02.11.2014 Views

Rapportage - Eefje Albers Portfolio

Rapportage - Eefje Albers Portfolio

Rapportage - Eefje Albers Portfolio

SHOW MORE
SHOW LESS

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.

Introductie nieuwe medewerkers:<br />

Eindrapportage<br />

In opdracht van:<br />

Tebodin Hengelo<br />

Ellen Nakken<br />

<strong>Eefje</strong> <strong>Albers</strong><br />

Esther Simmelink<br />

Nanette van Schooten<br />

Maart 2008


Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />

Maart 2008<br />

Samenvatting<br />

EEN Projects heeft een aanvullend introductieprogramma voor Tebodin Hengelo<br />

ontworpen. Het huidige introductieprogramma wordt namelijk als saai en statisch<br />

ervaren. In deze eindrapportage zullen de werkwijze en de belangrijkste conclusies<br />

uit de vier ontwerpfasen beschreven worden. Het ontwerpmodel dat gebruikt is<br />

gedurende dit hele proces is het OKT-model van Plomp (1992). Dit model bevat vijf<br />

ontwerpfasen, te weten: vooronderzoek, ontwerpfase, realisatie/constructiefase,<br />

evaluatie - en implementatiefase. Echter is de laatste fase uit dit model, de<br />

implementatiefase, tijdens dit project niet (volledig) uitgevoerd.<br />

Het project is begonnen met een vooronderzoek, waarin onder andere een<br />

literatuurstudie is uitgevoerd. Uit de literatuur blijkt dat een goed<br />

introductieprogramma zowel informatieve als sociale inhoudsdomeinen moet<br />

bevatten. Bovendien moet het introductieprogramma bestaan uit formele en<br />

informele activiteiten. De nieuwe medewerker moet aan het begin van de introductie<br />

op de hoogte gebracht worden van de te ondernemen introductieactiviteiten, door<br />

middel van een oriëntatieplan. Daarnaast is een goede begeleiding van de nieuwe<br />

medewerker noodzakelijk. De rol van de supervisor en de buddy is hierin zeer<br />

belangrijk. Daarnaast is er in het vooronderzoek literatuur gelezen over motivatie en<br />

online helpsystemen. Deze informatie is meegenomen naar de ontwerpfase om het<br />

introductieprogramma aan deze richtlijnen uit de literatuur te laten voldoen.<br />

Naast de literatuurstudie is er een context- en behoefteanalyse gehouden<br />

binnen Tebodin. Hieruit bleek dat in het huidige introductieprogramma niet<br />

voldoende aandacht wordt besteed aan praktische zaken. Bovendien zijn er punten<br />

voor verbetering zoals de First Day Wizard, het invoeren van een introductiesessie,<br />

het toevoegen van bepaalde onderwerpen, het smoelenboek op Shareportal, het<br />

iedereen op de hoogte brengen van de komst van de nieuwe medewerker en het<br />

onderscheid maken tussen schoolverlaters en ervaren nieuwe medewerkers.<br />

De conclusies uit het vooronderzoek zijn meegenomen naar de ontwerpfasen. In<br />

deze ontwerpfasen is een raamwerk ontwikkeld met eisen waaraan het<br />

introductieprogramma van Tebodin Hengelo aan moet voldoen op basis van de<br />

literatuur en de behoefte- en contextanalyse. Het doel van het introductieprogramma<br />

is als basis genomen voor het raamwerk. Daarnaast wordt er in het raamwerk<br />

onderscheid gemaakt tussen informatief en sociaal gedreven inhoudsdomeinen.<br />

Door middel van een brainstormsessie (aan de hand van het raamwerk en de<br />

conclusies uit het vooronderzoek) zijn de mogelijke maatregelen geformuleerd. Al<br />

deze maatregelen kunnen geplaatst worden in het raamwerk en zijn gebaseerd op de<br />

conclusies uit het vooronderzoek.<br />

Deze mogelijke maatregelen zijn voorgelegd aan de interne begeleider, de<br />

opdrachtgever en drie medewerkers en vier afdelingshoofden van Tebodin Hengelo.<br />

Aan de hand van deze formatieve evaluatie zijn de mogelijke maatregelen aangepast<br />

en aangevuld.<br />

Op basis van de conclusies uit de ontwerpfase is er in de realisatiefase gestart met<br />

het realiseren van het nieuwe introductieprogramma. De producten die door EEN<br />

Projects in deze fase ontwikkeld zijn, zullen aanvullingen zijn op het huidige<br />

introductieprogramma. Door EEN Projects zijn de volgende producten ontworpen en<br />

ontwikkeld:<br />

• Een checklist met alle (aanvullende) activiteiten voor HR, de supervisor, de<br />

buddy en de vestigingssecretaresse. Hierdoor zal de medewerker zich meer<br />

welkom voelen in de organisatie doordat de organisatorische zaken beter<br />

geregeld zullen worden. Bovendien is goede begeleiding van de nieuwe<br />

medewerker noodzakelijk in een introductieprogramma.<br />

2


Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />

Maart 2008<br />

• Het aanvullen van het huidige welkomstpakket: een organogram met foto's (met<br />

op de achterkant een beschrijving van de verschillende afdelingen), Human<br />

Resource Initiatives, een lijst met afkortingen en een kubus met het<br />

bedrijfsnoodplan. Het is belangrijk dat de nieuwe medewerker (tijdens de<br />

introductie) kennis maakt met de politiek, taal en regels & procedures in de<br />

organisatie.<br />

• Een rapportage met suggesties van verbetering voor de First Day Wizard aan de<br />

hand van de eisen die gesteld worden in de literatuur. De First Day Wizard is een<br />

programma dat op de eerste dag doorlopen wordt met als doel Shareportal, het<br />

intranet van Tebodin, beter te leren kennen.<br />

• Een prototype van de verbeterde versie van de First Day Wizard. Dit prototype is<br />

gemaakt op basis van de eisen die gesteld worden in de literatuur. Dit prototype<br />

is verbeterend ten opzichte van de huidige First Day Wizard omdat het een<br />

duidelijke uitleg van de structuur van de Shareportal geeft. Bovendien is de<br />

hoeveelheid informatie op deze First Day Wizard gereduceerd in vergelijking met<br />

de huidige versie van de First Day Wizard.<br />

• Een workshop. Hiervoor is een filmpje, een opzet voor het theorieblok en een<br />

quiz gemaakt. In deze workshop maakt de nieuwe medewerker kennis met de<br />

mensen, de politiek, de doelen & waarden, de geschiedenis en de gezondheid &<br />

veiligheid in de organisatie.<br />

• Een rapportage met aanbevelingen voor het invoeren van een case. Voor de drie<br />

clusters ‘Industrial Projects, Consultancy en Buildings, Pipelines & Infrastructure’<br />

kan een deel van oud project gebruikt worden waarmee de nieuwe medewerker<br />

aan de slag gaat. Op deze manier maakt de nieuwe medewerker (zelfstandig)<br />

kennis met de regels & procedures van de afdeling op een praktijkgerichte<br />

manier.<br />

Op dinsdag 11 maart 2008 is er bij Tebodin Hengelo een pilot uitgevoerd om de<br />

workshop, het welkomstpakket en de verbeterde versie van de First Day Wizard te<br />

testen. Op basis van observaties, vragenlijsten en de Thinking Aloud Method zijn de<br />

workshop, het welkomstpakket en de First Day Wizard door verschillende nieuwe<br />

medewerkers van Tebodin Hengelo geëvalueerd. Uit deze evaluatie kwamen veel<br />

positieve resultaten. Echter waren er ook een paar punten voor verbetering. In de<br />

workshop zijn verschillende punten aangepast. Daarnaast is de kubus in het<br />

welkomstpakket aangepast qua lay-out en is er een inhoudsopgave gemaakt van het<br />

welkomstpakket. Tot slot zijn er enkele punten in de First Day Wizard veranderd<br />

naar aanleiding van de evaluatie.<br />

Uiteindelijk zullen alle producten die gemaakt zijn zowel in hardcopy als in<br />

elektronische versie overhandigd worden aan Tebodin Hengelo. De producten die zijn<br />

ontwikkeld voor het introductieprogramma van Tebodin zullen verzameld worden op<br />

cd-rom, waardoor Tebodin de producten gemakkelijk bij elkaar kan bewaren en ze<br />

gemakkelijk opvraagbaar zijn en up-to-date gehouden kunnen worden. Tot slot zal er<br />

op 14 april 2008 een presentatie worden gegeven bij Tebodin Hengelo. Beide zaken<br />

zullen de implementatie van het ontwikkelde introductieprogramma bevorderen<br />

3


Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />

Maart 2008<br />

Inhoud<br />

1. INLEIDING ............................................................................................................................................ 7<br />

2. VOORONDERZOEK ............................................................................................................................... 8<br />

2.1. GEVOLGDE WERKWIJZE VOORONDERZOEK ..................................................................................................... 8<br />

2.1.1. Werkwijze literatuurstudie .......................................................................................................... 8<br />

2.2.2. Werkwijze behoefteanalyse ........................................................................................................ 8<br />

2.2.3. Werkwijze contextanalyse .......................................................................................................... 8<br />

2.2. BELANGRIJKSTE CONCLUSIES VOORONDERZOEK: LITERATUURSTUDIE ................................................................... 8<br />

2.2.1. Literatuur introductieprogramma’s ............................................................................................ 8<br />

2.2.2. Literatuur motivatie .................................................................................................................... 9<br />

2.2.3. Literatuur webdesign ................................................................................................................ 10<br />

2.2.4. Literatuur online helpsystemen ................................................................................................. 10<br />

2.3. BELANGRIJKSTE CONCLUSIES VOORONDERZOEK: BEHOEFTE‐ EN CONTEXTANALYSE .............................................. 11<br />

2.3.1. Context Tebodin ........................................................................................................................ 11<br />

2.3.2. Huidig introductieprogramma Tebodin Hengelo ...................................................................... 11<br />

2.3.3. Ervaringen huidig introductieprogramma Tebodin Hengelo .................................................... 11<br />

2.3.4. Behoeften introductieprogramma Tebodin Hengelo ................................................................ 12<br />

2.3.5. Ervaringen en behoeften Tebodin Werkgroep West ................................................................. 12<br />

3. ONTWERP .......................................................................................................................................... 13<br />

3.1. RAAMWERK .......................................................................................................................................... 13<br />

3.2. GEVOLGDE WERKWIJZE ONTWERPFASE ....................................................................................................... 14<br />

3.3. MAATREGELEN EN VERANTWOORDING ....................................................................................................... 14<br />

3.3.1. Vooraf aan de eerste werkdag .................................................................................................. 14<br />

3.3.2. Tijdens de eerste werkdag ........................................................................................................ 17<br />

3.3.3. Na de eerste dag ....................................................................................................................... 20<br />

3.4. OVERZICHT ACTIVITEITEN NIEUW INTRODUCTIEPROGRAMMA GEKOPPELD AAN HET RAAMWERK ............................. 22<br />

3.5. OVERZICHT HUIDIGE INTRODUCTIEPROGRAMMA EN NIEUW INTRODUCTIEPROGRAMMA ....................................... 29<br />

4. REALISATIE ......................................................................................................................................... 33<br />

4.1. GEVOLGDE WERKWIJZE REALISATIEFASE ...................................................................................................... 33<br />

4.2. EINDPRODUCTEN ................................................................................................................................... 33<br />

4.2.1. Een overzicht van het introductieprogramma .......................................................................... 33<br />

4.2.2. Checklisten ................................................................................................................................ 33<br />

4.2.3. Het aanvullen van het huidige welkomstpakket ....................................................................... 33<br />

4.2.4. Een rapportage met suggesties van verbetering voor de First Day Wizard .............................. 34<br />

4.2.5. Een prototype van de verbeterde versie van de First Day Wizard ............................................. 34<br />

4.2.6. Een workshop ............................................................................................................................ 35<br />

4.2.7. Een rapportage met aanbevelingen voor het invoeren van een case ....................................... 35<br />

5. EVALUATIE ......................................................................................................................................... 36<br />

5.1. VOORONDERZOEK .................................................................................................................................. 36<br />

5.1.1. Werkwijze .................................................................................................................................. 36<br />

5.1.2. Resultaten ................................................................................................................................. 36<br />

5.1.3. Aanpassingen ............................................................................................................................ 36<br />

5.1.4. Kwaliteit .................................................................................................................................... 36<br />

5.2. ONTWERPFASE: MOGELIJKE MAATREGELEN ................................................................................................ 36<br />

5.2.1. Werkwijze .................................................................................................................................. 37<br />

5.2.2. Resultaten ................................................................................................................................. 37<br />

5.2.3. Aanpassingen ............................................................................................................................ 37<br />

5.2.4. Kwaliteit .................................................................................................................................... 38<br />

5.3. WORKSHOP .......................................................................................................................................... 38<br />

4


Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />

Maart 2008<br />

5.3.1. Werkwijze .................................................................................................................................. 38<br />

5.3.2. Resultaten ................................................................................................................................. 39<br />

5.3.3. Aanpassingen ............................................................................................................................ 39<br />

5.3.4. Kwaliteit .................................................................................................................................... 40<br />

5.4. WELKOMSTPAKKET ................................................................................................................................. 40<br />

5.4.1. Werkwijze .................................................................................................................................. 40<br />

5.4.2. Resultaten ................................................................................................................................. 41<br />

5.4.3. Aanpassingen ............................................................................................................................ 41<br />

5.4.4. Kwaliteit .................................................................................................................................... 41<br />

5.5. FIRST DAY WIZARD ................................................................................................................................ 41<br />

5.5.1. Werkwijze .................................................................................................................................. 41<br />

5.5.2. Resultaten ................................................................................................................................. 42<br />

5.5.3. Aanpassingen ............................................................................................................................ 42<br />

5.5.4. Kwaliteit .................................................................................................................................... 43<br />

6. DISCUSSIE ........................................................................................................................................... 44<br />

7. CONCLUSIE ......................................................................................................................................... 46<br />

7.1. WORKSHOP .......................................................................................................................................... 46<br />

7.2. AFKORTINGENLIJST PER AFDELING .............................................................................................................. 46<br />

7.3. TOELICHTING VERANDERINGEN INTRODUCTIEPROGRAMMA ............................................................................ 46<br />

8. REFLECTIE ........................................................................................................................................... 48<br />

8.1. REFLECTIE OP HET GEHELE PROCES (REFLECTION‐ON‐ACTION) ......................................................................... 48<br />

8.1.1. Visie op ontwerpproces ............................................................................................................. 48<br />

8.1.2. Ontwerpmodel .......................................................................................................................... 48<br />

8.1.3. Efficiëntie en effectiviteit van de werkwijze .............................................................................. 49<br />

8.1.4. Projectmanagement ................................................................................................................. 49<br />

8.1.5. Interne samenwerking .............................................................................................................. 49<br />

8.1.6. Externe samenwerking .............................................................................................................. 49<br />

8.1.7. Communicatie ........................................................................................................................... 50<br />

8.1.8. Eigen inbreng ............................................................................................................................ 50<br />

8.1.9. Omgang met problemen ........................................................................................................... 50<br />

8.1.10. Leerpunten gehele proces ....................................................................................................... 51<br />

8.2. REFLECTIE PER FASE (REFLECTION‐IN‐ACTION) .............................................................................................. 51<br />

8.2.1. Eerste fase: Vooronderzoek ...................................................................................................... 51<br />

8.2.2. Tweede fase: Ontwerpfase........................................................................................................ 53<br />

8.2.3. Derde fase: Realisatie/constructiefase...................................................................................... 53<br />

8.2.4. Vierde fase: Evaluatiefase ......................................................................................................... 54<br />

8.2.5. Vijfde fase: Implementatiefase ................................................................................................. 54<br />

REFERENTIES<br />

BIJLAGEN<br />

BIJLAGE 1: FORMAT LITERATUURZOEKPROCES<br />

BIJLAGE 2: OVERZICHT INTRODUCTIEPROGRAMMA<br />

BIJLAGE 3: CHECKLIST HR<br />

BIJLAGE 4: CHECKLIST SUPERVISOR<br />

BIJLAGE 5: CHECKLIST BUDDY<br />

BIJLAGE 6: CHECKLIST VESTIGINGSSECRETARESSE<br />

BIJLAGE 7: WORKSHOP TEBODIN HENGELO<br />

BIJLAGE 8: ORGANOGRAM<br />

BIJLAGE 9: AFKORTINGENLIJST<br />

BIJLAGE 10: KUBUS BEDRIJFSNOODPLAN<br />

BIJLAGE 11: AANBEVELINGEN FIRST DAY WIZARD<br />

5


Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />

Maart 2008<br />

BIJLAGE 12: ADVIESPUNTEN CASE<br />

BIJLAGE 13: EVALUATIE WORKSHOP<br />

BIJLAGE 14: EVALUATIE WELKOMSTPAKKET<br />

BIJLAGE 15: EVALUATIE FIRST DAY WIZARD<br />

6


Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />

Maart 2008<br />

1. Inleiding<br />

Tebodin is een international opererend ingenieurs- en consultancybureau. Het streeft<br />

naar het verbeteren van de competitieve positie van hun klantenorganisaties, het<br />

realiseren van winstgevende groei (voor deze klantenorganisaties) en het zijn van<br />

een aantrekkelijke werkgever voor enthousiaste werknemers die open staan voor<br />

veranderingen. In Nederland telt Tebodin negen vestigingen. Tebodin Hengelo is er<br />

daar één van. De vestiging in Hengelo is opgericht in 1959 en telt 155 medewerkers.<br />

Eind volgend jaar verwacht Tebodin tussen de 30 en 40 nieuwe medewerkers te<br />

hebben geïntroduceerd in het bedrijf, waardoor het aantal medewerkers eind 2008<br />

rond 200 zal liggen.<br />

Doordat er veel nieuwe medewerkers komen werken bij Tebodin Hengelo is<br />

het van belang dat er een goed introductieprogramma is. Het huidige<br />

introductieprogramma van Tebodin Hengelo wordt echter als statisch en saai<br />

ervaren. Vandaar dat er door EEN Projects een aanvullend programma is ontworpen.<br />

De kernvraag voor deze ontwerpopdracht is:<br />

Hoe kan de introductie van nieuwe medewerkers van Tebodin op een motiverende en<br />

uitdagende manier vorm gegeven worden, zodat nieuwe medewerkers informatie op<br />

het intranet weten te vinden, ze kennis hebben over relevante bedrijfsinformatie en<br />

ze zich snel thuis voelen binnen het bedrijf en hierdoor snel aan de slag kunnen?<br />

In dit eindverslag zal er worden beschreven welke werkwijze is gevolgd en welke<br />

besluiten hierin zijn genomen om tot het uiteindelijke product te komen dat voldoet<br />

aan de eisen. Omdat de gevolgde werkwijze als basis is genomen, bestaat het<br />

verslag achtereenvolgens uit de volgende hoofdstukken: vooronderzoek, ontwerp,<br />

realisatie, evaluatie. Per fase is de gevolgde werkwijze beschreven en daarnaast<br />

wordt er ook in elk hoofdstuk in gegaan op de belangrijkste resultaten uit die fase.<br />

Vervolgens worden er in het hoofdstuk ‘discussie’ enkele beperkingen van het<br />

uiteindelijke product besproken. Daarna volgt het hoofdstuk conclusie waarin een<br />

aantal adviespunten worden behandeld die door EEN Projects aan Tebodin Hengelo<br />

worden geadviseerd. Het eindverslag wordt afgesloten met een uitgebreide reflectie<br />

op het gehele proces en het eindproduct.<br />

7


Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />

Maart 2008<br />

2. Vooronderzoek<br />

Het project is gestart met een gedegen vooronderzoek. In deze paragraaf zullen de<br />

werkwijze en de belangrijkste conclusies van het vooronderzoek gegeven worden. Er<br />

wordt gestart met de werkwijze, waarna de belangrijkste conclusies uit de literatuur<br />

en vervolgens uit de context- en behoefteanalyse worden beschreven.<br />

2.1. Gevolgde werkwijze vooronderzoek<br />

Om een goed introductieprogramma te realiseren is er een literatuurstudie en een<br />

behoefte- en contextanalyse uitgevoerd. Aan het einde van het vooronderzoek zijn<br />

de belangrijkste bevindingen samengevat in één verslag: tussenrapportage<br />

Vooronderzoek. Er waren twee verschillende versies van deze tussenrapportage: één<br />

versie voor de opdrachtgever en een uitgebreidere versie voor de interne begeleider.<br />

In deze paragraaf zal de werkwijze binnen de literatuurstudie, behoefteanalyse en<br />

contextanalyse afzonderlijk van elkaar besproken worden.<br />

2.1.1. Werkwijze literatuurstudie<br />

Om een wetenschappelijk verantwoord product op te leveren aan Tebodin, is er<br />

gestart met een grondig literatuuronderzoek. Dit literatuuronderzoek was er op<br />

gericht te achterhalen wat er in de literatuur wordt beschreven over<br />

introductieprogramma’s, motivatie, webdesign en online helpsystemen. Er is voor<br />

deze literatuur gekozen, aangezien het te ontwerpen introductieprogramma voor alle<br />

Tebodin medewerkers motiverend moet zijn. Bovendien zal de nieuwe medewerker<br />

tijdens de introductie kennis maken met het intranet van Tebodin via een<br />

zogenoemde First Day Wizard. Dit online helpsysteem moet echter verbeterd worden<br />

wil het daadwerkelijk de wegwijs door het intranet van Tebodin vergemakkelijken.<br />

Zie bijlage 1 voor een verantwoording van het literatuurzoekproces.<br />

2.2.2. Werkwijze behoefteanalyse<br />

Er is een behoefteanalyse uitgevoerd om vast te stellen aan wat voor soort<br />

introductieprogramma er behoefte is binnen Tebodin Hengelo. In de behoefteanalyse<br />

is er achterhaald wat de ervaringen met het huidige programma zijn en wat de<br />

gewenste situatie is. Dit is achterhaald door middel van het houden van interviews<br />

met elf medewerkers van Tebodin Hengelo, met twee afdelingshoofden, met Ellen<br />

Nakken (HR) en met een lid van een werkgroep West die zich in Tebodin Regio West<br />

bezig houdt met het introductieprogramma. Zie paragraaf “8.2.1. Eerste fase:<br />

Vooronderzoek” voor een korte verantwoording van deze interviews.<br />

2.2.3. Werkwijze contextanalyse<br />

De context is in kaart gebracht door middel van het eerste kennismakingsgesprek<br />

met Tebodin Hengelo waarin een kort introducerend praatje werd gehouden door de<br />

opdrachtgever over Tebodin. Tevens is er door EEN Projects informatie gelezen over<br />

Tebodin als organisatie. Daarnaast is door middel van de hierboven beschreven<br />

interviews de huidige situatie van het introductieprogramma (context) beter in beeld<br />

gebracht.<br />

2.2. Belangrijkste conclusies vooronderzoek: Literatuurstudie<br />

Uit het literatuuronderzoek zijn veel nuttige resultaten gehaald. De belangrijkste<br />

conclusies uit deze literatuurstudie zullen hieronder samengevat worden.<br />

2.2.1. Literatuur introductieprogramma’s<br />

Het doel van een introductieprogramma is de nieuwe medeweker kennis te laten<br />

maken met de mensen uit de organisatie, zijn/haar rol in de organisatie en de<br />

organisatie zelf (Davis & Kleiner, 2001). Bij het ontwerpen van een<br />

8


Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />

Maart 2008<br />

introductieprogramma is het van belang rekening te houden met een aantal<br />

inhoudsdomeinen (Wanous & Reichers, 2000; Dowling & Eaker, 1996; Wesson &<br />

Gogus, 2005). Bij deze inhoudsdomeinen kan onderscheid gemaakt worden tussen<br />

informatieve en sociale inhoudsdomeinen.<br />

Informatief gedreven inhoudsdomeinen zijn: de geschiedenis, de taal, de<br />

regels en procedures en de gezondheid en veiligheid. Sociaal gedreven<br />

inhoudsdomeinen zijn: de kennismaking met de mensen waarmee een succesvolle<br />

en bevredigende relatie mee opgebouwd moet worden, het kennis maken met de<br />

politiek (machtstructuur en samenwerking in de organisatie), de waarden en de<br />

doelen en de voordelen van de organisatie. Deze sociaal gedreven inhoudsdomeinen<br />

worden over het algemeen door interactie met medewerkers en door aan de slag te<br />

gaan binnen de organisatie aangeleerd.<br />

Volgens Klein en Weaver (2000) is het van belang dat bij het opzetten van een<br />

effectief introductieprogramma zowel op een formele als informele manier geleerd<br />

wordt. Bovendien is het belangrijk dat er verschillende methoden worden ingezet en<br />

dat bepaalde onderdelen van de introductie plaatsvinden op een locatie buiten de<br />

daadwerkelijke werkplek.<br />

Tevens is het belangrijk dat de nieuwe medewerker aan het einde van de<br />

introductie weet bij wie hij/ zij moet wezen voor bepaalde vragen (Klein & Weaver,<br />

2000). Door gebruik te maken van foto’s van medewerkers kan de nieuwe<br />

medewerker hierin getraind worden.<br />

Een manier die de laatste tijd steeds meer wordt gebruikt, zijn<br />

webgebaseerde introductieprogramma’s. Voor de informatieve onderdelen zou dit<br />

best gebruikt kunnen worden. Voor de sociale onderdelen kan dit echter beter niet<br />

gedaan worden, omdat dit tot minder socialisatie leidt (Wesson & Gogus, 2005).<br />

Tevens is het goed om gebruik te maken van een oriëntatieplan, zodat de nieuwe<br />

medewerker weet wat hem/haar te wachten staat in de introductie (Hacker, 2003;<br />

Dowling & Eaker, 1996; Davis & Kleiner, 2001). Echter is het belangrijk dat de<br />

nieuwe medewerker snel aan de slag gaat met functiegerelateerde taken. Bij het<br />

opstellen van het introductieprogramma en het oriëntatieplan moet hiermee rekening<br />

gehouden worden.<br />

Tot slot is er bij de introductie van de nieuwe medewerker een belangrijke rol voor<br />

de supervisor weggelegd. De supervisor moet ervoor zorgen dat de medewerker<br />

goed ontvangen wordt. Daarnaast is het van belang dat de supervisor de nieuwe<br />

medewerker ondersteund door uitleg en antwoord te geven op de vragen van de<br />

nieuwe medewerker. Het koppelen van de nieuwe medewerker aan een buddy vanaf<br />

dag één kan hiervoor een goed alternatief zijn (Dowling & Eaker, 1996).<br />

2.2.2. Literatuur motivatie<br />

Motivatie heeft invloed op het leren van mensen en het bevordert de<br />

kennisoverdracht. Het is belangrijk dat aan het begin van de training of<br />

introductieprogramma de relevantie van de aangeboden informatie wordt gegeven.<br />

Bovendien is het belangrijk dat de medewerker met vertrouwen begint aan het<br />

introductieprogramma. Beide zaken zullen de motivatie van de lerende vergroten.<br />

Variërende activiteiten, het stellen van vragen, het geven van duidelijke uitleg<br />

met relevante voorbeelden, het geven van feedback en het gebruik van humor kan<br />

de motivatie van de lerende bevorderen. Tot slot blijkt uit de literatuur dat het geven<br />

van aandacht aan de nieuwe medewerker (door collega’s) de motivatie van de<br />

nieuwe medewerker kan verhogen (Keller, 1987; Pintrich & Schunk, 2002).<br />

9


Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />

Maart 2008<br />

2.2.3. Literatuur webdesign<br />

Bij het grafische ontwerp dient rekening te worden gehouden met de vier<br />

psychologische principes: gebruikers zien wat ze verwachten te zien, gebruikers<br />

hebben moeite met het focussen op meer dan één activiteit op één moment, het is<br />

gemakkelijker om een gestructureerde lay-out waar te nemen en het is<br />

gemakkelijker om iets te herkennen, dan het weer op te roepen uit het geheugen<br />

(Stone, Jarrett, Woodroffe, & Minocha, 2005).<br />

Bovendien is het van belang dat de vormgeving de navigatie en de inhoud<br />

ondersteunt. Voor de ondersteuning van de inhoud door middel van de vormgeving<br />

kan men de volgende aandachtspunten gebruiken: zorg voor een aangename leesen<br />

kijkervaring, houdt zoveel mogelijk ruimte voor de daadwerkelijke inhoud, cluster<br />

de inhoud naar gebruikersbehoefte, gebruik subsites voor verschillende doelgroepen<br />

en schrijf helder, beknopt en aantrekkelijk. Voor de ondersteuning van de navigatie<br />

zijn de volgende aandachtspunten van belang (informatie ontwerp): zorg voor een<br />

logische visuele structuur, vergemakkelijk de oriëntatie van de bezoeker op de<br />

website en help de bezoeker bij het leren hoe de website werkt.<br />

Het is tevens belangrijk dat de navigatie aansluit op het verwachtingspatroon<br />

van bezoekers. Navigatie wordt vergemakkelijkt wanneer de structuur van de<br />

informatie hiërarchisch en op een duidelijke en consistente manier wordt<br />

gepresenteerd. Bovendien kan de navigatie overzichtelijker worden gemaakt door<br />

zogenaamde breadcrumbs toe te passen. Breadcrumbs tonen in een enkelvoudige<br />

horizontale tekstlijn de locatie van de pagina waar de gebruiker zich op dat moment<br />

bevindt ten opzichte van de gehele hiërarchie van de webomgeving. Tot slot kunnen<br />

zogenoemde sitemaps een hulpmiddel zijn bij het navigeren in een webomgeving.<br />

Een site map is een visuele weergave van de informatiestructuur van de<br />

webomgeving (Punselie, 2001).<br />

2.2.4. Literatuur online helpsystemen<br />

Een online helpsysteem omringt alles dat gemaakt is om gebruikers te helpen bij het<br />

voltooien van hun taak terwijl ze gebruik maken van een applicatie (Corbin, 2004).<br />

Door gebruik te maken van een online helpsysteem kan de behoefte aan menselijke<br />

steun afnemen en wordt de autonomie van de gebruiker vergroot. Bovendien worden<br />

de functionele en relevante onderwerpen in een online helpsysteem bij elkaar<br />

gegroepeerd, waardoor de applicatie voor de gebruiker beter te begrijpen is. Tot slot<br />

zorgt het gebruik van een online helpsysteem ervoor dat de ‘overload’ aan informatie<br />

wordt aangepast.<br />

Bij het ontwerpen van een online helpsysteem moet rekening gehouden worden<br />

met de volgende zaken (Bian, 1999; Corbin, 2004; Roy, Rannou, & Rivard, 2007):<br />

• Een online helpsysteem moet gemakkelijk te gebruiken zijn (makkelijk te<br />

openen, sluiten, makkelijke navigatie) en voor iedereen te begrijpen.<br />

• Bij de vormgeving van een online helpsysteem moet rekening gehouden worden<br />

met de interactie- en visualisatiestijl. Deze moet overal gelijk zijn. Bovendien is<br />

het belangrijk dat de structuur van het helpsysteem en de webpagina gelijk zijn.<br />

• Het moet zoveel mogelijk in de werkomgeving geïntegreerd worden.<br />

• Een online helpsysteem kan zaken verduidelijken door het geven van een<br />

demonstratie. Wanneer er gebruik wordt gemaakt van video, is het belangrijk dat<br />

deze zo vaak als gewenst afgespeeld kan worden.<br />

• In een online helpsysteem moet alleen verwezen worden naar nuttige hyperlinks<br />

en niet meer dan 5 hyperlinks per onderwerp.<br />

10


Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />

Maart 2008<br />

2.3. Belangrijkste conclusies vooronderzoek: Behoefte- en contextanalyse<br />

Hieronder worden de belangrijkste conclusies uit de behoefte- en contextanalyse<br />

behandeld.<br />

2.3.1. Context Tebodin<br />

Tebodin is een internationaal opererend ingenieurs- en consultancybureau. De visie<br />

van Tebodin is “to serve our clients as a business partner through a global network”.<br />

Tebodin streeft naar het verbeteren van de competitieve positie van hun<br />

klantenorganisaties, het realiseren van winstgevende groei en het zijn van een<br />

aantrekkelijke werkgever voor enthousiaste werknemers die open staan voor<br />

veranderingen. In Nederland telt Tebodin negen vestigingen. Tebodin Hengelo is er<br />

daar één van. De vestiging in Hengelo is opgericht in 1959 en kent drie<br />

marktclusters waar ze zich op richten namelijk consultancy, industriële projecten en<br />

pijpleidingen & gebouwen. Tebodin Hengelo telt 155 medewerkers. Eind volgend jaar<br />

verwacht Tebodin tussen de 30 en 40 nieuwe medewerkers te hebben<br />

geïntroduceerd in het bedrijf, waardoor het aantal medewerkers eind 2008 rond de<br />

200 zal liggen.<br />

2.3.2. Huidig introductieprogramma Tebodin Hengelo<br />

Het huidige introductieprogramma van Tebodin Hengelo ziet er als volgt uit:<br />

Eerste dag:<br />

• Koffie en uitleg met de supervisor.<br />

• Kennismaken met andere collega’s en een rondleiding over de afdeling.<br />

• Welkomstpakket met de volgende inhoud: code of conduct, veiligheidsbrevet,<br />

lijst met order nummers en activiteiten codes (afkortingslijst waar de getallen<br />

voor staan), secrecy declaration, en papier waar nieuwe medewerker moet<br />

ondertekenen dat hij/ zij tijdens de introductie de vestigingshandleiding,<br />

bedrijfsnoodplan en rondgang door het gebouw heeft gedaan, een papier met<br />

de uitleg over het intranet en het vestigingsblad en het Tebodinkrantje.<br />

• Kennismaking met de buddy.<br />

• Aanbieden van de First Day Wizard.<br />

• ’s Middags komt (meestal) de supervisor nog even langs om te vragen hoe<br />

het gaat en of er nog problemen of vragen zijn.<br />

Andere activiteiten (na de eerste dag):<br />

• Introductielunch<br />

• Introductiekamp<br />

• Tebodin krantje<br />

2.3.3. Ervaringen huidig introductieprogramma Tebodin Hengelo<br />

De ervaringen van de verschillende medewerkers met het introductieprogramma zijn<br />

over het algemeen genomen gelijk.<br />

• Negatieve punten van het introductieprogramma zijn: te algemeen, te<br />

theoretisch, te veel informatie, te weinig praktische informatie, geen rekening<br />

gehouden met nieuwe medewerkers die geen ervaring hebben en niet motiverend<br />

(voornamelijk de First Day Wizard).<br />

• Positieve punten van het introductieprogramma zijn: de goede ontvangst de<br />

eerste dagen, leren in de praktijk (snel aan de slag), eigen tempo kunnen<br />

doorlopen van de First Day Wizard, het buddysysteem, de lunch en het<br />

introductieweekend. Al deze positieve punten zorgen er voor dat de medewerkers<br />

zich snel thuis voelen in de organisatie.<br />

11


Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />

Maart 2008<br />

2.3.4. Behoeften introductieprogramma Tebodin Hengelo<br />

Uit de behoefteanalyse komt naar voren dat er behoefte is aan meer praktische<br />

informatie tijdens de introductie. Een voorbeeld hiervan is het invullen van<br />

urenbriefjes. Dit kan bijvoorbeeld gedaan worden door het geven van een<br />

handleiding. Uit de behoefteanalyse blijkt bovendien dat men positief denkt over het<br />

uitdelen van een tastbaar document.<br />

Zaken die daarnaast verbeterd kunnen worden zijn: de First Day Wizard, het<br />

organiseren van een introductiesessie, het behandelen van meerdere onderwerpen<br />

tijdens de introductie, het smoelenboek op de Shareportal, iedereen moet op de<br />

hoogte zijn van de nieuwe medewerkers en het onderscheid maken tussen<br />

schoolverlaters en ervaren nieuwe medewerkers.<br />

2.3.5. Ervaringen en behoeften Tebodin Werkgroep West<br />

Daarnaast is er gesproken met iemand van de Werkgroep West van Tebodin. Deze<br />

persoon was in de regio West van Tebodin (Velsen, Den Haag en Rotterdam) bezig<br />

met het opzetten van een introductieprogramma voor deze regio. Met deze persoon<br />

is gesproken over de ervaringen met het huidige introductieprogramma, de<br />

verschillen met het introductieprogramma van Hengelo en de toekomstplannen. Veel<br />

activiteiten in het introductieprogramma van Tebodin Werkgroep West zijn gelijk aan<br />

de introductieactiviteiten bij Tebodin Hengelo. De belangrijkste verschillen tussen<br />

beide vestigingen zijn:<br />

- Bij de werkgroep West krijgt de nieuwe medewerker een tastbaar overzicht van<br />

de activiteiten die ondernomen worden gedurende de introductie.<br />

- Bij de werkgroep West vindt er een vestigingsmiddag plaats waar een presentatie<br />

wordt gegeven over belangrijke bedrijfsinformatie (afdelingen,<br />

carrièremogelijkheden, TQS, KVGM). Bovendien vindt er een interactief rollenspel<br />

plaats.<br />

- Er vindt geen lunch plaats bij de werkgroep West in tegenstelling tot Tebodin<br />

Hengelo.<br />

De resultaten uit dit vooronderzoek zullen meegenomen worden naar de<br />

ontwerpfase, waar een opzet gemaakt zal worden voor het aanvullende<br />

introductieprogramma voor Tebodin Hengelo.<br />

12


Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />

Maart 2008<br />

3. Ontwerp<br />

In dit hoofdstuk zullen de belangrijkste conclusies uit de ontwerpfase besproken<br />

worden. Hierin wordt eerst het raamwerk beschreven die EEN Projects heeft<br />

ontworpen, om zo de bevindingen uit het vooronderzoek om te zetten in concrete<br />

maatregelen voor het introductieprogramma van Tebodin. Vervolgens wordt er<br />

ingegaan op de gevolgde werkwijze in de ontwerpfase. Daarna wordt er behandeld<br />

wat de uiteindelijke maatregelen zijn en de hierbij horende argumentatie.<br />

Bovendien zal aan het eind van het hoofdstuk een overzicht gegeven worden<br />

van elke introductieactiviteit die de nieuwe medewerker onderneemt en hoe deze<br />

activiteit te plaatsen is in het raamwerk (zie 3.1.). Het hoofdstuk zal afgesloten<br />

worden met een overzicht van het huidige introductieprogramma van Tebodin en het<br />

door EEN Projects ontworpen introductieprogramma van Tebodin.<br />

3.1. Raamwerk<br />

Uit het vooronderzoek is gebleken dat de inhoud van een introductieprogramma<br />

opgedeeld kan worden in informatief gedreven inhoud en sociaal gedreven inhoud<br />

