Geachte voorzitter en leden, Wij stellen u voor kennis te nemen van ...

De voorzitter van de gemeenteraad ten behoeve van
commissiebehandeling
Datum : 8 september 2009
Uw kenmerk :
Ons kenmerk : 2009.0.077.639
Zaaknummer : 2009-09-00104
Contactpersoon : Patrick ten Broeke
Doorkiesnr. : 026 377 3395
Onderwerp: Tweejaarlijks verslag over archiefzorg en -
beheer gemeente Arnhem 2007-2008
Geachte voorzitter en leden,
Wij stellen u voor kennis te nemen van ons besluit van 8 september 2009 om het verslag Archiefzorg en
–beheer gemeente Arnhem 2007-2008 vast te stellen.
Aanleiding / Probleemstelling
De afdeling Documentaire Informatievoorziening (DIV) van de Facilitaire Dienst geeft in Arnhem
uitvoering aan de gemeentelijke taken die voortvloeien uit de Archiefwet onder de ambtelijke
verantwoordelijkheid van de diensthoofden.
In art. 5 van de Archiefverordening Arnhem 2004, is geregeld dat burgemeester en wethouders ten
minste eenmaal per twee jaar aan de raad verslag doen omtrent hetgeen zij hebben verricht ten
behoeve van de zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen (art. 30 van de
Archiefwet 1995).
Doel
Archiefbescheiden worden opgemaakt, ontvangen en gebruikt bij de uitvoering van
bedrijfsactiviteiten. Ter ondersteuning van de continuïteit van de uitvoering van taken, om te voldoen
aan de wettelijke context en om te voorzien in de mogelijkheid om de vereiste verantwoording te
kunnen afleggen, behoort de gemeentelijke organisatie authentieke, betrouwbare en bruikbare
archiefbescheiden op te maken en te onderhouden en de integriteit van deze archiefbescheiden te
beschermen zo lang als vereist is.
Met het Verslag archiefbeheer gemeente Arnhem 2007-2008 wordt verantwoording afgelegd over de
uitgevoerde werkzaamheden om dit doel te bereiken.
Argumenten
In het verslag komen de volgende onderdelen aan de orde:
o Archiefbeleid concernbreed
o Activiteiten en behaalde resultaten voor de archieven
o Projecten die zijn uitgevoerd op het gebied van archivering.
De belangrijkste resultaten uit de verslagperiode:
o kwaliteitsslag gerealiseerd in archief sinds de uitrol van het systeem DIGA
o substitutie van het DIS systeem bij de dienst Inwonerszaken, waarmee formeel geregeld is
dat de papieren archiefbescheiden vernietigd mogen worden nadat deze gescand zijn.
o verhuizing en concentratie van de archieven op het Stadhuis en het Stadskantoor en
bewerking afdelingsarchieven: in 2007 en 2008 is in totaal 6,2 km afdelingsarchief doorlopen
waarvan uiteindelijk 1,7 km archief bewerkt is en opgenomen in het archief. Het totale archief
Pagina 1 van 2

in beheer bij DIV is hiermee toegenomen tot 7 km archief
o in gebruik name van externe archiefruimte (3,5 km)
o in beheer nemen van archieven van de werkmaatschappijen bij MO en SO
o ter beschikking stellen van archieven aan HGM
Financiën
Aan het opstellen van het tweejaarlijks verslag zijn geen specifieke kosten verbonden.
Risico’s
Zonder toestemming tot vervanging van de papieren archiefdocumenten door digitale exemplaren
(substitutie) is het papieren archief het originele archief. Sinds 2007 worden de papieren
archiefdocumenten numeriek opgeslagen in aangepaste archief ruimtes, in afwachting van de
machtiging tot substitutie.
In het archiefinspectie rapport 2008 laat het Gelders Archief weten deze oplossing niet te
beschouwen als te voldoen aan de eisen uit de archiefwet. ten aanzien van ‘goede, geordende en
toegankelijke staat’.
De verwachting is, dat gedurende 2009 en 2010 machtiging tot substitutie van de Provinciale Archief
Inspectie (PAI) verkregen is voor een groot deel van de te vernietigen bestanden. Het voorstel dat
moet leiden tot volledige substitutie in 2011 is in voorbereiding en zal in 2009 door ons ingediend
worden. Er is bij de planning van de archiefruimtes rekening gehouden met een extra groei van het
archief voor twee jaar. Zonder machtiging tot substitutie zullen na twee jaar knelpunten ontstaan
voor de bedrijfsvoering, n.l. op het gebied van archiefruimte en de bereikbaarheid van alle benodigde
informatie vanuit elke werkplek.
Uitvoering en evaluatie
De belangrijkste punten uit de rapportage van de PAI over 2007 en 2008 zijn opgepakt en op
onderdelen afgerond. Over de overige punten vindt nog overleg plaats, waarvan onze verwachting is,
dat er consensus zal ontstaan.
De komende twee jaar staan in het teken van de verdergaande digitalisering en het beheer van de
analoge archiefbestanden (afdelingsarchieven, archiefbestanden van de werkmaatschappijen). Het
belangrijkste punt is de substitutie aanvraag voor het in DIGA gevormde archief, zowel voor de
afstemming met de archiefinspectie als voor de bedrijfsvoering.
Voorop bij dit alles staat nog steeds de vindbaarheid van documenten en zaken.
Hoogachtend
burgemeester en wethouders van Arnhem,
de secretaris,
de burgemeester,
Bijlage
Verslag archiefzorg en –beheer gemeente Arnhem 2007-2008.
Pagina 2 van 2

