Jaarverslag 2008 - Koninklijk Museum voor Schone Kunsten ...

ordening en selectie van deze archiefbescheiden al bij de productie
ervan gebeurt.
Het is de bedoeling dat het museum deze documentstroom in goede
banen leidt. De twee belangrijkste drijfveren hiervoor zijn de
nakende sluiting van het museum voor renovatie en de daarbij horende
verhuis van collecties en personeel enerzijds, en de
verzelfstandiging van het museum anderzijds. Vanaf 1 januari 2009
wordt het KMSKA een IVA (Intern Verzelfstandigd Agentschap). Deze
verandering van statuut brengt enkele grondige wijzigingen met zich
mee die ook hun weerslag hebben op het beheren en archiveren van
documenten. Daarom startte de archiefdienst in 2008 met een project
om het hedendaags documentbeheer van het museum vorm te geven.
Naast de hierboven aangehaalde wettelijke verplichtingen en de
sluiting leidt een degelijk hedendaags documentbeheer ook tot een
hele reeks praktische voordelen. Wanneer men documenten op een meer
doordachte manier bewaart kan men veel tijd, ruimte en geld
besparen. Door in kaart te brengen wie welke documenten bewaart en
een gepaste ordening te ontwerpen, kan er doelmatiger gewerkt
worden. Zo kunnen stukken sneller teruggevonden worden en zijn de
personeelsleden meer op de hoogte van het werk van hun collega’s.
Het werven van een nieuwe voltijdse archivaris liet toe om eind 2008
te starten met dit project. De methodologie bestaat ten eerste uit
een grondige studie van de werking van organisatie van het museum.
Wanneer die in kaart is gebracht wordt begonnen met het opstellen
van een plan voor documentbeheer. De werking van de afdeling
collectiebehoud en -beheer werd als testcase gebruikt. Bij
uitbreiding moet een globaal overzicht van alle documenten gemaakt
worden in alle afdelingen en zal er ook bepaald worden waar, op
welke afdeling of dienst de bestanden bewaard moeten worden en wie
de eindverantwoordelijke is voor elk document. Ook de wijze van
bewaring moet worden bekeken. Er zal een ordening worden opgesteld
die zowel de papieren als elektronische documenten dekt. Tenslotte
moet nog worden bepaald wat wordt bijgehouden en voor welke termijn.
Dit gebeurt via het ontwerpen van selectielijsten.
3.4.4. Ontsluiting van de verzameling archieven
Inventaris van het persoonsarchief van Karel Verlat (Antwerpen 1824-
Antwerpen 1890): CV1- CV139
In 1945 schonk Mej. Karel Verlat voor het museumarchief medailles,
brieven en andere documenten uit de nalatenschap van haar vader. Zij
schreef met haar broer Charles Verlat een monografie over haar
vader: Charles Verlat, Antwerpen, 1925.
Karel Verlat volgde de les aan de Academie voor Schone Kunsten in
Antwerpen. Van 1850 tot 1868 verbleef hij in Parijs. In Parijs
ontmoette hij Gustave Courbet. Diens realistische schilderkunst trok
hem aan. In 1869 werd hij benoemd tot directeur van de Kunstschule
in Weimar. In 1877 gaf hij les in schilderkunst aan de Koninklijke
Academie van Antwerpen en in 1885 werd hij tot directeur van de
instelling benoemd. In dit kader stelde hij in 1879 een plan voor de
hervorming van het onderwijs in de Academie voor. De schilder Karel
Koninklijk Museum voor Schone Kunsten Antwerpen - Jaarverslag 2008 50