(zie paragraaf 2.2.1.). Dit wil zeggen dat sommige inhouden bedoeld zijn om<br />

informatie te vergaren, terwijl andere inhouden bedoeld zijn om het<br />

socialisatieproces te bevorderen. Het is hierbij wel noodzakelijk te noemen dat het<br />

niet voldoende is om aan één van beide aspecten aandacht te besteden in een<br />

introductieprogramma. Het introductieprogramma moet zowel formele als informele<br />

leervormen bevatten. Ook qua methoden kan er een onderscheid gemaakt worden in<br />

twee verschillende vormen, namelijk formeel en informeel, die bij beide inhouden<br />

terug moeten komen. Voorbeelden van methoden voor het overbrengen van sociaal<br />

gedreven inhoud zijn: het aanstellen van een buddy, goed voorbereiden op komst<br />

nieuwe medewerker, foto’s en beschrijving aanbieden van alle medewerkers, etc.<br />

Om de conclusies van het vooronderzoek goed aan te laten sluiten op de verdere<br />

ontwerpstappen van de ontwerpfase, is er door EEN Projects een raamwerk<br />

ontworpen (zie figuur 1). Het raamwerk omvat zaken waar het<br />

introductieprogramma van Tebodin in ieder geval aan moet voldoen, gezien de<br />

conclusies uit de behoefteanalyse en de literatuurstudie die uit het vooronderzoek<br />

naar voren kwamen. Het doel van het introductieprogramma is als basis gebruikt<br />

voor dit raamwerk. Daarnaast is de<br />

conclusie uit het vooronderzoek dat het<br />

introductieprogramma zowel informatief<br />

als sociaal gedreven inhoud moet<br />

bevatten, ook meegenomen bij het<br />

ontwerp van het raamwerk. Tot slot<br />

omvat het raamwerk nog een<br />

overkoepelend gedeelte, waarin de<br />

algemene eisen staan beschreven<br />

waaraan het introductieprogramma van<br />

Tebodin moet voldoen. Voor een grote<br />

weergave van het raamwerk zie bijlage<br />

16.<br />

Figuur 1: Grafische weergave raamwerk<br />

introductieprogramma<br />

13


Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />

Maart 2008<br />

3.2. Gevolgde werkwijze ontwerpfase<br />

Nadat op basis van de conclusies uit het vooronderzoek een raamwerk is ontwikkeld,<br />

is EEN Projects een ochtend bij elkaar gaan zitten om aan de hand hiervan te<br />

brainstormen. Deze brainstormsessie ging over welke aanvullingen op het<br />

introductieprogramma van Tebodin ontworpen gaan worden en hoe deze producten<br />

eruit moeten gaan zien. De belangrijkste conclusies uit de behoefteanalyse en de<br />

literatuurstudie zijn goed bekeken en besproken met elkaar. Daarbij is telkens<br />

gekeken hoe deze conclusies toegepast kunnen worden in het te ontwerpen<br />

introductieprogramma. Dit heeft uiteindelijk geleid tot een tal van mogelijke<br />

maatregelen, onderverdeeld in maatregelen die uitgevoerd moeten worden vooraf,<br />

tijdens en na de eerste dag van de nieuwe medewerker.<br />

Deze mogelijke maatregelen zijn beschreven in een tussenrapportage en zijn<br />

vervolgens besproken met zowel de interne begeleider als de opdrachtgever. Na de<br />

gesprekken is er een verkorte versie gemaakt van de mogelijke maatregelen en<br />

uiteindelijk aan drie medewerkers en vier afdelingshoofden van Tebodin Hengelo via<br />

een e-mail met bijlage voorgelegd. Aan de hand van de reacties is er besloten en ook<br />

beargumenteerd of het wel of niet worden meegenomen bij het ontwerpen van de<br />

producten. Zo zijn er uiteindelijk uit het vooronderzoek en de formatieve evaluatie<br />

van de mogelijke maatregelen een aantal aanvullingen op het introductieprogramma<br />

van Tebodin tot stand gekomen. Voor een uitgebreidere beschrijving van deze<br />

formatieve evaluatie, zie paragraaf “5.2 Ontwerpfase: Mogelijke maatregelen” uit het<br />

evaluatie hoofdstuk.<br />

Het resultaat van deze ontwerpfase zijn de uiteindelijke maatregelen en<br />

producten die EEN Projects gaat ontwikkelen. Dit resultaat is gerapporteerd in een<br />

verslag met daarbij een beargumentatie vanuit de behoefteanalyse (uitgevoerd in<br />

het vooronderzoek) en relevante literatuur. Vervolgens is ook deze tussenrapportage<br />

besproken met de interne begeleider.<br />

3.3. Maatregelen en verantwoording<br />

Op basis van de resultaten uit het vooronderzoek en de formatieve evaluatie van de<br />

mogelijke maatregelen, zijn er dus uiteindelijk een aantal maatregelen naar voren<br />

gekomen. Bij de maatregelen die hieronder besproken zullen worden, wordt<br />

onderscheidt gemaakt tussen maatregelen vooraf, tijdens en na de eerste dag. Een<br />

tijdskader biedt namelijk overzicht en is een veel gebruikte weergave voor een<br />

introductieprogramma (Davis & Kleiner, 2001). Per maatregel zal bovendien kort<br />

worden toegelicht waarom voor de maatregel gekozen is. Tot slot zal er per<br />

tijdskader toegelicht worden hoe de maatregelen bijdragen aan het motiveren van de<br />

nieuwe medewerkers.<br />

3.3.1. Vooraf aan de eerste werkdag<br />

Activiteiten per verantwoordelijke<br />

Om de organisatorische aspecten goed te laten verlopen, zullen er voorafgaand aan<br />

de eerste dag ook een aantal activiteiten uitgevoerd moeten worden door<br />

verschillende verantwoordelijken. Het zorgen dat alles klaar staat is bijvoorbeeld zo’n<br />

activiteit. Het blijkt uit zowel de behoefteanalyse als uit de literatuurstudie dat<br />

wanneer organisatorische zaken geregeld zijn medewerkers zich meer welkom en<br />

thuis voelen in de organisatie.<br />

Er zijn nog meer taken te onderscheiden die HR, de supervisor en de<br />

vestigingssecretaresse moeten ondernemen. In deze paragraaf zal alleen worden in<br />

gegaan op de aanvullende activiteiten ontwikkeld door EEN Projects. Een overzicht<br />

van alle taken die deze verantwoordelijken voorafgaand aan de eerste dag moeten<br />

uitvoeren zijn te vinden in bijlage 3, 4, 5 en 6.<br />

14


Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />

Maart 2008<br />

HR:<br />

Alle organisatorische activiteiten die op dit moment al worden uitgevoerd door HR<br />

zijn belangrijk om te behouden. Om de organisatie beter te laten verlopen zijn de<br />

volgende aanvullende maatregelen geformuleerd:<br />

• Supervisor op de hoogte stellen van eerste werkdag van de nieuwe medewerker.<br />

• Overhandigen checklist met alle uit te voeren activiteiten aan de supervisor,<br />

vestigingssecretaresse en de service unit (of direct ook aan de buddy geven).<br />

• Introductie workshop en introductielunch inplannen.<br />

Supervisor:<br />

Er zijn al veel activiteiten die op dit moment al door de supervisors uitgevoerd<br />

worden en waarvan het vanuit de literatuur blijkt dat het belangrijk is dat die worden<br />

behouden. Om de organisatie beter te laten verlopen zijn de volgende aanvullende<br />

maatregelen geformuleerd:<br />

• Uit het gesprek met een supervisor die is gehouden in de behoefteanalyse blijkt<br />

dat het gewenst is dat de supervisor samen met de buddy bepaalt welke functie<br />

de nieuwe medewerker krijgt in het project. Op dit moment wordt dit namelijk<br />

later pas bepaald. Het is belangrijk dat voor de komst van de nieuwe<br />

medewerker hier al over nagedacht heeft zodat organisatorisch alles goed<br />

verloopt.<br />

• Uit het gesprek met een supervisor die is gehouden in de behoefteanalyse blijkt<br />

dat het belangrijk is dat de nieuwe medewerker door middel van een case kan<br />

oefenen met het uitvoeren van projecten. Door het bestuderen van een oud<br />

project wordt de nieuwe medewerker bekend met de werkwijze van Tebodin.<br />

Voorafgaand zal de supervisor samen met de buddy een oud project moeten<br />

selecteren waarmee de nieuwe medewerker aan de slag kan.<br />

• De supervisor zal de checklist aan de buddy overhandigen.<br />

• In de behoefteanalyse is een gesprek gehouden met een supervisor. Uit dit<br />

gesprek blijkt dat het noodzakelijk is dat het afdelingshoofd, voordat de nieuwe<br />

medewerker komt, samen met de buddy een lijst opstelt met wat die specifieke<br />

nieuwe medewerker in ieder geval de eerste periode op de afdeling gedaan moet<br />

hebben. Op deze manier is het duidelijk er gedaan moet worden en dit voorkomt<br />

dat de nieuwe medewerker te weinig gedaan heeft in een bepaalde periode. Door<br />

het invoeren van een lijst met standaardeisen kunnen de buddy en de nieuwe<br />

medewerker zelf bijhouden wat de nieuwe medewerker gedaan heeft en nog<br />

moet doen. Hierdoor verloopt de organisatie beter en is de nieuwe medewerker<br />

ook zelf op de hoogte van welke belangrijke zaken hij/zij nog moet gaan doen in<br />

de introductieperiode (Hacker, 2003).<br />

Buddy:<br />

Om de organisatie rondom de buddy beter te laten verlopen zijn de volgende<br />

aanvullende maatregelen geformuleerd:<br />

• Samen met de supervisor bepalen in welk project de nieuwe medewerker wordt<br />

opgenomen en wat de functie van de nieuwe medewerker hierin wordt.<br />

• Uit de behoefteanalyse blijkt dat het belangrijk is dat de nieuwe medewerker<br />

door middel van een case kan oefenen met het uitvoeren van projecten. Door het<br />

bestuderen van een oud project wordt de nieuwe medewerker bekend met de<br />

werkwijze van Tebodin. Voorafgaand zal de supervisor samen met de buddy een<br />

oud project moeten selecteren waarmee de nieuwe medewerker aan de slag kan.<br />

• Samen met de supervisor een lijst opstellen met wat de nieuwe medewerker in<br />

ieder geval de eerste periode op de afdeling gedaan moet hebben. Zie hierboven<br />

bij de supervisor voor een toelichting op deze maatregel.<br />

15


Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />

Maart 2008<br />

Vestigingssecretaresse:<br />

Er zijn een aantal activiteiten die op dit moment al door de vestigingssecretaresse<br />

uitgevoerd worden en waarvan het vanuit de literatuur blijkt dat het belangrijk is dat<br />

die worden behouden (zie paragraaf 2.2.1. en 2.3.3). Hierbij hoort ook het<br />

klaarleggen van het welkomstpakket. Dit pakket zal echter worden uitgebreid met de<br />

volgende inhoud:<br />

• Een tastbaar document met daarop het organogram met namen en foto’s van de<br />

directeur, de hoofden van de ondersteunende afdelingen en van de<br />

afdelingshoofden. Op de achterzijde staat een uitleg over de activiteiten van de<br />

verschillende afdelingen. Het is belangrijk dat de nieuwe medewerker weet hoe<br />

de formele structuur (politiek) is van de organisatie (Klein & Weaver, 2000;<br />

Wesson en Gogus, 2005).<br />

• Een lijst met afkortingen. Het is belangrijk dat de nieuwe medewerker op de<br />

hoogte is van de taal en afkortingen die gebruikt worden in de organisatie<br />

(Wesson en Gogus, 2005). Binnen Tebodin wordt veel gesproken en gewerkt met<br />

afkortingen. Een lijst met afkortingen van de organisatie is een hulpmiddel die<br />

nieuwe medewerker helpt bij het begrijpen van de gebruikte afkortingen.<br />

• Kubus van het bedrijfsnoodplan. Veiligheid is erg belangrijk binnen Tebodin,<br />

daarom is aan het eind van de ontwerpfase besloten ook het bedrijfsnoodplan toe<br />

te voegen aan het welkomstpakket. Dit plan is vormgegeven in een kubus,<br />

waardoor de kans groter is dat medewerkers het op het bureau zetten en dus<br />

gemakkelijk bereikbaar is in geval van nood.<br />

• Human Resource Initiative. Aan het eind van de ontwerpfase is tevens besloten<br />

het zojuist ontwikkelde HRI toe te voegen aan het welkomstpakket. Dit document<br />

geeft weer welke training- en opleidingsmogelijkheden er zijn binnen Tebodin. De<br />

nieuwe medewerker weet op deze manier al vooraf wat hij op het gebied van<br />

training en opleiding kan verwachten. Omdat dit product al ontwikkeld is, hoeft<br />

het alleen maar toegevoegd te worden aan het welkomstpakket.<br />

Daarnaast is het de taak van de Vestigingssecretaresse om de volgende activiteiten<br />

uit te voeren voorafgaand aan de eerste werkdag van de nieuwe medewerker:<br />

• Opsturen indiensttredingwijzer:<br />

Op dit moment wordt de indiensttredingwijzer voorafgaand aan de eerste<br />

werkdag opgestuurd aan de nieuwe medewerker. Het bevat informatie over<br />

optionele regelingen, regels en procedures, geschiedenis van het bedrijf en<br />

gezondheid en veiligheid. Uit de literatuur blijkt dat het van belang is dat deze<br />

informatieve aspecten zijn opgenomen in een introductieprogramma (Klein &<br />

Weaver, 2000; Wesson en Gogus, 2005). Om deze reden is het belangrijk dat<br />

Tebodin deze indiensttredingwijzer blijft opsturen naar de nieuwe medewerkers.<br />

• Opsturen introductieprogramma:<br />

Tegelijk met het versturen van de indiensttredingwijzer en een welkomstbrief zal<br />

ook een beschrijving van de introductieactiviteiten aan de nieuwe medewerker<br />

opgestuurd worden. Het is voor de nieuwe medewerker namelijk van groot<br />

belang dat hij of zij weet wat er van de introductieperiode verwacht kan worden<br />

(Hacker, 2003). Het doel hiervan is niet alleen informeren, maar ook de<br />

medewerker een gevoel geven dat hij welkom is en dat er aan hem gedacht is.<br />

Motivatie bevorderen<br />

De medewerker zal een brief, planning en indiensttredingwijzer toegestuurd krijgen.<br />

Door het aanbieden van de planning van de introductie en het nut/doel van de<br />

introductie te benoemen wordt de motivatie bevorderd. De nieuwe medewerker weet<br />

op deze manier van te voren wat hij/zij kan verwachten van de introductieperiode.<br />

Het klaarzetten van alle spullen voordat de nieuwe medewerker Tebodin binnen komt<br />

16


Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />

Maart 2008<br />

is een vorm van aandacht geven, wat tevens de motivatie bevorderd. Hierdoor is er<br />

een grotere kans dat de nieuwe medewerker zich thuis voelt.<br />

3.3.2. Tijdens de eerste werkdag<br />

Deze paragraaf geeft een overzicht van de activiteiten die uitgevoerd moeten worden<br />

tijdens de eerste dag. Al deze activiteiten die tijdens de eerste werkdag worden<br />

uitgevoerd zullen hieronder besproken worden.<br />

Activiteiten per verantwoordelijke<br />

Er zijn verschillende personen die de eerste dag activiteiten uit moeten voeren met<br />

betrekking tot de introductie van de nieuwe medewerker. Deze activiteiten zullen<br />

hier per verantwoordelijke besproken worden. Een overzicht van alle taken die deze<br />

verantwoordelijken voorafgaand aan de eerste dag moeten uitvoeren zijn te vinden<br />

in bijlage 4,5 en 6.<br />

Supervisor<br />

Op dit moment worden er binnen Tebodin al een aantal belangrijke activiteiten<br />

uitgevoerd. Uit zowel de literatuur als de behoefteanalyse blijkt dat het belangrijk is<br />

dat deze activiteiten behouden blijven. Daarnaast zijn er extra activiteiten die in het<br />

huidige introductieprogramma nog niet uitgevoerd worden door de supervisor, maar<br />

wel van belang zijn volgens de literatuur en de uitgevoerde behoefteanalyse binnen<br />

Tebodin:<br />

• Het bespreken van het programma van de eerste dag en de verdere<br />

introductieperiode. De nieuwe medewerker heeft deze al opgestuurd gekregen,<br />

maar hier wordt het tastbaar document nog een keer uitgereikt en besproken.<br />

Hierdoor kan men er zeker van zijn dat de nieuwe medewerker weet wat hij/zij<br />

kan verwachten van het introductieprogramma (Hacker, 2003).<br />

• Kort vertellen over de inhoudelijke zaken als TQS, Veiligheid en gezondheid,<br />

Shareportal, Personeelshandboek, Vestigingshandleiding en Code of Conduct. De<br />

supervisor moet hierbij alleen aankaarten dat ze van belang zijn en waar deze<br />

inhoud te vinden is (of behandeld worden). Verder moet deze kennis opgedaan<br />

worden uit andere activiteiten van het introductieprogramma (welkomstpakket,<br />

buddy, de introductieworkshop, etc.). De toevoeging van het laatste inhoudelijke<br />

puntje ‘Code of Conduct’ is na de formatieve evaluatie van de mogelijke<br />

maatregelen gedaan. Uit de formatieve evaluatie kwam naar voren dat er<br />

behoefte was aan dit aspect.<br />

• Aan het einde van de dag nog even aan de nieuwe medewerker vragen hoe het<br />

gegaan is. Dit is een activiteit die al wel door een aantal supervisors worden<br />

uitgevoerd, toch is het de bedoeling dat dit standaard door elke supervisor wordt<br />

gedaan. Dit om de nieuwe medewerker te helpen bij eventuele problemen waar<br />

hij/zij tegenaan loopt.<br />

Buddy:<br />

Uit het literatuuronderzoek en de behoefteanalyse komt naar voren dat het van<br />

belang wordt geacht dat de nieuwe medewerker vanaf dag één aan een buddy<br />

gekoppeld wordt (Davis & Kleiner, 2001). Deze mentor is de contactpersoon van de<br />

nieuwe medewerker. Bij deze buddy kan de nieuwe medewerker terecht met al zijn<br />

of haar vragen. In het huidig introductieprogramma is dit ook het geval. Er blijkt<br />

echter dat er onduidelijkheid is over de precieze taken die de buddy uit moet voeren.<br />

Om deze reden zal er dan ook een checklist voor de buddy gemaakt worden waarop<br />

alle activiteiten staan vermeld.<br />

Vestigingssecretaresse:<br />

De Vestigingssecretaresse voert al een aantal activiteiten uit tijdens de eerste dag,<br />

17


Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />

Maart 2008<br />

uit de literatuurstudie en de behoefteanalyse blijkt dat het belangrijk is dat dit ook<br />

behouden wordt. Het extra punt dat echter toegevoegd moet worden in het huidige<br />

introductieprogramma is dat de vestigingssecretaresse op het begin van de eerste<br />

werkdag een foto moet maken van de nieuwe medewerker. Uit de behoefteanalyse<br />

blijkt dat er binnen Shareportal een mogelijkheid is om een foto toe te voegen aan<br />

het persoonlijke profiel van de medewerker. Helaas blijkt dat dit niet of nauwelijks<br />

wordt gedaan. Om het plaatsen van de foto’s te bevorderen zal dit gelijk de eerste<br />

dag uit moeten worden gevoerd.<br />

Bovendien moet deze foto ’s ochtends direct naar de nieuwe medewerker<br />

gemaild worden of deze pasfoto moet op Shareportal gezet worden door de<br />

vestigingssecretaresse. Bovendien moet de Vestigingssecretaresse ervoor zorgen dat<br />

nieuwe medewerkers de foto opslaan op hun computer, zodat ze het gemakkelijk<br />

kunnen uploaden zodra ze starten met de First Day Wizard.<br />

First Day Wizard<br />

Eén van de doelen van het introductieprogramma is dat nieuwe medewerkers<br />

wegwijs worden op het intranet. Om dit doel te kunnen bereiken moet de First Day<br />

Wizard worden verbeterd. Uit de behoefteanalyse kwam namelijk naar voren dat de<br />

First Day Wizard de structuur van de Shareportal (het intranet van Tebodin) beter uit<br />

moet leggen en dat de hoeveelheid informatie die aangeboden wordt op de First Day<br />

Wizard teruggebracht moet worden. De First Day Wizard moet aantrekkelijker en<br />

meer motiverend gemaakt worden. Hieronder worden de verbeterpunten op de First<br />

Day Wizard kort aangegeven. Dit wordt gedaan aan de hand van algemene eisen en<br />

de uiteindelijke opzet. Een uitgebreide toelichting van elk punt is echter te vinden in<br />

bijlage 11.<br />

Algemene eisen die aan de First Day Wizard gesteld worden:<br />

• De lay-out van de First Day Wizard moet gelijk zijn aan die van de Shareportal.<br />

De achtergrondkleur van de First Day Wizard is iets vervaagd, dit geeft aan dat<br />

men zich in de First Day Wizard bevindt.<br />

• De gebruiker moet voor hem/haar belangrijke documenten automatisch<br />

opgestuurd krijgen via de mail.<br />

• Het moet gemakkelijk zijn voor degenen die de First Day Wizard al een keer<br />

helemaal hebben doorlopen, om vrij naar andere onderwerpen te gaan in de First<br />

Day Wizard.<br />

• De gebruiker moet op elk scherm de mogelijkheid krijgen om de sitemap te<br />

bekijken.<br />

• Er moet slechts één onderwerp per scherm worden behandeld. Dit onderwerp<br />

moet opgelicht zijn. De gebruiker kan alleen op het opgelichte onderwerp klikken.<br />

De andere hoofdonderwerpen zijn ook altijd weergegeven, de andere<br />

subonderwerpen echter niet.<br />

• Alle verschillende schermen waarop telkens per scherm één (sub- of<br />

hoofd)onderwerp wordt behandeld, zijn hetzelfde vormgegeven en de instructie is<br />

ook telkens hetzelfde.<br />

• Het is ook belangrijk dat er niet meerdere schermen tegelijkertijd open zijn, maar<br />

dat er maar één scherm open is per keer.<br />

• De First Day Wizard moet ook gemakkelijk te verlaten zijn. De medewerker heeft<br />

dus op elk gewenst moment de mogelijkheid om de First Day Wizard te verlaten.<br />

Op het moment dat de medewerker de First Day Wizard op een later tijdstip weer<br />

opent, start de First Day Wizard op het punt waar de medewerker eerder is<br />

gestopt.<br />

18


Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />

Maart 2008<br />

De First Day Wizard moet de volgende opzet hebben:<br />

1. De First Day Wizard moet beginnen met een welkomstscherm, waarin de<br />

gebruiker welkom wordt geheten en waarin het doel wordt aangegeven.<br />

2. Vervolgens moet de gebruiker zijn/haar foto uploaden. Bovendien moet de<br />

medewerker zijn/haar persoonlijke code invullen op dit scherm.<br />

3. Vanaf dit scherm begint de vastgestelde tocht door de First Day Wizard. Er wordt<br />

begonnen met het oplichten van de onderwerpen per scherm die het meest van<br />

belang zijn. In dit geval worden de hoofd– en subonderwerpen van boven tot<br />

onder, en van links naar rechts, van de webpagina achtereenvolgens behandeld.<br />

Het eerste scherm gaat dus in op de site map van de Shareportal. Een site map<br />

is een visuele weergave van de informatiestructuur van de webomgeving.<br />

4. Vervolgens ziet de First Day Wizard er per scherm (waarin een opgelicht<br />

onderwerp wordt behandeld) er als volgt uit:<br />

a. Er verschijnt een korte samenvatting van de inhoud die normaal gesproken<br />

bij dit onderwerp op de Shareportal staat.<br />

b. Zodra de medewerker klikt op het opgelichte onderwerp, verschijnen ook de<br />

subonderwerpen in het menu. Men kan echter niet op deze subonderwerpen<br />

klikken.<br />

c. Bovendien staat er op hetzelfde scherm een stippellijn vanaf het onderwerp<br />

dat opgelicht is tot aan een klein blokje met informatie. Dit blokje met<br />

informatie heeft een andere kleur dan de achtergrond en geeft aan wat je<br />

moet doen op dit scherm.<br />

d. Er staan breadcrumbs op elk scherm. Breadcrumbs tonen in een enkelvoudige<br />

horizontale tekstlijn de locatie van de pagina waar de gebruiker zich op dat<br />

moment bevindt ten opzichte van de gehele hiërarchie van de webomgeving<br />

(Nielsen, 2007).<br />

5. De First Day Wizard wordt afgesloten met een passende afsluiting.<br />

Motivatie bevorderen<br />

De activiteiten die op de eerste dag ondernomen worden zullen de motivatie van de<br />

nieuwe medewerker verhogen. Door middel van de kennismaking met de collega’s en<br />

de rest van de organisatie en door middel van het ontvangen van het overzicht van<br />

het introductieprogramma, wordt de motivatie van de nieuwe medewerker verhoogd.<br />

De verbeterpunten voor de First Day Wizard die hierboven beschreven staan,<br />

bevorderen ook de motivatie van de medewerker. Enkele punten die hieraan<br />

bijdragen zijn:<br />

• Door een passend begin en afsluiting. Zo wordt op het welkomstscherm het doel<br />

van de First Day Wizard beschreven. Hierdoor weet de medewerker waarom<br />

hij/zij de First Day Wizard gaat doorlopen. Hierdoor zal de medewerker het<br />

waarschijnlijk als nuttig en zinvol ervaren om de First Day Wizard goed en<br />

helemaal te doorlopen.<br />

• Er wordt veel minder informatie op de First Day Wizard zelf aangeboden,<br />

aangezien het doel is dat de medewerkers wegwijs kunnen worden op de<br />

Shareportal. Er wordt alleen in het kort aangegeven welke informatie er te vinden<br />

is. De informatiestroom is gereduceerd, waardoor ze de First Day Wizard sneller<br />

kunnen doorlopen. Hierdoor worden nieuwe medewerkers gemotiveerder om de<br />

First Day Wizard te doorlopen.<br />

• De First Day Wizard is opgebouwd uit stappen, medewerkers worden aan het<br />

handje genomen. Bovendien is de structuur veel eenvoudiger gemaakt en veel<br />

beter te begrijpen. Doordat de navigatie gemakkelijker is, raken medewerkers<br />

niet gedesoriënteerd en hierdoor verhoogd hun motivatie om de First Day Wizard<br />

helemaal te doorlopen.<br />

19


Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />

Maart 2008<br />

3.3.3. Na de eerste dag<br />

Ook na de eerste dag zullen er verschillende activiteiten uitgevoerd moeten worden.<br />

Deze zullen hier achtereenvolgens besproken worden:<br />

Supervisor<br />

Na de eerste week zal er een gesprek plaats moeten vinden tussen de nieuwe<br />

medewerker en diens supervisor. Dit gesprek moet al van te voren gepland zijn,<br />

zodat dit vaststaat en gelijk is tussen alle afdeling. Het doel van dit gesprek is om<br />

terug te blikken op de eerste week en vooruit te blikken op de komende weken. Bij<br />

de terugblik krijgt de medewerker de mogelijkheid om met vragen en problemen te<br />

komen. Bovendien wordt de behandelde case (oud project) nog kort besproken. Uit<br />

de behoefteanalyse waarin een gesprek met de supervisor is gehouden kwam tevens<br />

naar voren dat de begeleiding door de supervisor verlengd moet worden tot<br />

ongeveer een week. De supervisor moet regelmatig vragen hoe het met de nieuwe<br />

medewerker gaat.<br />

Case<br />

Het is van belang dat de medewerker op een snelle en leuke manier de regels en<br />

procedures van de organisatie leert kennen (Wanous & Reichers, 2000; Davis &<br />

Kleiner, 2001). Bovendien blijkt uit de behoefteanalyse dat medewerkers liever in de<br />

praktijk leren. Vandaar dat het idee is ontstaan om een case in te zetten om<br />

medewerkers procedures van hun eigen afdeling aan te leren. Dit idee is echter<br />

alleen gericht op de drie clusters ‘Industrial Projects, Consultancy en Buildings,<br />

Pipelines & Infrastructure, aangezien alleen deze afdelingen te maken hebben met<br />

complexe procedures. Er hoeft dus geen case ingezet te worden in de vier<br />

ondersteunende afdelingen. Binnen deze vier afdelingen kan de nieuwe medewerker<br />

kennis maken met procedures door eerst gemakkelijke en kleine taken uit te voeren<br />

en dit steeds verder uit te bouwen.<br />

De case zal gebaseerd worden op oude projecten. Dit omdat er veel oude projecten<br />

met uitwerkingen zijn en hierdoor niemand een hele nieuwe case hoeft op te zetten.<br />

Het afdelingshoofd en de buddy moeten samen een oud project (of een deel van een<br />

oud project) selecteren dat geschikt is voor de specifieke situatie van de nieuwe<br />

medewerker. Na de eerste dag kan de nieuwe medewerker aan de slag met de case.<br />

In de case zal de nieuwe medewerker vooral ingaan op het uitwerken van<br />

berekeningen en analyses. Het is namelijk niet mogelijk om het contact met de klant<br />

of meetwerk over te doen. De nieuwe medewerker krijgt de benodigde uitkomsten<br />

van het project voorgelegd en gaat vervolgens zelfstandig de case uitwerken. Er zal<br />

dus vooral ingegaan worden op vakinhoudelijke procedures. Omdat de inhoud op het<br />

vakgebied zelf is gericht, is het niet nodig om ervaren nieuwe medewerkers de case<br />

voor te leggen. Ervaren nieuwe medewerkers kunnen namelijk ook direct op een<br />

project ingezet worden. Op deze manier kan dus een onderscheid gemaakt worden in<br />

ervaren en onervaren nieuwe medewerkers.<br />

Deze case kan gebruikt worden als oefening naast de echte projecten. Het<br />

oefenen met een case geeft de medewerker ruimte om zelf beslissingen te maken<br />

zonder dat hier ernstige consequenties aan verbonden zijn. Dit is een groot voordeel<br />

dat aan het invoeren van een case verbonden is. Voor een verdere toelichting over<br />

de selectie en uitvoering van de case wordt u door verwezen naar bijlage 12.<br />

Handleiding urenregistratie, reserveringen en declaraties<br />

Uit de behoefteanalyse blijkt dat het registreren van de uren en het declareren van<br />

zaken lastig is voor een nieuwe medewerker. Daarom zal de nieuwe medewerker in<br />

de introductieperiode ook kennis maken met het uren- en declaratiesysteem, door de<br />

buddy de handleidingen hiervan te laten overhandigen. Het is belangrijk dat er<br />

20


Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />

Maart 2008<br />

duidelijk gemaakt wordt wat de regels en procedures zijn in de organisatie (Wanous<br />

& Reichers, 2000; Davis & Kleiner, 2001).<br />

Uit de formatieve evaluatie is gebleken dat er al wel een handleiding van het<br />

uren- en declaratiesysteem bestaat voor zowel gedetacheerde als voor vaste<br />

medewerkers. EEN Projects zal daarom geen nieuwe handleidingen ontwikkelen. De<br />

handleiding voor de urenregistratie heeft EEN Projects al verworven, echter moet<br />

Tebodin Hengelo er zelf voor zorgen dat de buddy ook een handleiding over het<br />

declaratiesysteem overhandigd. EEN Projects zal op de checklist van de buddy zetten<br />

dat hij/zij deze handleidingen moet uitreiken (in hardcopy) aan de nieuwe<br />

medewerker.<br />

TQS behandelen<br />

Het TQS handboek moet door de buddy aan de nieuwe medewerker uitgereikt en<br />

toegelicht worden, aangezien het uit het vooronderzoek is gebleken dat het erg<br />

belangrijk is dit ook in hardcopy uit te reiken. Op dit moment staat dit handboek<br />

alleen op Shareportal.<br />

Extra activiteiten buddy<br />

De buddy heeft een belangrijke functie na de eerste werkdag. Naast bovengenoemde<br />

activiteiten moet de buddy ook zorg dragen dat de nieuwe medewerker een goede<br />

opstart maakt van de dagelijkse activiteiten. Bovendien moet de buddy regelmatig<br />

het bewustzijn van de nieuwe medewerker over de procedures, systemen en cultuur<br />

van Tebodin checken. Daarnaast moet de buddy regelmatig om feedback van de<br />

nieuwe medewerker vragen. Op basis van deze feedback kan hij/zij de<br />

werkzaamheden als buddy verbeteren. Natuurlijk moet de buddy ook altijd bereid<br />

zijn om vragen van de nieuwe medewerker te beantwoorden.<br />

Al deze punten worden ook vanuit Tebodin van belang geacht, aangezien het<br />

buddysysteem op dit moment nog niet zo voorspoedig verloopt. De buddy moet<br />

meer activiteiten aangedragen krijgen. Ook al zijn dit ook al zijn het voor de<br />

handliggende activiteiten. Op deze manier weet de buddy beter hoe hij/ zij zijn<br />

functie als buddy uit moet voeren.<br />

Workshop<br />

Door EEN Projects zal er een workshop worden ontworpen, waaraan de nieuwe<br />

medewerker gedurende de introductieperiode zal deelnemen. De workshop zal er<br />

globaal alsvolgt uit komen te zien (voor een volledige omschrijving wordt u door<br />

verwezen naar bijlage 7):<br />

• Introductie met kort filmpje over de verschillende afdelingen.<br />

• Aangeven van de inhoud en relevantie van deze workshop.<br />

• Theoretisch gedeelte:<br />

- Algemeen verhaal over de geschiedenis en de huidige situatie van Tebodin.<br />

- Informatie over de Code of Conduct<br />

- Informatie over het Tebodin Quality System en extra aandacht voor<br />

gezondheid en veiligheid.<br />

- Tijdens het ontwerpproces bleek later dat er ook informatie moet worden<br />

gegeven over Human Sources Initiatives, Ondernemingsraad,<br />

VestigingsCommissie en de Personeelsvereniging.<br />

• Stellingenquiz.<br />

• Afsluiting, waarin ook de missie van Tebodin nog een keer wordt benadrukt.<br />

Lunch<br />

Aansluitend aan de workshop zal de lunch voor de nieuwe medewerkers<br />

plaatsvinden. Dit is een informele activiteit, waarin de nieuwe medewerkers elkaar<br />

beter kunnen leren kennen. Bovendien zal er in deze lunch een vragenlijst worden<br />

21


Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />

Maart 2008<br />

uitgedeeld, waarop er een evaluatie gedaan wordt van de afgelopen<br />

introductieperiode. In het huidige introductieprogramma wordt deze lunch ook al<br />

georganiseerd. Uit de behoefteanalyse blijkt dat de ervaringen met deze lunch erg<br />

positief zijn. Ook uit de literatuur blijkt dat op een informele manier mensen leren<br />

kennen belangrijk is. EEN Projects zal daarom de huidige introductielunch<br />

onveranderd laten.<br />

Introductieweekend en Tebodinkrantje<br />

Het huidig introductieweekend en het Tebodinkrantje zullen behouden en<br />

onaangepast blijven. Uit de behoefteanalyse blijkt namelijk dat beide bevorderend<br />

zijn voor het socialisatieproces. Bovendien medewerkers over beide activiteiten zeer<br />

tevreden zijn. Voor het Tebodinkrantje is het nog belangrijk te vermelden dat de<br />

vestigingssecretaresse de nieuwe medewerker moet verzoeken een stuk over zichzelf<br />

te schrijven.<br />

Motivatie bevorderen<br />

Zoals al eerder is verteld, dragen de informele activiteiten als het gesprek met de<br />

supervisor, de lunch, het introductieweekend en het Tebodin Krantje, bij aan de<br />

bevordering van een bevredigende relatie binnen de organisatie. Bij deze activiteiten<br />

leren de nieuwe medewerkers de collega’s beter kennen. Dit zal de motivatie van de<br />

nieuwe medewerkers bevorderen. Bovendien zal de case ook de motivatie van de<br />

nieuwe medewerker bevorderen. De nieuwe medewerker komt gelijk al in aanraking<br />

met voorbeelden uit de praktijk. Ook de workshop zal de motivatie van de nieuwe<br />

medewerker verhogen. De informatie wordt in de workshop op een leuke en<br />

interactieve manier overgebracht. In deze workshop wordt gebruik gemaakt van<br />

variërende activiteiten, praktijkvoorbeelden en wordt gebruik gemaakt van<br />

verschillende mediahulpmiddelen. Dit zijn drie manieren om volgens Pintrich en<br />