ARCHIEFZORG EN –BEHEER
GEMEENTE ARNHEM
2007 - 2008
Arnhem, augustus 2009

Inhoud
1 Samenvatting & Conclusie 3
2 Inleiding 4
3 Archief beleid gemeentebreed 5
3.1 Grondslagen 5
3.2 Organisatie 5
3.3 Regelgeving 6
3.4 Operationeel beheer 6
3.5 Locaties (archiefruimten) 6
3.6 Informatie/archieven 6
4 Archieven in beheer bij DIV 7
4.1 Digitale archivering 7
4.2 Papieren archivering 9
5 Archieven buiten beheer DIV 10
5.1 Gemeentelijke archieven intern geplaatst 10
5.2 Gemeentelijke archieven extern geplaatst 10
6 Projecten 11
6.1 Clean Desk Dagen/Afdelingsarchieven 11
6.2 Verhuizing 11
6.3 Bouwarchief 11
6.4 WABO en BAG 11
6.5 DIGitaal Arnhem (DIGA) 12
6.6 Tekeningenarchief Stadsbeheer 12
7 Bijlagen 13
7.1 Bijlage 1 Rapportage archiefinspectie 2007 (13 mei 2008) 14
7.2 Bijlage 2 Rapportage archiefinspectie 2008 (20 maart 2009) 16
7.3 Bijlage 3 Verklarende woordenlijst 19

Samenvatting & Conclusie
Deze rapportage geeft weer op welke wijze de gemeente Arnhem over de jaren 2007 – 2008
heeft voldaan aan haar verantwoordelijkheden op het gebied van archiefzorg en -beheer.
De verslagperiode bracht voor de archiefzorg en het archiefbeheer grote, maar niet onverwachte,
veranderingen. Allereerst de invoering van het digitaal werken en daarmee het ontstaan van een
‘digitaal’ archief met de machtigingsprocedure voor de substitutie van archiefbescheiden bracht
de nodige vraagstukken met zich mee.
De ingebruikname van de nieuwbouw, gepaard gaande met centralisatie en meerdere
verhuisbewegingen, was een hectische periode die vroeg om flexibiliteit om de documentaire
informatievoorziening zonder al te veel beperkingen te laten voortgaan en de archiefwaardige
documenten veilig te stellen.
De belangrijkste resultaten uit de verslagperiode:
o kwaliteitsslag gerealiseerd in archief sinds de uitrol van het systeem DIGA
o substitutie DIS systeem bij de dienst Inwonerszaken, waarmee formeel geregeld is dat de
papieren archiefbescheiden vernietigd mogen worden nadat deze gescand zijn
o verhuizing en concentratie van de archieven op het Stadhuis en het Stadskantoor en
bewerking van de afdelingsarchieven: in 2007 en 2008 is in totaal 6,2 km afdelingsarchief
doorlopen waarvan uiteindelijk 1,7 km archief bewerkt is en opgenomen in het archief. Het
totale archief in beheer bij de afdeling DIV is hiermee toegenomen tot 7 km archief
o in gebruik name van externe archiefruimte (3,5 km)
o in beheer nemen van archieven van de werkmaatschappijen bij MO en SO
o ter beschikking stellen van archieven aan HGM

Inleiding
In art. 5 van de Archiefverordening Arnhem 2004, is geregeld dat burgemeester en wethouders
ten minste eenmaal per twee jaar aan de raad verslag doen omtrent hetgeen zij hebben verricht
ten behoeve van de zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen (art. 30 van de
Archiefwet 1995).
De zorg is gemandateerd bij de gemeentesecretaris en de directeuren van de diensten.
In deze rapportage wordt verslag gedaan over de jaren 2007 en 2008. De rapportage wordt
aangeboden aan het DT, het College van B&W en de Raad.
Bij de behandeling van de verschillende onderdelen wordt de norm NEN-ISO 15489, bestemd
voor informatie- en archiefmanagement, gevolgd.
De in dit verslag gebruikte (archief)termen zijn in bijlage 1 verklaard.
De indeling van dit tweejaarlijks verslag volgt de indeling die de afdeling Documentaire Informatie
Voorziening (DIV) hanteert bij het uitvoeren van haar taak. Hierbij wordt onderscheid gemaakt
tussen archieven, waarbij de afdeling DIV het beheer volledig uitvoert en archieven, die onder
toezicht staan van de afdeling DIV, maar beheerd worden door het betreffende organisatie
onderdeel.
De indeling is als volgt:
• Hoofdstuk 3 besteedt aandacht aan het archiefbeleid. Dit beleid geldt gemeentebreed en
daarmee voor alle onderdelen die in deze rapportage aan bod komen.
• Hoofdstuk 4 geeft een overzicht van de ondernomen activiteiten en behaalde resultaten
voor de archieven in beheer bij de afdeling DIV.
• Hoofdstuk 5 geeft eenzelfde overzicht voor de Arnhemse archieven, die beheerd worden
door de organisatieonderdelen zelf.
• Hoofdstuk 6 handelt over de projecten die zijn uitgevoerd op het gebied van archivering
en de ontwikkelingen binnen en buiten de gemeente Arnhem.
Gevisualiseerd kent dit verslag de volgende structuur:
Archief beleid gemeentebreed (H.3)
Archieven in beheer bij
DIV (H.4)
o Digitale archivering (4.1)
o Papieren archivering
(4.2)
Archieven buiten beheer
DIV (H.5)
o Gemeentelijke archieven
intern geplaatst (5.1)
o Gemeentelijke archieven
extern geplaatst (5.2)
Projecten (H.6)
o Clean Desk Dagen /
Afdelingsarchieven (6.1)
o Verhuizing (6.2)
o Bouwarchief (6.3)
o WABO en BAG (6.4)
o DIGitaal Arnhem (6.5)
o Tekeningenarchief (6.6)

