Inleiding tot de interne controle-3.pdf - IBR
Inleiding tot de interne controle-3.pdf - IBR
Inleiding tot de interne controle-3.pdf - IBR
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
1. ALGEMEEN<br />
11. INTERNE CONTROLE VAN DE CYCLI<br />
1. Aankoopcyclus<br />
De aankoopactiviteiten van een on<strong>de</strong>rneming betreffen in wezen een ruilproces, namelijk<br />
waar<strong>de</strong>n (geldmid<strong>de</strong>len) van <strong>de</strong> on<strong>de</strong>rneming wor<strong>de</strong>n geruild tegen verwerving van goe<strong>de</strong>ren<br />
of diensten.<br />
Inherent aan dit ruilproces is een gelijkwaardigheid tussen opgeoffer<strong>de</strong> en verkregen waar<strong>de</strong>n.<br />
Het belangrijkste objectief van <strong>de</strong> <strong>interne</strong> <strong>controle</strong> m.b.t. <strong>de</strong> aankoopcyclus betreft het<br />
bewaken van <strong>de</strong>ze gelijkwaardigheid.<br />
Afhankelijk van <strong>de</strong> aard van <strong>de</strong> on<strong>de</strong>rnemingsactiviteit, zal <strong>de</strong> aankoop- en hierbij aansluiten<strong>de</strong><br />
betalingscyclus al dan niet omvangrijk zijn.<br />
In een bank of verzekeringsmaatschappij bijvoorbeeld is <strong>de</strong> aankoopcyclus beperkt <strong>tot</strong> verbruiksgoe<strong>de</strong>ren<br />
en diensten (afgezien van <strong>de</strong> investeringen en personeelskosten), welke<br />
relatief beperkt zijn ten opzichte van het geheel <strong>de</strong>r exploitatiekosten.<br />
In een han<strong>de</strong>lson<strong>de</strong>rneming is het aankoopvolume omvangrijker en bestaat dit voornamelijk<br />
uit han<strong>de</strong>lsgoe<strong>de</strong>ren. Uit <strong>de</strong> aard van het on<strong>de</strong>rnemingsproces volgt bij een han<strong>de</strong>lson<strong>de</strong>rneming<br />
dat een groot ge<strong>de</strong>elte van het <strong>tot</strong>ale kostenvolume nodig voor het verwezenlijken van<br />
<strong>de</strong> han<strong>de</strong>lsactiviteit juist door <strong>de</strong> aankopen van han<strong>de</strong>lsgoe<strong>de</strong>ren vertegenwoordigd wordt.<br />
In een produktieon<strong>de</strong>rneming bestaat het aankoopvolume groten<strong>de</strong>els uit <strong>de</strong> aankopen van<br />
grond- en hulpstoffen nodig om het eindfabrikaat te produceren en <strong>de</strong> aankoop van verbruiksgoe<strong>de</strong>ren,<br />
zoals verpakkingen, nodig om het eindproduct te commercialiseren.<br />
In functie van <strong>de</strong> soort goe<strong>de</strong>ren en diensten, kunnen volgen<strong>de</strong> aankopen on<strong>de</strong>rschei<strong>de</strong>n<br />
war<strong>de</strong>n:<br />
- aankopen grondstoffen;<br />
- aankopen hulpstoffen;<br />
- aankopen han<strong>de</strong>lsgoe<strong>de</strong>ren;<br />
- aankopen verbruiksgoe<strong>de</strong>ren;<br />
- aankopen diensten en diverse goe<strong>de</strong>ren.<br />
De aankoopcycli met betrekking <strong>tot</strong> aankopen van personeelsprestaties en.investeringsgoe<strong>de</strong>ren<br />
wor<strong>de</strong>n hierna afzon<strong>de</strong>rlijk behan<strong>de</strong>ld.<br />
De aankoopverrichtingen geven noodzakelijkerwijze aanleiding <strong>tot</strong> <strong>de</strong> uitdrukking van een<br />
han<strong>de</strong>lsschuld gevolgd door een financieel transfert.<br />
2. OVERZICHT AANKOOPCYCLUS<br />
Binnen <strong>de</strong> aankoopcyclus zijn volgen<strong>de</strong>, elkaar opvolgen<strong>de</strong>, operaties te on<strong>de</strong>rschei<strong>de</strong>n:<br />
- i<strong>de</strong>ntificatie van <strong>de</strong> aankoopbehoefte;<br />
- evaluatie van <strong>de</strong> kandidaat-Ieveranciers;<br />
- keuze van <strong>de</strong> leverancier; 19
- bestelling;<br />
- goe<strong>de</strong>renontvangst;<br />
- kwaliteits<strong>controle</strong>;<br />
- factuurregistratie en -<strong>controle</strong>;<br />
- betaling.<br />
Bij het doorlopen van <strong>de</strong> aankoopcyclus wor<strong>de</strong>n een aantal documenten gegenereerd. Als<br />
voornaamste kunnen weerhou<strong>de</strong>n word en:<br />
- bestelaanvraag: dit is <strong>de</strong> aanvraag die <strong>de</strong> on<strong>de</strong>rschei<strong>de</strong>n on<strong>de</strong>rnemings<strong>de</strong>partementen<br />
moeten richten <strong>tot</strong> <strong>de</strong> aankoopdienst om <strong>de</strong> goe<strong>de</strong>ren aan te kopen.<br />
- bestelbrief: in <strong>de</strong> bestelbrief of -bon legt <strong>de</strong> aankoopdienst <strong>de</strong> omschrijving, <strong>de</strong> hoeveelheid,<br />
<strong>de</strong> prijs, <strong>de</strong> conditionering, het leveringsadres en <strong>de</strong> aanbevelingen of contractuele<br />
bijzon<strong>de</strong>re modaliteiten m.b.t. <strong>de</strong> aankoop vast. Dit document dient enerzijds als intern<br />
bewijsstuk van <strong>de</strong> aankoop, an<strong>de</strong>rzijds wordt het naar <strong>de</strong> leverancier gestuurd om <strong>de</strong><br />
aankoop te bevestigen.<br />
- ontvangstbon: via dit document wordt <strong>de</strong> ontvangst van <strong>de</strong> goe<strong>de</strong>ren geregistreerd en<br />
wor<strong>de</strong>n alle mogelijke opmerkingen die uit <strong>de</strong> hoeveelheids<strong>controle</strong> en <strong>de</strong> kwaliteits<strong>controle</strong><br />
blijken geregistreerd.<br />
- betalingsdocumenten: dit zijn <strong>de</strong> overschrijvingsbewijzen of <strong>de</strong> uitgegeven cheques om<br />
<strong>de</strong> leveranciers te betalen.<br />
Afhankelijk van hetbelang van <strong>de</strong> aankoopfunctie in <strong>de</strong> on<strong>de</strong>rneming, wordt al dan niet een<br />
afzon<strong>de</strong>rlijk, gecentraliseerd en gespecialiseerd orgaan, nl. <strong>de</strong> aankoopdienst, gecreeerd.<br />
Deze dienst heeft geen eigen verantwoor<strong>de</strong>lijkheid inzake autorisatie, bewaring of <strong>controle</strong><br />
van aankopen: wel staat zij ten dienste van alle <strong>de</strong>partementen in <strong>de</strong> on<strong>de</strong>rneming om <strong>de</strong><br />
effectieve aankoop te verrichten.<br />
Synthetiserend kan het verloop van <strong>de</strong> aankoopcycius als volgt wor<strong>de</strong>n weergegeven:<br />
- <strong>de</strong> diverse <strong>de</strong>partementen in <strong>de</strong> on<strong>de</strong>rneming nemen het initiatief om, binnen <strong>de</strong> hun<br />
ge<strong>de</strong>legeer<strong>de</strong> bevoegdhe<strong>de</strong>n, door mid <strong>de</strong>l van een bestelaanvraag een opdracht <strong>tot</strong><br />
aankoop uit te vaardigen; <strong>de</strong> opdracht die zij zullen doorgeven aan het <strong>de</strong>partement<br />
« aankoopdienst»;<br />
- <strong>de</strong> goe<strong>de</strong>renontvangstdienst neemt <strong>de</strong> gelever<strong>de</strong> goe<strong>de</strong>ren in ontvangst tegen kwijting<br />
aan <strong>de</strong> transporteurs, en gaat na of <strong>de</strong> goe<strong>de</strong>ren naar kwantiteit en kwaliteit beantwoor<strong>de</strong>n<br />
aan <strong>de</strong> geplaatste bestelling. De ontvangst van <strong>de</strong> goe<strong>de</strong>ren wordt geregistreerd op<br />
een ontvangstbon waarop tevens alle mogelijke opmerkingen die uit <strong>de</strong> hoeveelheids<strong>controle</strong><br />
