Rapportage - Eefje Albers Portfolio
Rapportage - Eefje Albers Portfolio
Rapportage - Eefje Albers Portfolio
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
Introductie nieuwe medewerkers:<br />
Eindrapportage<br />
In opdracht van:<br />
Tebodin Hengelo<br />
Ellen Nakken<br />
<strong>Eefje</strong> <strong>Albers</strong><br />
Esther Simmelink<br />
Nanette van Schooten<br />
Maart 2008
Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />
Maart 2008<br />
Samenvatting<br />
EEN Projects heeft een aanvullend introductieprogramma voor Tebodin Hengelo<br />
ontworpen. Het huidige introductieprogramma wordt namelijk als saai en statisch<br />
ervaren. In deze eindrapportage zullen de werkwijze en de belangrijkste conclusies<br />
uit de vier ontwerpfasen beschreven worden. Het ontwerpmodel dat gebruikt is<br />
gedurende dit hele proces is het OKT-model van Plomp (1992). Dit model bevat vijf<br />
ontwerpfasen, te weten: vooronderzoek, ontwerpfase, realisatie/constructiefase,<br />
evaluatie - en implementatiefase. Echter is de laatste fase uit dit model, de<br />
implementatiefase, tijdens dit project niet (volledig) uitgevoerd.<br />
Het project is begonnen met een vooronderzoek, waarin onder andere een<br />
literatuurstudie is uitgevoerd. Uit de literatuur blijkt dat een goed<br />
introductieprogramma zowel informatieve als sociale inhoudsdomeinen moet<br />
bevatten. Bovendien moet het introductieprogramma bestaan uit formele en<br />
informele activiteiten. De nieuwe medewerker moet aan het begin van de introductie<br />
op de hoogte gebracht worden van de te ondernemen introductieactiviteiten, door<br />
middel van een oriëntatieplan. Daarnaast is een goede begeleiding van de nieuwe<br />
medewerker noodzakelijk. De rol van de supervisor en de buddy is hierin zeer<br />
belangrijk. Daarnaast is er in het vooronderzoek literatuur gelezen over motivatie en<br />
online helpsystemen. Deze informatie is meegenomen naar de ontwerpfase om het<br />
introductieprogramma aan deze richtlijnen uit de literatuur te laten voldoen.<br />
Naast de literatuurstudie is er een context- en behoefteanalyse gehouden<br />
binnen Tebodin. Hieruit bleek dat in het huidige introductieprogramma niet<br />
voldoende aandacht wordt besteed aan praktische zaken. Bovendien zijn er punten<br />
voor verbetering zoals de First Day Wizard, het invoeren van een introductiesessie,<br />
het toevoegen van bepaalde onderwerpen, het smoelenboek op Shareportal, het<br />
iedereen op de hoogte brengen van de komst van de nieuwe medewerker en het<br />
onderscheid maken tussen schoolverlaters en ervaren nieuwe medewerkers.<br />
De conclusies uit het vooronderzoek zijn meegenomen naar de ontwerpfasen. In<br />
deze ontwerpfasen is een raamwerk ontwikkeld met eisen waaraan het<br />
introductieprogramma van Tebodin Hengelo aan moet voldoen op basis van de<br />
literatuur en de behoefte- en contextanalyse. Het doel van het introductieprogramma<br />
is als basis genomen voor het raamwerk. Daarnaast wordt er in het raamwerk<br />
onderscheid gemaakt tussen informatief en sociaal gedreven inhoudsdomeinen.<br />
Door middel van een brainstormsessie (aan de hand van het raamwerk en de<br />
conclusies uit het vooronderzoek) zijn de mogelijke maatregelen geformuleerd. Al<br />
deze maatregelen kunnen geplaatst worden in het raamwerk en zijn gebaseerd op de<br />
conclusies uit het vooronderzoek.<br />
Deze mogelijke maatregelen zijn voorgelegd aan de interne begeleider, de<br />
opdrachtgever en drie medewerkers en vier afdelingshoofden van Tebodin Hengelo.<br />
Aan de hand van deze formatieve evaluatie zijn de mogelijke maatregelen aangepast<br />
en aangevuld.<br />
Op basis van de conclusies uit de ontwerpfase is er in de realisatiefase gestart met<br />
het realiseren van het nieuwe introductieprogramma. De producten die door EEN<br />
Projects in deze fase ontwikkeld zijn, zullen aanvullingen zijn op het huidige<br />
introductieprogramma. Door EEN Projects zijn de volgende producten ontworpen en<br />
ontwikkeld:<br />
• Een checklist met alle (aanvullende) activiteiten voor HR, de supervisor, de<br />
buddy en de vestigingssecretaresse. Hierdoor zal de medewerker zich meer<br />
welkom voelen in de organisatie doordat de organisatorische zaken beter<br />
geregeld zullen worden. Bovendien is goede begeleiding van de nieuwe<br />
medewerker noodzakelijk in een introductieprogramma.<br />
2
Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />
Maart 2008<br />
• Het aanvullen van het huidige welkomstpakket: een organogram met foto's (met<br />
op de achterkant een beschrijving van de verschillende afdelingen), Human<br />
Resource Initiatives, een lijst met afkortingen en een kubus met het<br />
bedrijfsnoodplan. Het is belangrijk dat de nieuwe medewerker (tijdens de<br />
introductie) kennis maakt met de politiek, taal en regels & procedures in de<br />
organisatie.<br />
• Een rapportage met suggesties van verbetering voor de First Day Wizard aan de<br />
hand van de eisen die gesteld worden in de literatuur. De First Day Wizard is een<br />
programma dat op de eerste dag doorlopen wordt met als doel Shareportal, het<br />
intranet van Tebodin, beter te leren kennen.<br />
• Een prototype van de verbeterde versie van de First Day Wizard. Dit prototype is<br />
gemaakt op basis van de eisen die gesteld worden in de literatuur. Dit prototype<br />
is verbeterend ten opzichte van de huidige First Day Wizard omdat het een<br />
duidelijke uitleg van de structuur van de Shareportal geeft. Bovendien is de<br />
hoeveelheid informatie op deze First Day Wizard gereduceerd in vergelijking met<br />
de huidige versie van de First Day Wizard.<br />
• Een workshop. Hiervoor is een filmpje, een opzet voor het theorieblok en een<br />
quiz gemaakt. In deze workshop maakt de nieuwe medewerker kennis met de<br />
mensen, de politiek, de doelen & waarden, de geschiedenis en de gezondheid &<br />
veiligheid in de organisatie.<br />
• Een rapportage met aanbevelingen voor het invoeren van een case. Voor de drie<br />
clusters ‘Industrial Projects, Consultancy en Buildings, Pipelines & Infrastructure’<br />
kan een deel van oud project gebruikt worden waarmee de nieuwe medewerker<br />
aan de slag gaat. Op deze manier maakt de nieuwe medewerker (zelfstandig)<br />
kennis met de regels & procedures van de afdeling op een praktijkgerichte<br />
manier.<br />
Op dinsdag 11 maart 2008 is er bij Tebodin Hengelo een pilot uitgevoerd om de<br />
workshop, het welkomstpakket en de verbeterde versie van de First Day Wizard te<br />
testen. Op basis van observaties, vragenlijsten en de Thinking Aloud Method zijn de<br />
workshop, het welkomstpakket en de First Day Wizard door verschillende nieuwe<br />
medewerkers van Tebodin Hengelo geëvalueerd. Uit deze evaluatie kwamen veel<br />
positieve resultaten. Echter waren er ook een paar punten voor verbetering. In de<br />
workshop zijn verschillende punten aangepast. Daarnaast is de kubus in het<br />
welkomstpakket aangepast qua lay-out en is er een inhoudsopgave gemaakt van het<br />
welkomstpakket. Tot slot zijn er enkele punten in de First Day Wizard veranderd<br />
naar aanleiding van de evaluatie.<br />
Uiteindelijk zullen alle producten die gemaakt zijn zowel in hardcopy als in<br />
elektronische versie overhandigd worden aan Tebodin Hengelo. De producten die zijn<br />
ontwikkeld voor het introductieprogramma van Tebodin zullen verzameld worden op<br />
cd-rom, waardoor Tebodin de producten gemakkelijk bij elkaar kan bewaren en ze<br />
gemakkelijk opvraagbaar zijn en up-to-date gehouden kunnen worden. Tot slot zal er<br />
op 14 april 2008 een presentatie worden gegeven bij Tebodin Hengelo. Beide zaken<br />
zullen de implementatie van het ontwikkelde introductieprogramma bevorderen<br />
3
Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />
Maart 2008<br />
Inhoud<br />
1. INLEIDING ............................................................................................................................................ 7<br />
2. VOORONDERZOEK ............................................................................................................................... 8<br />
2.1. GEVOLGDE WERKWIJZE VOORONDERZOEK ..................................................................................................... 8<br />
2.1.1. Werkwijze literatuurstudie .......................................................................................................... 8<br />
2.2.2. Werkwijze behoefteanalyse ........................................................................................................ 8<br />
2.2.3. Werkwijze contextanalyse .......................................................................................................... 8<br />
2.2. BELANGRIJKSTE CONCLUSIES VOORONDERZOEK: LITERATUURSTUDIE ................................................................... 8<br />
2.2.1. Literatuur introductieprogramma’s ............................................................................................ 8<br />
2.2.2. Literatuur motivatie .................................................................................................................... 9<br />
2.2.3. Literatuur webdesign ................................................................................................................ 10<br />
2.2.4. Literatuur online helpsystemen ................................................................................................. 10<br />
2.3. BELANGRIJKSTE CONCLUSIES VOORONDERZOEK: BEHOEFTE‐ EN CONTEXTANALYSE .............................................. 11<br />
2.3.1. Context Tebodin ........................................................................................................................ 11<br />
2.3.2. Huidig introductieprogramma Tebodin Hengelo ...................................................................... 11<br />
2.3.3. Ervaringen huidig introductieprogramma Tebodin Hengelo .................................................... 11<br />
2.3.4. Behoeften introductieprogramma Tebodin Hengelo ................................................................ 12<br />
2.3.5. Ervaringen en behoeften Tebodin Werkgroep West ................................................................. 12<br />
3. ONTWERP .......................................................................................................................................... 13<br />
3.1. RAAMWERK .......................................................................................................................................... 13<br />
3.2. GEVOLGDE WERKWIJZE ONTWERPFASE ....................................................................................................... 14<br />
3.3. MAATREGELEN EN VERANTWOORDING ....................................................................................................... 14<br />
3.3.1. Vooraf aan de eerste werkdag .................................................................................................. 14<br />
3.3.2. Tijdens de eerste werkdag ........................................................................................................ 17<br />
3.3.3. Na de eerste dag ....................................................................................................................... 20<br />
3.4. OVERZICHT ACTIVITEITEN NIEUW INTRODUCTIEPROGRAMMA GEKOPPELD AAN HET RAAMWERK ............................. 22<br />
3.5. OVERZICHT HUIDIGE INTRODUCTIEPROGRAMMA EN NIEUW INTRODUCTIEPROGRAMMA ....................................... 29<br />
4. REALISATIE ......................................................................................................................................... 33<br />
4.1. GEVOLGDE WERKWIJZE REALISATIEFASE ...................................................................................................... 33<br />
4.2. EINDPRODUCTEN ................................................................................................................................... 33<br />
4.2.1. Een overzicht van het introductieprogramma .......................................................................... 33<br />
4.2.2. Checklisten ................................................................................................................................ 33<br />
4.2.3. Het aanvullen van het huidige welkomstpakket ....................................................................... 33<br />
4.2.4. Een rapportage met suggesties van verbetering voor de First Day Wizard .............................. 34<br />
4.2.5. Een prototype van de verbeterde versie van de First Day Wizard ............................................. 34<br />
4.2.6. Een workshop ............................................................................................................................ 35<br />
4.2.7. Een rapportage met aanbevelingen voor het invoeren van een case ....................................... 35<br />
5. EVALUATIE ......................................................................................................................................... 36<br />
5.1. VOORONDERZOEK .................................................................................................................................. 36<br />
5.1.1. Werkwijze .................................................................................................................................. 36<br />
5.1.2. Resultaten ................................................................................................................................. 36<br />
5.1.3. Aanpassingen ............................................................................................................................ 36<br />
5.1.4. Kwaliteit .................................................................................................................................... 36<br />
5.2. ONTWERPFASE: MOGELIJKE MAATREGELEN ................................................................................................ 36<br />
5.2.1. Werkwijze .................................................................................................................................. 37<br />
5.2.2. Resultaten ................................................................................................................................. 37<br />
5.2.3. Aanpassingen ............................................................................................................................ 37<br />
5.2.4. Kwaliteit .................................................................................................................................... 38<br />
5.3. WORKSHOP .......................................................................................................................................... 38<br />
4
Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />
Maart 2008<br />
5.3.1. Werkwijze .................................................................................................................................. 38<br />
5.3.2. Resultaten ................................................................................................................................. 39<br />
5.3.3. Aanpassingen ............................................................................................................................ 39<br />
5.3.4. Kwaliteit .................................................................................................................................... 40<br />
5.4. WELKOMSTPAKKET ................................................................................................................................. 40<br />
5.4.1. Werkwijze .................................................................................................................................. 40<br />
5.4.2. Resultaten ................................................................................................................................. 41<br />
5.4.3. Aanpassingen ............................................................................................................................ 41<br />
5.4.4. Kwaliteit .................................................................................................................................... 41<br />
5.5. FIRST DAY WIZARD ................................................................................................................................ 41<br />
5.5.1. Werkwijze .................................................................................................................................. 41<br />
5.5.2. Resultaten ................................................................................................................................. 42<br />
5.5.3. Aanpassingen ............................................................................................................................ 42<br />
5.5.4. Kwaliteit .................................................................................................................................... 43<br />
6. DISCUSSIE ........................................................................................................................................... 44<br />
7. CONCLUSIE ......................................................................................................................................... 46<br />
7.1. WORKSHOP .......................................................................................................................................... 46<br />
7.2. AFKORTINGENLIJST PER AFDELING .............................................................................................................. 46<br />
7.3. TOELICHTING VERANDERINGEN INTRODUCTIEPROGRAMMA ............................................................................ 46<br />
8. REFLECTIE ........................................................................................................................................... 48<br />
8.1. REFLECTIE OP HET GEHELE PROCES (REFLECTION‐ON‐ACTION) ......................................................................... 48<br />
8.1.1. Visie op ontwerpproces ............................................................................................................. 48<br />
8.1.2. Ontwerpmodel .......................................................................................................................... 48<br />
8.1.3. Efficiëntie en effectiviteit van de werkwijze .............................................................................. 49<br />
8.1.4. Projectmanagement ................................................................................................................. 49<br />
8.1.5. Interne samenwerking .............................................................................................................. 49<br />
8.1.6. Externe samenwerking .............................................................................................................. 49<br />
8.1.7. Communicatie ........................................................................................................................... 50<br />
8.1.8. Eigen inbreng ............................................................................................................................ 50<br />
8.1.9. Omgang met problemen ........................................................................................................... 50<br />
8.1.10. Leerpunten gehele proces ....................................................................................................... 51<br />
8.2. REFLECTIE PER FASE (REFLECTION‐IN‐ACTION) .............................................................................................. 51<br />
8.2.1. Eerste fase: Vooronderzoek ...................................................................................................... 51<br />
8.2.2. Tweede fase: Ontwerpfase........................................................................................................ 53<br />
8.2.3. Derde fase: Realisatie/constructiefase...................................................................................... 53<br />
8.2.4. Vierde fase: Evaluatiefase ......................................................................................................... 54<br />
8.2.5. Vijfde fase: Implementatiefase ................................................................................................. 54<br />
REFERENTIES<br />
BIJLAGEN<br />
BIJLAGE 1: FORMAT LITERATUURZOEKPROCES<br />
BIJLAGE 2: OVERZICHT INTRODUCTIEPROGRAMMA<br />
BIJLAGE 3: CHECKLIST HR<br />
BIJLAGE 4: CHECKLIST SUPERVISOR<br />
BIJLAGE 5: CHECKLIST BUDDY<br />
BIJLAGE 6: CHECKLIST VESTIGINGSSECRETARESSE<br />
BIJLAGE 7: WORKSHOP TEBODIN HENGELO<br />
BIJLAGE 8: ORGANOGRAM<br />
BIJLAGE 9: AFKORTINGENLIJST<br />
BIJLAGE 10: KUBUS BEDRIJFSNOODPLAN<br />
BIJLAGE 11: AANBEVELINGEN FIRST DAY WIZARD<br />
5
Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />
Maart 2008<br />
BIJLAGE 12: ADVIESPUNTEN CASE<br />
BIJLAGE 13: EVALUATIE WORKSHOP<br />
BIJLAGE 14: EVALUATIE WELKOMSTPAKKET<br />
BIJLAGE 15: EVALUATIE FIRST DAY WIZARD<br />
6
Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />
Maart 2008<br />
1. Inleiding<br />
Tebodin is een international opererend ingenieurs- en consultancybureau. Het streeft<br />
naar het verbeteren van de competitieve positie van hun klantenorganisaties, het<br />
realiseren van winstgevende groei (voor deze klantenorganisaties) en het zijn van<br />
een aantrekkelijke werkgever voor enthousiaste werknemers die open staan voor<br />
veranderingen. In Nederland telt Tebodin negen vestigingen. Tebodin Hengelo is er<br />
daar één van. De vestiging in Hengelo is opgericht in 1959 en telt 155 medewerkers.<br />
Eind volgend jaar verwacht Tebodin tussen de 30 en 40 nieuwe medewerkers te<br />
hebben geïntroduceerd in het bedrijf, waardoor het aantal medewerkers eind 2008<br />
rond 200 zal liggen.<br />
Doordat er veel nieuwe medewerkers komen werken bij Tebodin Hengelo is<br />
het van belang dat er een goed introductieprogramma is. Het huidige<br />
introductieprogramma van Tebodin Hengelo wordt echter als statisch en saai<br />
ervaren. Vandaar dat er door EEN Projects een aanvullend programma is ontworpen.<br />
De kernvraag voor deze ontwerpopdracht is:<br />
Hoe kan de introductie van nieuwe medewerkers van Tebodin op een motiverende en<br />
uitdagende manier vorm gegeven worden, zodat nieuwe medewerkers informatie op<br />
het intranet weten te vinden, ze kennis hebben over relevante bedrijfsinformatie en<br />
ze zich snel thuis voelen binnen het bedrijf en hierdoor snel aan de slag kunnen?<br />
In dit eindverslag zal er worden beschreven welke werkwijze is gevolgd en welke<br />
besluiten hierin zijn genomen om tot het uiteindelijke product te komen dat voldoet<br />
aan de eisen. Omdat de gevolgde werkwijze als basis is genomen, bestaat het<br />
verslag achtereenvolgens uit de volgende hoofdstukken: vooronderzoek, ontwerp,<br />
realisatie, evaluatie. Per fase is de gevolgde werkwijze beschreven en daarnaast<br />
wordt er ook in elk hoofdstuk in gegaan op de belangrijkste resultaten uit die fase.<br />
Vervolgens worden er in het hoofdstuk ‘discussie’ enkele beperkingen van het<br />
uiteindelijke product besproken. Daarna volgt het hoofdstuk conclusie waarin een<br />
aantal adviespunten worden behandeld die door EEN Projects aan Tebodin Hengelo<br />
worden geadviseerd. Het eindverslag wordt afgesloten met een uitgebreide reflectie<br />
op het gehele proces en het eindproduct.<br />
7
Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />
Maart 2008<br />
2. Vooronderzoek<br />
Het project is gestart met een gedegen vooronderzoek. In deze paragraaf zullen de<br />
werkwijze en de belangrijkste conclusies van het vooronderzoek gegeven worden. Er<br />
wordt gestart met de werkwijze, waarna de belangrijkste conclusies uit de literatuur<br />
en vervolgens uit de context- en behoefteanalyse worden beschreven.<br />
2.1. Gevolgde werkwijze vooronderzoek<br />
Om een goed introductieprogramma te realiseren is er een literatuurstudie en een<br />
behoefte- en contextanalyse uitgevoerd. Aan het einde van het vooronderzoek zijn<br />
de belangrijkste bevindingen samengevat in één verslag: tussenrapportage<br />
Vooronderzoek. Er waren twee verschillende versies van deze tussenrapportage: één<br />
versie voor de opdrachtgever en een uitgebreidere versie voor de interne begeleider.<br />
In deze paragraaf zal de werkwijze binnen de literatuurstudie, behoefteanalyse en<br />
contextanalyse afzonderlijk van elkaar besproken worden.<br />
2.1.1. Werkwijze literatuurstudie<br />
Om een wetenschappelijk verantwoord product op te leveren aan Tebodin, is er<br />
gestart met een grondig literatuuronderzoek. Dit literatuuronderzoek was er op<br />
gericht te achterhalen wat er in de literatuur wordt beschreven over<br />
introductieprogramma’s, motivatie, webdesign en online helpsystemen. Er is voor<br />
deze literatuur gekozen, aangezien het te ontwerpen introductieprogramma voor alle<br />
Tebodin medewerkers motiverend moet zijn. Bovendien zal de nieuwe medewerker<br />
tijdens de introductie kennis maken met het intranet van Tebodin via een<br />
zogenoemde First Day Wizard. Dit online helpsysteem moet echter verbeterd worden<br />
wil het daadwerkelijk de wegwijs door het intranet van Tebodin vergemakkelijken.<br />
Zie bijlage 1 voor een verantwoording van het literatuurzoekproces.<br />
2.2.2. Werkwijze behoefteanalyse<br />
Er is een behoefteanalyse uitgevoerd om vast te stellen aan wat voor soort<br />
introductieprogramma er behoefte is binnen Tebodin Hengelo. In de behoefteanalyse<br />
is er achterhaald wat de ervaringen met het huidige programma zijn en wat de<br />
gewenste situatie is. Dit is achterhaald door middel van het houden van interviews<br />
met elf medewerkers van Tebodin Hengelo, met twee afdelingshoofden, met Ellen<br />
Nakken (HR) en met een lid van een werkgroep West die zich in Tebodin Regio West<br />
bezig houdt met het introductieprogramma. Zie paragraaf “8.2.1. Eerste fase:<br />
Vooronderzoek” voor een korte verantwoording van deze interviews.<br />
2.2.3. Werkwijze contextanalyse<br />
De context is in kaart gebracht door middel van het eerste kennismakingsgesprek<br />
met Tebodin Hengelo waarin een kort introducerend praatje werd gehouden door de<br />
opdrachtgever over Tebodin. Tevens is er door EEN Projects informatie gelezen over<br />
Tebodin als organisatie. Daarnaast is door middel van de hierboven beschreven<br />
interviews de huidige situatie van het introductieprogramma (context) beter in beeld<br />
gebracht.<br />
2.2. Belangrijkste conclusies vooronderzoek: Literatuurstudie<br />
Uit het literatuuronderzoek zijn veel nuttige resultaten gehaald. De belangrijkste<br />
conclusies uit deze literatuurstudie zullen hieronder samengevat worden.<br />
2.2.1. Literatuur introductieprogramma’s<br />
Het doel van een introductieprogramma is de nieuwe medeweker kennis te laten<br />
maken met de mensen uit de organisatie, zijn/haar rol in de organisatie en de<br />
organisatie zelf (Davis & Kleiner, 2001). Bij het ontwerpen van een<br />
8
Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />
Maart 2008<br />
introductieprogramma is het van belang rekening te houden met een aantal<br />
inhoudsdomeinen (Wanous & Reichers, 2000; Dowling & Eaker, 1996; Wesson &<br />
Gogus, 2005). Bij deze inhoudsdomeinen kan onderscheid gemaakt worden tussen<br />
informatieve en sociale inhoudsdomeinen.<br />
Informatief gedreven inhoudsdomeinen zijn: de geschiedenis, de taal, de<br />
regels en procedures en de gezondheid en veiligheid. Sociaal gedreven<br />
inhoudsdomeinen zijn: de kennismaking met de mensen waarmee een succesvolle<br />
en bevredigende relatie mee opgebouwd moet worden, het kennis maken met de<br />
politiek (machtstructuur en samenwerking in de organisatie), de waarden en de<br />
doelen en de voordelen van de organisatie. Deze sociaal gedreven inhoudsdomeinen<br />
worden over het algemeen door interactie met medewerkers en door aan de slag te<br />
gaan binnen de organisatie aangeleerd.<br />
Volgens Klein en Weaver (2000) is het van belang dat bij het opzetten van een<br />
effectief introductieprogramma zowel op een formele als informele manier geleerd<br />
wordt. Bovendien is het belangrijk dat er verschillende methoden worden ingezet en<br />
dat bepaalde onderdelen van de introductie plaatsvinden op een locatie buiten de<br />
daadwerkelijke werkplek.<br />
Tevens is het belangrijk dat de nieuwe medewerker aan het einde van de<br />
introductie weet bij wie hij/ zij moet wezen voor bepaalde vragen (Klein & Weaver,<br />
2000). Door gebruik te maken van foto’s van medewerkers kan de nieuwe<br />
medewerker hierin getraind worden.<br />
Een manier die de laatste tijd steeds meer wordt gebruikt, zijn<br />
webgebaseerde introductieprogramma’s. Voor de informatieve onderdelen zou dit<br />
best gebruikt kunnen worden. Voor de sociale onderdelen kan dit echter beter niet<br />
gedaan worden, omdat dit tot minder socialisatie leidt (Wesson & Gogus, 2005).<br />
Tevens is het goed om gebruik te maken van een oriëntatieplan, zodat de nieuwe<br />
medewerker weet wat hem/haar te wachten staat in de introductie (Hacker, 2003;<br />
Dowling & Eaker, 1996; Davis & Kleiner, 2001). Echter is het belangrijk dat de<br />
nieuwe medewerker snel aan de slag gaat met functiegerelateerde taken. Bij het<br />
opstellen van het introductieprogramma en het oriëntatieplan moet hiermee rekening<br />
gehouden worden.<br />
Tot slot is er bij de introductie van de nieuwe medewerker een belangrijke rol voor<br />
de supervisor weggelegd. De supervisor moet ervoor zorgen dat de medewerker<br />
goed ontvangen wordt. Daarnaast is het van belang dat de supervisor de nieuwe<br />
medewerker ondersteund door uitleg en antwoord te geven op de vragen van de<br />
nieuwe medewerker. Het koppelen van de nieuwe medewerker aan een buddy vanaf<br />
dag één kan hiervoor een goed alternatief zijn (Dowling & Eaker, 1996).<br />
2.2.2. Literatuur motivatie<br />
Motivatie heeft invloed op het leren van mensen en het bevordert de<br />
kennisoverdracht. Het is belangrijk dat aan het begin van de training of<br />
introductieprogramma de relevantie van de aangeboden informatie wordt gegeven.<br />
Bovendien is het belangrijk dat de medewerker met vertrouwen begint aan het<br />
introductieprogramma. Beide zaken zullen de motivatie van de lerende vergroten.<br />
Variërende activiteiten, het stellen van vragen, het geven van duidelijke uitleg<br />
met relevante voorbeelden, het geven van feedback en het gebruik van humor kan<br />
de motivatie van de lerende bevorderen. Tot slot blijkt uit de literatuur dat het geven<br />
van aandacht aan de nieuwe medewerker (door collega’s) de motivatie van de<br />
nieuwe medewerker kan verhogen (Keller, 1987; Pintrich & Schunk, 2002).<br />
9
Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />
Maart 2008<br />
2.2.3. Literatuur webdesign<br />
Bij het grafische ontwerp dient rekening te worden gehouden met de vier<br />
psychologische principes: gebruikers zien wat ze verwachten te zien, gebruikers<br />
hebben moeite met het focussen op meer dan één activiteit op één moment, het is<br />
gemakkelijker om een gestructureerde lay-out waar te nemen en het is<br />
gemakkelijker om iets te herkennen, dan het weer op te roepen uit het geheugen<br />
(Stone, Jarrett, Woodroffe, & Minocha, 2005).<br />
Bovendien is het van belang dat de vormgeving de navigatie en de inhoud<br />
ondersteunt. Voor de ondersteuning van de inhoud door middel van de vormgeving<br />
kan men de volgende aandachtspunten gebruiken: zorg voor een aangename leesen<br />
kijkervaring, houdt zoveel mogelijk ruimte voor de daadwerkelijke inhoud, cluster<br />
de inhoud naar gebruikersbehoefte, gebruik subsites voor verschillende doelgroepen<br />
en schrijf helder, beknopt en aantrekkelijk. Voor de ondersteuning van de navigatie<br />
zijn de volgende aandachtspunten van belang (informatie ontwerp): zorg voor een<br />
logische visuele structuur, vergemakkelijk de oriëntatie van de bezoeker op de<br />
website en help de bezoeker bij het leren hoe de website werkt.<br />
Het is tevens belangrijk dat de navigatie aansluit op het verwachtingspatroon<br />
van bezoekers. Navigatie wordt vergemakkelijkt wanneer de structuur van de<br />
informatie hiërarchisch en op een duidelijke en consistente manier wordt<br />
gepresenteerd. Bovendien kan de navigatie overzichtelijker worden gemaakt door<br />
zogenaamde breadcrumbs toe te passen. Breadcrumbs tonen in een enkelvoudige<br />
horizontale tekstlijn de locatie van de pagina waar de gebruiker zich op dat moment<br />
bevindt ten opzichte van de gehele hiërarchie van de webomgeving. Tot slot kunnen<br />
zogenoemde sitemaps een hulpmiddel zijn bij het navigeren in een webomgeving.<br />
Een site map is een visuele weergave van de informatiestructuur van de<br />
webomgeving (Punselie, 2001).<br />
2.2.4. Literatuur online helpsystemen<br />
Een online helpsysteem omringt alles dat gemaakt is om gebruikers te helpen bij het<br />
voltooien van hun taak terwijl ze gebruik maken van een applicatie (Corbin, 2004).<br />
Door gebruik te maken van een online helpsysteem kan de behoefte aan menselijke<br />
steun afnemen en wordt de autonomie van de gebruiker vergroot. Bovendien worden<br />
de functionele en relevante onderwerpen in een online helpsysteem bij elkaar<br />
gegroepeerd, waardoor de applicatie voor de gebruiker beter te begrijpen is. Tot slot<br />
zorgt het gebruik van een online helpsysteem ervoor dat de ‘overload’ aan informatie<br />
wordt aangepast.<br />
Bij het ontwerpen van een online helpsysteem moet rekening gehouden worden<br />
met de volgende zaken (Bian, 1999; Corbin, 2004; Roy, Rannou, & Rivard, 2007):<br />
• Een online helpsysteem moet gemakkelijk te gebruiken zijn (makkelijk te<br />
openen, sluiten, makkelijke navigatie) en voor iedereen te begrijpen.<br />
• Bij de vormgeving van een online helpsysteem moet rekening gehouden worden<br />
met de interactie- en visualisatiestijl. Deze moet overal gelijk zijn. Bovendien is<br />
het belangrijk dat de structuur van het helpsysteem en de webpagina gelijk zijn.<br />
• Het moet zoveel mogelijk in de werkomgeving geïntegreerd worden.<br />
• Een online helpsysteem kan zaken verduidelijken door het geven van een<br />
demonstratie. Wanneer er gebruik wordt gemaakt van video, is het belangrijk dat<br />
deze zo vaak als gewenst afgespeeld kan worden.<br />
• In een online helpsysteem moet alleen verwezen worden naar nuttige hyperlinks<br />
en niet meer dan 5 hyperlinks per onderwerp.<br />
10
Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />
Maart 2008<br />
2.3. Belangrijkste conclusies vooronderzoek: Behoefte- en contextanalyse<br />