Archief beleid gemeentebreed
Grondslagen
De organisatorische inbedding van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden in het kader van
de zorg voor de archiefbescheiden, is binnen de gemeente Arnhem voor de verslagperiode 2007-2008
vastgelegd in de volgende regelingen:
• Archiefverordening Arnhem 2004;
• Besluit informatiebeheer Arnhem 2004;
• Organisatiebesluit gemeente Arnhem 2005;
• Besluit mandaat, volmacht en machtiging 2004 (versie 2008 is vastgesteld op 16 december 2008
en geldt niet in de verslagperiode);
• Uitvoeringsbesluiten mandaat, volmacht en machtiging van de verschillenden diensten, geldend in
2007-2008;
• Concern brede kaders
• Concernkaders DSP 2005;
• Concernkaders Documentafhandeling 2004;
• e-mail richtlijnen 2003;
• procedures bestuurlijke besluitvorming 2004.
Organisatie
De jaren 2007 en 2008 hebben voor het archiefbeheer grote, maar niet onverwachte, veranderingen
gebracht. Per 15 januari 2007 is het digitale documentmanagementsysteem DIGA van start gegaan.
Door de digitalisering is de wijze van ordening van het archief veranderd van afdelingsgericht naar
procesgericht. Deze ontwikkeling maakt dat de rol van de afdeling DIV verschuift van uitvoerend naar
regie voerend. Hierdoor opereert de afdeling meer op de voorgrond en zoekt intern aansluiting bij
ontwikkelingen die zich binnen en buiten de gemeente afspelen.
Om de genoemde verandering goed te kunnen doorstaan, is het aandachtsgebied beleid opgedeeld in
Papieren archief, ICT, Kwaliteit en DSP/Processen. Binnen de aandachtsgebieden worden
afdelingsbreed de inhoudelijke ontwikkeling vormgegeven, kaders opgesteld en ondersteuning
verleend voor de uitvoer. De aandachtsgebieden worden vormgegeven door 5 medewerkers (4,6 fte
per 31-12-2008).
afdelingshoofd
beleid
teamleider
team DIGA 1 team DIGA 2 team APA bibliotheek
organogram van de afdeling DIV
Door de inhoudelijke ontwikkeling en coördinatie centraal te beleggen en de centralisatie van de
afdeling als gevolg van de nieuwbouw kan volstaan worden met één leidinggevende voor de
hiërarchische aansturing van de uitvoering. De teamleider stuurt vanaf 1 mei 2008 de uitvoerende
teams aan. Het afdelingshoofd kan zich nu meer richten op het extern positioneren van de afdeling
binnen de organisatie en het vormgeven van de ontwikkeling en samenhang. De leiding van de
afdeling bestaat uit één afdelingshoofd en één teamleider (in totaal 2,0 fte).
De drie uitvoerende teams ( twee teams voor registratie en beheer van digitale documenten en één
team voor het papieren archief) tellen in totaal, inclusief inhuur, 23 medewerkers (21,2 fte per 31-12-
2008).

Regelgeving
Gedurende de jaren 2007 en 2008 heeft de afdeling DIV zich gericht op het optimaliseren van het
Documentair Structuurplan (DSP). Na de uitrol van DIGA bleek dat er een 2 de inventarisatieronde
noodzakelijk was om het DSP actueel en volledig te houden, deze inventarisatie is uitgevoerd met als
resultaat een up to date DSP waarin ook verbeteringen zijn gerealiseerd voor het archiveren van
projecten.
Eind 2008 is een start gemaakt met aanpassen van de Archiefverordening en het Besluit
Informatiebeheer. In het Besluit informatiebeheer is geregeld dat alleen medewerkers die ambtelijk
zijn belast met de uitvoering van de taak archief mogen raadplegen tenzij de directeur van de dienst
toestemming geeft. In lijn met landelijke ontwikkelingen is het voorstel uitgewerkt om in plaats van
alles is vertrouwelijk tenzij, uit te gaan van de regel alles is openbaar tenzij en de als vertrouwelijk aan
te merken werkprocessen en/of daarin voorkomende archiefbescheiden expliciet te benoemen. De
wijzigingen zullen in 2009 aan het College en de Raad voorgelegd worden.
Operationeel beheer
De afdeling DIV beheert het merendeel van de archieven. Buiten de afdeling DIV wordt het
archiefbeheer uitgevoerd door de afdeling DIS (IZ), de werkmaatschappijen van SO en MO en diverse
afdelingen met een afdelingsarchief.
Tijdens het clean desk project ( zie 6.1) zijn de niet bij DIV in beheer zijnde archieven inzichtelijk
gemaakt en zijn er beheerafspraken gemaakt, zodat ook deze archieven voldoen aan de wettelijke
eisen. Om hier aan te blijven voldoen vindt regelmatig afstemming plaats door de afdeling DIV vanuit
hun gemeentebrede archiefbeheer taak.
DIV maakt gebruik van zuurvrije archiefdozen, dossiermappen en stickers sinds 2005, op aanbeveling
van de Provinciale Archiefinspectie. Gemeentebreed wordt het gebruik van deze materialen zo veel
mogelijk gestimuleerd.
Beschikbaarstelling:
Uitlenen van archiefdocumenten in beheer bij DIV gebeurt conform het Besluit informatiebeheer. Bij
een verzoek tot inzage door derden in het kader van de WOB wordt dit te allen tijde voorgelegd aan
het verantwoordelijke afdelingshoofd. Normaal gesproken kan een WOB verzoek binnen een dag
worden gehonoreerd.
Geconstateerd is, dat het aantal formele WOB-verzoeken toeneemt van 18 in 2007 naar 24 in 2008.
Locaties (archiefruimten)
DIV voert regie over het beheer van de archiefruimtes.
Informatie/archieven
De archieven in beheer bij DIV zijn, door de verhuizing en het clean desk project toegenomen van 7
km naar 10,5 km in de periode 2007-2008.
De personeelsbezetting, inclusief die van inhuur, is gedaald van 34,1 fte (31-12-2006) naar 28,6 fte
(31-12-2008). Deze reductie was mogelijk doordat de extra capaciteit die tijdelijk ingezet is voor het
ondersteunen van de uitrol van DIGA is afgebouwd en het werk efficiënter is ingedeeld.

