Geachte voorzitter en leden, Wij stellen u voor kennis te nemen van ...
Geachte voorzitter en leden, Wij stellen u voor kennis te nemen van ...
Geachte voorzitter en leden, Wij stellen u voor kennis te nemen van ...
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
De <strong><strong>voor</strong>zit<strong>te</strong>r</strong> <strong>van</strong> de geme<strong>en</strong><strong>te</strong>raad t<strong>en</strong> behoeve <strong>van</strong><br />
commissiebehandeling<br />
Datum : 8 sep<strong>te</strong>mber 2009<br />
Uw k<strong>en</strong>merk :<br />
Ons k<strong>en</strong>merk : 2009.0.077.639<br />
Zaaknummer : 2009-09-00104<br />
Contactpersoon : Patrick t<strong>en</strong> Broeke<br />
Doorkiesnr. : 026 377 3395<br />
Onderwerp: Tweejaarlijks verslag over archiefzorg <strong>en</strong> -<br />
beheer geme<strong>en</strong><strong>te</strong> Arnhem 2007-2008<br />
<strong>Geach<strong>te</strong></strong> <strong><strong>voor</strong>zit<strong>te</strong>r</strong> <strong>en</strong> led<strong>en</strong>,<br />
<strong>Wij</strong> s<strong>te</strong>ll<strong>en</strong> u <strong>voor</strong> k<strong>en</strong>nis <strong>te</strong> nem<strong>en</strong> <strong>van</strong> ons besluit <strong>van</strong> 8 sep<strong>te</strong>mber 2009 om het verslag Archiefzorg <strong>en</strong><br />
–beheer geme<strong>en</strong><strong>te</strong> Arnhem 2007-2008 vast <strong>te</strong> s<strong>te</strong>ll<strong>en</strong>.<br />
Aanleiding / Probleems<strong>te</strong>lling<br />
De afdeling Docum<strong>en</strong>taire Informatie<strong>voor</strong>zi<strong>en</strong>ing (DIV) <strong>van</strong> de Facilitaire Di<strong>en</strong>st geeft in Arnhem<br />
uitvoering aan de geme<strong>en</strong><strong>te</strong>lijke tak<strong>en</strong> die <strong>voor</strong>tvloei<strong>en</strong> uit de Archiefwet onder de amb<strong>te</strong>lijke<br />
verantwoordelijkheid <strong>van</strong> de di<strong>en</strong>sthoofd<strong>en</strong>.<br />
In art. 5 <strong>van</strong> de Archiefverord<strong>en</strong>ing Arnhem 2004, is geregeld dat burgemees<strong>te</strong>r <strong>en</strong> wethouders t<strong>en</strong><br />
mins<strong>te</strong> e<strong>en</strong>maal per twee jaar aan de raad verslag do<strong>en</strong> omtr<strong>en</strong>t hetge<strong>en</strong> zij hebb<strong>en</strong> verricht t<strong>en</strong><br />
behoeve <strong>van</strong> de zorg <strong>voor</strong> de archiefbescheid<strong>en</strong> <strong>van</strong> de geme<strong>en</strong><strong>te</strong>lijke organ<strong>en</strong> (art. 30 <strong>van</strong> de<br />
Archiefwet 1995).<br />
Doel<br />
Archiefbescheid<strong>en</strong> word<strong>en</strong> opgemaakt, ont<strong>van</strong>g<strong>en</strong> <strong>en</strong> gebruikt bij de uitvoering <strong>van</strong><br />
bedrijfsactivi<strong>te</strong>it<strong>en</strong>. Ter onders<strong>te</strong>uning <strong>van</strong> de continuï<strong>te</strong>it <strong>van</strong> de uitvoering <strong>van</strong> tak<strong>en</strong>, om <strong>te</strong> voldo<strong>en</strong><br />
aan de wet<strong>te</strong>lijke con<strong>te</strong>xt <strong>en</strong> om <strong>te</strong> <strong>voor</strong>zi<strong>en</strong> in de mogelijkheid om de vereis<strong>te</strong> verantwoording <strong>te</strong><br />
kunn<strong>en</strong> aflegg<strong>en</strong>, behoort de geme<strong>en</strong><strong>te</strong>lijke organisatie auth<strong>en</strong>tieke, betrouwbare <strong>en</strong> bruikbare<br />
archiefbescheid<strong>en</strong> op <strong>te</strong> mak<strong>en</strong> <strong>en</strong> <strong>te</strong> onderhoud<strong>en</strong> <strong>en</strong> de in<strong>te</strong>gri<strong>te</strong>it <strong>van</strong> deze archiefbescheid<strong>en</strong> <strong>te</strong><br />
bescherm<strong>en</strong> zo lang als vereist is.<br />
Met het Verslag archiefbeheer geme<strong>en</strong><strong>te</strong> Arnhem 2007-2008 wordt verantwoording afgelegd over de<br />
uitgevoerde werkzaamhed<strong>en</strong> om dit doel <strong>te</strong> bereik<strong>en</strong>.<br />
Argum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
In het verslag kom<strong>en</strong> de volg<strong>en</strong>de onderdel<strong>en</strong> aan de orde:<br />
o Archiefbeleid concernbreed<br />
o Activi<strong>te</strong>it<strong>en</strong> <strong>en</strong> behaalde resultat<strong>en</strong> <strong>voor</strong> de archiev<strong>en</strong><br />
o Project<strong>en</strong> die zijn uitgevoerd op het gebied <strong>van</strong> archivering.<br />
De belangrijks<strong>te</strong> resultat<strong>en</strong> uit de verslagperiode:<br />
o kwali<strong>te</strong>itsslag gerealiseerd in archief sinds de uitrol <strong>van</strong> het sys<strong>te</strong>em DIGA<br />
o substitutie <strong>van</strong> het DIS sys<strong>te</strong>em bij de di<strong>en</strong>st Inwonerszak<strong>en</strong>, waarmee formeel geregeld is<br />
dat de papier<strong>en</strong> archiefbescheid<strong>en</strong> vernietigd mog<strong>en</strong> word<strong>en</strong> nadat deze gescand zijn.<br />
o verhuizing <strong>en</strong> conc<strong>en</strong>tratie <strong>van</strong> de archiev<strong>en</strong> op het Stadhuis <strong>en</strong> het Stadskantoor <strong>en</strong><br />
bewerking afdelingsarchiev<strong>en</strong>: in 2007 <strong>en</strong> 2008 is in totaal 6,2 km afdelingsarchief doorlop<strong>en</strong><br />
waar<strong>van</strong> ui<strong>te</strong>indelijk 1,7 km archief bewerkt is <strong>en</strong> opg<strong>en</strong>om<strong>en</strong> in het archief. Het totale archief<br />
Pagina 1 <strong>van</strong> 2
in beheer bij DIV is hiermee toeg<strong>en</strong>om<strong>en</strong> tot 7 km archief<br />
o in gebruik name <strong>van</strong> ex<strong>te</strong>rne archiefruim<strong>te</strong> (3,5 km)<br />
o in beheer nem<strong>en</strong> <strong>van</strong> archiev<strong>en</strong> <strong>van</strong> de werkmaatschappij<strong>en</strong> bij MO <strong>en</strong> SO<br />
o <strong>te</strong>r beschikking s<strong>te</strong>ll<strong>en</strong> <strong>van</strong> archiev<strong>en</strong> aan HGM<br />
Financiën<br />
Aan het ops<strong>te</strong>ll<strong>en</strong> <strong>van</strong> het tweejaarlijks verslag zijn ge<strong>en</strong> specifieke kost<strong>en</strong> verbond<strong>en</strong>.<br />
Risico’s<br />
Zonder toes<strong>te</strong>mming tot ver<strong>van</strong>ging <strong>van</strong> de papier<strong>en</strong> archiefdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> door digitale exemplar<strong>en</strong><br />
(substitutie) is het papier<strong>en</strong> archief het originele archief. Sinds 2007 word<strong>en</strong> de papier<strong>en</strong><br />
archiefdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> numeriek opgeslag<strong>en</strong> in aangepas<strong>te</strong> archief ruim<strong>te</strong>s, in afwachting <strong>van</strong> de<br />
machtiging tot substitutie.<br />
In het archiefinspectie rapport 2008 laat het Gelders Archief wet<strong>en</strong> deze oplossing niet <strong>te</strong><br />
beschouw<strong>en</strong> als <strong>te</strong> voldo<strong>en</strong> aan de eis<strong>en</strong> uit de archiefwet. t<strong>en</strong> aanzi<strong>en</strong> <strong>van</strong> ‘goede, geord<strong>en</strong>de <strong>en</strong><br />
toegankelijke staat’.<br />
De verwachting is, dat gedur<strong>en</strong>de 2009 <strong>en</strong> 2010 machtiging tot substitutie <strong>van</strong> de Provinciale Archief<br />
Inspectie (PAI) verkreg<strong>en</strong> is <strong>voor</strong> e<strong>en</strong> groot deel <strong>van</strong> de <strong>te</strong> vernietig<strong>en</strong> bestand<strong>en</strong>. Het <strong>voor</strong>s<strong>te</strong>l dat<br />
moet leid<strong>en</strong> tot volledige substitutie in 2011 is in <strong>voor</strong>bereiding <strong>en</strong> zal in 2009 door ons ingedi<strong>en</strong>d<br />
word<strong>en</strong>. Er is bij de planning <strong>van</strong> de archiefruim<strong>te</strong>s rek<strong>en</strong>ing gehoud<strong>en</strong> met e<strong>en</strong> extra groei <strong>van</strong> het<br />
archief <strong>voor</strong> twee jaar. Zonder machtiging tot substitutie zull<strong>en</strong> na twee jaar knelpunt<strong>en</strong> ontstaan<br />
<strong>voor</strong> de bedrijfsvoering, n.l. op het gebied <strong>van</strong> archiefruim<strong>te</strong> <strong>en</strong> de bereikbaarheid <strong>van</strong> alle b<strong>en</strong>odigde<br />
informatie <strong>van</strong>uit elke werkplek.<br />
Uitvoering <strong>en</strong> evaluatie<br />
De belangrijks<strong>te</strong> punt<strong>en</strong> uit de rapportage <strong>van</strong> de PAI over 2007 <strong>en</strong> 2008 zijn opgepakt <strong>en</strong> op<br />
onderdel<strong>en</strong> afgerond. Over de overige punt<strong>en</strong> vindt nog overleg plaats, waar<strong>van</strong> onze verwachting is,<br />
dat er cons<strong>en</strong>sus zal ontstaan.<br />
De kom<strong>en</strong>de twee jaar staan in het <strong>te</strong>k<strong>en</strong> <strong>van</strong> de verdergaande digitalisering <strong>en</strong> het beheer <strong>van</strong> de<br />
analoge archiefbestand<strong>en</strong> (afdelingsarchiev<strong>en</strong>, archiefbestand<strong>en</strong> <strong>van</strong> de werkmaatschappij<strong>en</strong>). Het<br />
belangrijks<strong>te</strong> punt is de substitutie aanvraag <strong>voor</strong> het in DIGA gevormde archief, zowel <strong>voor</strong> de<br />
afs<strong>te</strong>mming met de archiefinspectie als <strong>voor</strong> de bedrijfsvoering.<br />
Voorop bij dit alles staat nog s<strong>te</strong>eds de vindbaarheid <strong>van</strong> docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> <strong>en</strong> zak<strong>en</strong>.<br />