Schunk (2002) de motivatie te verhogen.<br />

3.4. Overzicht activiteiten nieuw introductieprogramma gekoppeld aan het raamwerk<br />

Alle activiteiten die het ontwikkelde introductieprogramma bevatten, kunnen<br />

allemaal worden ingedeeld in informatief en/of sociaal gedreven inhoud. Een<br />

overzicht van alle introductieactiviteiten die de nieuwe medewerker onderneemt en<br />

hoe deze gekoppeld kunnen worden aan het raamwerk zullen in deze paragraaf in<br />

een tabel weergegeven worden. Daarbij is onderscheidt gemaakt tussen activiteiten<br />

voorafgaand, tijdens en na de eerste dag. Per maatregel zal gekeken worden of deze<br />

maatregel informatief en/of sociaal gedreven is en een toelichting hierop.<br />

22


Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />

Maart 2008<br />

TABEL 1: Overzicht introductieprogramma gekoppeld aan raamwerk<br />

Introductieprogramma Informatief Sociaal Toelichting<br />

EEN Projects<br />

gedreven gedreven<br />

VOORAFGAAND AAN DE EERSTE WERKDAG<br />

Activiteiten per verantwoordelijke<br />

1. Activiteiten HR afdeling<br />

Deze maatregel is sociaal<br />

X<br />

gedreven. Het is een belangrijk<br />

onderdeel van het sociale gebied<br />

(mensen) uit het raamwerk. Het<br />

2. Activiteiten Supervisor<br />

blijkt uit zowel de behoefteanalyse<br />

X als uit de literatuurstudie dat<br />

wanneer organisatorische zaken<br />

3. Activiteiten Buddy<br />

geregeld zijn medewerkers zich<br />

X meer welkom en thuis voelen in de<br />

organisatie.<br />

4. Activiteiten<br />

Vestigingssecretaresse<br />

TIJDENS DE EERSTE WERKDAG<br />

Activiteiten met de supervisor<br />

1. Ontvangst door<br />

supervisor met koffie.<br />

X<br />

X<br />

X<br />

Naast de zaken die gedaan worden<br />

om de nieuwe medewerker meer<br />

welkom te laten voelen in de<br />

organisatie (sociaal gedreven<br />

inhoud), worden er ook informatief<br />

gedreven activiteiten ondernomen.<br />

Door de vestigingssecretaresse<br />

wordt er een indiensttredingwijzer,<br />

het introprogramma en het<br />

welkomstpakket<br />

opgestuurd/overhandigt. Deze<br />

informatief gedreven inhoud zorgt<br />

ervoor dat de medewerker kennis<br />

krijgt van de optionele regels,<br />

procedures, geschiedenis en<br />

gezondheid & veiligheid van de<br />

organisatie.<br />

Deze maatregel is sociaal<br />

gedreven en kan geplaatst worden<br />

in het onderdeel ‘mensen’ van het<br />

raamwerk. De nieuwe medewerker<br />

maakt direct kennis met de<br />

supervisor. Ook krijgt de nieuwe<br />

medewerker op deze manier het<br />

gevoel dat hij/zij welkom in de<br />

organisatie.<br />

23


Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />

Maart 2008<br />

Introductieprogramma<br />

EEN Projects<br />

2. Ontvangst door<br />

supervisor met koffie.<br />

3. Het bespreken van de<br />

activiteiten van het<br />

introductieprogramma.<br />

4. Het overhandigen van<br />

het vernieuwde<br />

welkomstpakket.<br />

5. Kort toelichten van<br />

inhoudelijke zaken:<br />

• TQS<br />

• Veiligheid en<br />

gezondheid<br />

• Personeelshandboek<br />

• Vestigingshandleiding<br />

• Code of Conduct<br />

• Het intranet van<br />

Tebodin: Shareportal<br />

6. Het geven van een<br />

rondleiding door heel de<br />

organisatie, waarbij<br />

kennis gemaakt wordt<br />

met:<br />

• De persoonlijke<br />

buddy<br />

• De directe collega’s<br />

• De verschillende<br />

afdelingen (ook<br />

informatie geven over<br />

de afdelingen)<br />

Informatief<br />

gedreven<br />

X<br />

X<br />

X<br />

Sociaal<br />

gedreven<br />

X<br />

X<br />

X<br />

Toelichting<br />

Deze maatregel is sociaal<br />

gedreven en kan geplaatst<br />

worden in het onderdeel<br />

‘mensen’ van het raamwerk. De<br />

nieuwe medewerker maakt direct<br />

kennis met de supervisor. Ook<br />

krijgt de nieuwe medewerker op<br />

deze manier het gevoel dat<br />

hij/zij welkom in de organisatie.<br />

Deze maatregel is informatief<br />

gedreven en is vooral bedoeld<br />

om informatie te geven. Naast<br />

dat het de medewerker veel<br />

informatie geeft, bevordert het<br />

ook de motivatie van de nieuwe<br />

medewerker.<br />

Deze maatregel is zowel<br />

informatief als sociaal gedreven.<br />

Ten eerste zorgt het ervoor dat<br />

de medewerker kennis krijgt van<br />

de politiek, taal en gezondheid &<br />

veiligheid van de organisatie<br />

(informatief gedreven).<br />

Bovendien is het een manier op<br />

de nieuwe medewerker welkom<br />

te heten in de organisatie, wat<br />

meer sociaal gedreven is.<br />

Deze maatregel valt het beste te<br />

plaatsen onder informatief<br />

gedreven inhoud. Het betreft<br />

informatie die gaat over de<br />

regels & procedures en<br />

gezondheid & veiligheid in de<br />

organisatie.<br />

Deze maatregel is sociaal<br />

gedreven en kan geplaatst<br />

worden in het onderdeel ‘mensen<br />

& politiek’. De nieuwe<br />

medewerker maakt kennis met<br />

de buddy, de directe collega’s en<br />

de verschillende afdelingen.<br />

24


Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />

Maart 2008<br />

Introductieprogramma<br />

EEN Projects<br />

7. Aan het einde van de<br />

dag nog even aan de<br />

nieuwe medewerker<br />

vragen hoe het gegaan<br />

is.<br />

Activiteiten met de buddy<br />

1. Het ontmoeten en<br />

gekoppeld worden aan<br />

de buddy.<br />

2. Het doorlopen van de<br />

verbeterde versie van<br />

de First Day Wizard.<br />

Informatief<br />

gedreven<br />

Activiteiten met de vestigingssecretaresse<br />

1. Het controleren van het<br />

paspoort en ID<br />

checklist.<br />

2. Het maken/regelen van<br />

een pasfoto van de<br />

nieuwe werknemer.<br />

Bovendien moet deze<br />

naar de medewerker<br />

gestuurd worden, zodat<br />

hij deze kan toevoegen<br />

aan de ‘Who is who’ op<br />

Shareportal.<br />

X<br />

Sociaal<br />

gedreven<br />

X<br />

X<br />

X<br />

Toelichting<br />

Deze maatregel is sociaal<br />

gedreven.<br />

Door deze maatregel zal de<br />

nieuwe medewerker zich sneller<br />

thuis voelen in de organisatie,<br />

doordat de supervisor interesse<br />

toont voor de nieuwe<br />

medewerker. Dit bevordert het<br />

bereiken van een succesvolle en<br />

bevredigende relaties.<br />

Deze maatregel is sociaal<br />

gedreven en is te plaatsen in het<br />

onderdeel ‘mensen’. Het<br />

probeert namelijk het<br />

socialisatieproces te bevorderen<br />

en te zorgen dat de nieuwe<br />

medewerker zich snel thuis voelt<br />

binnen de organisatie.<br />

Deze maatregel is informatief<br />

gedreven. De nieuwe<br />

medewerker maakt kennis met<br />

het intranet van Tebodin aan de<br />

hand van de First Day Wizard.<br />

Hierop staat relevante<br />

bedrijfsinformatie vermeld die<br />

elke medewerker dient te weten.<br />

Deze maatregel kan niet in het<br />

kader geplaatst worden, maar is<br />

een organisatorische maatregel<br />

die moet gebeuren.<br />

Deze maatregel is sociaal<br />

gedreven en is te plaatsen in het<br />

onderdeel ‘mensen’. Het<br />

smoelenboek geeft de<br />

mogelijkheid om elkaar op te<br />

zoeken en op deze manier elkaar<br />

te leren (her)kennen. Deze<br />

maatregel bevordert het<br />

bereiken van succesvolle en<br />

bevredigende relaties binnen de<br />

organisatie.<br />

25


Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />

Maart 2008<br />

Introductieprogramma Informatief<br />

EEN Projects<br />

gedreven<br />

NA DE EERSTE WERKDAG<br />

Activiteiten met de supervisor<br />

1. Gesprek met de nieuwe<br />

medewerker.<br />

2. Begeleiding verlengen<br />

met minimaal een<br />

week.<br />

Activiteiten met de buddy<br />

1. Het oplossen van een<br />

case (oud project).<br />

2. Kennis maken met de<br />

urenregistratie,<br />

reserveringen en<br />

declaraties.<br />

3. Het kwaliteitssysteem<br />

van Tebodin (TQS)<br />

behandelen.<br />

X<br />

X<br />

X<br />

Sociaal<br />

gedreven<br />

X<br />

X<br />

Toelichting<br />

Deze maatregel is sociaal<br />

gedreven. Dit gesprek bevordert<br />

het thuisvoelen in de<br />

organisatie. In dit gesprek wordt<br />

er terugeblikt op de afgelopen<br />

periode waarbij problemen<br />

kunnen worden aangegeven.<br />

Daarnaast is er een mogelijkheid<br />

om vragen te stellen.<br />

Deze maatregel is ook sociaal<br />

gedreven. Het is belangrijk dat<br />

de nieuwe medewerker goed<br />

begeleid wordt. De buddy is hier<br />

in eerste instantie<br />

verantwoordelijk voor, maar de<br />

supervisor moet vooral in de<br />

eerste week regelmatig vragen<br />

of alles goed gaat.<br />

Deze maatregel is informatief<br />

gedreven en is in te delen in het<br />

onderdeel ‘regels & procedures’.<br />

De nieuwe medewerker maakt<br />

hierdoor kennis en leert werken<br />

volgens de regels en procedures<br />

van hun eigen afdeling.<br />

Deze maatregel is informatief<br />

gedreven valt onder het kopje<br />

‘regels en procedures’. Het is<br />

belangrijk dat er duidelijk<br />

gemaakt wordt wat de regels en<br />

procedures zijn in de organisatie<br />

en dat de medewerker kennis<br />

hierover heeft.<br />

Deze maatregel is informatief<br />

gedreven valt onder het kopje<br />

‘regels en procedures’. Het is<br />

belangrijk dat er duidelijk<br />

gemaakt wordt wat de regels en<br />

procedures zijn in de organisatie<br />

en dat de nieuwe medewerker<br />

hier kennis over heeft.<br />

26


Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />

Maart 2008<br />

Introductieprogramma<br />

EEN Projects<br />

4. De buddy checkt<br />

regelmatig het<br />

bewustzijn van de<br />

nieuwe medewerker<br />

over de procedures,<br />

systemen en cultuur<br />

van Tebodin.<br />

Informatief<br />

gedreven<br />

X<br />

Sociaal<br />

gedreven<br />

5. De buddy vraagt<br />

regelmatig om<br />

feedback van de<br />

nieuwe medewerker. X X<br />

Andere activiteiten<br />

1. Informatieve &<br />

Interactieve workshop<br />

2. Lunch voor alle nieuwe<br />

medewerkers<br />

X<br />

X<br />

X<br />

Toelichting<br />

Deze maatregel is informatief<br />

gedreven. Het checken van het<br />

bewustzijn van regels en<br />

procedures, valt onder het kopje<br />

‘regels & procedures’. Indien de<br />

medewerker namelijk<br />

onvoldoende bewustzijn hierover<br />

heeft, moet de buddy extra<br />

informatieve toelichting<br />

verschaffen.<br />

Deze maatregel is zowel sociaal<br />

als informatief gedreven. Indien<br />

de medewerker namelijk<br />

onvoldoende kennis heeft of<br />

dingen niet weet, dan zal de<br />

buddy extra informatie moeten<br />

verschaffen. Daarnaast is het<br />

sociaal gedreven, aangezien de<br />

buddy interesse toont in de<br />

werkwijze van de buddy. Dit<br />

bevordert het bereiken van een<br />

succesvolle en bevredigende<br />

relaties.<br />

Deze workshop is voornamelijk<br />

informatief. In de workshop<br />

maakt de nieuwe medewerker<br />

kennis met de onderdelen<br />

‘geschiedenis’, ‘regels en<br />

procedures’ en de ‘gezondheid<br />

en veiligheid’.<br />

Echter is de workshop ook<br />

sociaal gericht. In de workshop<br />

leert de nieuwe mensen ook de<br />

mensen & de politiek in de<br />

organisatie kennen. Tevens<br />

maakt de nieuwe medewerker<br />

kennis met de doelen en<br />

waarden van de organisatie.<br />

Deze maatregels is sociaal<br />

gedreven en is in te delen in het<br />

onderdeel ‘mensen’. Dit is een<br />

informele activiteit, waarin de<br />

nieuwe medewerkers elkaar<br />

beter kunnen leren kennen.<br />

Deze maatregel bevordert het<br />

bereiken van succesvolle en<br />

bevredigende relaties binnen de<br />

organisatie.<br />

27


Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />

Maart 2008<br />

Introductieprogramma<br />

EEN Projects<br />

3. (Eventueel)<br />

Introductieweekend<br />

Informatief<br />

gedreven<br />

Sociaal<br />

gedreven<br />

X<br />

Toelichting<br />

Deze maatregels is sociaal<br />

gedreven en is in te delen in het<br />

onderdeel ‘mensen’. Dit is een<br />

informele activiteit, waarin de<br />

nieuwe medewerkers elkaar<br />

beter kunnen leren kennen.<br />

Deze maatregel bevordert het<br />

bereiken van succesvolle en<br />

bevredigende relaties binnen de<br />

organisatie.<br />

4. Stukje schrijven voor<br />

het Tebodin krantje<br />

X<br />

Deze maatregels is sociaal<br />

gedreven en is in te delen in het<br />

onderdeel ‘mensen’. De nieuwe<br />

medewerker stelt zich voor aan<br />

de medewerkers. Deze<br />

maatregel bevordert het<br />

bereiken van succesvolle en<br />

bevredigende relaties binnen de<br />

organisatie.<br />

28


Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />

Maart 2008<br />

3.5. Overzicht huidige introductieprogramma en nieuw introductieprogramma<br />

Hieronder wordt een overzicht weergegeven van het huidige introductieprogramma<br />

van Tebodin Hengelo en het ontwikkelde introductieprogramma. Daarbij is<br />

onderscheidt te maken in activiteiten voorafgaand, tijdens en na de eerste dag.<br />

Bovendien is er onderscheidt gemaakt in activiteiten per verantwoordelijke.<br />

TABEL 2: Vergelijking huidig introductieprogramma - introductieprogramma EEN<br />

Projects<br />

Huidig introductieprogramma<br />

Introductieprogramma<br />

EEN Projects<br />

VOORAFGAAND AAN DE EERSTE DAG<br />

HR afdeling<br />

HR afdeling<br />

1. Contract opmaken en<br />

employeenummer aanmaken.<br />

2. Vermelden agenda.<br />

3. SNLD informeren<br />

4. SL employeenummer + eerste werkdag<br />

5. Bijwerken in/uit dienst lijst.<br />

6. Bijwerken CK lijst.<br />

Supervisor<br />

1. Het aanwijzen van een mentor/buddy<br />

voor de nieuwe medewerker en<br />

bepalen in welk project de nieuwe<br />

medewerker opgenomen wordt.<br />

2. Het op de hoogte brengen van de<br />

afdeling (directe collega’s) van de<br />

komst van de nieuwe medewerker.<br />

3. Het regelen van een werkplek voor de<br />

nieuwe medewerker.<br />

4. Het klaarzetten van de benodigde<br />

kantoorartikelen<br />

5. Het aanvragen van<br />

specialistensoftware.<br />

6. Het regelen van een mobiele telefoon.<br />

1. Contract opmaken en employeenummer<br />

aanmaken.<br />

2. Vermelden agenda.<br />

3. SNLD informeren<br />

4. SL employeenummer + eerste werkdag<br />

5. Bijwerken in/uit dienst lijst.<br />

6. Bijwerken CK lijst.<br />

7. Supervisor op de hoogte stellen van<br />

eerste werkdag van de nieuwe<br />

medewerker.<br />

8. Overhandigen checklist met alle uit te<br />

voeren activiteiten aan de supervisor,<br />

vestigingssecretaresse en de service unit<br />

(of direct ook aan de buddy geven).<br />

Supervisor<br />

1. Het aanwijzen van een mentor/buddy<br />

voor de nieuwe medewerker en bepalen<br />

in welk project de nieuwe medewerker<br />

opgenomen wordt.<br />

2. Het op de hoogte brengen van de afdeling<br />

(directe collega’s) van de komst van de<br />

nieuwe medewerker.<br />

3. Het regelen van een werkplek voor de<br />

nieuwe medewerker.<br />

4. Het klaarzetten van de benodigde<br />

kantoorartikelen<br />

5. Het aanvragen van specialistensoftware.<br />

6. Het regelen van een mobiele telefoon.<br />

7. Samen met de buddy bepalen welke<br />

functie de nieuwe medewerker krijgt in<br />

het project.<br />

8. Selecteren van een oud-project (samen<br />

met de buddy), waarmee de nieuwe<br />

medewerker kan oefenen met het<br />

uitvoeren van projecten.<br />

9. Overhandigen van de checklist aan de<br />

buddy.<br />

10. Samen met de buddy een lijst opstellen<br />

met activiteiten die de nieuwe<br />

medewerker in een bepaalde periode<br />

gedaan moet hebben.<br />

29


Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />

Maart 2008<br />

Huidig introductieprogramma<br />

Buddy<br />

Geen vaste richtlijnen. Tebodin Hengelo is<br />

(tijdens dit project) zelf ook bezig met het<br />

opstellen van deze richtlijnen.<br />

Vestigingssecretaresse<br />

1. Opsturen indiensttredingwijzer<br />

2. Het aanvragen van een<br />

telefoonnummer.<br />

3. Het aanmaken van een inlog ID.<br />

4. Het aanmaken van een SAP ID.<br />

5. Het aanvragen van een computer.<br />

6. Visitekaartjes aanvragen voor de<br />

nieuwe medewerker.<br />

7. Het maken van een introductiepakketje<br />

van de vestiging. Het welkomstpakket<br />

moet de volgende inhoud bevatten:<br />

• Code of Conduct<br />

• Veiligheidsbrevet<br />

• Lijst met order nummers,<br />

activiteiten codes en lijst met de<br />

afdelingen<br />

• Secrecy declaration<br />

• Papier waarop de nieuwe<br />

medewerker moet ondertekenen<br />

dat hij/zij tijdens de intro de<br />

vestigingshandleiding en<br />

bedrijfsnoodplan heeft gezien en<br />

een rondgang door het gebouw<br />

heeft gedaan.<br />

• En papier met de uitleg over het<br />

intranet en het vestigingsblad en<br />

het Tebodinkrantje.<br />

Introductieprogramma<br />

EEN Projects<br />

Buddy<br />

1. Samen met de supervisor bepalen welke<br />

functie de nieuwe medewerker krijgt in<br />

het project.<br />

2. Selecteren van een oud-project (samen<br />

met de supervisor), waarmee de nieuwe<br />

medewerker kan oefenen met het<br />

uitvoeren van projecten.<br />

3. Samen met de supervisor een lijst<br />

opstellen met activiteiten die de nieuwe<br />

medewerker in een bepaalde periode<br />

gedaan moet hebben.<br />

Vestigingssecretaresse<br />

1. Opsturen brief met introductieprogramma<br />

en indiensttredingwijzer<br />

2. Het aanvragen van een telefoonnummer.<br />

3. Het aanmaken van een inlog ID.<br />

4. Het aanmaken van een SAP ID.<br />

5. Het aanvragen van een computer.<br />

6. Visitekaartjes aanvragen voor de nieuwe<br />

medewerker.<br />

7. Het maken van een introductiepakketje<br />

van de vestiging. Het welkomstpakket<br />

moet de volgende inhoud bevatten:<br />

• Code of Conduct<br />

• Veiligheidsbrevet<br />

• Lijst met order nummers, activiteiten<br />

codes en lijst met de afdelingen<br />

• Secrecy declaration<br />

• Papier waarop de nieuwe medewerker<br />

moet ondertekenen dat hij/zij tijdens<br />

de intro de vestigingshandleiding en<br />

bedrijfsnoodplan heeft gezien en een<br />

rondgang door het gebouw heeft<br />

gedaan.<br />

• En papier met de uitleg over het<br />

intranet en het vestigingsblad en het<br />

Tebodinkrantje.<br />

• Organogram met op de achterzijde<br />

uitleg over verschillende afdelingen.<br />

• Een lijst met afkortingen.<br />

• Human Sources Initiatives.<br />

• “Wat te doen bij een calamiteit”<br />

30


Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />

Maart 2008<br />

Huidig introductieprogramma<br />

TIJDENS DE EERSTE WERKDAG<br />

Supervisor<br />

1. De supervisor ontvangt de nieuwe<br />

medewerker (beneden ophalen).<br />

2. De dag begint met koffie drinken met<br />

de supervisor<br />

3. Het overhandigen van het<br />

welkomstpakket.<br />

4. Het geven van een rondleiding door<br />

heel de organisatie.<br />

5. Ervoor zorgen dat de<br />

vestigingssecretaresse een pasfoto<br />

maakt/regelt.<br />

6. De nieuwe medewerker naar de buddy<br />

brengen.<br />

7. Aan het einde van de dag nog even aan<br />

de nieuwe medewerker vragen hoe het<br />

gegaan is.<br />

Buddy<br />

1. De nieuwe medewerker ontmoeten (de<br />

supervisor komt langs).<br />

2. De nieuwe medewerker de First Day<br />

Wizard aanbieden en de nieuwe<br />

medewerker dit laten doorlopen.<br />

Vestigingssecretaresse<br />

1. Het controleren van het paspoort en ID<br />

checklist.<br />

2. Het maken/regelen van een pasfoto<br />

van de nieuwe werknemer.<br />

Introductieprogramma<br />

EEN Projects<br />

Supervisor<br />

1. De supervisor ontvangt de nieuwe<br />

medewerker (beneden ophalen).<br />

2. De dag begint met koffie drinken met de<br />

supervisor<br />

3. Het bespreken van de activiteiten van het<br />

introductieprogramma.<br />

4. Het overhandigen van het<br />

welkomstpakket.<br />

5. Kort toelichten van inhoudelijke zaken:<br />

• TQS<br />

• Veiligheid en gezondheid<br />

• Personeelshandboek<br />

• Vestigingshandleiding<br />

• Code of Conduct<br />

• Het intranet van Tebodin: Shareportal<br />

6. Het geven van een rondleiding door heel<br />

de organisatie, waarbij kennis gemaakt<br />

wordt met:<br />

• De persoonlijke buddy<br />

• De directe collega’s<br />

• De verschillende afdelingen (ook<br />

informatie geven over de afdelingen)<br />

7. Ervoor zorgen dat de<br />

vestigingssecretaresse een pasfoto<br />

maakt/regelt.<br />

8. De nieuwe medewerker naar de buddy<br />

brengen.<br />

9. Aan het einde van de dag nog even aan<br />

de nieuwe medewerker vragen hoe het<br />

gegaan is.<br />

Buddy<br />

1. De nieuwe medewerker ontmoeten (de<br />

supervisor komt langs).<br />

2. De nieuwe medewerker de First Day<br />

Wizard aanbieden en de nieuwe<br />

medewerker dit laten doorlopen.<br />

Vestigingssecretaresse<br />

1. Het controleren van het paspoort en ID<br />

checklist.<br />

2. Het maken/regelen van een pasfoto van<br />

de nieuwe werknemer.<br />

3. Het mailen van de pasfoto naar de nieuwe<br />

werknemer of deze pasfoto op<br />

Shareportal zetten.<br />

31


Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />

Maart 2008<br />

Huidig introductieprogramma<br />

Introductieprogramma<br />

EEN Projects<br />

NA DE EERSTE WERKDAG<br />

HR-afdeling<br />

HR-afdeling<br />

1. Introductielunch inplannen 1. Workshop inplannen<br />

2. Introductielunch inplannen<br />

Supervisor<br />

Supervisor<br />

1. Een gesprek met de nieuwe<br />

1. Het plannen van een gesprek met de<br />

medewerker was niet vast ingepland. nieuwe medewerker. In dit gesprek wordt<br />

Dit werd soms door een aantal<br />

teruggeblikt en vooruitgeblikt. Bovendien<br />

supervisors wel uitgevoerd.<br />

wordt het oude project (de case) kort<br />

besproken.<br />

2. De supervisor moet gedurende de eerste<br />

week regelmatig vragen hoe het gaat met<br />

de nieuwe medewerker.<br />

Buddy<br />

Buddy<br />

Geen vaste richtlijnen voor de activiteiten<br />

die de buddy moet ondernemen. Hier was<br />

Tebodin tijdens het project wel mee bezig.<br />

Vestigingssecretaresse<br />

1. Verzoek indienen om de medewerker<br />

een stukje te laten schrijven voor in het<br />

Tebodin krantje.<br />

Andere activiteiten<br />

1. Introductielunch<br />

2. Introductieweekend<br />

3. Stukje Tebodin krantje<br />

1. TQS handboek overhandigen aan de<br />

nieuwe medewerker en een duidelijke<br />

toelichting hierop geven.<br />

2. Case overhandigen aan de nieuwe<br />

medewerker.<br />

3. Handleiding urenregistratie, reserveringen<br />

en declaraties in hardcopy overhandigen<br />

en uitleggen.<br />

4. Zorg ervoor dat de nieuwe medewerker<br />

een goede opstart maakt van de<br />

dagelijkse activiteiten.<br />

5. Wees altijd bereid om vragen van de<br />

nieuwe medewerker te beantwoorden.<br />

6. Check regelmatig het bewustzijn van de<br />

nieuwe medewerker over de procedures,<br />

systemen en cultuur van Tebodin.<br />

7. Vraag om feedback van de nieuwe<br />

medewerker.<br />

Vestigingssecretaresse<br />

1. Verzoek indienen om de medewerker een<br />

stukje te laten schrijven voor in het<br />

Tebodin krantje.<br />

Andere activiteiten<br />

1. Workshop<br />

2. Introductielunch<br />

3. Introductieweekend<br />

4. Stukje Tebodin krantje<br />

32


Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />

Maart 2008<br />

4. Realisatie<br />

Uit de ontwerpfase kan geconcludeerd worden dat er een aantal aanvullingen op het<br />

huidige introductieprogramma ontwikkeld moeten worden om het te verbeteren. In<br />

dit hoofdstuk zal eerst kort de werkwijze beschreven worden die is gevolgd in de<br />

realisatiefase. Vervolgens is er per product beschreven hoe die tot stand is gekomen<br />

en hoe het gekoppeld kan worden aan de ontwerpfase.<br />

4.1. Gevolgde werkwijze realisatiefase<br />

De realisatiefase volgt op de ontwerpfase. In de realisatiefase zijn er geen grote<br />

ontwerpbeslissingen meer genomen aangezien het ontwerp geëvalueerd en<br />

gedetailleerd uitgewerkt is in de ontwerpfase. In de realisatiefase zijn voornamelijk<br />

de ideeën concreet op papier gezet en zijn er prototypes ontwikkeld. Aan het eind<br />

van deze fase is de meerderheid van de voorlopige eindproducten geëvalueerd door<br />

middel van een pilot.<br />

4.2. Eindproducten<br />

4.2.1. Een overzicht van het introductieprogramma<br />

In de ontwerpfase is de opzet van het introductieprogramma ontworpen. In de<br />

realisatiefase is dit product uitgewerkt in de vorm van een tekstbestand (in tabel)<br />

met een overzicht van het introductieprogramma. Dit overzicht is gebaseerd op de<br />

maatregelen en het raamwerk die in de ontwerpfase tot stand zijn gekomen. Voor dit<br />

product geldt dus dat het concept concreet op papier gezet is. Voor een overzicht<br />

van het introductieprogramma, zie bijlage 2.<br />

4.2.2. Checklisten<br />

Uit de ontwerpfase bleek dat de rol van de medewerkers bij het introduceren van<br />

nieuwe medewerkers niet altijd even duidelijk was. Vandaar dat er in de ontwerpfase<br />

besloten is om checklisten te ontwikkelen voor HR, de supervisor, de buddy en de<br />

vestigingssecretaresse. Ook in dit geval waren alle activiteiten die uitgevoerd<br />

moesten worden al bepaald in de ontwerpfase. De checklisten konden aan de hand<br />

hiervan opgezet worden. Voor een overzicht van de checklisten voor de<br />

vestigingssecretaresse, HR, de buddy en de supervisor wordt u doorverwezen naar<br />

de bijlagen 3, 4, 5 en 6.<br />

4.2.3. Het aanvullen van het huidige welkomstpakket<br />

In de ontwerpfase is besloten om voor het welkomstpakket de volgende producten te<br />

ontwikkelen: een organogram met foto's (met op de achterkant een beschrijving van<br />

de verschillende afdelingen), een lijst met afkortingen en een kubus met het<br />

bedrijfsnoodplan. Zoals in hoofdstuk 3 is besproken, is dit tot stand gekomen uit<br />

zowel de behoefteanalyse als uit de literatuur. Hieronder zal toegelicht worden hoe<br />

de aanvullende producten ontwikkeld zijn in de realisatiefase.<br />

Organogram<br />

Voor het organogram zijn er recente foto’s van de afdelingshoofden gemaakt. Deze<br />

zijn vervolgens in een organogram geplaatst. De opbouw van het organogram is<br />

overgenomen van het organogram van Tebodin, maar is anders vormgegeven. Dit<br />

prototype is helemaal ontwikkeld in de kleuren van Tebodin en kan zo in het<br />

welkomstpakket opgenomen worden. Om aan te sluiten bij de huisstijl wordt het<br />

organogram op Tebodin papier afgedrukt.<br />

Het is wel belangrijk te noemen dat er geen foto is gemaakt van het hoofd<br />

van de ondersteunende afdeling TQS-office representative, aangezien hij binnenkort<br />

33


Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />

Maart 2008<br />

geen hoofd meer is van deze afdeling. Om ervoor te zorgen dat de foto van het<br />

nieuwe afdelingshoofd gemakkelijk in het organogram opgenomen kan worden,<br />

wordt het bestand van het organogram aangeleverd op dvd. Bovendien is hiermee<br />

rekening gehouden bij de keuze in welk programma het organogram is gemaakt. Er<br />

is namelijk gekozen voor Word, aangezien gemakkelijk met dit programma te<br />

werken is. Daarnaast is er een medewerker van Tebodin gevraagd of hij ervoor wil<br />

zorgen dat het organogram up-to-date blijft en hij is akkoord gegaan.<br />

Op de achterkant van het organogram is tevens een beschrijving van alle afdelingen<br />

en secties toegevoegd. Deze beschrijvingen zijn door de afdelings- en sectiehoofden<br />

aangeleverd via de mail (via Ellen Nakken geregeld). EEN Projects heeft deze<br />

beschrijvingen aangepast waar het nodig was en vervolgens toegevoegd aan het<br />

product.<br />

EEN Projects is voor dit product afhankelijk van de medewerkers van Tebodin.<br />

Dit heeft dan ook als gevolg dat EEN Projects niet alle beschrijvingen heeft<br />

ontvangen, ook al zijn er meerdere herinneringsmails naar de medewerkers<br />

verstuurd via Ellen Nakken. Voor het prototype van het organogram met<br />

beschrijvingen van de afdelingen en secties zie bijlage 8.<br />

Lijst met afkortingen<br />

De lijst met afkortingen is gemaakt door afkortingen uit verschillende documenten<br />

van Tebodin te halen, namelijk uit het TQS handboek en de introductiepresentatie.<br />

De betekenissen van de afkortingen zijn vervolgens achterhaald in een gesprek met<br />

Ellen Nakken. Op deze manier is er een overzicht verkregen van vele afkortingen en<br />

kan het toegevoegd worden aan het welkomstpakket. Om het prototype volledig aan<br />

te laten sluiten bij de huisstijl van Tebodin kan het op Tebodin papier afgedrukt<br />

worden. Voor het prototype van deze lijst wordt u doorverwezen naar bijlage 9.<br />

Kubus met het bedrijfsnoodplan<br />

Voor het maken van de kubus van het bedrijfsnoodplan zijn er uit het<br />

bedrijfsnoodplan een aantal belangrijke punten geselecteerd. Deze zijn vervolgens in<br />

een vouwschema voor een kubus geplaatst. Ook hier is er gebruik gemaakt van de<br />

kleuren van Tebodin. Voor het prototype wordt u doorverwezen naar bijlage 10.<br />

4.2.4. Een rapportage met suggesties van verbetering voor de First Day Wizard<br />

In de ontwerpfase zijn ook verbeterpunten voor de First Day Wizard geformuleerd.<br />

Aan de hand van deze verbeterpunten is vervolgens in de realisatiefase een<br />

adviesrapportage opgesteld. De adviespunten zijn hierbij verduidelijkt door<br />

screenshots van het prototype van de First Day Wizard toe te voegen. Verder is er<br />

een inleiding en conclusie toegevoegd. Voor dit adviesrapport wordt u doorverwezen<br />

naar bijlage 11.<br />

4.2.5. Een prototype van de verbeterde versie van de First Day Wizard<br />

Om het advies dat gegeven wordt over de First Day Wizard wat inzichtelijker te<br />

maken is er een prototype opgezet voor de First Day Wizard. Op de cd-rom staat dit<br />

prototype weergegeven. Aangezien het uit de adviespunten naar voren kwam dat de<br />

lay-out en structuur van het helpsysteem en de webpagina gelijk moeten zijn, is er<br />

gebruik gemaakt van de lay-out en structuur van Shareportal. Om duidelijk te<br />

maken hoe de First Day Wizard er uit moet komen te zien is er voor de achtergrond<br />

gebruik gemaakt van screenshots van Shareportal.<br />

Er is vervolgens een gedeelte van de First Day Wizard uitgewerkt. Dit is<br />

gedaan door elementen die in het adviesrapport beschreven zijn uit te werken en de<br />

First Day Wizard klikbaar te maken. Op deze manier is de First Day Wizard al voor<br />

een gedeelte bruikbaar. Dit zal zowel het evaluatie – als het implementatieproces<br />

34


Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />

Maart 2008<br />

bevorderen. Medewerkers van Tebodin krijgen hierdoor beter inzicht in het<br />

prototype, waardoor ze er beter op kunnen evalueren en ook eerder inzien of de First<br />

Day Wizard wel of niet geïmplementeerd moet worden op deze manier. Voor een<br />

aantal screenshots van het prototype, zie bijlage 11.<br />

4.2.6. Een workshop<br />

Het concept van de workshop is in de ontwerpfase bepaald. Ellen Nakken vond het<br />

een erg goed idee om een workshop in te voeren. Omdat er in een korte periode veel<br />

nieuwe medewerkers bij Tebodin binnen kwamen is er besloten om het invoeren van<br />

de workshop te vervroegen. Door Tebodin is er dus al een (voorlopige) workshop<br />

ontwikkeld. EEN Projects heeft vervolgens in de realisatiefase de voorlopige<br />

workshop van Tebodin verder uitgewerkt en aangepast. Hiervoor zijn de volgende<br />

activiteiten uitgevoerd:<br />

• Er is een overzicht van de workshop gemaakt in een tekstbestand. Voor dit<br />

overzicht, zie bijlage 7.<br />

• Er is een filmpje gemaakt en gemonteerd van alle afdelingshoofden. Tevens is er<br />

per mail besproken met Daan Broeze (medewerker van Tebodin) dat hij het<br />

filmpje up-to-date houdt. Vandaar dat het filmbestand ook op cd-rom wordt<br />

aangeleverd.<br />

• Er is een opzet voor het theorieblok gemaakt. Ellen Nakken kan deze opzet<br />

verder invullen met de theoretische informatie. Voor deze opzet, zie ook bijlage<br />

7.<br />

• Er is een quiz ontwikkeld. Deze quiz is gemaakt aan de hand van de voorlopige<br />

workshop van Tebodin, het code of conduct spel dat door Tebodin ontwikkeld is<br />

en relevante documenten (TQS-handboek). Voor het prototype van de quiz, zie<br />

bijlage 7.<br />

• Er is een opzet voor de Powerpoint-presentatie gemaakt. De inhoud van deze<br />

presentatie kan altijd door Ellen Nakken aangepast worden. Tevens zijn het<br />

filmpje en de quiz opgenomen in deze presentatieopzet (zie: “Introductie<br />

workshop Tebodin” op de bijgeleverde cd-rom).<br />

4.2.7. Een rapportage met aanbevelingen voor het invoeren van een case<br />

In de ontwerpfase is er besloten om een case in te voeren in de drie clusters<br />

‘Industrial Projects, Consultancy en Building, Pipelines en Infrastructure’. Het is<br />

belangrijk dat alle afdelingshoofden en buddy’s van deze clusters weten wat ze<br />

moeten doen met betrekking tot deze case. Daarom zijn de activiteiten die<br />

uitgevoerd moeten worden opgenomen in de checklists. Daarnaast is er ook een<br />

adviesrapport opgesteld met een beschrijving hoe de case geselecteerd en<br />

uitgevoerd moet worden. Deze rapportage staat in bijlage 12.<br />

35


Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />

Maart 2008<br />

5. Evaluatie<br />

Gedurende het hele proces is er regelmatig geëvalueerd. Er zijn hierbij twee<br />

formatieve evaluatiemomenten en één informeel evaluatiemoment geweest.<br />

Hierbij zijn de tussenrapportage vooronderzoek, de mogelijke maatregelen en de<br />

eindproducten geëvalueerd. De eindproducten die hier besproken worden zijn de<br />

workshop, het welkomstpakket en de First Day Wizard. Deze eindproducten zijn<br />

tijdens een pilot op 11 maart 2008 bij Tebodin Hengelo geëvalueerd. In dit hoofdstuk<br />

zal per product de werkwijze en de resultaten die er uit deze evaluaties zijn<br />

gekomen, besproken worden. Tevens zal ingegaan worden op de aanpassing die<br />

gemaakt zijn aan het product en het waarborgen van de kwaliteit.<br />

5.1. Vooronderzoek<br />

Nadat de tussenrapportage van het vooronderzoek gemaakt is, is er een informele<br />

formatieve evaluatie uitgevoerd met Ellen Nakken om de kwaliteit van het<br />

vooronderzoek te bepalen. In deze paragraaf zal de werkwijze, de resultaten, de<br />

aanpassingen en de kwaliteit van het vooronderzoek besproken worden.<br />

5.1.1. Werkwijze<br />

Om te achterhalen of het vooronderzoek van goede kwaliteit is, is het uiteindelijke<br />

tussenrapport voorgelegd aan de opdrachtgever. Naar aanleiding van dit<br />

tussenrapport is er vervolgens een evaluatiegesprek gevoerd met de opdrachtgever.<br />

