Eindrapportage - Stichting Collusie - Kijk ons eens DI

Eindrapportage
‘Kijk ons eens duurzaam inkopen’
Overheden en semi-overheden
in de Provincie Utrecht gaan
duurzaam inkopen
Dit project werd mogelijk gemaakt door ondersteuning van de Subsidieregeling Maatschappelijke
Organisaties en Milieu van het ministerie van VROM.

Titelblad
Project:
“Kijk ons eens duurzaam inkopen”
Projectnummer: SMOM 4305-05-01-01-012
Bestelnummer: 4800003745
Prijs: € 15,-
Verslagperiode: oktober 2005 t/m mei 2008
Contactpersoon Stichting Collusie
Drs. Patrick van der Hofstad (regiomanager)
Verlengde Hoogravenseweg 63
3525 BB Utrecht
Tel. 06 2397 6206 / 030-2670248
E-mail pvdhofstad@collusie.nl
Opstellen eindrapportage
Bart van den Bosch, BSc (projectmanager)
Drs. Daan van der Burgh (adviseur / projectcoördinator)
Dr. Ron Coosen (adviseur)
Projectpartners zijn
Provincie Utrecht
Natuur- en Milieufederatie Utrecht (NMU)
Contactpersoon SenterNovem
Drs. Arjan Klopstra, programma-adviseur
1

Samenvatting
Tientallen gemeenten, scholen en zorginstellingen in de regio Utrecht zijn sinds eind
2005 begeleid bij het inkopen van milieuvriendelijker producten. Dit project ‘Kijk ons
eens duurzaam inkopen’ liep van oktober 2005 t/m juni 2008. Stichting Collusie
voerde het project uit in samenwerking met de Provincie Utrecht en Natuur & Milieufederatie
Utrecht (NMU).
Duurzaam inkopen is rekening houden met het milieu en sociale aspecten in alle fasen
van het inkoopproces. Steeds meer organisaties willen goederen en diensten duurzaam
inkopen, met name overheden maar het ontbreekt vaak aan praktische handvaten om
dit te doen. Collusie heeft hiervoor een aanpak ontwikkeld en hiermee de deelnemende
organisaties in een traject van drie bezoeken geadviseerd.
Naast gemeenten, die een wettelijke verplichting hebben om duurzaam te gaan inkopen,
namen in dit project ook semi-overheden deel. Met name bij zorg- en welzijnsinstellingen
was het enthousiasme hiervoor groot.
Deelnemers geven aan dat ze een eerste slag hebben gemaakt met duurzaam inkopen.
Hun bewustzijn hierover is toegenomen. Ze zijn praktisch aan de slag gegaan met de
gekregen info. En ze hebben producten duurzaam aanbesteed. De eerste concrete resultaten
leverden bij deelnemende organisaties enthousiasme om ook na het project
door te gaan met duurzaam inkopen.
2

Profiel Stichting Collusie
Stichting Collusie werkt aan een duurzame samenleving. Ze richt zich zowel op zorg
voor het milieu als het creëren van werkgelegenheid.
Collusie biedt langdurig werklozen de kans om via leer/werktrajecten weer aan de
slag te gaan. Hierbij richt ze zich in het bijzonder hoger opgeleiden zonder baan. Deze
werkzoekenden worden opgeleid tot energie- en milieuadviseur in de eigen organisatie.
Ze krijgen begeleiding bij hun dagelijkse werkzaamheden, bij de ontwikkeling
van hun competenties en bij reïntegratie op de reguliere arbeidsmarkt.
Stichting Collusie adviseert mensen om zelf milieu- en energiebesparende maatregelen
te nemen. Doelgroepen zijn huishoudens, kleinere bedrijven, onderwijs en locale
overheden. Ze krijgen praktisch advies en voorlichting op maat. Project voor duurzame
ontwikkeling voert Collusie uit in nauwe samenwerking met locale overheden en
ondersteunt gemeenten hierdoor bij de uitvoering van klimaatbeleid. De 1-op-1-
benadering is hierbij de grote kracht van Collusie.
Stichting Collusie heeft vestigingen in Amsterdam, Utrecht, Alkmaar, Rotterdam,
Nijmegen, Leeuwarden en Eindhoven.
Contactgegevens Stichting Collusie
Hoofdkantoor
Helmholtzstraat 61
1098 LE Amsterdam
Tel. 020 688 4904
Fax. 020 688 5039
Info: www.collusie.nl
Vestiging Utrecht
Verlengde Hoogravenseweg 63
3525 BB Utrecht
Tel. 030 267 0248
Fax 030 267 0246
Postbus 94464
1090 GL Amsterdam
3

Inhoudsopgave
Titelblad ........................................................................................................................ 1
Samenvatting................................................................................................................. 2
1. Inleiding .................................................................................................................... 3
1.1 Duurzaam Inkopen .............................................................................................. 3
1.2 Doelstelling ......................................................................................................... 3
1.3 Projectpartners..................................................................................................... 4
2. Opzet van het project................................................................................................. 6
2.1 Pionieren en keuzes............................................................................................. 6
2.2 Fasering en activiteiten........................................................................................ 7
2.3 Methode............................................................................................................... 9
3. Resultaten en evaluatie........................................................................................... 11
3.1 Deelname........................................................................................................... 11
3.2 Traject................................................................................................................ 12
3.3. Bewustwording en beleid................................................................................. 13
3.4 Geadviseerde pakketten.................................................................................... 14
3.5 Uitvoering maatregelen..................................................................................... 15
3.6 Communicatie en opschaling ............................................................................ 16
4. Conclusies en aanbevelingen ................................................................................. 18
4.1 Conclusies ......................................................................................................... 18
4.2 Aanbevelingen................................................................................................... 18
Bijlage 1: deelnemende organisaties.......................................................................... 20
Bijlage 2: Evaluatieformulier deelnemers................................................................... 21
1

