Procedure 039 Toegangsbeheer, versie 01-02-2013678KB - Essent
Procedure 039 Toegangsbeheer, versie 01-02-2013678KB - Essent Procedure 039 Toegangsbeheer, versie 01-02-2013678KB - Essent
PRÖGEDURE-P039 Toegangsbeheer Wijzigingen bij deze versie: Aanpassing Hoofdstuk excursies Toevoegen van formulieren (hyperlinks) Toevoegen RWE medewerkers Aanpassing 3 dagenregelihg contractors Aanpassing naar RWE Generation NL versiedatum 01-07-2011 01-06-2012 01-02-2013^ opsteller B. Cramér B.Cramer check - HSS Officer R. Henskens S.Potter S. Potter - R&Q officer R. Kruit autorisatie R. Kamst R. Kamst R. Kamst Alle papieren versies zijn niet beheeretf
- Page 2 and 3: Titel Procedure Toegangsbeheer Numm
- Page 4 and 5: Procedure Bladnummer 4 Toegangsbehe
- Page 6 and 7: Procedure Bladnummer 6 Toegangsbehe
- Page 8 and 9: Procedure Bladnummer 8 Toegangsbehe
- Page 10 and 11: Procedure Bladnummer 10 Toegangsbeh
- Page 12 and 13: Procedure Bladnummer 12 Toegangsbeh
- Page 14 and 15: Procedure Bladnummer 14 Toegangsbeh
- Page 16 and 17: Procedure Bladnummer 16 Toegangsbeh
- Page 18 and 19: Procedure Bladnummer 18 Toegangsbeh
- Page 20 and 21: Procedure Bladnummer 20 Toegangsbeh
PRÖGEDURE-P<strong>039</strong><br />
<strong>Toegangsbeheer</strong><br />
Wijzigingen bij deze <strong>versie</strong>:<br />
Aanpassing Hoofdstuk excursies<br />
Toevoegen van formulieren (hyperlinks)<br />
Toevoegen RWE medewerkers<br />
Aanpassing 3 dagenregelihg contractors<br />
Aanpassing naar RWE Generation NL<br />
<strong>versie</strong>datum <strong>01</strong>-07-2<strong>01</strong>1 <strong>01</strong>-06-2<strong>01</strong>2 <strong>01</strong>-<strong>02</strong>-2<strong>01</strong>3^<br />
opsteller<br />
B. Cramér B.Cramer<br />
check<br />
- HSS Officer<br />
R. Henskens<br />
S.Potter<br />
S. Potter<br />
- R&Q officer<br />
R. Kruit<br />
autorisatie R. Kamst R. Kamst R. Kamst<br />
Alle papieren <strong>versie</strong>s zijn niet beheeretf
Titel <strong>Procedure</strong> <strong>Toegangsbeheer</strong><br />
Nummer 3<br />
Datum <strong>01</strong>-12-2<strong>01</strong>2<br />
Inhoud<br />
Pagina<br />
1 Doel 3<br />
2 Reikwijdte / Doelgroep 3<br />
3 Indicatoren / Controls 3<br />
4 Definities/afkortingen 3<br />
5 Referenties 3<br />
6 Werkwijze 4<br />
7 Registraties 5<br />
8 Bijlagen 5<br />
8.1 Regels toegang tot RWE Generation NL locaties 6<br />
8.2 Instructie: Toegang medewerker <strong>Essent</strong> 11<br />
8.3 Instructie: Toegang contractor 12<br />
8.4 Instructie: toegang bezoeker 13<br />
8.5 Instructie: Toegang excursies 14<br />
8.6 Instructie: Toegang opsporingsambtenaren 15<br />
8.7 Instructie: Toekennen autorisatie bijzondere ruimte 16<br />
8.8 Afloopschema documenten 17<br />
Alle papieren <strong>versie</strong>s zijn niet beheerst!
<strong>Procedure</strong><br />
Bladnummer 3<br />
<strong>Toegangsbeheer</strong><br />
1 Doel<br />
Bereiken dat alle personen die een locatie van RWE Generation NL willen betreden dit<br />
gecontroleerd doen.<br />
2 Reikwijdte / Doelgroep<br />
De <strong>Procedure</strong> is van toepassing op alle mensen die een terrein van RWE Generation NL willen<br />
betreden.<br />
3 Indicatoren / Controls<br />
Alle personen die een locatie betreden zijn geregistreerd.<br />
Voldoen aan wet- en regelgeving.<br />
4 Definities/afkortingen<br />
TRS = toegangsregistratiesysteem<br />
Bezoek = het aanwezig zijn van een persoon op een locatie in kantoorgebouwen<br />
voor het bijwonen van vergaderingen, seminars, onderhandelingsgesprekken,<br />
volgen van theorieonderricht of het afgeven c.q. ophalen van goederen in niet risico<br />
gebieden.<br />
Arbeid = het verrichten van arbeid in of nabij de installaties, gebouwen of<br />
werkplaatsen waarbij elke vorm van risico’s bestaan waardoor een werknemer<br />
letsel kan overkomen, dan wel arbeid wordt verricht waarbij een contract aan ten<br />
grondslag ligt.<br />
Identiteitsbewijs = paspoort of ID kaart, geen rijbewijs<br />
5 Referenties<br />
Deze procedure is gekoppeld aan het proces: beheersen toegang terreinen<br />
Referentiedocumenten in het management systeem:<br />
- Beleidsdocument Beveiliging<br />
- PROCEDURE <strong>02</strong>0 VCA voor contractors<br />
- PROCEDURE <strong>02</strong>6 Begeleiding ambtenaren Arbeidsinspectie /<br />
opsporingsambtenaren/handhavers<br />
- PROCEDURE <strong>02</strong>8 Visitatie<br />
- PROCEDURE 036 Uitvoeringsregels Alcoholcontroles<br />
- PROCEDURE 1<strong>01</strong> Sanctiebeleid<br />
- WI Algemeen Productie: Werken door derden aan niet <strong>Essent</strong>-installaties<br />
Alle papieren <strong>versie</strong>s zijn niet beheerst!