Hier is verder geen gestructureerd interview voor gebruikt.<br />

5.1.2. Resultaten<br />

Uit het evaluatiegesprek kwam naar voren dat de opdrachtgever positief was over de<br />

tussenrapportage. Er waren geen inhoudelijke punten van verbetering.<br />

5.1.3. Aanpassingen<br />

Er zijn, aangezien de reactie positief was, geen aanpassing gemaakt aan het<br />

vooronderzoek. De resultaten van het vooronderzoek en de eerdere evaluatie zijn<br />

daarom onveranderd meegenomen naar de ontwerpfase.<br />

5.1.4. Kwaliteit<br />

De kwaliteit van het vooronderzoek wordt gewaarborgd vanwege de volgende<br />

aspecten:<br />

• Wetenschappelijke literatuur: Er is een grondige en systematische<br />

literatuurstudie uitgevoerd. Voor een verantwoording van de literatuurstudie<br />

wordt u doorverwezen naar bijlage 1.<br />

• Gesprekken met medewerkers en afdelingshoofden: door veel te inventariseren<br />

bij de medewerkers en afdelingshoofden over hun ervaringen en behoeften met<br />

betrekking tot het introductieprogramma, geeft het vooronderzoek een goed<br />

beeld van de behoeften en wensen van de medewerkers en afdelingshoofden.<br />

Het vooronderzoek is zelf van goede kwaliteit en vormt de basis van alle overige<br />

ontwerpstappen. Om deze reden draagt het vooronderzoek bij aan de kwaliteit van<br />

de verdere producten.<br />

5.2. Ontwerpfase: Mogelijke maatregelen<br />

Nadat het vooronderzoek afgerond is en het raamwerk voor het<br />

introductieprogramma is opgezet, zijn er een aantal maatregelen geformuleerd. Hoe<br />

deze maatregelen geëvalueerd zijn en wat de resultaten uit deze evaluatie zijn, zal in<br />

deze paragraaf besproken worden. Tevens zullen de aanpassingen en de<br />

waarborging van de kwaliteit van de maatregelen beschreven worden.<br />

36


Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />

Maart 2008<br />

5.2.1. Werkwijze<br />

De mogelijke maatregelen zijn eerst beschreven in een tussenrapportage en zijn<br />

vervolgens besproken met zowel de interne begeleider als de opdrachtgever. Na de<br />

gesprekken is er een verkorte versie gemaakt van de mogelijke maatregelen en<br />

uiteindelijk aan drie medewerkers en vier afdelingshoofden van Tebodin Hengelo via<br />

een e-mail met bijlage voorgelegd.<br />

5.2.2. Resultaten<br />

Uit deze formatieve evaluatie bleek dat zowel de medewerkers als de opdrachtgever<br />

de mogelijke maatregelen positief vinden. Er zijn daarnaast de volgende punten van<br />

verbetering naar voren gekomen:<br />

• Verschillende medewerkers geven aan dat de case moet beter uitgewerkt<br />

worden.<br />

• Een medewerker geeft aan dat de “code of conduct” toegevoegd moet worden<br />

aan het introductieprogramma.<br />

• Het Tebodin krantje komt maar een aantal keer per jaar uit. Het is daarom,<br />

volgens een medewerker, verstandig om de nieuwe medewerkers zich niet alleen<br />

in het krantje voor te laten stellen maar dat er ook een stuk op Shareportal wordt<br />

geplaatst.<br />

• Er blijkt al een handleiding voor het uren- en declaratiesysteem te bestaan. Deze<br />

staat op dit moment op Shareportal. Er hoeft dus geen ontwerp voor deze<br />

handleidingen gemaakt te worden.<br />

• Een afdelingshoofd geeft aan dat het op dit moment tekort schiet wat betreft<br />

kennis over TQS. Op dit moment worden alleen de belangrijkste punten door de<br />

buddy behandeld.<br />

• Een afdelingshoofd geeft aan dat we moeten bepalen of we wel of geen<br />

onderscheidt moeten maken in het introductieprogramma voor gedetacheerde<br />

medewerkers en medewerkers die in vaste dienst zijn.<br />

• Een afdelingshoofd geeft aan dat in het welkomstpakket de ziek- en<br />

herstelprocedure opgenomen moet worden<br />

5.2.3. Aanpassingen<br />

Aan de hand van deze resultaten zijn de volgende aanpassingen gedaan:<br />

• Case: er zijn gesprekken gevoerd met twee afdelingshoofden om het idee van de<br />

case concreter uit te werken. De adviespunten over deze case zijn op basis van<br />

deze twee gesprekken aangepast.<br />

• Code of conduct: de “code of conduct” is een belangrijk onderdeel binnen<br />

Tebodin. Echter is dit onderdeel nog niet expliciet in de plannen terug gekomen.<br />

Daarom is ervoor gekozen dat het afdelingshoofd dit kort bespreekt op de eerste<br />

werkdag. De “code of conduct” zal tevens behandeld worden in de workshop.<br />

• Sharportal: een voorstel is om nieuwe medewerkers te introduceren via de<br />

Shareportal. Echter worden de nieuwe medewerkers al voorgesteld op het<br />

intranet door middel van de naam en foto. Om deze reden zullen er geen<br />

aanpassingen gemaakt worden wat betreft het voorstellen op Shareportal.<br />

• Handleiding voor het uren- en declaratiesysteem: aangezien weinig medewerkers<br />

wisten dat deze handleiding bestond, zullen deze handleidingen in hardcopy aan<br />

de nieuwe medewerker worden uitgereikt door de buddy.<br />

• TQS: TQS is een erg belangrijk onderdeel binnen Tebodin en wordt daarom<br />

opgenomen in de workshop.<br />

• Onderscheid maken tussen ervaren en onervaren nieuwe medewerkers: er is<br />

besloten om wel een onderscheid te maken tussen ervaren en onervaren nieuwe<br />

medewerkers. Dit onderscheid zal terug komen in de case. De adviespunten over<br />

deze case zijn hierop aangepast.<br />

37


Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />

Maart 2008<br />

• Ziek- en herstelprocedure in welkomstpakket: deze procedure is al toegevoegd<br />

aan de indiensttredingwijzer die de medewerkers voor hun eerste werkdag<br />

opgestuurd krijgen. Om deze reden hoeven de medewerkers dit dus niet meer te<br />

ontvangen in het welkomstpakket en zullen er geen aanpassingen gedaan<br />

worden.<br />

5.2.4. Kwaliteit<br />

• Literatuur: de mogelijke maatregelen zijn onder andere gebaseerd op de<br />

wetenschappelijke literatuur. Dit draagt bij aan de kwaliteit van de maatregelen.<br />

• Mening medewerkers: Bij de formulering van de mogelijke maatregelen is<br />

rekening gehouden met de mening van de medewerkers en afdelingshoofden<br />

doormiddel van de behoefteanalyse. Bovendien is er na deze formulering ook<br />

gevraagd naar de meningen van de medewerkers en afdelingshoofden. Op basis<br />

van de reacties van de medewerkers en afdelingshoofden zijn de maatregelen<br />

hierop aangepast.<br />

5.3. Workshop<br />

Nadat de mogelijke maatregelen zijn opgezet en de prototypes zijn gerealiseerd is er<br />

op 11 maart 2008 in Tebodin een pilot uitgevoerd. In deze pilot zijn de workshop, de<br />

First Day Wizard en het welkomstpakket geëvalueerd.<br />

In dit onderdeel zal de werkwijze van de evaluatie van de workshop<br />

besproken worden. Vervolgens zullen de resultaten van de evaluatie aan bod komen<br />

en zal er aangegeven worden welke aanpassingen er aan de workshop worden<br />

gedaan. Tot slot zal er besproken worden hoe de kwaliteit van de workshop<br />

gewaarborgd is.<br />

5.3.1. Werkwijze<br />

Voorafgaand aan de workshop is er een vragenlijst opgesteld over de workshop. In<br />

deze vragenlijsten wordt op alle belangrijke elementen van de workshop<br />

geëvalueerd. Tevens is er het element ‘aandacht’ opgenomen in de vragenlijst,<br />

omdat het (vanuit het doel gezien) erg belangrijk is dat het introductieprogramma<br />

niet saai en demotiverend is. Bij de vragenlijst is gebruik gemaakt van een<br />

Likertschaal, waarbij per stelling ingevuld moet worden in hoeverre de medewerker<br />

het eens is met de stelling. De schaal loopt van getal: 1; geheel oneens, 2; oneens,<br />

3; neutraal, 4; eens, tot het getal 5; geheel mee eens. Voor een specifieke<br />

beschrijving, zie bijlage 13.<br />

De dag is begonnen met de pilot van de workshop. Vooraf is in samenwerking<br />

met Tebodin de inhoud van de workshop opgesteld. Aan de hand van een PowerPoint<br />

presentatie werd er verschillende informatie over Tebodin verteld. De duur van deze<br />

workshop was 2.5 uur. Bij deze workshop waren acht nieuwe medewerkers<br />

aanwezig, waarbij zes nieuwe medewerkers nog maar kort werkzaam zijn bij Tebodin<br />

(maximaal een maand) en twee al wat langer (rond de vijf maanden). De<br />

medewerkers die al langer werkzaam zijn binnen Tebodin kunnen beter aangeven<br />

welke informatie relevant is en welke informatie nog ontbreekt in de workshop,<br />

aangezien zij al meer ervaring hebben met de organisatie. De andere zes<br />

medewerkers die nog maar kort in dienst zijn bij Tebodin Hengelo is de werkelijke<br />

doelgroep van de workshop. De workshop is bedoeld voor medewerkers die<br />

maximaal twee maanden in dienst zijn bij Tebodin. Om te kijken of de workshop voor<br />

deze doelgroep te begrijpen is, is er ook naar de mening van deze nieuwe<br />

medewerkers gevraagd.<br />

Na afloop van de workshop is het verloop van de workshop kort besproken in<br />

de groep. Bovendien is er aan al deze medewerkers een vragenlijst uitgedeeld,<br />

waarbij naar hun mening werd gevraagd over de aandacht die ze hadden voor de<br />

workshop, de introductiefilm, het theoriedeel en de afsluitende quiz. Tot slot is<br />

38


Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />

Maart 2008<br />

tijdens de workshop geobserveerd door EEN Projects. Tijdens deze observatie zijn<br />

alle punten voor verbetering opgeschreven.<br />

5.3.2. Resultaten<br />

Op basis van de evaluatieformulieren en de observatie kunnen de volgende<br />

conclusies uit de evaluatie getrokken worden:<br />

• Aandacht: de aandacht die de nieuwe medewerkers hadden tijdens de workshop<br />

was goed. Door de afwisseling van onderwerpen en methoden die er gebruikt zijn<br />

tijdens de workshop was het gemakkelijk om de aandacht er bij te houden. Ook<br />

de duur van de workshop was goed.<br />

• Film: de film werd als een leuke opening ervaren. De film werd als relevant<br />

ervaren en de informatie die verteld werd tijdens deze film trok de aandacht van<br />

de nieuwe medewerkers. Wel was er als commentaar dat het beeld en geluid niet<br />

overal van goede kwaliteit was.<br />

• Theoriedeel: de informatie die tijdens de workshop is verteld, werd als relevant<br />

ervaren. Bovendien was de informatie voor iedereen te begrijpen. Daarnaast<br />

hadden de nieuwe medewerkers niet het gevoel dat er informatie ontbrak tijdens<br />

de workshop.<br />

Een punt voor verbetering is het TQS gedeelte. De informatie die op deze<br />

sheets vermeld stond was te veel en onduidelijk. De informatie die verteld wordt<br />

over dit onderwerp kan verbeterd worden. Daarbij is het van belang dat er<br />

duidelijk van te voren is vast gesteld wat er verteld gaat worden en wat relevant<br />

is voor de nieuwe medewerker. Hierdoor zal de presentatie over dit onderdeel<br />

beter te begrijpen zijn en zal het minder warrig over komen.<br />

Een ander punt voor verbetering is de geschiedenis van Tebodin. De<br />

geschiedenis van Tebodin werd nu pas laat in de workshop verteld. Voor een<br />

logischere opbouw is het goed om te starten met de geschiedenis van Tebodin.<br />

Op basis van deze geschiedenis kan vervolgens de huidige situatie van Tebodin in<br />

de wereld, in Nederland en uiteindelijk Tebodin Hengelo verteld worden.<br />

Een derde punt voor verbetering is het toevoegen van speaker notes aan de<br />

PowerPoint presentatie. Hierdoor wordt er meer structuur geboden aan de<br />

spreker. Uit de observatie kwam naar voren dat er aan de spreker wat meer<br />

structuur geboden moest worden. Een spreker moet voor de presentatie weten<br />

welke onderwerpen er behandeld worden en hoe diep er op deze onderwerpen in<br />

wordt gegaan. Op dit moment is er namelijk een apart bestand met de<br />

aanwijzingen voor de presentatie.<br />

Ten vierde is het belangrijk dat er geen afkortingen en Engelse teksten in de<br />

presentatie staan. Dit komt ten nadele van het begrip van de nieuwe<br />

medewerkers.<br />

Tot slot zaten er nog enkele schoonheidsfoutjes in de presentatie qua<br />

opmaak, style en teksten.<br />

• Quiz: De quiz werd als een leuke en interactieve afsluiting ervaren. Alle nieuwe<br />

medewerkers reageerden enthousiast op de vragen en er was voldoende<br />

gelegenheid tot interactie over de betreffende onderdelen.<br />

Een verbeterpunt voor de quiz is het toevoegen van een tijdsbalk om de<br />

vragen te beantwoorden. Er was enige onduidelijkheid wanneer iedereen de<br />

vraag had gelezen en een antwoord had gegeven. Daarom is het toevoegen van<br />

een tijdsbalk en het hardop voor lezen van de vraag een manier om deze<br />

onduidelijkheid weg te nemen<br />

5.3.3. Aanpassingen<br />

Aan de hand van de resultaten zullen de volgende aanpassingen gedaan worden aan<br />

de PowerPoint presentatie van de workshop:<br />

• De geschiedenis van Tebodin wordt naar voren gehaald.<br />

39


Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />

Maart 2008<br />

• De volgorde van de onderwerpen in het TQS gedeelte wordt aangepast.<br />

• Enkele overbodige sheets over de ondernemingsraad worden verwijderd.<br />

• Alle afkortingen in de presentatie worden uitgeschreven.<br />

• Engelse teksten worden vertaald in het Nederlands.<br />

• Verdere schoonheidsfoutjes qua opmaak, style en taal.<br />

• Bij de quizvragen wordt een tijdsbalk toegevoegd.<br />

5.3.4. Kwaliteit<br />

Er zijn verschillende aspecten die de kwaliteit van deze workshop waarborgen:<br />

• Inhoud en opbouw workshop: De inhoud die in de workshop behandeld wordt, is<br />

naar aanleiding van een grondig vooronderzoek ontstaan. Zowel vanuit de<br />

literatuur als de behoeften van de medewerkers van Tebodin zijn deze<br />

onderwerpen geselecteerd. De opbouw van de hele workshop is gebaseerd op de<br />

instructietheorie van Smith & Ragan (2003). Alle onderdelen uit de workshop<br />

kunnen dus verantwoord worden. Zie voor een gedetailleerde verantwoording<br />

van de hele workshop bijlage 7. Het is moeilijk te beoordelen of de workshop<br />

effectief is en de gewenste effecten vertoond. Maar aangezien de workshop op<br />

veel eerder onderzoek gebaseerd is, kan er geconcludeerd worden dat er<br />

waarschijnlijk wel de gewenste effecten en effectiviteit behaald kunnen worden.<br />

• Duurzaamheid workshop: Op dit moment is de workshop al eenmaal uitgevoerd<br />

voor nieuwe medewerkers. Deze workshop wordt op deze wijze voortgezet in de<br />

toekomst. De inhoud van de presentatie kan ook gebruikt blijven worden.<br />

Wanneer er aanpassingen gemaakt moeten worden bij veranderingen in de<br />

organisatie zal de verantwoordelijke voor dit onderdeel of Ellen Nakken<br />

(afhankelijk van welke inhoud) dit aanpassen.<br />

• Pilot: In de pilot is er naar de mening van de nieuwe medewerkers gevraagd aan<br />

de hand van een vragenlijst. Belangrijke punten uit dit evaluatiemoment zijn het<br />

behouden van aandacht en de relevantie van de workshop. Beide punten worden<br />

positief beoordeeld door de nieuwe medewerkers.<br />

De suggesties voor aanpassingen zijn doorgevoerd in het eindproduct. Dit<br />

maakt het eindproduct van hogere kwaliteit aangezien de medewerkers tevreden<br />

zijn met de workshop.<br />

5.4. Welkomstpakket<br />

Na de pilot van de workshop, is het welkomstpakket voorgelegd aan de nieuwe<br />

medewerkers. Voor deze evaluatie is dezelfde groep medewerkers gebruikt als bij de<br />

workshop. Dit om dezelfde reden als in paragraaf 5.3.1 is benoemd. In dit onderdeel<br />

zal de werkwijze en de resultaten van de evaluatie van het welkomstpakket<br />

besproken worden. Tot slot zal er beschreven worden hoe de kwaliteit van het<br />

welkomstpakket gewaarborgd is.<br />

5.4.1. Werkwijze<br />

Voor de evaluatie van dit welkomstpakket is ook een vragenlijst opgesteld. Dit is op<br />

dezelfde manier gedaan als bij de workshop. We hebben gebruik gemaakt van een<br />

evaluatieformulier omdat dit een gemakkelijke en tijdsbesparende methode is.<br />

Bovendien geven we doormiddel van vaste stellingen een kader waar de evaluatie op<br />

gericht moet zijn. Voor een overzicht van de vragenlijst, zie bijlage 14.<br />

Het huidige welkomstpakket is aangevuld met een organogram met<br />

beschrijving van de afdelingen en secties, afkortingenlijst, kubus van het<br />

bedrijfsnoodplan en Human Source Initiatives. De nieuwe medewerkers werden<br />

gevraagd naar dit nieuwe welkomstpakket te kijken en hun mening te geven aan de<br />

hand van het evaluatieformulier.<br />

40


Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />

Maart 2008<br />

5.4.2. Resultaten<br />

Uit de evaluatie blijkt dat de aanvullingen in het welkomstpakket nuttig en volledig<br />

zijn. De afkortingenlijst en het organogram met foto’s werden als zeer nuttig<br />

ervaren. Over de kubus waren nog wel enige twijfels. Sommige mensen vonden het<br />

overbodig dat de informatie op een kubus is vermeld. Bovendien is het de vraag of<br />

de medewerkers ook daadwerkelijk de kubus in elkaar zullen zetten. Echter zal deze<br />

kubus wel in het welkomstpakket blijven, maar zal de lay-out worden aangepast om<br />

het zo leesbaarder te maken. Hier is voor gekozen omdat het presenteren van het<br />

bedrijfsnoodplan erg belangrijk is. Er wordt vanuit gegaan dat wanneer één iemand<br />

begint met het maken van de kubus, de rest zal volgen. Tevens werd er het advies<br />

gegeven om een inhoudsopgave aan het welkomstpakket toe te voegen. Aangezien<br />

ook uit de literatuurstudie blijkt dat het erg belangrijk is dat de medewerkers weten<br />

wat ze kunnen verwachten, zal dit een goede aanvulling op het welkomstpakket zijn.<br />

Dit idee zal om deze reden dan ook doorgevoerd worden in het welkomstpakket.<br />

5.4.3. Aanpassingen<br />

De volgende aanpassingen aan het welkomstpakket zullen gedaan worden:<br />

• De kubus wordt qua opmaak aangepast.<br />

• Er wordt een inhoudsopgave toegevoegd aan het welkomstpakket.<br />

5.4.4. Kwaliteit<br />

Er zijn verschillende aspecten die de kwaliteit van dit welkomstpakket waarborgen:<br />

• Inhoud welkomstpakket: aan de hand van de literatuurstudie en de<br />

behoefteanalyse is er voor de betreffende inhoud van het welkomstpakket<br />

gekozen. Dit grondige vooronderzoek zorgt er voor dat het product van<br />

voldoende kwaliteit is. In paragraaf “3.3.1. vooraf aan de eerste dag” staat een<br />

verantwoording van de inhoud van het welkomstpakket aan de hand van de<br />

literatuur.<br />

• Pilot: in de pilot is er naar de mening gevraagd van de nieuwe medewerkers over<br />

het welkomstpakket. Alle punten werden positief beoordeeld. De medewerkers<br />

waren tevreden over het nieuwe welkomstpakket en vonden de nieuwe inhoud<br />

relevant. Alleen over de kubus waren twijfels, maar hier wordt verder niets mee<br />

gedaan. Het idee van de inhoudsopgave is aangepast in het eindproduct. Dit<br />

bevordert tevens de tevredenheid van de nieuwe medewerkers. Ook maakt de<br />

inhoudsopgave het welkomstpakket gebruiksvriendelijker.<br />

• Duurzaamheid: de informatie die in het welkomstpakket zit zal af en toe<br />

aangepast moeten worden. Bijvoorbeeld wanneer de organisatiestructuur<br />

verandert. Dit is mogelijk aangezien alle documenten ook digitaal aangeleverd<br />

worden.<br />

5.5. First Day Wizard<br />

Na het evalueren van het welkomstpakket zijn er een aantal medewerkers gevraagd<br />

om de First Day Wizard te evalueren. De werkwijze, resultaten, aanpassingen en<br />

kwaliteit van de evaluatie van de First Day Wizard, zullen hier achtereenvolgens<br />

besproken worden.<br />

5.5.1. Werkwijze<br />

Voorafgaand aan de evaluatie is er een vragenlijst opgesteld om de First Day Wizard<br />

te evalueren. Deze vragen zijn opgesteld aan de hand van het artikel van Elling,<br />

Lentz, en De Jong (2007). Daarbij is gebruik gemaakt van een Likertschaal, waarbij<br />

per stelling ingevuld moet worden in hoeverre de medewerker het eens is met de<br />

stelling. De schaal loopt van getal: 1; geheel oneens, 2; oneens, 3; neutraal, 4;<br />

eens, tot het getal 5; geheel mee eens. Voor een specifieke beschrijving van de<br />

vragen wordt u door verwezen naar bijlage 15.<br />

41


Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />

Maart 2008<br />

Na het evalueren van de workshop en het welkomstpakket is er een evaluatie<br />

gehouden van de nieuwe First Day Wizard aan de hand van de Think Aloud methode.<br />

De Thinking Aloud methode is een veel gebruikte maar controversiële<br />

onderzoeksmethode dat gebruikt kan worden bij het evalueren van producten,<br />

voornamelijk websites (Van Waes, 2000).<br />

Het doel van deze evaluatie is om vast te stellen hoe de medewerker reageert<br />

op de First Day Wizard en tegen welke problemen er aan gelopen worden. Daarbij<br />

zijn vier nieuwe medewerkers geselecteerd. Eén nieuwe medewerker was al langer<br />

werkzaam bij Tebodin (vier maanden). Deze nieuwe medewerker heeft al meer<br />

kennis over Tebodin en kijkt zo met een andere bril naar de wizard. Tijdens het<br />

werken met de First Day Wizard werd de nieuwe medewerker geobserveerd. Tot slot<br />

is er een evaluatieformulier aan de nieuwe medewerkers voorgelegd.<br />

5.5.2. Resultaten<br />

Uit de evaluatie van de First Day Wizard bleek dat het nadrukkelijk behandelen van<br />

de structuur van Shareportal in de First Day Wizard als positief werd ervaren. Er<br />

komen uit de evaluatie wel een aantal suggesties voor verbetering:<br />

• Tijdens de evaluatie werd het duidelijk dat vooral de tekst in de oranje blokjes<br />

werd gelezen. De tekst in het witte vlak werd regelmatig vluchtig bekeken. De<br />

tekst in de witte vlakken moet dus beperkt blijven.<br />

• Drie van de vier medewerkers die de First Day Wizard doorlopen hebben vonden<br />

het nadelig dat de First Day Wizard in het Engels was. De voertaal van Tebodin is<br />

echter Engels, op dit moment zal de First Day Wizard dus gewoon in het Engels<br />

blijven.<br />

• De First Day Wizard moet vrijer doorlopen kunnen worden. Een verbeterpunt<br />

voor de First Day Wizard is het aanbieden van de T om een stap terug te gaan.<br />

• De uiteindelijke resolutie van de First Day Wizard moet aangepast kunnen<br />

worden op het formaat van het beeldscherm van de nieuwe medewerker. Anders<br />

moet de nieuwe medewerker van links naar rechts en van onder naar boven<br />

scrollen om het hele beeld te kunnen zien. Dit wordt als nadelig ervaren bij de<br />

twee medewerkers die achter de laptop het prototype hebben bekeken.<br />

• De hoeveelheid informatie op de First Day Wizard moet beperkt blijven en het<br />

doorlopen van de First Day Wizard mag niet te veel tijd kosten. Bovendien moet<br />

er kritisch gekeken worden of alle subkopjes behandeld moeten worden.<br />

• Alle afkortingen die in de First Day Wizard staan, moeten uitgeschreven worden.<br />

• Een medewerker gaf aan dat het duidelijker aangegeven moet worden dat het<br />

mogelijk is om de FDW voortijdig af te sluiten. Bij het opnieuw opstarten begint<br />

de nieuwe medewerker waar hij gestopt is.<br />

5.5.3. Aanpassingen<br />

Zowel aan het prototype van de First Day Wizard als aan het bijbehorende<br />

adviesrapport zal een aantal aanpassingen gedaan worden:<br />

• Aan het prototype:<br />

o De mogelijkheid om terug te gaan doormiddel van een knop op de First Day<br />

Wizard zal aan de FDW toegevoegd worden.<br />

o Alle afkortingen die nu in de First Day Wizard staan, zullen uitgeschreven<br />

worden.<br />

o De mogelijkheid om de FDW af te sluiten zal nadrukkelijker beschreven<br />

worden aan de hand van een extra toelichting in een oranje blokje.<br />

• Aan het adviesrapport:<br />

o<br />

Er zal aangeven worden dat er een beperkte hoeveelheid tekst in het witte<br />

kader geplaatst moet worden.<br />

42


Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />

Maart 2008<br />

o<br />

o<br />

o<br />

o<br />

o<br />

Er zal in het adviesrapport aangegeven worden dat de voorkeur bij de<br />

Nederlandse taal ligt. We kaarten dit punt aan zodat Tebodin weet wat er<br />

speelt onder de medewerkers van Tebodin Hengelo.<br />

Ook in het adviespunt zal vermeld worden dat de resolutie van de FDW zich<br />

automatisch aan moet passen aan het beeldscherm.<br />

De hoeveelheid informatie op de First Day Wizard moet beperkt blijven en<br />

het doorlopen van de First Day Wizard moet bovendien niet te veel tijd<br />

kosten. Ook moet er kritisch gekeken worden of alle subkopjes behandeld<br />

moeten worden.<br />

De First Day Wizard moet zo geprogrammeerd worden dat wanneer de First<br />

Day Wizard afgesloten wordt, de gebruiker in dat onderdeel in de<br />

Shareportal terecht komt. Hier kan dan extra informatie over het<br />

betreffende onderwerp gezocht worden. Wanneer er teruggekeerd wordt in<br />

de First Day Wizard zal de gebruiker verder gaan waar hij/zij gebleven is.<br />

Ook dit zal aangekaart worden in het adviesrapport.<br />

Tot slot zal er in het adviesrapport aangegeven worden dat alle afkortingen<br />

die gebruikt worden in de First Day Wizard uitgeschreven moeten worden.<br />

5.5.4. Kwaliteit<br />

Er kunnen rond de First Day Wizard een aantal punten besproken worden die de<br />

kwaliteit beïnvloeden:<br />

• Duurzaamheid: de First Day Wizard die uitgewerkt is, is een prototype van hoe<br />

de uiteindelijk First Day Wizard er uit kan komen te zien. Het product zelf is dus<br />

niet duurzaam omdat het nog niet bruikbaar is. Het prototype kan gezien worden<br />

als een suggestie voor verbetering.<br />

• Literatuur: de suggesties voor verbetering zijn volledig gebaseerd op de literatuur<br />

en de input van medewerkers. Door beide invalshoeken te gebruiken zal de<br />

uiteindelijke First Day Wizard van goede kwaliteit zijn. Omdat er een beperkt<br />

prototype gebruikt is, is het moeilijk te beoordelen of de First Day Wizard<br />

uiteindelijk ook echt effectief is en de gewenste effecten heeft.<br />

• Gebruiksvriendelijkheid: de medewerkers vonden de First Day Wizard (in<br />

hoeverre ze dat nu kunnen beoordelen) gebruiksvriendelijk is. De<br />

gebruiksvriendelijkheid is bevorderd door ook medewerkers de mogelijkheid te<br />

geven terug te kunnen in de wizard. Dit bevordert dus ook de kwaliteit.<br />

43


Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />

Maart 2008<br />

6. Discussie<br />

Door een samenspel van theorie en praktijk heeft EEN Projects uiteindelijk een<br />

introductieprogramma voor Tebodin Hengelo opgeleverd. Een introductieprogramma<br />

dat gericht is op alle nieuwe medewerkers van locatie Tebodin Hengelo en waarin<br />

verschillende activiteiten worden ondernomen om de organisatie en de (naaste)<br />

collega’s beter te leren kennen. EEN Projects heeft een zo volledig mogelijk<br />

introductieprogramma weten te ontwerpen. Echter hebben zich tijdens het project<br />

enkele voorvallen voorgedaan, waardoor er enkele beperkingen in het uiteindelijke<br />

product zijn ontstaan.<br />

Ten eerste is er door EEN Projects een prototype ontwikkeld voor de verbetering van<br />

de First Day Wizard. In vergelijking met de oudere versie van de First Day Wizard, is<br />

de navigatie en de hoeveelheid informatie in het prototype verbeterd. Hierdoor zal<br />

ook de motivatie van de nieuwe medewerker bij het uitvoeren van deze First Day<br />

Wizard verhoogd worden.<br />

Echter zijn er in dit project geen aanpassingen gedaan aan de Shareportal<br />

(het intranet) van Tebodin. Uit de literatuur blijkt echter dat deze Shareportal niet<br />

voldoet aan de eisen die gesteld worden aan een goede en kwalitatieve website. De<br />

lay-out, de hoeveelheid informatie en de navigatie kunnen verbeterd worden in deze<br />

Shareportal. Uit de literatuur bleek dat de lay-out van een wizard en bijbehorende<br />

website gelijk aan elkaar moeten zijn. Om de koppeling tussen de First Day Wizard<br />

en de Shareportal dus te versterken, heeft de First Day Wizard dezelfde lay-out als<br />

de Shareportal. Aangezien de Shareportal niet optimaal is, treden er hierdoor ook<br />

enkele beperkingen op in de First Day Wizard. Een aanbeveling van EEN Projects is<br />

dan ook om in de toekomst de Shareportal te verbeteren aan de eisen die gesteld<br />

worden aan een goede website. Op basis van deze veranderingen zal de First Day<br />

Wizard daarna ook aangepast moeten worden.<br />

Een andere beperking in het eindproduct is de introductiefilm die getoond wordt in<br />

de workshop. In deze film stellen alle afdelingshoofden van Tebodin Hengelo zich<br />

kort voor en vertellen ze wat er binnen hun afdeling gebeurt. Tijdens de opnames is<br />

het hoofd van de afdeling TQS-office representative niet gefilmd, aangezien het<br />

huidige afdelingshoofd binnen enkele weken de afdeling zal verlaten. Hierdoor is de<br />

introductiefilm niet compleet. Een aanbeveling van EEN Projects is om het nieuwe<br />

afdelingshoofd van TQS te filmen, wanneer het nieuwe afdelingshoofd ingewerkt is.<br />

Binnen Tebodin Hengelo is er door EEN Projects contact opgenomen met Daan<br />

Broeze. Hij zal verantwoordelijk zijn voor wijzigingen in de film en de eventuele<br />

nieuwe opnames. Om dit te vergemakkelijken wordt het filmbestand aangeleverd op<br />

cd-rom.<br />

Hetzelfde probleem speelt bij het organogram. In dit organogram zijn van alle<br />

afdelingshoofden een foto gemaakt. Voor de afdeling TQS Representative is er echter<br />

geen foto gemaakt. Een aanbeveling van EEN Projects is om het nieuwe<br />

afdelingshoofd van TQS op de foto te zetten (wanneer deze is aangetreden) en deze<br />

in te voegen in het organogram. Daan Broeze zal ook bij dit product zorgen dat het<br />

up-to-date blijft.<br />

De laatste beperking in het eindproduct is het ontbreken van de<br />

declaratiehandleiding. Binnen Tebodin is er een nieuw systeem voor de declaraties<br />

ontwikkeld. Tijdens het ontwikkelproces voor het introductieprogramma kon er nog<br />

geen beroep worden gedaan op dit nieuwe systeem. Hierdoor kon er ook geen<br />

handleiding voor worden ontwikkeld. De aanbeveling van EEN Projects is om een<br />

handleiding te maken van dit nieuwe declaratiesysteem. Samen met de handleiding<br />

44


Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />

Maart 2008<br />

van het urensysteem kan de buddy dit uitreiken aan de nieuwe medewerker<br />

gedurende zijn/haar introductieperiode. Zo maakt de nieuwe medewerker op een<br />

gemakkelijke manier kennis met beide systemen. Een belangrijk punt dat uit de<br />

behoefteanalyse meerdere malen naar voren kwam.<br />

Deze drie punten worden door EEN Projects aan Tebodin van harte aanbevolen. Door<br />

het toepassen van de bovenstaande aanbevelingen zal de kwaliteit van het<br />

ontwikkelde introductieprogramma verbeteren.<br />

45


Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />

Maart 2008<br />

7. Conclusie<br />

Aan het eind van dit project kan er terug gekeken worden op een succesvol project.<br />

Door een goede samenwerking met Tebodin Hengelo zijn er verschillende<br />

eindproducten ontwikkeld ter aanvulling van het huidige introductieprogramma.<br />

Echter kunnen er nog een aantal adviespunten worden gegeven aan Tebodin Hengelo<br />

om de implementatie van het nieuwe introductieprogramma te bevorderen. Deze<br />

punten worden hieronder besproken. Daarnaast is het voor Tebodin van belang ook<br />

de punten uit hoofdstuk 6 ‘Discussie’ mee te nemen.<br />

7.1. Workshop<br />

Om de workshop goed te laten verlopen is het noodzakelijk om de inhoud van de<br />

workshop kort te bespreken met alle sprekers. Het is belangrijk dat alle sprekers op<br />

de hoogte zijn van de inhoud van de workshop, aandachtspunten die door EEN<br />

Projects zijn geadviseerd (zie bijlage 7: activiteiten), de PowerPoint sheets en de tijd<br />

die elke spreker heeft voor zijn onderwerpen. Door dit kort met elkaar voor te<br />

bereiden zal de structuur en de inhoud van de workshop verbeterd worden.<br />

Bovendien moet de inhoud van de workshop continue worden aangepast aan de<br />

wijzigingen in de organisatie.<br />

7.2. Afkortingenlijst per afdeling<br />

Door EEN Projects is er een afkortingenlijst ontwikkeld van algemene afkortingen die<br />

gebruikt worden in de organisatie. Daarnaast is de lijst met subordernummers en<br />

activiteitencodes aangepast, zodat de opmaak van alle lijsten gelijk zijn aan elkaar.<br />

Uit de formatieve evaluatie (de pilot) bleek echter dat er geen afkortingenlijst<br />

bestaat per afdeling. Per afdeling zijn er specifieke afkortingen en codes die<br />

verschillen per afdeling. Vandaar dat de aanbeveling wordt gedaan aan Tebodin om<br />

per afdeling een afkortingenlijst te ontwikkelen voor de nieuwe medewerker.<br />

7.3. Toelichting veranderingen introductieprogramma<br />

Omdat er verschillende veranderingen zijn gedaan in het huidige<br />

introductieprogramma is het noodzakelijk dat, als Tebodin Hengelo dit doorvoert,<br />

iedereen binnen Tebodin Hengelo op de hoogte wordt gesteld van de veranderingen.<br />

De supervisor, de buddy en de vestigingssecretaresse moeten op de hoogte worden<br />

gesteld van hun nieuwe taken tijdens het introductieprogramma van de nieuwe<br />

medewerker. Alle verantwoordelijken moeten weten wat er moet gebeuren en hoe<br />

dit moet gebeuren.<br />

Om dit te bevorderen is er per verantwoordelijke een checklist ontwikkeld.<br />

Echter moeten deze verantwoordelijken wel weten wat deze taken specifiek<br />

inhouden. Een manier om dit te doen is om een bijeenkomst te organiseren over het<br />

nieuwe introductieprogramma voor alle betrokkenen bij dit introductieprogramma. Er<br />

kan ook gekozen worden om de betrokkenen één voor één persoonlijk aan te<br />

spreken over de veranderingen en de betreffende taken. Het is aan Tebodin Hengelo<br />

om de geschikte manier te kiezen.<br />

Er kan dus geconcludeerd worden dat er door EEN Projects een aanvulling is<br />

ontwikkeld op het huidige introductieprogramma voor Tebodin Hengelo. Het<br />

introductieprogramma dat ontwikkeld is, is wetenschappelijk verantwoord en sluit<br />

ook aan bij de eisen en wensen van de opdrachtgever en andere medewerkers van<br />

Tebodin Hengelo. Al met al zal Tebodin Hengelo zelf de daadwerkelijke<br />

implementatie van het introductieprogramma moeten uitvoeren, zodat het<br />

uiteindelijk leidt tot goed gemotiveerde nieuwe medewerkers die informatie op het<br />