en <strong>de</strong> kwaliteits<strong>controle</strong> blijken wor<strong>de</strong>n geregistreerd;<br />
- <strong>de</strong> magazijnorganisatie is er verantwoor<strong>de</strong>lijk voor dat een goed dat besteld is en in <strong>de</strong><br />
on<strong>de</strong>rneming binnenkomt on<strong>de</strong>r <strong>de</strong> juiste voorwaar<strong>de</strong>n en on<strong>de</strong>r voldoen<strong>de</strong> veiligheid<br />
bewaard wordt;<br />
- <strong>de</strong> betalingsorganisatie dient zodanig georganiseerd dat goedgekeur<strong>de</strong> aankoopfacturen<br />
20 tijdig aan <strong>de</strong> leverancier betaald wor<strong>de</strong>n;
.. . . - <strong>de</strong> boekhouding is er verantwoor<strong>de</strong>lijk voor dat <strong>de</strong> leveranciersfactuur ge<strong>controle</strong>erd<br />
..<br />
wordt met bestelbon en ontvangstbon en dat <strong>de</strong> transacties op een juiste wijze geregistreerd<br />
wor<strong>de</strong>n.<br />
3. BESPREKING VAN DE INTERNE CONTROLES BINNEN DE<br />
AANKOOPCYCLUS<br />
Voor elk van <strong>de</strong> hiervoor on<strong>de</strong>rschei<strong>de</strong>n stappen, zijn een of meer<strong>de</strong>re objectieven van<br />
<strong>interne</strong> <strong>controle</strong> te on<strong>de</strong>rschei<strong>de</strong>n. De administratieve organisatie dient dan ook te voorzien<br />
in <strong>de</strong> noodzakelijke <strong>controle</strong>maatregelen tenein<strong>de</strong> <strong>de</strong>ze objectieven te kunnen bereiken.<br />
3.1. UITVAARDIGEN VAN BESTELLlNGEN<br />
. . . .<br />
".<br />
..<br />
..<br />
...<br />
. .<br />
..<br />
. - ..<br />
De uitein<strong>de</strong>lijke uitvaardiging van een bestelling is <strong>de</strong> resultante van een reeks van acties:<br />
- i<strong>de</strong>ntificatie van <strong>de</strong> aankoopbehoefte door <strong>de</strong> operationele diensten;<br />
- melding van <strong>de</strong>ze behoefte via een bestelaanvraag aan <strong>de</strong> aankoopdienst;<br />
- on<strong>de</strong>rhan<strong>de</strong>lingen tussen leveranciers en aankoopdienst;<br />
- autorisatie <strong>tot</strong> besteliing door het bevoeg<strong>de</strong> orgaan.<br />
Vanuit het oogpunt van <strong>interne</strong> <strong>controle</strong> dienen <strong>de</strong>ze acties volgens bepaal<strong>de</strong> principes<br />
gestroomlijnd:<br />
- inzake i<strong>de</strong>ntificatie van <strong>de</strong> aank~opbehoefte:<br />
• tijdige i<strong>de</strong>ntificatie tenein<strong>de</strong> een normaal (niet spoe<strong>de</strong>isend) inkoopproces mogelijk te<br />
maken en voldoen<strong>de</strong> voorraadniveau te waarborgen zodat continu'ITeit van <strong>de</strong> operationele<br />
activiteiten gewaarborgd wordt;<br />
• accurate i<strong>de</strong>ntificatie tenein<strong>de</strong>:<br />
- <strong>de</strong> opbouw van een onbruikbare voorraad te vermij<strong>de</strong>n;<br />
- bestelkosten te minimaliseren;<br />
- voorraadkosten te minimaliseren.<br />
- inzake opmaak van <strong>de</strong> aankoopopdracht:<br />
• binnen het organigram van <strong>de</strong> on<strong>de</strong>rneming moet dui<strong>de</strong>lijk wor<strong>de</strong>n aangegeven aan<br />
wie <strong>de</strong> bevoegdheid toekomt om aankoopopdrachten aan <strong>de</strong> aankoopaf<strong>de</strong>ling te<br />
geven;<br />
• verzekerd moet word en dat elke aankoopopdracht tijdig en volgens <strong>de</strong> geeigen<strong>de</strong> weg<br />
leidt <strong>tot</strong> het plaatsen van een bestelling bij <strong>de</strong> leverancier (voorgedrukte, eventueel<br />
voorgenummer<strong>de</strong> formulieren);<br />
• het is dui<strong>de</strong>lijk dat <strong>de</strong>ze bestelaanvraag <strong>de</strong>rwijze moet zijn opgemaakt dat <strong>de</strong> aankoopaf<strong>de</strong>ling<br />
over alle elementen beschikt om een correcte besteliing te kunnen plaatsen.<br />
- inzake on<strong>de</strong>rhan<strong>de</strong>lingen leverancier - aankoopdienst:<br />
.. • naleving richtlijnen met betrekking <strong>tot</strong> aanvragen prijsoffertes en eventueel aanbeste-<br />
-<br />
dingsprocedures;<br />
• er wordt uitsluitend bij « geevalueer<strong>de</strong> en goedgekeur<strong>de</strong>» leveranciers besteld;<br />
• bestellingen wor<strong>de</strong>n geplaatst bij <strong>de</strong> leverancier met <strong>de</strong> meest gunstige prijs/kwaliteitverhouding,<br />
die tevens aanvaardbare leveringstermijnen kan waarborgen.<br />
21
- inzake het plaatsen van <strong>de</strong> besteliingen:<br />
• <strong>de</strong> besteliing is geautoriseerd (budget<strong>controle</strong>) door het krachtens het organigram vereiste<br />
bevoegheidsniveau;<br />
• er wor<strong>de</strong>n geen besteliingen geplaatst die niet op een goedgekeur<strong>de</strong> aankoopopdracht<br />
steunen;<br />
• van ie<strong>de</strong>re besteliing wordt een bestelbon opgemaakt en dit uitsluitend door <strong>de</strong> aankoopdienst;<br />
• <strong>de</strong> bestelbon bevat minimaal volgen<strong>de</strong> gegevens:<br />
- sequentieel volgnummer;<br />
- besteldatum;<br />
- i<strong>de</strong>ntificatie leverancier;<br />
- omschrijving artikel (nummer);<br />
- bestel<strong>de</strong> hoeveelheid;<br />
- overeengekomen eenheidsprijs;<br />
- bedongen kortingen;<br />
- <strong>tot</strong>ale bestelprijs;<br />
- leveringstermijn;<br />
- plaats van levering;<br />
- verzendingsmodaliteiten.<br />
3.2. ONTVANGST VAN GOEDEREN EN DIENSTEN<br />
Alie gelever<strong>de</strong> en bestel<strong>de</strong> goe<strong>de</strong>ren dienen ge<strong>controle</strong>erd te wor<strong>de</strong>n op het vlak van hoeveelheid<br />
en kwaliteit.<br />
T erzake dienen volgen<strong>de</strong> principes gevolgd:<br />
• bij ie<strong>de</strong>re ontvangst dient onmid<strong>de</strong>liijk een ontvangstbon te wor<strong>de</strong>n opgemaakt door <strong>de</strong><br />
ontvangstaf<strong>de</strong>ling (in <strong>de</strong> praktijk doet vaak <strong>de</strong> leveringsbon die <strong>de</strong> goe<strong>de</strong>ren vergezelt,<br />
dienst als ontvangstbon);<br />
• goe<strong>de</strong>ren wor<strong>de</strong>n slechts aanvaard indien een afdoend geautoriseer<strong>de</strong> bestelbon voorhan<strong>de</strong>n<br />
is;<br />
• <strong>de</strong> ontvangstbon dient in voldoen<strong>de</strong> mate ge<strong>de</strong>tailleerd te zijn, tenein<strong>de</strong> aansluiting met<br />
<strong>de</strong> bestelbon toe te laten (hiervoor kan gebruik gemaakt wor<strong>de</strong>n van een doorslag van<br />
het bestelformulier);<br />
• leveringen die qua kwaliteit en eventueel qua hoeveelheid niet voldoen aan <strong>de</strong> eisen<br />
gespecifieerd in <strong>de</strong> bestelling wor<strong>de</strong>n formeel geweigerd (bericht van leverancier en<br />
opvolging);<br />
• aanvaar<strong>de</strong> goe<strong>de</strong>ren wor<strong>de</strong>n zo snel mogelijk ter beschikking gesteld van <strong>de</strong> aanvrager<br />
/ gebruiker.<br />
3.3. CONTROLE EN REGISTRATIE<br />
De hierboven beschreven documentenstroom moet <strong>de</strong>rwijze wor<strong>de</strong>n geregistreerd dat zon-<br />
22 <strong>de</strong>r uitstel ie<strong>de</strong>re (potentiele) schuld een aangepaste registratie krijgt in <strong>de</strong> boekhouding.