<strong>Procedure</strong><br />
Bladnummer 4<br />
<strong>Toegangsbeheer</strong><br />
6 Werkwijze<br />
<strong>Essent</strong>-<br />
Medewerker,<br />
contractor<br />
Bezoeker<br />
(contractor,<br />
<strong>Essent</strong>med.,<br />
etc.)<br />
Beveiliging<br />
Stap 1 en 2<br />
Door <strong>Essent</strong>-medewerkers maar ook door contractors moeten mensen die <strong>Essent</strong> bezoeken of<br />
werkzaamheden gaan verrichten vooraf aangemeld zijn.<br />
Stap 3<br />
De betrokkene meldt zich voor toegang tot de betreffende locatie.<br />
Stap 4<br />
De beveiliging van de locatie bepaalt in welke categorie de betrokkene hoort. Hiervoor kan<br />
gebruik worden gemaakt van de Afloopschema’s.<br />
Stap 5 en 6<br />
Afhankelijk van de categorie zijn er eisen gesteld aan de documenten die de betrokkene dient te<br />
overleggen om toegang tot de locatie te verkrijgen.<br />
Indien de vereiste documenten niet getoond kunnen worden of niet geldig zijn, kan de toegang<br />
worden ontzegd tot de betreffende locatie.<br />
Stap 7<br />
De beveiliging verleent de betrokkene toegang tot het terrein door het uitgeven van een<br />
toegangspas. Er zijn drie soorten toegangspassen: bezoeker / contractor / medewerker <strong>Essent</strong>. De<br />
beveiliging kan uitsluitend in opdracht van manager Operations toegang verlenen tot bepaalde<br />
installaties en/of specifieke ruimtes op de locatie.<br />
Stap 8<br />
Met de toegangspas kan de betrokkene zich via de paslezer aanmelden in het<br />
toegangsregistratiesysteem. Bij Middelgrote Eenheden dient de betrokkene zich in te schrijven<br />
in het logboek.<br />
Alle papieren <strong>versie</strong>s zijn niet beheerst!
<strong>Procedure</strong><br />
Bladnummer 5<br />
<strong>Toegangsbeheer</strong><br />
Stap 9<br />
De betrokkene meldt zich af via de paslezer van het toegangsregistratiesysteem of door zich uit<br />
te schrijven in het logboek (MGE) of door het inleveren van de toegangspas.<br />
Stap 10<br />
De beveiliging neemt de toegangspas in ontvangst (indien van toepassing) en boekt de<br />
betrokkene uit het systeem.<br />
7 Registraties<br />
- Registratie in het toegangsregistratiesysteem.<br />
- Registratie van documenten in de aanmeld- en documentenservice.<br />
8 Bijlagen<br />
8.1 Regels toegang tot RWE Generation NL locaties<br />
8.2 Instructie: Toegang medewerker <strong>Essent</strong><br />
8.3 Instructie: Toegang contractor<br />
8.4 Instructie: Toegang bezoeker<br />
8.5 Instructie: Toegang excursies<br />
8.6 Instructie: Toegang opsporingsambtenaren<br />
8.7 Instructie: Toekennen autorisatie bijzondere ruimte<br />
8.8 Afloopschema’s Documenten<br />
Formulieren:<br />
Verklaring weigering ID<br />
http://dctm-adc-jboss-prod.essent.local/doc2energy?objectIdIB=090004f98044e843<br />
Aanmeldformulier Nederlanders<br />
http://dctm-adc-jboss-prod.essent.local/doc2energy?objectIdIB=090004f98044e84f<br />
Aanmeldformulier EER lidstaten<br />
http://dctm-adc-jboss-prod.essent.local/doc2energy?objectIdIB=090004f98044e851<br />
Aanmeldformulier niet-EER lidstaten<br />
http://dctm-adc-jboss-prod.essent.local/doc2energy?objectIdIB=090004f98044e84d<br />
Formulier Vrijstelling VCA art .7.1<br />
http://dctm-adc-jboss-prod.essent.local/doc2energy?objectIdIB=090004f98044e84b<br />
Formulier Vrijstelling VCA art. 7.2<br />
http://dctm-adc-jboss-prod.essent.local/doc2energy?objectIdIB=090004f98044e849<br />
Ingangsdatum: 1 februari 2<strong>01</strong>3<br />
Alle papieren <strong>versie</strong>s zijn niet beheerst!
<strong>Procedure</strong><br />
Bladnummer 6<br />
<strong>Toegangsbeheer</strong><br />
8.1 Regels toegang tot RWE Generation NL locaties<br />
1. Toegangspas<br />
Elke persoon op een locatie van RWE Generation NL (m.u.v. MGE) dient te beschikken over een<br />
geldige toegangspas. Deze toegangspas is op naam gesteld en strikt persoonlijk. Voor het<br />
verkrijgen van een toegangspas is legitimatie verplicht. (identificatie voor vaste pas / legitimatie<br />
voor bezoekerspas).<br />
Indien een toegangspas is vergeten kan voor hooguit één dag een vervangende pas worden<br />
uitgereikt. Uitzonderingen worden individueel bekeken.<br />
Bij verlies van een toegangspas moet dit terstond worden gemeld bij een beveiligingsdienst van<br />
RWE Generation NL en wordt de verloren toegangspas direct geblokkeerd.<br />
Op verzoek van een beveiligingsmedewerker dient men zich op locatie te kunnen legitimeren<br />
met een geldig identiteitsbewijs en de toegangspas te tonen. Bij weigering wordt de persoon de<br />
toegang ontzegd.<br />
De toegangspas dient zichtbaar te worden gedragen. Indien de uitvoering van het werk dit niet<br />
toelaat c.q. gevaar oplevert dient de pas veilig te worden opgeborgen in de werkkleding of onder<br />
de bovenkleding gedragen te worden; bij beëindiging van het risicovolle werk dient de pas dan<br />
weer zichtbaar gedragen te worden.<br />
Alle medewerkers van RWE Generation NL en eenieder die installatie(s) betreedt, moeten de<br />
Deltalinqs poortinstructiefilm gezien hebben en de bijbehorende toets met voldoende resultaat<br />
maken. Indien men meer dan 3 keer faalt bij het afleggen van de toets, kan geen toegang tot de<br />
installaties worden verleend.<br />
Geldigheid van de Deltalinqs poortinstructie is twee jaar.<br />
De toegang tot de locaties kan worden geweigerd als men niet aan de gestelde voorwaarden<br />
voldoet.<br />
Eveneens kan de toegang worden geweigerd als het sanctiebeleid (PROCEDURE 1<strong>01</strong>) van kracht<br />
is.<br />
Het verlopen van de geldigheid van documenten leidt direct tot het blokkeren van de toegang tot<br />
alle RWE Generation NLlocaties. Het betreft daarbij de geldigheid van:<br />
- Poortinstructie Deltalinqs<br />
- VCA certificaat<br />
- Identiteitsbewijs<br />
- Verblijfsvergunning<br />
- Tewerkstellingsvergunning<br />
- A1/E1<strong>01</strong>/E111 verklaring<br />
- VAR<br />
Alle papieren <strong>versie</strong>s zijn niet beheerst!
