PAGE 15 De gemeenten die bijkomende informatie over de ...

De gemeenteambtenaar die bevoegd is voor de afgifte van elektronische vreemdelingenkaarten opent zijn RA-PC
en start de Belpic-applicatie. Om zich te identificeren voert hij zijn elektronische kaart in de lezer « ambtenaar » in
en vormt zijn PIN-code. Deze code wordt telkens gevraagd bij het starten van de Belpic-applicatie om het recht
op toegang van de ambtenaar te checken.
Met behulp van de Belpic-applicatie identificeert de gemeenteambtenaar de buitenlandse onderdaan, annuleert
hij de bestaande elektronische kaart (bij een vernieuwing of vervanging) en vraagt hij een basisdocument aan.
De gemeenteambtenaar selecteert het type kaart dat aan de betrokkene moet worden afgegeven (A, B, C, D, E
(+) of F (+)) en vult de geldigheidsduur in of controleert die. Hierbij volgt de gemeenteambtenaar de instructies
van de Dienst Vreemdelingenzaken en/of de bepalingen van de vreemdelingenwetgeving.
Al naargelang de buitenlandse onderdaan in staat van verlengde minderjarigheid is verklaard of tot de SHAPE of
de NATO of tot de categorie gezinslid behoort, kruist de gemeenteambtenaar het gepaste vakje aan. In dit geval
vraagt de Belpic-applicatie aan de gemeenteambtenaar zijn PIN-code in te voeren om die keuze(s) te
bekrachtigen.
Na controle van de gegevens op het scherm drukt de gemeenteambtenaar het basisdocument af.
Nadat de vreemdeling en de gemeenteambtenaar de juistheid van de gegevens van het basisdocument hebben
nagegaan, wordt de foto aangebracht op de daartoe bestemde plaats en wordt het basisdocument ondertekend
door de vreemdeling en door de ambtenaar van de burgerlijke stand of zijn gemachtigde.
De gemeenteambtenaar informeert de vreemdeling dat zijn PIN- en PUK-codes hem worden toegestuurd op het
adres van zijn hoofdverblijfplaats en dat hij na ontvangst van die codes naar het gemeentebestuur moet
terugkomen voor het activeren van zijn elektronische kaart.
3.2.3 Foto
Een vreemdeling die zich aanbiedt bij zijn gemeentebestuur om een elektronische kaart te vragen moet 2
identieke pasfoto’s bij zich hebben die de onderstaande specifieke kenmerken vertonen. Als de vreemdeling nog
niet over een elektronische kaart beschikt of als zijn elektronische kaart vervallen is, moet hij 3 pasfoto’s bij zich
hebben.
Een foto wordt aangebracht op het basisdocument, een andere wordt bewaard in het gemeentedossier van de
vreemdeling en een derde wordt eventueel aangebracht op bijlage 15, afgegeven aan de vreemdeling om zijn
verblijf te dekken in afwachting van de afgifte van zijn elektronische kaart.
Wat de specifieke kenmerken en de kwaliteit van de foto’s betreft, dienen de gemeenten zich streng op te stellen.
Het is immers hun verantwoordelijkheid dat de foto beantwoordt aan de opgelegde normen. Foto’s die niet met
die normen overeenkomen kunnen niet optimaal worden gedigitaliseerd en in de elektronische chip opgenomen.
Kwaliteit
De foto’s moeten met de normen van de fotomatrix overeenstemmen. Ze worden in vooraanzicht genomen en
zonder hoofddeksel, behalve als het hoofddeksel om godsdienstige of medische redenen wordt gedragen. De
PAGE 15
Algemene instructies elektronische vreemdelingenkaarten en verblijfsdocumenten – Gecoördineerde versie van 1 december 2010