1. Inleiding
1.1 Duurzaam Inkopen
Duurzaam inkopen is rekening houden met het milieu en sociale aspecten in alle fasen
van het inkoopproces. Dit past in de trend dat organisaties hun maatschappelijke verantwoordelijkheid
nemen. Met name bij overheden en semioverheden is deze trend
zichtbaar. Zij kunnen hiermee ook een voorbeeldfunctie vervullen binnen de maatschappij.
De rijksoverheid streeft ernaar om in 2010 100% duurzaam in te kopen. Lokale
overheden streven naar een percentage van 75%. Semi-overheden hebben over
het algemeen nog geen beleidsdoelstellingen op dit gebied.
Het blijkt dat juist deze lokale (semi-) overheden vaak grote problemen ondervinden
bij het realiseren van duurzame inkoop (DI). Het is een veelomvattend onderwerp
waarbij organisaties niet weten waar te beginnen. Het is ook een nieuw onderwerp
waardoor kennis over de praktische implementatie nog weinig voor handen is. De
landelijke overheid ontwikkeld momenteel criteria, maar die zijn nog steeds niet af en
niet bedoeld voor semioverheden. Kleinere organisaties hebben vaak niet de deskundigheid
in huis om duurzaam inkopen vorm te geven. En ook tijdgebrek blijkt een
belangrijke oorzaak dat duurzaam inkopen vaak blijft liggen binnen organisaties.
Hierdoor is er bij organisaties behoefte aan ondersteuning en advies over de praktische
implementatie binnen de organisatie. Hiertoe is binnen de provincie Utrecht het
project “Kijk ons eens duurzaam inkopen” opgezet. Door de landelijke overheid is
hiervoor subsidie beschikbaar gesteld vanuit de SMOM-subsidieregeling.
1.2 Doelstelling
Het project had de volgende hoofddoelstelling:
“Het faciliteren (ondersteunen) van locale overheden en semi-overheden bij het
vormgeven van hun maatschappelijke voorbeeldfunctie middels duurzaam inkopen en
bij de communicatie hierover op locaal en regionaal niveau”
Daarnaast had het project de volgende nevendoelen:
Een methodiek ontwikkelen voor het realiseren van DI bij kleine organisaties
De methodiek is ontwikkeld en met goed gevolg toegepast. In het ontwikkelen
van de methodiek is meer tijd gaan zitten dan bij de projectplanning was verwacht.
Het vergroten van het bestuurlijk draagvlak voor DI bij Utrechtse (semi-
)overheden. Hiervoor zijn in de adviesgesprekken suggesties gedaan aan de
inkopers. De Provincie heeft het project ingebracht bij gemeenten.
Het vergroten van het milieubewustzijn bij Utrechtse inkopers en bestuurders
Door het adviseren is hieraan gewerkt. De inkopers hebben meer kennis en inzicht
verworven in de effecten van inkoop op het milieu. Bestuurders hebben
naar aanleiding van het project milieubeleidsverklaringen ondertekend. Door
het uitbrengen van een nieuwsbrief werden ervaringen uitgewisseld en weten
ondernemers waar ze staan in verhouding tot andere organisaties.
3

Stimuleren van communicatie door locale (semi-)overheden over hun maatschappelijke
voorbeeldfunctie rondom Duurzaam Ondernemen en DI
Dit onderdeel is bij gebrek aan belangstelling niet uitgevoerd.
Realiseren van praktijkvoorbeelden voor de toepassing van DI bij deze doelgroep
In de uitwisselingsbrief en de resultatenfolder staan praktijkvoorbeelden over
de toepassing van DI bij locale overheden en semi-overheden vermeld.
De ontwikkelde methodiek evalueren en suggesties doen voor verbetering
De ontwikkelde methodiek is gedurende het project in maandelijkse vergaderingen
geëvalueerd en verbeterd. In september 2007 is de methodiek vastgesteld.
Aan het einde van het project is de methodiek op 10 juni 2008 nogmaals
geëvalueerd.
Opschaling van het project naar andere regio’s en mogelijk naar andere doelgroepen
Voor opschaling zijn overleggen gevoerd met de projectpartners. Samen
met de NMU wordt verder gekeken naar mogelijke vervolgprojecten.
Hierbij valt te denken aan DI bij MKB.
1.3 Projectpartners
Het project is uitgevoerd samen met de Natuur en Milieufederatie Utrecht (NMU) en
de Provincie Utrecht. Beide organisaties hadden al ervaring met DI. De NMU had
overheden geadviseerd over DI en de Provincie had in haar eigen organisatie DI toegepast.
Ook het netwerk van beide organisaties kon dienst doen bij werving van deelnemers.
Stichting Collusie
Het project is uitgevoerd door de Utrechtse vestiging van Stichting Collusie. Ten tijde
van de aanvraag van het project heette deze vestiging nog Milieuzorg Utrecht. In januari
2008 is deze lokale naam verdwenen en werkt Collusie landelijk overal met
dezelfde naam.
Voor aanvang van het project had Stichting Collusie nog weinig geen ervaring met
het thema duurzaam inkopen. In het verleden zijn enkele projecten gedaan bij de verkoop
van groene producten in lokale winkelcentra en in de adviezen van Stichting
Collusie speelt de aanschaf van duurzame producten vaak al een rol. Een van de doelen
van het project voor Collusie was om meer ervaring op te doen en medewerkers
op te leiden voor het adviseren over duurzaam inkopen.
Provincie Utrecht
De Provincie Utrecht wil een voortrekkersrol vervullen met duurzaam inkopen. Zij
doet dit door zelf duurzaam in te kopen en door bedrijven en gemeenten hierin te stimuleren.
Provincie Utrecht is zelf al langer actief met duurzaam inkopen in de eigen bedrijfsvoering.
Zij neemt hiermee haar maatschappelijke verantwoordelijkheid en wil hiermee
ook een voorbeeld zijn. De Provincie Utrecht ontving samen met de Provincie
Zuid-Holland de “DI-prijs 2004 voor Samenwerking” voor de EU-aanbesteding van
dranken- en warenautomaten.
4