46


Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />

Maart 2008<br />

intranet weten te vinden en die kennis hebben van relevante bedrijfsinformatie,<br />

waardoor ze zich snel thuis voelen en snel aan de slag kunnen binnen de organisatie<br />

47


Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />

Maart 2008<br />

8. Reflectie<br />

In dit hoofdstuk wordt er gereflecteerd op het proces en het uiteindelijke product. Er<br />

kan onderscheid gemaakt worden in reflection-in-action en reflection-on-action.<br />

Reflection-in-action is de reflectie die we doen op elke afgeronde fase, omschreven in<br />

de zogenaamde leerpunten. Reflection-on-action is reflectie over het gehele proces<br />

en product.<br />

Het hoofdstuk zal starten met de reflectie op het gehele proces (reflection-onaction).<br />

In deze paragraaf zal gereflecteerd worden op het proces, de werkwijze en<br />

de samenwerking. Bovendien zullen er leerpunten worden geformuleerd die we mee<br />

kunnen nemen bij een volgend project. Vervolgens zal er een reflectie gegeven<br />

worden per fase (reflection-in-action). Per fase zullen een aantal leerpunten worden<br />

geformuleerd, die we telkens mee hebben genomen naar de volgende ontwerpfase.<br />

8.1. Reflectie op het gehele proces (reflection-on-action)<br />

8.1.1. Visie op ontwerpproces<br />

Onze visie op een goed ontwerpproces is dat het ontwikkelde product aan moet<br />

sluiten bij de wensen en de behoeften van de uiteindelijke gebruikers. Door de<br />

behoeften en wensen van de gebruikers te achterhalen en hen continue te betrekken<br />

in het ontwerpproces, zal de drempel om het uiteindelijke product te gebruiken<br />

verlaagd worden. Dit zal de implementatie van het product bevorderen. Deze visie<br />

hebben we gedurende het gehele proces in ons achterhoofd gehouden. Ten eerste<br />

zijn we het project begonnen met een uitgebreid vooronderzoek, waarbij de<br />

behoeften en de context van de toekomstige gebruikers is achterhaald. Het product<br />

moeten passen in de context van het bedrijf en moet aansluiten bij de behoeften van<br />

de gebruikers.<br />

Bovendien hebben we na elke fase de tussenrapportage besproken met de<br />

opdrachtgever om zo haar visie op het geheel te achterhalen en het product aan te<br />

scherpen. Tot slot hebben we twee keer gebruik gemaakt van een formatieve<br />

evaluatie. Ten eerste hebben we de mogelijke maatregelen voorgelegd aan drie<br />

Tebodin Hengelo medewerkers en vier afdelingshoofden van Tebodin Hengelo. Ten<br />

tweede is er een pilot uitgevoerd waarbij het ontwikkelde product is geëvalueerd<br />

door de medewerkers. De input die de medewerkers hebben geleverd, is<br />

meegenomen bij beslissingen die gemaakt zijn.<br />

8.1.2. Ontwerpmodel<br />

In het gehele proces is gebruik gemaakt van het OKT-model van Plomp (1992). Dit<br />

model sluit nauw aan bij onze visie, aangezien de evaluatiefase gedurende het<br />

gehele proces terugkomt. Zoals als we al aangaven willen we de toekomstige<br />

gebruikers continue betrekken in het proces. Doordat de evaluatiefase in het OKTmodel<br />

steeds terugkomt, betrekken we de toekomstige gebruikers al vanaf dag één<br />

in het proces.<br />

Een zwak punt van dit model met betrekking tot ons project is dat op het<br />

einde van dit project niet alle producten klaar zijn voor gebruik, waardoor het<br />

ontwikkelde introductieprogramma in zijn geheel nog niet geïmplementeerd kan<br />

worden. Zo is het organogram nog niet volledig en zijn de aanpassingen voor de First<br />

Day Wizard nog een blauwdruk. Terwijl bij het OKT-model de producten allemaal af<br />

en geïmplementeerd zijn aan het einde van het project. Op dit gebied is er dus een<br />

discrepantie te zien tussen het onderwijskundige ontwerpen in de theorie en de<br />

ervaren praktijk.<br />

48


Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />

Maart 2008<br />

8.1.3. Efficiëntie en effectiviteit van de werkwijze<br />

Zoals hierboven vermeld is onze werkwijze gebaseerd op het ontwerpmodel. Dit<br />

ontwerpmodel gaf ons structuur en was een leidraad gedurende het gehele proces.<br />

Na elke afgeronde fase werd er een gesprek gepland met de opdrachtgever om de<br />

tussenrapportage te bespreken. Voorafgaand werd de ontwikkelde tussenrapportage<br />

via de email met een korte toelichting opgestuurd zodat de opdrachtgever dit al door<br />

kon lezen. Hierdoor werd de efficiëntie en de effectiviteit van het gesprek verhoogd.<br />

Daarnaast hadden we een duidelijke planning gemaakt, waar we ons strikt<br />

aan hielden. De taakverdeling werd per fase verdeeld, waardoor op een efficiënte<br />

manier te werk werd gegaan. Uiteindelijk werd alles van elkaar door gelezen en<br />

eventuele dingen werden aangepast om zo een goed samenhangend geheel te<br />

maken.<br />

8.1.4. Projectmanagement<br />

Aan het begin van het project is er een ruime planning gemaakt met MS Project. Bij<br />

het opstellen van de planning is rekening gehouden met vakanties en<br />

tentamenweken, waardoor we niet in tijdsnood kwamen gedurende het project.<br />

Gedurende het proces kwamen we er wel achter dat er meer tijd moest worden<br />

ingepland voor het eindverslag. Hier hadden we bij het maken van de planning geen<br />

rekening mee gehouden. Uiteindelijk is er wat tijd van de realisatiefase afgetrokken.<br />

Hier hebben we echter geen nadelen aan ondervonden, alle eindproducten zijn op<br />

tijd af gekomen en van goede kwaliteit en met aandacht aan de vormgeving.<br />

De planning werd goed in de gaten gehouden door <strong>Eefje</strong>. Haar taak was om<br />

de planning in de gaten te houden, het aan te passen aan eventuele veranderingen,<br />

ons erop te wijzen als de activiteiten niet liepen volgens de planning en het afvinken<br />

van voltooide taken. De interne begeleider heeft deze planning een aantal keer<br />

gecontroleerd. Een verbeterpunt was dat er goed opgelet moet worden of afspraken<br />

milestones zijn of dat ze wel echt tijd kosten. Voor een overzicht van de planning, zie<br />

‘MS project planning’ op bijgeleverde cd-rom.<br />

8.1.5. Interne samenwerking<br />

Doordat we al meerdere projecten samen hebben uitgevoerd, zijn we goed op elkaar<br />

ingespeeld en weten we goed wat we aan elkaar hebben. De samenwerking verliep<br />

hierdoor goed. We vulden elkaar goed aan, iedereen hield zich aan de gemaakte<br />

afspraken en de deadlines werden op tijd gehaald. Bovendien wisten we goed waar<br />

ieders kwaliteiten liggen, zodat we iedereen effectief konden inzetten. Dit draagt bij<br />

aan de efficiëntie van het proces.<br />

Elke dinsdag hadden we ingepland als standaard ‘Atelier 5 dag’. Op deze dag<br />

waren we alle drie aanwezig in de Cubicus om voor Atelier 5 aan de slag te gaan.<br />

Afhankelijk van de planning werden ook andere momenten ingepland om aan Atelier<br />

5 te werken. De communicatie tussen de projectleden verliep zowel mondeling als<br />

via de mail.<br />

8.1.6. Externe samenwerking<br />

Aangezien we voor onze producten afhankelijk waren van de medewerkers van<br />

Tebodin Hengelo, was het erg van belang dat de externe samenwerking goed zal<br />

verlopen. Gelukkig bleek dit ook het geval te zijn. Tebodin Hengelo is een<br />

enthousiaste organisatie die graag mee wilde werken. Afspraken met Ellen Nakken<br />

werden over het algemeen via de email gemaakt en zij regelde ook afspraken voor<br />

ons met andere medewerkers. Bovendien werd er ook goed aan deze afspraken<br />

gehouden door zowel Tebodin als EEN Projects.<br />

Het enige punt waar de samenwerking niet helemaal flexibel verliep is bij het<br />

verzamelen van beschrijvingen van de afdelingen en secties voor op het<br />

49


Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />

Maart 2008<br />

organogram. Het was de bedoeling dat de afdelings- en sectiehoofden deze<br />

beschrijvingen via Ellen Nakken opstuurden naar EEN Projects. Echter zijn aan het<br />

eind van het project twee beschrijvingen nog niet ontvangen. Dit heeft als gevolg dat<br />

het organogram niet volledig is. Een verbeterpunt voor EEN Projects zou kunnen zijn<br />

dat ze persoonlijk bij de hoofden langs moeten gaan om ze er nog eens op te<br />

attenderen dat ze de beschrijvingen moeten maken en opsturen. Nu gebeurde dit<br />

alleen via een herinneringsmail die werd gestuurd door Ellen Nakken. Blijkbaar was<br />

dit echter niet voldoende.<br />

8.1.7. Communicatie<br />

De communicatie met de opdrachtgever verliep via de mail. Nanette was aangesteld<br />

als contactpersoon met zowel de interne begeleider als de opdrachtgever en andere<br />

externe betrokkenen. De opdrachtgever werd tijdig op de hoogte gesteld van<br />

veranderingen of het maken van afspraken.<br />

Wanneer we andere externe betrokkenen wilden benaderen (bijvoorbeeld<br />

contactpersoon Werkgroep West, Tebodin Hengelo medewerkers), stuurde de<br />

opdrachtgever eerst altijd een email naar deze mensen toe om ze op de hoogte te<br />

brengen. Zo wisten deze mensen wat ze konden verwachten en werd de drempel om<br />

mee te werken verlaagd.<br />

Drie punten van verbetering voor de communicatie kregen we van de COVA<br />

docente Eliane Sterkenburg-van Craaikamp. Ten eerste waren we in de email naar<br />

de opdrachtgever soms te onderdanig, doordat we te veel bedankten. Ten tweede<br />

moesten de gespreksverslagen verbeterd worden door het toevoegen van een<br />

minisamenvatting. En ten derde was het beter om een leeswijzer toe te voegen aan<br />

de rapportages en de mail meer begeleidend te maken. Met deze drie punten waren<br />

we het alle drie eens. Deze drie punten hebben we daarom meegenomen in ons<br />

verdere proces. Uiteindelijk hebben we dit goed toegepast gedurende het proces en<br />

kregen we een voldoende voor het COVA onderdeel.<br />

8.1.8. Eigen inbreng<br />

Over de eigen inbreng van het product zijn we tevreden. Ten eerste werden we<br />

vrijwel volledig vrijgelaten bij de keuze voor de aanvulling van het<br />

introductieprogramma. Er stond niet vast in wat voor vorm dit gegoten moest<br />

worden. Ten tweede werden we vrij gelaten om inhoudelijke informatie die werd<br />

aangeleverd door medewerkers van Tebodin aan te passen als het nodig was. Zo was<br />

de hoeveelheid informatie soms te groot of was de informatie ongestructureerd<br />

weergegeven. EEN Projects heeft vervolgens deze informatie bewerkt, om ervoor te<br />

zorgen dat de producten van het introductieprogramma van kwaliteit waren.<br />

Al met al kunnen we concluderen dat we genoeg invloed konden uitoefenen<br />

op het uiteindelijke resultaat. Ondanks dat we afhankelijk waren van de inhoudelijke<br />

informatie van Tebodin, hebben we er nog wel ons ‘eigen product’ van kunnen<br />

maken.<br />

8.1.9. Omgang met problemen<br />

Tijdens het proces ondervonden we een aantal problemen. Echter hebben we deze<br />

problemen naar onze eigen mening goed opgelost. Een paar voorbeelden van de<br />

problemen waar we tegen aan liepen:<br />

• De opdrachtgever reageerde niet (snel) op de email die we gestuurd hadden.<br />

In de mail hadden we gevraagd of we langs mochten komen om een paar<br />

screenshots te maken van het intranet, zodat we konden beginnen met het<br />

maken van het prototype van de First Day Wizard. Omdat de opdrachtgever<br />

niet reageerde op de mail en we hierdoor eigenlijk niet verder konden,<br />

hebben we dit probleem opgelost door contact op te nemen via de telefoon.<br />

50


Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />

Maart 2008<br />

Op deze manier konden we diezelfde middag nog langs komen en raakten we<br />

niet achter op schema.<br />

• Een ander probleem was de invulling van de case. Uit de formatieve evaluatie<br />

bleek dat er veel onduidelijkheid was over de case. Ook voor ons zelf was dit<br />

een moeilijk punt waar we nog geen goed beeld over hadden. Door nog een<br />

keer in gesprek te gaan met twee afdelingshoofden hebben we geprobeerd<br />

deze onduidelijkheid weg te nemen. Uiteindelijk is dit gelukt en hebben we<br />

het idee over de case aangepast.<br />

• Het was het idee om als inleiding van de workshop een film af te laten spelen,<br />

waarin de afdelingshoofden zichzelf en hun afdeling voorstellen. Deze film<br />

moest EEN Projects ontwikkelen. Het was de planning om deze film in week 8<br />

op te nemen. Echter was het probleem dat niet alle afdelingshoofden in deze<br />

week aanwezig waren. Daarom hebben we het filmen verzet naar een week<br />

later en zijn we in week 8 bezig gegaan met het eindverslag. Door het<br />

omwisselen van activiteiten hebben we geen vertraging opgelopen.<br />

8.1.10. Leerpunten gehele proces<br />

Wanneer we terugkijken op ons proces kunnen er een aantal leerpunten worden<br />

geformuleerd. Deze leerpunten zullen we meenemen in de toekomst:<br />

• Minder onderdanig opstellen. Vanuit Tebodin Hengelo waren ze erg bereid om<br />

mee te werken met dit project. De opdrachtgever was erg enthousiast en<br />

reageerde snel en enthousiast op onze e-mails en vragen. Hiervoor waren we erg<br />

dankbaar. Echter moeten we ons realiseren dat een opdrachtgever ook baat heeft<br />

bij ons project en dat we ons hierdoor niet onderdanig hoeven op te stellen. Dit is<br />

dan ook een leerpunt voor ons zelf.<br />

• Voeg een korte samenvatting toe aan de gespreksverslagen.<br />

• Stel een begeleidende mail op (en voeg eventueel een leeswijzer toe) samen met<br />

het sturen van rapportages.<br />

• Let er bij MS Project op dat er geen milestones worden aangemaakt als het om<br />

een activiteit gaat die wel tijd kost.<br />

• Indien er niet tijdig wordt gereageerd op een mail, neem dan contact op met de<br />

persoon via de telefoon.<br />

• Benader mensen persoonlijk indien ze niet reageren, zodat ze er toe worden<br />

aangezet om bepaalde activiteiten alsnog uit te voeren.<br />

8.2. Reflectie per fase (reflection-in-action)<br />

8.2.1. Eerste fase: Vooronderzoek<br />

Contact met de opdrachtgever<br />

Vanaf dag één is er contact gelegd met de opdrachtgever. We zijn gestart met een<br />

oriënterend gesprek waarin de opdracht nader werd toegelicht. Enkele weken later<br />

heeft er een tweede gesprek plaats gevonden om de opdracht en de doelstellingen<br />

aan te scherpen. Op basis van deze tweede gesprekken is het plan van aanpak<br />

geschreven. Uiteraard is dit plan van aanpak besproken met de opdrachtgever en de<br />

interne begeleider. Na deze bespreking is er gestart met het vooronderzoek. De<br />

uiteindelijke tussenrapportage Vooronderzoek is uiteindelijk besproken met zowel de<br />

opdrachtgever als de interne begeleider. Dit heeft EEN Projects ook als positief<br />

ervaren, aangezien zo onduidelijkheden of eventuele beperkingen al aan het begin<br />

van het proces worden opgemerkt.<br />

Literatuuronderzoek<br />

Het zoeken naar literatuur was een behoorlijke klus. Na enkele tips van Marjolein<br />

Drenth en onze interne begeleider op het gebied van zoektermen waren we in staat<br />

voldoende wetenschappelijke literatuur te verzamelen. De relevante literatuur<br />

51


Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />

Maart 2008<br />

hebben we samengevat, zodat alle artikelen niet telkens weer doorgelezen hoeft te<br />

worden tijdens het proces. Uiteindelijk hebben we de literatuur verwerkt als<br />

samenvatting van ons literatuuronderzoek in de tussenrapportage Vooronderzoek.<br />

Helaas kwamen we aan het einde van het literatuuronderzoek erachter dat we ook<br />

veel literatuur hadden samengevat die uiteindelijk niet meer relevant was. Dit kwam<br />

omdat ons beeld van de opdracht gedurende het zoekproces is aangescherpt.<br />

Specifieke literatuur over websites (inhoud, style etc.) was uiteindelijk niet meer<br />

volledig relevant voor dit project. Als het mogelijk is zouden we hier in het vervolg<br />

dus beter op moeten letten.<br />

Behoefteanalyse<br />

Om de wensen en behoeften van de medewerkers en afdelingshoofden te<br />

achterhalen zijn er gesprekken gehouden met elf medewerkers en twee<br />

afdelingshoofden.<br />

De elf medewerkers verschillen op basis van werkervaring. Sommige<br />

werknemers waren langer werkzaam binnen Tebodin Hengelo, terwijl anderen nog<br />

maar kort in de organisatie werkzaam zijn. Uiteindelijk heeft de opdrachtgever de<br />

medewerkers gekozen op basis van onze aangegeven eis. De elf medewerkers waren<br />

ingedeeld in drie groepen. In groepjes van 3 à 4 personen werd er een gesprek<br />

gehouden over de ervaringen met het huidige introductieprogramma en de eventuele<br />

verbeterpunten hierop. Alle drie leden van EEN Projects waren bij dit gesprek<br />

aanwezig. Er is voor deze manier gekozen, omdat het naar onze mening een<br />

efficiënte manier is. Op deze manier spreek je meerdere personen in een korte tijd<br />

en daarnaast lokt het een groepsgesprek uit. Hierdoor kunnen ervaringen met elkaar<br />

gedeeld worden en kunnen medewerkers op elkaar inspringen/reageren. EEN<br />

Projects heeft tijdens het gesprek ervoor gezorgd dat iedere medewerker aan het<br />

woord komt. Dit heeft EEN Projects gerealiseerd door ieder lid een taak te geven. Zo<br />

maakte één iemand aantekeningen tijdens het gesprek, de ander stelde de vragen<br />

en de laatste persoon hield controle over het gesprek. Deze laatste persoon zorgde<br />

dat alle vragen gesteld werden en dat iedereen aan het woord kwam. De gesprekken<br />

verliepen op deze manier voorspoedig.<br />

EEN Projects heeft daarnaast apart met de twee afdelingshoofden gesproken.<br />

Dit gebeurde dus niet in een groep, aangezien per afdeling de wensen en behoeften<br />

erg kunnen verschillen en het lastig is om alle afdelingshoofden op één moment bij<br />

elkaar te krijgen. EEN Projects kijkt positief op deze keuze terug.<br />

Werkgroep West<br />

We hoorden van de opdrachtgever dat ze bij Tebodin Werkgroep West ook druk<br />

bezig waren met de ontwikkeling van een nieuw introductieprogramma. Via de<br />

telefoon heeft er een gesprek plaatsgevonden over hun introductieprogramma en<br />

welke punten volgens hen van belang zijn om op te letten bij het opzetten van een<br />

introductieprogramma. Dit gesprek is opgenomen. De Werkgroep heeft naast het<br />

gesprek enkele belangrijke documenten via de mail opgestuurd.<br />

Het was een goede keuze om een gesprek met deze werkgroep te voeren.<br />

Bovendien is het een efficiënte oplossing geweest om dit gesprek via de telefoon te<br />

voeren, aangezien het bedrijf in Den Haag gevestigd is en het reizen meer tijd zou<br />

kosten dan het daadwerkelijke gesprek.<br />

Verantwoording interviewschema’s<br />

Hierboven is verteld hoe de interviews zijn gehouden. Vervolgens zou hier toegelicht<br />

worden hoe we de gegevens uit deze interviews hebben verwerkt. Ten eerste zijn de<br />

gesprekken allemaal opgenomen op tape. Ten tweede hebben we elk interview<br />

uitgewerkt en de belangrijkste conclusies van alle interviews samen genomen in één<br />

document. Ten derde is er telkens op de interviews gereflecteerd op wat er fout en<br />

52


Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />

Maart 2008<br />

wat er goed ging. Ten vierde hebben we telkens gekeken of we voldoende informatie<br />

hebben of dat er nog een gesprek plaats moet vinden. De uitwerking van de<br />

gesprekken hebben we uiteindelijk gearchiveerd op Teletop, zodat ze voor iedereen<br />

op elk gewenst moment beschikbaar zijn.<br />

Leerpunten<br />

In deze fase kunnen op basis van onze ervaring de volgende leerpunten worden<br />

geformuleerd:<br />

• Goed afbakenen van de onderwerpen m.b.t. literatuur zoeken. Welke<br />

onderwerpen in de literatuur zijn wel relevant en welke onderwerpen zijn niet<br />

toepasbaar op ons project? Een eventuele oplossing hiervoor kan zijn dat er eerst<br />

een schema wordt gemaakt met de relevante onderwerpen en de grenzen (welke<br />

onderwerpen wel/niet).<br />

• Indien het van belang is een gesprek/ interview te voeren met een persoon die<br />

ver weg woont en als er wordt verwacht dat het interview kort duurt, dan is het<br />

efficiënt om te beslissen om dit gesprek per telefoon te voeren.<br />

8.2.2. Tweede fase: Ontwerpfase<br />

In deze fase kunnen op basis van onze ervaring de volgende leerpunten worden<br />

geformuleerd:<br />

• Direct wetenschappelijke onderbouwen van de mogelijke maatregelen, waardoor<br />

het product wetenschappelijk verantwoord is en de kwaliteit verhoogd wordt.<br />

• Betere koppeling maken tussen het vooronderzoek en de ontwerpfase door<br />

middel van een raamwerk. In dit raamwerk moet duidelijk worden welke<br />

resultaten er mee genomen moeten worden vanuit je vooronderzoek naar de<br />

ontwerpfase en wat dus de basis is van het product die je gaat ontwerpen.<br />

In eerste instantie hadden we geen raamwerk gemaakt, met als gevolg dat<br />

de interne begeleider de stap van het vooronderzoek naar de ontwerpfase te<br />

groot vond en niet volledig begreep. Het is dus van belang een raamwerk te<br />

creëren, ook al is de stap van het vooronderzoek naar de ontwerpfase voor de<br />

projectgroep zelf wel helemaal duidelijk. Dit om voor de externe betrokkenen ook<br />

duidelijkheid te scheppen.<br />

8.2.3. Derde fase: Realisatie/constructiefase<br />

In deze fase kunnen op basis van onze ervaring de volgende leerpunten worden<br />

geformuleerd:<br />

• Timemanagement. In week 7 en 8 waren de opnames voor de introductiefilm<br />

gepland. Helaas konden er in deze week geen opnames plaatsvinden doordat de<br />

afdelingshoofden in deze weken niet aanwezig waren of geen tijd hadden.<br />

Daarom zijn de opnames verplaatst naar week 9. In het begin raakten we<br />

hiervan lichtelijk in de stress, aangezien onze planning nu niet meer klopte.<br />

Nadat er echter kritisch naar de planning is gekeken, hebben we gezien dat er<br />

activiteiten in week 9 (eindverslag) verplaatst konden worden naar week 7 en 8.<br />

Op dat moment waren we blij met de ruime en flexibele planning die we op<br />

het begin hadden opgezet, hierdoor kwamen we niet in de problemen. We<br />

hebben dus geleerd dat het van belang is van te voren een ruime planning te<br />

maken, zodat er tijdens het proces nog activiteiten verplaatst kunnen worden.<br />

Bovendien hebben we geleerd dat het hierdoor niet erg is om te moeten schuiven<br />

met bepaalde activiteiten.<br />

• Goed archiveren op Teletop. Doordat er verschillende producten worden gemaakt<br />

en deze ook door verschillende groepsleden worden aangepast, is het belangrijk<br />

dat de meest actuele versie van het product op de werkplaats op Teletop wordt<br />

gezet. Bovendien is het van belang dat we van elkaar weten wie aan welk<br />

document werkt, zodat niet twee personen aanpassingen aan het product doen<br />

53


Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />

Maart 2008<br />

op hetzelfde moment. Hierover zijn bij ons duidelijke afspraken gemaakt, zodat<br />

dit later in het proces niet meer fout ging.<br />

• Het is goed om vooraf te bepalen welke kwaliteiten elk projectlid heeft. Dit<br />

bevorderd de effectiviteit en efficiëntie van het proces. In deze fase hebben we<br />

dat goed gedaan. Alle werkzaamheden zijn goed verdeeld waardoor dit geen<br />

problemen opleverde tijdens het project.<br />

8.2.4. Vierde fase: Evaluatiefase<br />

• Er is gekozen om de mogelijke maatregelen te evalueren via de mail, zoals is<br />

uitgelegd in hoofdstuk 3. De reden hiervoor is omdat medewerkers zo alle tijd<br />

hebben om de maatregelen voor zichzelf door te nemen en hier een mening over<br />

te vormen. Vaak durven personen ook meer kwijt over de mail, dan tijdens een<br />

gesprek. Vervolgens hebben we nog een gesprek gehad met personen waar we<br />

graag een verder toelichting van wilden hebben van de opmerkingen die ze<br />

hebben gemaakt. Naar onze mening hebben we op deze manier dus op een<br />

efficiënte wijze optimaal resultaat behaald. Het leerpunt is dan ook om altijd goed<br />

de voor – en de nadelen af te wegen van op welke manier er geëvalueerd gaat<br />

worden.<br />

• Er is gekozen om de pilot uit te voeren aan de hand van vragenlijsten en<br />

informele gesprekken. Dit is volgens ons de meest efficiënte manier, waardoor je<br />

op een zo tijdsbesparende methode zoveel mogelijk resultaten haalt. Daarnaast<br />

hebben we de vragenlijsten op gesteld aan de hand van literatuur om zo een<br />

wetenschappelijk en volledig mogelijke vragenlijst te krijgen. Het uitvoeren van<br />

de evaluatie ging volgens ons goed. We kregen veel reacties en iedereen was<br />

bereid om mee te werken met de evaluatie. Bovendien begreep iedereen de<br />

vragenlijst en hebben we op alle relevante onderdelen van de workshop, het<br />

welkomstpakket en de First Day Wizard geëvalueerd.<br />

8.2.5. Vijfde fase: Implementatiefase<br />

Tijdens dit project is de implementatiefase niet volledig uitgevoerd. Echter zijn er wel<br />

een aantal activiteiten ondernomen om de implementatie te bevorderen:<br />

• Regelmatig contact met de opdrachtgever, waardoor zij continue betrokken is in<br />

het project en op de hoogte is van de vorderingen. Hierdoor weet je als<br />

projectteam ook wat de verwachtingen en bedoelingen zijn van de opdrachtgever<br />

en of het product hieraan blijft voldoen. Het betrekken van de opdrachtgever zal<br />

ook de implementatie verhogen.<br />

• Betrokkenheid van medewerkers en supervisors bij zowel de context- en<br />

behoefteanalyse als evaluaties. Hierdoor worden zij betrokken in het proces,<br />

kunnen ze input leveren en zullen ze zich meer verbonden voelen met het<br />

uiteindelijke resultaat. Dit zal de implementatie van het product bevorderen.<br />

• Oplevering van alle tussenproducten zowel op CD als hardcopy. Door EEN<br />

Projects is er een cd gemaakt waarop alle ontwikkelde producten staan. Hierdoor<br />

staan alle producten van het introductieprogramma bij elkaar en zijn ze<br />

gemakkelijk terug te vinden. Bovendien kunnen producten zo gemakkelijk up-todate<br />

gehouden worden.<br />

Daarnaast zullen de producten ook in hardcopy versie worden aangeleverd,<br />

waardoor Tebodin Hengelo niet meer de moeite hoeven te nemen om zelf dingen<br />

te ondernemen. Bijvoorbeeld het samenstellen van het welkomstpakket. Ook dit<br />

zal de implementatie van het product bevorderen.<br />

54


Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />

Maart 2008<br />

Referenties<br />

Bian, Z. (1999). Design of a wizard for preference function modelling software.<br />

Verkregen op 27 november via http://www.collectionscanada.ca/obj/s4/<br />

f2/dsk1/tape7/PQDD_0021/MQ48257.pdf.<br />

Corbin, M. (2004). Design checklist for online help. Verkregen op 27 november 2007<br />

via http://www.winwriters.com/articles/checklist/index.html.<br />

Davis, V. D., & Kleiner, B. H. (2001). How to orient employees into new positions<br />

successfully. Management research rews, 24(1-2), 43-49.<br />

Dowling, E. J., & Eaker, M. A. (1996). New directions for new professionals. Paper<br />

presented at the annual convention of the American college personnel<br />

association, Baltimore, MD.<br />

Elling, S., Lentz, L., & De Jong, M. (2007). Website evaluation questionnaire<br />

development of a research-based tool for evaluating informational websites.<br />

Verkregen op 4 maart 2008 via http://www.springerlink.com/content/<br />

f130x737l07n582n/.<br />

Hacker, C. A. (2003). New employee orientation: Make it pay dividends for years to<br />

come. Information systems management, 21(1), 89-92.<br />

Keller, J.M. (1987). Development and use of the ARCS model of motivational design.<br />

In Ely, D.P. & Plomp, T., Classic writings on instructional technology.<br />

Enschede: TH Twente.<br />

Klein, H. J., & Weaver, N. A. (2000). The effectiveness of an organizational-level<br />

orientation training program in the socialization of new hires. Personnel<br />

psychology, 53(1), 47-66.<br />

Pintrich, P. R. & Schunk, D. H. (2002). Motivation in education: Theory,<br />

research, and applications. New York: Merrill-Prentice Hall.<br />

Plomp, T. (1992). Onderwijskundig ontwerpen: Een inleiding. In T. Plomp, A.<br />

Feteris, J.M. Pieters, W. Tomic (Red.), Ontwerpen van onderwijs en<br />

trainingen, pp. 19-38. Utrecht: Lemma.<br />

Punselie, R. (2001). Websites die werken: Succesfactoren, beleid en uitvoering van<br />

webcommunicatie. Alphen aan den Rijn: Kluwer.<br />

Roy, M.C., Rannou, Y., & Rivard, L. (2007). The design of effective online help in web<br />

applications. Journal of knowledge management practice, 8(2).<br />

Stone, D., Jarrett, C., Woodroffe, M., & Minocha, S. (2005). User interface design<br />

and evaluation. San Fransisco: Morgan Kaufman Publishers.<br />

Van Waes, L. (2000). Thinking aloud as a method for testing the usability of<br />

websites: The influence of task variation on the evaluation of hypertext. IEEE<br />

Transactions on Professional Communication, 43(3), 279- 290.<br />

55


Introductie nieuwe medewerkers: Eindrapportage<br />

Maart 2008<br />

Wanous, J. P., & Reichers, A. E. (2000). New employee orientation programs.<br />

Human resource management review, 10(4), 435-451.<br />

Wesson, M. J., & Gogus, C. I. (2005). Shaking hands with a computer: An<br />

examination of two methods of organizational newcomer orientation. Journal<br />

of applied psychology, 90(5), 1018-1026.<br />

56


Bijlage 1: Format Logboek literatuuronderzoek<br />

Onderwerp Project:<br />

Introduceren nieuwe medewerkers van Tebodin<br />

Onderzoeksvraag literatuuronderzoek:<br />

Hoe kan de introductie van nieuwe medewerkers van Tebodin op een motiverende en<br />

uitdagende manier vorm gegeven worden, zodat medewerkers informatie op het<br />

intranet weten te vinden en dat ze relevante bedrijfsinformatie onthouden?<br />

Deelvragen Literatuuronderzoek (wanneer van toepassing)<br />

- Welke leervormen/trainingen zijn effectief voor het overbrengen en onthouden<br />

van:<br />

o Informatie over het Tebodin kwaliteitssysteem?<br />

o Procedures omtrent gezondheid en veiligheid<br />

o Code of conduct<br />

o Communicatie binnen het bedrijf<br />

- Hoe moet zo’n training/leervorm opgezet worden?<br />

- Hoe kan een (First Day) Wizard op een effectieve/overzichtelijke manier<br />

vormgegeven worden?<br />

- Wat is motivatie? (boekenkennis)<br />

a. Hoe motiveer je mensen?<br />

b. Leertheorieën op het gebied van motivatie<br />

c. Motiverende leermiddelen<br />

d. Motiverende leervormen<br />

- Hoe introduceer je nieuwe medewerkers op een uitdagende en motiverende<br />

manier?<br />

Concepten onderzoeksvragen<br />

Boekenkennis<br />

motivatie<br />

leermiddelen<br />

leervormen<br />

leertheorieën<br />

interactive design<br />

Artikelen<br />

nieuwe werknemers<br />

introduceren<br />

webdesign/vormgeving<br />

inhoudelijk: veiligheid, kwaliteitssysteem, personeelshandboek, huisstijl, etc<br />

Retention, remember, know<br />

Criteria gewenst materiaal (boeken/artikelen)<br />

Recent onderzoek<br />

Engels<br />

Wetenschappelijk<br />

Databases<br />

ERIC: deze database vormt de basis voor de verschillende<br />

leervormen/leermiddelen die motiveren.