De feitelijke registratie berust bij <strong>de</strong> boekhouding die hiervoor steunt op documenten uit<br />
functioneel geschei<strong>de</strong>n bronnen:<br />
Document<br />
Factuur<br />
Ontvangstbon<br />
Bestelbon<br />
Brcm<br />
leverancier<br />
goe<strong>de</strong>renontvangstdienst<br />
aankoopdienst<br />
De juistheid van <strong>de</strong> facturatie steunt op <strong>de</strong> on<strong>de</strong>rlinge toetsing van <strong>de</strong>ze drie documenten.<br />
De resultaten van <strong>de</strong>ze <strong>controle</strong>s wor<strong>de</strong>n aangetekend op <strong>de</strong> betreffen<strong>de</strong> facturen.<br />
Volgen<strong>de</strong> uitgangspunten zijn ten aanzien van <strong>de</strong>ze registratie en <strong>controle</strong> van toepassing:<br />
- alle facturen wor<strong>de</strong>n rechtstreeks ontvangen door <strong>de</strong> crediteurenadministratie;<br />
- alle facturen wor<strong>de</strong>n on<strong>de</strong>rworpen aan een <strong>controle</strong>, hetgeen o.a. inhoudt dat <strong>de</strong> crediteurenadministratie<br />
<strong>de</strong> aansluiting maakt tussen <strong>de</strong> ontvangen facturen, <strong>de</strong> bestelbon en<br />
<strong>de</strong> ontvangstbon en dat <strong>de</strong> facturen rekentechnisch wor<strong>de</strong>n ge<strong>controle</strong>erd;<br />
- alle facturen wor<strong>de</strong>n genummerd en vervolgens<br />
- boekhoudkundig verwerkt op <strong>de</strong> geeigen<strong>de</strong> rekeningen in het rekeningenstelsel en indien<br />
van toepassing tegen <strong>de</strong> juiste prijzen opgenomen in <strong>de</strong> voorraadadministratie.<br />
3.4. BETALlNG<br />
Eindstadium van <strong>de</strong> aankoopcyclus vormt <strong>de</strong> uitvoering van <strong>de</strong> betaling en <strong>de</strong> registratie<br />
hiervan.<br />
Er dient verzekerd te word en dat alle ge<strong>controle</strong>er<strong>de</strong> en akkoord bevon<strong>de</strong>n facturen aan <strong>de</strong><br />
leveranciers wor<strong>de</strong>n betaald binnen <strong>de</strong> overeengekomen termijnen.<br />
Belangrijk hierbij is dat:<br />
- <strong>de</strong> betaling tijdig (niet vroeg- of laattijdig) geschiedt;<br />
- <strong>de</strong> betalingsvoorwaar<strong>de</strong>n optimaal wor<strong>de</strong>n benut;<br />
- enkel ge<strong>controle</strong>er<strong>de</strong> en goedbevon<strong>de</strong>n facturen voor betaling in aanmerking komen;<br />
- dubbele betalingen wor<strong>de</strong>n verme<strong>de</strong>n;<br />
- <strong>de</strong> betaling correct wordt geregistreerd in <strong>de</strong> leveranciersrekeningen.<br />
3.5. MAGAZIJNFUNCTIE<br />
In het ka<strong>de</strong>r van <strong>de</strong> aankoopcyclus kan niet voorbijgegaan wor<strong>de</strong>n aan het belang van <strong>de</strong><br />
magazijnfunctie.<br />
Dit betreft een typisch bewaren<strong>de</strong> functie welke indien mogelijk liefst losstaat van <strong>de</strong> goe<strong>de</strong>renontvangstaf<strong>de</strong>ling<br />
en <strong>de</strong> verzendaf<strong>de</strong>ling, en in alle gevallosstaat van elke beschikken<strong>de</strong><br />
en registreren<strong>de</strong> functie.<br />
Overdrachten tussen magazijn en voornoem<strong>de</strong> af<strong>de</strong>lingen gebeuren steeds tegen kwijting<br />
voor ontvangst.<br />
De administratieve stock dient bijgehou<strong>de</strong>n door een dienst die functioneellosstaat van <strong>de</strong><br />
magazijnfunctie. Deze registreren<strong>de</strong> taak wordt verricht op basis van <strong>de</strong> hiervoor reeds vermel<strong>de</strong><br />
documenten met betrekking <strong>tot</strong> in- en uitbewegingen. 23
In een geinformatiseer<strong>de</strong> omgeving is het evi<strong>de</strong>nt dat er ook een computerterminal zal<br />
opgesteld zijn in het magazijn, doch <strong>de</strong>ze zal alleen kunnen gebruikt wor<strong>de</strong>n voor consultatie<br />
van <strong>de</strong> administratieve stock.<br />
Uiteraard heeft <strong>de</strong> magazijnier wel mogelijkheid om bijvoorbeeld stocklocaties in te brengen<br />
in het computerbestand.<br />
De <strong>controle</strong>ren<strong>de</strong> functie dient op permanente wijze <strong>de</strong> aansluitingen vast te stellen tussen:<br />
- aankoopfacturen/ontvangst van goe<strong>de</strong>ren en <strong>de</strong> boeking in <strong>de</strong> voorraadadministratie;<br />
- verkoopfacturen/uitlevering van goe<strong>de</strong>ren en <strong>de</strong> afboeking in <strong>de</strong> voorraadadministratie.<br />
Bij informaticatoepassingen kunnen <strong>de</strong>rgelijke cantroles ge'integreerd wor<strong>de</strong>n in <strong>de</strong> programmatuur.<br />
Za dit het geval is, verdient het aanbeveling <strong>de</strong> werking van <strong>de</strong>ze <strong>controle</strong>s te visualiseren in<br />
<strong>de</strong> computeroutput.<br />
Opdat <strong>de</strong> magazijnier zijn bewaren<strong>de</strong> functie kan vervullen, moet voorzien wor<strong>de</strong>n in een<br />
aantal procedures, zoals:<br />
- afsluiting van <strong>de</strong> magazijnruimten van <strong>de</strong> an<strong>de</strong>re operationele af<strong>de</strong>lingen;<br />
- geen toegang <strong>tot</strong> het magazijn voor onbevoeg<strong>de</strong>n;<br />
- or<strong>de</strong> en netheid in <strong>de</strong> magazijnen;<br />
- geen enkele in- of uitbeweging toegelaten zon<strong>de</strong>r document afkomstig van bevoeg<strong>de</strong><br />
diensten en te registreren door <strong>de</strong> administratieve dienst.<br />
Voorts is het uit <strong>controle</strong>oogpunt van belang dat:<br />
- regelmatige (steekproefsgewijze of partieel rouleren<strong>de</strong>) inventaris<strong>controle</strong>s plaatsvin<strong>de</strong>n<br />
door een functionaris onafhankelijk van bewaren<strong>de</strong> en registreren<strong>de</strong> functies. Opdat<br />
voorkomen<strong>de</strong> voorraadverschillen kunnen geanalyseerd en geverifieerd wor<strong>de</strong>n is het<br />
van belang te beschikken over een ge<strong>de</strong>tailleer<strong>de</strong> historiek van alle voorraadbewegingen.<br />
In <strong>de</strong>ze historiek wordt voor elke stockmutatie gerefereerd naar het betreffen<strong>de</strong> document.<br />
- bijzon<strong>de</strong>re aandacht besteed wordt aan procedures (autorisaties) met betrekking <strong>tot</strong><br />
stockrechtzettingen, verschrooting, gratis leveringen, <strong>de</strong>mozendingen, consignatie<br />
stocks, etc ...<br />
,. .<br />
24<br />
3.6. FUNCTIESCHEIDINGEN<br />
Te on<strong>de</strong>rschei<strong>de</strong>n zijn :<br />
- beschikken<strong>de</strong> functies met betrekking <strong>tot</strong>:<br />
- goedkeuren van <strong>de</strong> aankoopopdrachten;<br />
- on<strong>de</strong>rtekening van <strong>de</strong> bestelbons;<br />
- goedkeuring van <strong>de</strong> aankoopfacturen;<br />
- on<strong>de</strong>rtekening van <strong>de</strong> betaalopdrachten;<br />
- verlenen van toegang <strong>tot</strong> gegevensbestan<strong>de</strong>n die met aankopen verband hou<strong>de</strong>n.<br />
- bewaren<strong>de</strong> functies :<br />
- uitschrijven en on<strong>de</strong>rtekenen van ontvangstbonnen;<br />
- magazijnfunctie;<br />
- opvolging van aanvragen van creditnota's aan leveranciers.
- registreren<strong>de</strong> functies met betrekking <strong>tot</strong> on<strong>de</strong>r meer:<br />
- uitschrijven van aankoopopdrachten en bestelbonnen;<br />
- uitschrijven ontvangstbonnen;<br />
- bijhou<strong>de</strong>n van <strong>de</strong> boekhouding (inkopen!crediteuren);<br />
- voeren van <strong>de</strong> voorraadadministratie;<br />
- aanmaak betalingsopdrachten.<br />
- <strong>controle</strong>ren<strong>de</strong> functies:<br />
- afstemmen bestelbon, ontvangstbon en factuur;<br />
- contrale boekhoudkundige registraties met o.a. aansluiting tussen subadministratie en<br />
grootboek;<br />
- inventaris<strong>controle</strong>s op voorra<strong>de</strong>n;<br />
- analyse prijsverschillen, aankoopresultaten, partijresultaten;<br />
