroorzaakt door derden
die voor de uitvoering van de overeenkomst met opdrachtgever door
Techwatch zijn ingeschakeld.
Artikel 11: Wijziging of annulering event
1. Indien bijzondere omstandigheden naar het oordeel van Techwatch
het besluit rechtvaardigen de voor de bepaalde events vastgestelde
beursvloer, data of locaties te wijzigen, dan wel het betreffende event
geen doorgang te doen vinden, kan Techwatch een dergelijk besluit
nemen.
2. Onder zulke bijzondere omstandigheden zijn in ieder geval begrepen:
• onvoldoende belangstelling;
• onvoldoende representatief aanbod;
• onderlinge onenigheid in de betreffende branche;
• al die omstandigheden die na afweging van belangen naar het
oordeel van Techwatch het welslagen van het event in gevaar
kunnen brengen.
3. Bij wijziging van de vastgestelde beursvloer of data als genoemd in
de vorige bepaling blijft de overeenkomst van deelname onverkort
van kracht. In alle gevallen zijn de exposant en opdrachtgever
gehouden de in verband met zijn deelname door Techwatch gemaakte
overige kosten integraal te voldoen.
4. Wanneer Techwatch als hiervoor bepaald besluit de voor bepaalde
events vastgestelde beursvloer of data te wijzigen, dan wel de events
geen doorgang te laten vinden, kunnen exposant en opdrachtgever
jegens Techwatch in geen geval enig recht op schadevergoeding doen
gelden.
5. In geval van annulering zal Techwatch het reeds overgemaakte
bedrag terugstorten met een mindering van maximaal 15% voor
gemaakte kosten.