Hieronder worden de belangrijkste conclusies uit de behoefte- en contextanalyse<br />
behandeld.<br />
2.3.1. Context Tebodin<br />
Tebodin is een internationaal opererend ingenieurs- en consultancybureau. De visie<br />
van Tebodin is “to serve our clients as a business partner through a global network”.<br />
Tebodin streeft naar het verbeteren van de competitieve positie van hun<br />
klantenorganisaties, het realiseren van winstgevende groei en het zijn van een<br />
aantrekkelijke werkgever voor enthousiaste werknemers die open staan voor<br />
veranderingen. In Nederland telt Tebodin negen vestigingen. Tebodin Hengelo is er<br />
daar één van. De vestiging in Hengelo is opgericht in 1959 en kent drie<br />
marktclusters waar ze zich op richten namelijk consultancy, industriële projecten en<br />
pijpleidingen & gebouwen. Tebodin Hengelo telt 155 medewerkers. Eind volgend jaar<br />
verwacht Tebodin tussen de 30 en 40 nieuwe medewerkers te hebben<br />
geïntroduceerd in het bedrijf, waardoor het aantal medewerkers eind 2008 rond de<br />
200 zal liggen.<br />
2.3.2. Huidig introductieprogramma Tebodin Hengelo<br />
Het huidige introductieprogramma van Tebodin Hengelo ziet er als volgt uit:<br />
Eerste dag:<br />
• Koffie en uitleg met de supervisor.<br />
• Kennismaken met andere collega’s en een rondleiding over de afdeling.<br />
• Welkomstpakket met de volgende inhoud: code of conduct, veiligheidsbrevet,<br />
lijst met order nummers en activiteiten codes (afkortingslijst waar de getallen<br />
voor staan), secrecy declaration, en papier waar nieuwe medewerker moet<br />
ondertekenen dat hij/ zij tijdens de introductie de vestigingshandleiding,<br />
bedrijfsnoodplan en rondgang door het gebouw heeft gedaan, een papier met<br />
de uitleg over het intranet en het vestigingsblad en het Tebodinkrantje.<br />
• Kennismaking met de buddy.<br />
• Aanbieden van de First Day Wizard.<br />
• ’s Middags komt (meestal) de supervisor nog even langs om te vragen hoe<br />
het gaat en of er nog problemen of vragen zijn.<br />
Andere activiteiten (na de eerste dag):<br />
• Introductielunch<br />
• Introductiekamp<br />
• Tebodin krantje<br />
2.3.3. Ervaringen huidig introductieprogramma Tebodin Hengelo<br />
De ervaringen van de verschillende medewerkers met het introductieprogramma zijn<br />
over het algemeen genomen gelijk.<br />
• Negatieve punten van het introductieprogramma zijn: te algemeen, te<br />
theoretisch, te veel informatie, te weinig praktische informatie, geen rekening<br />
gehouden met nieuwe medewerkers die geen ervaring hebben en niet motiverend<br />
(voornamelijk de First Day Wizard).<br />
• Positieve punten van het introductieprogramma zijn: de goede ontvangst de<br />
eerste dagen, leren in de praktijk (snel aan de slag), eigen tempo kunnen<br />
doorlopen van de First Day Wizard, het buddysysteem, de lunch en het<br />
introductieweekend. Al deze positieve punten zorgen er voor dat de medewerkers<br />
zich snel thuis voelen in de organisatie.<br />
11
Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />
Maart 2008<br />
2.3.4. Behoeften introductieprogramma Tebodin Hengelo<br />
Uit de behoefteanalyse komt naar voren dat er behoefte is aan meer praktische<br />
informatie tijdens de introductie. Een voorbeeld hiervan is het invullen van<br />
urenbriefjes. Dit kan bijvoorbeeld gedaan worden door het geven van een<br />
handleiding. Uit de behoefteanalyse blijkt bovendien dat men positief denkt over het<br />
uitdelen van een tastbaar document.<br />
Zaken die daarnaast verbeterd kunnen worden zijn: de First Day Wizard, het<br />
organiseren van een introductiesessie, het behandelen van meerdere onderwerpen<br />
tijdens de introductie, het smoelenboek op de Shareportal, iedereen moet op de<br />
hoogte zijn van de nieuwe medewerkers en het onderscheid maken tussen<br />
schoolverlaters en ervaren nieuwe medewerkers.<br />
2.3.5. Ervaringen en behoeften Tebodin Werkgroep West<br />
Daarnaast is er gesproken met iemand van de Werkgroep West van Tebodin. Deze<br />
persoon was in de regio West van Tebodin (Velsen, Den Haag en Rotterdam) bezig<br />
met het opzetten van een introductieprogramma voor deze regio. Met deze persoon<br />
is gesproken over de ervaringen met het huidige introductieprogramma, de<br />
verschillen met het introductieprogramma van Hengelo en de toekomstplannen. Veel<br />
activiteiten in het introductieprogramma van Tebodin Werkgroep West zijn gelijk aan<br />
de introductieactiviteiten bij Tebodin Hengelo. De belangrijkste verschillen tussen<br />
beide vestigingen zijn:<br />
- Bij de werkgroep West krijgt de nieuwe medewerker een tastbaar overzicht van<br />
de activiteiten die ondernomen worden gedurende de introductie.<br />
- Bij de werkgroep West vindt er een vestigingsmiddag plaats waar een presentatie<br />
wordt gegeven over belangrijke bedrijfsinformatie (afdelingen,<br />
carrièremogelijkheden, TQS, KVGM). Bovendien vindt er een interactief rollenspel<br />
plaats.<br />
- Er vindt geen lunch plaats bij de werkgroep West in tegenstelling tot Tebodin<br />
Hengelo.<br />
De resultaten uit dit vooronderzoek zullen meegenomen worden naar de<br />
ontwerpfase, waar een opzet gemaakt zal worden voor het aanvullende<br />
introductieprogramma voor Tebodin Hengelo.<br />
12
Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />
Maart 2008<br />
3. Ontwerp<br />
In dit hoofdstuk zullen de belangrijkste conclusies uit de ontwerpfase besproken<br />
worden. Hierin wordt eerst het raamwerk beschreven die EEN Projects heeft<br />
ontworpen, om zo de bevindingen uit het vooronderzoek om te zetten in concrete<br />
maatregelen voor het introductieprogramma van Tebodin. Vervolgens wordt er<br />
ingegaan op de gevolgde werkwijze in de ontwerpfase. Daarna wordt er behandeld<br />
wat de uiteindelijke maatregelen zijn en de hierbij horende argumentatie.<br />
Bovendien zal aan het eind van het hoofdstuk een overzicht gegeven worden<br />
van elke introductieactiviteit die de nieuwe medewerker onderneemt en hoe deze<br />
activiteit te plaatsen is in het raamwerk (zie 3.1.). Het hoofdstuk zal afgesloten<br />
worden met een overzicht van het huidige introductieprogramma van Tebodin en het<br />
door EEN Projects ontworpen introductieprogramma van Tebodin.<br />
3.1. Raamwerk<br />
Uit het vooronderzoek is gebleken dat de inhoud van een introductieprogramma<br />
opgedeeld kan worden in informatief gedreven inhoud en sociaal gedreven inhoud<br />
(zie paragraaf 2.2.1.). Dit wil zeggen dat sommige inhouden bedoeld zijn om<br />
informatie te vergaren, terwijl andere inhouden bedoeld zijn om het<br />
socialisatieproces te bevorderen. Het is hierbij wel noodzakelijk te noemen dat het<br />
niet voldoende is om aan één van beide aspecten aandacht te besteden in een<br />
introductieprogramma. Het introductieprogramma moet zowel formele als informele<br />
leervormen bevatten. Ook qua methoden kan er een onderscheid gemaakt worden in<br />
twee verschillende vormen, namelijk formeel en informeel, die bij beide inhouden<br />
terug moeten komen. Voorbeelden van methoden voor het overbrengen van sociaal<br />
gedreven inhoud zijn: het aanstellen van een buddy, goed voorbereiden op komst<br />
nieuwe medewerker, foto’s en beschrijving aanbieden van alle medewerkers, etc.<br />
Om de conclusies van het vooronderzoek goed aan te laten sluiten op de verdere<br />
ontwerpstappen van de ontwerpfase, is er door EEN Projects een raamwerk<br />
ontworpen (zie figuur 1). Het raamwerk omvat zaken waar het<br />
introductieprogramma van Tebodin in ieder geval aan moet voldoen, gezien de<br />
conclusies uit de behoefteanalyse en de literatuurstudie die uit het vooronderzoek<br />
naar voren kwamen. Het doel van het introductieprogramma is als basis gebruikt<br />
voor dit raamwerk. Daarnaast is de<br />
conclusie uit het vooronderzoek dat het<br />
introductieprogramma zowel informatief<br />
als sociaal gedreven inhoud moet<br />
bevatten, ook meegenomen bij het<br />
ontwerp van het raamwerk. Tot slot<br />
omvat het raamwerk nog een<br />
overkoepelend gedeelte, waarin de<br />
algemene eisen staan beschreven<br />
waaraan het introductieprogramma van<br />
Tebodin moet voldoen. Voor een grote<br />
weergave van het raamwerk zie bijlage<br />
16.<br />
Figuur 1: Grafische weergave raamwerk<br />
introductieprogramma<br />
13
Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />
Maart 2008<br />
3.2. Gevolgde werkwijze ontwerpfase<br />
Nadat op basis van de conclusies uit het vooronderzoek een raamwerk is ontwikkeld,<br />
is EEN Projects een ochtend bij elkaar gaan zitten om aan de hand hiervan te<br />
brainstormen. Deze brainstormsessie ging over welke aanvullingen op het<br />
introductieprogramma van Tebodin ontworpen gaan worden en hoe deze producten<br />
eruit moeten gaan zien. De belangrijkste conclusies uit de behoefteanalyse en de<br />
literatuurstudie zijn goed bekeken en besproken met elkaar. Daarbij is telkens<br />
gekeken hoe deze conclusies toegepast kunnen worden in het te ontwerpen<br />
introductieprogramma. Dit heeft uiteindelijk geleid tot een tal van mogelijke<br />
maatregelen, onderverdeeld in maatregelen die uitgevoerd moeten worden vooraf,<br />
tijdens en na de eerste dag van de nieuwe medewerker.<br />
Deze mogelijke maatregelen zijn beschreven in een tussenrapportage en zijn<br />
vervolgens besproken met zowel de interne begeleider als de opdrachtgever. Na de<br />
gesprekken is er een verkorte versie gemaakt van de mogelijke maatregelen en<br />
uiteindelijk aan drie medewerkers en vier afdelingshoofden van Tebodin Hengelo via<br />
een e-mail met bijlage voorgelegd. Aan de hand van de reacties is er besloten en ook<br />
beargumenteerd of het wel of niet worden meegenomen bij het ontwerpen van de<br />
producten. Zo zijn er uiteindelijk uit het vooronderzoek en de formatieve evaluatie<br />
van de mogelijke maatregelen een aantal aanvullingen op het introductieprogramma<br />
van Tebodin tot stand gekomen. Voor een uitgebreidere beschrijving van deze<br />
formatieve evaluatie, zie paragraaf “5.2 Ontwerpfase: Mogelijke maatregelen” uit het<br />
evaluatie hoofdstuk.<br />
Het resultaat van deze ontwerpfase zijn de uiteindelijke maatregelen en<br />
producten die EEN Projects gaat ontwikkelen. Dit resultaat is gerapporteerd in een<br />
verslag met daarbij een beargumentatie vanuit de behoefteanalyse (uitgevoerd in<br />
het vooronderzoek) en relevante literatuur. Vervolgens is ook deze tussenrapportage<br />
besproken met de interne begeleider.<br />
3.3. Maatregelen en verantwoording<br />
Op basis van de resultaten uit het vooronderzoek en de formatieve evaluatie van de<br />
mogelijke maatregelen, zijn er dus uiteindelijk een aantal maatregelen naar voren<br />
gekomen. Bij de maatregelen die hieronder besproken zullen worden, wordt<br />
onderscheidt gemaakt tussen maatregelen vooraf, tijdens en na de eerste dag. Een<br />
tijdskader biedt namelijk overzicht en is een veel gebruikte weergave voor een<br />
introductieprogramma (Davis & Kleiner, 2001). Per maatregel zal bovendien kort<br />
worden toegelicht waarom voor de maatregel gekozen is. Tot slot zal er per<br />
tijdskader toegelicht worden hoe de maatregelen bijdragen aan het motiveren van de<br />
nieuwe medewerkers.<br />
3.3.1. Vooraf aan de eerste werkdag<br />
Activiteiten per verantwoordelijke<br />
Om de organisatorische aspecten goed te laten verlopen, zullen er voorafgaand aan<br />
de eerste dag ook een aantal activiteiten uitgevoerd moeten worden door<br />
verschillende verantwoordelijken. Het zorgen dat alles klaar staat is bijvoorbeeld zo’n<br />
activiteit. Het blijkt uit zowel de behoefteanalyse als uit de literatuurstudie dat<br />
wanneer organisatorische zaken geregeld zijn medewerkers zich meer welkom en<br />
thuis voelen in de organisatie.<br />
Er zijn nog meer taken te onderscheiden die HR, de supervisor en de<br />
vestigingssecretaresse moeten ondernemen. In deze paragraaf zal alleen worden in<br />
gegaan op de aanvullende activiteiten ontwikkeld door EEN Projects. Een overzicht<br />
van alle taken die deze verantwoordelijken voorafgaand aan de eerste dag moeten<br />
uitvoeren zijn te vinden in bijlage 3, 4, 5 en 6.<br />
14
Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />
Maart 2008<br />
HR:<br />
Alle organisatorische activiteiten die op dit moment al worden uitgevoerd door HR<br />
zijn belangrijk om te behouden. Om de organisatie beter te laten verlopen zijn de<br />
volgende aanvullende maatregelen geformuleerd:<br />
• Supervisor op de hoogte stellen van eerste werkdag van de nieuwe medewerker.<br />
• Overhandigen checklist met alle uit te voeren activiteiten aan de supervisor,<br />
vestigingssecretaresse en de service unit (of direct ook aan de buddy geven).<br />
• Introductie workshop en introductielunch inplannen.<br />
Supervisor:<br />
Er zijn al veel activiteiten die op dit moment al door de supervisors uitgevoerd<br />
worden en waarvan het vanuit de literatuur blijkt dat het belangrijk is dat die worden<br />
behouden. Om de organisatie beter te laten verlopen zijn de volgende aanvullende<br />
maatregelen geformuleerd:<br />
• Uit het gesprek met een supervisor die is gehouden in de behoefteanalyse blijkt<br />
dat het gewenst is dat de supervisor samen met de buddy bepaalt welke functie<br />
de nieuwe medewerker krijgt in het project. Op dit moment wordt dit namelijk<br />
later pas bepaald. Het is belangrijk dat voor de komst van de nieuwe<br />
medewerker hier al over nagedacht heeft zodat organisatorisch alles goed<br />
verloopt.<br />
• Uit het gesprek met een supervisor die is gehouden in de behoefteanalyse blijkt<br />
dat het belangrijk is dat de nieuwe medewerker door middel van een case kan<br />
oefenen met het uitvoeren van projecten. Door het bestuderen van een oud<br />
project wordt de nieuwe medewerker bekend met de werkwijze van Tebodin.<br />
Voorafgaand zal de supervisor samen met de buddy een oud project moeten<br />
selecteren waarmee de nieuwe medewerker aan de slag kan.<br />
• De supervisor zal de checklist aan de buddy overhandigen.<br />
• In de behoefteanalyse is een gesprek gehouden met een supervisor. Uit dit<br />
gesprek blijkt dat het noodzakelijk is dat het afdelingshoofd, voordat de nieuwe<br />
medewerker komt, samen met de buddy een lijst opstelt met wat die specifieke<br />
nieuwe medewerker in ieder geval de eerste periode op de afdeling gedaan moet<br />
hebben. Op deze manier is het duidelijk er gedaan moet worden en dit voorkomt<br />
dat de nieuwe medewerker te weinig gedaan heeft in een bepaalde periode. Door<br />
het invoeren van een lijst met standaardeisen kunnen de buddy en de nieuwe<br />
medewerker zelf bijhouden wat de nieuwe medewerker gedaan heeft en nog<br />
moet doen. Hierdoor verloopt de organisatie beter en is de nieuwe medewerker<br />
ook zelf op de hoogte van welke belangrijke zaken hij/zij nog moet gaan doen in<br />
de introductieperiode (Hacker, 2003).<br />
Buddy:<br />
Om de organisatie rondom de buddy beter te laten verlopen zijn de volgende<br />
aanvullende maatregelen geformuleerd:<br />
• Samen met de supervisor bepalen in welk project de nieuwe medewerker wordt<br />
opgenomen en wat de functie van de nieuwe medewerker hierin wordt.<br />
• Uit de behoefteanalyse blijkt dat het belangrijk is dat de nieuwe medewerker<br />
door middel van een case kan oefenen met het uitvoeren van projecten. Door het<br />
bestuderen van een oud project wordt de nieuwe medewerker bekend met de<br />
werkwijze van Tebodin. Voorafgaand zal de supervisor samen met de buddy een<br />
oud project moeten selecteren waarmee de nieuwe medewerker aan de slag kan.<br />
• Samen met de supervisor een lijst opstellen met wat de nieuwe medewerker in<br />
ieder geval de eerste periode op de afdeling gedaan moet hebben. Zie hierboven<br />
bij de supervisor voor een toelichting op deze maatregel.<br />
15
Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />
Maart 2008<br />
Vestigingssecretaresse:<br />
Er zijn een aantal activiteiten die op dit moment al door de vestigingssecretaresse<br />
uitgevoerd worden en waarvan het vanuit de literatuur blijkt dat het belangrijk is dat<br />
die worden behouden (zie paragraaf 2.2.1. en 2.3.3). Hierbij hoort ook het<br />
klaarleggen van het welkomstpakket. Dit pakket zal echter worden uitgebreid met de<br />
volgende inhoud:<br />
• Een tastbaar document met daarop het organogram met namen en foto’s van de<br />
directeur, de hoofden van de ondersteunende afdelingen en van de<br />
afdelingshoofden. Op de achterzijde staat een uitleg over de activiteiten van de<br />
verschillende afdelingen. Het is belangrijk dat de nieuwe medewerker weet hoe<br />
de formele structuur (politiek) is van de organisatie (Klein & Weaver, 2000;<br />
Wesson en Gogus, 2005).<br />
• Een lijst met afkortingen. Het is belangrijk dat de nieuwe medewerker op de<br />
hoogte is van de taal en afkortingen die gebruikt worden in de organisatie<br />
(Wesson en Gogus, 2005). Binnen Tebodin wordt veel gesproken en gewerkt met<br />
afkortingen. Een lijst met afkortingen van de organisatie is een hulpmiddel die<br />
nieuwe medewerker helpt bij het begrijpen van de gebruikte afkortingen.<br />
• Kubus van het bedrijfsnoodplan. Veiligheid is erg belangrijk binnen Tebodin,<br />
daarom is aan het eind van de ontwerpfase besloten ook het bedrijfsnoodplan toe<br />
te voegen aan het welkomstpakket. Dit plan is vormgegeven in een kubus,<br />
waardoor de kans groter is dat medewerkers het op het bureau zetten en dus<br />
gemakkelijk bereikbaar is in geval van nood.<br />
• Human Resource Initiative. Aan het eind van de ontwerpfase is tevens besloten<br />
het zojuist ontwikkelde HRI toe te voegen aan het welkomstpakket. Dit document<br />
geeft weer welke training- en opleidingsmogelijkheden er zijn binnen Tebodin. De<br />
nieuwe medewerker weet op deze manier al vooraf wat hij op het gebied van<br />
training en opleiding kan verwachten. Omdat dit product al ontwikkeld is, hoeft<br />
het alleen maar toegevoegd te worden aan het welkomstpakket.<br />
Daarnaast is het de taak van de Vestigingssecretaresse om de volgende activiteiten<br />
uit te voeren voorafgaand aan de eerste werkdag van de nieuwe medewerker:<br />
• Opsturen indiensttredingwijzer:<br />
Op dit moment wordt de indiensttredingwijzer voorafgaand aan de eerste<br />
werkdag opgestuurd aan de nieuwe medewerker. Het bevat informatie over<br />
optionele regelingen, regels en procedures, geschiedenis van het bedrijf en<br />
gezondheid en veiligheid. Uit de literatuur blijkt dat het van belang is dat deze<br />
informatieve aspecten zijn opgenomen in een introductieprogramma (Klein &<br />
Weaver, 2000; Wesson en Gogus, 2005). Om deze reden is het belangrijk dat<br />
Tebodin deze indiensttredingwijzer blijft opsturen naar de nieuwe medewerkers.<br />
• Opsturen introductieprogramma:<br />
Tegelijk met het versturen van de indiensttredingwijzer en een welkomstbrief zal<br />
ook een beschrijving van de introductieactiviteiten aan de nieuwe medewerker<br />
opgestuurd worden. Het is voor de nieuwe medewerker namelijk van groot<br />
belang dat hij of zij weet wat er van de introductieperiode verwacht kan worden<br />
(Hacker, 2003). Het doel hiervan is niet alleen informeren, maar ook de<br />
medewerker een gevoel geven dat hij welkom is en dat er aan hem gedacht is.<br />
Motivatie bevorderen<br />
De medewerker zal een brief, planning en indiensttredingwijzer toegestuurd krijgen.<br />
Door het aanbieden van de planning van de introductie en het nut/doel van de<br />
introductie te benoemen wordt de motivatie bevorderd. De nieuwe medewerker weet<br />
op deze manier van te voren wat hij/zij kan verwachten van de introductieperiode.<br />
Het klaarzetten van alle spullen voordat de nieuwe medewerker Tebodin binnen komt<br />
16
Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />
Maart 2008<br />
is een vorm van aandacht geven, wat tevens de motivatie bevorderd. Hierdoor is er<br />
een grotere kans dat de nieuwe medewerker zich thuis voelt.<br />
3.3.2. Tijdens de eerste werkdag<br />
Deze paragraaf geeft een overzicht van de activiteiten die uitgevoerd moeten worden<br />
tijdens de eerste dag. Al deze activiteiten die tijdens de eerste werkdag worden<br />
uitgevoerd zullen hieronder besproken worden.<br />
Activiteiten per verantwoordelijke<br />
Er zijn verschillende personen die de eerste dag activiteiten uit moeten voeren met<br />
betrekking tot de introductie van de nieuwe medewerker. Deze activiteiten zullen<br />
hier per verantwoordelijke besproken worden. Een overzicht van alle taken die deze<br />
verantwoordelijken voorafgaand aan de eerste dag moeten uitvoeren zijn te vinden<br />
in bijlage 4,5 en 6.<br />
Supervisor<br />
Op dit moment worden er binnen Tebodin al een aantal belangrijke activiteiten<br />
uitgevoerd. Uit zowel de literatuur als de behoefteanalyse blijkt dat het belangrijk is<br />
dat deze activiteiten behouden blijven. Daarnaast zijn er extra activiteiten die in het<br />
huidige introductieprogramma nog niet uitgevoerd worden door de supervisor, maar<br />
wel van belang zijn volgens de literatuur en de uitgevoerde behoefteanalyse binnen<br />
Tebodin:<br />
• Het bespreken van het programma van de eerste dag en de verdere<br />
introductieperiode. De nieuwe medewerker heeft deze al opgestuurd gekregen,<br />
maar hier wordt het tastbaar document nog een keer uitgereikt en besproken.<br />
Hierdoor kan men er zeker van zijn dat de nieuwe medewerker weet wat hij/zij<br />
kan verwachten van het introductieprogramma (Hacker, 2003).<br />
• Kort vertellen over de inhoudelijke zaken als TQS, Veiligheid en gezondheid,<br />
Shareportal, Personeelshandboek, Vestigingshandleiding en Code of Conduct. De<br />
supervisor moet hierbij alleen aankaarten dat ze van belang zijn en waar deze<br />
inhoud te vinden is (of behandeld worden). Verder moet deze kennis opgedaan<br />
worden uit andere activiteiten van het introductieprogramma (welkomstpakket,<br />
buddy, de introductieworkshop, etc.). De toevoeging van het laatste inhoudelijke<br />
puntje ‘Code of Conduct’ is na de formatieve evaluatie van de mogelijke<br />
maatregelen gedaan. Uit de formatieve evaluatie kwam naar voren dat er<br />
behoefte was aan dit aspect.<br />
• Aan het einde van de dag nog even aan de nieuwe medewerker vragen hoe het<br />
gegaan is. Dit is een activiteit die al wel door een aantal supervisors worden<br />
uitgevoerd, toch is het de bedoeling dat dit standaard door elke supervisor wordt<br />
gedaan. Dit om de nieuwe medewerker te helpen bij eventuele problemen waar<br />
hij/zij tegenaan loopt.<br />
Buddy:<br />
Uit het literatuuronderzoek en de behoefteanalyse komt naar voren dat het van<br />
belang wordt geacht dat de nieuwe medewerker vanaf dag één aan een buddy<br />
gekoppeld wordt (Davis & Kleiner, 2001). Deze mentor is de contactpersoon van de<br />
nieuwe medewerker. Bij deze buddy kan de nieuwe medewerker terecht met al zijn<br />
of haar vragen. In het huidig introductieprogramma is dit ook het geval. Er blijkt<br />
echter dat er onduidelijkheid is over de precieze taken die de buddy uit moet voeren.<br />
Om deze reden zal er dan ook een checklist voor de buddy gemaakt worden waarop<br />
alle activiteiten staan vermeld.<br />
Vestigingssecretaresse:<br />
De Vestigingssecretaresse voert al een aantal activiteiten uit tijdens de eerste dag,<br />
17
Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />
Maart 2008<br />
uit de literatuurstudie en de behoefteanalyse blijkt dat het belangrijk is dat dit ook<br />
behouden wordt. Het extra punt dat echter toegevoegd moet worden in het huidige<br />
introductieprogramma is dat de vestigingssecretaresse op het begin van de eerste<br />
werkdag een foto moet maken van de nieuwe medewerker. Uit de behoefteanalyse<br />
blijkt dat er binnen Shareportal een mogelijkheid is om een foto toe te voegen aan<br />
het persoonlijke profiel van de medewerker. Helaas blijkt dat dit niet of nauwelijks<br />
wordt gedaan. Om het plaatsen van de foto’s te bevorderen zal dit gelijk de eerste<br />
dag uit moeten worden gevoerd.<br />
Bovendien moet deze foto ’s ochtends direct naar de nieuwe medewerker<br />
gemaild worden of deze pasfoto moet op Shareportal gezet worden door de<br />
vestigingssecretaresse. Bovendien moet de Vestigingssecretaresse ervoor zorgen dat<br />
nieuwe medewerkers de foto opslaan op hun computer, zodat ze het gemakkelijk<br />
kunnen uploaden zodra ze starten met de First Day Wizard.<br />
First Day Wizard<br />
Eén van de doelen van het introductieprogramma is dat nieuwe medewerkers<br />
wegwijs worden op het intranet. Om dit doel te kunnen bereiken moet de First Day<br />
Wizard worden verbeterd. Uit de behoefteanalyse kwam namelijk naar voren dat de<br />
First Day Wizard de structuur van de Shareportal (het intranet van Tebodin) beter uit<br />
moet leggen en dat de hoeveelheid informatie die aangeboden wordt op de First Day<br />
Wizard teruggebracht moet worden. De First Day Wizard moet aantrekkelijker en<br />
meer motiverend gemaakt worden. Hieronder worden de verbeterpunten op de First<br />
Day Wizard kort aangegeven. Dit wordt gedaan aan de hand van algemene eisen en<br />
de uiteindelijke opzet. Een uitgebreide toelichting van elk punt is echter te vinden in<br />
bijlage 11.<br />
Algemene eisen die aan de First Day Wizard gesteld worden:<br />
• De lay-out van de First Day Wizard moet gelijk zijn aan die van de Shareportal.<br />
De achtergrondkleur van de First Day Wizard is iets vervaagd, dit geeft aan dat<br />
men zich in de First Day Wizard bevindt.<br />
• De gebruiker moet voor hem/haar belangrijke documenten automatisch<br />
opgestuurd krijgen via de mail.<br />
• Het moet gemakkelijk zijn voor degenen die de First Day Wizard al een keer<br />
helemaal hebben doorlopen, om vrij naar andere onderwerpen te gaan in de First<br />
Day Wizard.<br />
• De gebruiker moet op elk scherm de mogelijkheid krijgen om de sitemap te<br />
bekijken.<br />
• Er moet slechts één onderwerp per scherm worden behandeld. Dit onderwerp<br />
moet opgelicht zijn. De gebruiker kan alleen op het opgelichte onderwerp klikken.<br />
De andere hoofdonderwerpen zijn ook altijd weergegeven, de andere<br />
subonderwerpen echter niet.<br />
• Alle verschillende schermen waarop telkens per scherm één (sub- of<br />
hoofd)onderwerp wordt behandeld, zijn hetzelfde vormgegeven en de instructie is<br />
ook telkens hetzelfde.<br />
• Het is ook belangrijk dat er niet meerdere schermen tegelijkertijd open zijn, maar<br />
dat er maar één scherm open is per keer.<br />
• De First Day Wizard moet ook gemakkelijk te verlaten zijn. De medewerker heeft<br />
dus op elk gewenst moment de mogelijkheid om de First Day Wizard te verlaten.<br />
Op het moment dat de medewerker de First Day Wizard op een later tijdstip weer<br />
opent, start de First Day Wizard op het punt waar de medewerker eerder is<br />
gestopt.<br />
18
Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />
Maart 2008<br />
De First Day Wizard moet de volgende opzet hebben:<br />
1. De First Day Wizard moet beginnen met een welkomstscherm, waarin de<br />
gebruiker welkom wordt geheten en waarin het doel wordt aangegeven.<br />
2. Vervolgens moet de gebruiker zijn/haar foto uploaden. Bovendien moet de<br />
medewerker zijn/haar persoonlijke code invullen op dit scherm.<br />
3. Vanaf dit scherm begint de vastgestelde tocht door de First Day Wizard. Er wordt<br />
begonnen met het oplichten van de onderwerpen per scherm die het meest van<br />
belang zijn. In dit geval worden de hoofd– en subonderwerpen van boven tot<br />
onder, en van links naar rechts, van de webpagina achtereenvolgens behandeld.<br />
Het eerste scherm gaat dus in op de site map van de Shareportal. Een site map<br />
is een visuele weergave van de informatiestructuur van de webomgeving.<br />
4. Vervolgens ziet de First Day Wizard er per scherm (waarin een opgelicht<br />
onderwerp wordt behandeld) er als volgt uit:<br />
a. Er verschijnt een korte samenvatting van de inhoud die normaal gesproken<br />
bij dit onderwerp op de Shareportal staat.<br />
b. Zodra de medewerker klikt op het opgelichte onderwerp, verschijnen ook de<br />
subonderwerpen in het menu. Men kan echter niet op deze subonderwerpen<br />
klikken.<br />
c. Bovendien staat er op hetzelfde scherm een stippellijn vanaf het onderwerp<br />
dat opgelicht is tot aan een klein blokje met informatie. Dit blokje met<br />
informatie heeft een andere kleur dan de achtergrond en geeft aan wat je<br />
moet doen op dit scherm.<br />
d. Er staan breadcrumbs op elk scherm. Breadcrumbs tonen in een enkelvoudige<br />
horizontale tekstlijn de locatie van de pagina waar de gebruiker zich op dat<br />
moment bevindt ten opzichte van de gehele hiërarchie van de webomgeving<br />
(Nielsen, 2007).<br />
5. De First Day Wizard wordt afgesloten met een passende afsluiting.<br />
Motivatie bevorderen<br />
De activiteiten die op de eerste dag ondernomen worden zullen de motivatie van de<br />
nieuwe medewerker verhogen. Door middel van de kennismaking met de collega’s en<br />
de rest van de organisatie en door middel van het ontvangen van het overzicht van<br />
het introductieprogramma, wordt de motivatie van de nieuwe medewerker verhoogd.<br />
De verbeterpunten voor de First Day Wizard die hierboven beschreven staan,<br />
bevorderen ook de motivatie van de medewerker. Enkele punten die hieraan<br />
bijdragen zijn:<br />
• Door een passend begin en afsluiting. Zo wordt op het welkomstscherm het doel<br />
van de First Day Wizard beschreven. Hierdoor weet de medewerker waarom<br />
hij/zij de First Day Wizard gaat doorlopen. Hierdoor zal de medewerker het<br />
waarschijnlijk als nuttig en zinvol ervaren om de First Day Wizard goed en<br />
helemaal te doorlopen.<br />
• Er wordt veel minder informatie op de First Day Wizard zelf aangeboden,<br />
aangezien het doel is dat de medewerkers wegwijs kunnen worden op de<br />
Shareportal. Er wordt alleen in het kort aangegeven welke informatie er te vinden<br />
is. De informatiestroom is gereduceerd, waardoor ze de First Day Wizard sneller<br />
kunnen doorlopen. Hierdoor worden nieuwe medewerkers gemotiveerder om de<br />
First Day Wizard te doorlopen.<br />
• De First Day Wizard is opgebouwd uit stappen, medewerkers worden aan het<br />
handje genomen. Bovendien is de structuur veel eenvoudiger gemaakt en veel<br />
beter te begrijpen. Doordat de navigatie gemakkelijker is, raken medewerkers<br />
niet gedesoriënteerd en hierdoor verhoogd hun motivatie om de First Day Wizard<br />
helemaal te doorlopen.<br />
19
Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />
Maart 2008<br />
3.3.3. Na de eerste dag<br />
Ook na de eerste dag zullen er verschillende activiteiten uitgevoerd moeten worden.<br />
Deze zullen hier achtereenvolgens besproken worden:<br />
Supervisor<br />
Na de eerste week zal er een gesprek plaats moeten vinden tussen de nieuwe<br />
medewerker en diens supervisor. Dit gesprek moet al van te voren gepland zijn,<br />
zodat dit vaststaat en gelijk is tussen alle afdeling. Het doel van dit gesprek is om<br />
terug te blikken op de eerste week en vooruit te blikken op de komende weken. Bij<br />
de terugblik krijgt de medewerker de mogelijkheid om met vragen en problemen te<br />
komen. Bovendien wordt de behandelde case (oud project) nog kort besproken. Uit<br />
de behoefteanalyse waarin een gesprek met de supervisor is gehouden kwam tevens<br />
naar voren dat de begeleiding door de supervisor verlengd moet worden tot<br />
ongeveer een week. De supervisor moet regelmatig vragen hoe het met de nieuwe<br />
medewerker gaat.<br />
Case<br />
Het is van belang dat de medewerker op een snelle en leuke manier de regels en<br />
procedures van de organisatie leert kennen (Wanous & Reichers, 2000; Davis &<br />
Kleiner, 2001). Bovendien blijkt uit de behoefteanalyse dat medewerkers liever in de<br />
praktijk leren. Vandaar dat het idee is ontstaan om een case in te zetten om<br />
medewerkers procedures van hun eigen afdeling aan te leren. Dit idee is echter<br />
alleen gericht op de drie clusters ‘Industrial Projects, Consultancy en Buildings,<br />
Pipelines & Infrastructure, aangezien alleen deze afdelingen te maken hebben met<br />
complexe procedures. Er hoeft dus geen case ingezet te worden in de vier<br />
ondersteunende afdelingen. Binnen deze vier afdelingen kan de nieuwe medewerker<br />
kennis maken met procedures door eerst gemakkelijke en kleine taken uit te voeren<br />
en dit steeds verder uit te bouwen.<br />
De case zal gebaseerd worden op oude projecten. Dit omdat er veel oude projecten<br />
met uitwerkingen zijn en hierdoor niemand een hele nieuwe case hoeft op te zetten.<br />
Het afdelingshoofd en de buddy moeten samen een oud project (of een deel van een<br />
oud project) selecteren dat geschikt is voor de specifieke situatie van de nieuwe<br />
medewerker. Na de eerste dag kan de nieuwe medewerker aan de slag met de case.<br />
In de case zal de nieuwe medewerker vooral ingaan op het uitwerken van<br />
berekeningen en analyses. Het is namelijk niet mogelijk om het contact met de klant<br />
of meetwerk over te doen. De nieuwe medewerker krijgt de benodigde uitkomsten<br />
van het project voorgelegd en gaat vervolgens zelfstandig de case uitwerken. Er zal<br />
dus vooral ingegaan worden op vakinhoudelijke procedures. Omdat de inhoud op het<br />
vakgebied zelf is gericht, is het niet nodig om ervaren nieuwe medewerkers de case<br />
voor te leggen. Ervaren nieuwe medewerkers kunnen namelijk ook direct op een<br />
project ingezet worden. Op deze manier kan dus een onderscheid gemaakt worden in<br />
ervaren en onervaren nieuwe medewerkers.<br />
Deze case kan gebruikt worden als oefening naast de echte projecten. Het<br />
oefenen met een case geeft de medewerker ruimte om zelf beslissingen te maken<br />
zonder dat hier ernstige consequenties aan verbonden zijn. Dit is een groot voordeel<br />
dat aan het invoeren van een case verbonden is. Voor een verdere toelichting over<br />
de selectie en uitvoering van de case wordt u door verwezen naar bijlage 12.<br />
Handleiding urenregistratie, reserveringen en declaraties<br />
Uit de behoefteanalyse blijkt dat het registreren van de uren en het declareren van<br />
zaken lastig is voor een nieuwe medewerker. Daarom zal de nieuwe medewerker in<br />
de introductieperiode ook kennis maken met het uren- en declaratiesysteem, door de<br />
buddy de handleidingen hiervan te laten overhandigen. Het is belangrijk dat er<br />
20
Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />
Maart 2008<br />
duidelijk gemaakt wordt wat de regels en procedures zijn in de organisatie (Wanous<br />
& Reichers, 2000; Davis & Kleiner, 2001).<br />
Uit de formatieve evaluatie is gebleken dat er al wel een handleiding van het<br />