- toegangsbeveiliging diverse registraties!bestan<strong>de</strong>n.<br />
Het is evi<strong>de</strong>nt dat a<strong>de</strong>quate taakbeschrijvingen met daaraan gekoppel<strong>de</strong> bevoegdheidsinstructies<br />
nodig zijn voor alle in <strong>de</strong> cyclus betrokken functionarissen.<br />
Wat betreft <strong>de</strong> uitvoeren<strong>de</strong> taken zijn in bepaal<strong>de</strong> gevallen ge<strong>de</strong>tailleer<strong>de</strong> werkinstructies<br />
zeker zinvol voor functies binnen <strong>de</strong> cyclus waar zich het probleem stelt van diverse mogelijke<br />
situaties die elk een on<strong>de</strong>rschei<strong>de</strong>n actie veron<strong>de</strong>rstellen.<br />
Denk hierbij bijvoorbeeld aan <strong>de</strong> ral van <strong>de</strong> goe<strong>de</strong>renontvangstdienst.<br />
25
2. Verkoopcyclus<br />
1. ALGEMEEN<br />
Evenals <strong>de</strong> aankoopactiviteiten vormen ook <strong>de</strong> verkoopactiviteiten van een on<strong>de</strong>rneming in<br />
wezen een ruilproces. Met name wor<strong>de</strong>n waar<strong>de</strong>n van <strong>de</strong> on<strong>de</strong>rneming (goe<strong>de</strong>ren, diensten,<br />
... ) geruild tegen geldmid<strong>de</strong>len. Zulke ruil impliceert een gelijkwaardigheid, die door<br />
een aantal maatregelen van <strong>interne</strong> <strong>controle</strong> zal dienen gewaarborgd te wor<strong>de</strong>n.<br />
De doelstellingen van <strong>de</strong> <strong>interne</strong> <strong>controle</strong> met betrekking <strong>tot</strong> <strong>de</strong> verkoopcyclus betreffen het<br />
organiseren van een samenspel van administratieve procedures die aan <strong>de</strong> on<strong>de</strong>rneming<br />
waarborgen dat alle goe<strong>de</strong>ren en/of diensten tijdig wor<strong>de</strong>n geleverd of gepresteerd, tegen<br />
overeengekomen en geautoriseer<strong>de</strong> prijzen wor<strong>de</strong>n gefactureerd, en dat <strong>de</strong> uit <strong>de</strong>ze transacties<br />
resulteren<strong>de</strong> vor<strong>de</strong>ringen volledig en tijdig wor<strong>de</strong>n ge'ind.<br />
De <strong>interne</strong> <strong>controle</strong> dient dus aan drie fundamentele criteria te beantwoor<strong>de</strong>n:<br />
- <strong>de</strong> correcte uitvoering van <strong>de</strong> transactie;<br />
- <strong>de</strong> volledigheid van facturatie en inning;<br />
- <strong>de</strong> juiste registratie van <strong>de</strong> verrichting.<br />
2. OVERZICHT VERKOOPCYCLUS<br />
26<br />
Binnen <strong>de</strong> verkoopcyclus zijn volgen<strong>de</strong>, elkaar opvolgen<strong>de</strong>, operaties te on<strong>de</strong>rschei<strong>de</strong>n:<br />
- Ontvangst verkoopor<strong>de</strong>r (met specificaties van artikel, kwantiteit, prijs, leveringstermijnen,<br />
betalingscondities, ... );<br />
- Autorisatie van het or<strong>de</strong>r;<br />
- Interne or<strong>de</strong>rvoorbereiding;<br />
- Verzending en ontvangst door klant;<br />
- Facturatie;<br />
- Vor<strong>de</strong>ringopvolging en inning;<br />
- Boekhoudkundige registraties.<br />
Bij het doorlopen van <strong>de</strong>ze cyclus wor<strong>de</strong>n een aantal documenten gegenereerd, waarvan<br />
<strong>de</strong> voornaamste zijn:<br />
- Bestelbon, bevatten<strong>de</strong> alle vereiste specificaties en on<strong>de</strong>rtekend door klant;<br />
- Leveringsbon, bevatten<strong>de</strong> alle nuttige informatie om intern <strong>de</strong> levering te kunnen voorberei<strong>de</strong>n<br />
en het transport te verzekeren. Bij aflevering te on<strong>de</strong>rtekenen door klant;<br />
- Factuur, document dat <strong>de</strong> vor<strong>de</strong>ring vaststelt en bij voorkeur afzon<strong>de</strong>rlijk verstuurd wordt<br />
naar <strong>de</strong> klant.<br />
Synthetiserend kan het verloop van <strong>de</strong> verkoopcyclus als volgt wor<strong>de</strong>n weergegeven:<br />
- De verkoopaf<strong>de</strong>ling ontvangt van <strong>de</strong> commerciele dienst, danwel rechtstreeks van <strong>de</strong><br />
klant, <strong>de</strong> bestellingen en dient ervoor te zorgen dat <strong>de</strong>ze uitgevoerd wor<strong>de</strong>n binnen <strong>de</strong><br />
overeengekomen termijnen;
- Alvorens een besteliing effectief uit te voeren is het van belang dat <strong>de</strong>ze wordt goedgekeurd,<br />
wat betreft <strong>de</strong> commerciele aspecten door <strong>de</strong> verkoopdirectie en wat betreft <strong>de</strong><br />
kredietwaardigheid van <strong>de</strong> klant door <strong>de</strong> krediet<strong>controle</strong>af<strong>de</strong>ling;<br />
- Vervolgens wordt <strong>de</strong> besteliing ter uitvoering doorgegeven aan <strong>de</strong> operationele af<strong>de</strong>lingen.<br />
De goe<strong>de</strong>ren wor<strong>de</strong>n uit stock genom en en klaargemaakt voor expeditie naar <strong>de</strong><br />
klant. Hierbij is het van belang dat <strong>de</strong> opeenvolgen<strong>de</strong> overdrachten van <strong>de</strong> goe<strong>de</strong>ren<br />
wor<strong>de</strong>n geregistreerd (Ieveringsbon) en on<strong>de</strong>r <strong>controle</strong> blijven;<br />
- De facturatieaf<strong>de</strong>ling staat in voor <strong>de</strong> voliedige, tijdige en juiste facturering van alie uitleveringen;<br />
- De boekhouding tenslotte verzorgt <strong>de</strong> registratie van <strong>de</strong> verkopen en <strong>de</strong> eruit resulteren<strong>de</strong><br />
vor<strong>de</strong>ringen in <strong>de</strong> algemene boekhouding en dient <strong>de</strong> tijdige inning van <strong>de</strong> vor<strong>de</strong>ringen<br />
te bewaken.<br />
. - ~<br />
.--:-.:.::..:"~<br />
:".:' :....<br />
-.--: :-:.--.. :,-,:, --.<br />
-- - .. - - . - .',<br />
3. BESPREKING VAN DE INTERNE CONTROLE OP DE<br />
VERKOOPCYCLUS<br />
Voor elk van <strong>de</strong> stappen aangegeven in voorgaan<strong>de</strong> synthese van <strong>de</strong> verkoopcycius zijn<br />
een of meer<strong>de</strong>re objectieven van <strong>interne</strong> <strong>controle</strong> te on<strong>de</strong>rschei<strong>de</strong>n.<br />
De administratieve organisatie dient dan ook zodanig opgezet dat <strong>de</strong>ze objectieven wor<strong>de</strong>n<br />
gerealiseerd .<br />
3.1. BEHANDELlNG VAN DE BESTELLlNGEN<br />
De verkoopaf<strong>de</strong>ling zorgt ervoor dat alle binnengekomen besteliingen systematisch en<br />
chronologisch wor<strong>de</strong>n geregistreerd (doorlopen<strong>de</strong> nummering bestelbonnen), tenein<strong>de</strong> <strong>de</strong><br />
latere uitvoering te kunnen opvolgen.<br />
De commerciele directie autoriseert <strong>de</strong> bestelbonnen wat betreft <strong>de</strong> verkoopprijzen, kortingen,<br />
leverings- en betalingscondities.<br />
De financiele directie <strong>controle</strong>ert <strong>de</strong> kredietwaardigheid van <strong>de</strong> klant door toetsing aan <strong>de</strong><br />
intern vastgeleg<strong>de</strong> kredietlimieten en betalingscondities.<br />
Eenmaal <strong>de</strong> bestelling formeel aanvaard, wordt dit bevestigd aan <strong>de</strong> klant, en wor<strong>de</strong>n <strong>de</strong><br />
nodige maatregelen genomen om <strong>de</strong> tijdige levering aan <strong>de</strong> klant te waarborgen.<br />
Complicaties kunnen zich voordoen in geval van gesprei<strong>de</strong> leveringen of indien er niet voldoen<strong>de</strong><br />
voorraad aanwezig is (opname in backor<strong>de</strong>rbestand).<br />
3.2. LEVERING VAN DE BESTELLlNG<br />
De verkoopaf<strong>de</strong>ling geeft door mid<strong>de</strong>l van een door haar opgestel<strong>de</strong> leveringsbon opdracht<br />
aan het magazijn om <strong>de</strong> goe<strong>de</strong>ren uit stock te nemen en aan <strong>de</strong> expeditieaf<strong>de</strong>ling over te<br />
dragen.<br />
Hetzelf<strong>de</strong> document geeft tevens opdracht aan <strong>de</strong> expeditie <strong>de</strong> goe<strong>de</strong>ren klaar te maken<br />
voor verzending en over te dragen aan <strong>de</strong> transporteur.<br />