<strong>Procedure</strong><br />
Bladnummer 7<br />
<strong>Toegangsbeheer</strong><br />
Deze documenten dienen gedurende de aanwezigheid op de locatie c.q. gedurende de uitvoering<br />
van de werkzaamheden, geldig te blijven. Bij het verlopen van sommige documenten kan enige<br />
tijd duren voordat in een nieuwe is voorzien. Men dient dan tenminste een aanvraag van het<br />
bewuste document te kunnen overleggen. Hiermee kan tijdelijke toegang worden verleend.<br />
De uitgifte van toegangspassen en de gegevens van personen aan wie een toegangspas is<br />
verstrekt, worden door RWE Generation NL voor alle locaties bijgehouden in een<br />
geautomatiseerd register. Dit register is geregistreerd bij het College Bescherming<br />
Persoonsgegevens (CBP) onder nummer “1475851”.<br />
In bijzondere gevallen, bijvoorbeeld bij “Open Dagen” wordt toegang op afwijkende wijze<br />
geregeld in overleg met de Plantmanager van de betreffende locatie.<br />
2. Toegang Opsporingsambtenaren<br />
Toegang tot de terreinen kan op wettelijke grond niet worden geweigerd aan personen die zich<br />
legitimeren als ambtenaar van Politie, Arbeidsinspectie, Rijkswaterstaat, Provincie,<br />
Mededingingsautoriteit of anderszins, onder de voorwaarde dat hij/zij zich kenbaar maakt als<br />
opsporingsambtenaar, toezichthouder/wetshandhaver.<br />
3. Toegang Hulpverleners<br />
Hulpverleningsdiensten zoals Brandweer, Politie en Ambulances krijgen vrije toegang bij<br />
calamiteiten.<br />
4. Toegang medewerkers <strong>Essent</strong> (medewerkerspas)<br />
Alle <strong>Essent</strong> medewerkers worden in SAP KP3 geregistreerd en ontvangen een “medewerkerspas”<br />
bij indiensttreding. Deze pas geeft niet automatisch toegang tot productielocaties, maar kan op<br />
verzoek worden geautoriseerd.<br />
Alle RWE Generation NLmedewerkers hebben tijdens kantooruren toegang tot de terreinen en<br />
kantoren van alle productielocaties m.u.v. de Middelgrote Eenheden. Buiten kantooruren is voor<br />
toegang tot de gebouwen en terreinen een aanvullende autorisatie vereist.<br />
Externe inleners zijn geregistreerd in SAP KP3. Zij hebben een tevens een personeelsnummer<br />
van RWE Generation. Zij ontvangen echter een “contractorpas” om zodoende hun noodzakelijke<br />
documenten te kunnen bewaken via het digitale dossier in de aanmeldservice<br />
(toegangregistratiesysteem).<br />
Leerwerkers jonger dan 18 jaar altijd onder begeleiding van zijn/haar mentor.<br />
Bij uitdiensttreding moet de toegangspas worden ingeleverd bij de beveiligingsdienst.<br />
Medewerkers van RWE ontvangen een <strong>Essent</strong> medewerkerspas met een fictief<br />
personeelsnummer. Zij dienen wel de Deltalinqs poortinstructiefilm te volgen en een toets met<br />
voldoende resultaat te maken.<br />
Alle papieren <strong>versie</strong>s zijn niet beheerst!