De voortrekkers- en stimulerende rol vervult de provincie onder andere door:
Project ‘Op kop’, gericht op bedrijven en organisaties die klimaat neutraal willen
ondernemen en duurzaam inkopen.
Participatie in het DUIK-project, waarin gemeenten kunnen leren hoe ze duurzaam
in kunnen kopen.
Participatie in het project ‘Kijk ons eens duurzaam inkopen’
In dit project vervulde de Provincie vooral een rol in de werving van deelnemers, het
creëren van bestuurlijk draagvlak en zat zij in de stuurgroep van het project.
Natuur- en Milieufederatie Utrecht
De natuur- en milieufederaties hebben een landelijk project voor het creëren van bestuurlijk
draagvlak bij gemeenten voor duurzaam inkopen. Ook zijn de natuur- en
milieufederaties medeorganisator van de landelijke ‘duurzaam inkopen dag’.
In dit project had de NMU de volgende rollen:
Deelname in de stuurgroep van het project
Ondersteuning van de projectpartners bij de vergroting van het bestuurlijke
draagvlak bij locale (semi-)overheden voor het invoeren van duurzaam inkopen.
Ondersteuning van de onderlinge uitwisseling van ervaringen tussen de deelnemende
locale (semi-)overheden.
Landelijke verspreiding van de opgedane ervaring met dit pilotproject en opschaling
naar andere regio’s.
1.4 Doelgroep
Het project was gericht op het stimuleren van DI bij (semi-)overheden in de provincie
Utrecht die zelfstandig producten en diensten inkopen. Deze doelgroep was in te delen
in:
Gemeenten
Scholen voor middelbaar onderwijs, MBO en HBO
Welzijns- en zorginstellingen
Overige: waterschappen, juridische instellingen en milieudiensten
Het project richtte zich bij deze organisaties in eerste instantie op personen die rechtstreeks
bij de uitvoering van de inkoop betrokken zijn. Meestal gaat het dan om een
inkoper of facilitair manager.
5

2. Opzet van het project
Allereerst wordt de methode van het project besproken. Vervolgens wordt verder ingegaan
op de fasering van de onderdelen binnen het project.
2.1 Pionieren en keuzes
Dit project vormde een pioniersrol bij het opzetten van duurzaam inkopen. Bij de start
van het project was er landelijk nog weinig ervaring met duurzaam inkopen. Senter-
Novem was net begonnen met het ontwikkelen van nieuwe criteria. En enkele gemeenten
en overheden hadden beleid gemaakt voor duurzaam inkopen en waren begonnen
met de implementatie hiervan binnen de organisatie. Hierdoor waren er nog
weinig voorbeelden voor handen en hebben we veel zelf uitgevonden.
Op enkele punten is tijdens het project gekozen voor een enigszins andere invulling
ten opzichte van de oorspronkelijke doelstelling. Deze keuzes zijn in overleg met de
stuurgroep gedaan en gerapporteerd aan SenterNovem. Deze keuzes zijn:
Van juli 2006 t/m juni 2007 is een externe projectleider aangetrokken met een
aanzienlijke ervaring met het onderwerp duurzaam inkopen bij overheden.
We hebben veel tijd gestopt in het opleiden en inwerken van adviseurs ‘duurzaam
inkopen’.
Oorspronkelijk was de doelgroep kleinere overheden en semi-overheden. Bij
deze doelgroep bleek minder belangstelling voor een adviestraject, waardoor
uiteindelijk vooral grotere organisaties hebben deelgenomen. Dit heeft het
project voor Stichting Collusie moeilijker gemaakt dan werd verwacht bij de
subsidieaanvraag en is een belangrijke oorzaak voor een urenoverschrijding in
de voorbereidingsfase.
In het ontwikkelen van een aanpak en tools is extra tijd gestopt. Dit was mede
omdat bij de aanvang van het project SenterNovem wilde stoppen met de oude
inkooppakketten en nieuwe pakketten nog niet beschikbaar waren. De extra
uren zijn door Stichting Collusie zelf bekostigd.
De einddatum van het project is opgeschoven van december 2007 naar mei
2008
De ondersteuningsbehoefte was nogal wisselend per organisatie, waardoor er
bij de uitvoering veel maatwerk is geleverd en de duur van de trajecten is afgestemd
op de betreffende organisaties.
Collusie werkte in het project met medewerkers in een leer/werktraject. Ten tijde van
het project waren er aanzienlijke veranderingen in de regelingen en opzet van de
leer/werktrajecten. Hierdoor zijn halverwege het project voor een tweede keer adviseurs
opgeleid en ingewerkt. Ook de hiervoor benodigde uren zijn door Collusie zelf
bekostigd.
Stichting Collusie heeft door deze keuzes en externe ontwikkelingen aanzienlijk meer
tijd in het project gestopt. Zij levert hiermee een grotere eigen bijdrage aan het project
dan in het projectplan stond aangegeven.
6