Deze laatste draagt op zijn beurt <strong>de</strong> goe<strong>de</strong>ren over aan <strong>de</strong> klant. 27
Het is evi<strong>de</strong>nt dat een goe<strong>de</strong> <strong>interne</strong> <strong>controle</strong> vereist dat voornoem<strong>de</strong> opeenvolgen<strong>de</strong> overdrachten<br />
steeds gebeuren tegen kwijting, waarbij <strong>de</strong> ontvangen<strong>de</strong> partij ervoor verantwoor<strong>de</strong>lijk<br />
is te <strong>controle</strong>ren of <strong>de</strong> overgedragen goe<strong>de</strong>ren overeenstemmen met <strong>de</strong> specificaties<br />
volgens <strong>de</strong> leveringsbon.<br />
Interne procedures stipuleren dat <strong>de</strong> magazijnier geen uitgiften van goe<strong>de</strong>ren mag verrichten<br />
zon<strong>de</strong>r leveringsbon, opgesteld door <strong>de</strong> verkoopaf<strong>de</strong>ling.<br />
Na aflevering aan <strong>de</strong> klant gaat een door <strong>de</strong>ze getekend exemplaar van <strong>de</strong> leveringsbon·<br />
terug naar <strong>de</strong> verkoopaf<strong>de</strong>ling.<br />
3.3. FACTURATIE<br />
De door <strong>de</strong> klant voor ontvangst geteken<strong>de</strong> leveringsbon vormt tesamen met <strong>de</strong> bestelbon<br />
<strong>de</strong> basis voor <strong>de</strong> opmaak van <strong>de</strong> verkoopfactuur. De <strong>interne</strong> <strong>controle</strong> dient te waarborgen<br />
dat alie uitleveringen voliedig, tijdig en tegen <strong>de</strong> juiste verkoopprijzen gefactureerd wor<strong>de</strong>n.<br />
Een veel gebruikte metho<strong>de</strong> om dit te bereiken bestaat in <strong>de</strong> toepassing van het systeem<br />
van voor-facturatie.<br />
Dit houdt in dat een kopie (doorslag) van <strong>de</strong> verkoopfactuur dienst doet als leveringsbon.<br />
Voorts is het zo dat in vrijwel alie ge'informatiseer<strong>de</strong> systemen met betrekking <strong>tot</strong> <strong>de</strong> verkoopcyclus<br />
een automatische koppeling bestaat tussen opmaak van bestelbon, leveringsbon<br />
en facturatie.<br />
Dergelijke programmatuur laat op eenvoudige wijze toe om bijvoorbeeld te <strong>controle</strong>ren<br />
welke bestelbonnen nog niet wer<strong>de</strong>n uitgeleverd of welke leveringen nog niet wer<strong>de</strong>n<br />
gefactureerd.<br />
Een goe<strong>de</strong> informatica betekent hier een belangrijke versterking van <strong>de</strong> <strong>interne</strong> <strong>controle</strong>.<br />
Bijzon<strong>de</strong>re punten van <strong>controle</strong> betreffen <strong>de</strong> in het facturatieproces te hanteren verkoopprijzen,<br />
kortingen, etc. Hieromtrent is een strikte autorisatieprocedure vereist, alsme<strong>de</strong> een<br />
bewaking (beveiliging) van <strong>de</strong> continu correcte toepassing van <strong>de</strong> goedgekeur<strong>de</strong> tarieven.<br />
28<br />
3.4. CONTROLE EN REGISTRATIE<br />
De hiervoor beschreven facturatie moet zon<strong>de</strong>r uitstel en op systematische wijze wor<strong>de</strong>n<br />
geregistreerd in <strong>de</strong> boekhouding.<br />
De feitelijke registratie valt on<strong>de</strong>r <strong>de</strong> verantwoor<strong>de</strong>lijkheid van <strong>de</strong> boekhouding en vindt<br />
plaats op basis van <strong>de</strong> verkoopfacturen. De meeste thans in gebruik zijn<strong>de</strong> boekhoudpakketten<br />
zijn voorzien van een automatische integratie in <strong>de</strong> boekhouding van alle op het systeem<br />
aangemaakte facturen en creditnota's.<br />
Blijven evenwel steeds punten van <strong>interne</strong> <strong>controle</strong>:<br />
- aansluiting bestelbon, leveringsbon en factuur;<br />
- <strong>controle</strong> op <strong>de</strong> nummervolgor<strong>de</strong> van <strong>de</strong> facturen in het verkoopjournaal;<br />
- aansluiting tussen <strong>de</strong> verkooprekeningen en <strong>de</strong> tegenboeking op <strong>de</strong> klantenrekeningen;<br />
- <strong>controle</strong> van <strong>de</strong> op <strong>de</strong> factuur toegepaste prijzen, kortingen;<br />
- narekenen van <strong>de</strong> facturen;
- <strong>controle</strong> op <strong>de</strong> juiste boeking in rekeningenplan;<br />
- <strong>controle</strong> op boeking in juiste perio<strong>de</strong> (afgrenzing levering facturatie);<br />
- opvolgingsprocedures van <strong>de</strong> vor<strong>de</strong>ringen;<br />
- <strong>controle</strong> op <strong>de</strong> autorisaties van waar<strong>de</strong>vermin<strong>de</strong>ringen op vor<strong>de</strong>ringen;<br />
- <strong>controle</strong>s van <strong>de</strong> brutomarges per artikelgroep, klant, etc.<br />
3.5. ONTVANGST BETALlNG<br />
..<br />
. :!...~
Zeker in bedrijven die beschikken over een (analytische) boekhouding gekoppeld aan een<br />
systeem van verkoopstatistieken zijn <strong>de</strong> <strong>controle</strong>mogelijkhe<strong>de</strong>n legio. Denk bijvoorbeeld<br />
aan brutowinstanalyse per produkt(groep), per klant, per factuur(lijn), etc.<br />
In feite dient ernaar gestreefd uit <strong>de</strong> massa van transacties alleen <strong>de</strong>ze te selecteren die bijzon<strong>de</strong>re<br />
aandacht vergen, zoals bijvoorbeeld brutowinstmarges bene<strong>de</strong>n een vooropgezet<br />
percentage. De procedures van <strong>interne</strong> <strong>controle</strong> dienen zodanig opgezet dat <strong>de</strong>rgelijke bijzon<strong>de</strong>re<br />
verkopen wor<strong>de</strong>n geselecteerd en ter <strong>controle</strong> gerapporteerd aan <strong>de</strong> bevoeg<strong>de</strong><br />
functionaris.<br />
3.8. GOEDERENBEWEGING<br />
Zoals reeds in <strong>de</strong> inleiding besproken, vormt <strong>de</strong> goe<strong>de</strong>renbeweging in kwantiteiten een<br />
omspannen<strong>de</strong> <strong>controle</strong> van zowel aankoop- als verkoopcyclus (inciusief het fabricageproces).<br />
Een sluiten<strong>de</strong> goe<strong>de</strong>renbeweging is het sluitstuk van <strong>de</strong> <strong>interne</strong> <strong>controle</strong> op <strong>de</strong> verkoopcycius.<br />
De eenvoudige formule:<br />
8eginvoorraad + Aankopen - Eindvoorraad = Verkopen<br />
visualiseert hetverband tussen twee stroomgroothe<strong>de</strong>n en <strong>de</strong> voorraad.<br />
Deze laatste is eenvoudig te verifieren door mid<strong>de</strong>l van inventarisatie. Om dan veNolgens<br />
<strong>de</strong> volledigheid van <strong>de</strong> verantwoor<strong>de</strong> verkopen te <strong>controle</strong>ren volstaat het <strong>de</strong> volledigheid<br />
van <strong>de</strong> aankopen als in gang in <strong>de</strong> formule on<strong>de</strong>r <strong>controle</strong> te krijgen.<br />
Dit laatste wordt gerealiseerd door verband te leggen met <strong>de</strong> uitgaan<strong>de</strong> geldstroom.<br />
Het systeem van permanente inventaris gekoppeld aan <strong>de</strong> bewegingen op <strong>de</strong> aankoop- en<br />
verkooprekeningen in <strong>de</strong> boekhouding is een illustratie van een geintegreer<strong>de</strong> <strong>controle</strong> op<br />
<strong>de</strong> goe<strong>de</strong>renbeweging.<br />
3.9. FUNCTIESCHEIDINGEN<br />
T e on<strong>de</strong>rschei<strong>de</strong>n zijn:<br />
• Beschikken<strong>de</strong> functies met betrekking <strong>tot</strong>:<br />
- algemene commerciele politiek en in het bijzon<strong>de</strong>r <strong>de</strong> goedkeuring van verkoopprijzen<br />
en -condities;<br />
- goedkeuring van klantenkrediet;<br />
- autorisatie van levering van goe<strong>de</strong>ren;<br />
- toegang <strong>tot</strong> databestan<strong>de</strong>n die met verkopen verband hou<strong>de</strong>n;<br />
- autorisatie van creditnota's en van het afboeken van oninbare vor<strong>de</strong>ringen.<br />
• Bewaren<strong>de</strong> functies :<br />
- magazijnfunctie;<br />
- <strong>de</strong>biteurenadministratie.<br />
• Registreren<strong>de</strong> functies:<br />
- opmaken van bestelbonnen, leveringsbonnen, verkoopfacturen, creditnota's;<br />
30 -bijhou<strong>de</strong>n van verkoopjournaal.
