20120611gr AGENDA en Memorie van Toelichting.pdf - Stad Kortrijk

voorzien. Op dat vlak werd een samenwerking opgestart met Sint-Niklaas, Brugge, Leuven
en Hasselt. Op deze manier kan e-decision kostendelend verder ontwikkeld worden. In
gemeenteraadszitting van 14 mei l.l. werden reeds het aankondigingsbericht en de wijze van
gunnen goedgekeurd. Met dit dossier leggen we de voorwaarden (bestek) ter goedkeuring voor.
Beschrijving:
Situering
De software E-decision is in gebruik genomen eind 2008. De software ondersteunt het
tot stand komen van beslissingsdossiers door college van burgemeester en schepenen,
gemeenteraad en secretaris. Het in gebruik nemen van de software heeft geleid tot aanzienlijke
vereenvoudiging in het tot stand komen van dossiers. Het proces is nu zo goed als volledig
digitaal en er is een heel sterke informatie-uitwisseling onder de medewerkers bij het tot stand
komen van dossiers. De leden van het schepencollege en gemeenteraad hebben ook toegang
tot de digitale dossiers.
De software is nu ruim 3,5 jaar in gebruik. De gebruikers suggereerden al verschillende
opmerkingen om wijzigingen en verbeteringen door te voeren. Deze zijn ondermeer:
- integratie burgemeesterbeslissing;
- betere opvolging van dossiers na beslissing: dienstkaarten, bekendmaking;
- betere uitwerking en delen van modeldossiers;
- omgaan met tabellen en uitgebreidere teksten;
- afstemming met software 3P (software voor voorbereiding en opvolging
overheidsopdrachten in gebruik bij de directie Facility);
- kleinere aanpassingen zoals:
- betere paginanummering,
- aanpassingen aan handtekeningverzoek
- tijdelijk opslaan
- andere afdrukmodellen.
Verder zullen er ook belangrijke wijzigingen en afstemmingen doorgevoerd moeten worden in
het kader van BBC (beleids- en beheerscyclus).
Daarnaast is er ook nog een technische reden om de software verder te onwikkelen. Als
technologische basis voor de ontwikkeling is Smartsite versie 5 gebruikt. Dit is een 'content
management systeem' dat toelaat om sneller een software op maat te ontwikkelen. De
firma Seneca (ontwikkelaar van Smartsite) liet weten om de huidige versie niet langer te
ondersteunen en een upgrade naar versie iXperion aan te raden. Dit heeft als gevolg dat het
onderhoudsbedrag van de software aanzienlijk stijgt en dat bepaalde delen die specifiek op
maat ontwikkeld werden opnieuw moeten geprogrammeerd worden. Ondertussen is er ook
niet langer een samenwerking tussen de firma Sopra en Seneca. De kostprijs van een verdere
uitbreiding van e-decision op basis van Smartsite technologie bedraagt 45.000 tot 90.000 €
afhankelijk van de gekozen opties. Dit is ook een reden waarom een bredere marktverkenning
aangewezen is.
Samenwerking
vrijdag 1 juni 2012 7:48 - Agenda en memorie 11/06/2012 p109/112