Hoogacht<strong>en</strong>d<br />
burgemees<strong>te</strong>r <strong>en</strong> wethouders <strong>van</strong> Arnhem,<br />
de secretaris,<br />
de burgemees<strong>te</strong>r,<br />
Bijlage<br />
Verslag archiefzorg <strong>en</strong> –beheer geme<strong>en</strong><strong>te</strong> Arnhem 2007-2008.<br />
Pagina 2 <strong>van</strong> 2
ARCHIEFZORG EN –BEHEER<br />
GEMEENTE ARNHEM<br />
2007 - 2008<br />
Arnhem, augustus 2009
Inhoud<br />
1 Sam<strong>en</strong>vatting & Conclusie 3<br />
2 Inleiding 4<br />
3 Archief beleid geme<strong>en</strong><strong>te</strong>breed 5<br />
3.1 Grondslag<strong>en</strong> 5<br />
3.2 Organisatie 5<br />
3.3 Regelgeving 6<br />
3.4 Operationeel beheer 6<br />
3.5 Locaties (archiefruimt<strong>en</strong>) 6<br />
3.6 Informatie/archiev<strong>en</strong> 6<br />
4 Archiev<strong>en</strong> in beheer bij DIV 7<br />
4.1 Digitale archivering 7<br />
4.2 Papier<strong>en</strong> archivering 9<br />
5 Archiev<strong>en</strong> buit<strong>en</strong> beheer DIV 10<br />
5.1 Geme<strong>en</strong><strong>te</strong>lijke archiev<strong>en</strong> in<strong>te</strong>rn geplaatst 10<br />
5.2 Geme<strong>en</strong><strong>te</strong>lijke archiev<strong>en</strong> ex<strong>te</strong>rn geplaatst 10<br />
6 Project<strong>en</strong> 11<br />
6.1 Clean Desk Dag<strong>en</strong>/Afdelingsarchiev<strong>en</strong> 11<br />
6.2 Verhuizing 11<br />
6.3 Bouwarchief 11<br />
6.4 WABO <strong>en</strong> BAG 11<br />
6.5 DIGitaal Arnhem (DIGA) 12<br />
6.6 Tek<strong>en</strong>ing<strong>en</strong>archief Stadsbeheer 12<br />
7 Bijlag<strong>en</strong> 13<br />
7.1 Bijlage 1 Rapportage archiefinspectie 2007 (13 mei 2008) 14<br />
7.2 Bijlage 2 Rapportage archiefinspectie 2008 (20 maart 2009) 16<br />
7.3 Bijlage 3 Verklar<strong>en</strong>de woord<strong>en</strong>lijst 19
Sam<strong>en</strong>vatting & Conclusie<br />
Deze rapportage geeft weer op welke wijze de geme<strong>en</strong><strong>te</strong> Arnhem over de jar<strong>en</strong> 2007 – 2008<br />
heeft voldaan aan haar verantwoordelijkhed<strong>en</strong> op het gebied <strong>van</strong> archiefzorg <strong>en</strong> -beheer.<br />
De verslagperiode bracht <strong>voor</strong> de archiefzorg <strong>en</strong> het archiefbeheer gro<strong>te</strong>, maar niet onverwach<strong>te</strong>,<br />
verandering<strong>en</strong>. Allereerst de invoering <strong>van</strong> het digitaal werk<strong>en</strong> <strong>en</strong> daarmee het ontstaan <strong>van</strong> e<strong>en</strong><br />
‘digitaal’ archief met de machtigingsprocedure <strong>voor</strong> de substitutie <strong>van</strong> archiefbescheid<strong>en</strong> bracht<br />
de nodige vraagstukk<strong>en</strong> met zich mee.<br />
De ingebruikname <strong>van</strong> de nieuwbouw, gepaard gaande met c<strong>en</strong>tralisatie <strong>en</strong> meerdere<br />
verhuisbeweging<strong>en</strong>, was e<strong>en</strong> hectische periode die vroeg om flexibili<strong>te</strong>it om de docum<strong>en</strong>taire<br />
informatie<strong>voor</strong>zi<strong>en</strong>ing zonder al <strong>te</strong> veel beperking<strong>en</strong> <strong>te</strong> lat<strong>en</strong> <strong>voor</strong>tgaan <strong>en</strong> de archiefwaardige<br />
docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> veilig <strong>te</strong> s<strong>te</strong>ll<strong>en</strong>.<br />
De belangrijks<strong>te</strong> resultat<strong>en</strong> uit de verslagperiode:<br />
o kwali<strong>te</strong>itsslag gerealiseerd in archief sinds de uitrol <strong>van</strong> het sys<strong>te</strong>em DIGA<br />
o substitutie DIS sys<strong>te</strong>em bij de di<strong>en</strong>st Inwonerszak<strong>en</strong>, waarmee formeel geregeld is dat de<br />
papier<strong>en</strong> archiefbescheid<strong>en</strong> vernietigd mog<strong>en</strong> word<strong>en</strong> nadat deze gescand zijn<br />
o verhuizing <strong>en</strong> conc<strong>en</strong>tratie <strong>van</strong> de archiev<strong>en</strong> op het Stadhuis <strong>en</strong> het Stadskantoor <strong>en</strong><br />
bewerking <strong>van</strong> de afdelingsarchiev<strong>en</strong>: in 2007 <strong>en</strong> 2008 is in totaal 6,2 km afdelingsarchief<br />
doorlop<strong>en</strong> waar<strong>van</strong> ui<strong>te</strong>indelijk 1,7 km archief bewerkt is <strong>en</strong> opg<strong>en</strong>om<strong>en</strong> in het archief. Het<br />
totale archief in beheer bij de afdeling DIV is hiermee toeg<strong>en</strong>om<strong>en</strong> tot 7 km archief<br />
o in gebruik name <strong>van</strong> ex<strong>te</strong>rne archiefruim<strong>te</strong> (3,5 km)<br />
o in beheer nem<strong>en</strong> <strong>van</strong> archiev<strong>en</strong> <strong>van</strong> de werkmaatschappij<strong>en</strong> bij MO <strong>en</strong> SO<br />
o <strong>te</strong>r beschikking s<strong>te</strong>ll<strong>en</strong> <strong>van</strong> archiev<strong>en</strong> aan HGM
Inleiding<br />
In art. 5 <strong>van</strong> de Archiefverord<strong>en</strong>ing Arnhem 2004, is geregeld dat burgemees<strong>te</strong>r <strong>en</strong> wethouders<br />
t<strong>en</strong> mins<strong>te</strong> e<strong>en</strong>maal per twee jaar aan de raad verslag do<strong>en</strong> omtr<strong>en</strong>t hetge<strong>en</strong> zij hebb<strong>en</strong> verricht<br />
t<strong>en</strong> behoeve <strong>van</strong> de zorg <strong>voor</strong> de archiefbescheid<strong>en</strong> <strong>van</strong> de geme<strong>en</strong><strong>te</strong>lijke organ<strong>en</strong> (art. 30 <strong>van</strong> de<br />
Archiefwet 1995).<br />
De zorg is gemanda<strong>te</strong>erd bij de geme<strong>en</strong><strong>te</strong>secretaris <strong>en</strong> de direc<strong>te</strong>ur<strong>en</strong> <strong>van</strong> de di<strong>en</strong>st<strong>en</strong>.<br />
In deze rapportage wordt verslag gedaan over de jar<strong>en</strong> 2007 <strong>en</strong> 2008. De rapportage wordt<br />
aangebod<strong>en</strong> aan het DT, het College <strong>van</strong> B&W <strong>en</strong> de Raad.<br />
Bij de behandeling <strong>van</strong> de verschill<strong>en</strong>de onderdel<strong>en</strong> wordt de norm NEN-ISO 15489, bes<strong>te</strong>md<br />
<strong>voor</strong> informatie- <strong>en</strong> archiefmanagem<strong>en</strong>t, gevolgd.<br />
De in dit verslag gebruik<strong>te</strong> (archief)<strong>te</strong>rm<strong>en</strong> zijn in bijlage 1 verklaard.<br />
De indeling <strong>van</strong> dit tweejaarlijks verslag volgt de indeling die de afdeling Docum<strong>en</strong>taire Informatie<br />
Voorzi<strong>en</strong>ing (DIV) han<strong>te</strong>ert bij het uitvoer<strong>en</strong> <strong>van</strong> haar taak. Hierbij wordt onderscheid gemaakt<br />
tuss<strong>en</strong> archiev<strong>en</strong>, waarbij de afdeling DIV het beheer volledig uitvoert <strong>en</strong> archiev<strong>en</strong>, die onder<br />
toezicht staan <strong>van</strong> de afdeling DIV, maar beheerd word<strong>en</strong> door het betreff<strong>en</strong>de organisatie<br />
onderdeel.<br />
De indeling is als volgt:<br />
• Hoofdstuk 3 bes<strong>te</strong>edt aandacht aan het archiefbeleid. Dit beleid geldt geme<strong>en</strong><strong>te</strong>breed <strong>en</strong><br />
daarmee <strong>voor</strong> alle onderdel<strong>en</strong> die in deze rapportage aan bod kom<strong>en</strong>.<br />
• Hoofdstuk 4 geeft e<strong>en</strong> overzicht <strong>van</strong> de ondernom<strong>en</strong> activi<strong>te</strong>it<strong>en</strong> <strong>en</strong> behaalde resultat<strong>en</strong><br />
<strong>voor</strong> de archiev<strong>en</strong> in beheer bij de afdeling DIV.<br />
• Hoofdstuk 5 geeft e<strong>en</strong>zelfde overzicht <strong>voor</strong> de Arnhemse archiev<strong>en</strong>, die beheerd word<strong>en</strong><br />
door de organisatieonderdel<strong>en</strong> zelf.<br />
• Hoofdstuk 6 handelt over de project<strong>en</strong> die zijn uitgevoerd op het gebied <strong>van</strong> archivering<br />
<strong>en</strong> de ontwikkeling<strong>en</strong> binn<strong>en</strong> <strong>en</strong> buit<strong>en</strong> de geme<strong>en</strong><strong>te</strong> Arnhem.<br />
Gevisualiseerd k<strong>en</strong>t dit verslag de volg<strong>en</strong>de structuur:<br />
Archief beleid geme<strong>en</strong><strong>te</strong>breed (H.3)<br />
Archiev<strong>en</strong> in beheer bij<br />
DIV (H.4)<br />
o Digitale archivering (4.1)<br />
o Papier<strong>en</strong> archivering<br />
(4.2)<br />
Archiev<strong>en</strong> buit<strong>en</strong> beheer<br />
DIV (H.5)<br />
o Geme<strong>en</strong><strong>te</strong>lijke archiev<strong>en</strong><br />
in<strong>te</strong>rn geplaatst (5.1)<br />
o Geme<strong>en</strong><strong>te</strong>lijke archiev<strong>en</strong><br />
ex<strong>te</strong>rn geplaatst (5.2)<br />
Project<strong>en</strong> (H.6)<br />
o Clean Desk Dag<strong>en</strong> /<br />
Afdelingsarchiev<strong>en</strong> (6.1)<br />
o Verhuizing (6.2)<br />
o Bouwarchief (6.3)<br />
o WABO <strong>en</strong> BAG (6.4)<br />
o DIGitaal Arnhem (6.5)<br />
o Tek<strong>en</strong>ing<strong>en</strong>archief (6.6)
Archief beleid geme<strong>en</strong><strong>te</strong>breed<br />
Grondslag<strong>en</strong><br />
De organisatorische inbedding <strong>van</strong> tak<strong>en</strong>, verantwoordelijkhed<strong>en</strong> <strong>en</strong> bevoegdhed<strong>en</strong> in het kader <strong>van</strong><br />
de zorg <strong>voor</strong> de archiefbescheid<strong>en</strong>, is binn<strong>en</strong> de geme<strong>en</strong><strong>te</strong> Arnhem <strong>voor</strong> de verslagperiode 2007-2008<br />