Psychinf: voor wat achterliggende psychologische informatie over het motiveren<br />

van medewerkers.<br />

Web of Science: voor het vinden van recent geciteerde artikelen<br />

UB Catalogus: voor boeken en tijdschriften<br />

www.scholar.google.com en www.scirus.com : voor het vinden van<br />

wetenschappelijke literatuur.<br />

Terminologie<br />

Kernaspect 1: Motivatie leervormen/middelen/leertheorieën<br />

EN: Motivation, Learning Theorie<br />

NL: Motivatie, leertheorie, leermiddelen, leervormen<br />

Thesaurus ERIC: Motivation, Motivation Techniques, Self Motivation, Learning<br />

Motivation, Learning Readiness, Reading Motivation, Participation, Learning Theories,<br />

Educational Resources, Educational Equipment, Computer Uses in Education, Online<br />

Systems, Adult Education, Adult Development, Adult Learning, Training, Courses,<br />

Online Courses, Educational Courses, Education Work Relationship, Resource<br />

Materials, Instructional Materials<br />

Thesaurus PsychINFO: Personnel training, Employee Attitudes<br />

Kernaspect 2: Nieuwe medewerkers<br />

EN: associate, collaborator, partner. New employee, newcomer<br />

NL: nieuwe medewerkers<br />

Thesaurus ERIC: Employees, Entry Workers<br />

Kernaspect 3: Introduceren<br />

EN: introducing, employee orientation, first day orientation, acculturation, entry<br />

process<br />

NL:introduceren, kennismaken<br />

Thesaurus ERIC: Introductory Courses, Staff Development, Staff Orientation,<br />

Orientation, Orientation Materials<br />

Kernaspect 4: Soort informatie dat geleerd moet worden en context<br />

EN: safety, ingenieurs, consultancy, gas, oil<br />

NL: veiligheid, kwaliteitssysteem, huisstijl, personeelshandboek, gaswinning, olie<br />

Thesaurus ERIC:<br />

Thesaurus Psychinfo: Accident Prevention, Occupational Safety<br />

Kernaspect 5: Onthouden van informatie<br />

EN: retention, know, remember<br />

NL: onthouden van informatie<br />

Thesaurus PsyInfo: Retention<br />

Kernaspect 6: Webdesign/Interactive design<br />

EN: wizards, interactive design, webdesign, user interfaces, intelligent user<br />

interfaces, online support tool, online help system, human performance support<br />

NL: wizards<br />

Thesaurus:


Zoekacties<br />

Datum<br />

1 23-10-<br />

2007<br />

Database/<br />

Setnummer<br />

ERIC<br />

Zoekacties + zoektechnieken<br />

((DE “Introductory Courses”) ) and<br />

(DE “Motivation” or DE “Motivation<br />

Techniques”)<br />

full text<br />

2000-2007<br />

2 ERIC (DE “Introductory Courses”)<br />

full text<br />

2000-2007<br />

3 ERIC (DE “Introductory Courses”)<br />

and: Motivation (Abstract)<br />

full text<br />

2000-2007<br />

4 ERIC (DE “Motivation” or DE “Motivation<br />

Techniques” or DE “Learning<br />

Motivation” or DE “Self Motivation”<br />

or DE “Learning Readiness” or DE<br />

“Reading Motivation”) and (DE<br />

“Employees” or DE “Entry Workers”)<br />

full text<br />

2000-2007<br />

5 ERIC (DE “Motivation” or DE “Motivation<br />

Techniques” or DE “Learning<br />

Motivation” or DE “Self Motivation”<br />

or DE “Learning Readiness” or DE<br />

“Reading Motivation”) and (DE<br />

“Entry Workers”)<br />

full text<br />

2000-2007<br />

6 ERIC ((DE “Motivation” or DE “Motivation<br />

Techniques” or DE “Learning<br />

Motivation” or DE “Self Motivation”<br />

or DE “Learning Readiness” or DE<br />

“Reading Motivation”) ) and (DE<br />

“Learning Theories”)<br />

full text<br />

2000-2007<br />

7 ERIC (DE “Motivation” or DE “Motivation<br />

Techniques” or DE “Learning<br />

Motivation” or DE “Self Motivation”<br />

or DE “Learning Readiness” or DE<br />

“Reading Motivation”) and (DE<br />

“Online Courses” or DE “Computer<br />

Uses in Education” or DE “Courses”<br />

or DE “Online Systems”) AND (DE<br />

“Adult Development” or DE “Adult<br />

Education” or DE “Adult Learning”)<br />

8 02-11-<br />

2007<br />

Web of<br />

Science<br />

motivational courses and employees 1<br />

Totaal<br />

hits<br />

0<br />

165<br />

5<br />

7<br />

1<br />

18<br />

6


9 Web of Entry workers 90<br />

Science<br />

10 Web of Introductory Courses 440<br />

Science<br />

11 Web of Introductory Courses and learning 7<br />

Science motivation<br />

12 Web of Introductory Courses and<br />

81<br />

Science “employe*” or “new worker*”<br />

Van 2000-2007<br />

13 Web of “Introductory Cours*”<br />

220<br />

Science Van 2000-2007<br />

14 02-11- Google promote learning AND “introductory 2180<br />

2007 scholar course”<br />

2000-2007<br />

15 Google promote learning AND “introductory 418<br />

Scholar course” AND learning retention<br />

2000-2007<br />

16 05-11- PsychINFO DE “Occupational Safety” and DE 65<br />

2007<br />

“Personnel Training”<br />

17 (DE “Motivation”) and (DE “Safety” 3<br />

and DE “Occupational Safety”)<br />

18 DE “Retention” AND Introductory 1<br />

Courses<br />

19 05-11- Google Kennismaking AND ‘nieuwe<br />

50<br />

2007 Scholar medewerkers”<br />

20 arbeidssocialisatie AND nieuwe 3<br />

medewerkers<br />

21 “First Day” AND “New Employee” 989<br />

22 “First Day” AND “New Employee” 587<br />

AND introduction<br />

23 05-11- Scirus “Introductory Courses” AND<br />

462<br />

2007<br />

retention AND (“new employe*”)<br />

2000-2007<br />

24 “First Day” AND “New Employee” 77<br />

AND “introductory courses”<br />

25 “New Employee” AND “Introductory<br />

courses” AND “Occupational Safety”<br />

40<br />

26 Google<br />

Scholar<br />

27 06-11-<br />

2007<br />

ERIC<br />

“introduce new employees” AND<br />

improve learning<br />

2000-2008<br />

Wizard: TI Title<br />

2000-2007<br />

Full text<br />

28 Scopus Wizard AND navigation: Article Titile 0<br />

2000-2007<br />

29 Wizard AND navigation: Article Titile, 6<br />

Abstract and Keywords<br />

2000-2007<br />

30 12-11 UB<br />

“motivatie” 62<br />

Catalogues<br />

31 20-11 ERIC training and safety<br />

2000-2007<br />

208<br />

24<br />

3


Full text<br />

32 ( training and safety ) and DE<br />

“Safety Education”<br />

2000-2007<br />

Full text<br />

33 Training AND “quality system”<br />

34 (DE “Safety Education” or DE<br />

“Communication Skills”) and (DE<br />

“Training” or DE “Training Methods”<br />

or DE “Transfer of Training” or DE<br />

“Job Training” or DE “Education”)<br />

23<br />

2<br />

Full text<br />

Peer reviewed<br />

2000-2007<br />

35 (DE “Introductory Courses”) and (DE 13<br />

“Training” or DE “Job Training” or DE<br />

“Education” or DE “Training<br />

Methods”)<br />

36 23-11 UT catalogus Succesfactoren webcommunicatie 1<br />

37 UT catalogus Interactive design 59<br />

38 Google ‘design wizards’ 15.000<br />

scholar<br />

39 Google ‘design wizards’<br />

6520<br />

Scholar 2000-2007<br />

40 Google ‘success factor* of wizards’<br />

8030<br />

Scholar 2000-2007<br />

41 Google Wizard* and ‘online help’<br />

15.200<br />

scholar 2000-2007<br />

42 26-11 Scopus ‘Employee orientation’ OR ‘first day 43<br />

orientation’<br />

43 ‘first day orientation’ AND<br />

20<br />

introduction<br />

44 ‘first day orientation’ AND course 87<br />

45 ERIC “first day orientation” OR “employee 17<br />

orientation”<br />

full text<br />

46 ( AB “first day orientation” OR<br />

“employee orientation” ) and DE<br />

“Staff Development”<br />

47 (DE "Courses" or DE "Education<br />

Courses" or DE "Introductory<br />

Courses" or DE "Online Courses" or<br />

DE "Instructional Design" or DE<br />

"Instructional Development" or DE<br />

"Instructional Effectiveness" or DE<br />

"Instruction" or DE "Resource<br />

Materials" or DE "Educational<br />

Equipment" or DE "Educational<br />

Resources") and (DE "Orientation" or<br />

4<br />

72


DE "Orientation Materials" or DE<br />

"Staff Orientation" or DE<br />

"Introductory Courses")<br />

Full text<br />

Peer reviewed<br />

2000-2007<br />

48 (DE "Orientation" or DE "Orientation 0<br />

Materials" or DE "Staff Orientation")<br />

and "first day"<br />

49 "first day orientation" and training 0<br />

50 ((DE "Staff Orientation" or DE 12<br />

"Orientation") ) and (DE "Training"<br />

or DE "Training Methods")<br />

51 DE "Introductory Courses" and DE 5<br />

"Orientation"<br />

52 "employee orientation" AND (course<br />

or training or program)<br />

53 scholar "employee orientation" or "first day 13<br />

orientation"<br />

54 "new employe*" AND (program* or 28<br />

course* or training")<br />

55 introduction AND (program* or 1.220.000<br />

course* or training")<br />

56 "introductory course*" AND "adult 1290<br />

education"<br />

57 "introductory course*" AND "training 112<br />

method*"<br />

58 "introductory course*" AND "training 11<br />

method*" AND “first day”<br />

59 "(staff OR employee) orientation" 4610<br />

AND (course OR training)<br />

60 26-11 Picarta ‘Online help’<br />

52<br />

2000-2007<br />

61 Picarta ‘online help’ and wizard* 3<br />

62 Picarta ‘interactive design’<br />

68<br />

2000-2007<br />

Online resources and articles<br />

63 26-11 Scopus ‘online help’ and wizard* 14<br />

64 26-11 ERIC ‘User interface design’ 43<br />

65 ERIC Design* and wizard 25<br />

66 ERIC ‘user interface design’ and<br />

navigation<br />

2<br />

‘interface design’ and navigation<br />

67 26-11 Google design* 'online help' and 'wizard'<br />

scholar and navigation<br />

2000-2007<br />

68 'online support tool*' and 'user<br />

interface design'<br />

2000-2007<br />

17<br />

5050<br />

116.000<br />

69 'online support tool*' and effective 66.200


'user interface design'<br />

2000-2007<br />

70 27-11 Scopus TITLE-ABS-KEY("employee<br />

orientation program")<br />

71 (New Or Entry) AND (Staff OR<br />

Employee OR associate OR<br />

collaborator OR partner OR Workers)<br />

AND "orientation program"<br />

72 "Entry Workers" AND "orientation<br />

program"<br />

73 (orientation or introduction) AND<br />

(program or course or training)<br />

74 introduction AND (program or course<br />

or training)<br />

10<br />

90<br />

0<br />

45364<br />

30036<br />

75 27-11 PsycINFO "new employee orientation program" 0<br />

76 “employee orientation program" 0<br />

77 "new employee" AND introduction 12<br />

78 DE "Socialization" and DE<br />

0<br />

"Educational Programs" and DE<br />

"Personnel" and DE "Personnel<br />

Training"<br />

79 DE "Socialization" and (DE<br />

4<br />

"Educational Programs" or (DE<br />

"Personnel Training") and "new<br />

employee*"<br />

80 "new employee*" AND orientation 39<br />

81 27-11 ERIC " new employee*" AND orientation<br />

Full text<br />

82 “new employee*" AND orientation<br />

Full text<br />

83 27-11 Google<br />

scholar<br />

orientation "new employee *"<br />

2000-2007<br />

84 28-11 Scopus introduction AND program<br />

2000-2007<br />

85 introduction AND program<br />

AND orientation<br />

86 introduction AND program<br />

AND orientation AND employee*<br />

87 Web of<br />

Science<br />

"new employee" AND orientation<br />

2000-2007<br />

22<br />

8<br />

2520<br />

8277<br />

71<br />

2<br />

7


88 Times cited (artikel gevonden met<br />

hierboven staande zoekactie)<br />

89 "new employee" AND introduction<br />

2000-2007<br />

90 "first day" AND orientation<br />

2000-2007<br />

91 "new staff" AND orientation<br />

2000-2007<br />

92 30-11 Google<br />

scholar<br />

93 Google<br />

scholar<br />

94 Google<br />

scholar<br />

95 03-12 Google<br />

scholar<br />

‘navigation design’<br />

2000-2008<br />

‘ navigational design’<br />

2000-2008<br />

‘ navigational design’ and usability<br />

2000-2008<br />

Auteur: Jakob Nielsen<br />

1999-2007<br />

21<br />

1<br />

16<br />

391.000<br />

19.600<br />

19.200<br />

467<br />

Gevonden referenties<br />

1. –<br />

2. –<br />

3. –<br />

4. Michael F., Maillardet, F., Miller, C., Steadman, S., Ali, A., Blackman, C.,<br />

& Furner, J.(2003). Learning in the First Professional Job: The First Year of Full<br />

Time Employment After College for Accountants, Engineers and Nurses. Paper<br />

presented at the Annual Meeting of the American Educational Research<br />

Association (AERA) "Accountability for Educational Quality: Shared<br />

Responsibility", 84, 1-24.<br />

DeBell, M., & Mulligan, G. (2005). Reasons for Adults' Participation in Work-<br />

Related Courses. National Center For Educational Statistics.<br />

5. –<br />

6. Clardy, A. (2005). Andragogy: Adult Learning and Education at Its Best?. Online<br />

Submission<br />

7. Wang, G.C., Foucar-Szocki, D., & Griffin, O. (2006). HRD Learning Participation:<br />

An Emperical Study On e-learning completion. Paper presented at the Academy<br />

of Human Resource Development International Conference, 60, 1255-1262.<br />

8. Sheeren, P., & Silverman, M. (2003). Evaluation of three interventions to<br />

promote workplace health and safety: evidence for the utility of implementation<br />

intentions [Elektronische versie]. Social Sciences & Medicine, 56(10), 2153-2163.<br />

9. –<br />

10. –<br />

11. –<br />

12. –<br />

13. –<br />

14. –<br />

15. –<br />

16. Burke, M.J., Sarpy, S.A., Smith-Crowe, K., Chan-Serafin, S., Salvador, R.O, &<br />

Islam, G. (2006). Relative Effectiveness of Worker Safety and Health Training<br />

Methods. American Journal of Public Health, 96(2), 315-324.


17. Burke, M.J., Scheuer, M.L., & Meredith, R.J. (2007). A dialogical approach to skill<br />

development: The case of safety skills. Human Resource Management Review,<br />

17(2), 235-250.<br />

18. –<br />

19. –<br />

20. -<br />

21. Davis, V.D., & Kleiner, B.H. (2001). How to orient employees into new positions<br />

successfully. Management Research News, 24(1), 43-49.<br />

22. –<br />

23. –<br />

24. –<br />

25. –<br />

26. –<br />

27. –<br />

28. –<br />

29. –<br />

30. Vinke, R. (2003). De kern van motivatie. Kluwer.<br />

31. –<br />

32. O Fathaigh, M. (2002). Adult Learning in Health and Safety: Some Issues and<br />

Approaches.<br />

33. Seffah, A., & Bouchard, R. M. (1997). The Intranet as a Cognitive Architecture for<br />

Training and Education: Basic Assumptions and Development Issues o. Document<br />

Number)<br />

34. –<br />

35. –<br />

36. Punselie, R. (2003). Websites die werken: succesfactoren, beleid en uitvoering<br />

van webcommunicatie. Alphen aan den Rijn: Kluwer.<br />

37. - hoofdstuk uit dit boek: Thimbleby, H.. Interaction Walkthrough: Evaluation of<br />

safety critical interactive systems. p 52-66. Verkregen op 23 november 2007 via<br />

http://www.springerlink.com/content/m2563016q5v0/ .<br />

- Stone, D.L. (2005). User interface design and evaluation. Amsterdam: Elsevier.<br />

38. -<br />

39. - Dow, S., MacIntyre, B., Lee, J., Oezbek, C., Bolter, J.D., & Gandy, M. (2005).<br />

Wizard of Oz support throughout an iterative design process. Verkregen op 23<br />

november 2007 via<br />

http://ieeexplore.ieee.org/Xplore/login.jsp?url=/iel5/7756/32928/01541964.pdf&<br />

arnumber=1541964 .<br />

40. Roy, M.C., Rannou, Y., & Rivard, L. (2007). The design of effective online help in<br />

web<br />

applications. [Elektronische versie] Journal of Knowledge Management Practice,<br />

8(2)<br />

Verkregen op 23 november 2007 via http://www.tlainc.com/articl136.htm.<br />

41. Capobianco, A., & Carbonell, N. (2003). Online help for the general public:<br />

specific design issues and recommendations.[Elektronische versie]. Universal<br />

Access in the Information Society, 2(3), p265-279. Verkregen op 23 november<br />

2007 via http://www.springerlink.com/content/n01lvwga2a4646xb/ .<br />

42. –<br />

43. –<br />

44. –<br />

45. –


46. Dowling, E. J., & Eaker, M. A. (1996). New Directions for New Professionals.<br />

Paper presented at the Annual Convention of the American College Personnel<br />

Association from<br />

http://search.ebscohost.com/login.aspx?direct=true&db=eric&AN=ED400487&sit<br />

e=ehost-live<br />

47. –<br />

48. –<br />

49. –<br />

50. –<br />

51. –<br />

52. –<br />

53. –<br />

54. –<br />

55. –<br />

56. –<br />

57. –<br />

58. –<br />

59. Wanous, J. P., & Reichers, A. E. (2000). New Employee Orientation Programs.<br />

Human Resource Management Review, 10(4), 435-451.<br />

Sims, D. M. (2002). Creative New Employee Orientation Programs: Best<br />

Practices, Creative Ideas, and Activities for Energizing Your Orientation Program:<br />

McGraw-Hill.<br />

Soltis, J., Patel, P., & Whitworth, B. (2005). Designing a new employee<br />

orientation (NEO) system. Proceedings of the 33rd annual ACM SIGUCCS<br />

conference on User services, 349-352.<br />

60. - Jerrams-Smith, J. (2000). An intelligent human-computer interface for provision<br />

of on-line help. [Elektronische versie]. Aritificial Intelligence Review, 14(2), p5-<br />

22.<br />

- Purchase, H. C., & Worrill, J. (2002). An empirical study of on-line help design:<br />

features and principles. [Elektronische versie]. Int. J. Human-Computer Studies,<br />

56(5), 539-567.<br />

61. –<br />

62. –<br />

63. Bian, Z. (1999). Design a wizard for preference function modelling software.<br />

Verkregen op 26 november 2007 via<br />

http://www.scopus.com/scopus/results/citedbyresults.url?sort=r-f&cite=2-s2.0-<br />

0031343457&src=w&imp=t&sid=be7MBem-<br />

NkKI0rbgLoWknIO%3a110&sot=cite&sdt=a&sl=0&origin=recordpage&txGid=be7<br />

MBem-NkKI0rbgLoWknIO%3a11.<br />

64. –<br />

65. –<br />

66. –<br />

67.- Corbin, M. (2004). Design Checklist for Online help. Verkregen op 27 november<br />

2007 via http://www.winwriters.com/articles/checklist/index.html<br />

68. -<br />

69. Ragsdale, M. A., & Mueller, J. (2005). Plan, do, study, act model to improve an<br />

orientation program. Journal of Nursing Care Quality, 20(3), 268-272.<br />

70. –<br />

71. –


72. –<br />

73. –<br />

74. –<br />

75. –<br />

76. Ardts, J., Jansen, P., & van der Velde, M. (2001). The breaking in of new<br />

employees: Effectiveness of socialisation tactics and personnel instruments.<br />

Journal of Management Development, 20(2), 159-167.<br />

77. –<br />

78. –<br />

79. –<br />

80. –<br />

81. –<br />

82. Holton, E. F. (2001). New Employee Development Tactics: Perceived Availability,<br />

Helpfulness, and Relationship with Job Attitudes. Journal of Business and<br />

Psychology, 16(1), 73-85.<br />

83. –<br />

84. –<br />

85. –<br />

86. Klein, H. J., & Weaver, N. A. (2000). The effectiveness of an organizational-level<br />

orientation training program in the socialization of new hires. Personnel<br />

Psychology, 53(1), 47-66.<br />

Hacker, C. A. (2003). New employee orientation: Make it pay dividends for years<br />

to come. Information Systems Management, 21(1), 89-92.<br />

87. Slaughter, J. E., & Zickar, M. J. (2006). A new look at the role of insiders in the<br />

newcomer socialization process. Group & Organization Management, 31(2), 264-<br />

290.<br />

Wesson, M. J., & Gogus, C. I. (2005). Shaking hands with a computer: An<br />

examination of two methods of organizational newcomer orientation. Journal of<br />

Applied Psychology, 90(5), 1018-1026.<br />

88. –<br />

89. –<br />

90. –<br />

91. - Newman, M.W., & Landay, J.A. (2000). Sitemaps, storyboards, and<br />

specifications: a sketch of Web site design. Proceedings of the 3 rd conference on<br />

Designing interactive systems: processes, practices, methods, and techniques.<br />

Verkregen op 30 november 2007 via<br />

http://portal.acm.org/citation.cfm?id=347758.<br />

- Baresi, L., Garzotto, F., & Paolini, P. (2001). Extending UML for Modeling Web<br />

Applications. Proceedings of the 34 th Hawaii international Conference on System<br />

Sciences. Verkregen op 30 november 2007 via<br />

http://ieeexplore.ieee.org/xpl/freeabs_all.jsp?arnumber=926350 .<br />

- Ivory, M.Y., & Hearst, M.A. (2002). Improving Web site design. Verkregen op<br />

30 november 2007 via<br />

http://ieeexplore.ieee.org/xpl/freeabs_all.jsp?arnumber=991444.<br />

- Huizingh, E.K.R.E. (2000). The content and design of web sites: an empirical<br />

study. Verkregen op 30 november 2007 via<br />

http://www.sciencedirect.com/science?_ob=ArticleURL&_udi=B6VD0-3YNY6YR-


3&_user=10&_coverDate=04%2F01%2F2000&_rdoc=1&_fmt=&_orig=search&_s<br />

ort=d&view=c&_acct=C000050221&_version=1&_urlVersion=0&_userid=10&md<br />

5=3d4e9cd679fca5909e9f858d6579f55d .<br />

- Koch, N., Baumeister, H., Hennicker, R., & Mandel, L. (2000). Extending UML to<br />

Model Navigation and presentation in web applications. Verkregen op 30<br />

november 2007 via<br />

http://www.dmresearch.net/download/Computer/XML/Paper/WebE%20Papers/U<br />

ML/Extending%20UML%20to%20Model%20Navigation%20and%20Presentation<br />

%20in%20Web%20Applications.pdf .<br />

92. Maldonado, C.A., & Resnick, M.L. (2002). Do common user interface design<br />

patterns improve navigation? Proceedings of the Human Factors and Ergonomics<br />

Society 46 th annual meeting. Verkregen op 30 november 2007 via<br />

http://www.entrepreneurship.fiu.edu/downloads/marc_resnick/Research/User%2<br />

0interface%20design%20patterns%20for%20navigation.pdf .<br />

93. Hornbaek, K., Bederson, B.B., & Plaisant, C. (2002). Navigation patterns and<br />

usability of zoomable user interfaces with and without an overview. Verkregen op<br />

30 november 2007 via http://portal.acm.org/citation.cfm?id=586081.586086.<br />

94. - Nielsen, J. (1999). Designing Web Usability. New Riders Publishing,<br />

Indianapolis,<br />

Indiana.<br />

- Nielsen, J. (2002). Site map usability. Verkregen op 3 december 2007 via<br />

http://www.useit.com/alertbox/20020106.html.<br />

- Nielsen, J. (2007). Breadcrumb Navigation Increasingly Useful. Verkregen op 3<br />

december 2007 via http://www.useit.com/alertbox/breadcrumbs.html.


Bijlage 2: Overzicht introductieprogramma<br />

OP DE EERSTE WERKDAG<br />

√ Activiteit Met wie?<br />

Ontvangst en gesprek met de<br />

Samen met de supervisor<br />

supervisor:<br />

- Bespreken activiteiten van het<br />

introductieprogramma<br />

- Ontvangen van het welkomstpakket<br />

- Informatie over inhoudelijke zaken<br />

o TQS-systeem<br />

o Veiligheid en gezondheid<br />

o Personeelshandboek<br />

o Vestigingshandleiding<br />

o Code of Conduct<br />

- Informatie over het intranet van Tebodin<br />

(Shareportal)<br />

- Aanwijzen van uw werkplek<br />

Rondleiding door heel de organisatie Samen met de supervisor<br />

waarbij kennis gemaakt wordt met:<br />

- De persoonlijke buddy<br />

- De directe collega’s<br />

- De verschillende afdelingen<br />

Het maken van een pasfoto<br />

Samen met de<br />

vestigingssecretaresse<br />

Het controleren van het paspoort en ID<br />

checklist<br />

Samen met de<br />

vestigingssecretaresse<br />

First Day Wizard<br />

U gaat de First Day Wizard doorlopen. Door<br />

middel van deze wizard wordt kennis<br />

Individueel<br />

Nadat de buddy de First Day<br />

Wizard heeft aangeboden.<br />

gemaakt met het intranet van Tebodin,<br />

genaamd Shareportal.<br />

NA DE EERSTE WERKDAG<br />

√ Activiteit Met wie?<br />

Het oplossen van een case (oud project)<br />

Hierdoor maakt u kennis met de algemene<br />

werkwijze binnen Tebodin Hengelo.<br />

Individueel, bespreken met<br />

de persoonlijke buddy<br />

Kennis maken met de urenregistratie,<br />

reserveringen en declaraties.<br />

Het kwaliteitssysteem van Tebodin<br />

(TQS) behandelen<br />

Gesprek met de supervisor<br />

Voor een terug- en vooruitblik. Dit gebeurt na<br />

de eerste week.<br />

Informatieve & Interactieve workshop<br />

Lunch voor alle nieuwe medewerkers<br />

Aansluitend aan de informatieve workshop<br />

(Eventueel) introductieweekend<br />

Stukje schrijven voor het Tebodin<br />

krantje waarin u zichzelf voorstelt<br />

Individueel<br />

De handleiding zal uitgedeeld<br />

worden door de buddy,<br />

vervolgens gaat u hier zelf<br />

mee aan de slag gaan.<br />

Samen met de buddy<br />

Samen met de supervisor<br />

Gezamenlijk met andere<br />

nieuwe medewerkers<br />

Gezamenlijk met andere<br />

nieuwe medewerkers<br />

Gezamenlijk met andere<br />

nieuwe medewerkers<br />

Individueel


Bijlage 3: Checklist HR<br />

WAT TE DOEN BIJ EEN NIEUWE MEDEWERKER?<br />

CHECKLIST VOOR DE HR<br />

Naam nieuwe medewerker: …………………………………………………………………………<br />

Datum in dienst:………………………………………………………………………………………….<br />

VOORAFGAAND AAN DE EERSTE WERKDAG<br />

√ Activiteit<br />

Contract opmaken en employeenummer aanmaken.<br />

Vermelden agenda<br />

SNLD informeren<br />

SL employeenummer + 1 e werkdag<br />

Bijwerken in/uit dienst lijst<br />

Bijwerken CK lijst<br />

Supervisor op de hoogte stellen van eerste werkdag van de nieuwe<br />

medewerker.<br />

Overhandigen checklist met alle uit te voeren activiteiten aan de<br />

supervisor, vestigingssecretaresse en de service unit (of direct ook aan de<br />

buddy geven).<br />

NA DE EERSTE WERKDAG<br />

√ Activiteit<br />

Workshop inplannen<br />

Stel nieuwe medewerkers & sprekers ook op de hoogte van de datum waarop dit<br />

plaatsvindt.<br />

Introductielunch achtereenvolgens op workshop inplannen.


Bijlage 4: Checklist supervisor<br />

WAT TE DOEN BIJ EEN NIEUWE MEDEWERKER?<br />

CHECKLIST VOOR DE SUPERVISOR<br />

Naam nieuwe medewerker:.……………………………………………………………………..<br />

Datum in dienst:……………………………………………………………………………………...<br />

VOORAFGAAND AAN DE EERSTE WERKDAG<br />

√ Activiteit<br />

Het aanwijzen van een mentor/buddy voor de nieuwe medewerker en<br />

bepalen in welk project de nieuwe medewerker opgenomen wordt.<br />

Samen met de buddy bepalen welke functie de nieuwe medewerker krijgt<br />

in het project.<br />

Samen met de buddy een lijst opstellen met wat de nieuwe medewerker<br />

de komende weken op de betreffende afdeling gedaan moet hebben.<br />

Stel een lijst op met activiteiten. Voorbeeld: een nieuwe medewerker moet binnen<br />

een maand gemeten hebben/gekeken hebben met meten.<br />

Samen met de buddy een oud project (of een stuk uit een oud project)<br />

uitzoeken wat de nieuwe medewerker als case kan gebruiken.<br />

Het is de bedoeling dit een case wordt waar de nieuwe medewerker zelfstandig<br />

mee te werk kan gaan na de eerste werkdag, zodat hij/zij kennis opdoet over<br />

algemene procedures binnen de afdeling.<br />

Het overhandigen van de checklist aan de buddy.<br />

Het op de hoogte brengen van de afdeling (directe collega’s) van de komst<br />

van de nieuwe medewerker.<br />

Het is hierbij ook belangrijk dat de directe collega’s precies weten wanneer de<br />

eerste dag is voor de nieuwe medewerker. Hierdoor kunnen de directe collega’s de<br />

nieuwe medewerker hartelijk ontvangen, waardoor de nieuwe medewerker zich<br />

sneller thuis gaat voelen in het bedrijf.<br />

Het regelen van een werkplek voor de nieuwe medewerker.<br />

Dit kan ook via vestigingssecretaresse gedaan worden.<br />

Het klaarzetten van de benodigde kantoorartikelen.<br />

Dit kan ook via vestigingssecretaresse gedaan worden.<br />

Het aanvragen van specialistensoftware.<br />

Het regelen van een mobiele telefoon.<br />

Dit kan ook via vestigingssecretaresse gedaan worden.


OP DE EERSTE WERKDAG<br />

√ Activiteit<br />

De supervisor ontvangt de nieuwe medewerker (beneden ophalen).<br />

De dag begint met koffie drinken met de supervisor.<br />

Tijdens dit informele gesprek kunnen de onderstaande vier activiteiten uitgevoerd<br />

worden.<br />

Het overhandigen van het welkomstpakket.<br />

Het bespreken van de activiteiten van het introductieprogramma.<br />

Het overhandigen van het visitekaartje van de supervisor aan de nieuwe<br />

medewerker.<br />

Kort toelichten van inhoudelijke zaken:<br />

- TQS<br />

- Veiligheid en gezondheid<br />

- Personeelshandboek<br />

- Vestigingshandleiding<br />

- Code of Conduct<br />

- Het intranet van Tebodin: Shareportal<br />

Het geven van een rondleiding door heel de organisatie, waarbij kennis<br />

gemaakt wordt met:<br />

- De persoonlijke buddy<br />

- De directe collega’s<br />

- De verschillende afdelingen (ook informatie geven over de afdelingen)<br />

Hieronder behoort ook het toewijzen van de nieuwe medewerker aan de werkplek.<br />

Ervoor zorgen dat de vestigingssecretaresse een pasfoto maakt/regelt.<br />

Deze foto moet gemaakt worden op de eerste werkdag van de nieuwe<br />

medewerker, vóórdat de nieuwe medewerker de First Day Wizard gaat doorlopen.<br />

De nieuwe medewerker naar de buddy brengen.<br />

Aan het einde van de dag nog even aan de nieuwe medewerker vragen<br />

hoe het gegaan is.<br />

NA DE EERSTE WERKDAG<br />

√ Activiteit<br />

Het plannen van een gesprek met de nieuwe medewerker.<br />

Dit gesprek moet een week na binnenkomst van de nieuwe medewerker<br />

plaatsvinden. Het doel van dit gesprek is om terug te blikken op de eerste week en<br />

vooruit te blikken op de komende weken. Bij de terugblik krijgt de medewerker de<br />

mogelijkheid om met vragen en problemen te komen, bijvoorbeeld problemen met<br />

de buddy, opstarten, niet thuis voelen in de organisatie, etc. Bovendien wordt de<br />

behandelde case nog kort besproken.


Bijlage 5: Checklist buddy<br />

WAT TE DOEN BIJ EEN NIEUWE MEDEWERKER?<br />

CHECKLIST VOOR DE BUDDY<br />

Naam nieuwe medewerker: …………………………………………………………………………<br />

Datum in dienst:………………………………………………………………………………………….<br />

VOORAFGAAND AAN DE EERSTE WERKDAG<br />

√ Activiteit<br />

Samen met de supervisor bepalen in welk project de nieuwe medewerker<br />

wordt opgenomen en wat de functie van de nieuwe medewerker hierin<br />

wordt.<br />

Samen met de supervisor een lijst opstellen met wat de nieuwe<br />

medewerker de komende weken op de betreffende afdeling gedaan moet<br />

hebben.<br />

Stel een lijst op met activiteiten. Voorbeeld: een nieuwe medewerker moet binnen<br />

een maand gemeten hebben/gekeken hebben met meten.<br />

Samen met de supervisor een oud project (of een stuk uit een oud<br />

project) uitzoeken wat de nieuwe medewerker als case kan gebruiken.<br />

Het is de bedoeling dit een case wordt waar de nieuwe medewerker zelfstandig<br />

mee te werk kan gaan na de eerste werkdag, zodat hij/zij kennis opdoet over<br />

algemene procedures binnen de afdeling.<br />

OP DE EERSTE WERKDAG<br />

√ Activiteit<br />

De nieuwe medewerker ontmoeten (de supervisor komt langs).<br />

Verwelkom de nieuwe medewerker, zodat hij/zij zich thuis voelt in de organisatie.<br />

De nieuwe medewerker de First Day Wizard aanbieden.<br />

De nieuwe medewerker gaat hier vervolgens zelfstandig mee aan de slag. Maar<br />

check wel af en toe hoe het gaat en biedt hulp aan de nieuwe medewerker indien<br />

nodig is.<br />

NA DE EERSTE WERKDAG<br />

√ Activiteit<br />

TQS handboek overhandigen aan de nieuwe medewerker en een duidelijke<br />

toelichting hierop geven.<br />

Ook ingaan op hoe je het TQS handboek moet toepassen. U moet dit overhandigen<br />

en toelichten vóórdat de nieuwe medewerker aan de slag gaat met de case.<br />

Case overhandigen aan de nieuwe medewerker.<br />

De nieuwe medewerker gaat hier vervolgens, na een korte toelichting, zelfstandig<br />

mee aan de slag.<br />

Case na de tijd bespreken met de nieuwe medewerker.<br />

Handleiding urenregistratie, reserveringen en declaraties in hardcopy<br />

overhandigen en uitleggen.<br />

Indien het nodig is ook andere praktische zaken toelichten (bijvoorbeeld hoe<br />

documenten ingevuld moeten worden, waar zaken opgeslagen moeten worden,<br />

waar je bepaalde informatie kan vinden).<br />

!! Let hierbij op dat er een aparte handleiding voor de urenregistratie is voor<br />

gedetacheerden en vaste nieuwe medewerkers.<br />

Zorg ervoor dat de nieuwe medewerker een goede opstart maakt van de<br />

dagelijkse activiteiten.<br />

Bied hiervoor hulp en ondersteuning aan de nieuwe medewerker. Zorg ook dat er<br />

duidelijkheid is bij de nieuwe medewerker over zijn/haar rol en<br />

verantwoordelijkheid binnen het team.<br />

Wees altijd bereid om vragen van de nieuwe medewerker te<br />

beantwoorden.


√<br />

Activiteit<br />

Check regelmatig het bewustzijn van de nieuwe medewerker over de<br />

procedures, systemen en cultuur van Tebodin.<br />

Vraag om feedback van de nieuwe medewerker.<br />

Op basis van deze feedback kunt u uw werkzaamheden als buddy verbeteren.


Bijlage 6: Checklist Vestigingssecretaresse<br />

WAT TE DOEN BIJ EEN NIEUWE MEDEWERKER?<br />

CHECKLIST VOOR DE VESTIGINGSSECRETARESSE<br />

Naam nieuwe medewerker: …………………………………………………………………………<br />

Datum in dienst:………………………………………………………………………………………….<br />

VOORAFGAAND AAN DE EERSTE WERKDAG<br />

√ Activiteit<br />

Opsturen brief met introductieprogramma en indiensttredingwijzer<br />

Het aanvragen van een telefoonnummer.<br />

Het aanmaken van een inlog ID.<br />

Het aanmaken van een SAP ID.<br />

Het aanvragen van een computer.<br />

Visitekaartjes aanvragen voor de nieuwe medewerker.<br />

Het maken van een introductiepakketje van de vestiging. Het<br />

welkomstpakket moet de volgende inhoud bevatten:<br />

- Organogram met op de achterzijde uitleg over verschillende afdelingen<br />

(NIEUW!)<br />

- Een lijst met afkortingen (NIEUW!)<br />

- Een lijst met order nummers, activiteiten codes en lijst met de afdelingen<br />

(NIEUW!)<br />

- Human Sources Initiatives (NIEUW!)<br />

- Kubus: “Wat te doen bij een calamiteit” (NIEUW!)<br />

- Code of Conduct<br />

- Veiligheidsbrevet<br />

- Secrecy declaration<br />

- Papier waarop de nieuwe medewerker moet ondertekenen dat hij/zij tijdens<br />

de introductie de vestigingshandleiding en bedrijfsnoodplan heeft gezien en<br />

een rondgang door het gebouw heeft gedaan.<br />

- En papier met de uitleg over het intranet en het vestigingsblad en het<br />

Tebodinkrantje ‘Hengelo Proat’.<br />

- Telefoonlijst Tebodin Hengelo<br />

- Index 2030/2050 Quick Guide<br />

OP DE EERSTE WERKDAG<br />

√ Activiteit<br />

Het controleren van het paspoort en ID checklist.<br />

Het maken/regelen van een pasfoto van de nieuwe werknemer.<br />

Er moet op het begin van de eerste werkdag een pasfoto gemaakt worden van<br />

de nieuwe medewerker, aangezien hij/zij dit nodig heeft om de First Day Wizard<br />

te kunnen doorlopen.<br />

Het mailen van de pasfoto naar de nieuwe werknemer of deze pasfoto op<br />

Shareportal zetten.<br />

Het is belangrijk dat deze activiteit zo snel mogelijk op de eerste werkdag<br />

uitgevoerd wordt. Bovendien moet de Vestigingssecretaresse ervoor zorgen dat<br />

de nieuwe medewerker deze foto opslaat op zijn/haar computer, zodat hij/zij het<br />

gemakkelijk kan uploaden zodra hij/zij van start gaat met de First Day Wizard.<br />

NA DE EERSTE WERKDAG<br />

√ Activiteit<br />

Verzoek indienen om de medewerker een stukje te laten schrijven voor<br />

in het Tebodin krantje.


Bijlage 7: Workshop Tebodin Hengelo<br />

Totale benodigdheden voor deze workshop zijn:<br />

• Powerpointpresentatie;<br />

• Eén bouwhelm per persoon (voor de quiz);<br />

• Eén setje van kaartjes (nummer 1 t/m 4) van het Code of Conduct spel per<br />

persoon (voor de quiz).<br />

Totale duur van deze workshop: 2,5 – 3 uur<br />

Er moet een lunch gereserveerd worden voor na de workshop<br />

Fase Activiteit Argumentatie<br />

Overzicht geven<br />

(5 minuten)<br />

• Jezelf als spreker voorstellen<br />

• Vertellen wat de inhoud van<br />

deze workshop is, hierbij ook<br />

aangeven wie wat gaat<br />

vertellen:<br />

- Voorstelrondje<br />

- Tebodin Organisatie:<br />

Filmpje afdelingshoofden<br />

Tebodin Hengelo,<br />

Corporate profile,<br />

Geschiedenis<br />

- TQS en HSE (QHSE)<br />

- Koffiepauze<br />

- Code of Conduct<br />

- HSI<br />

- OR/VS<br />

- Personeelsvereniging<br />

- Stellingenquiz<br />

- Afsluiting: Lunch<br />

• Expliciet aangeven wat de<br />

relevantie is van de workshop:<br />

Er wordt in deze workshop<br />

verschillende<br />

bedrijfsinformatie gegeven<br />

wat belangrijk is om te weten.<br />

Naast de algemene informatie<br />

(geschiedenis van Tebodin)<br />

wordt er specifieke informatie<br />

gegeven over het TQS<br />

systeem en de Code of<br />

Conduct, die iedere Tebodin<br />

medewerker moet weten.<br />

Het is erg belangrijk dat<br />

medewerkers vooraf weten wat<br />

ze te wachten staat. Tevens<br />

moet de relevantie benoemd<br />

worden om te zorgen dat de<br />

nieuwe medewerkers<br />

gemotiveerd zijn om de gehele<br />

presentatie aandachtig te<br />

volgen.<br />

Door de afwisseling in methoden<br />

die gebruikt worden (van een<br />

filmpje tot aan een quiz aan het<br />

einde) wordt getracht de<br />

aandacht en motivatie te<br />

onderhouden.


