Nota stakeholdersanalyse (pdf) - Steunpunt Jeugd

IKM-2011-11-24-Stakeholdersanalyse
Stakeholdersanalyse
Bron: Dewaele A., Efficiëntie en effectiviteit in de vrije tijd (losbladig), Politeia, 2010.
In deze fase van toekomstplanning vraagt jouw organisatie aan de stakeholders
(belanghebbenden) wat ze denken van de organisatie en wat ze ervan verwachten.
1 Belang van een stakeholdersbevraging
Je werkt voor, met en dankzij mensen. Die mensen hebben meer dan waarschijnlijk een idee
over de toekomst van je organisatie. Door die mensen te bevragen krijg je een bredere kijk op de
organisatie en haar toekomst.
Mensen inspraak geven bij je beleid motiveert hen om in de toekomst mee te bouwen/werken
aan je organisatie. Samen nadenken over de toekomst = samen goesting krijgen in de toekomst.
2 Wie zijn de stakeholders?
Elk individu, elke informele of formele groep of organisatie die de toekomst van jouw organisatie
kan of wenst te beïnvloeden of die erdoor beïnvloedt wordt, is een stakeholder. In de praktijk kun je
de stakeholdersgroep opsplitsen in een viertal categorieën:
Individuen, groepen of organisaties die op een directe manier invloed kunnen uitoefenen op de
toegang tot middelen: bijvoorbeeld de subsidiërende overheid, sponsors, de verhuurder van het
gebouw waar de organisatie gehuisvest is, vast afnemers van het aanbod,…
Wie op een directe manier mee de dienstverlening, het aanbod of het product bepaalt:
bijvoorbeeld de (bereikte, niet-bereikte en potentiële) doelgroepen, de medewerkers, de
bestuursleden, de leveranciers,…
Wie invloed kan uitoefenen vanuit de directe omgeving waarin de organisatie zich bevindt:
bijvoorbeeld buren, ‘concurrenten’, andere organisaties, enzovoort.
Wie invloed kan uitoefenen op de organisatie vanuit de ruimere omgeving: bijvoorbeeld
drukkingsgroepen, politici, media, groepen die nog geen doelgroep zijn maar wel belangstelling
tonen, enzovoort.
3 Hoe de stakeholders bevragen?
3.1 Hou het uiteindelijke doel in het oog!
Een stakeholdersbevraging hoeft geen wetenschappelijke enquête te zijn. Het uiteindelijke doel is
te weten komen wat de stakeholders denken en verwachten over je organisatie en haar toekomst.
Kies dus een bevragingsmethode die:
Voldoende gegevens oplevert
Op maat van de stakeholders is
Achteraf handig te verwerken is
Enthousiasmerend is voor de stakeholders en de organisatie.
Zorg ervoor dat je de stakeholders op een goede manier enthousiasmeert voor de bevraging. Een
zoveelste enquête met standaardvragen zal bij je stakeholder niet veel animo oproepen. Win-win,
ook bij de stakeholdersanalyse! Maak je stakeholder vooraf duidelijk waarom je zijn of haar mening
zo graag wil. En laat je stakeholder achteraf ook weten wat je met zijn of haar input hebt gedaan.
Stakeholdersanalyse I 24 november 2011 I pagina 1 > 3