uren- en declaratiesysteem bestaat voor zowel gedetacheerde als voor vaste<br />
medewerkers. EEN Projects zal daarom geen nieuwe handleidingen ontwikkelen. De<br />
handleiding voor de urenregistratie heeft EEN Projects al verworven, echter moet<br />
Tebodin Hengelo er zelf voor zorgen dat de buddy ook een handleiding over het<br />
declaratiesysteem overhandigd. EEN Projects zal op de checklist van de buddy zetten<br />
dat hij/zij deze handleidingen moet uitreiken (in hardcopy) aan de nieuwe<br />
medewerker.<br />
TQS behandelen<br />
Het TQS handboek moet door de buddy aan de nieuwe medewerker uitgereikt en<br />
toegelicht worden, aangezien het uit het vooronderzoek is gebleken dat het erg<br />
belangrijk is dit ook in hardcopy uit te reiken. Op dit moment staat dit handboek<br />
alleen op Shareportal.<br />
Extra activiteiten buddy<br />
De buddy heeft een belangrijke functie na de eerste werkdag. Naast bovengenoemde<br />
activiteiten moet de buddy ook zorg dragen dat de nieuwe medewerker een goede<br />
opstart maakt van de dagelijkse activiteiten. Bovendien moet de buddy regelmatig<br />
het bewustzijn van de nieuwe medewerker over de procedures, systemen en cultuur<br />
van Tebodin checken. Daarnaast moet de buddy regelmatig om feedback van de<br />
nieuwe medewerker vragen. Op basis van deze feedback kan hij/zij de<br />
werkzaamheden als buddy verbeteren. Natuurlijk moet de buddy ook altijd bereid<br />
zijn om vragen van de nieuwe medewerker te beantwoorden.<br />
Al deze punten worden ook vanuit Tebodin van belang geacht, aangezien het<br />
buddysysteem op dit moment nog niet zo voorspoedig verloopt. De buddy moet<br />
meer activiteiten aangedragen krijgen. Ook al zijn dit ook al zijn het voor de<br />
handliggende activiteiten. Op deze manier weet de buddy beter hoe hij/ zij zijn<br />
functie als buddy uit moet voeren.<br />
Workshop<br />
Door EEN Projects zal er een workshop worden ontworpen, waaraan de nieuwe<br />
medewerker gedurende de introductieperiode zal deelnemen. De workshop zal er<br />
globaal alsvolgt uit komen te zien (voor een volledige omschrijving wordt u door<br />
verwezen naar bijlage 7):<br />
• Introductie met kort filmpje over de verschillende afdelingen.<br />
• Aangeven van de inhoud en relevantie van deze workshop.<br />
• Theoretisch gedeelte:<br />
- Algemeen verhaal over de geschiedenis en de huidige situatie van Tebodin.<br />
- Informatie over de Code of Conduct<br />
- Informatie over het Tebodin Quality System en extra aandacht voor<br />
gezondheid en veiligheid.<br />
- Tijdens het ontwerpproces bleek later dat er ook informatie moet worden<br />
gegeven over Human Sources Initiatives, Ondernemingsraad,<br />
VestigingsCommissie en de Personeelsvereniging.<br />
• Stellingenquiz.<br />
• Afsluiting, waarin ook de missie van Tebodin nog een keer wordt benadrukt.<br />
Lunch<br />
Aansluitend aan de workshop zal de lunch voor de nieuwe medewerkers<br />
plaatsvinden. Dit is een informele activiteit, waarin de nieuwe medewerkers elkaar<br />
beter kunnen leren kennen. Bovendien zal er in deze lunch een vragenlijst worden<br />
21
Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />
Maart 2008<br />
uitgedeeld, waarop er een evaluatie gedaan wordt van de afgelopen<br />
introductieperiode. In het huidige introductieprogramma wordt deze lunch ook al<br />
georganiseerd. Uit de behoefteanalyse blijkt dat de ervaringen met deze lunch erg<br />
positief zijn. Ook uit de literatuur blijkt dat op een informele manier mensen leren<br />
kennen belangrijk is. EEN Projects zal daarom de huidige introductielunch<br />
onveranderd laten.<br />
Introductieweekend en Tebodinkrantje<br />
Het huidig introductieweekend en het Tebodinkrantje zullen behouden en<br />
onaangepast blijven. Uit de behoefteanalyse blijkt namelijk dat beide bevorderend<br />
zijn voor het socialisatieproces. Bovendien medewerkers over beide activiteiten zeer<br />
tevreden zijn. Voor het Tebodinkrantje is het nog belangrijk te vermelden dat de<br />
vestigingssecretaresse de nieuwe medewerker moet verzoeken een stuk over zichzelf<br />
te schrijven.<br />
Motivatie bevorderen<br />
Zoals al eerder is verteld, dragen de informele activiteiten als het gesprek met de<br />
supervisor, de lunch, het introductieweekend en het Tebodin Krantje, bij aan de<br />
bevordering van een bevredigende relatie binnen de organisatie. Bij deze activiteiten<br />
leren de nieuwe medewerkers de collega’s beter kennen. Dit zal de motivatie van de<br />
nieuwe medewerkers bevorderen. Bovendien zal de case ook de motivatie van de<br />
nieuwe medewerker bevorderen. De nieuwe medewerker komt gelijk al in aanraking<br />
met voorbeelden uit de praktijk. Ook de workshop zal de motivatie van de nieuwe<br />
medewerker verhogen. De informatie wordt in de workshop op een leuke en<br />
interactieve manier overgebracht. In deze workshop wordt gebruik gemaakt van<br />
variërende activiteiten, praktijkvoorbeelden en wordt gebruik gemaakt van<br />
verschillende mediahulpmiddelen. Dit zijn drie manieren om volgens Pintrich en<br />
Schunk (2002) de motivatie te verhogen.<br />
3.4. Overzicht activiteiten nieuw introductieprogramma gekoppeld aan het raamwerk<br />
Alle activiteiten die het ontwikkelde introductieprogramma bevatten, kunnen<br />
allemaal worden ingedeeld in informatief en/of sociaal gedreven inhoud. Een<br />
overzicht van alle introductieactiviteiten die de nieuwe medewerker onderneemt en<br />
hoe deze gekoppeld kunnen worden aan het raamwerk zullen in deze paragraaf in<br />
een tabel weergegeven worden. Daarbij is onderscheidt gemaakt tussen activiteiten<br />
voorafgaand, tijdens en na de eerste dag. Per maatregel zal gekeken worden of deze<br />
maatregel informatief en/of sociaal gedreven is en een toelichting hierop.<br />
22
Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />
Maart 2008<br />
TABEL 1: Overzicht introductieprogramma gekoppeld aan raamwerk<br />
Introductieprogramma Informatief Sociaal Toelichting<br />
EEN Projects<br />
gedreven gedreven<br />
VOORAFGAAND AAN DE EERSTE WERKDAG<br />
Activiteiten per verantwoordelijke<br />
1. Activiteiten HR afdeling<br />
Deze maatregel is sociaal<br />
X<br />
gedreven. Het is een belangrijk<br />
onderdeel van het sociale gebied<br />
(mensen) uit het raamwerk. Het<br />
2. Activiteiten Supervisor<br />
blijkt uit zowel de behoefteanalyse<br />
X als uit de literatuurstudie dat<br />
wanneer organisatorische zaken<br />
3. Activiteiten Buddy<br />
geregeld zijn medewerkers zich<br />
X meer welkom en thuis voelen in de<br />
organisatie.<br />
4. Activiteiten<br />
Vestigingssecretaresse<br />
TIJDENS DE EERSTE WERKDAG<br />
Activiteiten met de supervisor<br />
1. Ontvangst door<br />
supervisor met koffie.<br />
X<br />
X<br />
X<br />
Naast de zaken die gedaan worden<br />
om de nieuwe medewerker meer<br />
welkom te laten voelen in de<br />
organisatie (sociaal gedreven<br />
inhoud), worden er ook informatief<br />
gedreven activiteiten ondernomen.<br />
Door de vestigingssecretaresse<br />
wordt er een indiensttredingwijzer,<br />
het introprogramma en het<br />
welkomstpakket<br />
opgestuurd/overhandigt. Deze<br />
informatief gedreven inhoud zorgt<br />
ervoor dat de medewerker kennis<br />
krijgt van de optionele regels,<br />
procedures, geschiedenis en<br />
gezondheid & veiligheid van de<br />
organisatie.<br />
Deze maatregel is sociaal<br />
gedreven en kan geplaatst worden<br />
in het onderdeel ‘mensen’ van het<br />
raamwerk. De nieuwe medewerker<br />
maakt direct kennis met de<br />
supervisor. Ook krijgt de nieuwe<br />
medewerker op deze manier het<br />
gevoel dat hij/zij welkom in de<br />
organisatie.<br />
23
Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />
Maart 2008<br />
Introductieprogramma<br />
EEN Projects<br />
2. Ontvangst door<br />
supervisor met koffie.<br />
3. Het bespreken van de<br />
activiteiten van het<br />
introductieprogramma.<br />
4. Het overhandigen van<br />
het vernieuwde<br />
welkomstpakket.<br />
5. Kort toelichten van<br />
inhoudelijke zaken:<br />
• TQS<br />
• Veiligheid en<br />
gezondheid<br />
• Personeelshandboek<br />
• Vestigingshandleiding<br />
• Code of Conduct<br />
• Het intranet van<br />
Tebodin: Shareportal<br />
6. Het geven van een<br />
rondleiding door heel de<br />
organisatie, waarbij<br />
kennis gemaakt wordt<br />
met:<br />
• De persoonlijke<br />
buddy<br />
• De directe collega’s<br />
• De verschillende<br />
afdelingen (ook<br />
informatie geven over<br />
de afdelingen)<br />
Informatief<br />
gedreven<br />
X<br />
X<br />
X<br />
Sociaal<br />
gedreven<br />
X<br />
X<br />
X<br />
Toelichting<br />
Deze maatregel is sociaal<br />
gedreven en kan geplaatst<br />
worden in het onderdeel<br />
‘mensen’ van het raamwerk. De<br />
nieuwe medewerker maakt direct<br />
kennis met de supervisor. Ook<br />
krijgt de nieuwe medewerker op<br />
deze manier het gevoel dat<br />
hij/zij welkom in de organisatie.<br />
Deze maatregel is informatief<br />
gedreven en is vooral bedoeld<br />
om informatie te geven. Naast<br />
dat het de medewerker veel<br />
informatie geeft, bevordert het<br />
ook de motivatie van de nieuwe<br />
medewerker.<br />
Deze maatregel is zowel<br />
informatief als sociaal gedreven.<br />
Ten eerste zorgt het ervoor dat<br />
de medewerker kennis krijgt van<br />
de politiek, taal en gezondheid &<br />
veiligheid van de organisatie<br />
(informatief gedreven).<br />
Bovendien is het een manier op<br />
de nieuwe medewerker welkom<br />
te heten in de organisatie, wat<br />
meer sociaal gedreven is.<br />
Deze maatregel valt het beste te<br />
plaatsen onder informatief<br />
gedreven inhoud. Het betreft<br />
informatie die gaat over de<br />
regels & procedures en<br />
gezondheid & veiligheid in de<br />
organisatie.<br />
Deze maatregel is sociaal<br />
gedreven en kan geplaatst<br />
worden in het onderdeel ‘mensen<br />
& politiek’. De nieuwe<br />
medewerker maakt kennis met<br />
de buddy, de directe collega’s en<br />
de verschillende afdelingen.<br />
24
Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />
Maart 2008<br />
Introductieprogramma<br />
EEN Projects<br />
7. Aan het einde van de<br />
dag nog even aan de<br />
nieuwe medewerker<br />
vragen hoe het gegaan<br />
is.<br />
Activiteiten met de buddy<br />
1. Het ontmoeten en<br />
gekoppeld worden aan<br />
de buddy.<br />
2. Het doorlopen van de<br />
verbeterde versie van<br />
de First Day Wizard.<br />
Informatief<br />
gedreven<br />
Activiteiten met de vestigingssecretaresse<br />
1. Het controleren van het<br />
paspoort en ID<br />
checklist.<br />
2. Het maken/regelen van<br />
een pasfoto van de<br />
nieuwe werknemer.<br />
Bovendien moet deze<br />
naar de medewerker<br />
gestuurd worden, zodat<br />
hij deze kan toevoegen<br />
aan de ‘Who is who’ op<br />
Shareportal.<br />
X<br />
Sociaal<br />
gedreven<br />
X<br />
X<br />
X<br />
Toelichting<br />
Deze maatregel is sociaal<br />
gedreven.<br />
Door deze maatregel zal de<br />
nieuwe medewerker zich sneller<br />
thuis voelen in de organisatie,<br />
doordat de supervisor interesse<br />
toont voor de nieuwe<br />
medewerker. Dit bevordert het<br />
bereiken van een succesvolle en<br />
bevredigende relaties.<br />
Deze maatregel is sociaal<br />
gedreven en is te plaatsen in het<br />
onderdeel ‘mensen’. Het<br />
probeert namelijk het<br />
socialisatieproces te bevorderen<br />
en te zorgen dat de nieuwe<br />
medewerker zich snel thuis voelt<br />
binnen de organisatie.<br />
Deze maatregel is informatief<br />
gedreven. De nieuwe<br />
medewerker maakt kennis met<br />
het intranet van Tebodin aan de<br />
hand van de First Day Wizard.<br />
Hierop staat relevante<br />
bedrijfsinformatie vermeld die<br />
elke medewerker dient te weten.<br />
Deze maatregel kan niet in het<br />
kader geplaatst worden, maar is<br />
een organisatorische maatregel<br />
die moet gebeuren.<br />
Deze maatregel is sociaal<br />
gedreven en is te plaatsen in het<br />
onderdeel ‘mensen’. Het<br />
smoelenboek geeft de<br />
mogelijkheid om elkaar op te<br />
zoeken en op deze manier elkaar<br />
te leren (her)kennen. Deze<br />
maatregel bevordert het<br />
bereiken van succesvolle en<br />
bevredigende relaties binnen de<br />
organisatie.<br />
25
Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />
Maart 2008<br />
Introductieprogramma Informatief<br />
EEN Projects<br />
gedreven<br />
NA DE EERSTE WERKDAG<br />
Activiteiten met de supervisor<br />
1. Gesprek met de nieuwe<br />
medewerker.<br />
2. Begeleiding verlengen<br />
met minimaal een<br />
week.<br />
Activiteiten met de buddy<br />
1. Het oplossen van een<br />
case (oud project).<br />
2. Kennis maken met de<br />
urenregistratie,<br />
reserveringen en<br />
declaraties.<br />
3. Het kwaliteitssysteem<br />
van Tebodin (TQS)<br />
behandelen.<br />
X<br />
X<br />
X<br />
Sociaal<br />
gedreven<br />
X<br />
X<br />
Toelichting<br />
Deze maatregel is sociaal<br />
gedreven. Dit gesprek bevordert<br />
het thuisvoelen in de<br />
organisatie. In dit gesprek wordt<br />
er terugeblikt op de afgelopen<br />
periode waarbij problemen<br />
kunnen worden aangegeven.<br />
Daarnaast is er een mogelijkheid<br />
om vragen te stellen.<br />
Deze maatregel is ook sociaal<br />
gedreven. Het is belangrijk dat<br />
de nieuwe medewerker goed<br />
begeleid wordt. De buddy is hier<br />
in eerste instantie<br />
verantwoordelijk voor, maar de<br />
supervisor moet vooral in de<br />
eerste week regelmatig vragen<br />
of alles goed gaat.<br />
Deze maatregel is informatief<br />
gedreven en is in te delen in het<br />
onderdeel ‘regels & procedures’.<br />
De nieuwe medewerker maakt<br />
hierdoor kennis en leert werken<br />
volgens de regels en procedures<br />
van hun eigen afdeling.<br />
Deze maatregel is informatief<br />
gedreven valt onder het kopje<br />
‘regels en procedures’. Het is<br />
belangrijk dat er duidelijk<br />
gemaakt wordt wat de regels en<br />
procedures zijn in de organisatie<br />
en dat de medewerker kennis<br />
hierover heeft.<br />
Deze maatregel is informatief<br />
gedreven valt onder het kopje<br />
‘regels en procedures’. Het is<br />
belangrijk dat er duidelijk<br />
gemaakt wordt wat de regels en<br />
procedures zijn in de organisatie<br />
en dat de nieuwe medewerker<br />
hier kennis over heeft.<br />
26
Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />
Maart 2008<br />
Introductieprogramma<br />
EEN Projects<br />
4. De buddy checkt<br />
regelmatig het<br />
bewustzijn van de<br />
nieuwe medewerker<br />
over de procedures,<br />
systemen en cultuur<br />
van Tebodin.<br />
Informatief<br />
gedreven<br />
X<br />
Sociaal<br />
gedreven<br />
5. De buddy vraagt<br />
regelmatig om<br />
feedback van de<br />
nieuwe medewerker. X X<br />
Andere activiteiten<br />
1. Informatieve &<br />
Interactieve workshop<br />
2. Lunch voor alle nieuwe<br />
medewerkers<br />
X<br />
X<br />
X<br />
Toelichting<br />
Deze maatregel is informatief<br />
gedreven. Het checken van het<br />
bewustzijn van regels en<br />
procedures, valt onder het kopje<br />
‘regels & procedures’. Indien de<br />
medewerker namelijk<br />
onvoldoende bewustzijn hierover<br />
heeft, moet de buddy extra<br />
informatieve toelichting<br />
verschaffen.<br />
Deze maatregel is zowel sociaal<br />
als informatief gedreven. Indien<br />
de medewerker namelijk<br />
onvoldoende kennis heeft of<br />
dingen niet weet, dan zal de<br />
buddy extra informatie moeten<br />
verschaffen. Daarnaast is het<br />
sociaal gedreven, aangezien de<br />
buddy interesse toont in de<br />
werkwijze van de buddy. Dit<br />
bevordert het bereiken van een<br />
succesvolle en bevredigende<br />
relaties.<br />
Deze workshop is voornamelijk<br />
informatief. In de workshop<br />
maakt de nieuwe medewerker<br />
kennis met de onderdelen<br />
‘geschiedenis’, ‘regels en<br />
procedures’ en de ‘gezondheid<br />
en veiligheid’.<br />
Echter is de workshop ook<br />
sociaal gericht. In de workshop<br />
leert de nieuwe mensen ook de<br />
mensen & de politiek in de<br />
organisatie kennen. Tevens<br />
maakt de nieuwe medewerker<br />
kennis met de doelen en<br />
waarden van de organisatie.<br />
Deze maatregels is sociaal<br />
gedreven en is in te delen in het<br />
onderdeel ‘mensen’. Dit is een<br />
informele activiteit, waarin de<br />
nieuwe medewerkers elkaar<br />
beter kunnen leren kennen.<br />
Deze maatregel bevordert het<br />
bereiken van succesvolle en<br />
bevredigende relaties binnen de<br />
organisatie.<br />
27
Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />
Maart 2008<br />
Introductieprogramma<br />
EEN Projects<br />
3. (Eventueel)<br />
Introductieweekend<br />
Informatief<br />
gedreven<br />
Sociaal<br />
gedreven<br />
X<br />
Toelichting<br />
Deze maatregels is sociaal<br />
gedreven en is in te delen in het<br />
onderdeel ‘mensen’. Dit is een<br />
informele activiteit, waarin de<br />
nieuwe medewerkers elkaar<br />
beter kunnen leren kennen.<br />
Deze maatregel bevordert het<br />
bereiken van succesvolle en<br />
bevredigende relaties binnen de<br />
organisatie.<br />
4. Stukje schrijven voor<br />
het Tebodin krantje<br />
X<br />
Deze maatregels is sociaal<br />
gedreven en is in te delen in het<br />
onderdeel ‘mensen’. De nieuwe<br />
medewerker stelt zich voor aan<br />
de medewerkers. Deze<br />
maatregel bevordert het<br />
bereiken van succesvolle en<br />
bevredigende relaties binnen de<br />
organisatie.<br />
28
Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />
Maart 2008<br />
3.5. Overzicht huidige introductieprogramma en nieuw introductieprogramma<br />
Hieronder wordt een overzicht weergegeven van het huidige introductieprogramma<br />
van Tebodin Hengelo en het ontwikkelde introductieprogramma. Daarbij is<br />
onderscheidt te maken in activiteiten voorafgaand, tijdens en na de eerste dag.<br />
Bovendien is er onderscheidt gemaakt in activiteiten per verantwoordelijke.<br />
TABEL 2: Vergelijking huidig introductieprogramma - introductieprogramma EEN<br />
Projects<br />
Huidig introductieprogramma<br />
Introductieprogramma<br />
EEN Projects<br />
VOORAFGAAND AAN DE EERSTE DAG<br />
HR afdeling<br />
HR afdeling<br />
1. Contract opmaken en<br />
employeenummer aanmaken.<br />
2. Vermelden agenda.<br />
3. SNLD informeren<br />
4. SL employeenummer + eerste werkdag<br />
5. Bijwerken in/uit dienst lijst.<br />
6. Bijwerken CK lijst.<br />
Supervisor<br />
1. Het aanwijzen van een mentor/buddy<br />
voor de nieuwe medewerker en<br />
bepalen in welk project de nieuwe<br />
medewerker opgenomen wordt.<br />
2. Het op de hoogte brengen van de<br />
afdeling (directe collega’s) van de<br />
komst van de nieuwe medewerker.<br />
3. Het regelen van een werkplek voor de<br />
nieuwe medewerker.<br />
4. Het klaarzetten van de benodigde<br />
kantoorartikelen<br />
5. Het aanvragen van<br />
specialistensoftware.<br />
6. Het regelen van een mobiele telefoon.<br />
1. Contract opmaken en employeenummer<br />
aanmaken.<br />
2. Vermelden agenda.<br />
3. SNLD informeren<br />
4. SL employeenummer + eerste werkdag<br />
5. Bijwerken in/uit dienst lijst.<br />
6. Bijwerken CK lijst.<br />
7. Supervisor op de hoogte stellen van<br />
eerste werkdag van de nieuwe<br />
medewerker.<br />
8. Overhandigen checklist met alle uit te<br />
voeren activiteiten aan de supervisor,<br />
vestigingssecretaresse en de service unit<br />
(of direct ook aan de buddy geven).<br />
Supervisor<br />
1. Het aanwijzen van een mentor/buddy<br />
voor de nieuwe medewerker en bepalen<br />
in welk project de nieuwe medewerker<br />
opgenomen wordt.<br />
2. Het op de hoogte brengen van de afdeling<br />
(directe collega’s) van de komst van de<br />
nieuwe medewerker.<br />
3. Het regelen van een werkplek voor de<br />
nieuwe medewerker.<br />
4. Het klaarzetten van de benodigde<br />
kantoorartikelen<br />
5. Het aanvragen van specialistensoftware.<br />
6. Het regelen van een mobiele telefoon.<br />
7. Samen met de buddy bepalen welke<br />
functie de nieuwe medewerker krijgt in<br />
het project.<br />
8. Selecteren van een oud-project (samen<br />
met de buddy), waarmee de nieuwe<br />
medewerker kan oefenen met het<br />
uitvoeren van projecten.<br />
9. Overhandigen van de checklist aan de<br />
buddy.<br />
10. Samen met de buddy een lijst opstellen<br />
met activiteiten die de nieuwe<br />
medewerker in een bepaalde periode<br />
gedaan moet hebben.<br />
29
Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />
Maart 2008<br />
Huidig introductieprogramma<br />
Buddy<br />
Geen vaste richtlijnen. Tebodin Hengelo is<br />
(tijdens dit project) zelf ook bezig met het<br />
opstellen van deze richtlijnen.<br />
Vestigingssecretaresse<br />
1. Opsturen indiensttredingwijzer<br />
2. Het aanvragen van een<br />
telefoonnummer.<br />
3. Het aanmaken van een inlog ID.<br />
4. Het aanmaken van een SAP ID.<br />
5. Het aanvragen van een computer.<br />
6. Visitekaartjes aanvragen voor de<br />
nieuwe medewerker.<br />
7. Het maken van een introductiepakketje<br />
van de vestiging. Het welkomstpakket<br />
moet de volgende inhoud bevatten:<br />
• Code of Conduct<br />
• Veiligheidsbrevet<br />
• Lijst met order nummers,<br />
activiteiten codes en lijst met de<br />
afdelingen<br />
• Secrecy declaration<br />
• Papier waarop de nieuwe<br />
medewerker moet ondertekenen<br />
dat hij/zij tijdens de intro de<br />
vestigingshandleiding en<br />
bedrijfsnoodplan heeft gezien en<br />
een rondgang door het gebouw<br />
heeft gedaan.<br />
• En papier met de uitleg over het<br />
intranet en het vestigingsblad en<br />
het Tebodinkrantje.<br />
Introductieprogramma<br />
EEN Projects<br />
Buddy<br />
1. Samen met de supervisor bepalen welke<br />
functie de nieuwe medewerker krijgt in<br />
het project.<br />
2. Selecteren van een oud-project (samen<br />
met de supervisor), waarmee de nieuwe<br />
medewerker kan oefenen met het<br />
uitvoeren van projecten.<br />
3. Samen met de supervisor een lijst<br />
opstellen met activiteiten die de nieuwe<br />
medewerker in een bepaalde periode<br />
gedaan moet hebben.<br />
Vestigingssecretaresse<br />
1. Opsturen brief met introductieprogramma<br />
en indiensttredingwijzer<br />
2. Het aanvragen van een telefoonnummer.<br />
3. Het aanmaken van een inlog ID.<br />
4. Het aanmaken van een SAP ID.<br />
5. Het aanvragen van een computer.<br />
6. Visitekaartjes aanvragen voor de nieuwe<br />
medewerker.<br />
7. Het maken van een introductiepakketje<br />
van de vestiging. Het welkomstpakket<br />
moet de volgende inhoud bevatten:<br />
• Code of Conduct<br />
• Veiligheidsbrevet<br />
• Lijst met order nummers, activiteiten<br />
codes en lijst met de afdelingen<br />
• Secrecy declaration<br />
• Papier waarop de nieuwe medewerker<br />
moet ondertekenen dat hij/zij tijdens<br />
de intro de vestigingshandleiding en<br />
bedrijfsnoodplan heeft gezien en een<br />
rondgang door het gebouw heeft<br />
gedaan.<br />
• En papier met de uitleg over het<br />
intranet en het vestigingsblad en het<br />
Tebodinkrantje.<br />
• Organogram met op de achterzijde<br />
uitleg over verschillende afdelingen.<br />
• Een lijst met afkortingen.<br />
• Human Sources Initiatives.<br />
• “Wat te doen bij een calamiteit”<br />
30
Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />
Maart 2008<br />
Huidig introductieprogramma<br />
TIJDENS DE EERSTE WERKDAG<br />
Supervisor<br />
1. De supervisor ontvangt de nieuwe<br />
medewerker (beneden ophalen).<br />
2. De dag begint met koffie drinken met<br />
de supervisor<br />
3. Het overhandigen van het<br />
welkomstpakket.<br />
4. Het geven van een rondleiding door<br />
heel de organisatie.<br />
5. Ervoor zorgen dat de<br />
vestigingssecretaresse een pasfoto<br />
maakt/regelt.<br />
6. De nieuwe medewerker naar de buddy<br />
brengen.<br />
7. Aan het einde van de dag nog even aan<br />
de nieuwe medewerker vragen hoe het<br />
gegaan is.<br />
Buddy<br />
1. De nieuwe medewerker ontmoeten (de<br />
supervisor komt langs).<br />
2. De nieuwe medewerker de First Day<br />
Wizard aanbieden en de nieuwe<br />
medewerker dit laten doorlopen.<br />
Vestigingssecretaresse<br />
1. Het controleren van het paspoort en ID<br />
checklist.<br />
2. Het maken/regelen van een pasfoto<br />
van de nieuwe werknemer.<br />
Introductieprogramma<br />
EEN Projects<br />
Supervisor<br />
1. De supervisor ontvangt de nieuwe<br />
medewerker (beneden ophalen).<br />
2. De dag begint met koffie drinken met de<br />
supervisor<br />
3. Het bespreken van de activiteiten van het<br />
introductieprogramma.<br />
4. Het overhandigen van het<br />
welkomstpakket.<br />
5. Kort toelichten van inhoudelijke zaken:<br />
• TQS<br />
• Veiligheid en gezondheid<br />
• Personeelshandboek<br />
• Vestigingshandleiding<br />
• Code of Conduct<br />
• Het intranet van Tebodin: Shareportal<br />
6. Het geven van een rondleiding door heel<br />
de organisatie, waarbij kennis gemaakt<br />
wordt met:<br />
• De persoonlijke buddy<br />
• De directe collega’s<br />
• De verschillende afdelingen (ook<br />
informatie geven over de afdelingen)<br />
7. Ervoor zorgen dat de<br />
vestigingssecretaresse een pasfoto<br />
maakt/regelt.<br />
8. De nieuwe medewerker naar de buddy<br />
brengen.<br />
9. Aan het einde van de dag nog even aan<br />
de nieuwe medewerker vragen hoe het<br />
gegaan is.<br />
Buddy<br />
1. De nieuwe medewerker ontmoeten (de<br />
supervisor komt langs).<br />
2. De nieuwe medewerker de First Day<br />
Wizard aanbieden en de nieuwe<br />
medewerker dit laten doorlopen.<br />
Vestigingssecretaresse<br />
1. Het controleren van het paspoort en ID<br />
checklist.<br />
2. Het maken/regelen van een pasfoto van<br />
de nieuwe werknemer.<br />
3. Het mailen van de pasfoto naar de nieuwe<br />
werknemer of deze pasfoto op<br />
Shareportal zetten.<br />
31
Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />
Maart 2008<br />
Huidig introductieprogramma<br />
Introductieprogramma<br />
EEN Projects<br />
NA DE EERSTE WERKDAG<br />
HR-afdeling<br />
HR-afdeling<br />
1. Introductielunch inplannen 1. Workshop inplannen<br />
2. Introductielunch inplannen<br />
Supervisor<br />
Supervisor<br />
1. Een gesprek met de nieuwe<br />
1. Het plannen van een gesprek met de<br />
medewerker was niet vast ingepland. nieuwe medewerker. In dit gesprek wordt<br />
Dit werd soms door een aantal<br />
teruggeblikt en vooruitgeblikt. Bovendien<br />
supervisors wel uitgevoerd.<br />
wordt het oude project (de case) kort<br />
besproken.<br />
2. De supervisor moet gedurende de eerste<br />
week regelmatig vragen hoe het gaat met<br />
de nieuwe medewerker.<br />
Buddy<br />
Buddy<br />
Geen vaste richtlijnen voor de activiteiten<br />
die de buddy moet ondernemen. Hier was<br />
Tebodin tijdens het project wel mee bezig.<br />
Vestigingssecretaresse<br />
1. Verzoek indienen om de medewerker<br />
een stukje te laten schrijven voor in het<br />
Tebodin krantje.<br />
Andere activiteiten<br />
1. Introductielunch<br />
2. Introductieweekend<br />
3. Stukje Tebodin krantje<br />
1. TQS handboek overhandigen aan de<br />
nieuwe medewerker en een duidelijke<br />
toelichting hierop geven.<br />
2. Case overhandigen aan de nieuwe<br />
medewerker.<br />
3. Handleiding urenregistratie, reserveringen<br />
en declaraties in hardcopy overhandigen<br />
en uitleggen.<br />
4. Zorg ervoor dat de nieuwe medewerker<br />
een goede opstart maakt van de<br />
dagelijkse activiteiten.<br />
5. Wees altijd bereid om vragen van de<br />
nieuwe medewerker te beantwoorden.<br />
6. Check regelmatig het bewustzijn van de<br />
nieuwe medewerker over de procedures,<br />
systemen en cultuur van Tebodin.<br />
7. Vraag om feedback van de nieuwe<br />
medewerker.<br />
Vestigingssecretaresse<br />
1. Verzoek indienen om de medewerker een<br />
stukje te laten schrijven voor in het<br />
Tebodin krantje.<br />
Andere activiteiten<br />
1. Workshop<br />
2. Introductielunch<br />
3. Introductieweekend<br />
4. Stukje Tebodin krantje<br />
32
Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />
Maart 2008<br />
4. Realisatie<br />
Uit de ontwerpfase kan geconcludeerd worden dat er een aantal aanvullingen op het<br />
huidige introductieprogramma ontwikkeld moeten worden om het te verbeteren. In<br />
dit hoofdstuk zal eerst kort de werkwijze beschreven worden die is gevolgd in de<br />
realisatiefase. Vervolgens is er per product beschreven hoe die tot stand is gekomen<br />
en hoe het gekoppeld kan worden aan de ontwerpfase.<br />
4.1. Gevolgde werkwijze realisatiefase<br />
De realisatiefase volgt op de ontwerpfase. In de realisatiefase zijn er geen grote<br />
ontwerpbeslissingen meer genomen aangezien het ontwerp geëvalueerd en<br />
gedetailleerd uitgewerkt is in de ontwerpfase. In de realisatiefase zijn voornamelijk<br />
de ideeën concreet op papier gezet en zijn er prototypes ontwikkeld. Aan het eind<br />
van deze fase is de meerderheid van de voorlopige eindproducten geëvalueerd door<br />
middel van een pilot.<br />
4.2. Eindproducten<br />
4.2.1. Een overzicht van het introductieprogramma<br />
In de ontwerpfase is de opzet van het introductieprogramma ontworpen. In de<br />
realisatiefase is dit product uitgewerkt in de vorm van een tekstbestand (in tabel)<br />
met een overzicht van het introductieprogramma. Dit overzicht is gebaseerd op de<br />
maatregelen en het raamwerk die in de ontwerpfase tot stand zijn gekomen. Voor dit<br />
product geldt dus dat het concept concreet op papier gezet is. Voor een overzicht<br />
van het introductieprogramma, zie bijlage 2.<br />
4.2.2. Checklisten<br />
Uit de ontwerpfase bleek dat de rol van de medewerkers bij het introduceren van<br />
nieuwe medewerkers niet altijd even duidelijk was. Vandaar dat er in de ontwerpfase<br />
besloten is om checklisten te ontwikkelen voor HR, de supervisor, de buddy en de<br />
vestigingssecretaresse. Ook in dit geval waren alle activiteiten die uitgevoerd<br />
moesten worden al bepaald in de ontwerpfase. De checklisten konden aan de hand<br />
hiervan opgezet worden. Voor een overzicht van de checklisten voor de<br />
vestigingssecretaresse, HR, de buddy en de supervisor wordt u doorverwezen naar<br />
de bijlagen 3, 4, 5 en 6.<br />
4.2.3. Het aanvullen van het huidige welkomstpakket<br />
In de ontwerpfase is besloten om voor het welkomstpakket de volgende producten te<br />
ontwikkelen: een organogram met foto's (met op de achterkant een beschrijving van<br />
de verschillende afdelingen), een lijst met afkortingen en een kubus met het<br />
bedrijfsnoodplan. Zoals in hoofdstuk 3 is besproken, is dit tot stand gekomen uit<br />
zowel de behoefteanalyse als uit de literatuur. Hieronder zal toegelicht worden hoe<br />
de aanvullende producten ontwikkeld zijn in de realisatiefase.<br />
Organogram<br />
Voor het organogram zijn er recente foto’s van de afdelingshoofden gemaakt. Deze<br />
zijn vervolgens in een organogram geplaatst. De opbouw van het organogram is<br />
overgenomen van het organogram van Tebodin, maar is anders vormgegeven. Dit<br />
prototype is helemaal ontwikkeld in de kleuren van Tebodin en kan zo in het<br />
welkomstpakket opgenomen worden. Om aan te sluiten bij de huisstijl wordt het<br />
organogram op Tebodin papier afgedrukt.<br />
Het is wel belangrijk te noemen dat er geen foto is gemaakt van het hoofd<br />
van de ondersteunende afdeling TQS-office representative, aangezien hij binnenkort<br />
33
Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />
Maart 2008<br />
geen hoofd meer is van deze afdeling. Om ervoor te zorgen dat de foto van het<br />
nieuwe afdelingshoofd gemakkelijk in het organogram opgenomen kan worden,<br />
wordt het bestand van het organogram aangeleverd op dvd. Bovendien is hiermee<br />
rekening gehouden bij de keuze in welk programma het organogram is gemaakt. Er<br />
is namelijk gekozen voor Word, aangezien gemakkelijk met dit programma te<br />
werken is. Daarnaast is er een medewerker van Tebodin gevraagd of hij ervoor wil<br />
zorgen dat het organogram up-to-date blijft en hij is akkoord gegaan.<br />
Op de achterkant van het organogram is tevens een beschrijving van alle afdelingen<br />
en secties toegevoegd. Deze beschrijvingen zijn door de afdelings- en sectiehoofden<br />
aangeleverd via de mail (via Ellen Nakken geregeld). EEN Projects heeft deze<br />
beschrijvingen aangepast waar het nodig was en vervolgens toegevoegd aan het<br />
product.<br />
EEN Projects is voor dit product afhankelijk van de medewerkers van Tebodin.<br />
Dit heeft dan ook als gevolg dat EEN Projects niet alle beschrijvingen heeft<br />
ontvangen, ook al zijn er meerdere herinneringsmails naar de medewerkers<br />
verstuurd via Ellen Nakken. Voor het prototype van het organogram met<br />
beschrijvingen van de afdelingen en secties zie bijlage 8.<br />
Lijst met afkortingen<br />
De lijst met afkortingen is gemaakt door afkortingen uit verschillende documenten<br />
van Tebodin te halen, namelijk uit het TQS handboek en de introductiepresentatie.<br />
De betekenissen van de afkortingen zijn vervolgens achterhaald in een gesprek met<br />
Ellen Nakken. Op deze manier is er een overzicht verkregen van vele afkortingen en<br />
kan het toegevoegd worden aan het welkomstpakket. Om het prototype volledig aan<br />
te laten sluiten bij de huisstijl van Tebodin kan het op Tebodin papier afgedrukt<br />
worden. Voor het prototype van deze lijst wordt u doorverwezen naar bijlage 9.<br />
Kubus met het bedrijfsnoodplan<br />
Voor het maken van de kubus van het bedrijfsnoodplan zijn er uit het<br />
bedrijfsnoodplan een aantal belangrijke punten geselecteerd. Deze zijn vervolgens in<br />
een vouwschema voor een kubus geplaatst. Ook hier is er gebruik gemaakt van de<br />
kleuren van Tebodin. Voor het prototype wordt u doorverwezen naar bijlage 10.<br />
4.2.4. Een rapportage met suggesties van verbetering voor de First Day Wizard<br />
In de ontwerpfase zijn ook verbeterpunten voor de First Day Wizard geformuleerd.<br />
Aan de hand van deze verbeterpunten is vervolgens in de realisatiefase een<br />
adviesrapportage opgesteld. De adviespunten zijn hierbij verduidelijkt door<br />
screenshots van het prototype van de First Day Wizard toe te voegen. Verder is er<br />
een inleiding en conclusie toegevoegd. Voor dit adviesrapport wordt u doorverwezen<br />
naar bijlage 11.<br />
4.2.5. Een prototype van de verbeterde versie van de First Day Wizard<br />
Om het advies dat gegeven wordt over de First Day Wizard wat inzichtelijker te<br />
maken is er een prototype opgezet voor de First Day Wizard. Op de cd-rom staat dit<br />
prototype weergegeven. Aangezien het uit de adviespunten naar voren kwam dat de<br />
lay-out en structuur van het helpsysteem en de webpagina gelijk moeten zijn, is er<br />
gebruik gemaakt van de lay-out en structuur van Shareportal. Om duidelijk te<br />
maken hoe de First Day Wizard er uit moet komen te zien is er voor de achtergrond<br />