<strong>Procedure</strong><br />
Bladnummer 8<br />
<strong>Toegangsbeheer</strong><br />
Indien er een contractsvorm bestaat, is hoofdstuk contractor van toepassing.<br />
5. Toegang Bezoekers (bezoekerspas)<br />
Alle bezoekers ontvangen voor de dag van het bezoek een “bezoekerspas”. Bij vertrek moet de pas<br />
worden ingeleverd.<br />
Van bezoekers is altijd een contactpersoon op de betreffende locatie bekend en aanwezig.<br />
De minimum leeftijd voor bezoekers is 12 jaar, mits onder begeleiding van een volwassene. Voor<br />
zelfstandige toegang geldt een leeftijdsgrens minimaal 18 jaar.<br />
Personen die frequent en voor een langere tijd een locatie bezoeken kunnen een “jaarpas”<br />
ontvangen. Deze is voor maximaal één jaar geldig. Deze personen hebben uitsluitend toegang tot<br />
niet PBM verplichte gebieden en zijn absoluut niet bevoegd om te werken in of aan installaties.<br />
Deze jaarpas wordt alleen uitgereikt met toestemming van de toegangscoördinator.<br />
Voor koeriers zijn toegangspassen beschikbaar die door in bewaring geven van het<br />
legitimatiebewijs/rijbewijs als borg worden uitgegeven.<br />
Voor chauffeurs vliegastransport/wervelbedzand die regelmatig zelfstandig op onze locaties<br />
komen, kan een “jaarpas” worden uitgegeven voor maximaal één jaar. Vooraf moet de<br />
Poortinstructie worden gevolgd en een toets met voldoende resultaat worden afgelegd.<br />
Deze jaarpas wordt alleen uitgereikt met toestemming van de toegangscoördinator.<br />
6. Toegang Excursies<br />
Bij excursies worden genummerde bezoekerspassen uitgereikt aan de hand van de<br />
deelnemerslijst. Het maximaal aantal deelnemers per excursieleider is 15 personen.<br />
Bij deelnemers onder de 18 jaar moet altijd tenminste 1 volwassene per 5 deelnemers aanwezig<br />
zijn.<br />
In geval van groepen van een basisschool wordt als leeftijdsgrens groep 8 gehanteerd mits<br />
voldoende begeleiding zoals hierboven is gesteld.<br />
De excursieleider is verantwoordelijk dat alle deelnemers zich aan de geldende<br />
toegangsvoorschriften houden.<br />
Toegang wordt geregistreerd middels een overzichtslijst. De beveiliging kan steekproefgewijs<br />
controle uitoefenen op legitimatiebewijzen<br />
Gedurende revisies en stops worden in principe geen excursies toegestaan.<br />
Zie ook voorwaarden excursies:<br />
http://dctm-adc-jboss-prod.essent.local/doc2energy?objectIdIB=090004f98044e849<br />
De plantmanager is bevoegd incidenteel nadere regels vast te stellen omtrent de toegang bij<br />
excursies.<br />
7. Toegang Contractor (contractorpas)<br />
De minimum leeftijd voor medewerkers van contractors en werkzaam in en in de nabijheid van<br />
installaties is 18 jaar.<br />
Alle papieren <strong>versie</strong>s zijn niet beheerst!
<strong>Procedure</strong><br />
Bladnummer 9<br />
<strong>Toegangsbeheer</strong><br />
Medewerkers van contractors en externe inleners ontvangen voor de duur van hun<br />
werkzaamheden een “contractorpas”.<br />
De contractor of eventueel subcontractor (ter beoordeling door afd. HSS) kan van RWE<br />
Generation NL een certificaat voor het gebruik van de digitale aanmeldservice ontvangen.<br />
Hij/zij is verantwoordelijk voor de aanmelding van zijn/haar medewerkers en hun<br />
subcontractors. Dit gebeurt via de “aanmeldservice”.<br />
Contractormedewerkers dienen tenminste 3 werkdagen voorafgaand aan de werkzaamheden, via<br />
de aanmeldservice aangemeld te zijn om vertraging bij de toegang te voorkomen. Na aanmelding<br />
worden de documenten van de aangemelde medewerkers beoordeeld of ze aan alle formaliteiten,<br />
ook de wettelijke, voldoen en gerechtigd zijn om op RWE Generation NL locaties arbeid te<br />
verrichten. De certificaathouder/aanvrager krijgt bericht van goed- of afkeuring. Niet<br />
goedgekeurde medewerkers worden geweigerd.<br />
In bijzondere situaties zoals van storingen en/of noodsituaties is het volgende van toepassing:<br />
Als betrokkene nog niet is aangemeld maar wel alle benodigde documenten bij zich heeft, kan na<br />
een quick scan een (voorlopige) toegangspas worden verstrekt met een geldigheid van maximaal<br />
3 werkdagen. Hiervoor wordt het aanmeldformulier gebruikt. De certificaathouder dient de<br />
persoon alsnog direct aan te melden via de aanmeld-service. Heeft de aanmelding en<br />
goedkeuring niet tijdig of volledig plaatsgevonden dan wordt de toegangspas geblokkeerd.<br />
Vooraf moet door contractor of opdrachtgever van <strong>Essent</strong> bij de beveiligingsdienst worden<br />
gemeld dat bovenstaande situatie van toepassing is.<br />
Bij de aanmelding van Nederlandse contractors wordt gevraagd een kopie van het<br />
identiteitsbewijs te uploaden. Hiervan mag alleen de foto zijn afgeplakt.<br />
BSN nummer dient altijd zichtbaar te zijn. Conform de Algemene Wet Rijksbelastingen art.47 en<br />
uitvoeringsregeling art.62 lid 4 dienen wij als opdrachtgever hierover te beschikken.<br />
Bij weigering van het ID document te uploaden kan betrokken medewerker slechts toegang<br />
worden verleend indien door hem/haar een verklaring is getekend en deze wordt vastgelegd in<br />
de aanmeldservice. De beveiliging zal extra toezien op juistheid van de gegevens en ID bij het<br />
melden in de loge. Nadat deze controle is uitgevoerd zal de toegangspas kunnen worden<br />
vrijgegeven.<br />
Indien een contractor en /of sub-contractor (nog) geen certificaat voor de aanmeldservice heeft,<br />
kan dit worden aangevraagd via email: aanmeldservice@essent.nl Daarbij moet worden<br />
opgeven de volledige bedrijfsnaam, gebruiker(s), telefoonnummer(s), emailadres en eventuele<br />
subcontractors.<br />
Een eventuele ontheffing voor het gebruik van de aanmeldservice is ter beoordeling aan de afd.<br />
HSS.<br />
Contractorpassen die twee maanden niet gebruikt zijn op een locatie worden automatisch<br />
geblokkeerd.<br />
Alle papieren <strong>versie</strong>s zijn niet beheerst!