2.2 Fasering en activiteiten
Het project is in drie fases opgedeeld:
Voorbereiding
Uitvoering
Evaluatie en opschaling
Fase 1 Voorbereiding
De voorbereidingsfase vond grotendeels plaats van oktober 2005 t/m juni 2007. Tijdens
de voorbereidingsfase zijn de volgende activiteiten uitgevoerd:
Startbijeenkomst stuurgroep
Op 8 december 2005 is de stuurgroep voor het eerst bij elkaar gekomen. De
stuurgroep bestond uit Stichting Collusie, NMU en Provincie Utrecht. Tijdens
de rest van het project is de stuurgroep gemiddeld twee keer per jaar bij elkaar
gekomen.
Afstemming met andere DI-project in de provincie
Tijdens het project vond afstemming plaats met het Centrum Ontwikkelingssamenwerking
Utrecht (COS Utrecht) en BECO. Deze organisaties hadden
ook projecten lopen gericht op duurzaam inkopen bij overheden in de provincie
Utrecht. COS Utrecht was bij meerdere stuurgroepoverleggen aanwezig.
Met BECO zijn aanvullende overleggen gevoerd.
Communicatieplan schrijven
Uitvoering traject bestuurlijk draagvlak en werving deelnemers
- Projectfolder ontwikkelen (schrijven, vormgeven, laten drukken)
- Persbericht, projectinfo op websites plaatsen
- Project inbrengen in RAAM’s
Het RAAM (Regionale Activiteiten Agenda Milieu) is het overleg van de
Provincie met gemeenten over milieu-activiteiten. In januari 2006 is hier
door Collusie Utrecht en de Provincie een presentatie over het project gegeven.
Ontwikkeling tools voor begeleidingstrajecten
Ontwikkeling van tools heeft langer geduurd dan verwacht, omdat duurzaam
inkopen een ingewikkeld onderwerp bleek te zijn. Ook was de beschikbare informatie
minder makkelijk toepasbaar dan bij de projectaanvraag werd verwacht.
Zo waren de criteria voor duurzaam inkopen van SenterNovem niet direct
voorhanden. De ontwikkeling van de tools is medio 2007 afgerond.
Opleiden en inwerken adviseurs
Het inwerken van adviseurs heeft veel tijd gekost, omdat duurzaam inkopen
een nieuw vakgebied was. Het inwerken van een adviseur kostte circa 3 maanden.
Per 1 januari 2007 zijn drie adviseurs gestopt met het project vanwege de
beëindiging van hun loonkostensubsidie en daarmee van hun dienstverband bij
Collusie. Omdat we het belangrijk vonden om de vaart in het project te houden,
hebben we besloten meer capaciteit voor het project vrij te maken. De
laatste adviseur is in het laatste kwartaal van 2007 ingewerkt.
Uitvoering pilot bij 5 organisaties
In een pilot hebben 5 organisaties een traject uitgevoerd. Dit traject nam 6 tot
8 maanden in beslag. De aanpak bestond uit drie onderdelen: een scan, een
plan van aanpak en inkoopbeslissingen. De aanpak is geëvalueerd met de adviseurs
en de projectpartners.
7

Fase 2 Uitvoering
De uitvoeringsfase liep van december 2006 t/m april 2008. Tijdens deze periode hebben
we de volgende activiteiten uitgevoerd:
Uitvoering wervingstraject richting instellingen
Er is zowel telefonisch als per mailing geworven. De werving bleek lastiger
dan aanvankelijk werd gedacht. Binnen de benaderde organisaties moest eerst
consensus worden gevonden voor deelname. In november 2007 waren er 40
deelnemende organisaties geworven.
Uitvoering begeleidingstrajecten
- DI-scans
- Opstellen Plan van Aanpak
- Uitvoering ondersteuning inkoopbeslissingen
De ondersteuning hield in dat de adviseur de criteria voor DI aan de deelnemer
toelichtte voor een concrete inkoopbeslissing. In plaats van de drie
bezoeken per instelling is er gekozen voor één of twee bezoeken. Dit was
vaak voldoende en de vertraging van de voorbereidingsfase noopte ons ertoe
om dit onderdeel in te korten. Zodoende konden we naar de klanten
maatwerk leveren binnen een reële tijdsspanne.
- Uitvoering monitoring
De deelnemende organisaties hebben een evaluatieformulier ontvangen.
Hierbij is nagegaan wat welke adviezen zijn uitgevoerd en wat organisaties
vinden van hun projectdeelname.
Uitvoering uitwisselingsprogramma deelnemers
De deelnemers hebben 3 uitwisselingsbrieven ontvangen. Hierin stonden ervaringen
van deelnemende organisaties en van adviseurs.
In de uitvoeringsfase is meer tijd gaan zitten in de werving van 40 organisaties. Bij
onderdelen waar weinig of geen behoefte aan was, zoals uitwisseling en ondersteuning
bij profilering, hebben we ons beperkt, zodat we het tempo in het project konden
houden. We hebben op deze wijze ook getracht om de urenoverschrijding van het
project te beperken.
Fase 3 Evaluatie en opschaling
De evaluatie- en opschalingsfase vond plaats van februari t/m mei 2008. Tijdens deze
fase vonden de volgende activiteiten plaats:
In kaart brengen van bevindingen en analyse resultaten
Dit is gedaan aan de hand van de evaluaties bij deelnemers, analyse van de resultaten
en gesprekken met adviseurs en projectpartners.
Opschaling
De gekozen doelgroep was voor Stichting Collusie best een lastige doelgroep.
Collusie wil daarom met duurzaam inkopen aan de slag bij kleinzakelijke ondernemers
en dan met name gericht op klimaatneutraal ondernemen. Hiervoor
is onder andere een nieuwe SMOM-subsidie aangevraagd.
Slotbijeenkomst pilotproject
Op 10 juli jl. heeft er een slotbijeenkomst plaatsgevonden in de vorm van het
uitreiken van de “KOEDI” 1 award aan Zorgcentrum Amerpoort, omdat deze
1 KOEDI: Kijk Ons Eens Duurzaam Inkopen.
8