Archieven in beheer bij DIV
Digitale archivering
Sinds 15 januari 2007 worden de archieven in beheer bij DIV geregistreerd in het DIGA-systeem. Alle
archiefstukken behalve een aantal benoemde uitzonderingen, worden gescand. De uitzonderingen
zijn noodzakelijk, omdat deze documenten nog niet digitaal te verwerken zijn door afwijkende
formaten of procedures.
Organisatie
In 2008, na de verhuizing van de afdeling DIV naar één locatie (Stadskantoor), is het uitvoeren van
het documentenbeheer verdeeld over twee teams: DIGA 1 (aandachtsgebied de diensten CS, MO, FD
en IZ) en DIGA 2 (aandachtsgebied de diensten SO en SB).
Door het instellen van vijf begeleiders in de bestaande teams is de grip op de kwaliteit van de
registraties en dus de kwaliteit van het digitale archief verstevigd.
Regelgeving
Vervanging: de afdeling DIV bereidt een aanvraag tot machtiging voor de vervanging van de papieren
archiefbescheiden door digitale exemplaren voor. Totdat deze machtiging is goedgekeurd en
gepubliceerd is het papieren archief het originele archief.
Digitale archivering: Bij de invoering van DIGA is de werkwijze ingrijpend gewijzigd en zijn nieuwe
werkinstructies opgesteld, zowel voor de afdeling DIV als voor het aanleveren van documenten en het
omgaan met documenten door de rest van de organisatie.
Projecten in DIGA: in 2007 werd duidelijk dat de archivering van projecten extra aandacht behoeft,
met name op het gebied van standaardisatie. Samen met de sector Stadsingenieurs van SB is een
nieuwe werkwijze opgesteld voor de registratie van projecten en projectdocumenten in DIGA,
gebaseerd op een standaardprojectfasering. In 2009 zal daadwerkelijk gestart worden met deze
werkwijze, en zal deze verder uitgebreid worden naar andere sectoren en diensten.
Operationeel beheer
Zoals hierboven vermeld staat vormen de papieren documenten het officiële archief. Deze
documenten worden numeriek opgeslagen, geordend op scannummer. Ze worden in de aangepaste
archiefruimten bewaard en niet vernietigd in afwachting van het moment van goedkeuring voor
substitutie.
In het archiefinspectie rapport 2008 laat het Gelders Archief weten deze oplossing niet te beschouwen
als te voldoen aan de eisen uit de archiefwet ten aanzien van ‘goede, geordende en toegankelijke
staat’. In een overleg heeft de gemeentearchivaris benadrukt dat de archieven in ieder geval op het
moment van overdracht naar het Gelders Archief aan de eisen moeten voldoen. De termijn voor
overbrenging betreft 20 jaar nadat de zaak is afgerond, waarbij gewerkt wordt met blokken van 10
jaar. Op basis van de twee jaar ervaring met DIGA is de afdeling DIV er van overtuigd dat binnen deze
periode goedkeuring kan worden verkregen met terugwerkende kracht voor substitutie van het gehele
archief. Bewerking van de papieren archieven is daarom niet meer noodzakelijk.
In de rapportage van de archiefinspectie over 2008 wordt tevens melding gemaakt van het feit dat in
de numerieke serie geen vernietiging wordt toegepast. Hierdoor is de aanwas van het papieren archief
vele malen groter dan wanneer jaarlijks selectie en vernietiging plaats zou vinden.
Bij het inplannen van de archiefruimtes is rekening gehouden met een extra groei van het archief voor
2 jaar, namelijk 130 meter. De verwachting is, dat gedurende 2009 en 2010 goedkeuring voor
substitutie verkregen is voor een groot deel van de te vernietigen bestanden. Hierdoor zal de groei
van het papieren archief fasegewijs afnemen doordat de papieren originelen uiteindelijk vernietigd
worden.
Het voorstel dat moet leiden tot volledige substitutie in 2011 is in voorbereiding en zal in 2009
ingediend worden.
Kwaliteitsbewaking:

Belangrijk voor de kwaliteit van het archief is de kwaliteit van de registratie van documenten en zaken.
Om de kwaliteit van registraties te waarborgen is in 2007 gestart met het monitoren van registraties.
Elke 3 weken worden 15 registraties van elke Div-medewerker gemonitord door een begeleider op 10
registratieonderdelen.
Eind 2007 is begonnen met een steekproef. Maandelijks wordt er een steekproef gehouden met de
volgende onderdelen: vindbaarheid in DIGA, kwaliteit in DIGA en volledigheid van de numerieke serie.
Compleetheid digitaal archief:
De achteraf te scannen documenten (bijzondere formaten zoals kaartmateriaal en omvangrijke
rapporten) zijn in 2008 en 2009 toegevoegd als formulier en niet als origineel. De originelen zijn wel in
de numerieke reeks terug te vinden.
De lopende en geldende zaken op 15 januari 2007 zijn nog niet compleet in DIGA te vinden, de
documenten voor 15 januari 2007 bevinden zich in de papieren archieven.
Er zal dus nog een inhaalslag uitgevoerd moeten worden om het digitale archief compleet te maken;
deze is gepland voor 2009.
Locaties (archiefruimten)
Het archief wordt numeriek opgeslagen in dozen en bewaard in de kelders van het Stadskantoor.
De digitale bestanden worden opgeslagen op de gemeentelijke infrastructuur en worden beheerd door
de sector ICT van de Facilitaire Dienst.
Informatie/archieven
In 2007 zijn in DIGA 96.244 documenten (hoofd documenten en bijlagen) geregistreerd; in 2008
bedroeg dit aantal 96.665. Gedurende deze twee jaar zijn circa 60.000 zaken aangemaakt.
Door het regelmatig uitvoeren van de kwaliteitsbewaking zien we dat in 2008 de kwaliteit van het
archief, gemeten in compleetheid van de zaak en juiste werkproceskeuze, toegenomen van 75% naar
88%. Het signaleren van onjuistheden heeft duidelijk effect op toekomstige registraties.
Helaas is op dit moment niet mogelijk om met terugwerkende kracht onjuistheden, zoals het foutief
leggen van procesrelatie, te herstellen. De verwachting is, dat in 2009 de herstel mogelijkheden
gerealiseerd worden.
De vindbaarheid met één gerichte zoekopdracht was in 2008 op zaak niveau 90% en op document
niveau 94%. Uiteindelijk is de vindbaarheid met meerdere zoekopdrachten 100%.

Papieren archivering
Organisatie
Het team APA (Afsluiten Papieren Archieven) richt zich op het op orde brengen van het papieren
archief door uitvoering te geven aan het archiefbewerkingsplan en het verzorgen van de
dossieruitleningen.
Regelgeving
Vanuit het projectplan “Afsluiten papieren archieven” is een meerjarenplan opgesteld waarin
beschreven staat dat jaarlijks minimaal 350 meter moet worden bewerkt zodat het vernietigd of
overgebracht kan worden naar het gemeentearchief. Hiertoe is in 2008 een archiefbewerkingsplan
opgesteld met als doel binnen 10 jaar 3,5 km te vernietigen, waarmee de externe plaatsing van
archieven overbodig wordt.
Operationeel beheer
Extra aandacht is gegeven aan de kwaliteit van de dossiernaamgeving (vindbaarheid) en de
toegankelijkheid.
Verwijdering:
In 2007-2008 heeft het vindbaar maken en houden van de archieven die vrijkwamen door de clean
desk dagen en de verhuizing prioriteit gekregen. Hierdoor zijn geen archiefbestanden vernietigd.
Overbrenging is niet mogelijk tot het moment dat het Gelders Archief nieuwe huisvesting in gebruik
neemt. De verwachting is dat dit in 2011 gerealiseerd wordt. In 2009 zal de vernietiging van
archiefbestanden versneld opgepakt worden, zodat de opgelopen achterstand (550 m) weggewerkt
wordt.
Door ruimtegebrek bij het Gelders Archief kon er ook niet overgebracht worden. Tot het moment
waarop het Gelders Archief een nieuwe ruimte in gebruik neemt, blijft dit een knelpunt.
Als gevolg hiervan is het archief toegenomen met 550 m (vernietiging) en 110 m (overbrenging).
Locaties (archiefruimten)
De archiefbescheiden in beheer bij DIV zijn geplaatst in de zogeheten paternosterkasten op de DIVafdeling
of in speciale archiefruimtes in het Stadhuis, Stadskantoor of de bunker in Schaarsbergen. Dit
laatste externe archiefdepot aan de Koningsweg te Schaarsbergen/Arnhem) is in 2007 in gebruik
genomen voor het plaatsen van te vernietigen bestanden en wordt gehuurd van het Nationaal Archief.
In dit hulpdepot zijn 4 werkplekken gecreëerd, zodat bewerking van de archieven ter plekke
uitgevoerd kan worden. Voor het vervoer van en naar de externe bewaarplaats wordt een dienstauto
gebruikt. Hierdoor kan een dossieraanvraag binnen 24 uur gehonoreerd worden.
Voor externe ruimte is gekozen, omdat in de nieuwbouw (Stadskantoor) geen nieuwe archiefruimte
voorzien was. De daarna volgende afweging betrof de kosten van externe opslag versus het creëren
van extra ruimte in het Stadskantoor, en viel in het voordeel van de eerste uit.
In 2007 zijn de door de archiefinspectie aangegeven aanpassingen van de archiefruimtes Stadhuis en
Stadskantoor uitgevoerd. In 2009 zal de definitieve oplevering plaatsvinden waarmee de
archiefruimtes moeten voldoen aan de eisen van de Archiefwet.
Ten behoeve van afdelingen met een groot afdelingsarchief is extra ruimte beschikbaar gesteld in de
archiefruimtes.
DIV beheert de toegang tot de archiefruimtes. Deze zijn alleen toegankelijk voor DIV-medewerkers of
de beheerders van de daar geplaatste afdelingsarchieven via de persoonlijke toegangspas.
Informatie/archieven
In de periode 2007-2008 zijn 2792 dossiers aangemaakt in het systeem Docman.
De totale archiefcapaciteit in het Stadskantoor en Stadhuis is 7 km. Daarnaast is 3,5 km archiefruimte
extern gehuurd.