<strong>Procedure</strong><br />
Bladnummer 10<br />
<strong>Toegangsbeheer</strong><br />
Na het beëindigen van de werkzaamheden, afhankelijk van de duur van het contract met <strong>Essent</strong>,<br />
of bij einde dienstverband bij zijn/haar contractor, moet de toegangspas worden ingeleverd bij de<br />
beveiligingsdienst.<br />
Bij het niet inleveren wordt een boete van € 150,00 in rekening gebracht .<br />
8. Werken door derden aan niet-<strong>Essent</strong> installaties<br />
Deze personen ontvangen een “bezoekerspas”. Zij dienen aangemeld te zijn in het<br />
toegangsregistratiesysteem. Bovendien moeten zij een geldige poortinstructie hebben.<br />
( wordt aangegeven in veld opmerkingen en geborgd door datum t/m)<br />
Zie ook de bijbehorende werkinstructie :<br />
Beleid + Advies\WI Werkzaamheden door derden aan eigen installaties<br />
http://dctm-adc-jboss-prod.essent.local/doc2energy?objectIdIB=090004f98044facb<br />
9. Voertuigen<br />
Voertuigen worden niet toegelaten tot het terrein en dienen op de daarvoor aangegeven<br />
parkeerplaatsen te worden geparkeerd.<br />
Voor het leveren en ophalen van goederen en het uitvoeren van diensten wordt indien<br />
noodzakelijk, dit ter beoordeling van de locatie, een specifieke toegangsautorisatie (slagboom)<br />
verstrekt.<br />
Het voertuig met bestuurder wordt bij toegang geregistreerd en krijgt een parkeerkaart. Deze<br />
moet zichtbaar achter de voorruit worden geplaatst.<br />
Als men met meerdere personen in een voertuig het terrein betreedt of verlaat, dient ieder<br />
afzonderlijk, met de eigen toegangspas, de paslezer te gebruiken. De meerijders dienen daarvoor<br />
de paslezer van voetgangerstoegang te gebruiken.<br />
Alle papieren <strong>versie</strong>s zijn niet beheerst!
<strong>Procedure</strong><br />
Bladnummer 11<br />
<strong>Toegangsbeheer</strong><br />
8.2 Instructie: Toegang medewerker <strong>Essent</strong><br />
Aanvraag<br />
medewerkerspas<br />
Persoons<br />
gegevens<br />
1.<br />
Aanvraag<br />
toegangspas<br />
E-mail<br />
1. Leidinggevende <strong>Essent</strong> Productie / Beveiliging<br />
Stuurt een e-mail met een aanvraag voor een<br />
medewerkerspas voor de medewerker naar de<br />
beveiligingsdienst.<br />
Beveiliging verwerkt dit in TRS.<br />
Poortinstructie<br />
Toetsvragen<br />
2.<br />
Poortinstructie en<br />
toets.<br />
Toetsresultaat<br />
2. Nieuwe medewerker<br />
Meldt zich bij de beveiliging.<br />
Kijkt naar de (verplichte) poortinstructie.<br />
Maakt een toets poortinstructie.<br />
3.<br />
Toets<br />
voldoende?<br />
Nee<br />
3. Beveiliging<br />
Controleert het resultaat van de afgelegde toets.<br />
Bij onvoldoende resultaat terug naar punt 2 voor het<br />
opnieuw zien van de video. (maximaal 3X toets)<br />
Persoonsgegegevens<br />
Ja<br />
4.<br />
Maken foto en<br />
aanmaken<br />
medewerkerspas<br />
TRS<br />
4. Beveiliging<br />
Haalt gegevens op.<br />
Voert het toetsresultaat in TRS<br />
Maakt een foto van de nieuwe medewerker<br />
Maakt de pas aan en geeft autorisatie.<br />
Geeft pas aan medewerker<br />
Bij het kwijt raken van de pas kan hier in de instructie<br />
worden ingestapt.<br />
5.<br />
Waarschuwen en<br />
ophalen door<br />
leidinggevende<br />
5. Beveiliging<br />
Waarschuwt de (direct) leidinggevende dat de<br />
medewerker opgehaald kan worden.<br />
De leidinggevende haalt de medewerker bij de<br />
beveiliging op.<br />
7.<br />
Einde<br />
Alle papieren <strong>versie</strong>s zijn niet beheerst!
<strong>Procedure</strong><br />
Bladnummer 12<br />
<strong>Toegangsbeheer</strong><br />
8.3 Instructie: Toegang contractor<br />
Documenten<br />
Aanmelden<br />
toegang<br />
1.<br />
“aanmeldservice”<br />
1. Contractor<br />
Voert gevraagde gegevens in conform vragen in het<br />
systeem<br />
Zorgt er voor dat de vereiste documenten worden<br />
geupload in het systeem<br />
Vraagt autorisatie voor de locatie(s) waar gewerkt gaat<br />
worden<br />
2.<br />
Documenten<br />
in orde?<br />
ja<br />
nee<br />
E-mail<br />
2. Back-office<br />
Voert controle uit op volledigheid en geldigheid<br />
documenten<br />
Maakt gebruik van afloopschema contractors i.v.m.<br />
noodzakelijke documenten<br />
Geeft dossier vrij in het systeem<br />
Meld onvolkomenheden terug naar contractor/aanvrager<br />
3.<br />
Autoriseren voor<br />
aangegeven locatie?<br />
Bevestiging<br />
E-mail<br />
3. Beveiliging / toegangscoördinator<br />
Beoordeelt / kent autorisatie toe<br />
Na goedkeuring ontvangt de contractor/aanvrager een<br />
bevestiging<br />
4.<br />
Melden bij beveiliging<br />
4. Contractor<br />
Meld zich bij de beveiliging<br />