gebruik gemaakt van screenshots van Shareportal.<br />
Er is vervolgens een gedeelte van de First Day Wizard uitgewerkt. Dit is<br />
gedaan door elementen die in het adviesrapport beschreven zijn uit te werken en de<br />
First Day Wizard klikbaar te maken. Op deze manier is de First Day Wizard al voor<br />
een gedeelte bruikbaar. Dit zal zowel het evaluatie – als het implementatieproces<br />
34
Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />
Maart 2008<br />
bevorderen. Medewerkers van Tebodin krijgen hierdoor beter inzicht in het<br />
prototype, waardoor ze er beter op kunnen evalueren en ook eerder inzien of de First<br />
Day Wizard wel of niet geïmplementeerd moet worden op deze manier. Voor een<br />
aantal screenshots van het prototype, zie bijlage 11.<br />
4.2.6. Een workshop<br />
Het concept van de workshop is in de ontwerpfase bepaald. Ellen Nakken vond het<br />
een erg goed idee om een workshop in te voeren. Omdat er in een korte periode veel<br />
nieuwe medewerkers bij Tebodin binnen kwamen is er besloten om het invoeren van<br />
de workshop te vervroegen. Door Tebodin is er dus al een (voorlopige) workshop<br />
ontwikkeld. EEN Projects heeft vervolgens in de realisatiefase de voorlopige<br />
workshop van Tebodin verder uitgewerkt en aangepast. Hiervoor zijn de volgende<br />
activiteiten uitgevoerd:<br />
• Er is een overzicht van de workshop gemaakt in een tekstbestand. Voor dit<br />
overzicht, zie bijlage 7.<br />
• Er is een filmpje gemaakt en gemonteerd van alle afdelingshoofden. Tevens is er<br />
per mail besproken met Daan Broeze (medewerker van Tebodin) dat hij het<br />
filmpje up-to-date houdt. Vandaar dat het filmbestand ook op cd-rom wordt<br />
aangeleverd.<br />
• Er is een opzet voor het theorieblok gemaakt. Ellen Nakken kan deze opzet<br />
verder invullen met de theoretische informatie. Voor deze opzet, zie ook bijlage<br />
7.<br />
• Er is een quiz ontwikkeld. Deze quiz is gemaakt aan de hand van de voorlopige<br />
workshop van Tebodin, het code of conduct spel dat door Tebodin ontwikkeld is<br />
en relevante documenten (TQS-handboek). Voor het prototype van de quiz, zie<br />
bijlage 7.<br />
• Er is een opzet voor de Powerpoint-presentatie gemaakt. De inhoud van deze<br />
presentatie kan altijd door Ellen Nakken aangepast worden. Tevens zijn het<br />
filmpje en de quiz opgenomen in deze presentatieopzet (zie: “Introductie<br />
workshop Tebodin” op de bijgeleverde cd-rom).<br />
4.2.7. Een rapportage met aanbevelingen voor het invoeren van een case<br />
In de ontwerpfase is er besloten om een case in te voeren in de drie clusters<br />
‘Industrial Projects, Consultancy en Building, Pipelines en Infrastructure’. Het is<br />
belangrijk dat alle afdelingshoofden en buddy’s van deze clusters weten wat ze<br />
moeten doen met betrekking tot deze case. Daarom zijn de activiteiten die<br />
uitgevoerd moeten worden opgenomen in de checklists. Daarnaast is er ook een<br />
adviesrapport opgesteld met een beschrijving hoe de case geselecteerd en<br />
uitgevoerd moet worden. Deze rapportage staat in bijlage 12.<br />
35
Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />
Maart 2008<br />
5. Evaluatie<br />
Gedurende het hele proces is er regelmatig geëvalueerd. Er zijn hierbij twee<br />
formatieve evaluatiemomenten en één informeel evaluatiemoment geweest.<br />
Hierbij zijn de tussenrapportage vooronderzoek, de mogelijke maatregelen en de<br />
eindproducten geëvalueerd. De eindproducten die hier besproken worden zijn de<br />
workshop, het welkomstpakket en de First Day Wizard. Deze eindproducten zijn<br />
tijdens een pilot op 11 maart 2008 bij Tebodin Hengelo geëvalueerd. In dit hoofdstuk<br />
zal per product de werkwijze en de resultaten die er uit deze evaluaties zijn<br />
gekomen, besproken worden. Tevens zal ingegaan worden op de aanpassing die<br />
gemaakt zijn aan het product en het waarborgen van de kwaliteit.<br />
5.1. Vooronderzoek<br />
Nadat de tussenrapportage van het vooronderzoek gemaakt is, is er een informele<br />
formatieve evaluatie uitgevoerd met Ellen Nakken om de kwaliteit van het<br />
vooronderzoek te bepalen. In deze paragraaf zal de werkwijze, de resultaten, de<br />
aanpassingen en de kwaliteit van het vooronderzoek besproken worden.<br />
5.1.1. Werkwijze<br />
Om te achterhalen of het vooronderzoek van goede kwaliteit is, is het uiteindelijke<br />
tussenrapport voorgelegd aan de opdrachtgever. Naar aanleiding van dit<br />
tussenrapport is er vervolgens een evaluatiegesprek gevoerd met de opdrachtgever.<br />
Hier is verder geen gestructureerd interview voor gebruikt.<br />
5.1.2. Resultaten<br />
Uit het evaluatiegesprek kwam naar voren dat de opdrachtgever positief was over de<br />
tussenrapportage. Er waren geen inhoudelijke punten van verbetering.<br />
5.1.3. Aanpassingen<br />
Er zijn, aangezien de reactie positief was, geen aanpassing gemaakt aan het<br />
vooronderzoek. De resultaten van het vooronderzoek en de eerdere evaluatie zijn<br />
daarom onveranderd meegenomen naar de ontwerpfase.<br />
5.1.4. Kwaliteit<br />
De kwaliteit van het vooronderzoek wordt gewaarborgd vanwege de volgende<br />
aspecten:<br />
• Wetenschappelijke literatuur: Er is een grondige en systematische<br />
literatuurstudie uitgevoerd. Voor een verantwoording van de literatuurstudie<br />
wordt u doorverwezen naar bijlage 1.<br />
• Gesprekken met medewerkers en afdelingshoofden: door veel te inventariseren<br />
bij de medewerkers en afdelingshoofden over hun ervaringen en behoeften met<br />
betrekking tot het introductieprogramma, geeft het vooronderzoek een goed<br />
beeld van de behoeften en wensen van de medewerkers en afdelingshoofden.<br />
Het vooronderzoek is zelf van goede kwaliteit en vormt de basis van alle overige<br />
ontwerpstappen. Om deze reden draagt het vooronderzoek bij aan de kwaliteit van<br />
de verdere producten.<br />
5.2. Ontwerpfase: Mogelijke maatregelen<br />
Nadat het vooronderzoek afgerond is en het raamwerk voor het<br />
introductieprogramma is opgezet, zijn er een aantal maatregelen geformuleerd. Hoe<br />
deze maatregelen geëvalueerd zijn en wat de resultaten uit deze evaluatie zijn, zal in<br />
deze paragraaf besproken worden. Tevens zullen de aanpassingen en de<br />
waarborging van de kwaliteit van de maatregelen beschreven worden.<br />
36
Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />
Maart 2008<br />
5.2.1. Werkwijze<br />
De mogelijke maatregelen zijn eerst beschreven in een tussenrapportage en zijn<br />
vervolgens besproken met zowel de interne begeleider als de opdrachtgever. Na de<br />
gesprekken is er een verkorte versie gemaakt van de mogelijke maatregelen en<br />
uiteindelijk aan drie medewerkers en vier afdelingshoofden van Tebodin Hengelo via<br />
een e-mail met bijlage voorgelegd.<br />
5.2.2. Resultaten<br />
Uit deze formatieve evaluatie bleek dat zowel de medewerkers als de opdrachtgever<br />
de mogelijke maatregelen positief vinden. Er zijn daarnaast de volgende punten van<br />
verbetering naar voren gekomen:<br />
• Verschillende medewerkers geven aan dat de case moet beter uitgewerkt<br />
worden.<br />
• Een medewerker geeft aan dat de “code of conduct” toegevoegd moet worden<br />
aan het introductieprogramma.<br />
• Het Tebodin krantje komt maar een aantal keer per jaar uit. Het is daarom,<br />
volgens een medewerker, verstandig om de nieuwe medewerkers zich niet alleen<br />
in het krantje voor te laten stellen maar dat er ook een stuk op Shareportal wordt<br />
geplaatst.<br />
• Er blijkt al een handleiding voor het uren- en declaratiesysteem te bestaan. Deze<br />
staat op dit moment op Shareportal. Er hoeft dus geen ontwerp voor deze<br />
handleidingen gemaakt te worden.<br />
• Een afdelingshoofd geeft aan dat het op dit moment tekort schiet wat betreft<br />
kennis over TQS. Op dit moment worden alleen de belangrijkste punten door de<br />
buddy behandeld.<br />
• Een afdelingshoofd geeft aan dat we moeten bepalen of we wel of geen<br />
onderscheidt moeten maken in het introductieprogramma voor gedetacheerde<br />
medewerkers en medewerkers die in vaste dienst zijn.<br />
• Een afdelingshoofd geeft aan dat in het welkomstpakket de ziek- en<br />
herstelprocedure opgenomen moet worden<br />
5.2.3. Aanpassingen<br />
Aan de hand van deze resultaten zijn de volgende aanpassingen gedaan:<br />
• Case: er zijn gesprekken gevoerd met twee afdelingshoofden om het idee van de<br />
case concreter uit te werken. De adviespunten over deze case zijn op basis van<br />
deze twee gesprekken aangepast.<br />
• Code of conduct: de “code of conduct” is een belangrijk onderdeel binnen<br />
Tebodin. Echter is dit onderdeel nog niet expliciet in de plannen terug gekomen.<br />
Daarom is ervoor gekozen dat het afdelingshoofd dit kort bespreekt op de eerste<br />
werkdag. De “code of conduct” zal tevens behandeld worden in de workshop.<br />
• Sharportal: een voorstel is om nieuwe medewerkers te introduceren via de<br />
Shareportal. Echter worden de nieuwe medewerkers al voorgesteld op het<br />
intranet door middel van de naam en foto. Om deze reden zullen er geen<br />
aanpassingen gemaakt worden wat betreft het voorstellen op Shareportal.<br />
• Handleiding voor het uren- en declaratiesysteem: aangezien weinig medewerkers<br />
wisten dat deze handleiding bestond, zullen deze handleidingen in hardcopy aan<br />
de nieuwe medewerker worden uitgereikt door de buddy.<br />
• TQS: TQS is een erg belangrijk onderdeel binnen Tebodin en wordt daarom<br />
opgenomen in de workshop.<br />
• Onderscheid maken tussen ervaren en onervaren nieuwe medewerkers: er is<br />
besloten om wel een onderscheid te maken tussen ervaren en onervaren nieuwe<br />
medewerkers. Dit onderscheid zal terug komen in de case. De adviespunten over<br />
deze case zijn hierop aangepast.<br />
37
Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />
Maart 2008<br />
• Ziek- en herstelprocedure in welkomstpakket: deze procedure is al toegevoegd<br />
aan de indiensttredingwijzer die de medewerkers voor hun eerste werkdag<br />
opgestuurd krijgen. Om deze reden hoeven de medewerkers dit dus niet meer te<br />
ontvangen in het welkomstpakket en zullen er geen aanpassingen gedaan<br />
worden.<br />
5.2.4. Kwaliteit<br />
• Literatuur: de mogelijke maatregelen zijn onder andere gebaseerd op de<br />
wetenschappelijke literatuur. Dit draagt bij aan de kwaliteit van de maatregelen.<br />
• Mening medewerkers: Bij de formulering van de mogelijke maatregelen is<br />
rekening gehouden met de mening van de medewerkers en afdelingshoofden<br />
doormiddel van de behoefteanalyse. Bovendien is er na deze formulering ook<br />
gevraagd naar de meningen van de medewerkers en afdelingshoofden. Op basis<br />
van de reacties van de medewerkers en afdelingshoofden zijn de maatregelen<br />
hierop aangepast.<br />
5.3. Workshop<br />
Nadat de mogelijke maatregelen zijn opgezet en de prototypes zijn gerealiseerd is er<br />
op 11 maart 2008 in Tebodin een pilot uitgevoerd. In deze pilot zijn de workshop, de<br />
First Day Wizard en het welkomstpakket geëvalueerd.<br />
In dit onderdeel zal de werkwijze van de evaluatie van de workshop<br />
besproken worden. Vervolgens zullen de resultaten van de evaluatie aan bod komen<br />
en zal er aangegeven worden welke aanpassingen er aan de workshop worden<br />
gedaan. Tot slot zal er besproken worden hoe de kwaliteit van de workshop<br />
gewaarborgd is.<br />
5.3.1. Werkwijze<br />
Voorafgaand aan de workshop is er een vragenlijst opgesteld over de workshop. In<br />
deze vragenlijsten wordt op alle belangrijke elementen van de workshop<br />
geëvalueerd. Tevens is er het element ‘aandacht’ opgenomen in de vragenlijst,<br />
omdat het (vanuit het doel gezien) erg belangrijk is dat het introductieprogramma<br />
niet saai en demotiverend is. Bij de vragenlijst is gebruik gemaakt van een<br />
Likertschaal, waarbij per stelling ingevuld moet worden in hoeverre de medewerker<br />
het eens is met de stelling. De schaal loopt van getal: 1; geheel oneens, 2; oneens,<br />
3; neutraal, 4; eens, tot het getal 5; geheel mee eens. Voor een specifieke<br />
beschrijving, zie bijlage 13.<br />
De dag is begonnen met de pilot van de workshop. Vooraf is in samenwerking<br />
met Tebodin de inhoud van de workshop opgesteld. Aan de hand van een PowerPoint<br />
presentatie werd er verschillende informatie over Tebodin verteld. De duur van deze<br />
workshop was 2.5 uur. Bij deze workshop waren acht nieuwe medewerkers<br />
aanwezig, waarbij zes nieuwe medewerkers nog maar kort werkzaam zijn bij Tebodin<br />
(maximaal een maand) en twee al wat langer (rond de vijf maanden). De<br />
medewerkers die al langer werkzaam zijn binnen Tebodin kunnen beter aangeven<br />
welke informatie relevant is en welke informatie nog ontbreekt in de workshop,<br />
aangezien zij al meer ervaring hebben met de organisatie. De andere zes<br />
medewerkers die nog maar kort in dienst zijn bij Tebodin Hengelo is de werkelijke<br />
doelgroep van de workshop. De workshop is bedoeld voor medewerkers die<br />
maximaal twee maanden in dienst zijn bij Tebodin. Om te kijken of de workshop voor<br />
deze doelgroep te begrijpen is, is er ook naar de mening van deze nieuwe<br />
medewerkers gevraagd.<br />
Na afloop van de workshop is het verloop van de workshop kort besproken in<br />
de groep. Bovendien is er aan al deze medewerkers een vragenlijst uitgedeeld,<br />
waarbij naar hun mening werd gevraagd over de aandacht die ze hadden voor de<br />
workshop, de introductiefilm, het theoriedeel en de afsluitende quiz. Tot slot is<br />
38
Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />
Maart 2008<br />
tijdens de workshop geobserveerd door EEN Projects. Tijdens deze observatie zijn<br />
alle punten voor verbetering opgeschreven.<br />
5.3.2. Resultaten<br />
Op basis van de evaluatieformulieren en de observatie kunnen de volgende<br />
conclusies uit de evaluatie getrokken worden:<br />
• Aandacht: de aandacht die de nieuwe medewerkers hadden tijdens de workshop<br />
was goed. Door de afwisseling van onderwerpen en methoden die er gebruikt zijn<br />
tijdens de workshop was het gemakkelijk om de aandacht er bij te houden. Ook<br />
de duur van de workshop was goed.<br />
• Film: de film werd als een leuke opening ervaren. De film werd als relevant<br />
ervaren en de informatie die verteld werd tijdens deze film trok de aandacht van<br />
de nieuwe medewerkers. Wel was er als commentaar dat het beeld en geluid niet<br />
overal van goede kwaliteit was.<br />
• Theoriedeel: de informatie die tijdens de workshop is verteld, werd als relevant<br />
ervaren. Bovendien was de informatie voor iedereen te begrijpen. Daarnaast<br />
hadden de nieuwe medewerkers niet het gevoel dat er informatie ontbrak tijdens<br />
de workshop.<br />
Een punt voor verbetering is het TQS gedeelte. De informatie die op deze<br />
sheets vermeld stond was te veel en onduidelijk. De informatie die verteld wordt<br />
over dit onderwerp kan verbeterd worden. Daarbij is het van belang dat er<br />
duidelijk van te voren is vast gesteld wat er verteld gaat worden en wat relevant<br />
is voor de nieuwe medewerker. Hierdoor zal de presentatie over dit onderdeel<br />
beter te begrijpen zijn en zal het minder warrig over komen.<br />
Een ander punt voor verbetering is de geschiedenis van Tebodin. De<br />
geschiedenis van Tebodin werd nu pas laat in de workshop verteld. Voor een<br />
logischere opbouw is het goed om te starten met de geschiedenis van Tebodin.<br />
Op basis van deze geschiedenis kan vervolgens de huidige situatie van Tebodin in<br />
de wereld, in Nederland en uiteindelijk Tebodin Hengelo verteld worden.<br />
Een derde punt voor verbetering is het toevoegen van speaker notes aan de<br />
PowerPoint presentatie. Hierdoor wordt er meer structuur geboden aan de<br />
spreker. Uit de observatie kwam naar voren dat er aan de spreker wat meer<br />
structuur geboden moest worden. Een spreker moet voor de presentatie weten<br />
welke onderwerpen er behandeld worden en hoe diep er op deze onderwerpen in<br />
wordt gegaan. Op dit moment is er namelijk een apart bestand met de<br />
aanwijzingen voor de presentatie.<br />
Ten vierde is het belangrijk dat er geen afkortingen en Engelse teksten in de<br />
presentatie staan. Dit komt ten nadele van het begrip van de nieuwe<br />
medewerkers.<br />
Tot slot zaten er nog enkele schoonheidsfoutjes in de presentatie qua<br />
opmaak, style en teksten.<br />
• Quiz: De quiz werd als een leuke en interactieve afsluiting ervaren. Alle nieuwe<br />
medewerkers reageerden enthousiast op de vragen en er was voldoende<br />
gelegenheid tot interactie over de betreffende onderdelen.<br />
Een verbeterpunt voor de quiz is het toevoegen van een tijdsbalk om de<br />
vragen te beantwoorden. Er was enige onduidelijkheid wanneer iedereen de<br />
vraag had gelezen en een antwoord had gegeven. Daarom is het toevoegen van<br />
een tijdsbalk en het hardop voor lezen van de vraag een manier om deze<br />
onduidelijkheid weg te nemen<br />
5.3.3. Aanpassingen<br />
Aan de hand van de resultaten zullen de volgende aanpassingen gedaan worden aan<br />
de PowerPoint presentatie van de workshop:<br />
• De geschiedenis van Tebodin wordt naar voren gehaald.<br />
39
Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />
Maart 2008<br />
• De volgorde van de onderwerpen in het TQS gedeelte wordt aangepast.<br />
• Enkele overbodige sheets over de ondernemingsraad worden verwijderd.<br />
• Alle afkortingen in de presentatie worden uitgeschreven.<br />
• Engelse teksten worden vertaald in het Nederlands.<br />
• Verdere schoonheidsfoutjes qua opmaak, style en taal.<br />
• Bij de quizvragen wordt een tijdsbalk toegevoegd.<br />
5.3.4. Kwaliteit<br />
Er zijn verschillende aspecten die de kwaliteit van deze workshop waarborgen:<br />
• Inhoud en opbouw workshop: De inhoud die in de workshop behandeld wordt, is<br />
naar aanleiding van een grondig vooronderzoek ontstaan. Zowel vanuit de<br />
literatuur als de behoeften van de medewerkers van Tebodin zijn deze<br />
onderwerpen geselecteerd. De opbouw van de hele workshop is gebaseerd op de<br />
instructietheorie van Smith & Ragan (2003). Alle onderdelen uit de workshop<br />
kunnen dus verantwoord worden. Zie voor een gedetailleerde verantwoording<br />
van de hele workshop bijlage 7. Het is moeilijk te beoordelen of de workshop<br />
effectief is en de gewenste effecten vertoond. Maar aangezien de workshop op<br />
veel eerder onderzoek gebaseerd is, kan er geconcludeerd worden dat er<br />
waarschijnlijk wel de gewenste effecten en effectiviteit behaald kunnen worden.<br />
• Duurzaamheid workshop: Op dit moment is de workshop al eenmaal uitgevoerd<br />
voor nieuwe medewerkers. Deze workshop wordt op deze wijze voortgezet in de<br />
toekomst. De inhoud van de presentatie kan ook gebruikt blijven worden.<br />
Wanneer er aanpassingen gemaakt moeten worden bij veranderingen in de<br />
organisatie zal de verantwoordelijke voor dit onderdeel of Ellen Nakken<br />
(afhankelijk van welke inhoud) dit aanpassen.<br />
• Pilot: In de pilot is er naar de mening van de nieuwe medewerkers gevraagd aan<br />
de hand van een vragenlijst. Belangrijke punten uit dit evaluatiemoment zijn het<br />
behouden van aandacht en de relevantie van de workshop. Beide punten worden<br />
positief beoordeeld door de nieuwe medewerkers.<br />
De suggesties voor aanpassingen zijn doorgevoerd in het eindproduct. Dit<br />
maakt het eindproduct van hogere kwaliteit aangezien de medewerkers tevreden<br />
zijn met de workshop.<br />
5.4. Welkomstpakket<br />
Na de pilot van de workshop, is het welkomstpakket voorgelegd aan de nieuwe<br />
medewerkers. Voor deze evaluatie is dezelfde groep medewerkers gebruikt als bij de<br />
workshop. Dit om dezelfde reden als in paragraaf 5.3.1 is benoemd. In dit onderdeel<br />
zal de werkwijze en de resultaten van de evaluatie van het welkomstpakket<br />
besproken worden. Tot slot zal er beschreven worden hoe de kwaliteit van het<br />
welkomstpakket gewaarborgd is.<br />
5.4.1. Werkwijze<br />
Voor de evaluatie van dit welkomstpakket is ook een vragenlijst opgesteld. Dit is op<br />
dezelfde manier gedaan als bij de workshop. We hebben gebruik gemaakt van een<br />
evaluatieformulier omdat dit een gemakkelijke en tijdsbesparende methode is.<br />
Bovendien geven we doormiddel van vaste stellingen een kader waar de evaluatie op<br />
gericht moet zijn. Voor een overzicht van de vragenlijst, zie bijlage 14.<br />
Het huidige welkomstpakket is aangevuld met een organogram met<br />
beschrijving van de afdelingen en secties, afkortingenlijst, kubus van het<br />
bedrijfsnoodplan en Human Source Initiatives. De nieuwe medewerkers werden<br />
gevraagd naar dit nieuwe welkomstpakket te kijken en hun mening te geven aan de<br />
hand van het evaluatieformulier.<br />
40
Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />
Maart 2008<br />
5.4.2. Resultaten<br />
Uit de evaluatie blijkt dat de aanvullingen in het welkomstpakket nuttig en volledig<br />
zijn. De afkortingenlijst en het organogram met foto’s werden als zeer nuttig<br />
ervaren. Over de kubus waren nog wel enige twijfels. Sommige mensen vonden het<br />
overbodig dat de informatie op een kubus is vermeld. Bovendien is het de vraag of<br />
de medewerkers ook daadwerkelijk de kubus in elkaar zullen zetten. Echter zal deze<br />
kubus wel in het welkomstpakket blijven, maar zal de lay-out worden aangepast om<br />
het zo leesbaarder te maken. Hier is voor gekozen omdat het presenteren van het<br />
bedrijfsnoodplan erg belangrijk is. Er wordt vanuit gegaan dat wanneer één iemand<br />
begint met het maken van de kubus, de rest zal volgen. Tevens werd er het advies<br />
gegeven om een inhoudsopgave aan het welkomstpakket toe te voegen. Aangezien<br />
ook uit de literatuurstudie blijkt dat het erg belangrijk is dat de medewerkers weten<br />
wat ze kunnen verwachten, zal dit een goede aanvulling op het welkomstpakket zijn.<br />
Dit idee zal om deze reden dan ook doorgevoerd worden in het welkomstpakket.<br />
5.4.3. Aanpassingen<br />
De volgende aanpassingen aan het welkomstpakket zullen gedaan worden:<br />
• De kubus wordt qua opmaak aangepast.<br />
• Er wordt een inhoudsopgave toegevoegd aan het welkomstpakket.<br />
5.4.4. Kwaliteit<br />
Er zijn verschillende aspecten die de kwaliteit van dit welkomstpakket waarborgen:<br />
• Inhoud welkomstpakket: aan de hand van de literatuurstudie en de<br />
behoefteanalyse is er voor de betreffende inhoud van het welkomstpakket<br />
gekozen. Dit grondige vooronderzoek zorgt er voor dat het product van<br />
voldoende kwaliteit is. In paragraaf “3.3.1. vooraf aan de eerste dag” staat een<br />
verantwoording van de inhoud van het welkomstpakket aan de hand van de<br />
literatuur.<br />
• Pilot: in de pilot is er naar de mening gevraagd van de nieuwe medewerkers over<br />
het welkomstpakket. Alle punten werden positief beoordeeld. De medewerkers<br />
waren tevreden over het nieuwe welkomstpakket en vonden de nieuwe inhoud<br />
relevant. Alleen over de kubus waren twijfels, maar hier wordt verder niets mee<br />
gedaan. Het idee van de inhoudsopgave is aangepast in het eindproduct. Dit<br />
bevordert tevens de tevredenheid van de nieuwe medewerkers. Ook maakt de<br />
inhoudsopgave het welkomstpakket gebruiksvriendelijker.<br />
• Duurzaamheid: de informatie die in het welkomstpakket zit zal af en toe<br />
aangepast moeten worden. Bijvoorbeeld wanneer de organisatiestructuur<br />
verandert. Dit is mogelijk aangezien alle documenten ook digitaal aangeleverd<br />
worden.<br />
5.5. First Day Wizard<br />
Na het evalueren van het welkomstpakket zijn er een aantal medewerkers gevraagd<br />
om de First Day Wizard te evalueren. De werkwijze, resultaten, aanpassingen en<br />
kwaliteit van de evaluatie van de First Day Wizard, zullen hier achtereenvolgens<br />
besproken worden.<br />
5.5.1. Werkwijze<br />
Voorafgaand aan de evaluatie is er een vragenlijst opgesteld om de First Day Wizard<br />
te evalueren. Deze vragen zijn opgesteld aan de hand van het artikel van Elling,<br />
Lentz, en De Jong (2007). Daarbij is gebruik gemaakt van een Likertschaal, waarbij<br />
per stelling ingevuld moet worden in hoeverre de medewerker het eens is met de<br />
stelling. De schaal loopt van getal: 1; geheel oneens, 2; oneens, 3; neutraal, 4;<br />
eens, tot het getal 5; geheel mee eens. Voor een specifieke beschrijving van de<br />
vragen wordt u door verwezen naar bijlage 15.<br />
41
Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />
Maart 2008<br />
Na het evalueren van de workshop en het welkomstpakket is er een evaluatie<br />
gehouden van de nieuwe First Day Wizard aan de hand van de Think Aloud methode.<br />
De Thinking Aloud methode is een veel gebruikte maar controversiële<br />
onderzoeksmethode dat gebruikt kan worden bij het evalueren van producten,<br />
voornamelijk websites (Van Waes, 2000).<br />
Het doel van deze evaluatie is om vast te stellen hoe de medewerker reageert<br />
op de First Day Wizard en tegen welke problemen er aan gelopen worden. Daarbij<br />
zijn vier nieuwe medewerkers geselecteerd. Eén nieuwe medewerker was al langer<br />
werkzaam bij Tebodin (vier maanden). Deze nieuwe medewerker heeft al meer<br />
kennis over Tebodin en kijkt zo met een andere bril naar de wizard. Tijdens het<br />
werken met de First Day Wizard werd de nieuwe medewerker geobserveerd. Tot slot<br />
is er een evaluatieformulier aan de nieuwe medewerkers voorgelegd.<br />
5.5.2. Resultaten<br />
Uit de evaluatie van de First Day Wizard bleek dat het nadrukkelijk behandelen van<br />
de structuur van Shareportal in de First Day Wizard als positief werd ervaren. Er<br />
komen uit de evaluatie wel een aantal suggesties voor verbetering:<br />
• Tijdens de evaluatie werd het duidelijk dat vooral de tekst in de oranje blokjes<br />
werd gelezen. De tekst in het witte vlak werd regelmatig vluchtig bekeken. De<br />
tekst in de witte vlakken moet dus beperkt blijven.<br />
• Drie van de vier medewerkers die de First Day Wizard doorlopen hebben vonden<br />
het nadelig dat de First Day Wizard in het Engels was. De voertaal van Tebodin is<br />
echter Engels, op dit moment zal de First Day Wizard dus gewoon in het Engels<br />
blijven.<br />
• De First Day Wizard moet vrijer doorlopen kunnen worden. Een verbeterpunt<br />
voor de First Day Wizard is het aanbieden van de T om een stap terug te gaan.<br />
• De uiteindelijke resolutie van de First Day Wizard moet aangepast kunnen<br />
worden op het formaat van het beeldscherm van de nieuwe medewerker. Anders<br />
moet de nieuwe medewerker van links naar rechts en van onder naar boven<br />
scrollen om het hele beeld te kunnen zien. Dit wordt als nadelig ervaren bij de<br />
twee medewerkers die achter de laptop het prototype hebben bekeken.<br />
• De hoeveelheid informatie op de First Day Wizard moet beperkt blijven en het<br />
doorlopen van de First Day Wizard mag niet te veel tijd kosten. Bovendien moet<br />
er kritisch gekeken worden of alle subkopjes behandeld moeten worden.<br />
• Alle afkortingen die in de First Day Wizard staan, moeten uitgeschreven worden.<br />
• Een medewerker gaf aan dat het duidelijker aangegeven moet worden dat het<br />
mogelijk is om de FDW voortijdig af te sluiten. Bij het opnieuw opstarten begint<br />
de nieuwe medewerker waar hij gestopt is.<br />
5.5.3. Aanpassingen<br />
Zowel aan het prototype van de First Day Wizard als aan het bijbehorende<br />
adviesrapport zal een aantal aanpassingen gedaan worden:<br />
• Aan het prototype:<br />
o De mogelijkheid om terug te gaan doormiddel van een knop op de First Day<br />
Wizard zal aan de FDW toegevoegd worden.<br />
o Alle afkortingen die nu in de First Day Wizard staan, zullen uitgeschreven<br />
worden.<br />
o De mogelijkheid om de FDW af te sluiten zal nadrukkelijker beschreven<br />
worden aan de hand van een extra toelichting in een oranje blokje.<br />
• Aan het adviesrapport:<br />
o<br />
Er zal aangeven worden dat er een beperkte hoeveelheid tekst in het witte<br />
kader geplaatst moet worden.<br />
42
Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />
Maart 2008<br />
o<br />
o<br />
o<br />
o<br />
o<br />
Er zal in het adviesrapport aangegeven worden dat de voorkeur bij de<br />
Nederlandse taal ligt. We kaarten dit punt aan zodat Tebodin weet wat er<br />
speelt onder de medewerkers van Tebodin Hengelo.<br />
Ook in het adviespunt zal vermeld worden dat de resolutie van de FDW zich<br />
automatisch aan moet passen aan het beeldscherm.<br />
De hoeveelheid informatie op de First Day Wizard moet beperkt blijven en<br />
het doorlopen van de First Day Wizard moet bovendien niet te veel tijd<br />
kosten. Ook moet er kritisch gekeken worden of alle subkopjes behandeld<br />
moeten worden.<br />
De First Day Wizard moet zo geprogrammeerd worden dat wanneer de First<br />
Day Wizard afgesloten wordt, de gebruiker in dat onderdeel in de<br />
Shareportal terecht komt. Hier kan dan extra informatie over het<br />
betreffende onderwerp gezocht worden. Wanneer er teruggekeerd wordt in<br />
de First Day Wizard zal de gebruiker verder gaan waar hij/zij gebleven is.<br />
Ook dit zal aangekaart worden in het adviesrapport.<br />
Tot slot zal er in het adviesrapport aangegeven worden dat alle afkortingen<br />
die gebruikt worden in de First Day Wizard uitgeschreven moeten worden.<br />
5.5.4. Kwaliteit<br />
Er kunnen rond de First Day Wizard een aantal punten besproken worden die de<br />
kwaliteit beïnvloeden:<br />
• Duurzaamheid: de First Day Wizard die uitgewerkt is, is een prototype van hoe<br />
de uiteindelijk First Day Wizard er uit kan komen te zien. Het product zelf is dus<br />
niet duurzaam omdat het nog niet bruikbaar is. Het prototype kan gezien worden<br />
als een suggestie voor verbetering.<br />
• Literatuur: de suggesties voor verbetering zijn volledig gebaseerd op de literatuur<br />
en de input van medewerkers. Door beide invalshoeken te gebruiken zal de<br />
uiteindelijke First Day Wizard van goede kwaliteit zijn. Omdat er een beperkt<br />
prototype gebruikt is, is het moeilijk te beoordelen of de First Day Wizard<br />
uiteindelijk ook echt effectief is en de gewenste effecten heeft.<br />
• Gebruiksvriendelijkheid: de medewerkers vonden de First Day Wizard (in<br />
hoeverre ze dat nu kunnen beoordelen) gebruiksvriendelijk is. De<br />
gebruiksvriendelijkheid is bevorderd door ook medewerkers de mogelijkheid te<br />
geven terug te kunnen in de wizard. Dit bevordert dus ook de kwaliteit.<br />
43
Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />
Maart 2008<br />
6. Discussie<br />
Door een samenspel van theorie en praktijk heeft EEN Projects uiteindelijk een<br />
introductieprogramma voor Tebodin Hengelo opgeleverd. Een introductieprogramma<br />
dat gericht is op alle nieuwe medewerkers van locatie Tebodin Hengelo en waarin<br />
verschillende activiteiten worden ondernomen om de organisatie en de (naaste)<br />
collega’s beter te leren kennen. EEN Projects heeft een zo volledig mogelijk<br />
introductieprogramma weten te ontwerpen. Echter hebben zich tijdens het project<br />
enkele voorvallen voorgedaan, waardoor er enkele beperkingen in het uiteindelijke<br />
product zijn ontstaan.<br />
Ten eerste is er door EEN Projects een prototype ontwikkeld voor de verbetering van<br />
de First Day Wizard. In vergelijking met de oudere versie van de First Day Wizard, is<br />
de navigatie en de hoeveelheid informatie in het prototype verbeterd. Hierdoor zal<br />
ook de motivatie van de nieuwe medewerker bij het uitvoeren van deze First Day<br />
Wizard verhoogd worden.<br />
Echter zijn er in dit project geen aanpassingen gedaan aan de Shareportal<br />
(het intranet) van Tebodin. Uit de literatuur blijkt echter dat deze Shareportal niet<br />
voldoet aan de eisen die gesteld worden aan een goede en kwalitatieve website. De<br />
lay-out, de hoeveelheid informatie en de navigatie kunnen verbeterd worden in deze<br />
Shareportal. Uit de literatuur bleek dat de lay-out van een wizard en bijbehorende<br />
website gelijk aan elkaar moeten zijn. Om de koppeling tussen de First Day Wizard<br />
en de Shareportal dus te versterken, heeft de First Day Wizard dezelfde lay-out als<br />
de Shareportal. Aangezien de Shareportal niet optimaal is, treden er hierdoor ook<br />
enkele beperkingen op in de First Day Wizard. Een aanbeveling van EEN Projects is<br />
dan ook om in de toekomst de Shareportal te verbeteren aan de eisen die gesteld<br />
worden aan een goede website. Op basis van deze veranderingen zal de First Day<br />
Wizard daarna ook aangepast moeten worden.<br />
Een andere beperking in het eindproduct is de introductiefilm die getoond wordt in<br />
de workshop. In deze film stellen alle afdelingshoofden van Tebodin Hengelo zich<br />
kort voor en vertellen ze wat er binnen hun afdeling gebeurt. Tijdens de opnames is<br />
het hoofd van de afdeling TQS-office representative niet gefilmd, aangezien het<br />
huidige afdelingshoofd binnen enkele weken de afdeling zal verlaten. Hierdoor is de<br />
introductiefilm niet compleet. Een aanbeveling van EEN Projects is om het nieuwe<br />
afdelingshoofd van TQS te filmen, wanneer het nieuwe afdelingshoofd ingewerkt is.<br />
Binnen Tebodin Hengelo is er door EEN Projects contact opgenomen met Daan<br />
Broeze. Hij zal verantwoordelijk zijn voor wijzigingen in de film en de eventuele<br />
nieuwe opnames. Om dit te vergemakkelijken wordt het filmbestand aangeleverd op<br />
cd-rom.<br />
Hetzelfde probleem speelt bij het organogram. In dit organogram zijn van alle<br />
afdelingshoofden een foto gemaakt. Voor de afdeling TQS Representative is er echter<br />
geen foto gemaakt. Een aanbeveling van EEN Projects is om het nieuwe<br />
afdelingshoofd van TQS op de foto te zetten (wanneer deze is aangetreden) en deze<br />
in te voegen in het organogram. Daan Broeze zal ook bij dit product zorgen dat het<br />
up-to-date blijft.<br />
De laatste beperking in het eindproduct is het ontbreken van de<br />
declaratiehandleiding. Binnen Tebodin is er een nieuw systeem voor de declaraties<br />
ontwikkeld. Tijdens het ontwikkelproces voor het introductieprogramma kon er nog<br />
geen beroep worden gedaan op dit nieuwe systeem. Hierdoor kon er ook geen<br />
handleiding voor worden ontwikkeld. De aanbeveling van EEN Projects is om een<br />
handleiding te maken van dit nieuwe declaratiesysteem. Samen met de handleiding<br />
44
Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />
Maart 2008<br />
van het urensysteem kan de buddy dit uitreiken aan de nieuwe medewerker<br />
gedurende zijn/haar introductieperiode. Zo maakt de nieuwe medewerker op een<br />
gemakkelijke manier kennis met beide systemen. Een belangrijk punt dat uit de<br />
behoefteanalyse meerdere malen naar voren kwam.<br />