vastgelegd in de volg<strong>en</strong>de regeling<strong>en</strong>:<br />
• Archiefverord<strong>en</strong>ing Arnhem 2004;<br />
• Besluit informatiebeheer Arnhem 2004;<br />
• Organisatiebesluit geme<strong>en</strong><strong>te</strong> Arnhem 2005;<br />
• Besluit mandaat, volmacht <strong>en</strong> machtiging 2004 (versie 2008 is vastges<strong>te</strong>ld op 16 december 2008<br />
<strong>en</strong> geldt niet in de verslagperiode);<br />
• Uitvoeringsbesluit<strong>en</strong> mandaat, volmacht <strong>en</strong> machtiging <strong>van</strong> de verschill<strong>en</strong>d<strong>en</strong> di<strong>en</strong>st<strong>en</strong>, geld<strong>en</strong>d in<br />
2007-2008;<br />
• Concern brede kaders<br />
• Concernkaders DSP 2005;<br />
• Concernkaders Docum<strong>en</strong>tafhandeling 2004;<br />
• e-mail richtlijn<strong>en</strong> 2003;<br />
• procedures bestuurlijke besluitvorming 2004.<br />
Organisatie<br />
De jar<strong>en</strong> 2007 <strong>en</strong> 2008 hebb<strong>en</strong> <strong>voor</strong> het archiefbeheer gro<strong>te</strong>, maar niet onverwach<strong>te</strong>, verandering<strong>en</strong><br />
gebracht. Per 15 januari 2007 is het digitale docum<strong>en</strong>tmanagem<strong>en</strong>tsys<strong>te</strong>em DIGA <strong>van</strong> start gegaan.<br />
Door de digitalisering is de wijze <strong>van</strong> ord<strong>en</strong>ing <strong>van</strong> het archief veranderd <strong>van</strong> afdelingsgericht naar<br />
procesgericht. Deze ontwikkeling maakt dat de rol <strong>van</strong> de afdeling DIV verschuift <strong>van</strong> uitvoer<strong>en</strong>d naar<br />
regie voer<strong>en</strong>d. Hierdoor opereert de afdeling meer op de <strong>voor</strong>grond <strong>en</strong> zoekt in<strong>te</strong>rn aansluiting bij<br />
ontwikkeling<strong>en</strong> die zich binn<strong>en</strong> <strong>en</strong> buit<strong>en</strong> de geme<strong>en</strong><strong>te</strong> afspel<strong>en</strong>.<br />
Om de g<strong>en</strong>oemde verandering goed <strong>te</strong> kunn<strong>en</strong> doorstaan, is het aandachtsgebied beleid opgedeeld in<br />
Papier<strong>en</strong> archief, ICT, Kwali<strong>te</strong>it <strong>en</strong> DSP/Process<strong>en</strong>. Binn<strong>en</strong> de aandachtsgebied<strong>en</strong> word<strong>en</strong><br />
afdelingsbreed de inhoudelijke ontwikkeling vormgegev<strong>en</strong>, kaders opges<strong>te</strong>ld <strong>en</strong> onders<strong>te</strong>uning<br />
verle<strong>en</strong>d <strong>voor</strong> de uitvoer. De aandachtsgebied<strong>en</strong> word<strong>en</strong> vormgegev<strong>en</strong> door 5 medewerkers (4,6 f<strong>te</strong><br />
per 31-12-2008).<br />
afdelingshoofd<br />
beleid<br />
<strong>te</strong>amleider<br />
<strong>te</strong>am DIGA 1 <strong>te</strong>am DIGA 2 <strong>te</strong>am APA bibliotheek<br />
organogram <strong>van</strong> de afdeling DIV<br />
Door de inhoudelijke ontwikkeling <strong>en</strong> coördinatie c<strong>en</strong>traal <strong>te</strong> belegg<strong>en</strong> <strong>en</strong> de c<strong>en</strong>tralisatie <strong>van</strong> de<br />
afdeling als gevolg <strong>van</strong> de nieuwbouw kan volstaan word<strong>en</strong> met één leidinggev<strong>en</strong>de <strong>voor</strong> de<br />
hiërarchische aansturing <strong>van</strong> de uitvoering. De <strong>te</strong>amleider stuurt <strong>van</strong>af 1 mei 2008 de uitvoer<strong>en</strong>de<br />
<strong>te</strong>ams aan. Het afdelingshoofd kan zich nu meer richt<strong>en</strong> op het ex<strong>te</strong>rn positioner<strong>en</strong> <strong>van</strong> de afdeling<br />
binn<strong>en</strong> de organisatie <strong>en</strong> het vormgev<strong>en</strong> <strong>van</strong> de ontwikkeling <strong>en</strong> sam<strong>en</strong>hang. De leiding <strong>van</strong> de<br />
afdeling bestaat uit één afdelingshoofd <strong>en</strong> één <strong>te</strong>amleider (in totaal 2,0 f<strong>te</strong>).<br />
De drie uitvoer<strong>en</strong>de <strong>te</strong>ams ( twee <strong>te</strong>ams <strong>voor</strong> registratie <strong>en</strong> beheer <strong>van</strong> digitale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> <strong>en</strong> één<br />
<strong>te</strong>am <strong>voor</strong> het papier<strong>en</strong> archief) <strong>te</strong>ll<strong>en</strong> in totaal, inclusief inhuur, 23 medewerkers (21,2 f<strong>te</strong> per 31-12-<br />
2008).
Regelgeving<br />
Gedur<strong>en</strong>de de jar<strong>en</strong> 2007 <strong>en</strong> 2008 heeft de afdeling DIV zich gericht op het optimaliser<strong>en</strong> <strong>van</strong> het<br />
Docum<strong>en</strong>tair Structuurplan (DSP). Na de uitrol <strong>van</strong> DIGA bleek dat er e<strong>en</strong> 2 de inv<strong>en</strong>tarisatieronde<br />
noodzakelijk was om het DSP actueel <strong>en</strong> volledig <strong>te</strong> houd<strong>en</strong>, deze inv<strong>en</strong>tarisatie is uitgevoerd met als<br />
resultaat e<strong>en</strong> up to da<strong>te</strong> DSP waarin ook verbe<strong>te</strong>ring<strong>en</strong> zijn gerealiseerd <strong>voor</strong> het archiver<strong>en</strong> <strong>van</strong><br />
project<strong>en</strong>.<br />
Eind 2008 is e<strong>en</strong> start gemaakt met aanpass<strong>en</strong> <strong>van</strong> de Archiefverord<strong>en</strong>ing <strong>en</strong> het Besluit<br />
Informatiebeheer. In het Besluit informatiebeheer is geregeld dat alle<strong>en</strong> medewerkers die amb<strong>te</strong>lijk<br />
zijn belast met de uitvoering <strong>van</strong> de taak archief mog<strong>en</strong> raadpleg<strong>en</strong> t<strong>en</strong>zij de direc<strong>te</strong>ur <strong>van</strong> de di<strong>en</strong>st<br />
toes<strong>te</strong>mming geeft. In lijn met landelijke ontwikkeling<strong>en</strong> is het <strong>voor</strong>s<strong>te</strong>l uitgewerkt om in plaats <strong>van</strong><br />
alles is vertrouwelijk t<strong>en</strong>zij, uit <strong>te</strong> gaan <strong>van</strong> de regel alles is op<strong>en</strong>baar t<strong>en</strong>zij <strong>en</strong> de als vertrouwelijk aan<br />
<strong>te</strong> merk<strong>en</strong> werkprocess<strong>en</strong> <strong>en</strong>/of daarin <strong>voor</strong>kom<strong>en</strong>de archiefbescheid<strong>en</strong> expliciet <strong>te</strong> b<strong>en</strong>oem<strong>en</strong>. De<br />
wijziging<strong>en</strong> zull<strong>en</strong> in 2009 aan het College <strong>en</strong> de Raad <strong>voor</strong>gelegd word<strong>en</strong>.<br />
Operationeel beheer<br />
De afdeling DIV beheert het mer<strong>en</strong>deel <strong>van</strong> de archiev<strong>en</strong>. Buit<strong>en</strong> de afdeling DIV wordt het<br />
archiefbeheer uitgevoerd door de afdeling DIS (IZ), de werkmaatschappij<strong>en</strong> <strong>van</strong> SO <strong>en</strong> MO <strong>en</strong> diverse<br />
afdeling<strong>en</strong> met e<strong>en</strong> afdelingsarchief.<br />
Tijd<strong>en</strong>s het clean desk project ( zie 6.1) zijn de niet bij DIV in beheer zijnde archiev<strong>en</strong> inzich<strong>te</strong>lijk<br />
gemaakt <strong>en</strong> zijn er beheerafsprak<strong>en</strong> gemaakt, zodat ook deze archiev<strong>en</strong> voldo<strong>en</strong> aan de wet<strong>te</strong>lijke<br />
eis<strong>en</strong>. Om hier aan <strong>te</strong> blijv<strong>en</strong> voldo<strong>en</strong> vindt regelmatig afs<strong>te</strong>mming plaats door de afdeling DIV <strong>van</strong>uit<br />
hun geme<strong>en</strong><strong>te</strong>brede archiefbeheer taak.<br />
DIV maakt gebruik <strong>van</strong> zuurvrije archiefdoz<strong>en</strong>, dossiermapp<strong>en</strong> <strong>en</strong> stickers sinds 2005, op aanbeveling<br />
<strong>van</strong> de Provinciale Archiefinspectie. Geme<strong>en</strong><strong>te</strong>breed wordt het gebruik <strong>van</strong> deze ma<strong>te</strong>rial<strong>en</strong> zo veel<br />
mogelijk gestimuleerd.<br />
Beschikbaars<strong>te</strong>lling:<br />
Uitl<strong>en</strong><strong>en</strong> <strong>van</strong> archiefdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> in beheer bij DIV gebeurt conform het Besluit informatiebeheer. Bij<br />
e<strong>en</strong> verzoek tot inzage door derd<strong>en</strong> in het kader <strong>van</strong> de WOB wordt dit <strong>te</strong> all<strong>en</strong> tijde <strong>voor</strong>gelegd aan<br />
het verantwoordelijke afdelingshoofd. Normaal gesprok<strong>en</strong> kan e<strong>en</strong> WOB verzoek binn<strong>en</strong> e<strong>en</strong> dag<br />
word<strong>en</strong> gehonoreerd.<br />
Geconsta<strong>te</strong>erd is, dat het aantal formele WOB-verzoek<strong>en</strong> to<strong>en</strong>eemt <strong>van</strong> 18 in 2007 naar 24 in 2008.<br />
Locaties (archiefruimt<strong>en</strong>)<br />
DIV voert regie over het beheer <strong>van</strong> de archiefruim<strong>te</strong>s.<br />
Informatie/archiev<strong>en</strong><br />
De archiev<strong>en</strong> in beheer bij DIV zijn, door de verhuizing <strong>en</strong> het clean desk project toeg<strong>en</strong>om<strong>en</strong> <strong>van</strong> 7<br />
km naar 10,5 km in de periode 2007-2008.<br />
De personeelsbezetting, inclusief die <strong>van</strong> inhuur, is gedaald <strong>van</strong> 34,1 f<strong>te</strong> (31-12-2006) naar 28,6 f<strong>te</strong><br />
(31-12-2008). Deze reductie was mogelijk doordat de extra capaci<strong>te</strong>it die tijdelijk ingezet is <strong>voor</strong> het<br />
onders<strong>te</strong>un<strong>en</strong> <strong>van</strong> de uitrol <strong>van</strong> DIGA is afgebouwd <strong>en</strong> het werk efficiën<strong>te</strong>r is ingedeeld.