3.2 Recycleren?
Als jouw organisatie niet aan haar eerste beleidsnota bezig is, kijk dan zeker even terug naar de
gegevens van de vorige bevraging(en). Hield je de vorige keer een uitvoerige en kwaliteitsvolle
stakeholdersbevraging, dan kun je die zeker en vast ‘recycleren’. Stel je zeker de vraag of een
nieuwe bevraging effectief een concrete meerwaarde zou opleveren. Indien de vorige keer de juiste
stakeholders niet werden bevraagd, de juiste vragen werden gesteld en/of gebleken is dat de
informatie niet betrouwbaar was, dan is recyclage natuurlijk uit den boze.
3.3 Methodieken voor een stakeholdersbevraging
Algemene richtvragen voor een bevraging:
Wat wordt van de organisatie verwacht en beantwoordt de organisatie aan deze verwachtingen?
Wat moet de organisatie meer doen, indien de middelen beschikbaar zijn, en waarom?
Wat moet de organisatie minder doen (afbouwen) en waarom?
Waarom is men wel/niet tevreden over de organisatie?
Welke goede raad en goede suggesties voor de toekomst kunnen worden meegeven en
waarom?
Wat zijn de sterke punten van de organisatie en waarom?
Wat zijn de zwakke punten van de organisatie en waarom?
Tips voor aanpak in je organisatie
ID Café:
Nodig je stakeholders uit voor een gezellige ‘caféavond’. Zorg voor een uitnodigende setting
(zeteltjes, drankje,…) Op verschillende plaatsen in het lokaal kunnen de stakeholders ‘daten’
met iemand van de organisatie. Die legt de stakeholder enkele vragen voor en neemt verslag
van de gegeven input. Na een half uurtje laat je iedereen doorschuiven naar een nieuwe date.
Reflectiewandeling: trechtertocht
Stippel een wandeling uit waarbij iedereen individueel op een verschillende plaats start. Elke
stakeholder krijgt een envelop met enkele vragen waarmee gepeild wordt naar zijn of haar
ideeën over de toekomst van de organisatie. De stakeholder krijgt ook een routebeschrijving
naar het volgende punt. Die routebeschrijving is zo gemaakt dat het eindpunt van de eerste
opdracht van een deelnemer samenvalt met het eindpunt van een andere deelnemer. Op deze
plaats komen twee deelnemers elkaar tegen. Voor de tweede opdracht hebben ze beiden elk
een deel van de informatie in hun bezit . Zo komen ze te weten wat het volgende punt is. Ze
krijgen ook beide nieuwe vragen over de organisatie en haar toekomst. De twee deelnemers
gaan in gesprek over die vragen en nemen er ook kort verslag van tijdens het wandelen. Op hun
eindpunt komen dan vier mensen samen: twee keer twee deelnemers. Zo ga je verder tot de
hele groep stakeholders samen is. Daar leg je alle tochtverslagen samen, en heb je hopelijk een
heleboel gegevens om verder mee aan de slag te gaan!
Stop je de wandeling in een leuk kleedje of koppel je er nog een leuke activiteit aan, dan zullen
je stakeholders nog meer geneigd zijn om op jouw uitnodiging in te gaan!
Stakeholdersanalyse I 24 november 2011 I pagina 2 > 3

Online vragenlijst
Stel een vragenlijst samen die je stakeholders online kunnen invullen. Je kunt hiervoor zowel
met open als gesloten vragen werken. Bij je bevraging kun je ook een onderscheid maken
tussen het belang van iets en de mate waarin men ermee akkoord gaat. De verwoording van de
mogelijke scores is heel belangrijk. Daarom gebruik je ook best dezelfde scores (zie
onderstaand schema).
Belangrijk
Akkoord
Niet
belangrijk
Matig
belangrijk
Belangrijk
Heel
belangrijk
Niet
akkoord
Matig
akkoord
Akkoord
Volledig
akkoord
Speech schrijven: op een creatieve manier de gedroomde toekomst op middellange
termijn verwoorden.
Geef je stakeholders de volgende opdracht:
Stel dat we vijf jaar verder zijn, en onze organisatie heeft een prestigieuze Europese prijs
gewonnen voor haar verwezenlijkingen op sociaal vlak, haar vernieuwende methode, haar
manier waarop ze met de doelgroep samenwerkt, enzovoort. Jij bent vanuit de organisatie de
spreker op de prijsuitreiking, en legt uit hoe jullie vandaag te werk gaan. Wat vertel je? Beschrijf
heel concreet wat jullie doen, wie wat doet, hoe alles georganiseerd wordt, hoe jullie met
mensen omgaan,…
Je vraagt aan de stakeholder om een speech te schrijven. Onder die vorm geeft hij/zij de
gedroomde toekomst op middellange termijn weer. Wat zou er kunnen zijn? Hoe zou het kunnen
zijn? Waar droom jij hardop van voor onze doelgroep, onze organisatie en jezelf als stakeholder?
4 Geciteerde werken
Dewaele A., Efficiëntie en effectiviteit in de vrije tijd (losbladig), Politeia, 2010.
Stakeholdersanalyse I 24 november 2011 I pagina 3 > 3