Deze drie punten worden door EEN Projects aan Tebodin van harte aanbevolen. Door<br />
het toepassen van de bovenstaande aanbevelingen zal de kwaliteit van het<br />
ontwikkelde introductieprogramma verbeteren.<br />
45
Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />
Maart 2008<br />
7. Conclusie<br />
Aan het eind van dit project kan er terug gekeken worden op een succesvol project.<br />
Door een goede samenwerking met Tebodin Hengelo zijn er verschillende<br />
eindproducten ontwikkeld ter aanvulling van het huidige introductieprogramma.<br />
Echter kunnen er nog een aantal adviespunten worden gegeven aan Tebodin Hengelo<br />
om de implementatie van het nieuwe introductieprogramma te bevorderen. Deze<br />
punten worden hieronder besproken. Daarnaast is het voor Tebodin van belang ook<br />
de punten uit hoofdstuk 6 ‘Discussie’ mee te nemen.<br />
7.1. Workshop<br />
Om de workshop goed te laten verlopen is het noodzakelijk om de inhoud van de<br />
workshop kort te bespreken met alle sprekers. Het is belangrijk dat alle sprekers op<br />
de hoogte zijn van de inhoud van de workshop, aandachtspunten die door EEN<br />
Projects zijn geadviseerd (zie bijlage 7: activiteiten), de PowerPoint sheets en de tijd<br />
die elke spreker heeft voor zijn onderwerpen. Door dit kort met elkaar voor te<br />
bereiden zal de structuur en de inhoud van de workshop verbeterd worden.<br />
Bovendien moet de inhoud van de workshop continue worden aangepast aan de<br />
wijzigingen in de organisatie.<br />
7.2. Afkortingenlijst per afdeling<br />
Door EEN Projects is er een afkortingenlijst ontwikkeld van algemene afkortingen die<br />
gebruikt worden in de organisatie. Daarnaast is de lijst met subordernummers en<br />
activiteitencodes aangepast, zodat de opmaak van alle lijsten gelijk zijn aan elkaar.<br />
Uit de formatieve evaluatie (de pilot) bleek echter dat er geen afkortingenlijst<br />
bestaat per afdeling. Per afdeling zijn er specifieke afkortingen en codes die<br />
verschillen per afdeling. Vandaar dat de aanbeveling wordt gedaan aan Tebodin om<br />
per afdeling een afkortingenlijst te ontwikkelen voor de nieuwe medewerker.<br />
7.3. Toelichting veranderingen introductieprogramma<br />
Omdat er verschillende veranderingen zijn gedaan in het huidige<br />
introductieprogramma is het noodzakelijk dat, als Tebodin Hengelo dit doorvoert,<br />
iedereen binnen Tebodin Hengelo op de hoogte wordt gesteld van de veranderingen.<br />
De supervisor, de buddy en de vestigingssecretaresse moeten op de hoogte worden<br />
gesteld van hun nieuwe taken tijdens het introductieprogramma van de nieuwe<br />
medewerker. Alle verantwoordelijken moeten weten wat er moet gebeuren en hoe<br />
dit moet gebeuren.<br />
Om dit te bevorderen is er per verantwoordelijke een checklist ontwikkeld.<br />
Echter moeten deze verantwoordelijken wel weten wat deze taken specifiek<br />
inhouden. Een manier om dit te doen is om een bijeenkomst te organiseren over het<br />
nieuwe introductieprogramma voor alle betrokkenen bij dit introductieprogramma. Er<br />
kan ook gekozen worden om de betrokkenen één voor één persoonlijk aan te<br />
spreken over de veranderingen en de betreffende taken. Het is aan Tebodin Hengelo<br />
om de geschikte manier te kiezen.<br />
Er kan dus geconcludeerd worden dat er door EEN Projects een aanvulling is<br />
ontwikkeld op het huidige introductieprogramma voor Tebodin Hengelo. Het<br />
introductieprogramma dat ontwikkeld is, is wetenschappelijk verantwoord en sluit<br />
ook aan bij de eisen en wensen van de opdrachtgever en andere medewerkers van<br />
Tebodin Hengelo. Al met al zal Tebodin Hengelo zelf de daadwerkelijke<br />
implementatie van het introductieprogramma moeten uitvoeren, zodat het<br />
uiteindelijk leidt tot goed gemotiveerde nieuwe medewerkers die informatie op het<br />
46
Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />
Maart 2008<br />
intranet weten te vinden en die kennis hebben van relevante bedrijfsinformatie,<br />
waardoor ze zich snel thuis voelen en snel aan de slag kunnen binnen de organisatie<br />
47
Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />
Maart 2008<br />
8. Reflectie<br />
In dit hoofdstuk wordt er gereflecteerd op het proces en het uiteindelijke product. Er<br />
kan onderscheid gemaakt worden in reflection-in-action en reflection-on-action.<br />
Reflection-in-action is de reflectie die we doen op elke afgeronde fase, omschreven in<br />
de zogenaamde leerpunten. Reflection-on-action is reflectie over het gehele proces<br />
en product.<br />
Het hoofdstuk zal starten met de reflectie op het gehele proces (reflection-onaction).<br />
In deze paragraaf zal gereflecteerd worden op het proces, de werkwijze en<br />
de samenwerking. Bovendien zullen er leerpunten worden geformuleerd die we mee<br />
kunnen nemen bij een volgend project. Vervolgens zal er een reflectie gegeven<br />
worden per fase (reflection-in-action). Per fase zullen een aantal leerpunten worden<br />
geformuleerd, die we telkens mee hebben genomen naar de volgende ontwerpfase.<br />
8.1. Reflectie op het gehele proces (reflection-on-action)<br />
8.1.1. Visie op ontwerpproces<br />
Onze visie op een goed ontwerpproces is dat het ontwikkelde product aan moet<br />
sluiten bij de wensen en de behoeften van de uiteindelijke gebruikers. Door de<br />
behoeften en wensen van de gebruikers te achterhalen en hen continue te betrekken<br />
in het ontwerpproces, zal de drempel om het uiteindelijke product te gebruiken<br />
verlaagd worden. Dit zal de implementatie van het product bevorderen. Deze visie<br />
hebben we gedurende het gehele proces in ons achterhoofd gehouden. Ten eerste<br />
zijn we het project begonnen met een uitgebreid vooronderzoek, waarbij de<br />
behoeften en de context van de toekomstige gebruikers is achterhaald. Het product<br />
moeten passen in de context van het bedrijf en moet aansluiten bij de behoeften van<br />
de gebruikers.<br />
Bovendien hebben we na elke fase de tussenrapportage besproken met de<br />
opdrachtgever om zo haar visie op het geheel te achterhalen en het product aan te<br />
scherpen. Tot slot hebben we twee keer gebruik gemaakt van een formatieve<br />
evaluatie. Ten eerste hebben we de mogelijke maatregelen voorgelegd aan drie<br />
Tebodin Hengelo medewerkers en vier afdelingshoofden van Tebodin Hengelo. Ten<br />
tweede is er een pilot uitgevoerd waarbij het ontwikkelde product is geëvalueerd<br />
door de medewerkers. De input die de medewerkers hebben geleverd, is<br />
meegenomen bij beslissingen die gemaakt zijn.<br />
8.1.2. Ontwerpmodel<br />
In het gehele proces is gebruik gemaakt van het OKT-model van Plomp (1992). Dit<br />
model sluit nauw aan bij onze visie, aangezien de evaluatiefase gedurende het<br />
gehele proces terugkomt. Zoals als we al aangaven willen we de toekomstige<br />
gebruikers continue betrekken in het proces. Doordat de evaluatiefase in het OKTmodel<br />
steeds terugkomt, betrekken we de toekomstige gebruikers al vanaf dag één<br />
in het proces.<br />
Een zwak punt van dit model met betrekking tot ons project is dat op het<br />
einde van dit project niet alle producten klaar zijn voor gebruik, waardoor het<br />
ontwikkelde introductieprogramma in zijn geheel nog niet geïmplementeerd kan<br />
worden. Zo is het organogram nog niet volledig en zijn de aanpassingen voor de First<br />
Day Wizard nog een blauwdruk. Terwijl bij het OKT-model de producten allemaal af<br />
en geïmplementeerd zijn aan het einde van het project. Op dit gebied is er dus een<br />
discrepantie te zien tussen het onderwijskundige ontwerpen in de theorie en de<br />
ervaren praktijk.<br />
48
Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />
Maart 2008<br />
8.1.3. Efficiëntie en effectiviteit van de werkwijze<br />
Zoals hierboven vermeld is onze werkwijze gebaseerd op het ontwerpmodel. Dit<br />
ontwerpmodel gaf ons structuur en was een leidraad gedurende het gehele proces.<br />
Na elke afgeronde fase werd er een gesprek gepland met de opdrachtgever om de<br />
tussenrapportage te bespreken. Voorafgaand werd de ontwikkelde tussenrapportage<br />
via de email met een korte toelichting opgestuurd zodat de opdrachtgever dit al door<br />
kon lezen. Hierdoor werd de efficiëntie en de effectiviteit van het gesprek verhoogd.<br />
Daarnaast hadden we een duidelijke planning gemaakt, waar we ons strikt<br />
aan hielden. De taakverdeling werd per fase verdeeld, waardoor op een efficiënte<br />
manier te werk werd gegaan. Uiteindelijk werd alles van elkaar door gelezen en<br />
eventuele dingen werden aangepast om zo een goed samenhangend geheel te<br />
maken.<br />
8.1.4. Projectmanagement<br />
Aan het begin van het project is er een ruime planning gemaakt met MS Project. Bij<br />
het opstellen van de planning is rekening gehouden met vakanties en<br />
tentamenweken, waardoor we niet in tijdsnood kwamen gedurende het project.<br />
Gedurende het proces kwamen we er wel achter dat er meer tijd moest worden<br />
ingepland voor het eindverslag. Hier hadden we bij het maken van de planning geen<br />
rekening mee gehouden. Uiteindelijk is er wat tijd van de realisatiefase afgetrokken.<br />
Hier hebben we echter geen nadelen aan ondervonden, alle eindproducten zijn op<br />
tijd af gekomen en van goede kwaliteit en met aandacht aan de vormgeving.<br />
De planning werd goed in de gaten gehouden door <strong>Eefje</strong>. Haar taak was om<br />
de planning in de gaten te houden, het aan te passen aan eventuele veranderingen,<br />
ons erop te wijzen als de activiteiten niet liepen volgens de planning en het afvinken<br />
van voltooide taken. De interne begeleider heeft deze planning een aantal keer<br />
gecontroleerd. Een verbeterpunt was dat er goed opgelet moet worden of afspraken<br />
milestones zijn of dat ze wel echt tijd kosten. Voor een overzicht van de planning, zie<br />
‘MS project planning’ op bijgeleverde cd-rom.<br />
8.1.5. Interne samenwerking<br />
Doordat we al meerdere projecten samen hebben uitgevoerd, zijn we goed op elkaar<br />
ingespeeld en weten we goed wat we aan elkaar hebben. De samenwerking verliep<br />
hierdoor goed. We vulden elkaar goed aan, iedereen hield zich aan de gemaakte<br />
afspraken en de deadlines werden op tijd gehaald. Bovendien wisten we goed waar<br />
ieders kwaliteiten liggen, zodat we iedereen effectief konden inzetten. Dit draagt bij<br />
aan de efficiëntie van het proces.<br />
Elke dinsdag hadden we ingepland als standaard ‘Atelier 5 dag’. Op deze dag<br />
waren we alle drie aanwezig in de Cubicus om voor Atelier 5 aan de slag te gaan.<br />
Afhankelijk van de planning werden ook andere momenten ingepland om aan Atelier<br />
5 te werken. De communicatie tussen de projectleden verliep zowel mondeling als<br />
via de mail.<br />
8.1.6. Externe samenwerking<br />
Aangezien we voor onze producten afhankelijk waren van de medewerkers van<br />
Tebodin Hengelo, was het erg van belang dat de externe samenwerking goed zal<br />
verlopen. Gelukkig bleek dit ook het geval te zijn. Tebodin Hengelo is een<br />
enthousiaste organisatie die graag mee wilde werken. Afspraken met Ellen Nakken<br />
werden over het algemeen via de email gemaakt en zij regelde ook afspraken voor<br />
ons met andere medewerkers. Bovendien werd er ook goed aan deze afspraken<br />
gehouden door zowel Tebodin als EEN Projects.<br />
Het enige punt waar de samenwerking niet helemaal flexibel verliep is bij het<br />
verzamelen van beschrijvingen van de afdelingen en secties voor op het<br />
49
Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />
Maart 2008<br />
organogram. Het was de bedoeling dat de afdelings- en sectiehoofden deze<br />
beschrijvingen via Ellen Nakken opstuurden naar EEN Projects. Echter zijn aan het<br />
eind van het project twee beschrijvingen nog niet ontvangen. Dit heeft als gevolg dat<br />
het organogram niet volledig is. Een verbeterpunt voor EEN Projects zou kunnen zijn<br />
dat ze persoonlijk bij de hoofden langs moeten gaan om ze er nog eens op te<br />
attenderen dat ze de beschrijvingen moeten maken en opsturen. Nu gebeurde dit<br />
alleen via een herinneringsmail die werd gestuurd door Ellen Nakken. Blijkbaar was<br />
dit echter niet voldoende.<br />
8.1.7. Communicatie<br />
De communicatie met de opdrachtgever verliep via de mail. Nanette was aangesteld<br />
als contactpersoon met zowel de interne begeleider als de opdrachtgever en andere<br />
externe betrokkenen. De opdrachtgever werd tijdig op de hoogte gesteld van<br />
veranderingen of het maken van afspraken.<br />
Wanneer we andere externe betrokkenen wilden benaderen (bijvoorbeeld<br />
contactpersoon Werkgroep West, Tebodin Hengelo medewerkers), stuurde de<br />
opdrachtgever eerst altijd een email naar deze mensen toe om ze op de hoogte te<br />
brengen. Zo wisten deze mensen wat ze konden verwachten en werd de drempel om<br />
mee te werken verlaagd.<br />
Drie punten van verbetering voor de communicatie kregen we van de COVA<br />
docente Eliane Sterkenburg-van Craaikamp. Ten eerste waren we in de email naar<br />
de opdrachtgever soms te onderdanig, doordat we te veel bedankten. Ten tweede<br />
moesten de gespreksverslagen verbeterd worden door het toevoegen van een<br />
minisamenvatting. En ten derde was het beter om een leeswijzer toe te voegen aan<br />
de rapportages en de mail meer begeleidend te maken. Met deze drie punten waren<br />
we het alle drie eens. Deze drie punten hebben we daarom meegenomen in ons<br />
verdere proces. Uiteindelijk hebben we dit goed toegepast gedurende het proces en<br />
kregen we een voldoende voor het COVA onderdeel.<br />
8.1.8. Eigen inbreng<br />
Over de eigen inbreng van het product zijn we tevreden. Ten eerste werden we<br />
vrijwel volledig vrijgelaten bij de keuze voor de aanvulling van het<br />
introductieprogramma. Er stond niet vast in wat voor vorm dit gegoten moest<br />
worden. Ten tweede werden we vrij gelaten om inhoudelijke informatie die werd<br />
aangeleverd door medewerkers van Tebodin aan te passen als het nodig was. Zo was<br />
de hoeveelheid informatie soms te groot of was de informatie ongestructureerd<br />
weergegeven. EEN Projects heeft vervolgens deze informatie bewerkt, om ervoor te<br />
zorgen dat de producten van het introductieprogramma van kwaliteit waren.<br />
Al met al kunnen we concluderen dat we genoeg invloed konden uitoefenen<br />
op het uiteindelijke resultaat. Ondanks dat we afhankelijk waren van de inhoudelijke<br />
informatie van Tebodin, hebben we er nog wel ons ‘eigen product’ van kunnen<br />
maken.<br />
8.1.9. Omgang met problemen<br />
Tijdens het proces ondervonden we een aantal problemen. Echter hebben we deze<br />
problemen naar onze eigen mening goed opgelost. Een paar voorbeelden van de<br />
problemen waar we tegen aan liepen:<br />
• De opdrachtgever reageerde niet (snel) op de email die we gestuurd hadden.<br />
In de mail hadden we gevraagd of we langs mochten komen om een paar<br />
screenshots te maken van het intranet, zodat we konden beginnen met het<br />
maken van het prototype van de First Day Wizard. Omdat de opdrachtgever<br />
niet reageerde op de mail en we hierdoor eigenlijk niet verder konden,<br />
hebben we dit probleem opgelost door contact op te nemen via de telefoon.<br />
50
Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />
Maart 2008<br />
Op deze manier konden we diezelfde middag nog langs komen en raakten we<br />
niet achter op schema.<br />
• Een ander probleem was de invulling van de case. Uit de formatieve evaluatie<br />
bleek dat er veel onduidelijkheid was over de case. Ook voor ons zelf was dit<br />
een moeilijk punt waar we nog geen goed beeld over hadden. Door nog een<br />
keer in gesprek te gaan met twee afdelingshoofden hebben we geprobeerd<br />
deze onduidelijkheid weg te nemen. Uiteindelijk is dit gelukt en hebben we<br />
het idee over de case aangepast.<br />
• Het was het idee om als inleiding van de workshop een film af te laten spelen,<br />
waarin de afdelingshoofden zichzelf en hun afdeling voorstellen. Deze film<br />
moest EEN Projects ontwikkelen. Het was de planning om deze film in week 8<br />
op te nemen. Echter was het probleem dat niet alle afdelingshoofden in deze<br />
week aanwezig waren. Daarom hebben we het filmen verzet naar een week<br />
later en zijn we in week 8 bezig gegaan met het eindverslag. Door het<br />
omwisselen van activiteiten hebben we geen vertraging opgelopen.<br />
8.1.10. Leerpunten gehele proces<br />
Wanneer we terugkijken op ons proces kunnen er een aantal leerpunten worden<br />
geformuleerd. Deze leerpunten zullen we meenemen in de toekomst:<br />
• Minder onderdanig opstellen. Vanuit Tebodin Hengelo waren ze erg bereid om<br />
mee te werken met dit project. De opdrachtgever was erg enthousiast en<br />
reageerde snel en enthousiast op onze e-mails en vragen. Hiervoor waren we erg<br />
dankbaar. Echter moeten we ons realiseren dat een opdrachtgever ook baat heeft<br />
bij ons project en dat we ons hierdoor niet onderdanig hoeven op te stellen. Dit is<br />
dan ook een leerpunt voor ons zelf.<br />
• Voeg een korte samenvatting toe aan de gespreksverslagen.<br />
• Stel een begeleidende mail op (en voeg eventueel een leeswijzer toe) samen met<br />
het sturen van rapportages.<br />
• Let er bij MS Project op dat er geen milestones worden aangemaakt als het om<br />
een activiteit gaat die wel tijd kost.<br />
• Indien er niet tijdig wordt gereageerd op een mail, neem dan contact op met de<br />
persoon via de telefoon.<br />
• Benader mensen persoonlijk indien ze niet reageren, zodat ze er toe worden<br />
aangezet om bepaalde activiteiten alsnog uit te voeren.<br />
8.2. Reflectie per fase (reflection-in-action)<br />
8.2.1. Eerste fase: Vooronderzoek<br />
Contact met de opdrachtgever<br />
Vanaf dag één is er contact gelegd met de opdrachtgever. We zijn gestart met een<br />
oriënterend gesprek waarin de opdracht nader werd toegelicht. Enkele weken later<br />
heeft er een tweede gesprek plaats gevonden om de opdracht en de doelstellingen<br />
aan te scherpen. Op basis van deze tweede gesprekken is het plan van aanpak<br />
geschreven. Uiteraard is dit plan van aanpak besproken met de opdrachtgever en de<br />
interne begeleider. Na deze bespreking is er gestart met het vooronderzoek. De<br />
uiteindelijke tussenrapportage Vooronderzoek is uiteindelijk besproken met zowel de<br />
opdrachtgever als de interne begeleider. Dit heeft EEN Projects ook als positief<br />
ervaren, aangezien zo onduidelijkheden of eventuele beperkingen al aan het begin<br />
van het proces worden opgemerkt.<br />
Literatuuronderzoek<br />
Het zoeken naar literatuur was een behoorlijke klus. Na enkele tips van Marjolein<br />
Drenth en onze interne begeleider op het gebied van zoektermen waren we in staat<br />
voldoende wetenschappelijke literatuur te verzamelen. De relevante literatuur<br />
51
Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />
Maart 2008<br />
hebben we samengevat, zodat alle artikelen niet telkens weer doorgelezen hoeft te<br />
worden tijdens het proces. Uiteindelijk hebben we de literatuur verwerkt als<br />
samenvatting van ons literatuuronderzoek in de tussenrapportage Vooronderzoek.<br />
Helaas kwamen we aan het einde van het literatuuronderzoek erachter dat we ook<br />
veel literatuur hadden samengevat die uiteindelijk niet meer relevant was. Dit kwam<br />
omdat ons beeld van de opdracht gedurende het zoekproces is aangescherpt.<br />
Specifieke literatuur over websites (inhoud, style etc.) was uiteindelijk niet meer<br />
volledig relevant voor dit project. Als het mogelijk is zouden we hier in het vervolg<br />
dus beter op moeten letten.<br />
Behoefteanalyse<br />
Om de wensen en behoeften van de medewerkers en afdelingshoofden te<br />
achterhalen zijn er gesprekken gehouden met elf medewerkers en twee<br />
afdelingshoofden.<br />
De elf medewerkers verschillen op basis van werkervaring. Sommige<br />
werknemers waren langer werkzaam binnen Tebodin Hengelo, terwijl anderen nog<br />
maar kort in de organisatie werkzaam zijn. Uiteindelijk heeft de opdrachtgever de<br />
medewerkers gekozen op basis van onze aangegeven eis. De elf medewerkers waren<br />
ingedeeld in drie groepen. In groepjes van 3 à 4 personen werd er een gesprek<br />
gehouden over de ervaringen met het huidige introductieprogramma en de eventuele<br />
verbeterpunten hierop. Alle drie leden van EEN Projects waren bij dit gesprek<br />
aanwezig. Er is voor deze manier gekozen, omdat het naar onze mening een<br />
efficiënte manier is. Op deze manier spreek je meerdere personen in een korte tijd<br />
en daarnaast lokt het een groepsgesprek uit. Hierdoor kunnen ervaringen met elkaar<br />
gedeeld worden en kunnen medewerkers op elkaar inspringen/reageren. EEN<br />
Projects heeft tijdens het gesprek ervoor gezorgd dat iedere medewerker aan het<br />
woord komt. Dit heeft EEN Projects gerealiseerd door ieder lid een taak te geven. Zo<br />
maakte één iemand aantekeningen tijdens het gesprek, de ander stelde de vragen<br />
en de laatste persoon hield controle over het gesprek. Deze laatste persoon zorgde<br />
dat alle vragen gesteld werden en dat iedereen aan het woord kwam. De gesprekken<br />
verliepen op deze manier voorspoedig.<br />
EEN Projects heeft daarnaast apart met de twee afdelingshoofden gesproken.<br />
Dit gebeurde dus niet in een groep, aangezien per afdeling de wensen en behoeften<br />
erg kunnen verschillen en het lastig is om alle afdelingshoofden op één moment bij<br />
elkaar te krijgen. EEN Projects kijkt positief op deze keuze terug.<br />
Werkgroep West<br />
We hoorden van de opdrachtgever dat ze bij Tebodin Werkgroep West ook druk<br />
bezig waren met de ontwikkeling van een nieuw introductieprogramma. Via de<br />
telefoon heeft er een gesprek plaatsgevonden over hun introductieprogramma en<br />
welke punten volgens hen van belang zijn om op te letten bij het opzetten van een<br />
introductieprogramma. Dit gesprek is opgenomen. De Werkgroep heeft naast het<br />
gesprek enkele belangrijke documenten via de mail opgestuurd.<br />
Het was een goede keuze om een gesprek met deze werkgroep te voeren.<br />
Bovendien is het een efficiënte oplossing geweest om dit gesprek via de telefoon te<br />
voeren, aangezien het bedrijf in Den Haag gevestigd is en het reizen meer tijd zou<br />
kosten dan het daadwerkelijke gesprek.<br />
Verantwoording interviewschema’s<br />
Hierboven is verteld hoe de interviews zijn gehouden. Vervolgens zou hier toegelicht<br />
worden hoe we de gegevens uit deze interviews hebben verwerkt. Ten eerste zijn de<br />
gesprekken allemaal opgenomen op tape. Ten tweede hebben we elk interview<br />
uitgewerkt en de belangrijkste conclusies van alle interviews samen genomen in één<br />
document. Ten derde is er telkens op de interviews gereflecteerd op wat er fout en<br />
52
Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />
Maart 2008<br />
wat er goed ging. Ten vierde hebben we telkens gekeken of we voldoende informatie<br />
hebben of dat er nog een gesprek plaats moet vinden. De uitwerking van de<br />
gesprekken hebben we uiteindelijk gearchiveerd op Teletop, zodat ze voor iedereen<br />
op elk gewenst moment beschikbaar zijn.<br />
Leerpunten<br />
In deze fase kunnen op basis van onze ervaring de volgende leerpunten worden<br />
geformuleerd:<br />
• Goed afbakenen van de onderwerpen m.b.t. literatuur zoeken. Welke<br />
onderwerpen in de literatuur zijn wel relevant en welke onderwerpen zijn niet<br />
toepasbaar op ons project? Een eventuele oplossing hiervoor kan zijn dat er eerst<br />
een schema wordt gemaakt met de relevante onderwerpen en de grenzen (welke<br />
onderwerpen wel/niet).<br />
• Indien het van belang is een gesprek/ interview te voeren met een persoon die<br />
ver weg woont en als er wordt verwacht dat het interview kort duurt, dan is het<br />
efficiënt om te beslissen om dit gesprek per telefoon te voeren.<br />
8.2.2. Tweede fase: Ontwerpfase<br />
In deze fase kunnen op basis van onze ervaring de volgende leerpunten worden<br />
geformuleerd:<br />
• Direct wetenschappelijke onderbouwen van de mogelijke maatregelen, waardoor<br />
het product wetenschappelijk verantwoord is en de kwaliteit verhoogd wordt.<br />
• Betere koppeling maken tussen het vooronderzoek en de ontwerpfase door<br />
middel van een raamwerk. In dit raamwerk moet duidelijk worden welke<br />
resultaten er mee genomen moeten worden vanuit je vooronderzoek naar de<br />
ontwerpfase en wat dus de basis is van het product die je gaat ontwerpen.<br />
In eerste instantie hadden we geen raamwerk gemaakt, met als gevolg dat<br />
de interne begeleider de stap van het vooronderzoek naar de ontwerpfase te<br />
groot vond en niet volledig begreep. Het is dus van belang een raamwerk te<br />
creëren, ook al is de stap van het vooronderzoek naar de ontwerpfase voor de<br />
projectgroep zelf wel helemaal duidelijk. Dit om voor de externe betrokkenen ook<br />
duidelijkheid te scheppen.<br />
8.2.3. Derde fase: Realisatie/constructiefase<br />
In deze fase kunnen op basis van onze ervaring de volgende leerpunten worden<br />
geformuleerd:<br />
• Timemanagement. In week 7 en 8 waren de opnames voor de introductiefilm<br />
gepland. Helaas konden er in deze week geen opnames plaatsvinden doordat de<br />
afdelingshoofden in deze weken niet aanwezig waren of geen tijd hadden.<br />
Daarom zijn de opnames verplaatst naar week 9. In het begin raakten we<br />
hiervan lichtelijk in de stress, aangezien onze planning nu niet meer klopte.<br />
Nadat er echter kritisch naar de planning is gekeken, hebben we gezien dat er<br />
activiteiten in week 9 (eindverslag) verplaatst konden worden naar week 7 en 8.<br />
Op dat moment waren we blij met de ruime en flexibele planning die we op<br />
het begin hadden opgezet, hierdoor kwamen we niet in de problemen. We<br />
hebben dus geleerd dat het van belang is van te voren een ruime planning te<br />
maken, zodat er tijdens het proces nog activiteiten verplaatst kunnen worden.<br />
Bovendien hebben we geleerd dat het hierdoor niet erg is om te moeten schuiven<br />
met bepaalde activiteiten.<br />
• Goed archiveren op Teletop. Doordat er verschillende producten worden gemaakt<br />
en deze ook door verschillende groepsleden worden aangepast, is het belangrijk<br />
dat de meest actuele versie van het product op de werkplaats op Teletop wordt<br />
gezet. Bovendien is het van belang dat we van elkaar weten wie aan welk<br />
document werkt, zodat niet twee personen aanpassingen aan het product doen<br />
53
Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />
Maart 2008<br />
op hetzelfde moment. Hierover zijn bij ons duidelijke afspraken gemaakt, zodat<br />
dit later in het proces niet meer fout ging.<br />
• Het is goed om vooraf te bepalen welke kwaliteiten elk projectlid heeft. Dit<br />
bevorderd de effectiviteit en efficiëntie van het proces. In deze fase hebben we<br />
dat goed gedaan. Alle werkzaamheden zijn goed verdeeld waardoor dit geen<br />
problemen opleverde tijdens het project.<br />
8.2.4. Vierde fase: Evaluatiefase<br />
• Er is gekozen om de mogelijke maatregelen te evalueren via de mail, zoals is<br />
uitgelegd in hoofdstuk 3. De reden hiervoor is omdat medewerkers zo alle tijd<br />
hebben om de maatregelen voor zichzelf door te nemen en hier een mening over<br />
te vormen. Vaak durven personen ook meer kwijt over de mail, dan tijdens een<br />
gesprek. Vervolgens hebben we nog een gesprek gehad met personen waar we<br />
graag een verder toelichting van wilden hebben van de opmerkingen die ze<br />
hebben gemaakt. Naar onze mening hebben we op deze manier dus op een<br />
efficiënte wijze optimaal resultaat behaald. Het leerpunt is dan ook om altijd goed<br />
de voor – en de nadelen af te wegen van op welke manier er geëvalueerd gaat<br />
worden.<br />
• Er is gekozen om de pilot uit te voeren aan de hand van vragenlijsten en<br />
informele gesprekken. Dit is volgens ons de meest efficiënte manier, waardoor je<br />
op een zo tijdsbesparende methode zoveel mogelijk resultaten haalt. Daarnaast<br />
hebben we de vragenlijsten op gesteld aan de hand van literatuur om zo een<br />
wetenschappelijk en volledig mogelijke vragenlijst te krijgen. Het uitvoeren van<br />
de evaluatie ging volgens ons goed. We kregen veel reacties en iedereen was<br />
bereid om mee te werken met de evaluatie. Bovendien begreep iedereen de<br />
vragenlijst en hebben we op alle relevante onderdelen van de workshop, het<br />
welkomstpakket en de First Day Wizard geëvalueerd.<br />
8.2.5. Vijfde fase: Implementatiefase<br />
Tijdens dit project is de implementatiefase niet volledig uitgevoerd. Echter zijn er wel<br />
een aantal activiteiten ondernomen om de implementatie te bevorderen:<br />
• Regelmatig contact met de opdrachtgever, waardoor zij continue betrokken is in<br />
het project en op de hoogte is van de vorderingen. Hierdoor weet je als<br />
projectteam ook wat de verwachtingen en bedoelingen zijn van de opdrachtgever<br />
en of het product hieraan blijft voldoen. Het betrekken van de opdrachtgever zal<br />
ook de implementatie verhogen.<br />
• Betrokkenheid van medewerkers en supervisors bij zowel de context- en<br />
behoefteanalyse als evaluaties. Hierdoor worden zij betrokken in het proces,<br />
kunnen ze input leveren en zullen ze zich meer verbonden voelen met het<br />
uiteindelijke resultaat. Dit zal de implementatie van het product bevorderen.<br />
• Oplevering van alle tussenproducten zowel op CD als hardcopy. Door EEN<br />
Projects is er een cd gemaakt waarop alle ontwikkelde producten staan. Hierdoor<br />
staan alle producten van het introductieprogramma bij elkaar en zijn ze<br />
gemakkelijk terug te vinden. Bovendien kunnen producten zo gemakkelijk up-todate<br />
gehouden worden.<br />
Daarnaast zullen de producten ook in hardcopy versie worden aangeleverd,<br />
waardoor Tebodin Hengelo niet meer de moeite hoeven te nemen om zelf dingen<br />
te ondernemen. Bijvoorbeeld het samenstellen van het welkomstpakket. Ook dit<br />
zal de implementatie van het product bevorderen.<br />
54
Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />
Maart 2008<br />
Referenties<br />
Bian, Z. (1999). Design of a wizard for preference function modelling software.<br />
Verkregen op 27 november via http://www.collectionscanada.ca/obj/s4/<br />
f2/dsk1/tape7/PQDD_0021/MQ48257.pdf.<br />
Corbin, M. (2004). Design checklist for online help. Verkregen op 27 november 2007<br />
via http://www.winwriters.com/articles/checklist/index.html.<br />
Davis, V. D., & Kleiner, B. H. (2001). How to orient employees into new positions<br />
successfully. Management research rews, 24(1-2), 43-49.<br />
Dowling, E. J., & Eaker, M. A. (1996). New directions for new professionals. Paper<br />
presented at the annual convention of the American college personnel<br />
association, Baltimore, MD.<br />
Elling, S., Lentz, L., & De Jong, M. (2007). Website evaluation questionnaire<br />
development of a research-based tool for evaluating informational websites.<br />
Verkregen op 4 maart 2008 via http://www.springerlink.com/content/<br />
f130x737l07n582n/.<br />
Hacker, C. A. (2003). New employee orientation: Make it pay dividends for years to<br />
come. Information systems management, 21(1), 89-92.<br />
Keller, J.M. (1987). Development and use of the ARCS model of motivational design.<br />
In Ely, D.P. & Plomp, T., Classic writings on instructional technology.<br />
Enschede: TH Twente.<br />
Klein, H. J., & Weaver, N. A. (2000). The effectiveness of an organizational-level<br />
orientation training program in the socialization of new hires. Personnel<br />
psychology, 53(1), 47-66.<br />
Pintrich, P. R. & Schunk, D. H. (2002). Motivation in education: Theory,<br />
research, and applications. New York: Merrill-Prentice Hall.<br />
Plomp, T. (1992). Onderwijskundig ontwerpen: Een inleiding. In T. Plomp, A.<br />
Feteris, J.M. Pieters, W. Tomic (Red.), Ontwerpen van onderwijs en<br />
trainingen, pp. 19-38. Utrecht: Lemma.<br />
Punselie, R. (2001). Websites die werken: Succesfactoren, beleid en uitvoering van<br />
webcommunicatie. Alphen aan den Rijn: Kluwer.<br />
Roy, M.C., Rannou, Y., & Rivard, L. (2007). The design of effective online help in web<br />
applications. Journal of knowledge management practice, 8(2).<br />
Stone, D., Jarrett, C., Woodroffe, M., & Minocha, S. (2005). User interface design<br />
and evaluation. San Fransisco: Morgan Kaufman Publishers.<br />
Van Waes, L. (2000). Thinking aloud as a method for testing the usability of<br />
websites: The influence of task variation on the evaluation of hypertext. IEEE<br />
Transactions on Professional Communication, 43(3), 279- 290.<br />
55
Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />
Maart 2008<br />
Wanous, J. P., & Reichers, A. E. (2000). New employee orientation programs.<br />
Human resource management review, 10(4), 435-451.<br />
Wesson, M. J., & Gogus, C. I. (2005). Shaking hands with a computer: An<br />
examination of two methods of organizational newcomer orientation. Journal<br />
of applied psychology, 90(5), 1018-1026.<br />
56
Bijlage 1: Format Logboek literatuuronderzoek<br />
Onderwerp Project:<br />
Introduceren nieuwe medewerkers van Tebodin<br />
Onderzoeksvraag literatuuronderzoek:<br />
Hoe kan de introductie van nieuwe medewerkers van Tebodin op een motiverende en<br />
uitdagende manier vorm gegeven worden, zodat medewerkers informatie op het<br />
intranet weten te vinden en dat ze relevante bedrijfsinformatie onthouden?<br />
Deelvragen Literatuuronderzoek (wanneer van toepassing)<br />
- Welke leervormen/trainingen zijn effectief voor het overbrengen en onthouden<br />
van:<br />
o Informatie over het Tebodin kwaliteitssysteem?<br />
o Procedures omtrent gezondheid en veiligheid<br />
o Code of conduct<br />
o Communicatie binnen het bedrijf<br />
- Hoe moet zo’n training/leervorm opgezet worden?<br />
- Hoe kan een (First Day) Wizard op een effectieve/overzichtelijke manier<br />
vormgegeven worden?<br />
- Wat is motivatie? (boekenkennis)<br />
a. Hoe motiveer je mensen?<br />
b. Leertheorieën op het gebied van motivatie<br />
c. Motiverende leermiddelen<br />
d. Motiverende leervormen<br />
- Hoe introduceer je nieuwe medewerkers op een uitdagende en motiverende<br />
manier?<br />
Concepten onderzoeksvragen<br />
Boekenkennis<br />
motivatie<br />
leermiddelen<br />
leervormen<br />
leertheorieën<br />
interactive design<br />
Artikelen<br />
nieuwe werknemers<br />
introduceren<br />
webdesign/vormgeving<br />
inhoudelijk: veiligheid, kwaliteitssysteem, personeelshandboek, huisstijl, etc<br />
Retention, remember, know<br />
Criteria gewenst materiaal (boeken/artikelen)<br />
Recent onderzoek<br />
Engels<br />
Wetenschappelijk<br />
Databases<br />
ERIC: deze database vormt de basis voor de verschillende<br />
leervormen/leermiddelen die motiveren.