Archiev<strong>en</strong> in beheer bij DIV<br />
Digitale archivering<br />
Sinds 15 januari 2007 word<strong>en</strong> de archiev<strong>en</strong> in beheer bij DIV geregistreerd in het DIGA-sys<strong>te</strong>em. Alle<br />
archiefstukk<strong>en</strong> behalve e<strong>en</strong> aantal b<strong>en</strong>oemde uitzondering<strong>en</strong>, word<strong>en</strong> gescand. De uitzondering<strong>en</strong><br />
zijn noodzakelijk, omdat deze docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> nog niet digitaal <strong>te</strong> verwerk<strong>en</strong> zijn door afwijk<strong>en</strong>de<br />
format<strong>en</strong> of procedures.<br />
Organisatie<br />
In 2008, na de verhuizing <strong>van</strong> de afdeling DIV naar één locatie (Stadskantoor), is het uitvoer<strong>en</strong> <strong>van</strong><br />
het docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>beheer verdeeld over twee <strong>te</strong>ams: DIGA 1 (aandachtsgebied de di<strong>en</strong>st<strong>en</strong> CS, MO, FD<br />
<strong>en</strong> IZ) <strong>en</strong> DIGA 2 (aandachtsgebied de di<strong>en</strong>st<strong>en</strong> SO <strong>en</strong> SB).<br />
Door het ins<strong>te</strong>ll<strong>en</strong> <strong>van</strong> vijf begeleiders in de bestaande <strong>te</strong>ams is de grip op de kwali<strong>te</strong>it <strong>van</strong> de<br />
registraties <strong>en</strong> dus de kwali<strong>te</strong>it <strong>van</strong> het digitale archief vers<strong>te</strong>vigd.<br />
Regelgeving<br />
Ver<strong>van</strong>ging: de afdeling DIV bereidt e<strong>en</strong> aanvraag tot machtiging <strong>voor</strong> de ver<strong>van</strong>ging <strong>van</strong> de papier<strong>en</strong><br />
archiefbescheid<strong>en</strong> door digitale exemplar<strong>en</strong> <strong>voor</strong>. Totdat deze machtiging is goedgekeurd <strong>en</strong><br />
gepubliceerd is het papier<strong>en</strong> archief het originele archief.<br />
Digitale archivering: Bij de invoering <strong>van</strong> DIGA is de werkwijze ingrijp<strong>en</strong>d gewijzigd <strong>en</strong> zijn nieuwe<br />
werkinstructies opges<strong>te</strong>ld, zowel <strong>voor</strong> de afdeling DIV als <strong>voor</strong> het aanlever<strong>en</strong> <strong>van</strong> docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> <strong>en</strong> het<br />
omgaan met docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> door de rest <strong>van</strong> de organisatie.<br />
Project<strong>en</strong> in DIGA: in 2007 werd duidelijk dat de archivering <strong>van</strong> project<strong>en</strong> extra aandacht behoeft,<br />
met name op het gebied <strong>van</strong> standaardisatie. Sam<strong>en</strong> met de sector Stadsing<strong>en</strong>ieurs <strong>van</strong> SB is e<strong>en</strong><br />
nieuwe werkwijze opges<strong>te</strong>ld <strong>voor</strong> de registratie <strong>van</strong> project<strong>en</strong> <strong>en</strong> projectdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> in DIGA,<br />
gebaseerd op e<strong>en</strong> standaardprojectfasering. In 2009 zal daadwerkelijk gestart word<strong>en</strong> met deze<br />
werkwijze, <strong>en</strong> zal deze verder uitgebreid word<strong>en</strong> naar andere sector<strong>en</strong> <strong>en</strong> di<strong>en</strong>st<strong>en</strong>.<br />
Operationeel beheer<br />
Zoals hierbov<strong>en</strong> vermeld staat vorm<strong>en</strong> de papier<strong>en</strong> docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> het officiële archief. Deze<br />
docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> word<strong>en</strong> numeriek opgeslag<strong>en</strong>, geord<strong>en</strong>d op scannummer. Ze word<strong>en</strong> in de aangepas<strong>te</strong><br />
archiefruimt<strong>en</strong> bewaard <strong>en</strong> niet vernietigd in afwachting <strong>van</strong> het mom<strong>en</strong>t <strong>van</strong> goedkeuring <strong>voor</strong><br />
substitutie.<br />
In het archiefinspectie rapport 2008 laat het Gelders Archief wet<strong>en</strong> deze oplossing niet <strong>te</strong> beschouw<strong>en</strong><br />
als <strong>te</strong> voldo<strong>en</strong> aan de eis<strong>en</strong> uit de archiefwet t<strong>en</strong> aanzi<strong>en</strong> <strong>van</strong> ‘goede, geord<strong>en</strong>de <strong>en</strong> toegankelijke<br />
staat’. In e<strong>en</strong> overleg heeft de geme<strong>en</strong><strong>te</strong>archivaris b<strong>en</strong>adrukt dat de archiev<strong>en</strong> in ieder geval op het<br />
mom<strong>en</strong>t <strong>van</strong> overdracht naar het Gelders Archief aan de eis<strong>en</strong> moet<strong>en</strong> voldo<strong>en</strong>. De <strong>te</strong>rmijn <strong>voor</strong><br />
overbr<strong>en</strong>ging betreft 20 jaar nadat de zaak is afgerond, waarbij gewerkt wordt met blokk<strong>en</strong> <strong>van</strong> 10<br />
jaar. Op basis <strong>van</strong> de twee jaar ervaring met DIGA is de afdeling DIV er <strong>van</strong> overtuigd dat binn<strong>en</strong> deze<br />
periode goedkeuring kan word<strong>en</strong> verkreg<strong>en</strong> met <strong>te</strong>rugwerk<strong>en</strong>de kracht <strong>voor</strong> substitutie <strong>van</strong> het gehele<br />
archief. Bewerking <strong>van</strong> de papier<strong>en</strong> archiev<strong>en</strong> is daarom niet meer noodzakelijk.<br />
In de rapportage <strong>van</strong> de archiefinspectie over 2008 wordt <strong>te</strong>v<strong>en</strong>s melding gemaakt <strong>van</strong> het feit dat in<br />
de numerieke serie ge<strong>en</strong> vernietiging wordt toegepast. Hierdoor is de aanwas <strong>van</strong> het papier<strong>en</strong> archief<br />
vele mal<strong>en</strong> gro<strong>te</strong>r dan wanneer jaarlijks selectie <strong>en</strong> vernietiging plaats zou vind<strong>en</strong>.<br />
Bij het inplann<strong>en</strong> <strong>van</strong> de archiefruim<strong>te</strong>s is rek<strong>en</strong>ing gehoud<strong>en</strong> met e<strong>en</strong> extra groei <strong>van</strong> het archief <strong>voor</strong><br />
2 jaar, namelijk 130 me<strong>te</strong>r. De verwachting is, dat gedur<strong>en</strong>de 2009 <strong>en</strong> 2010 goedkeuring <strong>voor</strong><br />
substitutie verkreg<strong>en</strong> is <strong>voor</strong> e<strong>en</strong> groot deel <strong>van</strong> de <strong>te</strong> vernietig<strong>en</strong> bestand<strong>en</strong>. Hierdoor zal de groei<br />
<strong>van</strong> het papier<strong>en</strong> archief fasegewijs afnem<strong>en</strong> doordat de papier<strong>en</strong> originel<strong>en</strong> ui<strong>te</strong>indelijk vernietigd<br />
word<strong>en</strong>.<br />
Het <strong>voor</strong>s<strong>te</strong>l dat moet leid<strong>en</strong> tot volledige substitutie in 2011 is in <strong>voor</strong>bereiding <strong>en</strong> zal in 2009<br />
ingedi<strong>en</strong>d word<strong>en</strong>.<br />
Kwali<strong>te</strong>itsbewaking:
Belangrijk <strong>voor</strong> de kwali<strong>te</strong>it <strong>van</strong> het archief is de kwali<strong>te</strong>it <strong>van</strong> de registratie <strong>van</strong> docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> <strong>en</strong> zak<strong>en</strong>.<br />
Om de kwali<strong>te</strong>it <strong>van</strong> registraties <strong>te</strong> waarborg<strong>en</strong> is in 2007 gestart met het monitor<strong>en</strong> <strong>van</strong> registraties.<br />
Elke 3 wek<strong>en</strong> word<strong>en</strong> 15 registraties <strong>van</strong> elke Div-medewerker gemonitord door e<strong>en</strong> begeleider op 10<br />
registratieonderdel<strong>en</strong>.<br />
Eind 2007 is begonn<strong>en</strong> met e<strong>en</strong> s<strong>te</strong>ekproef. Maandelijks wordt er e<strong>en</strong> s<strong>te</strong>ekproef gehoud<strong>en</strong> met de<br />
volg<strong>en</strong>de onderdel<strong>en</strong>: vindbaarheid in DIGA, kwali<strong>te</strong>it in DIGA <strong>en</strong> volledigheid <strong>van</strong> de numerieke serie.<br />
Compleetheid digitaal archief:<br />
De ach<strong>te</strong>raf <strong>te</strong> scann<strong>en</strong> docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> (bijzondere format<strong>en</strong> zoals kaartma<strong>te</strong>riaal <strong>en</strong> om<strong>van</strong>grijke<br />
rapport<strong>en</strong>) zijn in 2008 <strong>en</strong> 2009 toegevoegd als formulier <strong>en</strong> niet als origineel. De originel<strong>en</strong> zijn wel in<br />
de numerieke reeks <strong>te</strong>rug <strong>te</strong> vind<strong>en</strong>.<br />