Archieven buiten beheer DIV
Gemeentelijke archieven intern geplaatst
Uitbreiding rol van afdeling DIV
De uitbreiding van rol van de afdeling DIV is in samenwerking met het Gelders Archief vormgegeven.
Vanuit de inspectietaken werd in 2008 extra aandacht geschonken aan de werkmaatschappijen.
DIV heeft archiefbestanden in beheer overgenomen en toegankelijk gemaakt van:
o afdeling Belastingen (IZ)
o afdeling planning en Control (SO)
o afdeling planning en Control (FD)
o afdeling Burgerzaken (IZ)
o project archief (SO) is overgenomen en zal in 2009 bewerkt worden
o personeelsdossiers (FD) zijn overgenomen en zullen in 2009 bewerkt worden.
o parkeerbedrijf (werkmaatschappij SO)
o het Domein (werkmaatschappij MO)
Nadere afspraken over het beheer van de afdelingsarchieven zijn gemaakt met:
o Museum voor de Moderne Kunsten Arnhem (werkmaatschappij MO)
o Historisch Museum Arnhem (werkmaatschappij MO)
o Schouwburg/ Musis Sacrum (werkmaatschappij MO)
Het Budget Advies Centrum zag geen mogelijkheden om afdelingsarchief volgens de richtlijnen over
te dragen aan DIV en de Stadsbank heeft nog steeds haar archieven in eigen beheer, weliswaar
geplaatst in een archiefruimte van DIV. Dit zal in 2009 verder opgepakt worden.
Substitutie IZ
Alle documenten over uitkeringen van cliënten worden al jaren door de dienst IZ zelf gearchiveerd in
het DIS-systeem. Om de oorspronkelijke documenten na scanning te kunnen vernietiging is
goedkeuring nodig voor substitutie van de archief inspectie. De afdeling DIV heeft een adviserende en
regisserende rol vervult in het traject dat geleid heeft tot goedkeuring voor substitutie. Momenteel
wordt het besluit opgesteld, dit besluit zal in 2009 door IZ aan het college van B&W worden
voorgelegd.
Na goedkeuring en publicatie kan daadwerkelijk worden begonnen met het vernietigen van de
originele documenten.
Gemeentelijke archieven extern geplaatst
In de loop der tijd is een aantal organisaties verzelfstandigd die vroeger onderdeel uitmaakten van de
gemeente Arnhem. Voor de archieven daterend uit de Arnhemse tijd zijn afspraken gemaakt over ter
beschikking stelling door de gemeente Arnhem van deze archieven aan de verzelfstandigde
organisaties of over overbrenging aan het Gelders Archief.
HGM
Met de HGM zijn afspraken gemaakt over de overdracht, bewerking en ter beschikking stelling van de
“Arnhemse” archieven. Er is een verklaring van ter beschikking stelling opgesteld waardoor de HGM
die bestanden die zij voor haar bedrijfsvoering nog nodig heeft in beheer kan houden. Voor de
bestanden die deels of in hun geheel vernietigbaar zijn, wordt medio 2009 de procedure afgerond.
De Basis
Overleg met De Basis ten aanzien van de over te dragen archieven verliep moeizaam.
Gebleken is, dat een deel van het archief waarschijnlijk al vernietigd is. Aan De Basis is gevraagd te
inventariseren welke documenten zij nog in beheer hebben en op welke termijn deze kunnen worden
overgedragen. Tot nu toe (medio augustus 2009) is hierop geen reactie ontvangen.