Psychinf: voor wat achterliggende psychologische informatie over het motiveren<br />
van medewerkers.<br />
Web of Science: voor het vinden van recent geciteerde artikelen<br />
UB Catalogus: voor boeken en tijdschriften<br />
www.scholar.google.com en www.scirus.com : voor het vinden van<br />
wetenschappelijke literatuur.<br />
Terminologie<br />
Kernaspect 1: Motivatie leervormen/middelen/leertheorieën<br />
EN: Motivation, Learning Theorie<br />
NL: Motivatie, leertheorie, leermiddelen, leervormen<br />
Thesaurus ERIC: Motivation, Motivation Techniques, Self Motivation, Learning<br />
Motivation, Learning Readiness, Reading Motivation, Participation, Learning Theories,<br />
Educational Resources, Educational Equipment, Computer Uses in Education, Online<br />
Systems, Adult Education, Adult Development, Adult Learning, Training, Courses,<br />
Online Courses, Educational Courses, Education Work Relationship, Resource<br />
Materials, Instructional Materials<br />
Thesaurus PsychINFO: Personnel training, Employee Attitudes<br />
Kernaspect 2: Nieuwe medewerkers<br />
EN: associate, collaborator, partner. New employee, newcomer<br />
NL: nieuwe medewerkers<br />
Thesaurus ERIC: Employees, Entry Workers<br />
Kernaspect 3: Introduceren<br />
EN: introducing, employee orientation, first day orientation, acculturation, entry<br />
process<br />
NL:introduceren, kennismaken<br />
Thesaurus ERIC: Introductory Courses, Staff Development, Staff Orientation,<br />
Orientation, Orientation Materials<br />
Kernaspect 4: Soort informatie dat geleerd moet worden en context<br />
EN: safety, ingenieurs, consultancy, gas, oil<br />
NL: veiligheid, kwaliteitssysteem, huisstijl, personeelshandboek, gaswinning, olie<br />
Thesaurus ERIC:<br />
Thesaurus Psychinfo: Accident Prevention, Occupational Safety<br />
Kernaspect 5: Onthouden van informatie<br />
EN: retention, know, remember<br />
NL: onthouden van informatie<br />
Thesaurus PsyInfo: Retention<br />
Kernaspect 6: Webdesign/Interactive design<br />
EN: wizards, interactive design, webdesign, user interfaces, intelligent user<br />
interfaces, online support tool, online help system, human performance support<br />
NL: wizards<br />
Thesaurus:
Zoekacties<br />
Datum<br />
1 23-10-<br />
2007<br />
Database/<br />
Setnummer<br />
ERIC<br />
Zoekacties + zoektechnieken<br />
((DE “Introductory Courses”) ) and<br />
(DE “Motivation” or DE “Motivation<br />
Techniques”)<br />
full text<br />
2000-2007<br />
2 ERIC (DE “Introductory Courses”)<br />
full text<br />
2000-2007<br />
3 ERIC (DE “Introductory Courses”)<br />
and: Motivation (Abstract)<br />
full text<br />
2000-2007<br />
4 ERIC (DE “Motivation” or DE “Motivation<br />
Techniques” or DE “Learning<br />
Motivation” or DE “Self Motivation”<br />
or DE “Learning Readiness” or DE<br />
“Reading Motivation”) and (DE<br />
“Employees” or DE “Entry Workers”)<br />
full text<br />
2000-2007<br />
5 ERIC (DE “Motivation” or DE “Motivation<br />
Techniques” or DE “Learning<br />
Motivation” or DE “Self Motivation”<br />
or DE “Learning Readiness” or DE<br />
“Reading Motivation”) and (DE<br />
“Entry Workers”)<br />
full text<br />
2000-2007<br />
6 ERIC ((DE “Motivation” or DE “Motivation<br />
Techniques” or DE “Learning<br />
Motivation” or DE “Self Motivation”<br />
or DE “Learning Readiness” or DE<br />
“Reading Motivation”) ) and (DE<br />
“Learning Theories”)<br />
full text<br />
2000-2007<br />
7 ERIC (DE “Motivation” or DE “Motivation<br />
Techniques” or DE “Learning<br />
Motivation” or DE “Self Motivation”<br />
or DE “Learning Readiness” or DE<br />
“Reading Motivation”) and (DE<br />
“Online Courses” or DE “Computer<br />
Uses in Education” or DE “Courses”<br />
or DE “Online Systems”) AND (DE<br />
“Adult Development” or DE “Adult<br />
Education” or DE “Adult Learning”)<br />
8 02-11-<br />
2007<br />
Web of<br />
Science<br />
motivational courses and employees 1<br />
Totaal<br />
hits<br />
0<br />
165<br />
5<br />
7<br />
1<br />
18<br />
6
9 Web of Entry workers 90<br />
Science<br />
10 Web of Introductory Courses 440<br />
Science<br />
11 Web of Introductory Courses and learning 7<br />
Science motivation<br />
12 Web of Introductory Courses and<br />
81<br />
Science “employe*” or “new worker*”<br />
Van 2000-2007<br />
13 Web of “Introductory Cours*”<br />
220<br />
Science Van 2000-2007<br />
14 02-11- Google promote learning AND “introductory 2180<br />
2007 scholar course”<br />
2000-2007<br />
15 Google promote learning AND “introductory 418<br />
Scholar course” AND learning retention<br />
2000-2007<br />
16 05-11- PsychINFO DE “Occupational Safety” and DE 65<br />
2007<br />
“Personnel Training”<br />
17 (DE “Motivation”) and (DE “Safety” 3<br />
and DE “Occupational Safety”)<br />
18 DE “Retention” AND Introductory 1<br />
Courses<br />
19 05-11- Google Kennismaking AND ‘nieuwe<br />
50<br />
2007 Scholar medewerkers”<br />
20 arbeidssocialisatie AND nieuwe 3<br />
medewerkers<br />
21 “First Day” AND “New Employee” 989<br />
22 “First Day” AND “New Employee” 587<br />
AND introduction<br />
23 05-11- Scirus “Introductory Courses” AND<br />
462<br />
2007<br />
retention AND (“new employe*”)<br />
2000-2007<br />
24 “First Day” AND “New Employee” 77<br />
AND “introductory courses”<br />
25 “New Employee” AND “Introductory<br />
courses” AND “Occupational Safety”<br />
40<br />
26 Google<br />
Scholar<br />
27 06-11-<br />
2007<br />
ERIC<br />
“introduce new employees” AND<br />
improve learning<br />
2000-2008<br />
Wizard: TI Title<br />
2000-2007<br />
Full text<br />
28 Scopus Wizard AND navigation: Article Titile 0<br />
2000-2007<br />
29 Wizard AND navigation: Article Titile, 6<br />
Abstract and Keywords<br />
2000-2007<br />
30 12-11 UB<br />
“motivatie” 62<br />
Catalogues<br />
31 20-11 ERIC training and safety<br />
2000-2007<br />
208<br />
24<br />
3
Full text<br />
32 ( training and safety ) and DE<br />
“Safety Education”<br />
2000-2007<br />
Full text<br />
33 Training AND “quality system”<br />
34 (DE “Safety Education” or DE<br />
“Communication Skills”) and (DE<br />
“Training” or DE “Training Methods”<br />
or DE “Transfer of Training” or DE<br />
“Job Training” or DE “Education”)<br />
23<br />
2<br />
Full text<br />
Peer reviewed<br />
2000-2007<br />
35 (DE “Introductory Courses”) and (DE 13<br />
“Training” or DE “Job Training” or DE<br />
“Education” or DE “Training<br />
Methods”)<br />
36 23-11 UT catalogus Succesfactoren webcommunicatie 1<br />
37 UT catalogus Interactive design 59<br />
38 Google ‘design wizards’ 15.000<br />
scholar<br />
39 Google ‘design wizards’<br />
6520<br />
Scholar 2000-2007<br />
40 Google ‘success factor* of wizards’<br />
8030<br />
Scholar 2000-2007<br />
41 Google Wizard* and ‘online help’<br />
15.200<br />
scholar 2000-2007<br />
42 26-11 Scopus ‘Employee orientation’ OR ‘first day 43<br />
orientation’<br />
43 ‘first day orientation’ AND<br />
20<br />
introduction<br />
44 ‘first day orientation’ AND course 87<br />
45 ERIC “first day orientation” OR “employee 17<br />
orientation”<br />
full text<br />
46 ( AB “first day orientation” OR<br />
“employee orientation” ) and DE<br />
“Staff Development”<br />
47 (DE "Courses" or DE "Education<br />
Courses" or DE "Introductory<br />
Courses" or DE "Online Courses" or<br />
DE "Instructional Design" or DE<br />
"Instructional Development" or DE<br />
"Instructional Effectiveness" or DE<br />
"Instruction" or DE "Resource<br />
Materials" or DE "Educational<br />
Equipment" or DE "Educational<br />
Resources") and (DE "Orientation" or<br />
4<br />
72
DE "Orientation Materials" or DE<br />
"Staff Orientation" or DE<br />
"Introductory Courses")<br />
Full text<br />
Peer reviewed<br />
2000-2007<br />
48 (DE "Orientation" or DE "Orientation 0<br />
Materials" or DE "Staff Orientation")<br />
and "first day"<br />
49 "first day orientation" and training 0<br />
50 ((DE "Staff Orientation" or DE 12<br />
"Orientation") ) and (DE "Training"<br />
or DE "Training Methods")<br />
51 DE "Introductory Courses" and DE 5<br />
"Orientation"<br />
52 "employee orientation" AND (course<br />
or training or program)<br />
53 scholar "employee orientation" or "first day 13<br />
orientation"<br />
54 "new employe*" AND (program* or 28<br />
course* or training")<br />
55 introduction AND (program* or 1.220.000<br />
course* or training")<br />
56 "introductory course*" AND "adult 1290<br />
education"<br />
57 "introductory course*" AND "training 112<br />
method*"<br />
58 "introductory course*" AND "training 11<br />
method*" AND “first day”<br />
59 "(staff OR employee) orientation" 4610<br />
AND (course OR training)<br />
60 26-11 Picarta ‘Online help’<br />
52<br />
2000-2007<br />
61 Picarta ‘online help’ and wizard* 3<br />
62 Picarta ‘interactive design’<br />
68<br />
2000-2007<br />
Online resources and articles<br />
63 26-11 Scopus ‘online help’ and wizard* 14<br />
64 26-11 ERIC ‘User interface design’ 43<br />
65 ERIC Design* and wizard 25<br />
66 ERIC ‘user interface design’ and<br />
navigation<br />
2<br />
‘interface design’ and navigation<br />
67 26-11 Google design* 'online help' and 'wizard'<br />
scholar and navigation<br />
2000-2007<br />
68 'online support tool*' and 'user<br />
interface design'<br />
2000-2007<br />
17<br />
5050<br />
116.000<br />
69 'online support tool*' and effective 66.200
'user interface design'<br />
2000-2007<br />
70 27-11 Scopus TITLE-ABS-KEY("employee<br />
orientation program")<br />
71 (New Or Entry) AND (Staff OR<br />
Employee OR associate OR<br />
collaborator OR partner OR Workers)<br />
AND "orientation program"<br />
72 "Entry Workers" AND "orientation<br />
program"<br />
73 (orientation or introduction) AND<br />
(program or course or training)<br />
74 introduction AND (program or course<br />
or training)<br />
10<br />
90<br />
0<br />
45364<br />
30036<br />
75 27-11 PsycINFO "new employee orientation program" 0<br />
76 “employee orientation program" 0<br />
77 "new employee" AND introduction 12<br />
78 DE "Socialization" and DE<br />
0<br />
"Educational Programs" and DE<br />
"Personnel" and DE "Personnel<br />
Training"<br />
79 DE "Socialization" and (DE<br />
4<br />
"Educational Programs" or (DE<br />
"Personnel Training") and "new<br />
employee*"<br />
80 "new employee*" AND orientation 39<br />
81 27-11 ERIC " new employee*" AND orientation<br />
Full text<br />
82 “new employee*" AND orientation<br />
Full text<br />
83 27-11 Google<br />
scholar<br />
orientation "new employee *"<br />
2000-2007<br />
84 28-11 Scopus introduction AND program<br />
2000-2007<br />
85 introduction AND program<br />
AND orientation<br />
86 introduction AND program<br />
AND orientation AND employee*<br />
87 Web of<br />
Science<br />
"new employee" AND orientation<br />
2000-2007<br />
22<br />
8<br />
2520<br />
8277<br />
71<br />
2<br />
7
88 Times cited (artikel gevonden met<br />
hierboven staande zoekactie)<br />
89 "new employee" AND introduction<br />
2000-2007<br />
90 "first day" AND orientation<br />
2000-2007<br />
91 "new staff" AND orientation<br />
2000-2007<br />
92 30-11 Google<br />
scholar<br />
93 Google<br />
scholar<br />
94 Google<br />
scholar<br />
95 03-12 Google<br />
scholar<br />
‘navigation design’<br />
2000-2008<br />
‘ navigational design’<br />
2000-2008<br />
‘ navigational design’ and usability<br />
2000-2008<br />
Auteur: Jakob Nielsen<br />
1999-2007<br />
21<br />
1<br />
16<br />
391.000<br />
19.600<br />
19.200<br />
467<br />
Gevonden referenties<br />
1. –<br />
2. –<br />
3. –<br />
4. Michael F., Maillardet, F., Miller, C., Steadman, S., Ali, A., Blackman, C.,<br />
& Furner, J.(2003). Learning in the First Professional Job: The First Year of Full<br />
Time Employment After College for Accountants, Engineers and Nurses. Paper<br />
presented at the Annual Meeting of the American Educational Research<br />
Association (AERA) "Accountability for Educational Quality: Shared<br />
Responsibility", 84, 1-24.<br />
DeBell, M., & Mulligan, G. (2005). Reasons for Adults' Participation in Work-<br />
Related Courses. National Center For Educational Statistics.<br />
5. –<br />
6. Clardy, A. (2005). Andragogy: Adult Learning and Education at Its Best?. Online<br />
Submission<br />
7. Wang, G.C., Foucar-Szocki, D., & Griffin, O. (2006). HRD Learning Participation:<br />
An Emperical Study On e-learning completion. Paper presented at the Academy<br />
of Human Resource Development International Conference, 60, 1255-1262.<br />
8. Sheeren, P., & Silverman, M. (2003). Evaluation of three interventions to<br />
promote workplace health and safety: evidence for the utility of implementation<br />
intentions [Elektronische versie]. Social Sciences & Medicine, 56(10), 2153-2163.<br />
9. –<br />
10. –<br />
11. –<br />
12. –<br />
13. –<br />
14. –<br />
15. –<br />
16. Burke, M.J., Sarpy, S.A., Smith-Crowe, K., Chan-Serafin, S., Salvador, R.O, &<br />
Islam, G. (2006). Relative Effectiveness of Worker Safety and Health Training<br />
Methods. American Journal of Public Health, 96(2), 315-324.
17. Burke, M.J., Scheuer, M.L., & Meredith, R.J. (2007). A dialogical approach to skill<br />
development: The case of safety skills. Human Resource Management Review,<br />
17(2), 235-250.<br />
18. –<br />
19. –<br />
20. -<br />
21. Davis, V.D., & Kleiner, B.H. (2001). How to orient employees into new positions<br />
successfully. Management Research News, 24(1), 43-49.<br />
22. –<br />
23. –<br />
24. –<br />
25. –<br />
26. –<br />
27. –<br />
28. –<br />
29. –<br />
30. Vinke, R. (2003). De kern van motivatie. Kluwer.<br />
31. –<br />
32. O Fathaigh, M. (2002). Adult Learning in Health and Safety: Some Issues and<br />
Approaches.<br />
33. Seffah, A., & Bouchard, R. M. (1997). The Intranet as a Cognitive Architecture for<br />
Training and Education: Basic Assumptions and Development Issues o. Document<br />
Number)<br />
34. –<br />
35. –<br />
36. Punselie, R. (2003). Websites die werken: succesfactoren, beleid en uitvoering<br />
van webcommunicatie. Alphen aan den Rijn: Kluwer.<br />
37. - hoofdstuk uit dit boek: Thimbleby, H.. Interaction Walkthrough: Evaluation of<br />
safety critical interactive systems. p 52-66. Verkregen op 23 november 2007 via<br />
http://www.springerlink.com/content/m2563016q5v0/ .<br />
- Stone, D.L. (2005). User interface design and evaluation. Amsterdam: Elsevier.<br />
38. -<br />
39. - Dow, S., MacIntyre, B., Lee, J., Oezbek, C., Bolter, J.D., & Gandy, M. (2005).<br />
Wizard of Oz support throughout an iterative design process. Verkregen op 23<br />
november 2007 via<br />
http://ieeexplore.ieee.org/Xplore/login.jsp?url=/iel5/7756/32928/01541964.pdf&<br />
arnumber=1541964 .<br />
40. Roy, M.C., Rannou, Y., & Rivard, L. (2007). The design of effective online help in<br />
web<br />
applications. [Elektronische versie] Journal of Knowledge Management Practice,<br />
8(2)<br />
Verkregen op 23 november 2007 via http://www.tlainc.com/articl136.htm.<br />
41. Capobianco, A., & Carbonell, N. (2003). Online help for the general public:<br />
specific design issues and recommendations.[Elektronische versie]. Universal<br />
Access in the Information Society, 2(3), p265-279. Verkregen op 23 november<br />
2007 via http://www.springerlink.com/content/n01lvwga2a4646xb/ .<br />
42. –<br />
43. –<br />
44. –<br />
45. –
46. Dowling, E. J., & Eaker, M. A. (1996). New Directions for New Professionals.<br />
Paper presented at the Annual Convention of the American College Personnel<br />
Association from<br />
http://search.ebscohost.com/login.aspx?direct=true&db=eric&AN=ED400487&sit<br />
e=ehost-live<br />
47. –<br />
48. –<br />
49. –<br />
50. –<br />
51. –<br />
52. –<br />
53. –<br />
54. –<br />
55. –<br />
56. –<br />
57. –<br />
58. –<br />
59. Wanous, J. P., & Reichers, A. E. (2000). New Employee Orientation Programs.<br />
Human Resource Management Review, 10(4), 435-451.<br />
Sims, D. M. (2002). Creative New Employee Orientation Programs: Best<br />
Practices, Creative Ideas, and Activities for Energizing Your Orientation Program:<br />
McGraw-Hill.<br />
Soltis, J., Patel, P., & Whitworth, B. (2005). Designing a new employee<br />
orientation (NEO) system. Proceedings of the 33rd annual ACM SIGUCCS<br />
conference on User services, 349-352.<br />
60. - Jerrams-Smith, J. (2000). An intelligent human-computer interface for provision<br />
of on-line help. [Elektronische versie]. Aritificial Intelligence Review, 14(2), p5-<br />
22.<br />
- Purchase, H. C., & Worrill, J. (2002). An empirical study of on-line help design:<br />
features and principles. [Elektronische versie]. Int. J. Human-Computer Studies,<br />
56(5), 539-567.<br />
61. –<br />
62. –<br />
63. Bian, Z. (1999). Design a wizard for preference function modelling software.<br />
Verkregen op 26 november 2007 via<br />
http://www.scopus.com/scopus/results/citedbyresults.url?sort=r-f&cite=2-s2.0-<br />
0031343457&src=w&imp=t&sid=be7MBem-<br />
NkKI0rbgLoWknIO%3a110&sot=cite&sdt=a&sl=0&origin=recordpage&txGid=be7<br />
MBem-NkKI0rbgLoWknIO%3a11.<br />
64. –<br />
65. –<br />
66. –<br />
67.- Corbin, M. (2004). Design Checklist for Online help. Verkregen op 27 november<br />
2007 via http://www.winwriters.com/articles/checklist/index.html<br />
68. -<br />
69. Ragsdale, M. A., & Mueller, J. (2005). Plan, do, study, act model to improve an<br />
orientation program. Journal of Nursing Care Quality, 20(3), 268-272.<br />
70. –<br />
71. –
72. –<br />
73. –<br />
74. –<br />
75. –<br />
76. Ardts, J., Jansen, P., & van der Velde, M. (2001). The breaking in of new<br />
employees: Effectiveness of socialisation tactics and personnel instruments.<br />
Journal of Management Development, 20(2), 159-167.<br />
77. –<br />
78. –<br />
79. –<br />
80. –<br />
81. –<br />
82. Holton, E. F. (2001). New Employee Development Tactics: Perceived Availability,<br />
Helpfulness, and Relationship with Job Attitudes. Journal of Business and<br />
Psychology, 16(1), 73-85.<br />
83. –<br />
84. –<br />
85. –<br />
86. Klein, H. J., & Weaver, N. A. (2000). The effectiveness of an organizational-level<br />
orientation training program in the socialization of new hires. Personnel<br />
Psychology, 53(1), 47-66.<br />
Hacker, C. A. (2003). New employee orientation: Make it pay dividends for years<br />
to come. Information Systems Management, 21(1), 89-92.<br />
87. Slaughter, J. E., & Zickar, M. J. (2006). A new look at the role of insiders in the<br />
newcomer socialization process. Group & Organization Management, 31(2), 264-<br />
290.<br />
Wesson, M. J., & Gogus, C. I. (2005). Shaking hands with a computer: An<br />
examination of two methods of organizational newcomer orientation. Journal of<br />
Applied Psychology, 90(5), 1018-1026.<br />
88. –<br />
89. –<br />
90. –<br />
91. - Newman, M.W., & Landay, J.A. (2000). Sitemaps, storyboards, and<br />
specifications: a sketch of Web site design. Proceedings of the 3 rd conference on<br />
Designing interactive systems: processes, practices, methods, and techniques.<br />
Verkregen op 30 november 2007 via<br />
http://portal.acm.org/citation.cfm?id=347758.<br />
- Baresi, L., Garzotto, F., & Paolini, P. (2001). Extending UML for Modeling Web<br />
Applications. Proceedings of the 34 th Hawaii international Conference on System<br />
Sciences. Verkregen op 30 november 2007 via<br />
http://ieeexplore.ieee.org/xpl/freeabs_all.jsp?arnumber=926350 .<br />
- Ivory, M.Y., & Hearst, M.A. (2002). Improving Web site design. Verkregen op<br />
30 november 2007 via<br />
http://ieeexplore.ieee.org/xpl/freeabs_all.jsp?arnumber=991444.<br />
- Huizingh, E.K.R.E. (2000). The content and design of web sites: an empirical<br />
study. Verkregen op 30 november 2007 via<br />
http://www.sciencedirect.com/science?_ob=ArticleURL&_udi=B6VD0-3YNY6YR-
3&_user=10&_coverDate=04%2F01%2F2000&_rdoc=1&_fmt=&_orig=search&_s<br />
ort=d&view=c&_acct=C000050221&_version=1&_urlVersion=0&_userid=10&md<br />
5=3d4e9cd679fca5909e9f858d6579f55d .<br />
- Koch, N., Baumeister, H., Hennicker, R., & Mandel, L. (2000). Extending UML to<br />
Model Navigation and presentation in web applications. Verkregen op 30<br />
november 2007 via<br />
http://www.dmresearch.net/download/Computer/XML/Paper/WebE%20Papers/U<br />
ML/Extending%20UML%20to%20Model%20Navigation%20and%20Presentation<br />
%20in%20Web%20Applications.pdf .<br />
92. Maldonado, C.A., & Resnick, M.L. (2002). Do common user interface design<br />
patterns improve navigation? Proceedings of the Human Factors and Ergonomics<br />
Society 46 th annual meeting. Verkregen op 30 november 2007 via<br />
http://www.entrepreneurship.fiu.edu/downloads/marc_resnick/Research/User%2<br />
0interface%20design%20patterns%20for%20navigation.pdf .<br />
93. Hornbaek, K., Bederson, B.B., & Plaisant, C. (2002). Navigation patterns and<br />
usability of zoomable user interfaces with and without an overview. Verkregen op<br />
30 november 2007 via http://portal.acm.org/citation.cfm?id=586081.586086.<br />
94. - Nielsen, J. (1999). Designing Web Usability. New Riders Publishing,<br />
Indianapolis,<br />
Indiana.<br />
- Nielsen, J. (2002). Site map usability. Verkregen op 3 december 2007 via<br />
http://www.useit.com/alertbox/20020106.html.<br />
- Nielsen, J. (2007). Breadcrumb Navigation Increasingly Useful. Verkregen op 3<br />
december 2007 via http://www.useit.com/alertbox/breadcrumbs.html.
Bijlage 2: Overzicht introductieprogramma<br />
OP DE EERSTE WERKDAG<br />
√ Activiteit Met wie?<br />
Ontvangst en gesprek met de<br />
Samen met de supervisor<br />
supervisor:<br />
- Bespreken activiteiten van het<br />
introductieprogramma<br />
- Ontvangen van het welkomstpakket<br />
- Informatie over inhoudelijke zaken<br />
o TQS-systeem<br />
o Veiligheid en gezondheid<br />
o Personeelshandboek<br />
o Vestigingshandleiding<br />
o Code of Conduct<br />
- Informatie over het intranet van Tebodin<br />
(Shareportal)<br />
- Aanwijzen van uw werkplek<br />
Rondleiding door heel de organisatie Samen met de supervisor<br />
waarbij kennis gemaakt wordt met:<br />
- De persoonlijke buddy<br />
- De directe collega’s<br />
- De verschillende afdelingen<br />
Het maken van een pasfoto<br />
Samen met de<br />
vestigingssecretaresse<br />
Het controleren van het paspoort en ID<br />
checklist<br />
Samen met de<br />
vestigingssecretaresse<br />
First Day Wizard<br />
U gaat de First Day Wizard doorlopen. Door<br />
middel van deze wizard wordt kennis<br />
Individueel<br />
Nadat de buddy de First Day<br />
Wizard heeft aangeboden.<br />
gemaakt met het intranet van Tebodin,<br />
genaamd Shareportal.<br />
NA DE EERSTE WERKDAG<br />
√ Activiteit Met wie?<br />
Het oplossen van een case (oud project)<br />
Hierdoor maakt u kennis met de algemene<br />
werkwijze binnen Tebodin Hengelo.<br />
Individueel, bespreken met<br />
de persoonlijke buddy<br />
Kennis maken met de urenregistratie,<br />
reserveringen en declaraties.<br />
Het kwaliteitssysteem van Tebodin<br />
(TQS) behandelen<br />
Gesprek met de supervisor<br />
Voor een terug- en vooruitblik. Dit gebeurt na<br />
de eerste week.<br />
Informatieve & Interactieve workshop<br />
Lunch voor alle nieuwe medewerkers<br />
Aansluitend aan de informatieve workshop<br />
(Eventueel) introductieweekend<br />
Stukje schrijven voor het Tebodin<br />
krantje waarin u zichzelf voorstelt<br />
Individueel<br />
De handleiding zal uitgedeeld<br />
worden door de buddy,<br />
vervolgens gaat u hier zelf<br />
mee aan de slag gaan.<br />
Samen met de buddy<br />
Samen met de supervisor<br />
Gezamenlijk met andere<br />
nieuwe medewerkers<br />
Gezamenlijk met andere<br />
nieuwe medewerkers<br />
Gezamenlijk met andere<br />
nieuwe medewerkers<br />
Individueel
Bijlage 3: Checklist HR<br />
WAT TE DOEN BIJ EEN NIEUWE MEDEWERKER?<br />
CHECKLIST VOOR DE HR<br />
Naam nieuwe medewerker: …………………………………………………………………………<br />
Datum in dienst:………………………………………………………………………………………….<br />
VOORAFGAAND AAN DE EERSTE WERKDAG<br />
√ Activiteit<br />
Contract opmaken en employeenummer aanmaken.<br />
Vermelden agenda<br />
SNLD informeren<br />
SL employeenummer + 1 e werkdag<br />
Bijwerken in/uit dienst lijst<br />
Bijwerken CK lijst<br />
Supervisor op de hoogte stellen van eerste werkdag van de nieuwe<br />
medewerker.<br />
Overhandigen checklist met alle uit te voeren activiteiten aan de<br />
supervisor, vestigingssecretaresse en de service unit (of direct ook aan de<br />
buddy geven).<br />
NA DE EERSTE WERKDAG<br />
√ Activiteit<br />
Workshop inplannen<br />
Stel nieuwe medewerkers & sprekers ook op de hoogte van de datum waarop dit<br />
plaatsvindt.<br />
Introductielunch achtereenvolgens op workshop inplannen.
Bijlage 4: Checklist supervisor<br />
WAT TE DOEN BIJ EEN NIEUWE MEDEWERKER?<br />
CHECKLIST VOOR DE SUPERVISOR<br />
Naam nieuwe medewerker:.……………………………………………………………………..<br />
Datum in dienst:……………………………………………………………………………………...<br />
VOORAFGAAND AAN DE EERSTE WERKDAG<br />
√ Activiteit<br />
Het aanwijzen van een mentor/buddy voor de nieuwe medewerker en<br />
bepalen in welk project de nieuwe medewerker opgenomen wordt.<br />
Samen met de buddy bepalen welke functie de nieuwe medewerker krijgt<br />
in het project.<br />
Samen met de buddy een lijst opstellen met wat de nieuwe medewerker<br />
de komende weken op de betreffende afdeling gedaan moet hebben.<br />
Stel een lijst op met activiteiten. Voorbeeld: een nieuwe medewerker moet binnen<br />
een maand gemeten hebben/gekeken hebben met meten.<br />
Samen met de buddy een oud project (of een stuk uit een oud project)<br />
uitzoeken wat de nieuwe medewerker als case kan gebruiken.<br />
Het is de bedoeling dit een case wordt waar de nieuwe medewerker zelfstandig<br />
mee te werk kan gaan na de eerste werkdag, zodat hij/zij kennis opdoet over<br />
algemene procedures binnen de afdeling.<br />
Het overhandigen van de checklist aan de buddy.<br />
Het op de hoogte brengen van de afdeling (directe collega’s) van de komst<br />
van de nieuwe medewerker.<br />
Het is hierbij ook belangrijk dat de directe collega’s precies weten wanneer de<br />
eerste dag is voor de nieuwe medewerker. Hierdoor kunnen de directe collega’s de<br />
nieuwe medewerker hartelijk ontvangen, waardoor de nieuwe medewerker zich<br />
sneller thuis gaat voelen in het bedrijf.<br />
Het regelen van een werkplek voor de nieuwe medewerker.<br />
Dit kan ook via vestigingssecretaresse gedaan worden.<br />
Het klaarzetten van de benodigde kantoorartikelen.<br />
Dit kan ook via vestigingssecretaresse gedaan worden.<br />
Het aanvragen van specialistensoftware.<br />
Het regelen van een mobiele telefoon.<br />
Dit kan ook via vestigingssecretaresse gedaan worden.
OP DE EERSTE WERKDAG<br />
√ Activiteit<br />
De supervisor ontvangt de nieuwe medewerker (beneden ophalen).<br />
De dag begint met koffie drinken met de supervisor.<br />
Tijdens dit informele gesprek kunnen de onderstaande vier activiteiten uitgevoerd<br />
worden.<br />
Het overhandigen van het welkomstpakket.<br />
Het bespreken van de activiteiten van het introductieprogramma.<br />
Het overhandigen van het visitekaartje van de supervisor aan de nieuwe<br />
medewerker.<br />
Kort toelichten van inhoudelijke zaken:<br />
- TQS<br />
- Veiligheid en gezondheid<br />
- Personeelshandboek<br />
- Vestigingshandleiding<br />
- Code of Conduct<br />
- Het intranet van Tebodin: Shareportal<br />
Het geven van een rondleiding door heel de organisatie, waarbij kennis<br />
gemaakt wordt met:<br />
- De persoonlijke buddy<br />
- De directe collega’s<br />
- De verschillende afdelingen (ook informatie geven over de afdelingen)<br />
Hieronder behoort ook het toewijzen van de nieuwe medewerker aan de werkplek.<br />
Ervoor zorgen dat de vestigingssecretaresse een pasfoto maakt/regelt.<br />
Deze foto moet gemaakt worden op de eerste werkdag van de nieuwe<br />
medewerker, vóórdat de nieuwe medewerker de First Day Wizard gaat doorlopen.<br />
De nieuwe medewerker naar de buddy brengen.<br />
Aan het einde van de dag nog even aan de nieuwe medewerker vragen<br />
hoe het gegaan is.<br />
NA DE EERSTE WERKDAG<br />
√ Activiteit<br />
Het plannen van een gesprek met de nieuwe medewerker.<br />
Dit gesprek moet een week na binnenkomst van de nieuwe medewerker<br />
plaatsvinden. Het doel van dit gesprek is om terug te blikken op de eerste week en<br />
vooruit te blikken op de komende weken. Bij de terugblik krijgt de medewerker de<br />
mogelijkheid om met vragen en problemen te komen, bijvoorbeeld problemen met<br />
de buddy, opstarten, niet thuis voelen in de organisatie, etc. Bovendien wordt de<br />
behandelde case nog kort besproken.
Bijlage 5: Checklist buddy<br />
WAT TE DOEN BIJ EEN NIEUWE MEDEWERKER?<br />
CHECKLIST VOOR DE BUDDY<br />
Naam nieuwe medewerker: …………………………………………………………………………<br />
Datum in dienst:………………………………………………………………………………………….<br />
VOORAFGAAND AAN DE EERSTE WERKDAG<br />
√ Activiteit<br />
Samen met de supervisor bepalen in welk project de nieuwe medewerker<br />
wordt opgenomen en wat de functie van de nieuwe medewerker hierin<br />
wordt.<br />
Samen met de supervisor een lijst opstellen met wat de nieuwe<br />
medewerker de komende weken op de betreffende afdeling gedaan moet<br />
hebben.<br />
Stel een lijst op met activiteiten. Voorbeeld: een nieuwe medewerker moet binnen<br />
een maand gemeten hebben/gekeken hebben met meten.<br />
Samen met de supervisor een oud project (of een stuk uit een oud<br />
project) uitzoeken wat de nieuwe medewerker als case kan gebruiken.<br />
Het is de bedoeling dit een case wordt waar de nieuwe medewerker zelfstandig<br />
mee te werk kan gaan na de eerste werkdag, zodat hij/zij kennis opdoet over<br />
algemene procedures binnen de afdeling.<br />
OP DE EERSTE WERKDAG<br />
√ Activiteit<br />
De nieuwe medewerker ontmoeten (de supervisor komt langs).<br />
Verwelkom de nieuwe medewerker, zodat hij/zij zich thuis voelt in de organisatie.<br />
De nieuwe medewerker de First Day Wizard aanbieden.<br />
De nieuwe medewerker gaat hier vervolgens zelfstandig mee aan de slag. Maar<br />
check wel af en toe hoe het gaat en biedt hulp aan de nieuwe medewerker indien<br />
nodig is.<br />
NA DE EERSTE WERKDAG<br />
√ Activiteit<br />
TQS handboek overhandigen aan de nieuwe medewerker en een duidelijke<br />
toelichting hierop geven.<br />
Ook ingaan op hoe je het TQS handboek moet toepassen. U moet dit overhandigen<br />
en toelichten vóórdat de nieuwe medewerker aan de slag gaat met de case.<br />
Case overhandigen aan de nieuwe medewerker.<br />
De nieuwe medewerker gaat hier vervolgens, na een korte toelichting, zelfstandig<br />
mee aan de slag.<br />
Case na de tijd bespreken met de nieuwe medewerker.<br />
Handleiding urenregistratie, reserveringen en declaraties in hardcopy<br />
overhandigen en uitleggen.<br />
Indien het nodig is ook andere praktische zaken toelichten (bijvoorbeeld hoe<br />
documenten ingevuld moeten worden, waar zaken opgeslagen moeten worden,<br />
waar je bepaalde informatie kan vinden).<br />
!! Let hierbij op dat er een aparte handleiding voor de urenregistratie is voor<br />
gedetacheerden en vaste nieuwe medewerkers.<br />
Zorg ervoor dat de nieuwe medewerker een goede opstart maakt van de<br />
dagelijkse activiteiten.<br />
Bied hiervoor hulp en ondersteuning aan de nieuwe medewerker. Zorg ook dat er<br />
duidelijkheid is bij de nieuwe medewerker over zijn/haar rol en<br />
verantwoordelijkheid binnen het team.<br />
Wees altijd bereid om vragen van de nieuwe medewerker te<br />
beantwoorden.
√<br />
Activiteit<br />
Check regelmatig het bewustzijn van de nieuwe medewerker over de<br />
procedures, systemen en cultuur van Tebodin.<br />
Vraag om feedback van de nieuwe medewerker.<br />
Op basis van deze feedback kunt u uw werkzaamheden als buddy verbeteren.
Bijlage 6: Checklist Vestigingssecretaresse<br />
WAT TE DOEN BIJ EEN NIEUWE MEDEWERKER?<br />
CHECKLIST VOOR DE VESTIGINGSSECRETARESSE<br />
Naam nieuwe medewerker: …………………………………………………………………………<br />
Datum in dienst:………………………………………………………………………………………….<br />
VOORAFGAAND AAN DE EERSTE WERKDAG<br />
√ Activiteit<br />
Opsturen brief met introductieprogramma en indiensttredingwijzer<br />
Het aanvragen van een telefoonnummer.<br />
Het aanmaken van een inlog ID.<br />
Het aanmaken van een SAP ID.<br />
Het aanvragen van een computer.<br />
Visitekaartjes aanvragen voor de nieuwe medewerker.<br />
Het maken van een introductiepakketje van de vestiging. Het<br />
welkomstpakket moet de volgende inhoud bevatten:<br />
- Organogram met op de achterzijde uitleg over verschillende afdelingen<br />
(NIEUW!)<br />
- Een lijst met afkortingen (NIEUW!)<br />
- Een lijst met order nummers, activiteiten codes en lijst met de afdelingen<br />
(NIEUW!)<br />
- Human Sources Initiatives (NIEUW!)<br />
- Kubus: “Wat te doen bij een calamiteit” (NIEUW!)<br />
- Code of Conduct<br />
- Veiligheidsbrevet<br />
- Secrecy declaration<br />
- Papier waarop de nieuwe medewerker moet ondertekenen dat hij/zij tijdens<br />
de introductie de vestigingshandleiding en bedrijfsnoodplan heeft gezien en<br />
een rondgang door het gebouw heeft gedaan.<br />
- En papier met de uitleg over het intranet en het vestigingsblad en het<br />
Tebodinkrantje ‘Hengelo Proat’.<br />
- Telefoonlijst Tebodin Hengelo<br />
- Index 2030/2050 Quick Guide<br />
OP DE EERSTE WERKDAG<br />
√ Activiteit<br />
Het controleren van het paspoort en ID checklist.<br />
Het maken/regelen van een pasfoto van de nieuwe werknemer.<br />
Er moet op het begin van de eerste werkdag een pasfoto gemaakt worden van<br />
de nieuwe medewerker, aangezien hij/zij dit nodig heeft om de First Day Wizard<br />
te kunnen doorlopen.<br />
Het mailen van de pasfoto naar de nieuwe werknemer of deze pasfoto op<br />
Shareportal zetten.<br />
Het is belangrijk dat deze activiteit zo snel mogelijk op de eerste werkdag<br />
uitgevoerd wordt. Bovendien moet de Vestigingssecretaresse ervoor zorgen dat<br />
de nieuwe medewerker deze foto opslaat op zijn/haar computer, zodat hij/zij het<br />
gemakkelijk kan uploaden zodra hij/zij van start gaat met de First Day Wizard.<br />
NA DE EERSTE WERKDAG<br />
√ Activiteit<br />
Verzoek indienen om de medewerker een stukje te laten schrijven voor<br />
in het Tebodin krantje.
Bijlage 7: Workshop Tebodin Hengelo<br />
Totale benodigdheden voor deze workshop zijn:<br />
• Powerpointpresentatie;<br />
• Eén bouwhelm per persoon (voor de quiz);<br />
• Eén setje van kaartjes (nummer 1 t/m 4) van het Code of Conduct spel per<br />
persoon (voor de quiz).<br />
Totale duur van deze workshop: 2,5 – 3 uur<br />
Er moet een lunch gereserveerd worden voor na de workshop<br />
Fase Activiteit Argumentatie<br />
Overzicht geven<br />
(5 minuten)<br />
• Jezelf als spreker voorstellen<br />
• Vertellen wat de inhoud van<br />
deze workshop is, hierbij ook<br />
aangeven wie wat gaat<br />
vertellen:<br />
- Voorstelrondje<br />
- Tebodin Organisatie:<br />
Filmpje afdelingshoofden<br />
Tebodin Hengelo,<br />
Corporate profile,<br />
Geschiedenis<br />
- TQS en HSE (QHSE)<br />
- Koffiepauze<br />
- Code of Conduct<br />
- HSI<br />
- OR/VS<br />
- Personeelsvereniging<br />
- Stellingenquiz<br />
- Afsluiting: Lunch<br />
• Expliciet aangeven wat de<br />
relevantie is van de workshop:<br />
Er wordt in deze workshop<br />
verschillende<br />
bedrijfsinformatie gegeven<br />
wat belangrijk is om te weten.<br />
Naast de algemene informatie<br />
(geschiedenis van Tebodin)<br />
wordt er specifieke informatie<br />
gegeven over het TQS<br />
systeem en de Code of<br />
Conduct, die iedere Tebodin<br />
medewerker moet weten.<br />
Het is erg belangrijk dat<br />
medewerkers vooraf weten wat<br />
ze te wachten staat. Tevens<br />
moet de relevantie benoemd<br />
worden om te zorgen dat de<br />
nieuwe medewerkers<br />
gemotiveerd zijn om de gehele<br />
presentatie aandachtig te<br />
volgen.<br />
Door de afwisseling in methoden<br />
die gebruikt worden (van een<br />
filmpje tot aan een quiz aan het<br />
einde) wordt getracht de<br />
aandacht en motivatie te<br />
onderhouden.