De lop<strong>en</strong>de <strong>en</strong> geld<strong>en</strong>de zak<strong>en</strong> op 15 januari 2007 zijn nog niet compleet in DIGA <strong>te</strong> vind<strong>en</strong>, de<br />
docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> <strong>voor</strong> 15 januari 2007 bevind<strong>en</strong> zich in de papier<strong>en</strong> archiev<strong>en</strong>.<br />
Er zal dus nog e<strong>en</strong> inhaalslag uitgevoerd moet<strong>en</strong> word<strong>en</strong> om het digitale archief compleet <strong>te</strong> mak<strong>en</strong>;<br />
deze is gepland <strong>voor</strong> 2009.<br />
Locaties (archiefruimt<strong>en</strong>)<br />
Het archief wordt numeriek opgeslag<strong>en</strong> in doz<strong>en</strong> <strong>en</strong> bewaard in de kelders <strong>van</strong> het Stadskantoor.<br />
De digitale bestand<strong>en</strong> word<strong>en</strong> opgeslag<strong>en</strong> op de geme<strong>en</strong><strong>te</strong>lijke infrastructuur <strong>en</strong> word<strong>en</strong> beheerd door<br />
de sector ICT <strong>van</strong> de Facilitaire Di<strong>en</strong>st.<br />
Informatie/archiev<strong>en</strong><br />
In 2007 zijn in DIGA 96.244 docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> (hoofd docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> <strong>en</strong> bijlag<strong>en</strong>) geregistreerd; in 2008<br />
bedroeg dit aantal 96.665. Gedur<strong>en</strong>de deze twee jaar zijn circa 60.000 zak<strong>en</strong> aangemaakt.<br />
Door het regelmatig uitvoer<strong>en</strong> <strong>van</strong> de kwali<strong>te</strong>itsbewaking zi<strong>en</strong> we dat in 2008 de kwali<strong>te</strong>it <strong>van</strong> het<br />
archief, gemet<strong>en</strong> in compleetheid <strong>van</strong> de zaak <strong>en</strong> juis<strong>te</strong> werkproceskeuze, toeg<strong>en</strong>om<strong>en</strong> <strong>van</strong> 75% naar<br />
88%. Het signaler<strong>en</strong> <strong>van</strong> onjuisthed<strong>en</strong> heeft duidelijk effect op toekomstige registraties.<br />
Helaas is op dit mom<strong>en</strong>t niet mogelijk om met <strong>te</strong>rugwerk<strong>en</strong>de kracht onjuisthed<strong>en</strong>, zoals het foutief<br />
legg<strong>en</strong> <strong>van</strong> procesrelatie, <strong>te</strong> hers<strong>te</strong>ll<strong>en</strong>. De verwachting is, dat in 2009 de hers<strong>te</strong>l mogelijkhed<strong>en</strong><br />
gerealiseerd word<strong>en</strong>.<br />
De vindbaarheid met één gerich<strong>te</strong> zoekopdracht was in 2008 op zaak niveau 90% <strong>en</strong> op docum<strong>en</strong>t<br />
niveau 94%. Ui<strong>te</strong>indelijk is de vindbaarheid met meerdere zoekopdracht<strong>en</strong> 100%.
Papier<strong>en</strong> archivering<br />
Organisatie<br />
Het <strong>te</strong>am APA (Afsluit<strong>en</strong> Papier<strong>en</strong> Archiev<strong>en</strong>) richt zich op het op orde br<strong>en</strong>g<strong>en</strong> <strong>van</strong> het papier<strong>en</strong><br />
archief door uitvoering <strong>te</strong> gev<strong>en</strong> aan het archiefbewerkingsplan <strong>en</strong> het verzorg<strong>en</strong> <strong>van</strong> de<br />
dossieruitl<strong>en</strong>ing<strong>en</strong>.<br />
Regelgeving<br />
Vanuit het projectplan “Afsluit<strong>en</strong> papier<strong>en</strong> archiev<strong>en</strong>” is e<strong>en</strong> meerjar<strong>en</strong>plan opges<strong>te</strong>ld waarin<br />
beschrev<strong>en</strong> staat dat jaarlijks minimaal 350 me<strong>te</strong>r moet word<strong>en</strong> bewerkt zodat het vernietigd of<br />
overgebracht kan word<strong>en</strong> naar het geme<strong>en</strong><strong>te</strong>archief. Hiertoe is in 2008 e<strong>en</strong> archiefbewerkingsplan<br />
opges<strong>te</strong>ld met als doel binn<strong>en</strong> 10 jaar 3,5 km <strong>te</strong> vernietig<strong>en</strong>, waarmee de ex<strong>te</strong>rne plaatsing <strong>van</strong><br />
archiev<strong>en</strong> overbodig wordt.<br />
Operationeel beheer<br />
Extra aandacht is gegev<strong>en</strong> aan de kwali<strong>te</strong>it <strong>van</strong> de dossiernaamgeving (vindbaarheid) <strong>en</strong> de<br />
toegankelijkheid.<br />
Verwijdering:<br />
In 2007-2008 heeft het vindbaar mak<strong>en</strong> <strong>en</strong> houd<strong>en</strong> <strong>van</strong> de archiev<strong>en</strong> die vrijkwam<strong>en</strong> door de clean<br />
desk dag<strong>en</strong> <strong>en</strong> de verhuizing priori<strong>te</strong>it gekreg<strong>en</strong>. Hierdoor zijn ge<strong>en</strong> archiefbestand<strong>en</strong> vernietigd.<br />
Overbr<strong>en</strong>ging is niet mogelijk tot het mom<strong>en</strong>t dat het Gelders Archief nieuwe huisvesting in gebruik<br />
neemt. De verwachting is dat dit in 2011 gerealiseerd wordt. In 2009 zal de vernietiging <strong>van</strong><br />
archiefbestand<strong>en</strong> versneld opgepakt word<strong>en</strong>, zodat de opgelop<strong>en</strong> ach<strong>te</strong>rstand (550 m) weggewerkt<br />
wordt.<br />
Door ruim<strong>te</strong>gebrek bij het Gelders Archief kon er ook niet overgebracht word<strong>en</strong>. Tot het mom<strong>en</strong>t<br />
waarop het Gelders Archief e<strong>en</strong> nieuwe ruim<strong>te</strong> in gebruik neemt, blijft dit e<strong>en</strong> knelpunt.<br />
Als gevolg hier<strong>van</strong> is het archief toeg<strong>en</strong>om<strong>en</strong> met 550 m (vernietiging) <strong>en</strong> 110 m (overbr<strong>en</strong>ging).<br />
Locaties (archiefruimt<strong>en</strong>)<br />
De archiefbescheid<strong>en</strong> in beheer bij DIV zijn geplaatst in de zogehet<strong>en</strong> pa<strong>te</strong>rnos<strong>te</strong>rkast<strong>en</strong> op de DIVafdeling<br />
of in speciale archiefruim<strong>te</strong>s in het Stadhuis, Stadskantoor of de bunker in Schaarsberg<strong>en</strong>. Dit<br />
laats<strong>te</strong> ex<strong>te</strong>rne archiefdepot aan de Koningsweg <strong>te</strong> Schaarsberg<strong>en</strong>/Arnhem) is in 2007 in gebruik<br />
g<strong>en</strong>om<strong>en</strong> <strong>voor</strong> het plaats<strong>en</strong> <strong>van</strong> <strong>te</strong> vernietig<strong>en</strong> bestand<strong>en</strong> <strong>en</strong> wordt gehuurd <strong>van</strong> het Nationaal Archief.<br />
In dit hulpdepot zijn 4 werkplekk<strong>en</strong> gecreëerd, zodat bewerking <strong>van</strong> de archiev<strong>en</strong> <strong>te</strong>r plekke<br />
uitgevoerd kan word<strong>en</strong>. Voor het vervoer <strong>van</strong> <strong>en</strong> naar de ex<strong>te</strong>rne bewaarplaats wordt e<strong>en</strong> di<strong>en</strong>stauto<br />
gebruikt. Hierdoor kan e<strong>en</strong> dossieraanvraag binn<strong>en</strong> 24 uur gehonoreerd word<strong>en</strong>.<br />
Voor ex<strong>te</strong>rne ruim<strong>te</strong> is gekoz<strong>en</strong>, omdat in de nieuwbouw (Stadskantoor) ge<strong>en</strong> nieuwe archiefruim<strong>te</strong><br />
<strong>voor</strong>zi<strong>en</strong> was. De daarna volg<strong>en</strong>de afweging betrof de kost<strong>en</strong> <strong>van</strong> ex<strong>te</strong>rne opslag versus het creër<strong>en</strong><br />
<strong>van</strong> extra ruim<strong>te</strong> in het Stadskantoor, <strong>en</strong> viel in het <strong>voor</strong>deel <strong>van</strong> de eers<strong>te</strong> uit.<br />
In 2007 zijn de door de archiefinspectie aangegev<strong>en</strong> aanpassing<strong>en</strong> <strong>van</strong> de archiefruim<strong>te</strong>s Stadhuis <strong>en</strong><br />
Stadskantoor uitgevoerd. In 2009 zal de definitieve oplevering plaatsvind<strong>en</strong> waarmee de<br />
archiefruim<strong>te</strong>s moet<strong>en</strong> voldo<strong>en</strong> aan de eis<strong>en</strong> <strong>van</strong> de Archiefwet.<br />
T<strong>en</strong> behoeve <strong>van</strong> afdeling<strong>en</strong> met e<strong>en</strong> groot afdelingsarchief is extra ruim<strong>te</strong> beschikbaar ges<strong>te</strong>ld in de<br />
archiefruim<strong>te</strong>s.<br />
DIV beheert de toegang tot de archiefruim<strong>te</strong>s. Deze zijn alle<strong>en</strong> toegankelijk <strong>voor</strong> DIV-medewerkers of<br />
de beheerders <strong>van</strong> de daar geplaats<strong>te</strong> afdelingsarchiev<strong>en</strong> via de persoonlijke toegangspas.<br />
Informatie/archiev<strong>en</strong><br />
In de periode 2007-2008 zijn 2792 dossiers aangemaakt in het sys<strong>te</strong>em Docman.<br />
De totale archiefcapaci<strong>te</strong>it in het Stadskantoor <strong>en</strong> Stadhuis is 7 km. Daarnaast is 3,5 km archiefruim<strong>te</strong><br />
ex<strong>te</strong>rn gehuurd.