Fase Activiteit Argumentatie<br />

Voorstelrondje<br />

(10-15 minuten)<br />

Alle medewerkers die aanwezig<br />

zijn zich voor laten stellen:<br />

- Hoe heet je?<br />

- Waar werk je binnen<br />

Tebodin?<br />

- Wat zijn je<br />

functies/taken binnen<br />

Tebodin?<br />

- Hoe lang al werkzaam<br />

binnen Tebodin?<br />

Om de socialisatie te bevorderen<br />

is het belangrijk dat de nieuwe<br />

medewerkers elkaar kennen<br />

zodat ze zich deel uit voelen<br />

maken van een groep.<br />

Tebodin<br />

organisatie:<br />

35 min<br />

• Film:15 min.<br />

• Geschiedenis<br />

5 minuten<br />

• Starten met de<br />

introductiefilm, waarbij alle<br />

afdelingshoofden zichzelf en<br />

de desbetreffende afdeling<br />

voorstellen.<br />

Gebruik een goede<br />

overgangszin van de film naar<br />

het praatje over de<br />

geschiedenis. Bijvoorbeeld:<br />

“Nu weet je globaal uit welke<br />

afdelingen Tebodin Hengelo<br />

bestaat, maar hoe is Tebodin<br />

Hengelo en Tebodin in het<br />

algemeen nou tot stand<br />

gekomen?<br />

• Vertel over de geschiedenis<br />

van Tebodin<br />

o 1945 in Den Haag:<br />

Oprichting na de<br />

oorlog.<br />

o 1950-1960 First<br />

incentive: national<br />

reconstruction<br />

o 1960-1970 Second<br />

incentive: national gas<br />

o 1970-1980 Third<br />

incentive: oil crisis<br />

o 1980-1990 Fourth<br />

incentive: environment<br />

o 1990-2000 Fifth<br />

incentive: European<br />

home base<br />

o 2000: Globalization<br />

Het filmpje is vooral bedoeld om<br />

de aandacht te trekken van de<br />

nieuwe medewerkers. Hierbij<br />

worden ze tevens geïnformeerd<br />

over de afdelingen en hun<br />

afdelings-hoofden.<br />

Wat vertellen over het bedrijf en<br />

de geschiedenis zorgt ervoor dat<br />

de medewerkers zich betrokken<br />

voelen bij Tebodin, blijkt uit de<br />

literatuur.


Fase Activiteit Argumentatie<br />

Vervolg Tebodin<br />

Organisatie<br />

• Huidige<br />

situatie: 15<br />

minuten<br />

TQS en HSE<br />

(20 minuten)<br />

• Vertel over de huidige situatie<br />

van Tebodin:<br />

o Corporate profile +<br />

visie<br />

o<br />

o<br />

o<br />

o<br />

o<br />

o<br />

o<br />

o<br />

o<br />

o<br />

• TQS<br />

o<br />

o<br />

o<br />

o<br />

o<br />

• HSE<br />

o<br />

o<br />

o<br />

o<br />

o<br />

o<br />

o<br />

Internationaal netwerk<br />

Europees netwerk<br />

Benelux netwerk<br />

Markten<br />

Diensten<br />

Overzicht van een<br />

aantal grote klanten<br />

Board of directors<br />

West-Europa<br />

Tebodin Hengelo:<br />

marktclusters en aantal<br />

medewerkers<br />

benoemen. Niet te diep<br />

op ingaan: komt ook al<br />

uit het filmpje.<br />

Missie<br />

Wat betekent de<br />

afkorting en wat is het?<br />

Basisprincipes en<br />

waarom is het van<br />

belang?<br />

Waar bestaat het uit?<br />

Hoe zit de structuur in<br />

elkaar?<br />

Waar kan het ingezien<br />

worden?<br />

Wat betekent het?<br />

Wat is de relatie met<br />

TQS?<br />

Waarom wordt het<br />

apart behandeld?<br />

Wanneer moet het plan<br />

opgezet worden?<br />

Waar is het toepasbaar<br />

voor?<br />

Veiligheid op de<br />

werkplek:<br />

Alleen kort aangeven<br />

dat het belangrijk is<br />

dat je weet wat je<br />

moet doen in deze<br />

noodsituaties. Verwijs<br />

de medewerkers naar<br />

de kubus die in het<br />

welkomstpakket zit.<br />

Veiligheid op de locatie<br />

Wat vertellen over het bedrijf en<br />

de geschiedenis zorgt ervoor dat<br />

de medewerkers zich betrokken<br />

voelen bij Tebodin, blijkt uit de<br />

literatuur.<br />

Uit de behoefteanalyse bleek dat<br />

medewerkers er behoefte aan<br />

hebben dat er wat verteld wordt<br />

over kwaliteit en veiligheid. Ook<br />

uit de literatuur blijkt dat het<br />

belangrijk is dat de<br />

medewerkers vanaf het begin<br />

iets weten over gezondheids- en<br />

veiligheidsprocedures


Fase Activiteit Argumentatie<br />

Code of conduct<br />

(5-10 minuten)<br />

• Benoem de highlights van de<br />

code of conduct.<br />

Er is gebleken uit de formatieve<br />

evaluatie dat er behoefte is aan<br />

informatie over het ‘code of<br />

conduct’. Ook uit de<br />

behoefteanalyse blijkt dit<br />

onderdeel belangrijk te zijn.<br />

Vandaar dat dit aspect ook<br />

behandeld zal worden in de<br />

workshop.<br />

HSI<br />

(5 minuten)<br />

OR/VS<br />

(20 minuten)<br />

• Benoem alleen dat het HSI<br />

plan in het welkomstpakket<br />

zit. Wel goed om even kort te<br />

benoemen wat het is.<br />

• Wat is het?<br />

• Wat doen ze?<br />

HSI wordt weggelaten zoals het<br />

in de eerste presentatie<br />

opgenomen is (heel uitgebreid).<br />

Uit het vooronderzoek is niet<br />

naar voren gekomen dat hier<br />

behoefte aan is in de vorm van<br />

een workshop/presentatieDus<br />

het is alleen belangrijk om het te<br />

benoemen en kort toe te lichten.<br />

Uit de evaluatie door Ellen<br />

Nakken bij de vorige presentatie<br />

bleek dit onderdeel gewenst te<br />

zijn. Daarom blijft dit onderdeel<br />

behouden. Het moet echter niet<br />

te uitgebreid toegelicht worden<br />

om de aandacht van de nieuwe<br />

medewerkers te behouden.<br />

Personeelsvereni<br />

ging<br />

(10 minuten)<br />

• Wat is het?<br />

• Wat doen ze?<br />

Uit de evaluatie door Ellen<br />

Nakken bij de vorige presentatie<br />

bleek dit onderdeel gewenst te<br />

zijn. Daarom is dit onderdeel<br />

toegevoegd. Het moet echter<br />

niet te uitgebreid toegelicht<br />

worden om de aandacht van de<br />

nieuwe medewerkers te<br />

behouden.


Fase Activiteit Argumentatie<br />

Stellingenquiz<br />

(20 min.)<br />

Stellingenquiz:<br />

• Er zullen eerst theoretische<br />

stellingen aan bod komen over<br />

Tebodin en de procedures. De<br />

nieuwe medewerker moet<br />

reageren op deze stelling door<br />

een bouwhelm op of af te<br />

doen.<br />

• Er zullen tevens een aantal<br />

meningstellingen gegeven<br />

worden waar geen juist of<br />

onjuist antwoord op is. Door<br />

deze stellingen moet er een<br />

discussie ontstaan.<br />

- Ophouden van nummer 1<br />

= kiezen voor optie 1.<br />

- Ophouden van nummer 2<br />

= kiezen voor optie 2.<br />

- Ophouden van nummer 3<br />

= kiezen voor optie 3.<br />

- Ophouden van nummer 4<br />

= kiezen voor optie 4.<br />

De quiz begint met de<br />

theorievragen die vooral aan het<br />

begin makkelijk zijn, maar<br />

steeds iets moeilijker worden.<br />

Dit om het vertrouwen in<br />

zichzelf te verhogen.<br />

Vervolgens, op het moment dat<br />

het vertrouwen is gewekt,<br />

worden de stellingvragen<br />

gepresenteerd. Zo wordt de quiz<br />

langzaamaan opgebouwd:<br />

krijgen de nieuwe medewerkers<br />

vertrouwen in hun eigen kunnen<br />

en blijft het ook uitdagend door<br />

de verschillende vormen van<br />

vragen.<br />

Bovendien is het belangrijk<br />

dat er per stelling feedback<br />

wordt gegeven, zodat de nieuwe<br />

medewerkers ook voldoening<br />

ervaren aan het eind van de<br />

workshop.<br />

Afsluiting<br />

• Geef bij de theoretische<br />

stellingen aan wat het goede<br />

antwoord is en waarom (ppt<br />

markeert het goede antwoord<br />

in het groen). Bij de<br />

meningstellingen kunnen de<br />

medewerkers hun eigen<br />

mening geven zodat er een<br />

discussie ontstaat.<br />

“Hopelijk hebben jullie een beter<br />

beeld over de geschiedenis van<br />

Tebodin, het TQS systeem, regels<br />

qua veiligheid &gezondheid, Code<br />

of Conduct, HSI en OR/VS. Jullie<br />

zullen deze informatie vaak tegen<br />

gaan komen in de tijd dat jullie<br />

hier werken. We hopen dat jullie<br />

deze workshop als positief hebben<br />

ervaren en dat jullie bij Tebodin<br />

een mooie tijd zullen beleven en<br />

dat jullie kunnen helpen de missie<br />

van Tebodin te bereiken”:<br />

To improve the competitive<br />

position of our clients, to realize<br />

profitable growth, and to be an<br />

attractive employer for<br />

enthusiastic employees with an<br />

open mind for changes<br />

Uit literatuur over instructie<br />

blijkt dat er een passende<br />

afsluiting verzonnen moet<br />

worden waarbij een<br />

terugkoppeling gemaakt moet<br />

worden met het geleerde. Door<br />

de missie nogmaals te<br />

benoemen wordt er<br />

teruggekoppeld naar het<br />

geleerde. Tevens zorgt de quiz<br />

die vóór de echte afsluiting<br />

gegeven is voor een<br />

terugkoppeling naar het<br />

geleerde.


Fase Activiteit Argumentatie<br />

Lunch: 11.30u Na de introductiepresentatie<br />

wordt aansluitend de<br />

introductielunch gehouden.<br />

Het houden van een<br />

introductielunch blijkt zowel uit<br />

de literatuur als uit de<br />

behoefteanalyse gewenst te zijn.<br />

De medewerkers krijgen zo een<br />

manier om elkaar beter te leren<br />

kennen wat de socialisatie ten<br />

goede komt.<br />

Quiz vragen<br />

Aan het einde van de workshop willen we een interactieve quiz gaan doen met alle<br />

nieuwe medewerkers die aanwezig zijn bij de workshop. Voor het spel zijn twintig<br />

stellingen ontworpen. Het is de bedoeling dat de mensen reageren op de stellingen<br />

door een bouwhelm op of af te doen.<br />

1. Twee soorten stellingen<br />

1. Acht meningstellingen: deze stellingen komen uit het Code of Conduct spel en het<br />

TQS handboek. Dit zijn stellingen waar een mening over geformuleerd kan<br />

worden. De stelling gaat over een probleemsituatie en wat de nieuwe<br />

medewerker zal doen in deze situatie. Het antwoord op de stelling is niet goed of<br />

fout, maar het antwoord moet beargumenteerd kunnen worden. Door middel van<br />

deze stellingen kan een kleine discussie ontstaan; het zorgt voor interactie.<br />

2. Elf theoretische stellingen: Dit zijn stellingen waarbij alleen geantwoord kan<br />

worden met goed of fout. Er is dan ook maar één goed antwoord. De stellingen<br />

gaan over feiten van Tebodin die behandeld zijn in de workshop. De stellingen<br />

kunnen ingaan op de geschiedenis, TQS systeem, Code of conduct, veiligheid en<br />

gezondheid en de verschillende afdelingen binnen Tebodin.<br />

De quiz zal beginnen met de theorievragen. Hierbij is het belangrijk dat er wordt<br />

begonnen met makkelijke theoriestellingen, die steeds iets moeilijker worden. Dit om<br />

te zorgen dat de nieuwe medewerker het vertrouwen in zichzelf krijgt. Dit verhoogd<br />

namelijk de motivatie (Keller, 1987). Vervolgens, op het moment dat het vertrouwen<br />

is gewekt, worden de stellingvragen gepresenteerd. Zo wordt de quiz langzaamaan<br />

opgebouwd: de nieuwe medewerkers krijgen vertrouwen in hun eigen kunnen en het<br />

blijft ook uitdagend door de toepassing van verschillende vormen stellingen.<br />

Bovendien is het belangrijk dat er per stelling feedback wordt gegeven, zodat<br />

de nieuwe medewerkers ook voldoening ervaart na het volgen van de workshop<br />

(Keller,1987).<br />

2. De Stellingen<br />

2.1. Theoriestellingen<br />

1. Hoeveel Tebodin vestigingen zijn er in Nederland?<br />

• Helm op: negen, te weten: Den Haag, Rotterdam, Velsen, Maastricht,<br />

Eindhoven, Bergen op Zoom, Groningen, Hengelo en Deventer.<br />

• Helm af: tien, te weten: Amsterdam, Rotterdam, Den Bosch, Maastricht,<br />

Assen, Bergen op Zoom, Groningen, Leeuwarden en Lelystad en Hengelo.<br />

ANTWOORD: PETJE OP<br />

2. Welke van de volgende landen behoren niet tot het Tebodin Netwerk?


• Helm op: United Kingdom<br />

• Helm af: Lithuania<br />

ANTWOORD: PETJE OP<br />

3. Wat is de missie statement van Tebodin?<br />

• Helm op: To improve our position towards our competitors, to realize<br />

profitable growth, and to be an attractive employer for enthusiastic<br />

employees with an open mind for changes.<br />

• Helm af: To improve the competitive position of our clients, to realize<br />

profitable growth, and to be an attractive employer for enthusiastic<br />

employees with an open mind for changes.<br />

ANTWOORD PETJE AF<br />

4. In welk jaar is Tebodin opgericht?<br />

• Helm op: 1951<br />

• Helm af: 1945<br />

ANTWOORD PETJE AF<br />

5. De afdeling Consultancy houdt zich in ieder geval bezig met:<br />

• Helm op: alles op het gebied van procesontwerp, bodem en veiligheid<br />

• Helm af: alles op het gebied van geluid, bodem en milieu<br />

ANTWOORD PETJE AF<br />

6. Bij de Service Unit kun je terecht met vragen over …:<br />

• Helm op: Huisstijl, TebWord en werkplekcoördinatie<br />

• Helm af: Arbo & verzuim, Performance Management en Recruitment & Inleen.<br />

ANTWOORD PETJE OP<br />

7. Wie maakt geen deel uit van de ondersteunende staf?<br />

• Helm op: Hein van Veggel<br />

• Helm af: Stefanie Nijland<br />

ANTWOORD: PETJE OP<br />

8. Klanten kunnen TQS documenten inzien ….<br />

• Helm op: alleen in de kantoren van Tebodin, in zoverre deze documenten<br />

relevant zijn voor het desbetreffende project.<br />

• Helm af: zowel in de kantoren van de klant als in die van Tebodin, in zoverre<br />

deze documenten relevant zijn voor het desbetreffende project.<br />

ANTWOORD PETJE AF.<br />

9. In het geval dat je een vraag hebt over ‘hoe’ je iets uit moet voeren, welk<br />

gedeelte van het TQS systeem zal je dan raadplegen?<br />

• Helm op: TQS Manuals<br />

• Helm af: TQS Handboek<br />

ANTWOORD: PETJE OP


10. Het Health, Safety & Environment plan moet voorbereid worden gedurende…<br />

• Helm op: de risicofase, om te worden aangepast in de ontwerpfase.<br />

• Helm af: de ontwerpfase, om te worden aangepast in de uitvoeringsfase..<br />

11. Waarom wordt het HSE plan apart benoemd en behandeld van de rest van de<br />

TQS documenten?<br />

• Helm op: Omdat het doel is om de gezondheid en veiligheid van de eigen<br />

werknemers en van de personen die in een relatie staan met Tebodin’s<br />

handelingen te waarborgen gedurende al het werk in en met Tebodin.<br />

• Helm af: Omdat HSE een gedeelte is van TQS, die de basis richtlijnen van<br />

Quality, Health, Safety and Environment (QHSE) bevat. De HSE manual dekt<br />

apart de werkcondities van werknemers en HSE gedurende de uitvoering van<br />

het project.<br />

ANTWOORD: PETJE AF<br />

2.2.Meningstellingen<br />

1. Een belangrijke werknemer van één van onze concurrenten zit gedetacheerd bij<br />

Tebodin. Jij bent erg onder de indruk van zijn performance. Hij biedt spontaan<br />

aan om bruikbare vertrouwelijke commerciële informatie over zijn huidige<br />

werkgever te delen met je. Wat zal je doen?<br />

a. Je vraagt je baas wat je moet doen.<br />

b. Je weigert zijn aanbod.<br />

c. Je gaat ermee akkoord, maar vertelt hem dat je zijn aanbod als ongepast<br />

beschouwd.<br />

d. Je gelooft dat dit een werkelijke win-win situatie creeert. Je gaat ermee<br />

akkoort en vraagt naar de informatie.<br />

2. Je hebt een terugvorderbaar contract met je klant. De projectmanager van deze<br />

klant mag jou graag en heeft voldoende budget. Het project loopt succesvol. Hij<br />

suggereert dat je meer uren dan werkelijk gewerkt is moet rekenen. Wat zal je<br />

doen?<br />

a. Je doet wat hij heeft gesuggereerd.<br />

b. Je informeert zijn baas over zijn suggestie.<br />

c. Je geeft aan dat hij beter andere alternatieven kan gebruiken om zijn<br />

waardering te tonen.<br />

d. Je vraagt je baas wat je moet doen.<br />

3. Je werkt op de financiën afdeling van Tebodin. Het is midden januari. Een<br />

belangrijke klant, waar je jaren voor hebt gewerkt, vraagt je om een rekening<br />

eerder te dateren. Hij vraagt je om het te dateren op vorig jaar December.<br />

Wat zal je doen?<br />

a. Je doet precies wat de klant je heeft gevraagd.<br />

b. Je weigert om de rekening eerder te dateren.<br />

c. Je vertelt de klant dat je bereid bent het te doen en verzend een<br />

ongedateerde rekening.<br />

d. Je vraagt je supervisor wat je moet doen.<br />

4. In het geval dat je nonconformiteit observeert in het werk dat is uitgevoerd door<br />

Tebodin. Bijvoorbeeld kwaliteitsafwijking in goederen die worden geleverd of een<br />

inconsistente manier van werken (afwijkend van de officiele procedure). Wat zal<br />

je doen?


a. Je zal een Non-Conformity Report (NCR) invullen.<br />

b. Je zal naar de ‘Office Director’ gaan.<br />

c. Je laat alles zoals het is; het is niet jouw verantwoordelijkheid.<br />

d. Je vraagt je supervisor wat je moet doen.<br />

5. Waarom is kwaliteit belangrijk?<br />

a. Omdat het de klant tevreden stelt.<br />

b. Omdat uniforme procedures belangrijk zijn.<br />

c. Omdat het meer geld oplevert.<br />

d. Omdat het oog ook wat wil.<br />

6. Veiligheid is de afwezigheid van alle risico’s.<br />

a. Waar<br />

b. Niet waar<br />

7. Eén van je collega’s, Jim, maakt constant grappen en gedraagt zich op een<br />

intimiderende manier naar zijn vrouwelijke collega’s. Hij noemt ze ‘schat’ of<br />

‘lieverd’. Je vrouwelijke collega’s hebben hier last van en vragen of jij tegen Jim<br />

wil zeggen dat hij ermee op moet houden. Wat zal je doen?<br />

a. Je bediscussieerd het met de HR van Tebodin.<br />

b. Je vertelt Jim dat hij moet ophouden, omdat zijn gedrag de sfeer verpest.<br />

c. Je ziet er geen kwaad in en laat de situatie zoals het is.<br />

d. Je laat de situatie zoals het is; het is niet jouw probleem maar het<br />

probleem van je vrouwelijke collega’s.<br />

8. Je hebt een groot project voltooid. De aannemer biedt je een vakantie aan in een<br />

eerst klasse resort voor jezelf en je partner, om je zo te bedanken voor de nauwe<br />

samenwerking. Gedurende je verblijf zou je worden uitgenodigd bij de<br />

subaannemer om toekomstmogelijkheden te bediscussieren. Wat zal je doen?<br />

a. Je hebt het aanbod geaccepteerd, omdat het een uitbreiding van je<br />

persoonlijke zakennetwerk betekend.<br />

b. Je accepteert het aanbod, maar dringt aan dat je zelf de vakantie betaald.<br />

c. Je accepteert het aanbod van de subaannemer niet.<br />

d. Je vraagt Tebodin’s Compliance Officer wat je moet doen.


Bijlage 8: Organogram<br />

Organogram Tebodin Hengelo<br />

Office director<br />

Arno Ruijtenbeek<br />

Finance & Administration<br />

Arno Ruijtenbeek<br />

Service Unit<br />

Barbara van der Woning<br />

HR Consultant<br />

Ellen Nakken<br />

TQS-office representative<br />

Buildings/ Pipelines/Infrastructure<br />

Hein van Veggel<br />

Industrial Projects<br />

Peter Janssen<br />

Consultancy<br />

Patrick Pellen


Secties Tebodin Hengelo<br />

Buildings/Pipelines/<br />

Infrastructure<br />

Hein van Veggel<br />

Industrial Projects<br />

Peter Janssen<br />

Consultancy<br />

Patrick Pellen<br />

Pipelines<br />

Hein van Veggel<br />

Civil Engineering<br />

Hein van Veggel<br />

HVAC<br />

Hein van Veggel<br />

Projects and Construction<br />

Management<br />

Peter Janssen<br />

Mechanical<br />

Marcel Veldhuis<br />

Soil Management<br />

Patrick Pellen<br />

Environmental<br />

Management<br />

Michiel Slot<br />

Piping<br />

Marcel Veldhuis<br />

Procurement<br />

Jaco Baars<br />

Process Technology<br />

Kees van Ginneken<br />

Electrical<br />

Kees van Ginneken<br />

Instrumentational &<br />

Process Control<br />

Kees van Ginneken


Organogram Tebodin Hengelo<br />

Tebodin Hengelo heeft drie marktclusters waar ze zich op richten namelijk consultancy, industriële<br />

projecten en pijpleidingen & gebouwen. Om kwalitatief goede producten op deze markten af te leveren<br />

heeft Tebodin Hengelo een office director en een viertal ondersteunende afdelingen aangestuurd, en<br />

een drietal afdelingen die zich elk richten op een bepaalde markt. Om u een beeld te geven van waar<br />

deze afdelingen zich mee bezig houden, worden eerst de werkzaamheden van de vier ondersteunende<br />

afdelingen en vervolgens van de drie andere afdelingen kort toegelicht.<br />

Ondersteunende afdelingen<br />

Finance & Administration<br />

Deze afdeling houdt zich bezig met alle zaken omtrent de financiële administratie, zoals de controle<br />

van declaraties, het invoeren van gemaakte uren, het goedkeuren van facturen, het uitsturen van<br />

facturen naar de klant, het maken van projectrapportages en de controle van uitgaande offertes.<br />

HR Consultant<br />

De afdeling HR houdt zich o.a. bezig met Arbo & verzuim, Performance Management (waaronder<br />

beoordelingstrajecten, Personal Development Plans en het HSI traject), Recruitment & inleen en<br />

Training & Development (waaronder HSI en Tebodin Acadamy). Verder kunt u voor alle vragen m.b.t.<br />

arbeidsvoorwaarden of personele aangelegenheden bij HR terecht.<br />

Service Unit (SU)<br />

De SU bestaat uit de receptie, postkamer, vestigingssecretaresse en administratieve ondersteuning.<br />

Binnen de SU houdt men zich bezig met de interne communicatie voor alle afdelingen, zoals het<br />

aanmelden van nieuwe medewerkers voor het intranet Shareportal, het netwerk & de mail, het<br />

verzorgen van PR-materiaal en facilitaire zaken aangaande het gebouw Drienerstate. Verder kunt u<br />

voor vragen m.b.t. de huisstijl, TebWord, werkplekcoördinatie en defecten van huishoudelijke aard bij<br />

de SU terecht.<br />

TQS-office representative<br />

De TQS afdeling is het centrale aanspreek- en coördinatiepunt voor alle activiteiten met betrekking tot<br />

kwaliteit, veiligheid, arbo en milieu binnen een vestiging. Hier worden de formulieren zoals<br />

bijvoorbeeld: NCR, CSR en INF van het TQS centraal verwerkt. Daarnaast worden in de loop van het<br />

jaar een aantal in- en externe audits begeleid en zelf uitgevoerd.<br />

Afdelingen<br />

Building, Pipelines & Infrastructure<br />

Deze afdeling bestaat uit drie secties: Pipelines, Civil Engineering en HVAC (Gebouwen). In deze<br />

afdelingen worden er voornamelijk berekeningen en ontwerpen gemaakt voor bouwkundige<br />

constructies, pijpleidingen en gebouwinstallaties.<br />

Industrial Projects<br />

Deze afdeling bestaat uit zes secties: Process Technology, Mechanical, Piping, Electrical en<br />

Instrumentation & Process control, Projects and Construction Management en Procurement. Al deze<br />

afdelingen zijn er voor om een industrieel project tot een goed eind te brengen.<br />

Consultancy<br />

Deze afdeling bestaat uit twee secties: Environmental Management en Soil Management. Deze secties<br />

richten zich respectievelijk op milieumanagement en bodemonderzoek en –sanering. Bij consultancy<br />

kun je terecht voor alles met betrekking tot veiligheid, geluid, bodemonderzoek, energievraagstukken,<br />

vergunningen en arbo.


Secties Tebodin Hengelo<br />

Elke afdeling bestaat uit een aantal secties die hieronder kort toegelicht zullen<br />

worden.<br />

Buildings, pipelines & Infrastructure<br />

1. Pipelines<br />

Deze sectie houdt zich vooral bezig met het verlenen van vergunningen en het ontwerpen, tekenen,<br />

berekenen en maken van specificaties & selecties van materiaal binnen de marktsegmenten olie & gas<br />

(transport en distributie) en ‘utilities’ (zoals watertransport en distributie, vervoer van afvalwater).<br />

2. Civil Engineering<br />

Deze sectie richt zich vooral op het maken van ontwerpberekeningen en tekeningen voor olie- en<br />

gasfaciliteiten (zoals ondergrondse gasopslag en gasbehandelingsinstallaties), compressor installaties,<br />

infrastructuren, staal & concrete structuren en meerdere industriële complexen. Er wordt dus vooral<br />

werk verschaft in de marktsegmenten olie & gas en industrie.<br />

3. HVAC<br />

Deze sectie, ook wel gebouwen genoemd, richt zich vooral op de marktsegmenten olie & gas,<br />

laboratoria, sportaccommodaties en industrie. De sectie maakt allerlei berekeningen (van HVAC,<br />

sanitair, waterdruk) om vervolgens installaties te ontwerpen voor ventilatie van gascompressoren<br />

stations, multifunctionele sportgebieden, afvalverbranding en papierproductie.<br />

Industrial Projects<br />

1. Process Technology<br />

Deze sectie is verantwoordelijk voor het procesontwerp van een installatie/fabriek. Er wordt een<br />

selectie van apparaten gemaakt die nodig zijn om van een grondstof een (tussen)product te maken en<br />

de dimensionering hiervan wordt gedaan. Verder worden beschrijvingen voor het opereren van een<br />

installatie en de opzet van de (automatische) besturing van processen gemaakt.<br />

2. Mechanical & Piping<br />

De projecten waaraan deze secties meewerken zijn veelal multidisciplinair. Binnen deze secties wordt<br />

er een indeling gemaakt voor een industriële installatie. Dit resulteert in plan waarop de grote<br />

equipment een plek krijgt. Equipment wordt door engineers gespecificeerd, met name gas- en<br />

luchtcompressoren, koelers, warmtewisselaars, drukvaten en pompen. Tussen de equipment wordt<br />

piping ontworpen. Stress engineers rekenen door of de piping bestand is tegen de verschillende<br />

invloeden als temperatuur (wisselingen), druk, krachten, waterslag etc.<br />

3. Electrical en Instrumentation & Process control<br />

• Elektrotechniek houdt zich bezig met het ontwerp van de elektriciteitsvoorziening en - distributie<br />

van een installatie en maakt specificaties voor elektrische apparaten.<br />

• Instrumentatie & Process Control houdt zich bezig met het opstellen en het ontwerp van besturingen<br />

beveiligingssystemen (o.a. specificaties van instrumenten, regelkleppen, besturingssysteem en<br />

de bekabeling) van de installatie.<br />

4. Projects and Construction Management<br />

5. Procurement<br />

Procurement houdt zich bezig met marktonderzoek, de selectie van bieders en het opstellen van het<br />

contract om zo technisch accepteerbare materialen en diensten te produceren voor goede prijzen.<br />

Nadat het contract is opgesteld gaan de Expediting, Vendor Document Control en Inspection disciplines<br />

te werk om zeker te stellen dat de verkoper voldoet aan zijn contractuele verplichting.<br />

Consultancy<br />

1. Environmental Management<br />

Binnen deze sectie werken specialisten op het gebied van Geluid, (Industriele) Veiligheid en Milieu. Het<br />

gaat hierbij om uiteenlopende werkzaamheden als vergunningverlening, het opstellen van een Milieu<br />

Effect <strong>Rapportage</strong> en van veiligheidsrapporten, uitvoering van veiligheidsaudits en de uitvoering van<br />

geluidstudies.<br />

2. Soil Management


Bijlage 9: afkortingenlijst<br />

LIST OF ABBREVIATIONS<br />

Afkorting<br />

Betekenis<br />

A<br />

AVW<br />

Arbeidsvoorwaarden<br />

AWTTK<br />

Alles Wat (verder) Ter Tafel Komt<br />

B<br />

BD<br />

Business Development<br />

BSC<br />

Balanced Score Card<br />

C<br />

CM<br />

Construction Management, Construction Manager<br />

COR<br />

Centrale Ondernemingsraad<br />

CRL<br />

Chance & Risk List<br />

D<br />

DB<br />

Dagelijks Bestuur<br />

DCM<br />

Department Consultation Meeting<br />

DE<br />

Discipline Engineer<br />

DIM<br />

Department Information Meeting<br />

DM<br />

Department Manager<br />

DT<br />

Director Technology<br />

F<br />

FA<br />

Financial Administration<br />

FPO<br />

Financieel Planning Organisatie<br />

FS<br />

Facility Services<br />

FTE<br />

Fulltime Equipment<br />

H<br />

H&S Plan<br />

Health & Safety Plan<br />

HR<br />

Human Resources<br />

HSE<br />

Health, Safety and Environment<br />

HSI<br />

Human Sources Initiatives<br />

I<br />

ICT<br />

Information and Communication Technology<br />

IMM<br />

International Management Meeting<br />

K<br />

KVWGM<br />

Kwaliteit, Veiligheid, Welzijn, Gezondheid & Milieu<br />

L<br />

LDE<br />

Lead Discipline Engineer<br />

LL<br />

Lessons Learnt<br />

LTIF<br />

Lost Time Incident Frequency<br />

LS<br />

Legal Services<br />

M<br />

MDM<br />

Managing Directors Meeting<br />

MT<br />

Management Team<br />

MTD<br />

Management Team Director<br />

MTM<br />

Management Team Meeting<br />

MTP<br />

Mid Term Planning<br />

N<br />

NCR<br />

Non-Conformity Report<br />

O<br />

OCM<br />

Office Coordination Meeting<br />

OCS<br />

Offices Capability Statement<br />

OP<br />

Operating Plan<br />

OR<br />

OndernemingsRaad<br />

ORI&E<br />

Occupational Risk Inventory and Evaluation<br />

OR QHSE<br />

Office Representative QHSE<br />

OS<br />

Office Secretary


Afkorting<br />

P<br />

PA<br />

PAC<br />

PDP<br />

PE<br />

PHT<br />

PM<br />

PMA<br />

PMO<br />

PPE<br />

PROC<br />

PV<br />

Q<br />

QAA<br />

QHSE<br />

QHSE-C<br />

QRA<br />

R<br />

RFQ/PO<br />

RPOR<br />

S<br />

SAA<br />

SCC<br />

Shareportal<br />

SHE sup<br />

SIM<br />

SL<br />

SMT<br />

SO<br />

SPB<br />

SU<br />

T<br />

TDCM<br />

T(I)AC<br />

TME<br />

TQS<br />

U<br />

UGS<br />

V<br />

VC<br />

VCA<br />

VD<br />

VDC<br />

W<br />

WC<br />

WIP<br />

WOR<br />

Wtb<br />

Betekenis<br />

Project Administrator<br />

Project Accountant<br />

Personal Development Plan<br />

Project Engineer<br />

PersoneelsHandboek Tebodin<br />

Project Manager<br />

Performance Management Agreement<br />

Performance Management Overeenkomst<br />

Personal Protection Equipment<br />

Procurement<br />

Personeelsvereniging<br />

Quality Awareness Audit<br />

Quality, Health, Safety and Environment<br />

QHSE-Coordinator<br />

Qualitative Risk Assessment<br />

Request for Quotation/ Purchase Order<br />

Registration Purchasing Operating Resources<br />

Safety Awareness Audit<br />

Safety Checklist Contractors<br />

Tebodin Intranet<br />

SHE supervisor<br />

Staff Information Meeting<br />

Section Leader<br />

Sociaal Medisch Teamoverleg<br />

Security Officer<br />

Sociaal- & Personeelsbeleid<br />

Service Unit<br />

Technical Discipline Consultation Meeting<br />

Tebodin Academy<br />

Tebodin Middle East<br />

Tebodin Quality System<br />

Underground Gas Storage<br />

VestigingsCommissie<br />

Veiligheids Certificaat Aannemers<br />

VestigingsDirecteur<br />

Vendor Document Control<br />

Works Council<br />

Work in Progress<br />

Wet op de OndernemingsRaden<br />

Werktuigbouw


LIST OF DEPARTMENT NAMES<br />

Afkorting Betekenis Nr.<br />

B<br />

BD Business Development 766<br />

BS Building Services 715<br />

C<br />

CSA Civil, Structural and Architectural 711<br />

E<br />

E&CC Estimating and Cost Control 774<br />

E&F Economics and Finance 735<br />

E&PC Electrical and Process Control 741<br />

E&S Environment and Safety 733<br />

ENERG Energy 732<br />

ET&S Environmental Studies and Technology 734<br />

Exec.Secr. Executive Secretaries 102<br />

F<br />

FA Finance and Administration 130<br />

FS Facility Services 200<br />

H<br />

HR Human Resources 120<br />

I<br />

ICT Information and Communication Technology 170<br />

I&PC Instrumentation and Process Control 743<br />

INFRA Infrastructure 718<br />

L<br />

L&I Logistics and Information (Management) 737<br />

LS Legal Services 140<br />

LT Logistics Technology 736<br />

M<br />

MECH Mechanical Engineering 721<br />

O<br />

OD Office Directors 100<br />

P<br />

P&C Projects and Construction 771<br />

PIPING Piping 726<br />

PLINES Pipelines 719<br />

PM Project Management 772<br />

PR Public Relations 160<br />

PROC Procurement 762<br />

PT Process Technology 731<br />

S<br />

SC Special Consultancy 739<br />

SP Special Projects 767<br />

SRM Safety and Risk Management 738<br />

STRUC Structures 713<br />

SU<br />

Service Unit<br />

Trainees<br />

760<br />

121<br />

T<br />

TBOD Tebodin Board of Directors 100<br />

TQS Tebodin Quality System 180<br />

W<br />

WAO Recipients of Disablement Insurance Benefits 290


LIST OF CLUSTER NAMES<br />

Afkorting Betekenis<br />

B&T<br />

Buildings and Telecom<br />

C<br />

Consultancy<br />

CtrM<br />

Contract Management<br />

IP<br />

Industrial Projects<br />

P&I<br />

Pipelines and Infrastructure


LIST OF (SUB)ORDER NUMBERS AND ACTIVITY CODES<br />

Internal order numbers<br />

Code<br />

Betekenis<br />

Technical departments<br />

91xxx<br />

General acquisition in the Netherlands, where xxx is the office code<br />

(last 3 digits)<br />

91011 to 910099 Marketing abroad<br />

95xxx<br />

Specific proposals and presentations with less than 40 proposals<br />

hours, where xxx is the office code.<br />

92001 to 96999 Specific proposals and presentations<br />

98000 to 98999 Special cost orders<br />

99200 Department management<br />

99202 Department secretariat<br />

99203 Department administration<br />

99205 Order and man-hour administration<br />

99208 General purchase activities<br />

99215 Subsequent calculation<br />

99216 Impossible working conditions due to weather<br />

99217 Overhead expenses<br />

Management/office management<br />

99000 General management and office management<br />

Support departments<br />

91002 Public Relations<br />

99001 Executive secretaries and office secretariat<br />

99003 Personal Department<br />

99006 Finance and Administration Department<br />

99008 Legal<br />

99010 Internal Services<br />

99013 Information Planning and Automation<br />

99016 Word Processing<br />

99020 Reception and Communication<br />

99022 Library and Filing<br />

99025 Post Handling<br />

99030 Reproduction<br />

Special cost orders<br />

97000 to 98099 Studies for internal use, preparing standards, market research<br />

internal work groups, where xxx is the office code (last 3 digits)<br />

98100 to 98149 Co-operation with others, memberships, working groups<br />

98150 to 98199 Tebodin Quality System<br />

98200 to 98299 Attending and giving courses and seminars, preparing and<br />

presenting lectures and publications<br />

98400 to 98499 Representative Consultation, such as Works Council,<br />

Office committees, elections, courses<br />

98500 to 98599 Internal information meetings<br />

98600 to 98699 Computer co-ordination and support, maintenance development and<br />

adaptation of programs<br />

98700 to 98799 Internal affairs


LIST OF (SUB)ORDER NUMBERS AND ACTIVITY CODES<br />

Work codes<br />

Code<br />

Betekenis<br />

10 Consultancy<br />

12 Studies and advice<br />

20 Engineering, etc.<br />

22 Engineering<br />

24 Measurements<br />

26 Procurement<br />

28 Technical and project administration, including chargeable word processing<br />

40 Management and supervision<br />

42 Management and supervision on the construction site<br />

44 Start-up and commissioning<br />

60 Assistance<br />

62 Secondment<br />

80 Design<br />

82 Manual<br />

83 AutoCad<br />

84 PDMS<br />

85 Microstation<br />

86 Other<br />

88 Autoplant<br />

Attendance/absence codes<br />

Code Betekenis<br />

001 Work (for external order numbers)<br />

040 General activities<br />

060 Part-timers extra hours – to be paid out<br />

061 Part-timers extra hours – to be booked on holiday<br />

070 Doctor/Specialist<br />

090 TebTime attendance<br />

095 TebTime absence (leave)<br />

100 Standard leave<br />

110 Special leave<br />

130 Nursery leave<br />

140 Unpaid leave<br />

150 Non-active<br />

155 Public holiday<br />

180 Partly WAO<br />

190 Maternity leave<br />

200 Illness


Bijlage 10: Kubus bedrijfsnoodplan


Bijlage 11: Adviespunten verbetering First Day Wizard<br />

Eén van de doelen van het introductieprogramma is dat nieuwe medewerkers<br />

wegwijs worden op de intranet. Om dit doel te kunnen bereiken moet de First Day<br />

Wizard worden verbeterd (informatief gedreven inhoud). Uit de behoefteanalyse<br />

kwam namelijk naar voren dat de First Day Wizard de structuur van de Shareportal<br />

(de intranet van Tebodin) beter uit moet leggen en dat de hoeveelheid informatie die<br />

aangeboden wordt op de First Day Wizard teruggebracht moet worden. De First Day<br />

Wizard zal aantrekkelijker en meer motiverend gemaakt worden. Hieronder worden<br />

de verbeterpunten op de First Day Wizard beschreven:<br />

Aan de hand van het onderzoek dat gedaan is, kunnen er een aantal aanbevelingen<br />

gegeven worden om de First Day Wizard te verbeteren. Deze punten van verbetering<br />

zullen aan de hand van screenshots van een prototype toegelicht worden.<br />

Welkomstscherm<br />

De First Day Wizard moet beginnen met een welkomstscherm. Op dit scherm wordt<br />

de gebruiker welkom geheten op de First Day Wizard. Eerst staat er beschreven wat<br />

de Shareportal is (het intranet van Tebodin waar de medewerker verschillende<br />

informatie kan vinden). Vervolgens wordt het doel van de First Day Wizard vermeldt.<br />

Het doel van de First Day Wizard is om de gebruiker de structuur van de Shareportal<br />

te leren, zodat de gebruiker weet waar welke onderwerpen staan en waar deze op de<br />

Shareportal te vinden zijn.<br />

Tevens is het belangrijk dat de lay-out van de First Day Wizard hetzelfde is als die<br />

van Shareportal. Uit de literatuur blijkt namelijk dat de lay-out en structuur van het<br />

helpsysteem en de webpagina gelijk moeten zijn (Roy, Rannou & Rivard, 2007).<br />

Voor een screenshot van het welkomstscherm zoals die in het prototype is<br />

vormgeven zie screenshot 1.<br />

Foto uploaden en gegevens invullen<br />

Vervolgens kan de gebruiker klikken op ‘volgende’, waarna een scherm verschijnt<br />

waar de gebruiker zijn/haar foto moet uploaden. Deze foto is gemaakt door de<br />

secretaresse aan het begin van de eerste dag. De secretaresse moet ervoor zorgen<br />

dat de gebruiker deze pasfoto heeft ontvangen via de mail en dat het opgeslagen<br />

wordt op de computer.<br />

De gebruiker is dus verplicht zijn/haar foto te uploaden, anders kan hij/zij<br />

namelijk niet verder met de First Day Wizard. Deze foto’s worden vervolgens<br />

automatisch toegevoegd aan het reeds bestaande ‘Photo on who is who’. Hierdoor<br />

zullen alle nieuwe medewerkers hun foto op Shareportal moeten zetten wat voor een<br />

completer overzicht van alle nieuwe medewerkers zorgt en medewerkers een beter<br />

beeld krijgen van hoe iedereen er uit ziet. Uit de behoefteanalyse blijkt dit gewenst<br />

te zijn. Ook uit literatuur over introductieprogramma’s blijkt dat dit de socialisatie<br />

bevorderd (Hacker, 2003; Wesson en Gogus, 2005). Er kan direct op ‘volgende’<br />

worden geklikt, indien de gebruiker de foto al eerder heeft toegevoegd.<br />

Wat de medewerkers erg handig leek, is dat op dit moment ook je eigen code<br />

ingevuld moet worden. Door het invullen van deze code zou de FDW relevante<br />

documenten (links) voor die betreffende persoon op kunnen sturen naar het eigen<br />

profiel of naar het e-mailadres. Het is verstandiger om hier links voor te gebruiken<br />

omdat documenten regelmatig bijgewerkt worden.<br />

Voor een screenshot van dit scherm waar de foto geupload kan worden en<br />

waar de gegevens ingevuld kunnen worden, zie screenshot 2.