organisatie de grootste stap op het gebied van DI heeft gezet. Hiervoor is gekozen,
omdat het een mooie gelegenheid was om het project te promoten.
Tot slot kan worden gesteld dat het project grotendeels volgens het projectplan is uitgevoerd.
Er meer tijd gaan zitten in het ontwikkelen van de tools, het inwerken van
adviseurs en de werving van deelnemers. Daarom is er voor gekozen om minder tijd
te steken in onderdelen, waar weinig of geen behoefte aan was, zoals uitwisseling en
ondersteuning bij profilering. Door minder tijd in deze onderdelen te steken en het
vrijmaken van extra capaciteit kon er maatwerk aan de deelnemers worden geleverd.
2.3 Methode
Centraal in het project stond de advisering van 40 locale overheden en semioverheden.
Met deze organisaties werd een traject ingezet bestaande uit de volgende
onderdelen:
Duurzaam Inkopen Scan
Plan van Aanpak
Ondersteuning bij een of meerdere inkoopbeslissingen
Standaardprocedure traject duurzaam inkopen
DI-scan
Plan van
Aanpak
Di-scan
In de DI-scan vindt een inventarisatie van de inkoop plaats voor de volgende inkooppakketten:
Afval
Bedrijfskleding
Ondersteuning
bij inkoopbeslissing.
Bij deze trajecten is gebruik gemaakt van diverse bronnen.
Dit waren in eerste instantie de landelijk criteria ontwikkeld door SenterNovem.
Bij de start waren er nog oude criteria, in 2006 begon SenterNovem met
het ontwikkelen van nieuwe criteria.
De Groene Inkoop CD (uitgave van PMA milieuadviseurs)
Bestaande kennis binnen de organisatie en kennis van de aangetrokken projectleider
Een groot aantal websites op internet
9

Bouwen en huisvesting
Catering
Drukwerk en papier
Energie
Groen en verharding
Kantoorartikelen
Kantoorinrichting
Kantoormachines
Schoonmaak
Speeltoestellen
Transport en mobiliteit
Verlichting
Wit- en bruingoed
Voor de pakketten afval, speeltoestellen en wit- en bruingoed waren aanvankelijk
geen criteria van SenterNovem. Toch is gekozen om deze pakketten toe te voegen,
omdat deze pakketten in een behoefte voorzien. Bovendien is de DI-scan een instrument
om inzicht te krijgen in de organisatie, haar inkoop- en milieubeleid en de positie
van de gesprekspartner(s). Uit de DI-scan ontstaat een beeld van waar en hoe er
winst te halen is op het gebied van duurzaam inkopen.
Plan van aanpak
In het PvA worden acties voor Duurzaam Inkopen besproken. Het ging om de volgende
onderdelen:
Inkoopbeleid
In de inkoopnota kan een alinea of een paragraaf worden opgenomen waarin
staat dat
duurzaamheid in het inkoopproces dient te worden meegenomen.
Duurzaamheid in het inkoopproces per fase
Voor de verschillende fases van het inkoopproces is gekeken hoe duurzaamheid
kan worden meegenomen. In de voorbereidingsfase wordt nagegaan of de
inkoop noodzakelijk is. In de specificatiefase, waarin de eisen en wensen van
een product worden vastgesteld kunnen duurzaamheidscriteria in een contract
worden opgenomen. In de selectiefase wordt nagegaan of de leveranciers voldoen
aan de eisen op het gebied van duurzaamheid.
Communicatie
de communicatie in het PvA betreft kennisoverdracht tussen budgethouders,
het informeren van de medewerkers, het uitwisselen van informatie over DI
via externe netwerken en deelname aan de uitwisselingsbrief.
Randvoorwaarden
Hieronder wordt verstaan het reserveren van geld en tijd en het ontwikkelen
van een draagvlak.
Ondersteuning inkoopbeslissingen
In deze gesprekken is bij concrete inkoopbeslissingen advies gegeven over duurzaam
inkoop. Voor de inkoopbeslissing zijn criteria opgenomen en is gekeken naar geschikte
leveranciers.
10

3. Resultaten en evaluatie
In dit hoofdstuk staan de resultaten van het project vermeld en is een evaluatie gedaan
van de resultaten. Voor deze evaluatie is gesproken met adviseurs, deelnemers en projectpartners.
Naar de deelnemers is een evaluatieformulier gestuurd, 15 organisaties hebben het
formulier terug gestuurd. In de bijlage staat een voorbeeld van het evaluatieformulier.
3.1 Deelname
In totaal zijn 128 organisaties benaderd, waarvan er 40 deelnamen. Het deelnamepercentage
over het geheel is 31%. In fig. 4.1 is een onderverdeling gemaakt naar organisatietype.
Gemeenten hebben het hoogste deelnamepercentage (48 %). Scholen
(38%), welzijns- en zorginstellingen (31%) zitten daar onder. De overige benaderende
Figuur 3.1 Deelname per type organisatie
percentage deelname
50,0
45,0
40,0
35,0
30,0
25,0
20,0
15,0
10,0
5,0
0,0
Gemeenten Scholen Welzijn en zorg Overige
organisaties hebben het laagste percentage (16%). De grote belangstelling bij gemeente
komt onder andere door de resultaatsverplichting om in 2010 voor 75% duurzaam
in te kopen. Scholen en welzijns- en zorginstellingen nemen vaak deel omdat ze duurzaam
inkopen als hun maatschappelijke plicht zien.
Deelnemende organisaties waren:
gemeenten (8)
scholen (8)
welzijns- en zorginstellingen (17)
waterschappen (2)
juridische instellingen (2)
milieudienst en milieuadviesorgaan (3)
In de bijlage staat een lijst met de organisaties die hebben deelgenomen.
11