Archiev<strong>en</strong> buit<strong>en</strong> beheer DIV<br />
Geme<strong>en</strong><strong>te</strong>lijke archiev<strong>en</strong> in<strong>te</strong>rn geplaatst<br />
Uitbreiding rol <strong>van</strong> afdeling DIV<br />
De uitbreiding <strong>van</strong> rol <strong>van</strong> de afdeling DIV is in sam<strong>en</strong>werking met het Gelders Archief vormgegev<strong>en</strong>.<br />
Vanuit de inspectietak<strong>en</strong> werd in 2008 extra aandacht geschonk<strong>en</strong> aan de werkmaatschappij<strong>en</strong>.<br />
DIV heeft archiefbestand<strong>en</strong> in beheer overg<strong>en</strong>om<strong>en</strong> <strong>en</strong> toegankelijk gemaakt <strong>van</strong>:<br />
o afdeling Belasting<strong>en</strong> (IZ)<br />
o afdeling planning <strong>en</strong> Control (SO)<br />
o afdeling planning <strong>en</strong> Control (FD)<br />
o afdeling Burgerzak<strong>en</strong> (IZ)<br />
o project archief (SO) is overg<strong>en</strong>om<strong>en</strong> <strong>en</strong> zal in 2009 bewerkt word<strong>en</strong><br />
o personeelsdossiers (FD) zijn overg<strong>en</strong>om<strong>en</strong> <strong>en</strong> zull<strong>en</strong> in 2009 bewerkt word<strong>en</strong>.<br />
o parkeerbedrijf (werkmaatschappij SO)<br />
o het Domein (werkmaatschappij MO)<br />
Nadere afsprak<strong>en</strong> over het beheer <strong>van</strong> de afdelingsarchiev<strong>en</strong> zijn gemaakt met:<br />
o Museum <strong>voor</strong> de Moderne Kunst<strong>en</strong> Arnhem (werkmaatschappij MO)<br />
o Historisch Museum Arnhem (werkmaatschappij MO)<br />
o Schouwburg/ Musis Sacrum (werkmaatschappij MO)<br />
Het Budget Advies C<strong>en</strong>trum zag ge<strong>en</strong> mogelijkhed<strong>en</strong> om afdelingsarchief volg<strong>en</strong>s de richtlijn<strong>en</strong> over<br />
<strong>te</strong> drag<strong>en</strong> aan DIV <strong>en</strong> de Stadsbank heeft nog s<strong>te</strong>eds haar archiev<strong>en</strong> in eig<strong>en</strong> beheer, weliswaar<br />
geplaatst in e<strong>en</strong> archiefruim<strong>te</strong> <strong>van</strong> DIV. Dit zal in 2009 verder opgepakt word<strong>en</strong>.<br />
Substitutie IZ<br />
Alle docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> over uitkering<strong>en</strong> <strong>van</strong> cliënt<strong>en</strong> word<strong>en</strong> al jar<strong>en</strong> door de di<strong>en</strong>st IZ zelf gearchiveerd in<br />
het DIS-sys<strong>te</strong>em. Om de oorspronkelijke docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> na scanning <strong>te</strong> kunn<strong>en</strong> vernietiging is<br />
goedkeuring nodig <strong>voor</strong> substitutie <strong>van</strong> de archief inspectie. De afdeling DIV heeft e<strong>en</strong> adviser<strong>en</strong>de <strong>en</strong><br />
regisser<strong>en</strong>de rol vervult in het traject dat geleid heeft tot goedkeuring <strong>voor</strong> substitutie. Mom<strong>en</strong><strong>te</strong>el<br />
wordt het besluit opges<strong>te</strong>ld, dit besluit zal in 2009 door IZ aan het college <strong>van</strong> B&W word<strong>en</strong><br />
<strong>voor</strong>gelegd.<br />
Na goedkeuring <strong>en</strong> publicatie kan daadwerkelijk word<strong>en</strong> begonn<strong>en</strong> met het vernietig<strong>en</strong> <strong>van</strong> de<br />
originele docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>.<br />
Geme<strong>en</strong><strong>te</strong>lijke archiev<strong>en</strong> ex<strong>te</strong>rn geplaatst<br />
In de loop der tijd is e<strong>en</strong> aantal organisaties verzelfstandigd die vroeger onderdeel uitmaakt<strong>en</strong> <strong>van</strong> de<br />
geme<strong>en</strong><strong>te</strong> Arnhem. Voor de archiev<strong>en</strong> da<strong>te</strong>r<strong>en</strong>d uit de Arnhemse tijd zijn afsprak<strong>en</strong> gemaakt over <strong>te</strong>r<br />
beschikking s<strong>te</strong>lling door de geme<strong>en</strong><strong>te</strong> Arnhem <strong>van</strong> deze archiev<strong>en</strong> aan de verzelfstandigde<br />
organisaties of over overbr<strong>en</strong>ging aan het Gelders Archief.<br />
HGM<br />
Met de HGM zijn afsprak<strong>en</strong> gemaakt over de overdracht, bewerking <strong>en</strong> <strong>te</strong>r beschikking s<strong>te</strong>lling <strong>van</strong> de<br />
“Arnhemse” archiev<strong>en</strong>. Er is e<strong>en</strong> verklaring <strong>van</strong> <strong>te</strong>r beschikking s<strong>te</strong>lling opges<strong>te</strong>ld waardoor de HGM<br />
die bestand<strong>en</strong> die zij <strong>voor</strong> haar bedrijfsvoering nog nodig heeft in beheer kan houd<strong>en</strong>. Voor de<br />
bestand<strong>en</strong> die deels of in hun geheel vernietigbaar zijn, wordt medio 2009 de procedure afgerond.<br />
De Basis<br />
Overleg met De Basis t<strong>en</strong> aanzi<strong>en</strong> <strong>van</strong> de over <strong>te</strong> drag<strong>en</strong> archiev<strong>en</strong> verliep moeizaam.<br />
Geblek<strong>en</strong> is, dat e<strong>en</strong> deel <strong>van</strong> het archief waarschijnlijk al vernietigd is. Aan De Basis is gevraagd <strong>te</strong><br />
inv<strong>en</strong>tariser<strong>en</strong> welke docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> zij nog in beheer hebb<strong>en</strong> <strong>en</strong> op welke <strong>te</strong>rmijn deze kunn<strong>en</strong> word<strong>en</strong><br />
overgedrag<strong>en</strong>. Tot nu toe (medio augustus 2009) is hierop ge<strong>en</strong> reactie ont<strong>van</strong>g<strong>en</strong>.
Project<strong>en</strong><br />
In 2007 <strong>en</strong> 2008 is e<strong>en</strong> aantal archiefbeheer werkzaamhed<strong>en</strong> uitgevoerd op projectbasis. Het gaat<br />
hierbij om kortdur<strong>en</strong>de activi<strong>te</strong>it<strong>en</strong>, die naast de reguliere tak<strong>en</strong> zijn uitgevoerd <strong>en</strong> die er<strong>voor</strong> zorg<strong>en</strong>,<br />
dat de archiev<strong>en</strong> weer beheerbaar word<strong>en</strong> met de reguliere werkzaamhed<strong>en</strong>.<br />
Daarnaast werd de geme<strong>en</strong><strong>te</strong>brede verhuizing <strong>van</strong>uit verschill<strong>en</strong>de locaties naar drie gebouw<strong>en</strong>,<br />
inclusief archief, <strong>voor</strong>bereid <strong>en</strong> uitgevoerd (2008) zodat de docum<strong>en</strong>taire informatieverstrekking tijd<strong>en</strong>s<br />
<strong>en</strong> na de verhuisacties zo efficiënt mogelijk kon plaats vind<strong>en</strong>.<br />
Clean Desk Dag<strong>en</strong>/Afdelingsarchiev<strong>en</strong><br />
De doels<strong>te</strong>lling <strong>van</strong> dit in 2007 <strong>en</strong> 2008 uitgevoerde project was de bestaande afdelingsarchiev<strong>en</strong> <strong>te</strong><br />
bewerk<strong>en</strong>, zodat de archiefruim<strong>te</strong> in het Stadkantoor <strong>en</strong> Stadhuis voldo<strong>en</strong>de zou zijn. Door de<br />
geme<strong>en</strong><strong>te</strong>brede verhuizing <strong>en</strong> het gew<strong>en</strong>s<strong>te</strong> flexwerk<strong>en</strong> was dit noodzakelijk.<br />
Er is e<strong>en</strong> projectorganisatie gestart die de overgedrag<strong>en</strong> docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> toegankelijk maak<strong>te</strong> <strong>en</strong> de clean<br />
desk dag<strong>en</strong> sam<strong>en</strong> met de medewerkers <strong>van</strong> DIV begeleidde.<br />
In totaal hebb<strong>en</strong> 1555 medewerkers aan de clean desk operatie meegedaan <strong>en</strong> 147 afdeling<strong>en</strong>. Van<br />
de totale 6,2 km aan afdelingsarchiev<strong>en</strong> is 1,7 km archief aangeleverd bij DIV. De overige 4,5 km is<br />
gedeel<strong>te</strong>lijk vernietigd of op de afdeling<strong>en</strong> geblev<strong>en</strong> (naar schatting respectievelijk 2,5 km <strong>en</strong> 2 km).<br />
Voor de bewerking is e<strong>en</strong> ex<strong>te</strong>rne partij ingehuurd die de docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> heeft bewerkt dat deze<br />
vindbaar zijn. Voor dit project was € 480.000,- vrijgemaakt binn<strong>en</strong> de bedrijfsvoeringsbudgett<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
leverde e<strong>en</strong> besparing <strong>van</strong> meubilair <strong>en</strong> verhuiskost<strong>en</strong> op.<br />
De bov<strong>en</strong>g<strong>en</strong>oemde doels<strong>te</strong>llig, voldo<strong>en</strong>de archiefruim<strong>te</strong> in Stadskantoor <strong>en</strong> Stadhuis <strong>voor</strong> de<br />
bestaande afdelingsarchiev<strong>en</strong>, is gehaald.<br />
Verhuizing<br />
Vooruitlop<strong>en</strong>d op de verhuizing zijn de archiev<strong>en</strong> in beheer bij de afdeling DIV zoveel mogelijk<br />
bewerkt, afgeslot<strong>en</strong> <strong>en</strong> naar het depot in Schaarsberg<strong>en</strong> verplaatst.<br />
De overige archiev<strong>en</strong> werd<strong>en</strong> geconc<strong>en</strong>treerd in het Stadhuis <strong>en</strong> het Stadskantoor.<br />
De verhuizing is door DIV aangegrep<strong>en</strong>, om de di<strong>en</strong>stverl<strong>en</strong>ing verder <strong>te</strong> verbe<strong>te</strong>r<strong>en</strong>. Hiertoe is in<br />
2008 e<strong>en</strong> helpdesk ingericht <strong>en</strong> vond e<strong>en</strong> herindeling <strong>van</strong> de Pa<strong>te</strong>rnos<strong>te</strong>rkast<strong>en</strong> (papier<strong>en</strong> archief)<br />