Identificeert zich met geldig ID<br />
Documenten<br />
+ Aanmeldformulier<br />
5.<br />
Aangemeld in<br />
in systeem?<br />
5 a.<br />
Bijzondere<br />
situatie?<br />
ja<br />
6.<br />
Quick scan<br />
documenten<br />
ja<br />
7.<br />
Tijdelijke toegang<br />
max.3 werkdagen<br />
ja<br />
nee<br />
nee<br />
Toegang<br />
weigeren<br />
5. Beveiliging<br />
Voert controle uit of de persoon is aangemeld in het<br />
systeem<br />
5a. Beveiliging<br />
Informeert naar bijzondere situatie bij opdrachtgever<br />
Past de 3 werkdagen regeling toe<br />
6. Beveiliging<br />
Controleert de geldigheid van de vereiste documenten<br />
(gebruik afloopschema)<br />
Indien documenten niet (meer) geldig, geen toegang<br />
verlenen<br />
Alleen vestigingsmanager kan schriftelijke toestemming<br />
geven (formulier vrijstelling)<br />
Geen documenten: Persoon wordt geen toegang<br />
verleend.<br />
7. Beveiliging<br />
Verstrekt contractorpas die maximaal voor 3 werkdagen<br />
geldig is<br />
Vertelt de persoon alsnog zich te laten aanmelden via de<br />
aanmeldservice binnen 3 werkdagen<br />
8.<br />
ID in orde?<br />
ja<br />
9.<br />
Poortinstructie<br />
geldig?<br />
ja<br />
nee<br />
8. Beveiliging<br />
Voert een ID controle uit (geldigheid en gegevens )<br />
Scant eventueel het ID op echtheid<br />
Maakt een foto van de persoon voor in systeem<br />
Maakt een kopie ID. Bij weigering kopie (alleen voor<br />
Nederlanders) verklaring weigering laten ondertekenen.<br />
ID-niet in orde: Persoon wordt geen toegang verleend<br />
Opmerking: weigering ID voor Nederlanders zie aparte<br />
instructie /afloopschema<br />
9. Beveiliging<br />
Controleert de geldigheid van poortinstructie van de<br />
persoon<br />
nee<br />
Poortinstructie<br />
film + toets<br />
10.<br />
Poortintructie volgen<br />
+ toets maken<br />
10. Contractor<br />
Volgt de poortinstructie<br />
Maakt toets poortinstructie (maximaal 3 keer)<br />
11.<br />
aanmaken/<br />
deblokkeren<br />
toegangspas<br />
11. Beveiliging<br />
Maakt een contractorpas aan<br />
Voegt eventueel slagboomautorisatie toe<br />
Deblokkeert de pas bij aanleveren juiste documentatie<br />
Geeft de pas aan de persoon<br />
Overhandigt de aanvullende poortinstructie<br />
12.<br />
Informeren<br />
contactpersoon<br />
12. Beveiliging<br />
Informeert de contactpersoon<br />
Persoon wordt door de contactpersoon opgehaald (indien<br />
voor het eerst op het terrein)<br />
13.<br />
Toegang tot terrein<br />
13. Contractor<br />
Gaat locatie binnen waar autorisatie voor is gegeven<br />
Alle papieren <strong>versie</strong>s zijn niet beheerst!
<strong>Procedure</strong><br />
Bladnummer 13<br />
<strong>Toegangsbeheer</strong><br />
8.4 Instructie: toegang bezoeker<br />
Toegang verlenen<br />
bezoeker<br />
1.<br />
Vooraf aanmelden<br />
1. Medewerker <strong>Essent</strong> / contractor<br />
meldt een bezoeker als contactpersoon aan bij de<br />
beveiligingsloge via e-mail (of aanmeldservice)<br />
2.<br />
Melden bezoeker<br />
2. Bezoeker<br />
meldt zich bij de beveiligingsloge.<br />
3.<br />
Soort<br />
bezoek?<br />
3. Beveiliging<br />
Informeert naar de reden van het bezoek<br />
(vergadering, werkzaamheden, etc.)<br />
Controleert of de bezoeker is aangemeld.<br />
Legitimatie<br />
4.<br />
Legitimatie<br />
juist?<br />
Nee<br />
Toegang<br />
weigeren<br />
4. Beveiliging<br />
Vraagt de bezoeker zich te legitimeren<br />
Ja<br />
5.<br />
Contactpersoon<br />
Ja<br />
aanwezig?<br />
Nee<br />
Toegang<br />
weigeren<br />
5. Beveiliging<br />
Neemt contact op met de contactpersoon. Indien<br />
niet aanwezig geen toegang<br />
Ja<br />
6.<br />
Controleren en<br />
registreren<br />
TRS<br />
6. Beveiliging<br />
Registreert de bezoeker in het<br />
Toegangregistratiesysteem (TBS)<br />
7.<br />
Aanmaken<br />
bezoekerspas<br />
TRS<br />
7. Beveiliging<br />
Maakt de bezoekerspas aan, geeft deze (met<br />
toelichting) aan de bezoeker.<br />
Overhandigt de aanvullende poortinstructie.<br />
Informeert de contactpersoon dat de bezoeker<br />
klaar staat om opgehaald te worden.<br />
Indien een medewerker van een andere BU<br />
frequent de locatie bezoekt kan deze, via zijn<br />
medewerkerspas, geautoriseerd worden.<br />
8.<br />
Begeleiden door<br />
contactpersoon<br />
8. Contactpersoon<br />
Begeleidt de bezoeker zowel bij ontvangst als bij<br />
terugkeer naar de beveiliging.<br />
9.<br />
Vertrek<br />
bezoeker<br />
9. Beveiliging<br />
Schrijft de bezoeker uit bij vertrek c.q. past de<br />
status aan in het TRS.<br />
Neemt de bezoekerspas in.<br />
Alle papieren <strong>versie</strong>s zijn niet beheerst!