• Controleren<strong>de</strong> functies:<br />
- <strong>controle</strong> van verkoopfacturen en creditnota's;<br />
- afstemming van <strong>de</strong> verkoopjournalen en subadministratie <strong>de</strong>biteuren met <strong>de</strong> grootboekrekeningen;<br />
- opvolging van <strong>de</strong> ou<strong>de</strong>rdomsoverzichten <strong>de</strong>biteuren;<br />
- opvolging van betwistingen met <strong>de</strong>biteuren;<br />
- <strong>controle</strong>s op <strong>de</strong> goe<strong>de</strong> werking en beveiliging van computerprogramma's die verband<br />
hou<strong>de</strong>n met <strong>de</strong> verkoopcycius.<br />
Het is evi<strong>de</strong>nt dat <strong>de</strong> scheidingen tussen <strong>de</strong>ze functies niet steeds in <strong>de</strong> praktijk te realiseren<br />
zijn. Evenwel is uit intern <strong>controle</strong>oogpunt een scheiding tussen <strong>de</strong> bewaren<strong>de</strong>, registreren<strong>de</strong><br />
en beschikken<strong>de</strong> functies een noodzaak.<br />
,.<br />
".. ~ _., _ ~_= i"<br />
.<br />
~ .".~<br />
31
3. Financiele cyclus<br />
1. ALGEMEEN<br />
De geldstromen maken <strong>de</strong> waar<strong>de</strong>nkringloop rond. Immers uit <strong>de</strong> aankopen ontston<strong>de</strong>n<br />
schul<strong>de</strong>n en uit <strong>de</strong> verkopen vor<strong>de</strong>ringen welke door mid<strong>de</strong>l van <strong>de</strong> geldstromen, te weten<br />
betaling respectievelijk inning vereffend wor<strong>de</strong>n. Aangezien <strong>de</strong> geldst~omen <strong>de</strong>rhalve dicht<br />
aanleunen bij aan- en verkoopcyclus, moet wor<strong>de</strong>n opgemerkt dat doublures met hetgeen<br />
besproken werd bij <strong>de</strong>ze cycli niet geheel te voorkomen zijn.<br />
Het proces <strong>de</strong>r geldmid<strong>de</strong>len vertoont <strong>de</strong>zelf<strong>de</strong> karakteristieken als het goe<strong>de</strong>renopslagproces<br />
namelijk ontvangsten, bewaring en uitgiften. Ontvangen en uitgeven zijn beschikken<strong>de</strong><br />
functies terwijl <strong>de</strong> kassier uitsluitend een bewaren<strong>de</strong> functie vervult. Ten behoeve van een<br />
goe<strong>de</strong> <strong>interne</strong> <strong>controle</strong> dient <strong>de</strong> kassiersfunctie ten alien tij<strong>de</strong> geschei<strong>de</strong>n te blijven van <strong>de</strong><br />
beschikken<strong>de</strong> en registreren<strong>de</strong> functies.<br />
Het on<strong>de</strong>rscheid met goe<strong>de</strong>ren bestaat eruit dat geld (of waar<strong>de</strong>papieren) gemakkelijk<br />
«draagbaar», meestal niet ge'f<strong>de</strong>ntificeerd en V00r ie<strong>de</strong>reen bruikbaar is. Bijgevolg zullen<br />
speciale <strong>interne</strong> <strong>controle</strong>maatregelen dienen getroffen te wor<strong>de</strong>n om te verhin<strong>de</strong>ren dat<br />
ongeoorloof<strong>de</strong> betalingen of het niet of niet tijdig afdragen van ontvangsten voorkomen.<br />
T engevolge van <strong>de</strong> specifieke gevaren verbon<strong>de</strong>n aan het werken met contant geld of<br />
waar<strong>de</strong>papieren zal <strong>de</strong> ver<strong>de</strong>re bespreking inge<strong>de</strong>eld war<strong>de</strong>n in contant geldverkeer en<br />
giraal geldverkeer.<br />
2. CONTANT GELDVERKEER<br />
2.1. DE KASSIERSFUNCTIE<br />
De taak van kassier houdt in het bewaren van geldmid<strong>de</strong>len in functie van ontvangsten en<br />
betalingen in contant geld. Zowel voor het ontvangen van geld en als voor het doen van<br />
betalingen heeft <strong>de</strong> kassier een schriftelijke opdracht nodig van een functionaris die een<br />
beschikken<strong>de</strong> bevoegdheid bezit.<br />
T enein<strong>de</strong> <strong>de</strong> zorgvuldige behan<strong>de</strong>ling van <strong>de</strong> geldmid<strong>de</strong>len zoveel mogelijk te garan<strong>de</strong>ren<br />
dient <strong>de</strong> kassier zich te hou<strong>de</strong>n aan strikte voorschriften welke vastgelegd zijn in <strong>de</strong> kasinstructie.<br />
Hierin zal on<strong>de</strong>rmeer zijn voorgeschreven dat <strong>de</strong> kassier:<br />
• nooit geld mag ontvangen of betalingen mag verrichten zon<strong>de</strong>r schriftelijke opdracht van<br />
een daartoe bevoeg<strong>de</strong> functionaris;<br />
• nooit zelf kwijting mag verlenen voor <strong>de</strong> door hem ontvangen bedragen;<br />
• zich bij <strong>de</strong> ontvangst van cheques moet overtuigen van legitimatie/ bankkaartnummer,<br />
• toeziet dat bij overschrijding van een vastgesteld maximum kassaldo het overtollig<br />
bed rag direct wordt afgestort;<br />
• <strong>de</strong> kasbewijzen direct inschrijft in zijn hulpkasboek en <strong>de</strong> bewijzen voorziet van <strong>de</strong> afdruk<br />
32 «betaald» alsme<strong>de</strong> van <strong>de</strong> datum van betaling, regelmatig zelf zijn kas opneemt.
- .<br />
~ .. '._ ._ .-. _- 0 .. "·<br />
2.2. HET BEWAREN VAN GELDMIDDELEN<br />
De maatregelen van <strong>interne</strong> <strong>controle</strong> die met betrekking <strong>tot</strong> <strong>de</strong> bewaring van geldmid<strong>de</strong>len<br />
dienen te wor<strong>de</strong>n voorzien betreffen het veilig opbergen van het geld en het geven van<br />
stringente instructies aan <strong>de</strong> bewaar<strong>de</strong>r (kassier).<br />
De kassier is verantwoor<strong>de</strong>lijk voor <strong>de</strong> hem toevertrouw<strong>de</strong> geldmid<strong>de</strong>len en van hem kan<br />
principieel geen enkele fout getolereerd wor<strong>de</strong>n. De opberging van het geld dient te gebeuren<br />
in een geldkist, brandkast of kluis. Wanneer <strong>de</strong> geldvoorraad belangrijke bedragen<br />
betreft zal bij voorkeur een toegangsregeling met twee verschilien<strong>de</strong> sleutels, waarvan een<br />
bij <strong>de</strong> kassier en een bij een leidinggevend persoon, zijn voorzien. De kasinstructie betreffen<strong>de</strong><br />
het maximale kassaldo beperkt het risico van verlies door brand of diefstal. Indien <strong>de</strong><br />
vastgestel<strong>de</strong> maximumgrens wordt overschre<strong>de</strong>n dient <strong>de</strong> kassier terstond het overtoliige<br />
geld bij <strong>de</strong> bank te storten.<br />
In bepaal<strong>de</strong> organisaties kunnen meer<strong>de</strong>re kassiers war<strong>de</strong>n aangesteld, waarbij een of<br />
meer<strong>de</strong>re kassiers zijn belast met <strong>de</strong> ontvangstfunctie (bijvoorbeeld winkelbedrijven) terwijl<br />
een an<strong>de</strong>re kassier <strong>de</strong> betaalfunctie waarneemt (bijvoorbeeld bijhou<strong>de</strong>n van <strong>de</strong> «kleine<br />
kas»).<br />
Het is van belang <strong>de</strong> kassier te instrueren aangaan<strong>de</strong> <strong>de</strong> aard van <strong>de</strong> geldmid<strong>de</strong>len waaruit<br />
zijn kassaldo mag zijn samengesteld. Het dient ten alien tij<strong>de</strong> te wor<strong>de</strong>n verme<strong>de</strong>n dat kasgeld<br />
wordt vervangen door «tegoedbonnen» aangezien hierdoor een mogelijkheid <strong>tot</strong> «slepen»<br />
met kasgel<strong>de</strong>n wordt gecreeerd. Slepen betreft het laattijdig verantwoor<strong>de</strong>n van kasgel<strong>de</strong>n<br />
ten behoeve van persoonlijk gebruik.<br />
,¥- > •<br />
. ~":. -.~ '-~'~>:,~'~ ~.;}: >:;.<br />
-.-. -.-, .-. -- .. --.. ~.-'<br />
2.3. HET BESCHIKKEN OVER GELDMIDDELEN<br />
Zoals reeds eer<strong>de</strong>r gesteld mag <strong>de</strong> kassier slechts geld en ontvangen of betalen op basis<br />
van schriftelijke opdrachten van bevoeg<strong>de</strong> personen. Dit geldt niet enkel ten aanzien van<br />
ontvangsten van verkopen of betalingen aan crediteuren maar eveneens voor <strong>interne</strong> transacties<br />
zoals het uitbetalen van voorschotten aan het personeel. Dit laatste zou in principe<br />
alieen mogen gebeuren op basis van een schriftelijke opdracht van <strong>de</strong> personeelsdienst.<br />
Ten aanzien van <strong>de</strong> betalingen zal <strong>de</strong> schriftelijke opdracht meestal bestaan uit voor<br />
akkoord geteken<strong>de</strong> facturen, betalingsopdrachten en <strong>de</strong>rgelijke. Deze documenten dienen<br />
bij betaling te wor<strong>de</strong>n gewaarmerkt ter voorkoming van dubbele betaling.<br />
Met betrekking <strong>tot</strong> <strong>de</strong> ontvangsten zal <strong>de</strong> schriftelijke toestemming <strong>tot</strong> het in ontvangst<br />
nemen van bedragen in <strong>de</strong> praktijk meestal samenvallen met het tekenen van <strong>de</strong> kwitantie.<br />
Ter versterking van <strong>de</strong> <strong>interne</strong> <strong>controle</strong> verdient het nochtans <strong>de</strong> voorkeur <strong>de</strong> beschikken<strong>de</strong><br />
functie (geeft <strong>de</strong> toestemming <strong>tot</strong> ontvangst en tekent na ontvangst af voor kwijting) en <strong>de</strong><br />
kassiersfunctie volledig geschei<strong>de</strong>n te laten en <strong>de</strong> volledige procedure «toestemming/ ontvangstlkwijting»<br />
te doorlopen. Bijvoorbeeld, indien een bedrijf contante verkopen heeft zou<br />