Fase Activiteit Argumentatie<br />
Voorstelrondje<br />
(10-15 minuten)<br />
Alle medewerkers die aanwezig<br />
zijn zich voor laten stellen:<br />
- Hoe heet je?<br />
- Waar werk je binnen<br />
Tebodin?<br />
- Wat zijn je<br />
functies/taken binnen<br />
Tebodin?<br />
- Hoe lang al werkzaam<br />
binnen Tebodin?<br />
Om de socialisatie te bevorderen<br />
is het belangrijk dat de nieuwe<br />
medewerkers elkaar kennen<br />
zodat ze zich deel uit voelen<br />
maken van een groep.<br />
Tebodin<br />
organisatie:<br />
35 min<br />
• Film:15 min.<br />
• Geschiedenis<br />
5 minuten<br />
• Starten met de<br />
introductiefilm, waarbij alle<br />
afdelingshoofden zichzelf en<br />
de desbetreffende afdeling<br />
voorstellen.<br />
Gebruik een goede<br />
overgangszin van de film naar<br />
het praatje over de<br />
geschiedenis. Bijvoorbeeld:<br />
“Nu weet je globaal uit welke<br />
afdelingen Tebodin Hengelo<br />
bestaat, maar hoe is Tebodin<br />
Hengelo en Tebodin in het<br />
algemeen nou tot stand<br />
gekomen?<br />
• Vertel over de geschiedenis<br />
van Tebodin<br />
o 1945 in Den Haag:<br />
Oprichting na de<br />
oorlog.<br />
o 1950-1960 First<br />
incentive: national<br />
reconstruction<br />
o 1960-1970 Second<br />
incentive: national gas<br />
o 1970-1980 Third<br />
incentive: oil crisis<br />
o 1980-1990 Fourth<br />
incentive: environment<br />
o 1990-2000 Fifth<br />
incentive: European<br />
home base<br />
o 2000: Globalization<br />
Het filmpje is vooral bedoeld om<br />
de aandacht te trekken van de<br />
nieuwe medewerkers. Hierbij<br />
worden ze tevens geïnformeerd<br />
over de afdelingen en hun<br />
afdelings-hoofden.<br />
Wat vertellen over het bedrijf en<br />
de geschiedenis zorgt ervoor dat<br />
de medewerkers zich betrokken<br />
voelen bij Tebodin, blijkt uit de<br />
literatuur.
Fase Activiteit Argumentatie<br />
Vervolg Tebodin<br />
Organisatie<br />
• Huidige<br />
situatie: 15<br />
minuten<br />
TQS en HSE<br />
(20 minuten)<br />
• Vertel over de huidige situatie<br />
van Tebodin:<br />
o Corporate profile +<br />
visie<br />
o<br />
o<br />
o<br />
o<br />
o<br />
o<br />
o<br />
o<br />
o<br />
o<br />
• TQS<br />
o<br />
o<br />
o<br />
o<br />
o<br />
• HSE<br />
o<br />
o<br />
o<br />
o<br />
o<br />
o<br />
o<br />
Internationaal netwerk<br />
Europees netwerk<br />
Benelux netwerk<br />
Markten<br />
Diensten<br />
Overzicht van een<br />
aantal grote klanten<br />
Board of directors<br />
West-Europa<br />
Tebodin Hengelo:<br />
marktclusters en aantal<br />
medewerkers<br />
benoemen. Niet te diep<br />
op ingaan: komt ook al<br />
uit het filmpje.<br />
Missie<br />
Wat betekent de<br />
afkorting en wat is het?<br />
Basisprincipes en<br />
waarom is het van<br />
belang?<br />
Waar bestaat het uit?<br />
Hoe zit de structuur in<br />
elkaar?<br />
Waar kan het ingezien<br />
worden?<br />
Wat betekent het?<br />
Wat is de relatie met<br />
TQS?<br />
Waarom wordt het<br />
apart behandeld?<br />
Wanneer moet het plan<br />
opgezet worden?<br />
Waar is het toepasbaar<br />
voor?<br />
Veiligheid op de<br />
werkplek:<br />
Alleen kort aangeven<br />
dat het belangrijk is<br />
dat je weet wat je<br />
moet doen in deze<br />
noodsituaties. Verwijs<br />
de medewerkers naar<br />
de kubus die in het<br />
welkomstpakket zit.<br />
Veiligheid op de locatie<br />
Wat vertellen over het bedrijf en<br />
de geschiedenis zorgt ervoor dat<br />
de medewerkers zich betrokken<br />
voelen bij Tebodin, blijkt uit de<br />
literatuur.<br />
Uit de behoefteanalyse bleek dat<br />
medewerkers er behoefte aan<br />
hebben dat er wat verteld wordt<br />
over kwaliteit en veiligheid. Ook<br />
uit de literatuur blijkt dat het<br />
belangrijk is dat de<br />
medewerkers vanaf het begin<br />
iets weten over gezondheids- en<br />
veiligheidsprocedures
Fase Activiteit Argumentatie<br />
Code of conduct<br />
(5-10 minuten)<br />
• Benoem de highlights van de<br />
code of conduct.<br />
Er is gebleken uit de formatieve<br />
evaluatie dat er behoefte is aan<br />
informatie over het ‘code of<br />
conduct’. Ook uit de<br />
behoefteanalyse blijkt dit<br />
onderdeel belangrijk te zijn.<br />
Vandaar dat dit aspect ook<br />
behandeld zal worden in de<br />
workshop.<br />
HSI<br />
(5 minuten)<br />
OR/VS<br />
(20 minuten)<br />
• Benoem alleen dat het HSI<br />
plan in het welkomstpakket<br />
zit. Wel goed om even kort te<br />
benoemen wat het is.<br />
• Wat is het?<br />
• Wat doen ze?<br />
HSI wordt weggelaten zoals het<br />
in de eerste presentatie<br />
opgenomen is (heel uitgebreid).<br />
Uit het vooronderzoek is niet<br />
naar voren gekomen dat hier<br />
behoefte aan is in de vorm van<br />
een workshop/presentatieDus<br />
het is alleen belangrijk om het te<br />
benoemen en kort toe te lichten.<br />
Uit de evaluatie door Ellen<br />
Nakken bij de vorige presentatie<br />
bleek dit onderdeel gewenst te<br />
zijn. Daarom blijft dit onderdeel<br />
behouden. Het moet echter niet<br />
te uitgebreid toegelicht worden<br />
om de aandacht van de nieuwe<br />
medewerkers te behouden.<br />
Personeelsvereni<br />
ging<br />
(10 minuten)<br />
• Wat is het?<br />
• Wat doen ze?<br />
Uit de evaluatie door Ellen<br />
Nakken bij de vorige presentatie<br />
bleek dit onderdeel gewenst te<br />
zijn. Daarom is dit onderdeel<br />
toegevoegd. Het moet echter<br />
niet te uitgebreid toegelicht<br />
worden om de aandacht van de<br />
nieuwe medewerkers te<br />
behouden.
Fase Activiteit Argumentatie<br />
Stellingenquiz<br />
(20 min.)<br />
Stellingenquiz:<br />
• Er zullen eerst theoretische<br />
stellingen aan bod komen over<br />
Tebodin en de procedures. De<br />
nieuwe medewerker moet<br />
reageren op deze stelling door<br />
een bouwhelm op of af te<br />
doen.<br />
• Er zullen tevens een aantal<br />
meningstellingen gegeven<br />
worden waar geen juist of<br />
onjuist antwoord op is. Door<br />
deze stellingen moet er een<br />
discussie ontstaan.<br />
- Ophouden van nummer 1<br />
= kiezen voor optie 1.<br />
- Ophouden van nummer 2<br />
= kiezen voor optie 2.<br />
- Ophouden van nummer 3<br />
= kiezen voor optie 3.<br />
- Ophouden van nummer 4<br />
= kiezen voor optie 4.<br />
De quiz begint met de<br />
theorievragen die vooral aan het<br />
begin makkelijk zijn, maar<br />
steeds iets moeilijker worden.<br />
Dit om het vertrouwen in<br />
zichzelf te verhogen.<br />
Vervolgens, op het moment dat<br />
het vertrouwen is gewekt,<br />
worden de stellingvragen<br />
gepresenteerd. Zo wordt de quiz<br />
langzaamaan opgebouwd:<br />
krijgen de nieuwe medewerkers<br />
vertrouwen in hun eigen kunnen<br />
en blijft het ook uitdagend door<br />
de verschillende vormen van<br />
vragen.<br />
Bovendien is het belangrijk<br />
dat er per stelling feedback<br />
wordt gegeven, zodat de nieuwe<br />
medewerkers ook voldoening<br />
ervaren aan het eind van de<br />
workshop.<br />
Afsluiting<br />
• Geef bij de theoretische<br />
stellingen aan wat het goede<br />
antwoord is en waarom (ppt<br />
markeert het goede antwoord<br />
in het groen). Bij de<br />
meningstellingen kunnen de<br />
medewerkers hun eigen<br />
mening geven zodat er een<br />
discussie ontstaat.<br />
“Hopelijk hebben jullie een beter<br />
beeld over de geschiedenis van<br />
Tebodin, het TQS systeem, regels<br />
qua veiligheid &gezondheid, Code<br />
of Conduct, HSI en OR/VS. Jullie<br />
zullen deze informatie vaak tegen<br />
gaan komen in de tijd dat jullie<br />
hier werken. We hopen dat jullie<br />
deze workshop als positief hebben<br />
ervaren en dat jullie bij Tebodin<br />
een mooie tijd zullen beleven en<br />
dat jullie kunnen helpen de missie<br />
van Tebodin te bereiken”:<br />
To improve the competitive<br />
position of our clients, to realize<br />
profitable growth, and to be an<br />
attractive employer for<br />
enthusiastic employees with an<br />
open mind for changes<br />
Uit literatuur over instructie<br />
blijkt dat er een passende<br />
afsluiting verzonnen moet<br />
worden waarbij een<br />
terugkoppeling gemaakt moet<br />
worden met het geleerde. Door<br />
de missie nogmaals te<br />
benoemen wordt er<br />
teruggekoppeld naar het<br />
geleerde. Tevens zorgt de quiz<br />
die vóór de echte afsluiting<br />
gegeven is voor een<br />
terugkoppeling naar het<br />
geleerde.
Fase Activiteit Argumentatie<br />
Lunch: 11.30u Na de introductiepresentatie<br />
wordt aansluitend de<br />
introductielunch gehouden.<br />
Het houden van een<br />
introductielunch blijkt zowel uit<br />
de literatuur als uit de<br />
behoefteanalyse gewenst te zijn.<br />
De medewerkers krijgen zo een<br />
manier om elkaar beter te leren<br />
kennen wat de socialisatie ten<br />
goede komt.<br />
Quiz vragen<br />
Aan het einde van de workshop willen we een interactieve quiz gaan doen met alle<br />
nieuwe medewerkers die aanwezig zijn bij de workshop. Voor het spel zijn twintig<br />
stellingen ontworpen. Het is de bedoeling dat de mensen reageren op de stellingen<br />
door een bouwhelm op of af te doen.<br />
1. Twee soorten stellingen<br />
1. Acht meningstellingen: deze stellingen komen uit het Code of Conduct spel en het<br />
TQS handboek. Dit zijn stellingen waar een mening over geformuleerd kan<br />
worden. De stelling gaat over een probleemsituatie en wat de nieuwe<br />
medewerker zal doen in deze situatie. Het antwoord op de stelling is niet goed of<br />
fout, maar het antwoord moet beargumenteerd kunnen worden. Door middel van<br />
deze stellingen kan een kleine discussie ontstaan; het zorgt voor interactie.<br />
2. Elf theoretische stellingen: Dit zijn stellingen waarbij alleen geantwoord kan<br />
worden met goed of fout. Er is dan ook maar één goed antwoord. De stellingen<br />
gaan over feiten van Tebodin die behandeld zijn in de workshop. De stellingen<br />
kunnen ingaan op de geschiedenis, TQS systeem, Code of conduct, veiligheid en<br />
gezondheid en de verschillende afdelingen binnen Tebodin.<br />
De quiz zal beginnen met de theorievragen. Hierbij is het belangrijk dat er wordt<br />
begonnen met makkelijke theoriestellingen, die steeds iets moeilijker worden. Dit om<br />
te zorgen dat de nieuwe medewerker het vertrouwen in zichzelf krijgt. Dit verhoogd<br />
namelijk de motivatie (Keller, 1987). Vervolgens, op het moment dat het vertrouwen<br />
is gewekt, worden de stellingvragen gepresenteerd. Zo wordt de quiz langzaamaan<br />
opgebouwd: de nieuwe medewerkers krijgen vertrouwen in hun eigen kunnen en het<br />
blijft ook uitdagend door de toepassing van verschillende vormen stellingen.<br />
Bovendien is het belangrijk dat er per stelling feedback wordt gegeven, zodat<br />
de nieuwe medewerkers ook voldoening ervaart na het volgen van de workshop<br />
(Keller,1987).<br />
2. De Stellingen<br />
2.1. Theoriestellingen<br />
1. Hoeveel Tebodin vestigingen zijn er in Nederland?<br />
• Helm op: negen, te weten: Den Haag, Rotterdam, Velsen, Maastricht,<br />
Eindhoven, Bergen op Zoom, Groningen, Hengelo en Deventer.<br />
• Helm af: tien, te weten: Amsterdam, Rotterdam, Den Bosch, Maastricht,<br />
Assen, Bergen op Zoom, Groningen, Leeuwarden en Lelystad en Hengelo.<br />
ANTWOORD: PETJE OP<br />
2. Welke van de volgende landen behoren niet tot het Tebodin Netwerk?
• Helm op: United Kingdom<br />
• Helm af: Lithuania<br />
ANTWOORD: PETJE OP<br />
3. Wat is de missie statement van Tebodin?<br />
• Helm op: To improve our position towards our competitors, to realize<br />
profitable growth, and to be an attractive employer for enthusiastic<br />
employees with an open mind for changes.<br />
• Helm af: To improve the competitive position of our clients, to realize<br />
profitable growth, and to be an attractive employer for enthusiastic<br />
employees with an open mind for changes.<br />
ANTWOORD PETJE AF<br />
4. In welk jaar is Tebodin opgericht?<br />
• Helm op: 1951<br />
• Helm af: 1945<br />
ANTWOORD PETJE AF<br />
5. De afdeling Consultancy houdt zich in ieder geval bezig met:<br />
• Helm op: alles op het gebied van procesontwerp, bodem en veiligheid<br />
• Helm af: alles op het gebied van geluid, bodem en milieu<br />
ANTWOORD PETJE AF<br />
6. Bij de Service Unit kun je terecht met vragen over …:<br />
• Helm op: Huisstijl, TebWord en werkplekcoördinatie<br />
• Helm af: Arbo & verzuim, Performance Management en Recruitment & Inleen.<br />
ANTWOORD PETJE OP<br />
7. Wie maakt geen deel uit van de ondersteunende staf?<br />
• Helm op: Hein van Veggel<br />
• Helm af: Stefanie Nijland<br />
ANTWOORD: PETJE OP<br />
8. Klanten kunnen TQS documenten inzien ….<br />
• Helm op: alleen in de kantoren van Tebodin, in zoverre deze documenten<br />
relevant zijn voor het desbetreffende project.<br />
• Helm af: zowel in de kantoren van de klant als in die van Tebodin, in zoverre<br />
deze documenten relevant zijn voor het desbetreffende project.<br />
ANTWOORD PETJE AF.<br />
9. In het geval dat je een vraag hebt over ‘hoe’ je iets uit moet voeren, welk<br />
gedeelte van het TQS systeem zal je dan raadplegen?<br />
• Helm op: TQS Manuals<br />
• Helm af: TQS Handboek<br />
ANTWOORD: PETJE OP
10. Het Health, Safety & Environment plan moet voorbereid worden gedurende…<br />
• Helm op: de risicofase, om te worden aangepast in de ontwerpfase.<br />
• Helm af: de ontwerpfase, om te worden aangepast in de uitvoeringsfase..<br />
11. Waarom wordt het HSE plan apart benoemd en behandeld van de rest van de<br />
TQS documenten?<br />
• Helm op: Omdat het doel is om de gezondheid en veiligheid van de eigen<br />
werknemers en van de personen die in een relatie staan met Tebodin’s<br />
handelingen te waarborgen gedurende al het werk in en met Tebodin.<br />
• Helm af: Omdat HSE een gedeelte is van TQS, die de basis richtlijnen van<br />
Quality, Health, Safety and Environment (QHSE) bevat. De HSE manual dekt<br />
apart de werkcondities van werknemers en HSE gedurende de uitvoering van<br />
het project.<br />
ANTWOORD: PETJE AF<br />
2.2.Meningstellingen<br />
1. Een belangrijke werknemer van één van onze concurrenten zit gedetacheerd bij<br />
Tebodin. Jij bent erg onder de indruk van zijn performance. Hij biedt spontaan<br />
aan om bruikbare vertrouwelijke commerciële informatie over zijn huidige<br />
werkgever te delen met je. Wat zal je doen?<br />
a. Je vraagt je baas wat je moet doen.<br />
b. Je weigert zijn aanbod.<br />
c. Je gaat ermee akkoord, maar vertelt hem dat je zijn aanbod als ongepast<br />
beschouwd.<br />
d. Je gelooft dat dit een werkelijke win-win situatie creeert. Je gaat ermee<br />
akkoort en vraagt naar de informatie.<br />
2. Je hebt een terugvorderbaar contract met je klant. De projectmanager van deze<br />
klant mag jou graag en heeft voldoende budget. Het project loopt succesvol. Hij<br />
suggereert dat je meer uren dan werkelijk gewerkt is moet rekenen. Wat zal je<br />
doen?<br />
a. Je doet wat hij heeft gesuggereerd.<br />
b. Je informeert zijn baas over zijn suggestie.<br />
c. Je geeft aan dat hij beter andere alternatieven kan gebruiken om zijn<br />
waardering te tonen.<br />
d. Je vraagt je baas wat je moet doen.<br />
3. Je werkt op de financiën afdeling van Tebodin. Het is midden januari. Een<br />
belangrijke klant, waar je jaren voor hebt gewerkt, vraagt je om een rekening<br />
eerder te dateren. Hij vraagt je om het te dateren op vorig jaar December.<br />
Wat zal je doen?<br />
a. Je doet precies wat de klant je heeft gevraagd.<br />
b. Je weigert om de rekening eerder te dateren.<br />
c. Je vertelt de klant dat je bereid bent het te doen en verzend een<br />
ongedateerde rekening.<br />
d. Je vraagt je supervisor wat je moet doen.<br />
4. In het geval dat je nonconformiteit observeert in het werk dat is uitgevoerd door<br />
Tebodin. Bijvoorbeeld kwaliteitsafwijking in goederen die worden geleverd of een<br />
inconsistente manier van werken (afwijkend van de officiele procedure). Wat zal<br />
je doen?
a. Je zal een Non-Conformity Report (NCR) invullen.<br />
b. Je zal naar de ‘Office Director’ gaan.<br />
c. Je laat alles zoals het is; het is niet jouw verantwoordelijkheid.<br />
d. Je vraagt je supervisor wat je moet doen.<br />
5. Waarom is kwaliteit belangrijk?<br />
a. Omdat het de klant tevreden stelt.<br />
b. Omdat uniforme procedures belangrijk zijn.<br />
c. Omdat het meer geld oplevert.<br />
d. Omdat het oog ook wat wil.<br />
6. Veiligheid is de afwezigheid van alle risico’s.<br />
a. Waar<br />
b. Niet waar<br />
7. Eén van je collega’s, Jim, maakt constant grappen en gedraagt zich op een<br />
intimiderende manier naar zijn vrouwelijke collega’s. Hij noemt ze ‘schat’ of<br />
‘lieverd’. Je vrouwelijke collega’s hebben hier last van en vragen of jij tegen Jim<br />
wil zeggen dat hij ermee op moet houden. Wat zal je doen?<br />
a. Je bediscussieerd het met de HR van Tebodin.<br />
b. Je vertelt Jim dat hij moet ophouden, omdat zijn gedrag de sfeer verpest.<br />
c. Je ziet er geen kwaad in en laat de situatie zoals het is.<br />
d. Je laat de situatie zoals het is; het is niet jouw probleem maar het<br />
probleem van je vrouwelijke collega’s.<br />
8. Je hebt een groot project voltooid. De aannemer biedt je een vakantie aan in een<br />
eerst klasse resort voor jezelf en je partner, om je zo te bedanken voor de nauwe<br />
samenwerking. Gedurende je verblijf zou je worden uitgenodigd bij de<br />
subaannemer om toekomstmogelijkheden te bediscussieren. Wat zal je doen?<br />
a. Je hebt het aanbod geaccepteerd, omdat het een uitbreiding van je<br />
persoonlijke zakennetwerk betekend.<br />
b. Je accepteert het aanbod, maar dringt aan dat je zelf de vakantie betaald.<br />
c. Je accepteert het aanbod van de subaannemer niet.<br />
d. Je vraagt Tebodin’s Compliance Officer wat je moet doen.
Bijlage 8: Organogram<br />
Organogram Tebodin Hengelo<br />
Office director<br />
Arno Ruijtenbeek<br />
Finance & Administration<br />
Arno Ruijtenbeek<br />
Service Unit<br />
Barbara van der Woning<br />
HR Consultant<br />
Ellen Nakken<br />
TQS-office representative<br />
Buildings/ Pipelines/Infrastructure<br />
Hein van Veggel<br />
Industrial Projects<br />
Peter Janssen<br />
Consultancy<br />
Patrick Pellen
Secties Tebodin Hengelo<br />
Buildings/Pipelines/<br />
Infrastructure<br />
Hein van Veggel<br />
Industrial Projects<br />
Peter Janssen<br />
Consultancy<br />
Patrick Pellen<br />
Pipelines<br />
Hein van Veggel<br />
Civil Engineering<br />
Hein van Veggel<br />
HVAC<br />
Hein van Veggel<br />
Projects and Construction<br />
Management<br />
Peter Janssen<br />
Mechanical<br />
Marcel Veldhuis<br />
Soil Management<br />
Patrick Pellen<br />
Environmental<br />
Management<br />
Michiel Slot<br />
Piping<br />
Marcel Veldhuis<br />
Procurement<br />
Jaco Baars<br />
Process Technology<br />
Kees van Ginneken<br />
Electrical<br />
Kees van Ginneken<br />
Instrumentational &<br />
Process Control<br />
Kees van Ginneken
Organogram Tebodin Hengelo<br />
Tebodin Hengelo heeft drie marktclusters waar ze zich op richten namelijk consultancy, industriële<br />
projecten en pijpleidingen & gebouwen. Om kwalitatief goede producten op deze markten af te leveren<br />
heeft Tebodin Hengelo een office director en een viertal ondersteunende afdelingen aangestuurd, en<br />
een drietal afdelingen die zich elk richten op een bepaalde markt. Om u een beeld te geven van waar<br />
deze afdelingen zich mee bezig houden, worden eerst de werkzaamheden van de vier ondersteunende<br />
afdelingen en vervolgens van de drie andere afdelingen kort toegelicht.<br />
Ondersteunende afdelingen<br />
Finance & Administration<br />
Deze afdeling houdt zich bezig met alle zaken omtrent de financiële administratie, zoals de controle<br />
van declaraties, het invoeren van gemaakte uren, het goedkeuren van facturen, het uitsturen van<br />
facturen naar de klant, het maken van projectrapportages en de controle van uitgaande offertes.<br />
HR Consultant<br />
De afdeling HR houdt zich o.a. bezig met Arbo & verzuim, Performance Management (waaronder<br />
beoordelingstrajecten, Personal Development Plans en het HSI traject), Recruitment & inleen en<br />
Training & Development (waaronder HSI en Tebodin Acadamy). Verder kunt u voor alle vragen m.b.t.<br />
arbeidsvoorwaarden of personele aangelegenheden bij HR terecht.<br />
Service Unit (SU)<br />
De SU bestaat uit de receptie, postkamer, vestigingssecretaresse en administratieve ondersteuning.<br />
Binnen de SU houdt men zich bezig met de interne communicatie voor alle afdelingen, zoals het<br />
aanmelden van nieuwe medewerkers voor het intranet Shareportal, het netwerk & de mail, het<br />
verzorgen van PR-materiaal en facilitaire zaken aangaande het gebouw Drienerstate. Verder kunt u<br />
voor vragen m.b.t. de huisstijl, TebWord, werkplekcoördinatie en defecten van huishoudelijke aard bij<br />
de SU terecht.<br />
TQS-office representative<br />
De TQS afdeling is het centrale aanspreek- en coördinatiepunt voor alle activiteiten met betrekking tot<br />
kwaliteit, veiligheid, arbo en milieu binnen een vestiging. Hier worden de formulieren zoals<br />
bijvoorbeeld: NCR, CSR en INF van het TQS centraal verwerkt. Daarnaast worden in de loop van het<br />
jaar een aantal in- en externe audits begeleid en zelf uitgevoerd.<br />
Afdelingen<br />
Building, Pipelines & Infrastructure<br />
Deze afdeling bestaat uit drie secties: Pipelines, Civil Engineering en HVAC (Gebouwen). In deze<br />
afdelingen worden er voornamelijk berekeningen en ontwerpen gemaakt voor bouwkundige<br />
constructies, pijpleidingen en gebouwinstallaties.<br />
Industrial Projects<br />
Deze afdeling bestaat uit zes secties: Process Technology, Mechanical, Piping, Electrical en<br />
Instrumentation & Process control, Projects and Construction Management en Procurement. Al deze<br />
afdelingen zijn er voor om een industrieel project tot een goed eind te brengen.<br />
Consultancy<br />
Deze afdeling bestaat uit twee secties: Environmental Management en Soil Management. Deze secties<br />
richten zich respectievelijk op milieumanagement en bodemonderzoek en –sanering. Bij consultancy<br />
kun je terecht voor alles met betrekking tot veiligheid, geluid, bodemonderzoek, energievraagstukken,<br />
vergunningen en arbo.
Secties Tebodin Hengelo<br />
Elke afdeling bestaat uit een aantal secties die hieronder kort toegelicht zullen<br />
worden.<br />
Buildings, pipelines & Infrastructure<br />
1. Pipelines<br />
Deze sectie houdt zich vooral bezig met het verlenen van vergunningen en het ontwerpen, tekenen,<br />
berekenen en maken van specificaties & selecties van materiaal binnen de marktsegmenten olie & gas<br />
(transport en distributie) en ‘utilities’ (zoals watertransport en distributie, vervoer van afvalwater).<br />
2. Civil Engineering<br />
Deze sectie richt zich vooral op het maken van ontwerpberekeningen en tekeningen voor olie- en<br />
gasfaciliteiten (zoals ondergrondse gasopslag en gasbehandelingsinstallaties), compressor installaties,<br />
infrastructuren, staal & concrete structuren en meerdere industriële complexen. Er wordt dus vooral<br />
werk verschaft in de marktsegmenten olie & gas en industrie.<br />
3. HVAC<br />
Deze sectie, ook wel gebouwen genoemd, richt zich vooral op de marktsegmenten olie & gas,<br />
laboratoria, sportaccommodaties en industrie. De sectie maakt allerlei berekeningen (van HVAC,<br />
sanitair, waterdruk) om vervolgens installaties te ontwerpen voor ventilatie van gascompressoren<br />
stations, multifunctionele sportgebieden, afvalverbranding en papierproductie.<br />
Industrial Projects<br />
1. Process Technology<br />
Deze sectie is verantwoordelijk voor het procesontwerp van een installatie/fabriek. Er wordt een<br />
selectie van apparaten gemaakt die nodig zijn om van een grondstof een (tussen)product te maken en<br />
de dimensionering hiervan wordt gedaan. Verder worden beschrijvingen voor het opereren van een<br />
installatie en de opzet van de (automatische) besturing van processen gemaakt.<br />
2. Mechanical & Piping<br />
De projecten waaraan deze secties meewerken zijn veelal multidisciplinair. Binnen deze secties wordt<br />
er een indeling gemaakt voor een industriële installatie. Dit resulteert in plan waarop de grote<br />
equipment een plek krijgt. Equipment wordt door engineers gespecificeerd, met name gas- en<br />
luchtcompressoren, koelers, warmtewisselaars, drukvaten en pompen. Tussen de equipment wordt<br />
piping ontworpen. Stress engineers rekenen door of de piping bestand is tegen de verschillende<br />
invloeden als temperatuur (wisselingen), druk, krachten, waterslag etc.<br />
3. Electrical en Instrumentation & Process control<br />
• Elektrotechniek houdt zich bezig met het ontwerp van de elektriciteitsvoorziening en - distributie<br />
van een installatie en maakt specificaties voor elektrische apparaten.<br />
• Instrumentatie & Process Control houdt zich bezig met het opstellen en het ontwerp van besturingen<br />
beveiligingssystemen (o.a. specificaties van instrumenten, regelkleppen, besturingssysteem en<br />
de bekabeling) van de installatie.<br />
4. Projects and Construction Management<br />
5. Procurement<br />
Procurement houdt zich bezig met marktonderzoek, de selectie van bieders en het opstellen van het<br />
contract om zo technisch accepteerbare materialen en diensten te produceren voor goede prijzen.<br />
Nadat het contract is opgesteld gaan de Expediting, Vendor Document Control en Inspection disciplines<br />
te werk om zeker te stellen dat de verkoper voldoet aan zijn contractuele verplichting.<br />
Consultancy<br />
1. Environmental Management<br />
Binnen deze sectie werken specialisten op het gebied van Geluid, (Industriele) Veiligheid en Milieu. Het<br />
gaat hierbij om uiteenlopende werkzaamheden als vergunningverlening, het opstellen van een Milieu<br />
Effect <strong>Rapportage</strong> en van veiligheidsrapporten, uitvoering van veiligheidsaudits en de uitvoering van<br />
geluidstudies.<br />
2. Soil Management
Bijlage 9: afkortingenlijst<br />
LIST OF ABBREVIATIONS<br />
Afkorting<br />
Betekenis<br />
A<br />
AVW<br />
Arbeidsvoorwaarden<br />
AWTTK<br />
Alles Wat (verder) Ter Tafel Komt<br />
B<br />
BD<br />
Business Development<br />
BSC<br />
Balanced Score Card<br />
C<br />
CM<br />
Construction Management, Construction Manager<br />
COR<br />
Centrale Ondernemingsraad<br />
CRL<br />
Chance & Risk List<br />
D<br />
DB<br />
Dagelijks Bestuur<br />
DCM<br />
Department Consultation Meeting<br />
DE<br />
Discipline Engineer<br />
DIM<br />
Department Information Meeting<br />
DM<br />
Department Manager<br />
DT<br />
Director Technology<br />
F<br />
FA<br />
Financial Administration<br />
FPO<br />
Financieel Planning Organisatie<br />
FS<br />
Facility Services<br />
FTE<br />
Fulltime Equipment<br />
H<br />
H&S Plan<br />
Health & Safety Plan<br />
HR<br />
Human Resources<br />
HSE<br />
Health, Safety and Environment<br />
HSI<br />
Human Sources Initiatives<br />
I<br />
ICT<br />
Information and Communication Technology<br />
IMM<br />
International Management Meeting<br />
K<br />
KVWGM<br />
Kwaliteit, Veiligheid, Welzijn, Gezondheid & Milieu<br />
L<br />
LDE<br />
Lead Discipline Engineer<br />
LL<br />
Lessons Learnt<br />
LTIF<br />
Lost Time Incident Frequency<br />
LS<br />
Legal Services<br />
M<br />
MDM<br />
Managing Directors Meeting<br />
MT<br />
Management Team<br />
MTD<br />
Management Team Director<br />
MTM<br />
Management Team Meeting<br />
MTP<br />
Mid Term Planning<br />
N<br />
NCR<br />
Non-Conformity Report<br />
O<br />
OCM<br />
Office Coordination Meeting<br />
OCS<br />
Offices Capability Statement<br />
OP<br />
Operating Plan<br />
OR<br />
OndernemingsRaad<br />
ORI&E<br />
Occupational Risk Inventory and Evaluation<br />
OR QHSE<br />
Office Representative QHSE<br />
OS<br />
Office Secretary
Afkorting<br />
P<br />
PA<br />
PAC<br />
PDP<br />
PE<br />
PHT<br />
PM<br />
PMA<br />
PMO<br />
PPE<br />
PROC<br />
PV<br />
Q<br />
QAA<br />
QHSE<br />
QHSE-C<br />
QRA<br />
R<br />
RFQ/PO<br />
RPOR<br />
S<br />
SAA<br />
SCC<br />
Shareportal<br />
SHE sup<br />
SIM<br />
SL<br />
SMT<br />
SO<br />
SPB<br />
SU<br />
T<br />
TDCM<br />
T(I)AC<br />
TME<br />
TQS<br />
U<br />
UGS<br />
V<br />
VC<br />
VCA<br />
VD<br />
VDC<br />
W<br />
WC<br />
WIP<br />
WOR<br />
Wtb<br />
Betekenis<br />
Project Administrator<br />
Project Accountant<br />
Personal Development Plan<br />
Project Engineer<br />
PersoneelsHandboek Tebodin<br />
Project Manager<br />
Performance Management Agreement<br />
Performance Management Overeenkomst<br />
Personal Protection Equipment<br />
Procurement<br />
Personeelsvereniging<br />
Quality Awareness Audit<br />
Quality, Health, Safety and Environment<br />
QHSE-Coordinator<br />
Qualitative Risk Assessment<br />
Request for Quotation/ Purchase Order<br />
Registration Purchasing Operating Resources<br />
Safety Awareness Audit<br />
Safety Checklist Contractors<br />
Tebodin Intranet<br />
SHE supervisor<br />
Staff Information Meeting<br />
Section Leader<br />
Sociaal Medisch Teamoverleg<br />
Security Officer<br />
Sociaal- & Personeelsbeleid<br />
Service Unit<br />
Technical Discipline Consultation Meeting<br />
Tebodin Academy<br />
Tebodin Middle East<br />
Tebodin Quality System<br />
Underground Gas Storage<br />
VestigingsCommissie<br />
Veiligheids Certificaat Aannemers<br />
VestigingsDirecteur<br />
Vendor Document Control<br />
Works Council<br />
Work in Progress<br />
Wet op de OndernemingsRaden<br />
Werktuigbouw
LIST OF DEPARTMENT NAMES<br />
Afkorting Betekenis Nr.<br />
B<br />
BD Business Development 766<br />
BS Building Services 715<br />
C<br />
CSA Civil, Structural and Architectural 711<br />
E<br />
E&CC Estimating and Cost Control 774<br />
E&F Economics and Finance 735<br />
E&PC Electrical and Process Control 741<br />
E&S Environment and Safety 733<br />
ENERG Energy 732<br />
ET&S Environmental Studies and Technology 734<br />
Exec.Secr. Executive Secretaries 102<br />
F<br />
FA Finance and Administration 130<br />
FS Facility Services 200<br />
H<br />
HR Human Resources 120<br />
I<br />
ICT Information and Communication Technology 170<br />
I&PC Instrumentation and Process Control 743<br />
INFRA Infrastructure 718<br />
L<br />
L&I Logistics and Information (Management) 737<br />
LS Legal Services 140<br />
LT Logistics Technology 736<br />
M<br />
MECH Mechanical Engineering 721<br />
O<br />
OD Office Directors 100<br />
P<br />
P&C Projects and Construction 771<br />
PIPING Piping 726<br />
PLINES Pipelines 719<br />
PM Project Management 772<br />
PR Public Relations 160<br />
PROC Procurement 762<br />
PT Process Technology 731<br />
S<br />
SC Special Consultancy 739<br />
SP Special Projects 767<br />
SRM Safety and Risk Management 738<br />
STRUC Structures 713<br />
SU<br />
Service Unit<br />
Trainees<br />
760<br />
121<br />
T<br />
TBOD Tebodin Board of Directors 100<br />
TQS Tebodin Quality System 180<br />
W<br />
WAO Recipients of Disablement Insurance Benefits 290
LIST OF CLUSTER NAMES<br />
Afkorting Betekenis<br />
B&T<br />
Buildings and Telecom<br />
C<br />
Consultancy<br />
CtrM<br />
Contract Management<br />
IP<br />
Industrial Projects<br />
P&I<br />
Pipelines and Infrastructure
LIST OF (SUB)ORDER NUMBERS AND ACTIVITY CODES<br />
Internal order numbers<br />
Code<br />
Betekenis<br />
Technical departments<br />
91xxx<br />
General acquisition in the Netherlands, where xxx is the office code<br />
(last 3 digits)<br />
91011 to 910099 Marketing abroad<br />
95xxx<br />
Specific proposals and presentations with less than 40 proposals<br />
hours, where xxx is the office code.<br />
92001 to 96999 Specific proposals and presentations<br />
98000 to 98999 Special cost orders<br />
99200 Department management<br />
99202 Department secretariat<br />
99203 Department administration<br />
99205 Order and man-hour administration<br />
99208 General purchase activities<br />
99215 Subsequent calculation<br />
99216 Impossible working conditions due to weather<br />
99217 Overhead expenses<br />
Management/office management<br />
99000 General management and office management<br />
Support departments<br />
91002 Public Relations<br />
99001 Executive secretaries and office secretariat<br />
99003 Personal Department<br />
99006 Finance and Administration Department<br />
99008 Legal<br />
99010 Internal Services<br />
99013 Information Planning and Automation<br />
99016 Word Processing<br />
99020 Reception and Communication<br />
99022 Library and Filing<br />
99025 Post Handling<br />
99030 Reproduction<br />
Special cost orders<br />
97000 to 98099 Studies for internal use, preparing standards, market research<br />
internal work groups, where xxx is the office code (last 3 digits)<br />
98100 to 98149 Co-operation with others, memberships, working groups<br />
98150 to 98199 Tebodin Quality System<br />
98200 to 98299 Attending and giving courses and seminars, preparing and<br />
presenting lectures and publications<br />
98400 to 98499 Representative Consultation, such as Works Council,<br />
Office committees, elections, courses<br />
98500 to 98599 Internal information meetings<br />
98600 to 98699 Computer co-ordination and support, maintenance development and<br />
adaptation of programs<br />
98700 to 98799 Internal affairs
LIST OF (SUB)ORDER NUMBERS AND ACTIVITY CODES<br />
Work codes<br />
Code<br />
Betekenis<br />
10 Consultancy<br />
12 Studies and advice<br />
20 Engineering, etc.<br />
22 Engineering<br />
24 Measurements<br />
26 Procurement<br />
28 Technical and project administration, including chargeable word processing<br />
40 Management and supervision<br />
42 Management and supervision on the construction site<br />
44 Start-up and commissioning<br />
60 Assistance<br />
62 Secondment<br />
80 Design<br />
82 Manual<br />
83 AutoCad<br />
84 PDMS<br />
85 Microstation<br />
86 Other<br />
88 Autoplant<br />
Attendance/absence codes<br />
Code Betekenis<br />
001 Work (for external order numbers)<br />
040 General activities<br />
060 Part-timers extra hours – to be paid out<br />
061 Part-timers extra hours – to be booked on holiday<br />
070 Doctor/Specialist<br />
090 TebTime attendance<br />
095 TebTime absence (leave)<br />
100 Standard leave<br />
110 Special leave<br />
130 Nursery leave<br />
140 Unpaid leave<br />
150 Non-active<br />
155 Public holiday<br />
180 Partly WAO<br />
190 Maternity leave<br />
200 Illness
Bijlage 10: Kubus bedrijfsnoodplan
Bijlage 11: Adviespunten verbetering First Day Wizard<br />
Eén van de doelen van het introductieprogramma is dat nieuwe medewerkers<br />
wegwijs worden op de intranet. Om dit doel te kunnen bereiken moet de First Day<br />
Wizard worden verbeterd (informatief gedreven inhoud). Uit de behoefteanalyse<br />
kwam namelijk naar voren dat de First Day Wizard de structuur van de Shareportal<br />
(de intranet van Tebodin) beter uit moet leggen en dat de hoeveelheid informatie die<br />
aangeboden wordt op de First Day Wizard teruggebracht moet worden. De First Day<br />
Wizard zal aantrekkelijker en meer motiverend gemaakt worden. Hieronder worden<br />
de verbeterpunten op de First Day Wizard beschreven:<br />
Aan de hand van het onderzoek dat gedaan is, kunnen er een aantal aanbevelingen<br />
gegeven worden om de First Day Wizard te verbeteren. Deze punten van verbetering<br />
zullen aan de hand van screenshots van een prototype toegelicht worden.<br />
Welkomstscherm<br />
De First Day Wizard moet beginnen met een welkomstscherm. Op dit scherm wordt<br />
de gebruiker welkom geheten op de First Day Wizard. Eerst staat er beschreven wat<br />
de Shareportal is (het intranet van Tebodin waar de medewerker verschillende<br />
informatie kan vinden). Vervolgens wordt het doel van de First Day Wizard vermeldt.<br />
Het doel van de First Day Wizard is om de gebruiker de structuur van de Shareportal<br />
te leren, zodat de gebruiker weet waar welke onderwerpen staan en waar deze op de<br />
Shareportal te vinden zijn.<br />
Tevens is het belangrijk dat de lay-out van de First Day Wizard hetzelfde is als die<br />
van Shareportal. Uit de literatuur blijkt namelijk dat de lay-out en structuur van het<br />
helpsysteem en de webpagina gelijk moeten zijn (Roy, Rannou & Rivard, 2007).<br />
Voor een screenshot van het welkomstscherm zoals die in het prototype is<br />
vormgeven zie screenshot 1.<br />
Foto uploaden en gegevens invullen<br />
Vervolgens kan de gebruiker klikken op ‘volgende’, waarna een scherm verschijnt<br />
waar de gebruiker zijn/haar foto moet uploaden. Deze foto is gemaakt door de<br />
secretaresse aan het begin van de eerste dag. De secretaresse moet ervoor zorgen<br />
dat de gebruiker deze pasfoto heeft ontvangen via de mail en dat het opgeslagen<br />
wordt op de computer.<br />
De gebruiker is dus verplicht zijn/haar foto te uploaden, anders kan hij/zij<br />
namelijk niet verder met de First Day Wizard. Deze foto’s worden vervolgens<br />
automatisch toegevoegd aan het reeds bestaande ‘Photo on who is who’. Hierdoor<br />
zullen alle nieuwe medewerkers hun foto op Shareportal moeten zetten wat voor een<br />
completer overzicht van alle nieuwe medewerkers zorgt en medewerkers een beter<br />
beeld krijgen van hoe iedereen er uit ziet. Uit de behoefteanalyse blijkt dit gewenst<br />
te zijn. Ook uit literatuur over introductieprogramma’s blijkt dat dit de socialisatie<br />
bevorderd (Hacker, 2003; Wesson en Gogus, 2005). Er kan direct op ‘volgende’<br />
worden geklikt, indien de gebruiker de foto al eerder heeft toegevoegd.<br />
Wat de medewerkers erg handig leek, is dat op dit moment ook je eigen code<br />
ingevuld moet worden. Door het invullen van deze code zou de FDW relevante<br />
documenten (links) voor die betreffende persoon op kunnen sturen naar het eigen<br />
profiel of naar het e-mailadres. Het is verstandiger om hier links voor te gebruiken<br />
omdat documenten regelmatig bijgewerkt worden.<br />
Voor een screenshot van dit scherm waar de foto geupload kan worden en<br />
waar de gegevens ingevuld kunnen worden, zie screenshot 2.