Projecten
In 2007 en 2008 is een aantal archiefbeheer werkzaamheden uitgevoerd op projectbasis. Het gaat
hierbij om kortdurende activiteiten, die naast de reguliere taken zijn uitgevoerd en die ervoor zorgen,
dat de archieven weer beheerbaar worden met de reguliere werkzaamheden.
Daarnaast werd de gemeentebrede verhuizing vanuit verschillende locaties naar drie gebouwen,
inclusief archief, voorbereid en uitgevoerd (2008) zodat de documentaire informatieverstrekking tijdens
en na de verhuisacties zo efficiënt mogelijk kon plaats vinden.
Clean Desk Dagen/Afdelingsarchieven
De doelstelling van dit in 2007 en 2008 uitgevoerde project was de bestaande afdelingsarchieven te
bewerken, zodat de archiefruimte in het Stadkantoor en Stadhuis voldoende zou zijn. Door de
gemeentebrede verhuizing en het gewenste flexwerken was dit noodzakelijk.
Er is een projectorganisatie gestart die de overgedragen documenten toegankelijk maakte en de clean
desk dagen samen met de medewerkers van DIV begeleidde.
In totaal hebben 1555 medewerkers aan de clean desk operatie meegedaan en 147 afdelingen. Van
de totale 6,2 km aan afdelingsarchieven is 1,7 km archief aangeleverd bij DIV. De overige 4,5 km is
gedeeltelijk vernietigd of op de afdelingen gebleven (naar schatting respectievelijk 2,5 km en 2 km).
Voor de bewerking is een externe partij ingehuurd die de documenten heeft bewerkt dat deze
vindbaar zijn. Voor dit project was € 480.000,- vrijgemaakt binnen de bedrijfsvoeringsbudgetten en
leverde een besparing van meubilair en verhuiskosten op.
De bovengenoemde doelstellig, voldoende archiefruimte in Stadskantoor en Stadhuis voor de
bestaande afdelingsarchieven, is gehaald.
Verhuizing
Vooruitlopend op de verhuizing zijn de archieven in beheer bij de afdeling DIV zoveel mogelijk
bewerkt, afgesloten en naar het depot in Schaarsbergen verplaatst.
De overige archieven werden geconcentreerd in het Stadhuis en het Stadskantoor.
De verhuizing is door DIV aangegrepen, om de dienstverlening verder te verbeteren. Hiertoe is in
2008 een helpdesk ingericht en vond een herindeling van de Paternosterkasten (papieren archief)
plaats.
Bouwarchief
Vanuit de dienst Stadsbeheer is een project gestart om het Bouwarchief (ongeveer 750 meter) te
digitaliseren. Dit project valt onder de verantwoording van de Dienst Stadsbeheer / sector Vergunning
en Handhaving, de afdeling DIV neemt deel aan de stuurgroep en het projectteam als adviseur en
kwaliteitscontroleur. Er is een werkwijze opgesteld, afgestemd met alle interne partijen en het Gelders
Archief waarin de dossiers worden omgevormd naar een standaardindeling, vervolgens worden
gescand en geregistreerd. Op 31-12-2008 was in totaal 230 m. gedigitaliseerd.
WABO en BAG
Dit zijn twee landelijke projecten die voor de gemeente en het archief grote gevolgen zullen hebben en
waarbij de gemeente Arnhem zich aangesloten heeft.
De Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (WABO) regelt de omgevingsvergunning. De
omgevingsvergunning is één geïntegreerde vergunning voor bouwen, wonen, monumenten, ruimte,
natuur en milieu, die o.a. moet leiden tot betere dienstverlening naar de burger.
Op 1 juli 2009 treedt de wet- en regelgeving rond de Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG)
in werking. Dan moeten alle gemeenten in Nederland een Basis Registratie Adressen (BRA) en een
Basis Gebouwen Registratie (BGR) hebben ingevoerd.
Ter voorbereiding van de invoering van deze twee wetten zijn in 2008 projecten binnen de gemeente
Arnhem gestart waarbij voldoende aandacht aan het archief wordt geschonken. Invoering is gepland
voor 1 januari 2010 (WABO) en 1 juli 2009 (BAG).

DIGitaal Arnhem (DIGA)
Per 15 januari 2007 is het digitale documentmanagementsysteem DIGA in productie genomen.
De inrichting van een digitaal archief dat voldoet aan de eisen die gesteld zijn in de archiefwetgeving
bleek veel omvangrijker dan vooraf gedacht. Er was meer maatwerk nodig om het basissysteem te
laten voldoen aan de wensen van de gebruikers en de eisen van de archiefwet. Medio 2009 zal de
fase 1 (beperkte groep gebruikers) afgerond worden, inclusief een externe evaluatie.
Tekeningenarchief Stadsbeheer
DIV is in gesprek met diverse afdelingen van Stadsbeheer over de bewerking van het
tekeningenarchief. In 2008 is nader onderzoek gepleegd om te zien wat de status van het archief is:
de historische context, de materiële staat en wensen en eisen vanuit de gebruikers, DIV en Gelders
Archief. Er is een steekproef gehouden waaruit bleek dat deze tekeningen veelal (89%) niet terug zijn
te vinden in dossiers die nog in het bezit van DIV zijn of reeds overgedragen zijn aan het Gelders
Archief. De tekeningen zijn moeilijk te beoordelen op hun status aangezien er geen gewaarmerkte
exemplaren zijn en vaak geen besteknummer genoteerd staat. Hierdoor valt het moeilijk een keuze te
maken wat er met de tekeningen gedaan moet worden. Het Gelders Archief heeft aangegeven slechts
in een deel van de verzameling interesse te hebben en de vakafdelingen verschillen van mening. Er is
een wens vanuit met name de civieltechnische afdeling(en) om een deel van de tekeningen te
digitaliseren om hiermee het digitale tekeningenarchief aan te vullen. In 2009 zal een definitief besluit
genomen worden over hoe dit archief te bewerken.

Bijlagen
1. Rapportage archiefinspectie 2007 (13 mei 2008)
2. Rapportage archiefinspectie 2008 (20 maart 2009)
3. Verklarende woordenlijst

Bijlage 1 Rapportage archiefinspectie 2007 (13 mei 2008)

Bijlage 2 Rapportage archiefinspectie 2008 (20 maart 2009)