3.2 Traject
Gemiddeld zijn organisaties drie keer bezocht. Aanvankelijk vonden er tijdens een
DI-traject vijf bezoeken plaats. Deze opzet werd al spoedig als onbevredigend ervaren.
Veelal speelden er tijdens het adviestraject bij de instellingen minder dan drie
inkoopbeslissingen die voor advisering in aanmerking kwamen. Daarom is al in een
vroeg stadium besloten het aantal te ondersteunen inkoopbeslissingen terug te brengen.
De behoefte aan ondersteuning was wel verschillend per organisatie. Bij sommige
organisaties was er weinig tijd voor een lang traject, waardoor er slechts een of twee
bezoeken zijn geweest. Bij enkele andere organisaties was er vraag naar ondersteuning
bij meerdere inkoopbeslissingen, waarin dan is voorzien door een vierde bezoek.
De gemiddelde trajectduur was 6 maanden van
DI-scan tot de ondersteuning van de inkoopbeslissing.
Bij welzijns- en zorginstellingen verliep
het traject het snelst, circa 5 maanden. Bij
deze organisaties merken we ook het meeste
enthousiasme en commitment bij de deelnemers
om met duurzaam inkopen aan de slag te
gaan. Gemeenten en scholen deden langer over
de trajecten, circa 8 maanden. Dit kwam met
name door de langere besluitvormingsprocessen
bij gemeenten en scholen.
Gem. trajectduur
(dagen)
Gemeenten 204
Scholen 209
Welzijn en zorg 154
Overige 167
Totaal 188
12

Onderdelen van het traject
De diverse onderdelen van het traject sluiten goed op elkaar aan. De DI-scan is een
belangrijk instrument om te inventariseren en zodoende het inkoopgedrag van de
klant in kaart te brengen. Ook is het een goed middel om de relatie tussen adviseur en
klant te bevorderen en beiden op één lijn te krijgen. Met het plan van aanpak kunnen
dan concrete acties opgezet worden. Ten slotte kunnen met de ondersteuning van de
inkoopbeslissingen al snel concrete resultaten geboekt worden. Deze concrete resultaten
geven enthousiasme om door te gaan met duurzaam inkopen en vergroten hiermee
ook het draagvlak. Uit de evaluatie van trajecten en methode bleek dat het geven van
concrete adviezen verreweg het belangrijkst is. Dit wordt door de deelnemers gewaardeerd.
Tijdens het project hebben de adviseurs en de projectcoördinator steeds
meer hier op ingespeeld door de tools aan te passen en er flexibel mee om te gaan.
Onze ervaring is dat door dit traject organisaties een start maken met duurzaam inkopen
binnen de organisatie. Het is wel belangrijk dat organisaties na afloop doorgaan
met duurzaam inkopen. Wat dat betreft is duurzaam inkopen ook een kwestie van een
lange adem.
Enkele reacties van deelnemers over het traject:
‘We hebben voldoende informatie gekregen om zelf verder te gaan met duurzaam
inkopen.’
‘De informatie is praktisch en toepasbaar en we weten ook in de toekomst waar
ze terecht kunnen voor informatie over duurzaam inkopen.’
‘De inventarisatie van waar een organisatie staat op het gebied van duurzaam
inkopen wordt ook positief ervaren’.
‘We hadden graag meer ondersteuning gehad bij het borgen van duurzaam inkopen’
‘Bij andere organisaties zal ik Collusie zeker aanbevelen als ze met duurzaam
inkopen aan de slag gaan’.
‘De adviezen sluiten goed aan bij de organisatie.’
3.3. Bewustwording en beleid
Deelnemers geven aan na afloop van het project aan:
Een beter begrip van duurzaamheid te hebben
Een klant had de verwachting dat duurzaam inkopen veel meer zou kosten, maar
dat is niet uitgekomen.
Een goed beeld van de stand van zaken m.b.t. duurzaam inkopen binnen de organisatie
te hebben.
Een goed beeld te hebben waar de organisatie staat in vergelijking met andere
organisaties.
Een beter inzicht te hebben in de milieu-aspecten die bij inkoop van belang zijn.
Beschikbare informatiebronnen zijn bekend
Duurzaam inkopen heeft bij de meeste organisaties breed ingang gevonden.
13