plaats.<br />
Bouwarchief<br />
Vanuit de di<strong>en</strong>st Stadsbeheer is e<strong>en</strong> project gestart om het Bouwarchief (ongeveer 750 me<strong>te</strong>r) <strong>te</strong><br />
digitaliser<strong>en</strong>. Dit project valt onder de verantwoording <strong>van</strong> de Di<strong>en</strong>st Stadsbeheer / sector Vergunning<br />
<strong>en</strong> Handhaving, de afdeling DIV neemt deel aan de stuurgroep <strong>en</strong> het project<strong>te</strong>am als adviseur <strong>en</strong><br />
kwali<strong>te</strong>itscontroleur. Er is e<strong>en</strong> werkwijze opges<strong>te</strong>ld, afges<strong>te</strong>md met alle in<strong>te</strong>rne partij<strong>en</strong> <strong>en</strong> het Gelders<br />
Archief waarin de dossiers word<strong>en</strong> omgevormd naar e<strong>en</strong> standaardindeling, vervolg<strong>en</strong>s word<strong>en</strong><br />
gescand <strong>en</strong> geregistreerd. Op 31-12-2008 was in totaal 230 m. gedigitaliseerd.<br />
WABO <strong>en</strong> BAG<br />
Dit zijn twee landelijke project<strong>en</strong> die <strong>voor</strong> de geme<strong>en</strong><strong>te</strong> <strong>en</strong> het archief gro<strong>te</strong> gevolg<strong>en</strong> zull<strong>en</strong> hebb<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
waarbij de geme<strong>en</strong><strong>te</strong> Arnhem zich aangeslot<strong>en</strong> heeft.<br />
De Wet algem<strong>en</strong>e bepaling<strong>en</strong> omgevingsrecht (WABO) regelt de omgevingsvergunning. De<br />
omgevingsvergunning is één geïn<strong>te</strong>greerde vergunning <strong>voor</strong> bouw<strong>en</strong>, won<strong>en</strong>, monum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>, ruim<strong>te</strong>,<br />
natuur <strong>en</strong> milieu, die o.a. moet leid<strong>en</strong> tot be<strong>te</strong>re di<strong>en</strong>stverl<strong>en</strong>ing naar de burger.<br />
Op 1 juli 2009 treedt de wet- <strong>en</strong> regelgeving rond de Basisregistraties Adress<strong>en</strong> <strong>en</strong> Gebouw<strong>en</strong> (BAG)<br />
in werking. Dan moet<strong>en</strong> alle geme<strong>en</strong>t<strong>en</strong> in Nederland e<strong>en</strong> Basis Registratie Adress<strong>en</strong> (BRA) <strong>en</strong> e<strong>en</strong><br />
Basis Gebouw<strong>en</strong> Registratie (BGR) hebb<strong>en</strong> ingevoerd.<br />
Ter <strong>voor</strong>bereiding <strong>van</strong> de invoering <strong>van</strong> deze twee wett<strong>en</strong> zijn in 2008 project<strong>en</strong> binn<strong>en</strong> de geme<strong>en</strong><strong>te</strong><br />
Arnhem gestart waarbij voldo<strong>en</strong>de aandacht aan het archief wordt geschonk<strong>en</strong>. Invoering is gepland<br />
<strong>voor</strong> 1 januari 2010 (WABO) <strong>en</strong> 1 juli 2009 (BAG).
DIGitaal Arnhem (DIGA)<br />
Per 15 januari 2007 is het digitale docum<strong>en</strong>tmanagem<strong>en</strong>tsys<strong>te</strong>em DIGA in productie g<strong>en</strong>om<strong>en</strong>.<br />
De inrichting <strong>van</strong> e<strong>en</strong> digitaal archief dat voldoet aan de eis<strong>en</strong> die ges<strong>te</strong>ld zijn in de archiefwetgeving<br />
bleek veel om<strong>van</strong>grijker dan <strong>voor</strong>af gedacht. Er was meer maatwerk nodig om het basissys<strong>te</strong>em <strong>te</strong><br />
lat<strong>en</strong> voldo<strong>en</strong> aan de w<strong>en</strong>s<strong>en</strong> <strong>van</strong> de gebruikers <strong>en</strong> de eis<strong>en</strong> <strong>van</strong> de archiefwet. Medio 2009 zal de<br />
fase 1 (beperk<strong>te</strong> groep gebruikers) afgerond word<strong>en</strong>, inclusief e<strong>en</strong> ex<strong>te</strong>rne evaluatie.<br />
Tek<strong>en</strong>ing<strong>en</strong>archief Stadsbeheer<br />
DIV is in gesprek met diverse afdeling<strong>en</strong> <strong>van</strong> Stadsbeheer over de bewerking <strong>van</strong> het<br />
<strong>te</strong>k<strong>en</strong>ing<strong>en</strong>archief. In 2008 is nader onderzoek gepleegd om <strong>te</strong> zi<strong>en</strong> wat de status <strong>van</strong> het archief is:<br />
de historische con<strong>te</strong>xt, de ma<strong>te</strong>riële staat <strong>en</strong> w<strong>en</strong>s<strong>en</strong> <strong>en</strong> eis<strong>en</strong> <strong>van</strong>uit de gebruikers, DIV <strong>en</strong> Gelders<br />
Archief. Er is e<strong>en</strong> s<strong>te</strong>ekproef gehoud<strong>en</strong> waaruit bleek dat deze <strong>te</strong>k<strong>en</strong>ing<strong>en</strong> veelal (89%) niet <strong>te</strong>rug zijn<br />
<strong>te</strong> vind<strong>en</strong> in dossiers die nog in het bezit <strong>van</strong> DIV zijn of reeds overgedrag<strong>en</strong> zijn aan het Gelders<br />
Archief. De <strong>te</strong>k<strong>en</strong>ing<strong>en</strong> zijn moeilijk <strong>te</strong> beoordel<strong>en</strong> op hun status aangezi<strong>en</strong> er ge<strong>en</strong> gewaarmerk<strong>te</strong><br />
exemplar<strong>en</strong> zijn <strong>en</strong> vaak ge<strong>en</strong> bes<strong>te</strong>knummer g<strong>en</strong>o<strong>te</strong>erd staat. Hierdoor valt het moeilijk e<strong>en</strong> keuze <strong>te</strong><br />
mak<strong>en</strong> wat er met de <strong>te</strong>k<strong>en</strong>ing<strong>en</strong> gedaan moet word<strong>en</strong>. Het Gelders Archief heeft aangegev<strong>en</strong> slechts<br />
in e<strong>en</strong> deel <strong>van</strong> de verzameling in<strong>te</strong>resse <strong>te</strong> hebb<strong>en</strong> <strong>en</strong> de vakafdeling<strong>en</strong> verschill<strong>en</strong> <strong>van</strong> m<strong>en</strong>ing. Er is<br />
e<strong>en</strong> w<strong>en</strong>s <strong>van</strong>uit met name de civiel<strong>te</strong>chnische afdeling(<strong>en</strong>) om e<strong>en</strong> deel <strong>van</strong> de <strong>te</strong>k<strong>en</strong>ing<strong>en</strong> <strong>te</strong><br />
digitaliser<strong>en</strong> om hiermee het digitale <strong>te</strong>k<strong>en</strong>ing<strong>en</strong>archief aan <strong>te</strong> vull<strong>en</strong>. In 2009 zal e<strong>en</strong> definitief besluit<br />
g<strong>en</strong>om<strong>en</strong> word<strong>en</strong> over hoe dit archief <strong>te</strong> bewerk<strong>en</strong>.
Bijlag<strong>en</strong><br />
1. Rapportage archiefinspectie 2007 (13 mei 2008)<br />
2. Rapportage archiefinspectie 2008 (20 maart 2009)<br />
3. Verklar<strong>en</strong>de woord<strong>en</strong>lijst
Bijlage 1 Rapportage archiefinspectie 2007 (13 mei 2008)
Bijlage 2 Rapportage archiefinspectie 2008 (20 maart 2009)
Bijlage 3 Verklar<strong>en</strong>de woord<strong>en</strong>lijst<br />
Archiefbescheid<strong>en</strong> (Archiefwet 1995, art. 1):<br />
1. bescheid<strong>en</strong>, ongeacht hun vorm, door de overheidsorgan<strong>en</strong> ont<strong>van</strong>g<strong>en</strong> of opgemaakt <strong>en</strong> naar<br />
hun aard bes<strong>te</strong>md daaronder <strong>te</strong> berust<strong>en</strong>;<br />
2. bescheid<strong>en</strong>, ongeacht hun vorm, met overe<strong>en</strong>komstige bes<strong>te</strong>mming, ont<strong>van</strong>g<strong>en</strong> of opgemaakt<br />
door ins<strong>te</strong>lling<strong>en</strong> of person<strong>en</strong>, wier recht<strong>en</strong> of functies op <strong>en</strong>ig overheidsorgaan zijn<br />
overgegaan;<br />
3. bescheid<strong>en</strong>, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overe<strong>en</strong>komst<strong>en</strong> met of beschikking<strong>en</strong> <strong>van</strong><br />
ins<strong>te</strong>lling<strong>en</strong> of person<strong>en</strong> dan wel uit ander<strong>en</strong> hoofde in e<strong>en</strong> archiefbewaarplaats zijn<br />
opg<strong>en</strong>om<strong>en</strong> om daar <strong>te</strong> berust<strong>en</strong>;<br />
4. reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of kracht<strong>en</strong>s de wet in de plaats zijn ges<strong>te</strong>ld <strong>van</strong><br />
de onder 1°, 2° of 3° bedoelde archiefbescheid<strong>en</strong> of welke op grond <strong>van</strong> het bepaalde in<br />
artikel 7 zijn vervaardigd.<br />
Archiefbewaarplaats:<br />
de door het Gelders Archief ingevolge artikel 31 <strong>van</strong> de Archiefwet 1995 <strong>en</strong> artikel 6 lid 2 sub a <strong>van</strong> de<br />
geme<strong>en</strong>schappelijke regeling Het Regionaal C<strong>en</strong>trum ‘Gelders Archief” aangewez<strong>en</strong><br />
archiefbewaarplaats.<br />
Archiefruim<strong>te</strong>:<br />
De bewaarplaats <strong>voor</strong> de archiefbescheid<strong>en</strong> die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.<br />
Archiefsys<strong>te</strong>em:<br />
E<strong>en</strong> informatiesys<strong>te</strong>em dat archiefbescheid<strong>en</strong> opneemt, beheert <strong>en</strong> beschikbaar s<strong>te</strong>lt door de tijd<br />
he<strong>en</strong>.<br />
Bewerk<strong>en</strong>:<br />
Onder “bewerk<strong>en</strong>” wordt verstaan de selectie op bewar<strong>en</strong> <strong>en</strong> vernietig<strong>en</strong>, het afs<strong>te</strong>ll<strong>en</strong> <strong>van</strong> op <strong>te</strong>rmijn<br />