Bijlage 3 Verklarende woordenlijst
Archiefbescheiden (Archiefwet 1995, art. 1):
1. bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar
hun aard bestemd daaronder te berusten;
2. bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt
door instellingen of personen, wier rechten of functies op enig overheidsorgaan zijn
overgegaan;
3. bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van
instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn
opgenomen om daar te berusten;
4. reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van
de onder 1°, 2° of 3° bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde in
artikel 7 zijn vervaardigd.
Archiefbewaarplaats:
de door het Gelders Archief ingevolge artikel 31 van de Archiefwet 1995 en artikel 6 lid 2 sub a van de
gemeenschappelijke regeling Het Regionaal Centrum ‘Gelders Archief” aangewezen
archiefbewaarplaats.
Archiefruimte:
De bewaarplaats voor de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Archiefsysteem:
Een informatiesysteem dat archiefbescheiden opneemt, beheert en beschikbaar stelt door de tijd
heen.
Bewerken:
Onder “bewerken” wordt verstaan de selectie op bewaren en vernietigen, het afstellen van op termijn
te vernietigen archiefbescheiden op vernietigingsjaar, de materiële verzorging van te bewaren en over
te brengen bestanden en het vernietigen van direct vernietigbare archiefbescheiden volgens de
daarvoor geldende procedure.
DSP:
De wettelijke definitie van een DSP 1 is: een plan waarin is vastgelegd de wijze waarop de
toegankelijkheid van archiefbescheiden is georganiseerd en de wijze waarop de archiefbescheiden
zijn ingedeeld en gerangschikt1.
Het DSP gemeente Arnhem gaat daarin verder: DSP Arnhem is een plan waarin is vastgelegd de
wijze waarop de toegankelijkheid van archiefbescheiden is georganiseerd en de wijze waarop de
archiefbescheiden en de werkprocessen waarin deze gevormd worden zijn ingedeeld en
gerangschikt.
Gelders Archief:
Een openbaar lichaam dat de archiefbescheiden en de collecties, die berusten in de gemeentelijke
archiefbewaarplaatsen van de gemeenten Arnhem, Renkum, Rheden en Rozendaal en in de
rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Gelderland beheert.
In juli 2002 is hiervoor de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum ‘Gelders
Archief’ vastgesteld.
De directeur van het Gelders Archief is in zijn functie van gemeentearchivaris verantwoordelijk voor
het toezicht op het beheer van de niet overgebrachte archieven van de gemeente Arnhem. Tevens is
hij beheerder van de naar het Gelders Archief overgebrachte archiefbescheiden.
In de Archiefverordening 2004 en het Besluit informatiebeheer 2004 is vastgelegd dat jaarlijks een
verslag wordt opgemaakt van het uitgeoefende toezicht op het beheer.
NEN-ISO 15489:
1
Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden, 2002

Een internationale norm voor informatie- en archiefmanagement. Zeker met het oog op de
ontwikkelingen als gevolg van de toepassing van informatietechnologie, is een dergelijk kader
noodzakelijk en vormt de norm een belangrijk ankerpunt.
Overbrenging:
Archiefwet 1995 art. 12: De zorgdrager brengt de archiefbescheiden die niet voor vernietiging in
aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar over naar een archiefbewaarplaats.
Voor de gemeente Arnhem is dit de archiefbewaarplaats van het Gelders Archief. Met de
overbrenging worden de archiefbescheiden in principe volledig openbaar. Het Gelders Archief beheert
deze archieven. De “zorg” blijft bij het college van burgemeester en wethouders.
Provinciale Archiefinspectie (PAI):
Het college van gedeputeerde staten van een provincie is belast met het toezicht op de zorg voor de
archieven door de gemeentebesturen, de waterschapsbesturen, de besturen van organen van
gemeenschappelijke regelingen die zijn ingesteld op grond van de Wet Gemeenschappelijke
Regelingen en op de Regionaal Colleges van de Korpsen Regiopolitie.
Namens het college van gedeputeerde staten wordt dit toezicht uitgeoefend door de provinciale
archiefinspectie. In de provincie Gelderland is een archiefinspecteur benoemd door Provinciale Staten.
ReMANO:
Softwarespecificaties voor Record Management Applicaties voor de Nederlandse Overheid.
Selectielijst:
De Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt
of ontvangen vanaf 1 januari 1996 (Stcrt. 20 december 2005, nr. 247).
De toelichting op de Archiefwet 1995 vermeldt dat archieven noodzakelijk zijn als geheugen van de
overheid en voor de democratische controle op haar handelen. Na verloop van tijd vormen zij
bovendien een vitaal onderdeel van het culturele erfgoed van een natie. Echter, gelet op de groeiende
hoeveelheid papieren en digitale informatie is in de Archiefwet het uitgangspunt: vernietigen, tenzij.
De Archiefwet 1995 bepaalt derhalve in artikel 5 dat de zorgdrager voor de archieven, bij de gemeente
is dit het College van Burgemeester en Wethouders, verplicht is tot het ontwerpen van selectielijsten
waarin ten minste wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen.
In december 2005 is deze, voor de collectiviteiten van gemeenten ontworpen uniforme selectielijst,
vastgesteld
Substitutie:
Het vervangen van de drager van een archiefstuk waarbij het origineel wordt vernietigd. Bij het vormen
van een digitaal archief worden papieren documenten vervangen door digitale documenten, waarbij
de papieren documenten worden vernietigd. In de Archiefwet 1995 is geregeld wanneer dit mag en
hoe het moet worden uitgevoerd.
Vernietigingslijst:
De Selectielijst vervangt de Lijst voor vernietiging in aanmerking komende bescheiden uit de
archieven van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, dagtekenende van ná 1850, vastgesteld
november 1983, de zogeheten vernietigingslijst. Laatstbedoelde lijst uit 1983 blijft evenwel van kracht
voor de selectie ter vernietiging van bescheiden uit de archieven van gemeentelijke en
intergemeentelijke organen, dagtekenende van na 1850 tot 1 januari 1996.