Van de organisaties heeft 26% een DI-paragraaf opgenomen in de inkoopnota of een
milieubeleidsverklaring laten opstellen naar aanleiding van het project.
Organisaties geven aan dat ze nu een start hebben gemaakt met duurzaam inkopen en
daareen vervolg aan willen geven.
3.4 Geadviseerde pakketten
In onderstaande figuur staat het aantal keer dat over een bepaald inkooppakketten
geadviseerd is.
Het meest leven de pakketten energie en schoonmaak. Ook was er veel interesse voor
de pakketten kantoormachines, kantoorinrichting, catering, drukwerk en papier.
Tussen de verschillende typen organisaties was ook een duidelijk verschil. Bij gemeenten
werd het meest geadviseerd over kantoormachines. Scholen hadden vooral
interesse in advies over energie en verlichting. De welzijns- en zorginstellingen was
veel vraag naar advies over catering, kantoormachines en schoonmaak.
Figuur 3.3 Geadviseerde pakketten
afval
bedrijfskleding
bouwen en huisvesting
catering
drukwerk en papier
energie
Pakketten
groen en verharding
kantoorartikelen
kantoorinrichting
kantoormachines
schoonmaak
speeltoestellen
transport en mobiliteit
verlichting
wit- en bruingoed
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Aantal
14

3.5 Uitvoering maatregelen
Van de deelnemende organisaties hebben 15 organisaties het evaluatieformulier terug
gestuurd. Deze organisaties hebben de volgende maatregelen genomen:
groene stroom (2)
verlichting (energiezuinige hoogfrequente TL-buizen/halogeenlampen) (2)
verhoging frequentie monitoring van het energieverbruik (instrument om het
energieverbruik te verlagen) (1)
multifunctionele kopiëermachines (ter vervanging van losse printers en kopieermachines)
(2)
2-zijdig kopiëren als standaard instellen (1)
gerecycled papier (2)
huren van kopiëermachines volgens DI-criteria (1)
extra vloerisolatie aanbrengen tijdens nieuwbouw (1)
Max Havelaar koffie (1)
verlaging aantal leveranciers catering/beperking pakket (minder vervoerskilometers)
(2)
afvalverwerking volgens DI-criteria (1)
gebruik maken van diensten van werknemers met een beperking (‘Beautiful
People’/Wet Sociale Werkvoorziening) (2)
eisen dat leveranciers geen gebruik maken van kinderarbeid (2)
15

3.6 Communicatie en opschaling
Tijdens het project is er veel aandacht besteed aan de communicatie over het project.
Er is drie keer tijdens het project een nieuwsbrief uitgebracht waarin ervaringen van
deelnemers en adviseurs stonden. Dit was een goede manier om ervaringen uit te wisselen
en van elkaar te leren.
Aan het einde van het project is een prijs uitgereikt voor de organisatie die duurzame
inkoop het beste had geïmplementeerd binnen de organisatie en daar ook het meeste
draagvlak voor wist te creëren. Deze prijs is uitgereikt aan Zorgcentrum de Amerpoort.
Deze pakte duurzaam inkopen op onder het motto ‘dat moet je gewoon doen’.
Zowel op bestuurlijk niveau als op praktisch niveau zette deze organisatie grote stappen.
Van de prijsuitreiking is een persbericht uitgegaan en onder andere geplaatst op
de website ‘duurzaam inkopen dag’.
De ontwikkelde aanpak slaat goed aan bij organisaties, met name voor de praktische
implementatie van duurzame inkoop. Stichting Collusie stelt deze beschikbaar aan
andere organisaties om deze toe te passen.
16

In dit project namen veelal grotere organisaties deel. Dit was voor de adviseurs van
Collusie, die in een leer/werktraject zitten, een moeilijke doelgroep. Mede hierdoor is
veel extra tijd gestopt in het opleiden en begeleiden van medewerkers.
Collusie gaat duurzaam inkopen landelijk aanbieden, met name gericht op het midden-
en kleinbedrijf. Voor hen gaan we de adviezen nog praktischer maken. Met een
overzichtelijke checklist die je bij aankopen kan gebruiken. Daarop staan tips als: let
op het energielabel, gebruik groene stroom en kopieer dubbelzijdig. Hiervoor is inmiddels
een plan opgezet en contact gelegd met een negental organisaties voor samenwerking.
17

4. Conclusies en aanbevelingen
4.1 Conclusies
Aanpak
Duurzaam inkopen was voor de meeste deelnemende organisaties nog een
nieuw terrein. De aanpak en ondersteuning die geboden is voorzag in een
leemte.
Met name bij grotere organisaties was veel interesse voor deelname.
Vanwege het innovatieve karakter van het project verliep het ontwikkelen van
de methode en het inwerken van medewerkers aanvankelijk moeizaam. Dit is
later in het project met enthousiasme en daadkracht goed opgepakt.
Maatwerk was belangrijk. Bij de deelnemende organisaties was vaak beperkt
tijd om met duurzaam inkopen aan de slag te gaan. Hierdoor was het belangrijk
dat het aangeleverde behapbaar is en dat men er gelijk iets mee kan. Hierdoor
bleven deelnemers gemotiveerd.
Oppakken duurzaam inkopen deelnemende organisaties
Deelnemers geven aan dat ze bewuster zijn wat duurzaam inkopen is en hoe ze
dit in de praktijk kunnen toepassen.
Met name bij welzijn- en zorginstelling is het enthousiasme voor duurzaam
inkopen groot.
Gemeenten liggen vaak nog achter op de landelijke doelstelling om in 2010
voor 75% duurzaam in te kopen.
Er is beperkt tijd en budget om met duurzaam inkopen aan de slag te gaan.
Duurzaam inkopen is een kwestie van de lange adem.
De meeste organisaties hebben duurzame criteria toegepast bij concrete inkoopbeslissingen.
Deze eerste resultaten helpen bij het creëren van draagvlak.
4.2 Aanbevelingen
Deelnemende organisaties
Ga door op de ingeslagen weg met duurzaam inkopen. Ze hebben nu de handvaten
om dit op te pakken en ga daar praktisch mee om. Zoals een deelnemer
zei: ‘Ik vind het heel gewoon dat je bij de inkoop van producten let op zaken
als mensenrechten en milieu’.
Stichting Collusie
Richt je op iets eenvoudiger doelgroepen, met name midden- en kleinbedrijf,
scholen en huishoudens. Maak de adviezen hiervoor nog praktischer. Met een
overzichtelijke checklist die je bij aankopen kan gebruiken. Daarop staan tips
als: let op het energielabel, gebruik groene stroom en kopieer dubbelzijdig.
Landelijke overheid
Het snel beschikbaar stellen van criteria voor alle inkooppakketten is belangrijk.
Deze criteria worden door deelnemers als een belangrijke tool beschouwd
om duurzaam inkopen handen en voeten te geven.
18