<strong>de</strong> opdracht <strong>tot</strong> het in ontvangst nemen van een bepaald bedrag moeten uitgaan van <strong>de</strong><br />
verkoopdienst. Deze maakt hiervan een aantekening op een blad «dagverkopen contant»,<br />
waarvan een kopie naar <strong>de</strong> administratie gaat. Deze laatste boekt op basis hiervan het kassaldo.<br />
De klant gaat met zijn ontvangstopdracht naar <strong>de</strong> kassier en rekent af. De kassier<br />
geeft <strong>de</strong> klant een ontvangstbewijs hetgeen terug aan <strong>de</strong> verkoopdienst wordt voorgelegd; 33
Deze tekent op <strong>de</strong> factuur C.q. leveringsbon af voor kwijting. Op basis van dit document<br />
kan <strong>de</strong> klant zijn goe<strong>de</strong>ren afhalen bij <strong>de</strong> magazijnier.<br />
Er dient te wor<strong>de</strong>n opgemerkt dat waar<strong>de</strong>papieren (voorbeeld wissels, cheques, maaltijdcheques,<br />
enz ... ) <strong>interne</strong> <strong>controle</strong>-technisch op <strong>de</strong>zelf<strong>de</strong> wijze als contant geld moeten wor<strong>de</strong>n<br />
behan<strong>de</strong>ld. Indien zulke waar<strong>de</strong>papieren ook per post wor<strong>de</strong>n ontvangen, zal hiervan<br />
vastlegging gebeuren door <strong>de</strong> persoon die <strong>de</strong> post opent.<br />
2.4. HET VERANTWOORDEN VAN GELDMIDDELEN<br />
De kassier is als bewaar<strong>de</strong>r van <strong>de</strong> «voorraad» geld verplicht om van zijn han<strong>de</strong>lingen volledig<br />
rekenschap af te leggen. Hij heeft ervoor te zorgen dat het kassaldo dat aanwezig moet<br />
zijn er ook daadwerkelijk is en hij dient ten alien tij<strong>de</strong> te kunnen nagaan hoe het kassaldo is<br />
ontstaan. Hiertoe houdt <strong>de</strong> kassier een hulpkasboek bij waar <strong>de</strong> mutaties in chronologische<br />
volgor<strong>de</strong> wor<strong>de</strong>n ingeschreven. Dit hulpkasboek heeft ver<strong>de</strong>r geen enkele boekhoudkundige<br />
betekenis aangezien <strong>de</strong> kasbewegingen door <strong>de</strong> administratie word en geboekt op basis<br />
van <strong>de</strong> ontvangst- en betalingsopdrachten ontvangen van <strong>de</strong> beschikken<strong>de</strong> functies. Het<br />
hulpkasboek wordt wel gebruikt als steunpunt voor <strong>de</strong> <strong>controle</strong> tussen het werkelijk aanwezige<br />
saldo en het bed rag volgens het grootboek.<br />
De <strong>controle</strong> van het aanwezige kasgeld gebeurt mid<strong>de</strong>ls kasopname door iemand die niet<br />
betrokken is bij het kasbeheer. Bij een kasopname telt <strong>de</strong> kassier het aanwezige kasgeld en<br />
an<strong>de</strong>re waar<strong>de</strong>papieren terwijl <strong>de</strong> opnemer hiervan een protocol opmaakt. Dit laatste wordt<br />
door zowel kassier als opnemer on<strong>de</strong>rtekend. Het origineel wardt door <strong>de</strong> <strong>controle</strong>ur<br />
(opnemer) gebruikt voor afstemming met het grootboek. Indien er verschillen<strong>de</strong> kassen zijn<br />
dienen <strong>de</strong>ze principieel simultaan te war<strong>de</strong>n opgenomen om te voorkomen dat tussen <strong>de</strong><br />
opnames gel<strong>de</strong>n wor<strong>de</strong>n overgebracht van <strong>de</strong> ene naar <strong>de</strong> an<strong>de</strong>re kas.<br />
34<br />
2.5. HET KASREGISTER<br />
In een groot aantal on<strong>de</strong>rnemingen zoals winkelbedrijven, warenhuizen, supermarkten<br />
speelt het contante geldverkeer een belangrijke roJ. Bovendien is het in dit soort bedrijven<br />
moeilijk om functiescheidingen toe te passen. De kassier vervult hier een registreren<strong>de</strong>,<br />
bewaren<strong>de</strong> en zelfs beschikken<strong>de</strong> (verkopen) functie. In <strong>de</strong>ze gevallen is het kasregister<br />
een goed hulpmid<strong>de</strong>l om <strong>de</strong> <strong>interne</strong> <strong>controle</strong> te versterken.<br />
Het kasregister registreert zichtbaar voar <strong>de</strong> klant (door mid<strong>de</strong>l van een <strong>controle</strong>venster)<br />
welke bedragen hij verschuldigd is. Deze bedragen word en afgedrukt op een kassabon, die<br />
als kwitantie aan <strong>de</strong> klant wordt overhandigd. Bovendien wor<strong>de</strong>n <strong>de</strong> ingetikte bedragen<br />
afgedrukt op een <strong>controle</strong>strook en opgenomen in een of meer telwerken, welke zich achter<br />
slot in het kasregister bevin<strong>de</strong>n. Na sluiting verricht <strong>de</strong> kassier zelf zijn kasopname en<br />
legt dit vast op een kasopnameformulier. De kasopnemer laat <strong>de</strong> <strong>tot</strong>aalbedragen van <strong>de</strong><br />
telwerken afdrukken (en maakt <strong>de</strong> telwerken daarmee leeg), opent het kasregister en verwij<strong>de</strong>rt<br />
<strong>de</strong> <strong>controle</strong>strook. De <strong>tot</strong>aalbedragen <strong>de</strong>r telwerken dienen overeen te stem men<br />
met het door <strong>de</strong> kassier afgedragen kasgeld.<br />
De <strong>interne</strong> <strong>controle</strong>-waar<strong>de</strong> van het kasregister is evenwel afhankelijk van <strong>de</strong> kritische<br />
insteliing van <strong>de</strong> klanten. Deze waar<strong>de</strong> kan echter versterkt word en door an<strong>de</strong>re maatregelen<br />
zoals het inschakelen van «test-buyers».
3. GIRAAL GELDVERKEER<br />
Het girale geldverkeer wijkt af van het contante geldverkeer doordat enerzijds geen geld<br />
hoeft bewaard te wor<strong>de</strong>n en an<strong>de</strong>rzijds ontvangsten!betalingen onafhankelijk van <strong>de</strong><br />
on<strong>de</strong>rneming door <strong>de</strong> bank war<strong>de</strong>n geregistreerd. De on<strong>de</strong>rneming ontvangt hiervan chronologische<br />
rekeninguittreksels. Van elk uittreksel moet <strong>de</strong> administratie nagaan of het aansluit<br />
met het vorige uittreksel (nummer en saldo). Tevens dient <strong>de</strong> administratie regelmatig<br />
te verifieren of het saldo volgens uittreksel aansluit met het grootboek.<br />
Het grootboek wordt bijgewerkt aan <strong>de</strong> hand van <strong>de</strong> rekeninguittreksels, terwijl <strong>de</strong> subadministraties<br />
<strong>de</strong>biteuren en crediteuren wor<strong>de</strong>n bijgewerkt aan <strong>de</strong> hand van <strong>de</strong> bijlagen bij<br />
het uittreksel (ge<strong>de</strong>tailleer<strong>de</strong> <strong>de</strong>bet- of creditberichten). De periodieke afstemming van subadministraties<br />
<strong>de</strong>biteuren! crediteuren en van het saldo volgens het bankuittreksel met het<br />
grootboek dienen <strong>de</strong> volledige en juiste registratie van <strong>de</strong> mutaties te garan<strong>de</strong>ren. Ingeval<br />
<strong>de</strong> subadministraties en het grootboek een ge'integreerd systeem vormen, vergen <strong>de</strong> boekingen<br />
op onpersoonlijke rekeningen (d.i. an<strong>de</strong>re dan individuele klanten - of leveranciersrekeningen)<br />
voldoen<strong>de</strong> <strong>controle</strong>.<br />
Ten aanzien van betalingen weze vermeld dat betalingsopdrachten slechts mogen wor<strong>de</strong>n<br />
getekend op basis van <strong>de</strong> originele factuur voarzien van een bewijs van <strong>de</strong> door <strong>de</strong> administratie<br />
verrichte factuur<strong>controle</strong>s (afstemming met bestelbon en ontvangstbon). Na on<strong>de</strong>rtekening<br />
van <strong>de</strong> betalingsopdracht dient <strong>de</strong> procuratiehou<strong>de</strong>r <strong>de</strong> facturen te merken voor<br />
betaald en dit ter vermijding van dubbele betaling. Betalingen boven een bepaald bedrag<br />
wor<strong>de</strong>n bij voorkeur door twee person en on<strong>de</strong>rtekend. Een geschreven instructie regelt<br />
welke personen bevoegd zijn om over <strong>de</strong> banksaldi te beschikken en <strong>tot</strong> welke bedragen.<br />
Tenslotte dient <strong>de</strong> ontvangst, <strong>de</strong> bewaring en uitgifte van blanco betalingsopdrachten en<br />
cheques geregeld te zijn.<br />
4. GEAUTOMATISEERDE BETALlNGEN<br />
On<strong>de</strong>rnemingen gaan meer en meer over <strong>tot</strong> «geautomatiseer<strong>de</strong>» betaling van hun aankopen.<br />
Bijvoorbeeld <strong>de</strong> in <strong>de</strong> computer ingevoer<strong>de</strong> aankoopfacturen war<strong>de</strong>n vergeleken:<br />
• qua ontvangen hoeveelhe<strong>de</strong>n met <strong>de</strong> bestelbon en <strong>de</strong> goe<strong>de</strong>renontvangstbon;<br />
• qua prijzen met <strong>de</strong> bestelbon.<br />
Aankoopfacturen zon<strong>de</strong>r afwijkingen wor<strong>de</strong>n zon<strong>de</strong>r meer aanvaard (door <strong>de</strong> computer<br />
goedgekeurd) en geboekt op <strong>de</strong> leveranciersrekeningen; aankoopfacturen die afwijkingen<br />
vertonen ten opzichte van bestelbon en! of ontvangstbon wor<strong>de</strong>n op een uitzon<strong>de</strong>ringslijst<br />
opgenomen.<br />
Dit proces van geprogrammeer<strong>de</strong> afstemming met an<strong>de</strong>re in het systeem opgeslagen<br />
gegevens wordt «computer matching» genoemd.<br />