Wel/niet helemaal doorlopen<br />
De FDW checkt automatisch of iemand de FDW al eerder heeft doorlopen. Als dit niet<br />
het geval is dan moet hij/zij de First Day Wizard stap voor stap verder doorlopen. De<br />
nieuwe medewerker moet de stappen verplicht achtereenvolgens doorlopen (zie<br />
andere punten voor nadere toelichting hierop).<br />
Als de gebruiker de First Day Wizard echter al wel een keer helemaal heeft<br />
doorlopen, komt hij/zij op een scherm met een inhoudsopgave waarin de<br />
hoofdonderwerpen gegeven zijn. De gebruiker kan dan klikken op één van de<br />
hoofdonderwerpen, waarna hij verder gaat met de First Day Wizard bij dat<br />
onderwerp. In dit geval is de gebruiker niet verplicht om alle stappen<br />
achtereenvolgens te doorlopen. Als de gebruiker namelijk een bepaald document<br />
zoekt, maar niet meer weet onder wat voor onderwerp het staat, kan hij/zij op deze<br />
manier sneller op zoeken waar die informatie op de Shareportal te vinden is. Roy et<br />
al. (2007) stellen ook dat het gemakkelijk moet zijn om in een Wizard naar andere<br />
onderwerpen te gaan.<br />
In het prototype is alleen de versie uitgewerkt voor nieuwe medewerkers die<br />
de FDW nog niet eerder hebben doorlopen. Omdat dit onderdeel het belangrijkste is<br />
voor de introductie van de nieuwe medewerkers. De aanvullingen van het<br />
introductieprogramma die door EEN Projects zijn ontwikkeld, zijn bedoeld voor de<br />
nieuwe medewerkers van Tebodin. Dit is de doelgroep van het project. Vandaar dat<br />
het prototype van de FDW ook gericht is op deze doelgroep.<br />
Shareportal tour<br />
De hele Shareportal tour gaat de verschillende onderdelen van Shareportal langs. Er<br />
zijn hierbij verschillende aandachtspunten die achtereenvolgens besproken zullen<br />
worden:<br />
Structuur<br />
Wanneer de gebruiker de First Day Wizard voor het eerst doorloopt, kom hij/zij op<br />
het volgende scherm waarvan de structuur en lay-out gelijk zijn aan die van de<br />
Shareportal. Uit de literatuur blijkt namelijk dat de lay-out en structuur van het<br />
helpsysteem en de webpagina gelijk moeten zijn (Roy et al., 2007). Het enige wat<br />
verschilt van de lay-out van de Shareportal is dat de achtergrondkleur van de First<br />
Day Wizard de vervaagde vorm is van de achtergrondkleur van de Shareportal. Deze<br />
vervaging van de achtergrondkleur geeft aan dat men zich in de First Day Wizard<br />
bevindt. Om te zien hoe de achtergrond en de basis structuur er uit zien, zie<br />
screenshot 3.<br />
Oplichten onderwerpen<br />
Op ieder scherm is slechts één onderwerp opgelicht. Dit onderwerp dat wordt<br />
behandeld op het scherm valt op doordat het een lichtere, fellere kleur heeft dan de<br />
andere hoofdonderwerpen. De overige onderdelen worden vaag weergegeven.<br />
Nielsen (1999) stelt namelijk dat het goed is om delen van de structuur te tonen en<br />
de locatie waar de bezoeker is te accentueren. Dit geeft de bezoekers een idee over<br />
waar men is binnen de webomgeving. In screenshot 3 is een voorbeeld gegeven van<br />
het onderdeel “Corporate”. Hier is duidelijk te zien dat “Corporate” opgelicht is en de<br />
overige onderdelen van het menu vaag zijn weergegeven.
Volgorde van onderwerpen<br />
De onderwerpen die behandeld worden zullen in een vaste volgorde doorlopen<br />
worden. Er wordt begonnen met het oplichten van de onderwerpen per scherm die<br />
het meest van belang zijn (principe van belangrijkheid en hiërarchie, Punselie 2001).<br />
In deze First Day Wizard wordt er begonnen met alle elementen op de homepage,<br />
omdat deze het meest belangrijk zijn. In dit geval worden de hoofd– en<br />
subonderwerpen van boven tot onder aan de webpagina achtereenvolgens<br />
behandeld. De rechterkolom van de homepage wordt echter van onder naar boven<br />
behandeld. Omdat al deze onderwerpen van belang zijn en het extra scrollen het niet<br />
mogelijk maakt om deze kant van boven naar onder te bespreken (omdat de<br />
gebruiker al onder in het scherm is). Vervolgens wordt het hele menu van de<br />
Shareportal doorlopen. Zodra de medewerker klikt op het opgelichte onderwerp,<br />
verschijnen ook de subonderwerpen in het menu (indien aanwezig). Men kan echter<br />
niet op deze subonderwerpen klikken. Dit zorgt voor een extra ondersteuning aan de<br />
gebruiker, zodat hij/zij weet wat er bij dit onderwerp behandeld wordt (Sharp,<br />
Rogers & Preece, 2007). Wanneer er verder geklikt wordt, worden alle<br />
subonderwerpen stuk voor stuk toegelicht. De gebruiker kan altijd een stap terug<br />
door op de T van Tebodin te drukken. Zie screenshot 3 voor een voorbeeld van deze<br />
terug knop.<br />
De volgende onderdelen worden er allemaal achtereenvolgens behandeld:<br />
• Homepage:<br />
o Terug knop<br />
o De site map<br />
o My site<br />
o My links<br />
o De knop om af te sluiten<br />
o Zoekmachine<br />
o Hoofdmenu<br />
o De knop “view all site content”<br />
o Het submenu<br />
o Vakanties<br />
o Feestdagen<br />
o Communities<br />
o Shareportal Help<br />
• Het submenu:<br />
o News<br />
o Corporate<br />
o Offices<br />
o TQS<br />
o SharedProjects<br />
o Disciplines<br />
o Sales<br />
In het prototype is de First Day Wizard tot en met Corporate uitgewerkt.<br />
Blokje informatie<br />
Bij ieder onderwerp staat er een oranje blokje met informatie. Een stippellijn vanaf<br />
het onderwerp geeft aan wat het blokje toelicht. Dit blokje met informatie is oranje<br />
en geeft aan wat je moet doen op dit scherm of wat er te vinden is. Dus er staat<br />
bijvoorbeeld in het blok: Klik op dit onderwerp om te zien wat voor informatie<br />
hierover in de Shareportal staat. Volgens Bian (1999) is het namelijk van belang dat<br />
de taak toegelicht wordt, zodat de gebruiker weet wat er verwacht kan worden.
In screenshot 3 is te zien hoe dit blokje met aanvullende tekst er uit ziet voor het<br />
onderdeel “Corporate”.<br />
Korte samenvatting inhoud<br />
Zodra de gebruiker op het opgelichte onderwerp heeft geklikt, verschijnt er een korte<br />
samenvatting van de inhoud die normaal gesproken bij dit onderwerp op de<br />
Shareportal staat. Het omvat dus een soort inleiding met daarin een puntsgewijze<br />
lijst van de inhoud bij dit onderwerp, zodat de gebruiker in één oogopslag weet<br />
welke informatie er bij dit onderwerp te vinden is. Deze korte samenvatting staat op<br />
dezelfde plaats als waar het ook in de Shareportal staat.<br />
De inhoud wordt bewust in het kort weergegeven, aangezien het niet van<br />
belang is dat de gebruiker alle informatie die op de Shareportal staat op de eerste<br />
dag al helemaal doorneemt. Het doel van de First Day Wizard is om de gebruiker de<br />
structuur van de Shareportal te leren, zodat de gebruiker weet waar welke<br />
onderwerpen staan en waar deze op de Shareportal te vinden zijn. Bovendien stelt<br />
Corbin (2004) dat onderwerpen zolang als noodzakelijk moeten worden beschreven,<br />
maar wel zo kort mogelijk. In screenshot 3 is te zien hoe dit blokje met aanvullende<br />
tekst er uit ziet voor het onderdeel “Corporate”.<br />
Breadcrums<br />
Het is belangrijk om gebruikers te ondersteunen in het vormen van een beeld van de<br />
navigatie van de webomgeving. Om dit te bevorderen stelt Nielsen (2007) dat het<br />
goed is zogenaamde breadcrumbs toe te voegen. Breadcrumbs tonen in een<br />
enkelvoudige horizontale tekstlijn de locatie van de pagina waar de gebruiker zich op<br />
dat moment bevindt ten opzichte van de gehele hiërarchie van de webomgeving<br />
(Nielsen, 2007). Dit hiërarchische pad wordt van links naar rechts weergegeven. Het<br />
kan er als volgt uitzien: Handbags > shop by material > fabrics. Deze breadcrumbs<br />
zullen worden geplaatst aan de top van de pagina, onder de globale navigatie en<br />
rechts van de locale navigatie aan de linkerzijde van de pagina. In screenshot 4 is te<br />
zien hoe deze breadcrums in de FDW zijn weergegeven en hoe ze worden toegelicht.<br />
Site map<br />
Een andere manier om de gebruiker te ondersteunen in het vormen van een beeld<br />
van de navigatie van de webomgeving, is door het aanbieden van een site map. Een<br />
site map is een visuele weergave van de informatiestructuur van de webomgeving.<br />
Het geeft alle rubrieken en subrubrieken van de webomgeving aan. Uit onderzoek<br />
blijkt dat site maps de gebruikers helpen sneller informatie te vinden (Nielsen,<br />
1999).<br />
Vandaar dat de gebruiker bij elk scherm in de FDW kan klikken op de site map,<br />
ook al wordt er op dat moment een ander onderwerp behandeld. Deze site map<br />
verschijnt dan als een soort pop-up op het scherm, die je weg moet klikken voordat<br />
je verder kan in de First Day Wizard. In screenshot 5 is te zien hoe de site map<br />
wordt toegelicht en waar de site map button te vinden is.<br />
Uniformiteit<br />
Alle verschillende schermen waarop telkens per scherm één (sub- of<br />
hoofd)onderwerp wordt behandeld, zijn hetzelfde vormgegeven en de instructie is<br />
ook telkens hetzelfde. Uniformiteit en consistentie zijn namelijk belangrijke<br />
begrippen bij het ontwerpen van een Wizard (Stone, Jarrett, Woodroffe & Minocha,<br />
2005). Het is ook belangrijk dat er niet meerdere schermen tegelijkertijd open zijn,<br />
maar dat er maar één scherm open is per keer (Bian, 1999).
Verlaten van de FDW<br />
Tot slot nog een opmerking die van belang wordt geacht door Roy et al. (2007). De<br />
First Day Wizard moet ook gemakkelijk te verlaten zijn. De medewerker heeft dus op<br />
elk gewenst moment de mogelijkheid om de First Day Wizard te verlaten. Op het<br />
moment dat de medewerker de First Day Wizard op een later tijdstip weer opent,<br />
start de FDW op het punt waar de medewerker eerder is gestopt. Dit wordt mogelijk<br />
door het kruisje dat rechts in de hoek van de FDW staat. Zie hiervoor screenshot 6.<br />
Afsluiting<br />
De First Day Wizard wordt afgesloten met een passende afsluiting. Bain (1999) wijst<br />
namelijk op het belang hiervan. Waarschijnlijk zal deze passende afsluiting<br />
verschijnen in de vorm van: “De hele First Day Wizard is doorlopen. Als het goed is<br />
weet je nu welke informatie op de Shareportal staat en waar deze informatie te<br />
vinden is. Als je bepaalde informatie niet kan vinden kom dan gerust terug, dan<br />
probeert de First Day Wizard je te helpen.” Voor een visuele weergave van deze<br />
afsluiting in het prototype van de FDW, zie screenshot 7.<br />
Motivatie bevorderen<br />
De verbeterpunten voor de First Day Wizard die hierboven beschreven staan,<br />
bevorderen ook de motivatie van de medewerker. Enkele punten die hieraan<br />
bijdragen zijn:<br />
• Door een passend begin en afsluiting. Zo wordt op het welkomstscherm het doel<br />
van de FDW beschreven. Hierdoor weet de medewerker waarom hij/zij de FDW<br />
gaat doorlopen. Hierdoor zal de medewerker het waarschijnlijk als nuttig en<br />
zinvol ervaren om de FDW goed en helemaal te doorlopen.<br />
• Er wordt veel minder informatie op de FDW zelf aangeboden, aangezien het doel<br />
is dat de medewerkers wegwijs kunnen worden op de Shareportal. Er wordt<br />
alleen in het kort aangegeven welke informatie er te vinden is. De<br />
informatiestroom is gereduceerd, waardoor ze de FDW sneller kunnen doorlopen.<br />
Hierdoor worden nieuwe medewerkers gemotiveerder om de FDW te doorlopen.<br />
• De FDW is opgebouwd uit stappen, medewerkers worden aan het handje<br />
genomen. Bovendien is de structuur veel eenvoudiger gemaakt en veel beter te<br />
begrijpen. Doordat de navigatie gemakkelijker is, raken medewerkers niet<br />
gedesoriënteerd en hierdoor wordt hun motivatie verhoogd om de FDW helemaal<br />
door te lopen.<br />
Overige aanbevelingen<br />
• Het is belangrijk dat alle onderdelen duidelijk toegelicht worden. Er moet<br />
aangeven worden wat het onderwerp inhoud en wat er te vinden is. Op deze<br />
manier weten de nieuwe medewerkers goed wat er op welke plek te vinden is en<br />
wat deze informatie globaal inhoud. Er moet op gelet worden dat de FDW totaal<br />
niet te veel tijd in beslag neemt. Er moet hiervoor dus een selectie gemaakt<br />
worden in de onderdelen die nader toegelicht moeten worden en bij welke<br />
onderdelen alleen de structuur aan bod komt. De hoeveelheid informatie hangt<br />
hier ook mee samen. Deze hoeveelheid moet beperkt blijven, het gaat meer om<br />
de structuur van de Shareportal en in grote lijnen weten waar het staat.<br />
• De zoekfunctie van Shareportal blijkt een punt van verbetering te zijn.<br />
• Verder moet de FDW zich aan passen aan de resolutie van het beeldscherm zodat<br />
op ieder beeldscherm de hele FDW te zien is zonder dat er gescrold moet worden.
• Alle afkortingen die verder nog gebruikt worden, moeten helemaal uitgeschreven<br />
worden in de FDW. Achter de volledige term kan dan de afkorting tussen haakjes<br />
geplaatst worden. Naar een aantal keer herhalen mag alleen de afkorting<br />
gebruikt worden.<br />
• De First Day Wizard moet zo geprogrammeerd worden dat wanneer hij afgesloten<br />
wordt, je in dat onderdeel in de Shareportal terecht komt. Hier kan dan extra<br />
informatie over het betreffende onderwerp gezocht worden. Wanneer je terug<br />
komt in de FDW, ga je verder waar je gebleven bent.<br />
Conclusie<br />
De FDW kan op veel punten verbeterd worden. De grootste aandachtspunten hierbij<br />
zijn de hoeveelheid informatie die aangeboden wordt op de FDW en het duidelijk<br />
toelichten van de structuur van Shareportal. Deze verbeteringen kunnen door middel<br />
van het prototype dat ontwikkeld is, verder doordacht worden. Het is hierbij vooral<br />
belangrijk om het doel van de First Day Wizard in gedachte te houden: “Nieuwe<br />
medewerkers moeten wegwijs worden op het intranet op een motiverende en<br />
aantrekkelijke manier”. Het opgezette prototype en de aanbevelingen kunnen hierbij<br />
als draagvlak gebruikt worden.<br />
Screenshot 1: Welkomstscherm FDW
Screenshot 2: Uploaden foto en gegevens FDW<br />
Screenshot 3: Toelichting van “Corporate”
Screenshot 4: Breadcrums<br />
Screenshot 5: Site map FDW
Screenshot 6: Afsluiten FDW<br />
Screenshot 7: Afsluiting
Bijlage 12: Aanbevelingen case<br />
Het is van belang dat de medewerker een op een snelle en leuke manier de regels en<br />
procedures van de organisatie leert kennen (Wanous & Reichers, 2000; Davis &<br />
Kleiner, 2001). Bovendien blijkt uit de behoefteanalyse dat medewerkers liever in de<br />
praktijk leren. Vandaar dat het idee is ontstaan om een case in te zetten om<br />
medewerkers procedures van hun eigen afdeling aan te leren.<br />
Dit idee is echter alleen gericht op de drie clusters ‘Industrial Projects, Consultancy<br />
en Buildings, Pipelines & Infrastructure, aangezien alleen deze afdelingen te maken<br />
hebben met complexe procedures. Er hoeft dus geen case ingezet te worden in de<br />
vier ondersteunende afdelingen. Binnen deze vier afdelingen kan de nieuwe<br />
medewerker kennis maken met procedures door eerst gemakkelijke en kleine taken<br />
uit te voeren en dit steeds verder uit te bouwen.<br />
De case zal op de volgende manier geselecteerd en uitgevoerd moeten worden:<br />
• De supervisor en buddy zoeken samen een oud project uit dat gebruikt kan<br />
worden als case. Hier zijn een aantal eisen aan verbonden:<br />
o Het project of een gedeelte van een project moet niet te veel uren in<br />
beslag nemen. 8 uur werk moet ongeveer de richtlijn zijn.<br />
o Er moeten procedures, berekeningen of analyses in het oude project<br />
voorkomen die veelvoorkomend zijn op de betreffende afdeling.<br />
o Het project moet aansluiten bij de specialisatie van de nieuwe<br />
medewerker.<br />
o Het project moet al afgerond zijn en er moet een eindrapportage van<br />
beschikbaar zijn.<br />
• Na de eerste dag kan de nieuwe medewerker met de case aan de slag. Ook hier<br />
zijn een aantal richtlijnen voor geformuleerd:<br />
o Alleen de onervaren medewerkers hoeven de case uit te voeren. Er wordt<br />
vooral ingegaan op vakinhoudelijke zaken die de ervaren medewerker al<br />
onder de knie heeft.<br />
o De nieuwe medewerker krijgt de benodigde uitkomsten van het project<br />
(bijvoorbeeld meetresultaten) voorgelegd en gaat vervolgens zelfstandig<br />
de case uitwerken door middel van analyses en berekeningen.<br />
o<br />
o<br />
De nieuwe medewerker kan de case uitvoeren naast een lopend project.<br />
De nieuwe medewerker heeft zelf ruimte in de case om eigen beslissingen<br />
te maken. De medewerker kan dus volledig zijn eigen gang gaan zonder<br />
dat hier consequenties aan verbonden zijn.<br />
• Wanneer de nieuwe medewerker de case heeft uitgewerkt, vergelijkt de buddy de<br />
resultaten van de nieuwe medewerker met de resultaten uit de rapportage van<br />
dat project.<br />
• In het gesprek met de supervisor wordt de case ook kort besproken.
Bijlage 13: Evaluatieformulier workshop<br />
Voor u ligt een vragenlijst om de introductieworkshop te evalueren. Geef aan in<br />
hoeverre u het eens bent met de stellingen. Omcirkel het getal dat bij u van<br />
toepassing is. De schaal loopt van getal 1; geheel oneens, 2; oneens, 3; neutraal,<br />
4; eens tot het getal 5; geheel mee eens.<br />
Aandacht<br />
1. Ik vind dat de workshop meer afwisseling mag bevatten.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
2. Ik vind het leuk dat er verschillende methoden werden gebruikt om<br />
informatie over te brengen (film, theorie, quiz).<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
3. Door het toepassen van verschillende methoden tijdens de workshop kon<br />
ik mijn aandacht er goed bij houden.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
4. Ik vond het moeilijk om de aandacht bij de workshop te houden.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
5. Ik vind de workshop motiverend.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
6. Ik vind de duur van de workshop te lang.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
Film<br />
7. Ik vind het filmpje van de afdelingshoofden een leuke opening.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
8. Het filmpje van de afdelingshoofden trok direct mijn aandacht.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
9. Ik vind het filmpje van de afdelingshoofden niet relevant.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
10. Ik vind de informatie die verteld is in het filmpje van de<br />
afdelingshoofden bruikbaar.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
Theoriedeel<br />
11. De informatie die verteld werd in de workshop was voor mij relevant.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
12. Ik vind de hoeveelheid informatie die verteld werd in de workshop te<br />
groot.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens
13. De onderwerpen die behandeld werden in de workshop vind ik goed te<br />
begrijpen.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
14. Ik vind de onderwerpen die behandeld werden in de workshop relevant.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
15. Ik vind de onderwerpen die behandeld werden in de workshop niet<br />
nuttig.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
16. Ik mis bepaalde onderwerpen die naar mijn mening wel behandeld<br />
zouden moeten worden in de workshop.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
17. Ik vind dat er voldoende informatie is gegeven tijdens de workshop.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
Quiz<br />
18. Ik vind dat de quiz een toegevoegde waarde had in de workshop.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
19. Ik vind het leuk dat de workshop is afgesloten met een quiz.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
20. Ik vond de quiz overbodig.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
21. Ik vond de vragen van de quiz goed te begrijpen.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
22. Ik vond de quiz te moeilijk.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
23. Ik had het gevoel dat ik de vragen goed kon beantwoorden.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
24. Het voelde goed als ik een vraag goed had beantwoord.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
25. Ik vond het niet leuk dat er stellingvragen (meningvragen) zijn<br />
toegevoegd aan de quiz.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
26. De stellingvragen (meningvragen) zorgden voor een leuke interactie<br />
met de groep.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
27. De algemene indruk van de workshop was goed<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens
Verdere opmerkingen/aanvullingen m.b.t. workshop
Bijlage 14: Evaluatieformulier welkomstpakket<br />
Voor u ligt een vragenlijst om het Welkomstpakket te evalueren. Geef aan in<br />
hoeverre u het eens bent met de stellingen. Omcirkel het getal dat bij u van<br />
toepassing is. De schaal loopt van getal 1; geheel oneens, 2; oneens, 3; neutraal,<br />
4; eens tot het getal 5; geheel mee eens.<br />
Organogram<br />
1. Ik vind het relevant dat het organogram in het welkomstpakket zit.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
2.Ik vind het organogram duidelijk.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
3. Ik vind het niet relevant dat er foto’s in het organogram staan.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
4. De informatie over de verschillende afdelingen en secties is nuttig.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
5. De informatie over de verschillende afdelingen en secties is niet goed te<br />
begrijpen.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
6. Ik vind dat de informatie over de afdelingen en secties overzichtelijk is<br />
weergegeven.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
7. Door middel van de informatie over de verschillende afdelingen en secties<br />
weet ik globaal wat de werkzaamheden zijn binnen de afdelingen.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
8. Het organogram en de toelichting is onvolledig.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
9. Ik vind de lay-out van het organogram aantrekkelijk.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
10. Ik vind de lay-out van de toelichting aantrekkelijk.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
Afkortingenlijst<br />
11. Ik vind het relevant dat de lijst met afkortingen in het welkomstpakket<br />
zit.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
12. Ik vind de lijst met afkortingen niet goed bruikbaar.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
13. Ik vind de lijst met afkortingen overzichtelijk.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens
14. Ik vind de lay-out van de lijst met afkortingen aantrekkelijk.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
15. De lijst met afkortingen is onvolledig.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
Kubus: wat te doen bij calamiteiten<br />
16. Ik vind het relevant dat de kubus in het welkomstpakket zit.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
17. Ik vind de lay-out van de kubus aantrekkelijk.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
18. Ik vind dat de informatie op de kubus overzichtelijk is weergegeven.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
19. De informatie op de kubus is duidelijk genoeg om te weten wat ik zou<br />
moeten doen bij een bepaalde calamiteit.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
20. De informatie op de kubus is onvolledig.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
21. Ik mis bepaalde onderwerpen die wel op de kubus hadden moeten<br />
staan.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
22. Ik vind de kubus bruikbaar.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
23. Ik ga er een kubus van maken zodat ik het op mijn bureau kan zetten.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
Human Sources Initiatives (HSI)<br />
24. Ik vind het relevant dat de HSI in het welkomstpakket zit.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
25. De informatie over HSI is onvolledig.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
26. Ik begrijp de inhoud van HSI.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
27. De inhoud van de HSI is duidelijk voor me.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
28. Ik vind dat de inhoud van de HSI overzichtelijk is weergegeven.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
Algemeen: het welkomstpakket<br />
29. Ik vind dat het welkomstpakket volledig is.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens
30. Het welkomstpakket mist informatie die er wel in had moeten zitten.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
31. Ik vind het relevant dat er een welkomstpakket wordt gegeven aan de<br />
nieuwe medewerk(st)er.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
32. Mijn algemene indruk van het welkomstpakket is goed.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
Verdere opmerkingen/aanvullingen m.b.t. het welkomstpakket
Bijlage 15: Evaluatie First Day Wizard<br />
De Thinking Aloud methode is een veel gebruikte onderzoeksmethode dat gebruikt<br />
kan worden bij het evalueren van producten, voor voornamelijk websites. Wij zullen<br />
de Thinking Aloud methode dan ook gebruiken bij het evalueren van ons prototype<br />
van de First Day Wizard. Tijdens de lunch (na afloop van de workshop) zullen telkens<br />
één nieuwe medewerker en één medewerker die al langer bij Tebodin Hengelo werkt<br />
apart worden genomen om de First Day Wizard te doorlopen. Tijdens het doorlopen<br />
van de First Day Wizard is het de bedoeling dat ze hardop praten, zodat we een<br />
goede indruk kunnen krijgen van de problemen waar de medewerker tegen aanloopt.<br />
We nemen telkens één medewerker apart in een kamer waar hij/zij de First Day<br />
Wizard gaat doorlopen en tegelijkertijd hardop praat. Hierdoor kunnen we een goede<br />
indruk krijgen van de mening die de medewerker heeft over de First Day Wizard.<br />
Om de kwaliteit van het prototype van de First Day Wizard te testen, is het<br />
belangrijk dat er met de volgende aspecten wordt rekening gehouden door de<br />
observanten:<br />
• Contact: hoe trekt de informatie op de First Day Wizard de lezers aandacht?<br />
• Begrip: Begrijpt de lezer de informatie op de First Day Wizard correct?<br />
• Acceptatie: wordt de presentatie van de informatie geaccepteerd door de lezers?<br />
• Waardering: wordt de style, de toon en het ontwerp gewaardeerd door de lezers?<br />
• Relevantie & Compleetheid: zijn de meest belangrijke onderwerpen in de First<br />
Day Wizard relevant voor de lezers.<br />
• Nauwkeurigheid: zijn de antwoorden correct en gedetailleerd genoeg?<br />
• Tijd: hoeveel tijd hadden de proefpersonen nodig om het juiste antwoord te<br />
zoeken?<br />
• Tegen welke problemen liep de nieuwe medewerker op?<br />
• Navigatie strategie: welke navigatiehulpmiddelen gebruikten de proefpersonen?<br />
• Navigatieproblemen: tegen welke navigatieproblemen liepen de proefpersonen<br />
aan?<br />
Deze bovenstaande aspecten worden tevens gemeten door na het doorlopen van het<br />
prototype van de First Day Wizard de medewerker ook een vragenlijst in te laten<br />
vullen.<br />
Het is belangrijk te noemen dat de observant de medewerker niet helpt tijdens het<br />
doorlopen van de First Day Wizard. De observant moet verder zijn mening niet laten<br />
doorschemeren over het prototype, maar zij moet er wel voor zorgen dat de<br />
medewerker blijft vertellen over zijn ideeën/problemen etc. De observant moet de<br />
medewerker dus laten praten: stappen toelichten en blijven praten over wat hun<br />
opvalt en wat ze zien op de website.<br />
Bij de ervaren medewerkers heeft EEN Projects het doel om van deze groep te weten<br />
te komen of het prototype van de First Day Wizard inderdaad verbeterd is en wat<br />
eventueel nog verbeterpunten zijn. Bij de nieuwe medewerkers gaat het meer om of<br />
ze wegwijs kunnen worden in de First Day Wizard en of ze de navigatie en structuur<br />
begrijpen van de Shareportal doormiddel van de First Day Wizard. En tegen welke<br />
problemen ze aanlopen etc.
2.2. Observatieschema medewerkers die al langer werken binnen Tebodin<br />
Contact:<br />
Leest de lezer de<br />
informatie in de First<br />
Day Wizard?<br />
Begrip: Begrijpt de<br />
lezer de informatie op<br />
de First Day Wizard<br />
correct?<br />
Waardering:<br />
wordt de style, de<br />
toon en het ontwerp<br />
gewaardeerd door de<br />
lezers?<br />
Acceptatie:<br />
wordt de presentatie<br />
van de informatie<br />
geaccepteerd door de<br />
lezers?<br />
Meningen over:<br />
- navigatie<br />
- ontwerp<br />
- opbouw<br />
- etc.<br />
2.2. Observatieschema nieuwe medewerkers<br />
Uitvoeren taak vooraf<br />
Is de juiste informatie gevonden? 1:<br />
2:<br />
3:<br />
Hoeveel tijd had hij/zij nodig om de<br />
informatie te vinden?<br />
Tegen welke problemen liep de<br />
nieuwe medewerker aan?<br />
Welke navigatiehulpmiddelen<br />
gebruikte de nieuwe medewerker?<br />
Tegen welke navigatieproblemen liep<br />
de nieuwe medewerker aan?<br />
Uitgesproken meningen/ideeen door<br />
de nieuwe medewerker tijdens het<br />
uitvoeren van de taak.<br />
Doorlopen van de First Day Wizard<br />
Contact:<br />
Leest de lezer de informatie op de<br />
First Day Wizard de lezers?<br />
Begrip: Begrijpt de lezer de<br />
informatie op de First Day Wizard<br />
1:<br />
2:<br />
3:<br />
2
correct?<br />
Waardering:<br />
wordt de style, de toon en het<br />
ontwerp gewaardeerd door de<br />
lezers?<br />
Acceptatie:<br />
wordt de presentatie van de<br />
informatie geaccepteerd door de<br />
lezers?<br />
Meningen over:<br />
- navigatie<br />
- ontwerp<br />
- opbouw<br />
- etc.<br />
Uitvoeren taak achteraf<br />
Is de juiste informatie gevonden? 1:<br />
2:<br />
3:<br />
Hoeveel tijd had hij/zij nodig om de<br />
informatie te vinden?<br />
Tegen welke problemen liep de<br />
nieuwe medewerker aan?<br />
Welke navigatiehulpmiddelen<br />
gebruikte de nieuwe medewerker?<br />
Tegen welke navigatieproblemen liep<br />
de nieuwe medewerker aan?<br />
Uitgesproken meningen/ideeen door<br />
de nieuwe medewerker tijdens het<br />
uitvoeren van de taak.<br />
1:<br />
2:<br />
3:<br />
3
Evaluatievragen First Day Wizard<br />
Voor u ligt een vragenlijst om de First Day Wizard (First Day Wizard) te evalueren.<br />
Geef aan in hoeverre u het eens bent met de stellingen. Omcirkel het getal dat bij u<br />
van toepassing is. De schaal loopt van getal 1; geheel oneens, 2; oneens, 3;<br />
neutraal,<br />
4; eens tot het getal 5; geheel mee eens.<br />
Relevantie<br />
1. De informatie op de First Day Wizard helpt mij goed.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
2. De First Day Wizard biedt mij informatie die ik bruikbaar vind.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
Begrijpbaarheid<br />
3. De informatie in de First Day Wizard is duidelijk beschreven.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
4. De taal die gebruikt is in de First Day Wizard is gemakkelijk voor me.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
5. Ik vind de informatie in de First Day Wizard makkelijk te begrijpen.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
6. Ik vind veel woorden in de First Day Wizard moeilijk te begrijpen.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
Volledigheid<br />
7. De First Day Wizard verschaft me voldoende informatie.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
8. Ik mis bepaalde informatie in de First Day Wizard.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
Aandacht<br />
9. Het was moeilijk om mijn aandacht bij de First Day Wizard te houden.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
10. Ik vind de First Day Wizard motiverend.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
11. De duur van de First Day is te lang.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
Gebruiksvriendelijk<br />
12. Ik vond de First Day Wizard gemakkelijk om te gebruiken.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
13. Ik had problemen met het gebruiken van de First Day Wizard.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
4
14. Ik beschouw de First Day Wizard als gebruiksvriendelijk.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
Structuur<br />
15. Ik vind de structuur van de First Day Wizard is duidelijk.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
16. Ik vind de navigatie van de First Day Wizard duidelijk.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
17. Ik weet altijd waar ik ben in de First Day Wizard.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
18. De First Day Wizard helpt mij de navigatie van Shareportal te begrijpen .<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
19. Na het doorlopen van de gehele First Day Wizard weet ik de informatie<br />
op de<br />
Shareportal te vinden.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
Lay out<br />
20. Ik vind dat de First Day Wizard er onaantrekkelijk uit ziet.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
21. Ik vind de manier waarop de First Day Wizard eruit ziet mooi.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
22. Ik vind het ontwerp van de First Day Wizard aantrekkelijk.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
23. Mijn algemene indruk van de First Day Wizard is goed.<br />
Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />
Verdere opmerkingen/aanvullingen m.b.t. First Day Wizard<br />
5
Bijlage 16: Raamwerk introductieprogramma