PAGE 15 De gemeenten die bijkomende informatie over de ...

3.5 Verzending van de elektronische kaarten naar de gemeente
Zodra de elektronische kaarten de persoonlijke gegevens dragen en geïnitialiseerd zijn (maar nog niet
geactiveerd) stuurt ZETES CARDS ze naar de betrokken gemeenten via G4S.
3.5.1 Kwaliteitscontrole:
Bij ontvangst van de kaarten controleert de gemeenteambtenaar de grafische kwaliteit : kwaliteit van de foto,
leesbaarheid van de identificatiegegevens, volledige en juiste gegevens, plaatsing van de handtekeningen,
aanwezigheid en materiële kwaliteit van de chip,…
De betwiste kaarten worden door de gemeente naar ZETES CARDS teruggestuurd binnen 5 dagen, te rekenen
vanaf de dag van ontvangst van de kaarten. Ze worden samen met het formulier Opnieuw te behandelen kaart
(alvorens te activeren) gestopt in een enveloppe waarop het ticketnummer en de vermelding “Ter attentie van
Zetes” worden aangebracht. Het geheel wordt in een sealbag met een geel etiket gestopt.
Een kopie van dit formulier is als bijlage toegevoegd aan deze instructies (BIJLAGE 9).
Alvorens de betwiste kaarten terug te sturen neemt de gemeente contact op met Helpdesk Belpic om een
ticketnummer te verkrijgen dat bij het terugzenden van de kaart(en) moet worden vermeld op het zo-even
genoemde formulier.
3.5.2 PIN/PUK Mailing
Nadat ZETES CARDS zich ervan vergewist heeft dat de elektronische vreemdelingenkaarten goed zijn
aangekomen in de gemeenten van hun bestemming, zorgt het bedrijf voor het beveiligd genereren van de PIN
PUK-mailing 21 voor de houders van de geproduceerde kaarten. Een voorbeeld van een PIN PUK-mailing gaat als
bijlage bij deze instructies (BIJLAGE 11).
Deze PIN PUK-mailing wordt door ZETES CARDS rechtstreeks toegestuurd naar de buitenlandse onderdaan de
dag na de levering van de elektronische kaart aan de gemeente. Deze zending gebeurt via de post op het adres
van de toekomstige houder van de elektronische vreemdelingenkaart.
Bij het afdrukken en het ondertekenen van het basisdocument verwittigt de gemeente de vreemdeling ervan dat
hij een brief zal krijgen met de PIN- en PUK-codes waarmee hij zijn elektronische kaart kan activeren en dat hij
zich bij ontvangst van die codes opnieuw bij de gemeente moet aanbieden.
21 De PIN PUK-mailing is een beveiligde brief vergelijkbaar met de brief die door de bankinstellingen wordt gebruikt om de
geheime code van kredietkaarten en debetkaarten mee te delen.
PAGE 15
Algemene instructies elektronische vreemdelingenkaarten en verblijfsdocumenten – Gecoördineerde versie van 1 december 2010