<strong>Procedure</strong><br />
Bladnummer 14<br />
<strong>Toegangsbeheer</strong><br />
8.5 Instructie: Toegang excursies<br />
Toegang Excursies<br />
Brief, fax,<br />
E-mail<br />
1.<br />
Ontvangen (extern)<br />
verzoek<br />
Weekoverzicht<br />
excursies<br />
1. Excursiecentrum<br />
Ontvangt het verzoek voor een excursie.<br />
Deelt deze in.<br />
Zet deze in een weekoverzicht.<br />
Mailt dit weekoverzicht naar de beveiliging van<br />
betrokken locatie(s).<br />
Lijst deelnemers<br />
excursie<br />
2.<br />
Aanleveren lijst<br />
deelnemers en<br />
ontvangst<br />
2. Groepsleider excursie<br />
Levert de definitieve lijst met deelnemers aan de<br />
beveiliging.<br />
Zorgt voor de ontvangst van de deelnemers op<br />
een veilige plaats.<br />
3.<br />
Verzamelen<br />
groep(en)<br />
3. Deelnemers a/d excursie<br />
Verzamelen zich bij de beveiligingsloge op een<br />
veilige plaats.<br />
Melden zich bij excursieleider.<br />
Legitimatie<br />
4<br />
Controle legitimatie<br />
4. Beveiliging<br />
Controleert alle legitimatiebewijzen of neemt<br />
eventueel steekproeven.<br />
5.<br />
Registratie<br />
Lijst deelnemers<br />
excursie<br />
5. Beveiliging<br />
Ziet op toe op juistheid en volledigheid van de<br />
opgegeven deelnemers;<br />
Houdt de deelnemerslijst beschikbaar in geval van<br />
een calamiteit.<br />
6.<br />
Toegang terrein<br />
6. Excursieleider<br />
Dirigeert de groep in één keer door de poort<br />
begeleidt de excursie.<br />
7.<br />
Terugbrengen groep<br />
7. Excursieleider<br />
Brengt bij terugkeer de groep weer in één keer<br />
door de poort<br />
Levert de deelnemerslijst bij de beveiliging in.<br />
8.<br />
Uitschrijven<br />
deelnemers<br />
Lijst deelnemers<br />
excursie in<br />
archiefmap<br />
8. Beveiliging<br />
Bergt de deelnemerslijst in de betreffende<br />
archiefmap op.<br />
9.<br />
Einde<br />
Alle papieren <strong>versie</strong>s zijn niet beheerst!
<strong>Procedure</strong><br />
Bladnummer 15<br />
<strong>Toegangsbeheer</strong><br />
8.6 Instructie: Toegang opsporingsambtenaren<br />
Toegang verlenen<br />
opsporingsambtenaar<br />
1.<br />
Aanmelden<br />
Opsporingsambtenaar /<br />
handhaver<br />
1. Opsporingsambtenaar / handhaver.<br />
meldt zich bij de beveiligingsloge.<br />
Legitimatie<br />
2.<br />
Verzoek om identificatie<br />
Doel van het bezoek<br />
2. Beveiliging<br />
Verzoekt de ambtenaar zich te identificeren als<br />
opsporingsambtenaar / handhaver.<br />
Vraagt voor welk bedrijfsonderdeel de ambtenaar<br />
komt en het doel van zijn bezoek.<br />
3.<br />
Legitimatie<br />
juist?<br />
nee<br />
Toegang<br />
weigeren<br />
3. Beveiliging<br />
Controleert of het een juiste legitimatie is.<br />
Indien het niet juist is wordt de toegang tot het<br />
terrein geweigerd<br />
ja<br />
4.<br />
Aanmaken pas<br />
TRS<br />
4. Beveiliging<br />
Maakt de bezoekerspas aan, geeft deze (met<br />
toelichting) aan de ambtenaar.<br />
Registreert de ambtenaar in het<br />
toegangsregistratiersysteem.<br />
Vervangingsmatrix<br />
UPI <strong>02</strong>6<br />
5.<br />
Begeleiding<br />
informeren<br />
5. Beveiliging<br />
Neemt contact op met de begeleiders voor de<br />
opsporingsambtenaar.<br />
Hiervoor kan de vervangingsmatrix vanuit<br />
UPI <strong>02</strong>6 worden geraadpleegd.<br />
6.<br />
Verzoeken plaats te<br />
nemen in<br />
wachtruimte<br />
6. Beveiliging<br />
Informeert de ambtenaar dat begeleider hem zal<br />
komen ophalen.<br />
Vraagt om plaats te nemen voor het bekijken van<br />
de poortinstructie.<br />
7.<br />
Begeleider haalt<br />
ambtenaar op<br />
7. Begeleider<br />
Begeleidt de ambtenaar zowel bij ontvangst als bij<br />
terugkeer naar de beveiligingsloge.<br />
8.<br />
Inname<br />
bezoekerspas<br />
TRS<br />
8. Beveiliging<br />
Neemt de bezoekerspas in.<br />
Alle papieren <strong>versie</strong>s zijn niet beheerst!
<strong>Procedure</strong><br />
Bladnummer 16<br />
<strong>Toegangsbeheer</strong><br />
8.7 Instructie: Toekennen autorisatie bijzondere ruimte<br />
Alle papieren <strong>versie</strong>s zijn niet beheerst!
<strong>Procedure</strong><br />
Bladnummer 17<br />
<strong>Toegangsbeheer</strong><br />
8.8 Afloopschema’s documenten<br />
Alle papieren <strong>versie</strong>s zijn niet beheerst!
<strong>Procedure</strong><br />
Bladnummer 18<br />
<strong>Toegangsbeheer</strong><br />
Alle papieren <strong>versie</strong>s zijn niet beheerst!
<strong>Procedure</strong><br />
Bladnummer 19<br />
<strong>Toegangsbeheer</strong><br />
Afloopschema Contractors NL<br />
Versie9: <strong>01</strong>-<strong>02</strong>-2<strong>01</strong>3<br />
Start<br />
Arbeid uitvoeren in<br />
of nabij installaties?<br />
Nee<br />
Afloopsche<br />
ma<br />
bezoekers<br />
Ja<br />
Formulier UPI <strong>02</strong>0<br />
Verklaring<br />
Examenbureau<br />
(max 14 dgn)<br />
VCA basis<br />
VCA vol<br />
VCA Certificaat?<br />
Nee<br />
Vrijstelling VCA?<br />
Nee<br />
Ja<br />
Ja<br />
Contractor<br />
EER land<br />
Paspoort NL<br />
ID kaart NL<br />
Nederlandse<br />
nationaliteit?<br />
Ja<br />
Nee<br />
Contractor<br />
niet-EER<br />
land<br />
Ja<br />
BSN nummer?<br />
Nee<br />
Woonachtig in<br />
Nederland?<br />
Weigeringsverklaring<br />
Nee<br />
Ja<br />
BSN document<br />
A1/E1<strong>01</strong><br />
verklaring<br />
Bezwaar opslaan<br />
copy ID?<br />
Ja<br />
Verklaring<br />
invullen<br />
Nee<br />
Nee<br />
Ja<br />
VAR aanvraag<br />
VAR verklaring<br />
KVK uitreksel<br />
ZZP?<br />
Ja<br />
VAR verklaring?<br />
Nee<br />
VAR verklaring<br />
aangevraagd?<br />
(max 8 wkn)<br />
Nee<br />
Geen Toegang<br />
Nee<br />
Ja<br />
Ja<br />
Veiligheidspaspoort<br />
Toetsformulier<br />
Deltalinqs<br />
Poortinstructie?<br />
Nee<br />
Film + Toets<br />
voldoende?<br />
Nee<br />
Ja<br />
Ja<br />
Toegang uitgifte<br />
Contractorpas<br />
Alle papieren <strong>versie</strong>s zijn niet beheerst!