Wel/niet helemaal doorlopen<br />

De FDW checkt automatisch of iemand de FDW al eerder heeft doorlopen. Als dit niet<br />

het geval is dan moet hij/zij de First Day Wizard stap voor stap verder doorlopen. De<br />

nieuwe medewerker moet de stappen verplicht achtereenvolgens doorlopen (zie<br />

andere punten voor nadere toelichting hierop).<br />

Als de gebruiker de First Day Wizard echter al wel een keer helemaal heeft<br />

doorlopen, komt hij/zij op een scherm met een inhoudsopgave waarin de<br />

hoofdonderwerpen gegeven zijn. De gebruiker kan dan klikken op één van de<br />

hoofdonderwerpen, waarna hij verder gaat met de First Day Wizard bij dat<br />

onderwerp. In dit geval is de gebruiker niet verplicht om alle stappen<br />

achtereenvolgens te doorlopen. Als de gebruiker namelijk een bepaald document<br />

zoekt, maar niet meer weet onder wat voor onderwerp het staat, kan hij/zij op deze<br />

manier sneller op zoeken waar die informatie op de Shareportal te vinden is. Roy et<br />

al. (2007) stellen ook dat het gemakkelijk moet zijn om in een Wizard naar andere<br />

onderwerpen te gaan.<br />

In het prototype is alleen de versie uitgewerkt voor nieuwe medewerkers die<br />

de FDW nog niet eerder hebben doorlopen. Omdat dit onderdeel het belangrijkste is<br />

voor de introductie van de nieuwe medewerkers. De aanvullingen van het<br />

introductieprogramma die door EEN Projects zijn ontwikkeld, zijn bedoeld voor de<br />

nieuwe medewerkers van Tebodin. Dit is de doelgroep van het project. Vandaar dat<br />

het prototype van de FDW ook gericht is op deze doelgroep.<br />

Shareportal tour<br />

De hele Shareportal tour gaat de verschillende onderdelen van Shareportal langs. Er<br />

zijn hierbij verschillende aandachtspunten die achtereenvolgens besproken zullen<br />

worden:<br />

Structuur<br />

Wanneer de gebruiker de First Day Wizard voor het eerst doorloopt, kom hij/zij op<br />

het volgende scherm waarvan de structuur en lay-out gelijk zijn aan die van de<br />

Shareportal. Uit de literatuur blijkt namelijk dat de lay-out en structuur van het<br />

helpsysteem en de webpagina gelijk moeten zijn (Roy et al., 2007). Het enige wat<br />

verschilt van de lay-out van de Shareportal is dat de achtergrondkleur van de First<br />

Day Wizard de vervaagde vorm is van de achtergrondkleur van de Shareportal. Deze<br />

vervaging van de achtergrondkleur geeft aan dat men zich in de First Day Wizard<br />

bevindt. Om te zien hoe de achtergrond en de basis structuur er uit zien, zie<br />

screenshot 3.<br />

Oplichten onderwerpen<br />

Op ieder scherm is slechts één onderwerp opgelicht. Dit onderwerp dat wordt<br />

behandeld op het scherm valt op doordat het een lichtere, fellere kleur heeft dan de<br />

andere hoofdonderwerpen. De overige onderdelen worden vaag weergegeven.<br />

Nielsen (1999) stelt namelijk dat het goed is om delen van de structuur te tonen en<br />

de locatie waar de bezoeker is te accentueren. Dit geeft de bezoekers een idee over<br />

waar men is binnen de webomgeving. In screenshot 3 is een voorbeeld gegeven van<br />

het onderdeel “Corporate”. Hier is duidelijk te zien dat “Corporate” opgelicht is en de<br />

overige onderdelen van het menu vaag zijn weergegeven.


Volgorde van onderwerpen<br />

De onderwerpen die behandeld worden zullen in een vaste volgorde doorlopen<br />

worden. Er wordt begonnen met het oplichten van de onderwerpen per scherm die<br />

het meest van belang zijn (principe van belangrijkheid en hiërarchie, Punselie 2001).<br />

In deze First Day Wizard wordt er begonnen met alle elementen op de homepage,<br />

omdat deze het meest belangrijk zijn. In dit geval worden de hoofd– en<br />

subonderwerpen van boven tot onder aan de webpagina achtereenvolgens<br />

behandeld. De rechterkolom van de homepage wordt echter van onder naar boven<br />

behandeld. Omdat al deze onderwerpen van belang zijn en het extra scrollen het niet<br />

mogelijk maakt om deze kant van boven naar onder te bespreken (omdat de<br />

gebruiker al onder in het scherm is). Vervolgens wordt het hele menu van de<br />

Shareportal doorlopen. Zodra de medewerker klikt op het opgelichte onderwerp,<br />

verschijnen ook de subonderwerpen in het menu (indien aanwezig). Men kan echter<br />

niet op deze subonderwerpen klikken. Dit zorgt voor een extra ondersteuning aan de<br />

gebruiker, zodat hij/zij weet wat er bij dit onderwerp behandeld wordt (Sharp,<br />

Rogers & Preece, 2007). Wanneer er verder geklikt wordt, worden alle<br />

subonderwerpen stuk voor stuk toegelicht. De gebruiker kan altijd een stap terug<br />

door op de T van Tebodin te drukken. Zie screenshot 3 voor een voorbeeld van deze<br />

terug knop.<br />

De volgende onderdelen worden er allemaal achtereenvolgens behandeld:<br />

• Homepage:<br />

o Terug knop<br />

o De site map<br />

o My site<br />

o My links<br />

o De knop om af te sluiten<br />

o Zoekmachine<br />

o Hoofdmenu<br />

o De knop “view all site content”<br />

o Het submenu<br />

o Vakanties<br />

o Feestdagen<br />

o Communities<br />

o Shareportal Help<br />

• Het submenu:<br />

o News<br />

o Corporate<br />

o Offices<br />

o TQS<br />

o SharedProjects<br />

o Disciplines<br />

o Sales<br />

In het prototype is de First Day Wizard tot en met Corporate uitgewerkt.<br />

Blokje informatie<br />

Bij ieder onderwerp staat er een oranje blokje met informatie. Een stippellijn vanaf<br />

het onderwerp geeft aan wat het blokje toelicht. Dit blokje met informatie is oranje<br />

en geeft aan wat je moet doen op dit scherm of wat er te vinden is. Dus er staat<br />

bijvoorbeeld in het blok: Klik op dit onderwerp om te zien wat voor informatie<br />

hierover in de Shareportal staat. Volgens Bian (1999) is het namelijk van belang dat<br />

de taak toegelicht wordt, zodat de gebruiker weet wat er verwacht kan worden.


In screenshot 3 is te zien hoe dit blokje met aanvullende tekst er uit ziet voor het<br />

onderdeel “Corporate”.<br />

Korte samenvatting inhoud<br />

Zodra de gebruiker op het opgelichte onderwerp heeft geklikt, verschijnt er een korte<br />

samenvatting van de inhoud die normaal gesproken bij dit onderwerp op de<br />

Shareportal staat. Het omvat dus een soort inleiding met daarin een puntsgewijze<br />

lijst van de inhoud bij dit onderwerp, zodat de gebruiker in één oogopslag weet<br />

welke informatie er bij dit onderwerp te vinden is. Deze korte samenvatting staat op<br />

dezelfde plaats als waar het ook in de Shareportal staat.<br />

De inhoud wordt bewust in het kort weergegeven, aangezien het niet van<br />

belang is dat de gebruiker alle informatie die op de Shareportal staat op de eerste<br />

dag al helemaal doorneemt. Het doel van de First Day Wizard is om de gebruiker de<br />

structuur van de Shareportal te leren, zodat de gebruiker weet waar welke<br />

onderwerpen staan en waar deze op de Shareportal te vinden zijn. Bovendien stelt<br />

Corbin (2004) dat onderwerpen zolang als noodzakelijk moeten worden beschreven,<br />

maar wel zo kort mogelijk. In screenshot 3 is te zien hoe dit blokje met aanvullende<br />

tekst er uit ziet voor het onderdeel “Corporate”.<br />

Breadcrums<br />

Het is belangrijk om gebruikers te ondersteunen in het vormen van een beeld van de<br />

navigatie van de webomgeving. Om dit te bevorderen stelt Nielsen (2007) dat het<br />

goed is zogenaamde breadcrumbs toe te voegen. Breadcrumbs tonen in een<br />

enkelvoudige horizontale tekstlijn de locatie van de pagina waar de gebruiker zich op<br />

dat moment bevindt ten opzichte van de gehele hiërarchie van de webomgeving<br />

(Nielsen, 2007). Dit hiërarchische pad wordt van links naar rechts weergegeven. Het<br />

kan er als volgt uitzien: Handbags > shop by material > fabrics. Deze breadcrumbs<br />

zullen worden geplaatst aan de top van de pagina, onder de globale navigatie en<br />

rechts van de locale navigatie aan de linkerzijde van de pagina. In screenshot 4 is te<br />

zien hoe deze breadcrums in de FDW zijn weergegeven en hoe ze worden toegelicht.<br />

Site map<br />

Een andere manier om de gebruiker te ondersteunen in het vormen van een beeld<br />

van de navigatie van de webomgeving, is door het aanbieden van een site map. Een<br />

site map is een visuele weergave van de informatiestructuur van de webomgeving.<br />

Het geeft alle rubrieken en subrubrieken van de webomgeving aan. Uit onderzoek<br />

blijkt dat site maps de gebruikers helpen sneller informatie te vinden (Nielsen,<br />

1999).<br />

Vandaar dat de gebruiker bij elk scherm in de FDW kan klikken op de site map,<br />

ook al wordt er op dat moment een ander onderwerp behandeld. Deze site map<br />

verschijnt dan als een soort pop-up op het scherm, die je weg moet klikken voordat<br />

je verder kan in de First Day Wizard. In screenshot 5 is te zien hoe de site map<br />

wordt toegelicht en waar de site map button te vinden is.<br />

Uniformiteit<br />

Alle verschillende schermen waarop telkens per scherm één (sub- of<br />

hoofd)onderwerp wordt behandeld, zijn hetzelfde vormgegeven en de instructie is<br />

ook telkens hetzelfde. Uniformiteit en consistentie zijn namelijk belangrijke<br />

begrippen bij het ontwerpen van een Wizard (Stone, Jarrett, Woodroffe & Minocha,<br />

2005). Het is ook belangrijk dat er niet meerdere schermen tegelijkertijd open zijn,<br />

maar dat er maar één scherm open is per keer (Bian, 1999).


Verlaten van de FDW<br />

Tot slot nog een opmerking die van belang wordt geacht door Roy et al. (2007). De<br />

First Day Wizard moet ook gemakkelijk te verlaten zijn. De medewerker heeft dus op<br />

elk gewenst moment de mogelijkheid om de First Day Wizard te verlaten. Op het<br />

moment dat de medewerker de First Day Wizard op een later tijdstip weer opent,<br />

start de FDW op het punt waar de medewerker eerder is gestopt. Dit wordt mogelijk<br />

door het kruisje dat rechts in de hoek van de FDW staat. Zie hiervoor screenshot 6.<br />

Afsluiting<br />

De First Day Wizard wordt afgesloten met een passende afsluiting. Bain (1999) wijst<br />

namelijk op het belang hiervan. Waarschijnlijk zal deze passende afsluiting<br />

verschijnen in de vorm van: “De hele First Day Wizard is doorlopen. Als het goed is<br />

weet je nu welke informatie op de Shareportal staat en waar deze informatie te<br />

vinden is. Als je bepaalde informatie niet kan vinden kom dan gerust terug, dan<br />

probeert de First Day Wizard je te helpen.” Voor een visuele weergave van deze<br />

afsluiting in het prototype van de FDW, zie screenshot 7.<br />

Motivatie bevorderen<br />

De verbeterpunten voor de First Day Wizard die hierboven beschreven staan,<br />

bevorderen ook de motivatie van de medewerker. Enkele punten die hieraan<br />

bijdragen zijn:<br />

• Door een passend begin en afsluiting. Zo wordt op het welkomstscherm het doel<br />

van de FDW beschreven. Hierdoor weet de medewerker waarom hij/zij de FDW<br />

gaat doorlopen. Hierdoor zal de medewerker het waarschijnlijk als nuttig en<br />

zinvol ervaren om de FDW goed en helemaal te doorlopen.<br />

• Er wordt veel minder informatie op de FDW zelf aangeboden, aangezien het doel<br />

is dat de medewerkers wegwijs kunnen worden op de Shareportal. Er wordt<br />

alleen in het kort aangegeven welke informatie er te vinden is. De<br />

informatiestroom is gereduceerd, waardoor ze de FDW sneller kunnen doorlopen.<br />

Hierdoor worden nieuwe medewerkers gemotiveerder om de FDW te doorlopen.<br />

• De FDW is opgebouwd uit stappen, medewerkers worden aan het handje<br />

genomen. Bovendien is de structuur veel eenvoudiger gemaakt en veel beter te<br />

begrijpen. Doordat de navigatie gemakkelijker is, raken medewerkers niet<br />

gedesoriënteerd en hierdoor wordt hun motivatie verhoogd om de FDW helemaal<br />

door te lopen.<br />

Overige aanbevelingen<br />

• Het is belangrijk dat alle onderdelen duidelijk toegelicht worden. Er moet<br />

aangeven worden wat het onderwerp inhoud en wat er te vinden is. Op deze<br />

manier weten de nieuwe medewerkers goed wat er op welke plek te vinden is en<br />

wat deze informatie globaal inhoud. Er moet op gelet worden dat de FDW totaal<br />

niet te veel tijd in beslag neemt. Er moet hiervoor dus een selectie gemaakt<br />

worden in de onderdelen die nader toegelicht moeten worden en bij welke<br />

onderdelen alleen de structuur aan bod komt. De hoeveelheid informatie hangt<br />

hier ook mee samen. Deze hoeveelheid moet beperkt blijven, het gaat meer om<br />

de structuur van de Shareportal en in grote lijnen weten waar het staat.<br />

• De zoekfunctie van Shareportal blijkt een punt van verbetering te zijn.<br />

• Verder moet de FDW zich aan passen aan de resolutie van het beeldscherm zodat<br />

op ieder beeldscherm de hele FDW te zien is zonder dat er gescrold moet worden.


• Alle afkortingen die verder nog gebruikt worden, moeten helemaal uitgeschreven<br />

worden in de FDW. Achter de volledige term kan dan de afkorting tussen haakjes<br />

geplaatst worden. Naar een aantal keer herhalen mag alleen de afkorting<br />

gebruikt worden.<br />

• De First Day Wizard moet zo geprogrammeerd worden dat wanneer hij afgesloten<br />

wordt, je in dat onderdeel in de Shareportal terecht komt. Hier kan dan extra<br />

informatie over het betreffende onderwerp gezocht worden. Wanneer je terug<br />

komt in de FDW, ga je verder waar je gebleven bent.<br />

Conclusie<br />

De FDW kan op veel punten verbeterd worden. De grootste aandachtspunten hierbij<br />

zijn de hoeveelheid informatie die aangeboden wordt op de FDW en het duidelijk<br />

toelichten van de structuur van Shareportal. Deze verbeteringen kunnen door middel<br />

van het prototype dat ontwikkeld is, verder doordacht worden. Het is hierbij vooral<br />

belangrijk om het doel van de First Day Wizard in gedachte te houden: “Nieuwe<br />

medewerkers moeten wegwijs worden op het intranet op een motiverende en<br />

aantrekkelijke manier”. Het opgezette prototype en de aanbevelingen kunnen hierbij<br />

als draagvlak gebruikt worden.<br />

Screenshot 1: Welkomstscherm FDW


Screenshot 2: Uploaden foto en gegevens FDW<br />

Screenshot 3: Toelichting van “Corporate”


Screenshot 4: Breadcrums<br />

Screenshot 5: Site map FDW


Screenshot 6: Afsluiten FDW<br />

Screenshot 7: Afsluiting


Bijlage 12: Aanbevelingen case<br />

Het is van belang dat de medewerker een op een snelle en leuke manier de regels en<br />

procedures van de organisatie leert kennen (Wanous & Reichers, 2000; Davis &<br />

Kleiner, 2001). Bovendien blijkt uit de behoefteanalyse dat medewerkers liever in de<br />

praktijk leren. Vandaar dat het idee is ontstaan om een case in te zetten om<br />

medewerkers procedures van hun eigen afdeling aan te leren.<br />

Dit idee is echter alleen gericht op de drie clusters ‘Industrial Projects, Consultancy<br />

en Buildings, Pipelines & Infrastructure, aangezien alleen deze afdelingen te maken<br />

hebben met complexe procedures. Er hoeft dus geen case ingezet te worden in de<br />

vier ondersteunende afdelingen. Binnen deze vier afdelingen kan de nieuwe<br />

medewerker kennis maken met procedures door eerst gemakkelijke en kleine taken<br />

uit te voeren en dit steeds verder uit te bouwen.<br />

De case zal op de volgende manier geselecteerd en uitgevoerd moeten worden:<br />

• De supervisor en buddy zoeken samen een oud project uit dat gebruikt kan<br />

worden als case. Hier zijn een aantal eisen aan verbonden:<br />

o Het project of een gedeelte van een project moet niet te veel uren in<br />

beslag nemen. 8 uur werk moet ongeveer de richtlijn zijn.<br />

o Er moeten procedures, berekeningen of analyses in het oude project<br />

voorkomen die veelvoorkomend zijn op de betreffende afdeling.<br />

o Het project moet aansluiten bij de specialisatie van de nieuwe<br />

medewerker.<br />

o Het project moet al afgerond zijn en er moet een eindrapportage van<br />

beschikbaar zijn.<br />

• Na de eerste dag kan de nieuwe medewerker met de case aan de slag. Ook hier<br />

zijn een aantal richtlijnen voor geformuleerd:<br />

o Alleen de onervaren medewerkers hoeven de case uit te voeren. Er wordt<br />

vooral ingegaan op vakinhoudelijke zaken die de ervaren medewerker al<br />

onder de knie heeft.<br />

o De nieuwe medewerker krijgt de benodigde uitkomsten van het project<br />

(bijvoorbeeld meetresultaten) voorgelegd en gaat vervolgens zelfstandig<br />

de case uitwerken door middel van analyses en berekeningen.<br />

o<br />

o<br />

De nieuwe medewerker kan de case uitvoeren naast een lopend project.<br />

De nieuwe medewerker heeft zelf ruimte in de case om eigen beslissingen<br />

te maken. De medewerker kan dus volledig zijn eigen gang gaan zonder<br />

dat hier consequenties aan verbonden zijn.<br />

• Wanneer de nieuwe medewerker de case heeft uitgewerkt, vergelijkt de buddy de<br />

resultaten van de nieuwe medewerker met de resultaten uit de rapportage van<br />

dat project.<br />

• In het gesprek met de supervisor wordt de case ook kort besproken.


Bijlage 13: Evaluatieformulier workshop<br />

Voor u ligt een vragenlijst om de introductieworkshop te evalueren. Geef aan in<br />

hoeverre u het eens bent met de stellingen. Omcirkel het getal dat bij u van<br />

toepassing is. De schaal loopt van getal 1; geheel oneens, 2; oneens, 3; neutraal,<br />

4; eens tot het getal 5; geheel mee eens.<br />

Aandacht<br />

1. Ik vind dat de workshop meer afwisseling mag bevatten.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

2. Ik vind het leuk dat er verschillende methoden werden gebruikt om<br />

informatie over te brengen (film, theorie, quiz).<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

3. Door het toepassen van verschillende methoden tijdens de workshop kon<br />

ik mijn aandacht er goed bij houden.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

4. Ik vond het moeilijk om de aandacht bij de workshop te houden.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

5. Ik vind de workshop motiverend.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

6. Ik vind de duur van de workshop te lang.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

Film<br />

7. Ik vind het filmpje van de afdelingshoofden een leuke opening.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

8. Het filmpje van de afdelingshoofden trok direct mijn aandacht.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

9. Ik vind het filmpje van de afdelingshoofden niet relevant.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

10. Ik vind de informatie die verteld is in het filmpje van de<br />

afdelingshoofden bruikbaar.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

Theoriedeel<br />

11. De informatie die verteld werd in de workshop was voor mij relevant.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

12. Ik vind de hoeveelheid informatie die verteld werd in de workshop te<br />

groot.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens


13. De onderwerpen die behandeld werden in de workshop vind ik goed te<br />

begrijpen.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

14. Ik vind de onderwerpen die behandeld werden in de workshop relevant.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

15. Ik vind de onderwerpen die behandeld werden in de workshop niet<br />

nuttig.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

16. Ik mis bepaalde onderwerpen die naar mijn mening wel behandeld<br />

zouden moeten worden in de workshop.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

17. Ik vind dat er voldoende informatie is gegeven tijdens de workshop.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

Quiz<br />

18. Ik vind dat de quiz een toegevoegde waarde had in de workshop.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

19. Ik vind het leuk dat de workshop is afgesloten met een quiz.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

20. Ik vond de quiz overbodig.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

21. Ik vond de vragen van de quiz goed te begrijpen.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

22. Ik vond de quiz te moeilijk.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

23. Ik had het gevoel dat ik de vragen goed kon beantwoorden.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

24. Het voelde goed als ik een vraag goed had beantwoord.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

25. Ik vond het niet leuk dat er stellingvragen (meningvragen) zijn<br />

toegevoegd aan de quiz.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

26. De stellingvragen (meningvragen) zorgden voor een leuke interactie<br />

met de groep.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

27. De algemene indruk van de workshop was goed<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens


Verdere opmerkingen/aanvullingen m.b.t. workshop


Bijlage 14: Evaluatieformulier welkomstpakket<br />

Voor u ligt een vragenlijst om het Welkomstpakket te evalueren. Geef aan in<br />

hoeverre u het eens bent met de stellingen. Omcirkel het getal dat bij u van<br />

toepassing is. De schaal loopt van getal 1; geheel oneens, 2; oneens, 3; neutraal,<br />

4; eens tot het getal 5; geheel mee eens.<br />

Organogram<br />

1. Ik vind het relevant dat het organogram in het welkomstpakket zit.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

2.Ik vind het organogram duidelijk.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

3. Ik vind het niet relevant dat er foto’s in het organogram staan.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

4. De informatie over de verschillende afdelingen en secties is nuttig.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

5. De informatie over de verschillende afdelingen en secties is niet goed te<br />

begrijpen.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

6. Ik vind dat de informatie over de afdelingen en secties overzichtelijk is<br />

weergegeven.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

7. Door middel van de informatie over de verschillende afdelingen en secties<br />

weet ik globaal wat de werkzaamheden zijn binnen de afdelingen.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

8. Het organogram en de toelichting is onvolledig.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

9. Ik vind de lay-out van het organogram aantrekkelijk.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

10. Ik vind de lay-out van de toelichting aantrekkelijk.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

Afkortingenlijst<br />

11. Ik vind het relevant dat de lijst met afkortingen in het welkomstpakket<br />

zit.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

12. Ik vind de lijst met afkortingen niet goed bruikbaar.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

13. Ik vind de lijst met afkortingen overzichtelijk.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens


14. Ik vind de lay-out van de lijst met afkortingen aantrekkelijk.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

15. De lijst met afkortingen is onvolledig.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

Kubus: wat te doen bij calamiteiten<br />

16. Ik vind het relevant dat de kubus in het welkomstpakket zit.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

17. Ik vind de lay-out van de kubus aantrekkelijk.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

18. Ik vind dat de informatie op de kubus overzichtelijk is weergegeven.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

19. De informatie op de kubus is duidelijk genoeg om te weten wat ik zou<br />

moeten doen bij een bepaalde calamiteit.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

20. De informatie op de kubus is onvolledig.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

21. Ik mis bepaalde onderwerpen die wel op de kubus hadden moeten<br />

staan.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

22. Ik vind de kubus bruikbaar.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

23. Ik ga er een kubus van maken zodat ik het op mijn bureau kan zetten.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

Human Sources Initiatives (HSI)<br />

24. Ik vind het relevant dat de HSI in het welkomstpakket zit.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

25. De informatie over HSI is onvolledig.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

26. Ik begrijp de inhoud van HSI.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

27. De inhoud van de HSI is duidelijk voor me.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

28. Ik vind dat de inhoud van de HSI overzichtelijk is weergegeven.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

Algemeen: het welkomstpakket<br />

29. Ik vind dat het welkomstpakket volledig is.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens


30. Het welkomstpakket mist informatie die er wel in had moeten zitten.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

31. Ik vind het relevant dat er een welkomstpakket wordt gegeven aan de<br />

nieuwe medewerk(st)er.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

32. Mijn algemene indruk van het welkomstpakket is goed.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

Verdere opmerkingen/aanvullingen m.b.t. het welkomstpakket


Bijlage 15: Evaluatie First Day Wizard<br />

De Thinking Aloud methode is een veel gebruikte onderzoeksmethode dat gebruikt<br />

kan worden bij het evalueren van producten, voor voornamelijk websites. Wij zullen<br />

de Thinking Aloud methode dan ook gebruiken bij het evalueren van ons prototype<br />

van de First Day Wizard. Tijdens de lunch (na afloop van de workshop) zullen telkens<br />

één nieuwe medewerker en één medewerker die al langer bij Tebodin Hengelo werkt<br />

apart worden genomen om de First Day Wizard te doorlopen. Tijdens het doorlopen<br />

van de First Day Wizard is het de bedoeling dat ze hardop praten, zodat we een<br />

goede indruk kunnen krijgen van de problemen waar de medewerker tegen aanloopt.<br />

We nemen telkens één medewerker apart in een kamer waar hij/zij de First Day<br />

Wizard gaat doorlopen en tegelijkertijd hardop praat. Hierdoor kunnen we een goede<br />

indruk krijgen van de mening die de medewerker heeft over de First Day Wizard.<br />

Om de kwaliteit van het prototype van de First Day Wizard te testen, is het<br />

belangrijk dat er met de volgende aspecten wordt rekening gehouden door de<br />

observanten:<br />

• Contact: hoe trekt de informatie op de First Day Wizard de lezers aandacht?<br />

• Begrip: Begrijpt de lezer de informatie op de First Day Wizard correct?<br />

• Acceptatie: wordt de presentatie van de informatie geaccepteerd door de lezers?<br />

• Waardering: wordt de style, de toon en het ontwerp gewaardeerd door de lezers?<br />

• Relevantie & Compleetheid: zijn de meest belangrijke onderwerpen in de First<br />

Day Wizard relevant voor de lezers.<br />

• Nauwkeurigheid: zijn de antwoorden correct en gedetailleerd genoeg?<br />

• Tijd: hoeveel tijd hadden de proefpersonen nodig om het juiste antwoord te<br />

zoeken?<br />

• Tegen welke problemen liep de nieuwe medewerker op?<br />

• Navigatie strategie: welke navigatiehulpmiddelen gebruikten de proefpersonen?<br />

• Navigatieproblemen: tegen welke navigatieproblemen liepen de proefpersonen<br />

aan?<br />

Deze bovenstaande aspecten worden tevens gemeten door na het doorlopen van het<br />

prototype van de First Day Wizard de medewerker ook een vragenlijst in te laten<br />

vullen.<br />

Het is belangrijk te noemen dat de observant de medewerker niet helpt tijdens het<br />

doorlopen van de First Day Wizard. De observant moet verder zijn mening niet laten<br />

doorschemeren over het prototype, maar zij moet er wel voor zorgen dat de<br />

medewerker blijft vertellen over zijn ideeën/problemen etc. De observant moet de<br />

medewerker dus laten praten: stappen toelichten en blijven praten over wat hun<br />

opvalt en wat ze zien op de website.<br />

Bij de ervaren medewerkers heeft EEN Projects het doel om van deze groep te weten<br />

te komen of het prototype van de First Day Wizard inderdaad verbeterd is en wat<br />

eventueel nog verbeterpunten zijn. Bij de nieuwe medewerkers gaat het meer om of<br />

ze wegwijs kunnen worden in de First Day Wizard en of ze de navigatie en structuur<br />

begrijpen van de Shareportal doormiddel van de First Day Wizard. En tegen welke<br />

problemen ze aanlopen etc.


2.2. Observatieschema medewerkers die al langer werken binnen Tebodin<br />

Contact:<br />

Leest de lezer de<br />

informatie in de First<br />

Day Wizard?<br />

Begrip: Begrijpt de<br />

lezer de informatie op<br />

de First Day Wizard<br />

correct?<br />

Waardering:<br />

wordt de style, de<br />

toon en het ontwerp<br />

gewaardeerd door de<br />

lezers?<br />

Acceptatie:<br />

wordt de presentatie<br />

van de informatie<br />

geaccepteerd door de<br />

lezers?<br />

Meningen over:<br />

- navigatie<br />

- ontwerp<br />

- opbouw<br />

- etc.<br />

2.2. Observatieschema nieuwe medewerkers<br />

Uitvoeren taak vooraf<br />

Is de juiste informatie gevonden? 1:<br />

2:<br />

3:<br />

Hoeveel tijd had hij/zij nodig om de<br />

informatie te vinden?<br />

Tegen welke problemen liep de<br />

nieuwe medewerker aan?<br />

Welke navigatiehulpmiddelen<br />

gebruikte de nieuwe medewerker?<br />

Tegen welke navigatieproblemen liep<br />

de nieuwe medewerker aan?<br />

Uitgesproken meningen/ideeen door<br />

de nieuwe medewerker tijdens het<br />

uitvoeren van de taak.<br />

Doorlopen van de First Day Wizard<br />

Contact:<br />

Leest de lezer de informatie op de<br />

First Day Wizard de lezers?<br />

Begrip: Begrijpt de lezer de<br />

informatie op de First Day Wizard<br />

1:<br />

2:<br />

3:<br />

2


correct?<br />

Waardering:<br />

wordt de style, de toon en het<br />

ontwerp gewaardeerd door de<br />

lezers?<br />

Acceptatie:<br />

wordt de presentatie van de<br />

informatie geaccepteerd door de<br />

lezers?<br />

Meningen over:<br />

- navigatie<br />

- ontwerp<br />

- opbouw<br />

- etc.<br />

Uitvoeren taak achteraf<br />

Is de juiste informatie gevonden? 1:<br />

2:<br />

3:<br />

Hoeveel tijd had hij/zij nodig om de<br />

informatie te vinden?<br />

Tegen welke problemen liep de<br />

nieuwe medewerker aan?<br />

Welke navigatiehulpmiddelen<br />

gebruikte de nieuwe medewerker?<br />

Tegen welke navigatieproblemen liep<br />

de nieuwe medewerker aan?<br />

Uitgesproken meningen/ideeen door<br />

de nieuwe medewerker tijdens het<br />

uitvoeren van de taak.<br />

1:<br />

2:<br />

3:<br />

3


Evaluatievragen First Day Wizard<br />

Voor u ligt een vragenlijst om de First Day Wizard (First Day Wizard) te evalueren.<br />

Geef aan in hoeverre u het eens bent met de stellingen. Omcirkel het getal dat bij u<br />

van toepassing is. De schaal loopt van getal 1; geheel oneens, 2; oneens, 3;<br />

neutraal,<br />

4; eens tot het getal 5; geheel mee eens.<br />

Relevantie<br />

1. De informatie op de First Day Wizard helpt mij goed.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

2. De First Day Wizard biedt mij informatie die ik bruikbaar vind.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

Begrijpbaarheid<br />

3. De informatie in de First Day Wizard is duidelijk beschreven.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

4. De taal die gebruikt is in de First Day Wizard is gemakkelijk voor me.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

5. Ik vind de informatie in de First Day Wizard makkelijk te begrijpen.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

6. Ik vind veel woorden in de First Day Wizard moeilijk te begrijpen.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

Volledigheid<br />

7. De First Day Wizard verschaft me voldoende informatie.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

8. Ik mis bepaalde informatie in de First Day Wizard.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

Aandacht<br />

9. Het was moeilijk om mijn aandacht bij de First Day Wizard te houden.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

10. Ik vind de First Day Wizard motiverend.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

11. De duur van de First Day is te lang.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

Gebruiksvriendelijk<br />

12. Ik vond de First Day Wizard gemakkelijk om te gebruiken.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

13. Ik had problemen met het gebruiken van de First Day Wizard.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

4


14. Ik beschouw de First Day Wizard als gebruiksvriendelijk.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

Structuur<br />

15. Ik vind de structuur van de First Day Wizard is duidelijk.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

16. Ik vind de navigatie van de First Day Wizard duidelijk.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

17. Ik weet altijd waar ik ben in de First Day Wizard.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

18. De First Day Wizard helpt mij de navigatie van Shareportal te begrijpen .<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

19. Na het doorlopen van de gehele First Day Wizard weet ik de informatie<br />

op de<br />

Shareportal te vinden.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

Lay out<br />

20. Ik vind dat de First Day Wizard er onaantrekkelijk uit ziet.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

21. Ik vind de manier waarop de First Day Wizard eruit ziet mooi.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

22. Ik vind het ontwerp van de First Day Wizard aantrekkelijk.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

23. Mijn algemene indruk van de First Day Wizard is goed.<br />

Geheel mee oneens (1) (2) (3) (4) (5) Geheel mee eens<br />

Verdere opmerkingen/aanvullingen m.b.t. First Day Wizard<br />

5


Bijlage 16: Raamwerk introductieprogramma

Hooray! Your file is uploaded and ready to be published.

Saved successfully!

Ooh no, something went wrong!