Procedure 039 Toegangsbeheer, versie 01-02-2013678KB - Essent

Procedure
Bladnummer 9
Toegangsbeheer
Medewerkers van contractors en externe inleners ontvangen voor de duur van hun
werkzaamheden een “contractorpas”.
De contractor of eventueel subcontractor (ter beoordeling door afd. HSS) kan van RWE
Generation NL een certificaat voor het gebruik van de digitale aanmeldservice ontvangen.
Hij/zij is verantwoordelijk voor de aanmelding van zijn/haar medewerkers en hun
subcontractors. Dit gebeurt via de “aanmeldservice”.
Contractormedewerkers dienen tenminste 3 werkdagen voorafgaand aan de werkzaamheden, via
de aanmeldservice aangemeld te zijn om vertraging bij de toegang te voorkomen. Na aanmelding
worden de documenten van de aangemelde medewerkers beoordeeld of ze aan alle formaliteiten,
ook de wettelijke, voldoen en gerechtigd zijn om op RWE Generation NL locaties arbeid te
verrichten. De certificaathouder/aanvrager krijgt bericht van goed- of afkeuring. Niet
goedgekeurde medewerkers worden geweigerd.
In bijzondere situaties zoals van storingen en/of noodsituaties is het volgende van toepassing:
Als betrokkene nog niet is aangemeld maar wel alle benodigde documenten bij zich heeft, kan na
een quick scan een (voorlopige) toegangspas worden verstrekt met een geldigheid van maximaal
3 werkdagen. Hiervoor wordt het aanmeldformulier gebruikt. De certificaathouder dient de
persoon alsnog direct aan te melden via de aanmeld-service. Heeft de aanmelding en
goedkeuring niet tijdig of volledig plaatsgevonden dan wordt de toegangspas geblokkeerd.
Vooraf moet door contractor of opdrachtgever van Essent bij de beveiligingsdienst worden
gemeld dat bovenstaande situatie van toepassing is.
Bij de aanmelding van Nederlandse contractors wordt gevraagd een kopie van het
identiteitsbewijs te uploaden. Hiervan mag alleen de foto zijn afgeplakt.
BSN nummer dient altijd zichtbaar te zijn. Conform de Algemene Wet Rijksbelastingen art.47 en
uitvoeringsregeling art.62 lid 4 dienen wij als opdrachtgever hierover te beschikken.
Bij weigering van het ID document te uploaden kan betrokken medewerker slechts toegang
worden verleend indien door hem/haar een verklaring is getekend en deze wordt vastgelegd in
de aanmeldservice. De beveiliging zal extra toezien op juistheid van de gegevens en ID bij het
melden in de loge. Nadat deze controle is uitgevoerd zal de toegangspas kunnen worden
vrijgegeven.
Indien een contractor en /of sub-contractor (nog) geen certificaat voor de aanmeldservice heeft,
kan dit worden aangevraagd via email: aanmeldservice@essent.nl Daarbij moet worden
opgeven de volledige bedrijfsnaam, gebruiker(s), telefoonnummer(s), emailadres en eventuele
subcontractors.
Een eventuele ontheffing voor het gebruik van de aanmeldservice is ter beoordeling aan de afd.
HSS.
Contractorpassen die twee maanden niet gebruikt zijn op een locatie worden automatisch
geblokkeerd.
Alle papieren versies zijn niet beheerst!