<strong>Procedure</strong><br />
Bladnummer 20<br />
<strong>Toegangsbeheer</strong><br />
Afloopschema Contractors EER<br />
Versie 8: <strong>01</strong> - 08 - 2<strong>01</strong>2<br />
Contractor<br />
algemeen<br />
Start<br />
Arbeid uitvoeren in<br />
of nabij installaties?<br />
Nee<br />
Afloopschema<br />
bezoekers<br />
Ja<br />
Formulier UPI <strong>02</strong>0<br />
Verklaring<br />
Examenbureau<br />
(max 14 dgn)<br />
VCA basis<br />
VCA vol<br />
VCA Certificaat?<br />
Nee<br />
Vrijstelling VCA?<br />
Nee<br />
Ja<br />
Ja<br />
Paspoort EU/EER<br />
ID kaart EU/EER<br />
Paspoort<br />
EU/EER nationaliteit<br />
Nee<br />
Contractor<br />
niet-EER land<br />
Tewerkstellingsvergunning<br />
“Arbeid is vrij<br />
toegestaan” NL<br />
Ja<br />
Bulgaar/Roemeen?<br />
Ja<br />
Tewerkstellingsvergunning<br />
NL?<br />
Nee<br />
Nee<br />
Ja<br />
VAR aanvraag<br />
VAR verklaring<br />
KVK uitreksel<br />
ZZP?<br />
Ja<br />
VAR verklaring?<br />
Nee<br />
VAR verklaring<br />
aangevraagd?<br />
(max 8 wkn)<br />
Nee<br />
Nee<br />
Ja<br />
Ja<br />
A1/E1<strong>01</strong>/E111<br />
verklaring<br />
(aanvraag max 30 dgn)<br />
Geen Toegang<br />
BSN nummer<br />
(document)<br />
Afdracht sociale<br />
premies in NL?<br />
Nee<br />
Afdracht sociale<br />
premies EU/EER<br />
land?<br />
Nee<br />
Ja<br />
Ja<br />
Toetsformulier<br />
Deltalinqs<br />
Poortinstructie?<br />
Nee<br />
Film + Toets<br />
voldoende?<br />
Nee<br />
Ja<br />
Ja<br />
Toegang uitgifte<br />
Contractorpas<br />
Alle papieren <strong>versie</strong>s zijn niet beheerst!
<strong>Procedure</strong><br />
Bladnummer 21<br />
<strong>Toegangsbeheer</strong><br />
Start<br />
Afloopschema Contractors niet-EER<br />
Versie 8: <strong>01</strong> - 08 - 2<strong>01</strong>2<br />
Arbeid uitvoeren in<br />
of nabij installaties?<br />
Nee<br />
Afloopschema<br />
bezoekers<br />
Ja<br />
Formulier UPI <strong>02</strong>0<br />
Verklaring<br />
Examenbureau<br />
(max 14 dgn)<br />
VCA basis<br />
VCA vol<br />
VCA Certificaat?<br />
Nee<br />
Vrijstelling VCA?<br />
Ja<br />
Aantekening NL<br />
in paspoort<br />
Verblijfddocument<br />
NL<br />
Notificatiemelding<br />
UWV<br />
Verblijfsvergunning<br />
EU<br />
Paspoort<br />
Niet EU/EER<br />
nationaliteit?<br />
Ja<br />
Verblijfsdocument<br />
NL ?<br />
Nee<br />
Notificatie<br />
aangevraagd?<br />
Nee<br />
Nee<br />
Ja<br />
Tewerkstellingsvergunning<br />
Ja<br />
Contractor<br />
EER land<br />
Paspoort<br />
“Arbeid is vrij<br />
toegestaan” NL<br />
Arbeid is vrij<br />
toegestaan?<br />
Nee<br />
Tewerkstellingsvergunning<br />
NL?<br />
Nee<br />
Ja<br />
Ja<br />
VAR aanvraag<br />
VAR verklaring<br />
KVK uitreksel<br />
ZZP?<br />
Ja<br />
VAR verklaring?<br />
Nee<br />
VAR verklaring<br />
aangevraagd?<br />
(max 8 wkn)<br />
Nee<br />
Nee<br />
Ja<br />
Ja<br />
A1/E1<strong>01</strong>/E111<br />
verklaring<br />
(aanvraag max 30 dgn)<br />
Geen Toegang<br />
BSN nummer<br />
(document)<br />
Afdracht sociale<br />
premies in NL?<br />
Nee<br />
Afdracht sociale<br />
premies EU/EER<br />
land?<br />
Nee<br />
Afdracht sociale<br />
premies in niet EU/<br />
EER land?<br />
Nee<br />
Ja<br />
Ja<br />
Ja<br />
Ja<br />
Vastgelegd in<br />
Arbeidsverklaring<br />
van de werkgever?<br />
Nee<br />
Toetsformulier<br />
Arbeidsverklaring<br />
werkgever<br />
Deltalinqs<br />
Poortinstructie?<br />
Nee<br />
Film + Toets<br />
voldoende?<br />
Nee<br />
Ja<br />
Ja<br />
Toegang uitgifte<br />
Contractorpas<br />
Alle papieren <strong>versie</strong>s zijn niet beheerst!