download nummer 4 hier - Accountancy Nieuws

column An
Jan Joling
Geheimhouding versus transparantie
I
n de praktijk komt regelmatig de vraag aan de orde in
hoeverre de cliënt of zijn rechtsopvolger, zoals de curator,
recht heeft op stukken uit het accountantsdossier.
De wet- en regelgeving, jurisprudentie en literatuur leveren
een onderbouwing voor de doctrine dat de auditfiles
eigendom zijn van de accountant en dat de klant daarop
geen recht heeft. In toenemende mate staat dat standpunt
onder druk.
Hoewel geheimhouding al vele jaren deel uitmaakt van de
gedragsregels voor accountants, past het steeds minder in
een tijd waarin de maatschappij transparantie eist. Een
wetswijziging is dan ook gewenst, zo valt in de vakliteratuur
te lezen. De regels voor geheimhouding vinden we allereerst
als een van de vijf fundamentele beginselen in de
VGC: de accountant onthoudt zich van het bekend maken
van vertrouwelijke informatie, die hij in het kader van zijn
beroepsmatig of zakelijk optreden heeft verkregen. Uitzondering
is, onder voorwaarden, dat hij door zijn cliënt is
gemachtigd tot bekendmaking over te gaan, of indien beroepshalve
of op basis van een wettelijk voorschrift een
plicht tot openbaarmaking bestaat. De bepaling A-140 vult
dit verder in: de wettelijke plicht tot informatieverstrekking
ziet onder meer op het optreden als getuige in een gerechtelijke
procedure, de meldingsplicht onder de Wwft en
ten opzichte van de AFM inzake de WTA. De accountant
kan beroepshalve in een situatie komen te verkeren waarin
wordt gevraagd om in het kader van het maatschappelijk
belang vertrouwelijke informatie te verstrekken, dus
zonder dat daar een wettelijke verplichting als geduid in
A-140 aan de orde is. De accountant moet dan in zijn besluitvorming
de belangen van alle betrokken partijen afwegen
en de kwaliteit van de informatie in zijn dossier in
aanmerking nemen. Die afweging moet ook worden gemaakt
als er in die situatie toestemming is verleend tot informatieverstrekking
door de cliënt. In het dossier van de
accountant moet onderscheid worden gemaakt tussen
enerzijds gegevens uit de administratie van de cliënt afkomstig,
en anderzijds eigen controlebevindingen en vastleggingen
daaromtrent van de accountant. Voor wat betreft
de van de cliënt afkomstige gegevens (zoals kopieën van
betalingsdocumenten, debiteurenlijsten en kostenspecificaties)
geldt dat deze eigendom kunnen zijn van de cliënt,
wat de cliënt in beginsel recht geeft op de stukken. Indien
dat het geval is, wordt aangenomen – zo blijkt uit de tuchtrechtspraak
hieromtrent – dat het in strijd met de beroepsregels
is om die stukken achter te houden indien de
cliënt om de stukken vraagt (ook indien de cliënt bijvoorbeeld
niet betaalt). COS 230 inzake de controledocumentatie
geeft aan wat tot het accountantsdossier behoort: de
controleprogramma’s en checklists, (cijfer)analyses, memoranda
en andere vastleggingen van controlewerkzaamheden.
Deze ‘controleaantekeningen’ zijn eigendom van de
accountant. Correspondentie e.d. behoort ook tot de controledocumentatie,
maar het begrip eigendom is daarop
niet eenduidig toepasbaar. COS 230 bevat overigens geen
bepalingen over de verstrekking van informatie uit het
dossier; daarvoor moeten we bij de VGC zijn. Er is verder
weinig guidance voor de accountant. In het civiele recht of
tuchtrecht komt deze problematiek niet of nauwelijks aan
de orde. Een in de praktijk gehanteerde benadering hierbij
is wel: alles wat dient ter onderbouwing van posten in de
jaarrekening valt in de categorie ‘eigendom cliënt’.
Bij wettelijke controles zijn ook de geheimhoudingsverplichtingen
van de WTA van toepassing. Deze zijn nog
strikter dan in de VGC: onder de WTA geldt alleen een uitzondering
voor opheffing van de geheimhoudingsverplichting
krachtens wettelijk voorschrift tot mededeling.
Met de op handen zijnde wijziging van het Bta wordt dit
regime verruimd, waarbij ook de vrijwillige informatieverstrekking
mogelijk wordt. De indruk is dat de AFM in de
praktijk al toezicht houdt op basis van de gewijzigde bepalingen
in het Bta. Daarnaast is het de vraag wanneer en
hoe op grond van een maatschappelijk belang, zoals genoemd
in COS 140, moet worden gehandeld? Wanneer is
er sprake van de situatie waarin de accountant beroepshalve
is komen te verkeren en waarin wordt gevraagd om
vertrouwelijke informatie te verstrekken zonder dat daar
een wettelijke verplichting als geduid in A-140.7 aan de
orde is? De accountant moet dan volgens A 140.8 in zijn
besluitvorming de belangen van alle betrokken partijen
afwegen en de kwaliteit van de informatie in zijn dossier
in aanmerking nemen. Die (lastige) afweging moet ook
worden gemaakt als er toestemming is verleend tot
informatieverstrekking door de cliënt. An
Jan Joling, partner bij NautaDutilh.
www.accountancynieuws.nl 21