Richt je bij het beleid en ondersteuning op semi-overheden. Met name bij
zorg- en welzijnsinstellingen merkten we een groot enthousiasme om dit op te
pakken.
Biedt branchegerichte ondersteuning, hiermee sluit je goed aan bij verschillende
typen organisaties.
19

Bijlage 1: deelnemende organisaties
Organisatie Adres Postcode Plaats
Reclassering Nederland Vivaldiplantsoen100-200 3533 JE Utrecht
Hogeschool Domstad Koningsbergerstraat 9 3531 AJ Utrecht
Trajectum Verlengde Slotlaan 109 3707 CE Zeist
Gemeente Rhenen Nieuwe Veenendaalse Weg 75 3911 MG Rhenen
Natuur en Milieufederatie
Utrecht Emmalaan 41 3581 HP Utrecht
Milieudienst Noord-West
Utrecht Straatweg 66a 3621 BR Breukelen
Raad voor de Kinderbescherming
Fentener van Vlissingenkade 1 3521 AA Utrecht
Pahud de Mortangesdreef 65-
67 3562 AB Utrecht
Cumulus
Reactiverings- en Verpleeghuis
Bovenwegen Heideweg 2 3708 AT Zeist
Quarijn De Postmeester 93 3958 DC Amerongen
Gemeente Zeist Slotlaan 20 3701 GK Zeist
Waterschap Rivierenland De Blomboogerd 1 4003 BX Tiel
Rechtbank Utrecht Vrouwe Justitiaplein 1 3511 EX Utrecht
Hogeschool Helicon Socrateslaan 22A 3707 GL Zeist
Centrum Maliebaan Kanaalweg 22 3526 KM Utrecht
Abrona Amersfoortseweg 56 3712 BE Huis ter Heide
Stichting Zorgspectrum Diepenbrocklaan 1 3438 XX Nieuwegein
Grafisch Lyceum Utrecht Vondellaan 178 3521 GH Utrecht
Gemeente Houten Onderdoor 25 3995 DW Houten
Anna van Rijncollege Harmonielaan 1 3438 ED Nieuwegein
Stichtse Rijnlanden Poldermolen 2 3994 DD Houten
Stichting Rijnheuvel Gansfortstraat 4 3961 CR
Amerpoort Zandheuvelweg 11 3744 MN Baarn
Wijk bij Duurstede
Hollandsche
Rading
De Rading Karnemelkseweg 8 3739 LB
Broeckland College Engel de Ruijterstraat 40 3621CV Breukelen
Hogeschool Utrecht Jenalaan 18b 3584 CK Utrecht
Trimbosinstituut Da Costakade 45 3521 VS Utrecht
De Bilthuysen Jan van Eijcklaan 31 3723 BC Bilthoven
Bureau Jeugdzorg Nijenoord 2-4 3552 AS Utrecht
ROC Amaranth Van de Sande Bakhuijzenstr. 4 1061 AG Amsterdam
Revalidatiecentrum De
Hoogstraat Rembrandtkade 10 3583 TM Utrecht
Broklede Schepersweg 6/a 3621 JK Breukelen
Milieudienst Zuidoost Utrecht Laan van Vollenhove 3211 Zeist
Gemeente Lopik Raadhuisplein 1 3411 CH Lopik
Doenja Dienstverlening Europalaan 55 3526 KP Utrecht
Portes Oudenoord 390 3513 EL Utrecht
Gemeente Amersfoort Stadhuisplein 1 3811 LM Amersfoort
Gemeente Bunschoten Stadsspui 1 3752 CL Bunschoten
Gemeente Soest Raadhuisplein 1 3762 AV Soest
Gemeente De Bilt Soestdijkseweg zuid 173 3721 AB Bilthoven
20

Bijlage 2: Evaluatieformulier deelnemers
Naam organisatie:
Naam adviseur:
Vragen gericht op uw functie
1. Wat verwachtte u van het project voor deelname, en is die verwachting juist
gebleken?
2. Bij welke inkoopbeslissingen heeft u DI criteria laten meewegen? Is er een
product anders ingekocht?
3. Bij welke inkoopbeslissingen verwacht u dat (ook nog) te gaan doen?
4. Vindt u de adviezen zinvol en zo ja/nee waarom wel/niet?
5. Heeft u nog wensen t.a.v. de advisering c.q. de aangereikte informatie? Zoja,
welke?
6. Heeft u het idee dat u voldoende informatie heeft, dan wel weet waar u die
kunt vinden om met DI verder te gaan?
Vragen gericht op de organisatie als geheel
1. Vindt u dat de adviezen voor uw hele organisatie nuttig zijn?
2. Heeft DI ingang gevonden binnen uw organisatie?
Overige vragen
Heeft u nog tips voor andere inkopers m.b.t. duurzaam inkopen?
21