<strong>te</strong> vernietig<strong>en</strong> archiefbescheid<strong>en</strong> op vernietigingsjaar, de ma<strong>te</strong>riële verzorging <strong>van</strong> <strong>te</strong> bewar<strong>en</strong> <strong>en</strong> over<br />
<strong>te</strong> br<strong>en</strong>g<strong>en</strong> bestand<strong>en</strong> <strong>en</strong> het vernietig<strong>en</strong> <strong>van</strong> direct vernietigbare archiefbescheid<strong>en</strong> volg<strong>en</strong>s de<br />
daar<strong>voor</strong> geld<strong>en</strong>de procedure.<br />
DSP:<br />
De wet<strong>te</strong>lijke definitie <strong>van</strong> e<strong>en</strong> DSP 1 is: e<strong>en</strong> plan waarin is vastgelegd de wijze waarop de<br />
toegankelijkheid <strong>van</strong> archiefbescheid<strong>en</strong> is georganiseerd <strong>en</strong> de wijze waarop de archiefbescheid<strong>en</strong><br />
zijn ingedeeld <strong>en</strong> gerangschikt1.<br />
Het DSP geme<strong>en</strong><strong>te</strong> Arnhem gaat daarin verder: DSP Arnhem is e<strong>en</strong> plan waarin is vastgelegd de<br />
wijze waarop de toegankelijkheid <strong>van</strong> archiefbescheid<strong>en</strong> is georganiseerd <strong>en</strong> de wijze waarop de<br />
archiefbescheid<strong>en</strong> <strong>en</strong> de werkprocess<strong>en</strong> waarin deze gevormd word<strong>en</strong> zijn ingedeeld <strong>en</strong><br />
gerangschikt.<br />
Gelders Archief:<br />
E<strong>en</strong> op<strong>en</strong>baar lichaam dat de archiefbescheid<strong>en</strong> <strong>en</strong> de collecties, die berust<strong>en</strong> in de geme<strong>en</strong><strong>te</strong>lijke<br />
archiefbewaarplaats<strong>en</strong> <strong>van</strong> de geme<strong>en</strong>t<strong>en</strong> Arnhem, R<strong>en</strong>kum, Rhed<strong>en</strong> <strong>en</strong> Roz<strong>en</strong>daal <strong>en</strong> in de<br />
rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Gelderland beheert.<br />
In juli 2002 is hier<strong>voor</strong> de Geme<strong>en</strong>schappelijke Regeling Regionaal Historisch C<strong>en</strong>trum ‘Gelders<br />
Archief’ vastges<strong>te</strong>ld.<br />
De direc<strong>te</strong>ur <strong>van</strong> het Gelders Archief is in zijn functie <strong>van</strong> geme<strong>en</strong><strong>te</strong>archivaris verantwoordelijk <strong>voor</strong><br />
het toezicht op het beheer <strong>van</strong> de niet overgebrach<strong>te</strong> archiev<strong>en</strong> <strong>van</strong> de geme<strong>en</strong><strong>te</strong> Arnhem. Tev<strong>en</strong>s is<br />
hij beheerder <strong>van</strong> de naar het Gelders Archief overgebrach<strong>te</strong> archiefbescheid<strong>en</strong>.<br />
In de Archiefverord<strong>en</strong>ing 2004 <strong>en</strong> het Besluit informatiebeheer 2004 is vastgelegd dat jaarlijks e<strong>en</strong><br />
verslag wordt opgemaakt <strong>van</strong> het uitgeoef<strong>en</strong>de toezicht op het beheer.<br />
NEN-ISO 15489:<br />
1<br />
Regeling geord<strong>en</strong>de <strong>en</strong> toegankelijke staat archiefbescheid<strong>en</strong>, 2002
E<strong>en</strong> in<strong>te</strong>rnationale norm <strong>voor</strong> informatie- <strong>en</strong> archiefmanagem<strong>en</strong>t. Zeker met het oog op de<br />
ontwikkeling<strong>en</strong> als gevolg <strong>van</strong> de toepassing <strong>van</strong> informatie<strong>te</strong>chnologie, is e<strong>en</strong> dergelijk kader<br />
noodzakelijk <strong>en</strong> vormt de norm e<strong>en</strong> belangrijk ankerpunt.<br />
Overbr<strong>en</strong>ging:<br />
Archiefwet 1995 art. 12: De zorgdrager br<strong>en</strong>gt de archiefbescheid<strong>en</strong> die niet <strong>voor</strong> vernietiging in<br />
aanmerking kom<strong>en</strong> <strong>en</strong> ouder zijn dan twintig jaar over naar e<strong>en</strong> archiefbewaarplaats.<br />
Voor de geme<strong>en</strong><strong>te</strong> Arnhem is dit de archiefbewaarplaats <strong>van</strong> het Gelders Archief. Met de<br />
overbr<strong>en</strong>ging word<strong>en</strong> de archiefbescheid<strong>en</strong> in principe volledig op<strong>en</strong>baar. Het Gelders Archief beheert<br />
deze archiev<strong>en</strong>. De “zorg” blijft bij het college <strong>van</strong> burgemees<strong>te</strong>r <strong>en</strong> wethouders.<br />
Provinciale Archiefinspectie (PAI):<br />
Het college <strong>van</strong> gedepu<strong>te</strong>erde stat<strong>en</strong> <strong>van</strong> e<strong>en</strong> provincie is belast met het toezicht op de zorg <strong>voor</strong> de<br />
archiev<strong>en</strong> door de geme<strong>en</strong><strong>te</strong>bestur<strong>en</strong>, de wa<strong>te</strong>rschapsbestur<strong>en</strong>, de bestur<strong>en</strong> <strong>van</strong> organ<strong>en</strong> <strong>van</strong><br />
geme<strong>en</strong>schappelijke regeling<strong>en</strong> die zijn inges<strong>te</strong>ld op grond <strong>van</strong> de Wet Geme<strong>en</strong>schappelijke<br />
Regeling<strong>en</strong> <strong>en</strong> op de Regionaal Colleges <strong>van</strong> de Korps<strong>en</strong> Regiopolitie.<br />
Nam<strong>en</strong>s het college <strong>van</strong> gedepu<strong>te</strong>erde stat<strong>en</strong> wordt dit toezicht uitgeoef<strong>en</strong>d door de provinciale<br />
archiefinspectie. In de provincie Gelderland is e<strong>en</strong> archiefinspec<strong>te</strong>ur b<strong>en</strong>oemd door Provinciale Stat<strong>en</strong>.<br />
ReMANO:<br />
Softwarespecificaties <strong>voor</strong> Record Managem<strong>en</strong>t Applicaties <strong>voor</strong> de Nederlandse Overheid.<br />
Selectielijst:<br />
De Selectielijst <strong>voor</strong> archiefbescheid<strong>en</strong> <strong>van</strong> geme<strong>en</strong><strong>te</strong>lijke <strong>en</strong> in<strong>te</strong>rgeme<strong>en</strong><strong>te</strong>lijke organ<strong>en</strong> opgemaakt<br />
of ont<strong>van</strong>g<strong>en</strong> <strong>van</strong>af 1 januari 1996 (Stcrt. 20 december 2005, nr. 247).<br />
De toelichting op de Archiefwet 1995 vermeldt dat archiev<strong>en</strong> noodzakelijk zijn als geheug<strong>en</strong> <strong>van</strong> de<br />
overheid <strong>en</strong> <strong>voor</strong> de democratische controle op haar handel<strong>en</strong>. Na verloop <strong>van</strong> tijd vorm<strong>en</strong> zij<br />
bov<strong>en</strong>di<strong>en</strong> e<strong>en</strong> vitaal onderdeel <strong>van</strong> het culturele erfgoed <strong>van</strong> e<strong>en</strong> natie. Ech<strong>te</strong>r, gelet op de groei<strong>en</strong>de<br />
hoeveelheid papier<strong>en</strong> <strong>en</strong> digitale informatie is in de Archiefwet het uitgangspunt: vernietig<strong>en</strong>, t<strong>en</strong>zij.<br />
De Archiefwet 1995 bepaalt derhalve in artikel 5 dat de zorgdrager <strong>voor</strong> de archiev<strong>en</strong>, bij de geme<strong>en</strong><strong>te</strong><br />
is dit het College <strong>van</strong> Burgemees<strong>te</strong>r <strong>en</strong> Wethouders, verplicht is tot het ontwerp<strong>en</strong> <strong>van</strong> selectielijst<strong>en</strong><br />
waarin t<strong>en</strong> mins<strong>te</strong> wordt aangegev<strong>en</strong> welke archiefbescheid<strong>en</strong> <strong>voor</strong> vernietiging in aanmerking kom<strong>en</strong>.<br />
In december 2005 is deze, <strong>voor</strong> de collectivi<strong>te</strong>it<strong>en</strong> <strong>van</strong> geme<strong>en</strong>t<strong>en</strong> ontworp<strong>en</strong> uniforme selectielijst,<br />
vastges<strong>te</strong>ld<br />
Substitutie:<br />
Het ver<strong>van</strong>g<strong>en</strong> <strong>van</strong> de drager <strong>van</strong> e<strong>en</strong> archiefstuk waarbij het origineel wordt vernietigd. Bij het vorm<strong>en</strong><br />
<strong>van</strong> e<strong>en</strong> digitaal archief word<strong>en</strong> papier<strong>en</strong> docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> ver<strong>van</strong>g<strong>en</strong> door digitale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>, waarbij<br />
de papier<strong>en</strong> docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> word<strong>en</strong> vernietigd. In de Archiefwet 1995 is geregeld wanneer dit mag <strong>en</strong><br />
hoe het moet word<strong>en</strong> uitgevoerd.<br />
Vernietigingslijst:<br />
De Selectielijst ver<strong>van</strong>gt de Lijst <strong>voor</strong> vernietiging in aanmerking kom<strong>en</strong>de bescheid<strong>en</strong> uit de<br />
archiev<strong>en</strong> <strong>van</strong> geme<strong>en</strong><strong>te</strong>lijke <strong>en</strong> in<strong>te</strong>rgeme<strong>en</strong><strong>te</strong>lijke organ<strong>en</strong>, dag<strong>te</strong>k<strong>en</strong><strong>en</strong>de <strong>van</strong> ná 1850, vastges<strong>te</strong>ld<br />
november 1983, de zogehet<strong>en</strong> vernietigingslijst. Laatstbedoelde lijst uit 1983 blijft ev<strong>en</strong>wel <strong>van</strong> kracht<br />
<strong>voor</strong> de selectie <strong>te</strong>r vernietiging <strong>van</strong> bescheid<strong>en</strong> uit de archiev<strong>en</strong> <strong>van</strong> geme<strong>en</strong><strong>te</strong>lijke <strong>en</strong><br />
in<strong>te</strong>rgeme<strong>en</strong><strong>te</strong>lijke organ<strong>en</strong>, dag<strong>te</strong>k<strong>en</strong><strong>en</strong>de <strong>van</strong> na 1850 tot 1 januari 1996.