Voor <strong>de</strong> door het systeem goedgekeur<strong>de</strong> aankoopfacturen alsook voor <strong>de</strong> manueel goedgekeur<strong>de</strong><br />
aankoopfacturen opgenomen in <strong>de</strong> subadministratie «Ieveranciers», wor<strong>de</strong>n door<br />
het systeem op vervaldag betalingsopdrachten vervaardigd. Veelal nemen <strong>de</strong>ze betalingsopdrachten<br />
<strong>de</strong> vorm aan van een diskette die naar <strong>de</strong> bank wordt gestuurd, ofwel gebeurt<br />
<strong>de</strong> transfert via een mo<strong>de</strong>mverbinding. Indien een on<strong>de</strong>rneming zulke technieken gebruikt,<br />
dienen <strong>interne</strong> <strong>controle</strong>-technisch enkele bijkomen<strong>de</strong> procedures gerespecteerd te wor- 35
<strong>de</strong>n. De beveiliging van het stambestand leveranciers (bv. tegen ongeoorloof<strong>de</strong> wijziging<br />
van bankrekeningnummers) en van het openstaan<strong>de</strong> facturenbestand (bv. tegen ongeoorloof<strong>de</strong><br />
wijziging van factuurgegevens) zal moeten verzekerd wor<strong>de</strong>n. Ver<strong>de</strong>r zal in een goed<br />
georganiseer<strong>de</strong> on<strong>de</strong>rneming:<br />
• het systeem vooreerst een betalingsvoorstelrapport vervaardigen. Dit rapport wordt door<br />
<strong>de</strong> verantwoor<strong>de</strong>lijke van <strong>de</strong> leveranciersboekhouding op geldigheid en aanvaardbaarheid<br />
nagezien. Eventuele correcties op het voorstel wor<strong>de</strong>n aangebracht (bv. facturen<br />
waarvan <strong>de</strong> betaling enige tijd dient ingehou<strong>de</strong>n te wor<strong>de</strong>n). De verantwoor<strong>de</strong>lijke van <strong>de</strong><br />
leveranciersboekhouding doet tevens enkele steekproeven op bankrekeningnummers;<br />
• vervolgens vervaardigt het systeem <strong>de</strong> betalingsopdracht op gegevensdrager tesamen<br />
met een ge<strong>de</strong>tailieer<strong>de</strong> lijst van <strong>de</strong> inhoud van <strong>de</strong>ze en een <strong>controle</strong>rapport met <strong>controle</strong><strong>tot</strong>alen;<br />
• <strong>de</strong> te betalen aankoopfacturen wor<strong>de</strong>n tesamen met <strong>de</strong> gegevensdrager, <strong>de</strong> lijst en het<br />
<strong>controle</strong>rapport aan <strong>de</strong> procuratiehou<strong>de</strong>r overhandigd. Deze <strong>controle</strong>ert <strong>de</strong> te betalen<br />
posten aan <strong>de</strong> hand van <strong>de</strong> aankoopfacturen. De <strong>tot</strong>alen van <strong>de</strong> lijst wor<strong>de</strong>n door hem<br />
aangesloten met het initiele betalingsvoorstel (rekening hou<strong>de</strong>nd met <strong>de</strong> eventueel aangebrachte<br />
correcties op het voorstel), alsme<strong>de</strong> met het <strong>controle</strong>rapport. Deze laatste<br />
aansluiting gebeurt zowel voor batch<strong>tot</strong>alen (<strong>tot</strong>aal te betalen) als voor hash<strong>tot</strong>alen (bv.<br />
<strong>tot</strong>aal van alle bankrekeningnummers van <strong>de</strong> in <strong>de</strong> lijstl diskette opgenomen leveranciers);<br />
• tenslotte autoriseert <strong>de</strong> procuratiehou<strong>de</strong>r <strong>de</strong> betalingsopdracht en stuurt hij <strong>de</strong> diskette<br />
en het <strong>controle</strong>rapport naar <strong>de</strong> bank;<br />
• <strong>de</strong> bank <strong>controle</strong>ert of batch- en hash<strong>tot</strong>alen van <strong>de</strong> diskette overeenstemmen met het<br />
<strong>controle</strong>rapport.<br />
36
1. ALGEMEEN<br />
4. Personeelscyclus<br />
Evenals materiele vaste activa en voorra<strong>de</strong>n vormt <strong>de</strong> personeelscapaciteit een waar<strong>de</strong> in<br />
<strong>de</strong> on<strong>de</strong>rneming waarvan <strong>de</strong> aanwending moet bewaakt wor<strong>de</strong>n.<br />
De <strong>interne</strong> organisatie met betrekking <strong>tot</strong> person eel en payroll heeft on<strong>de</strong>rmeer betrekking<br />
op:<br />
- aanstelling en ontslag van personeel (in uitvoering van planning en budgetten);<br />
- vaststelling van salaris of uurloon;<br />
- vaststelling van <strong>de</strong> gelever<strong>de</strong> prestaties of werktij<strong>de</strong>n;<br />
- berekening van <strong>de</strong> personeelskosten en <strong>de</strong> opstelling van <strong>de</strong> afrekeningen inzake R.S.Z.,<br />
bedrijfsvoorheffing en nettosalarissen/lonen;<br />
- uitbetaling van <strong>de</strong> personeelskosten;<br />
- boekhoudkundige registratie <strong>de</strong>r personeelskosten.<br />
In dit overzicht blijken vooral <strong>de</strong> beschikken<strong>de</strong> en registreren<strong>de</strong> functies aan bod te komen.<br />
Daarnaast zal ook <strong>de</strong> <strong>controle</strong>ren<strong>de</strong> functie niet mogen ontbreken.<br />
De <strong>interne</strong> <strong>controle</strong> met betrekking <strong>tot</strong> <strong>de</strong> personeelscyclus zal in belangrijke mate steunen<br />
op het creeren van functiescheidingen met betrekking <strong>tot</strong> <strong>de</strong> hiervoor opgesom<strong>de</strong> functies<br />
en taken.<br />
2. FUNCTIESCHEIDINGEN<br />
In <strong>de</strong> praktijk zal <strong>de</strong> beschikken<strong>de</strong> functie waargenomen wor<strong>de</strong>n door <strong>de</strong> topleiding, dan<br />
wel door een rechtstreeks on<strong>de</strong>r <strong>de</strong>ze leiding ressorteren<strong>de</strong> personeelsdienst. Daarbij is het<br />
vaak zo dat stafme<strong>de</strong>werkers in belangrijke mate kunnen betrokken wor<strong>de</strong>n in <strong>de</strong> aanwervings-<br />
en selectieprocedures met betrekking <strong>tot</strong> nieuwe personeelsle<strong>de</strong>n, doch dat <strong>de</strong> uitein<strong>de</strong>lijke<br />
beslissing (beschikken<strong>de</strong> functie) in han<strong>de</strong>n blijft van <strong>de</strong> hoogste leiding.<br />
De basisinformatie inzake personeelsbestand en beloningsgrondslagen wordt vastgelegd in<br />
personeelsdossiers en op steekkaarten of in een database.<br />
Centralisatie van <strong>de</strong>ze basisinformatie bij een personeelsdienst is van belang voor <strong>de</strong> uniformiteit<br />
in <strong>de</strong> regelingen en schept <strong>de</strong> mogelijkheid om op een centraal punt een overzicht te<br />
verkrijgen van alle lopen<strong>de</strong> personeelsovereenkomsten, hetgeen <strong>de</strong> <strong>controle</strong> vergemakkelijkt.<br />
De registreren<strong>de</strong> functies zijn primair gericht op het systematisch vastleggen van <strong>de</strong><br />
gepresteer<strong>de</strong> werktij<strong>de</strong>n, <strong>de</strong> basis maandsalarissen of uurlonen, en het doorgeven van<br />
<strong>de</strong>ze informatie aan <strong>de</strong> dienst belast met <strong>de</strong> payrollberekeningen. De organisatie van <strong>de</strong><br />
registreren<strong>de</strong> functie wordt bepaald door <strong>de</strong> aard van <strong>de</strong> personeelsactiviteiterl en <strong>de</strong> informatiebehoeften<br />
terzake. Denk bijvoorbeeld aan produktiviteitspremies, regiewerk, werk ter<br />
plaatse bij <strong>de</strong> client, enz.<br />
De registratie van <strong>de</strong> personeelsprestaties kan niet los gezien wor<strong>de</strong>n van een <strong>controle</strong> op<br />
<strong>de</strong> aanwezigheid van het person eel. 37
De <strong>interne</strong> <strong>controle</strong>s op aanwezigheid c.q. prestaties van het personeel zullen naargelang<br />
<strong>de</strong> omstandighe<strong>de</strong>n sterk uiteenlopen.<br />
Mogelijkhe<strong>de</strong>n zijn oogtoezicht door <strong>de</strong> leiding, tijdregistreerapparaten, speciale <strong>controle</strong>urs,<br />
prestatierapporten die voor akkoord getekend wor<strong>de</strong>n door <strong>de</strong> client, enz.<br />
De uitvoeren<strong>de</strong> functie inzake <strong>de</strong> payrollberekeningen wordt meestal on<strong>de</strong>rgebracht bij een<br />
externe dienst (sociaal secretariaat). Controles zijn nodig op <strong>de</strong> juistheid en volledigheid van<br />
<strong>de</strong> informatieverstrekking aan <strong>de</strong>ze dienst en op <strong>de</strong> betrouwbaarheid van het verwerkingsproces.<br />
Indien <strong>de</strong> payrollberekeningen in huis gebeuren dient een functiescheiding georganiseerd<br />
tussen <strong>de</strong> betreffen<strong>de</strong> dienst en <strong>de</strong> overige af<strong>de</strong>lingen die betrokken zijn in <strong>de</strong> personeelscyclus.<br />
T enslotte is er nog <strong>de</strong> beschikken<strong>de</strong> functie met betrekking <strong>tot</strong> <strong>de</strong> betaling van <strong>de</strong> personeelskosten<br />
die uiteraard eveneens dient verbijzon<strong>de</strong>rd.<br />
Per on<strong>de</strong>r<strong>de</strong>el van <strong>de</strong> personeelscyclus dienen <strong>de</strong> functies en taakbeschrijvingen te wor<strong>de</strong>n<br />
vastgelegd.<br />
3.VERBANDSCONTROLES<br />
Bij prestatiebeloning zijn verbands<strong>controle</strong>s te organiseren door <strong>de</strong> link te leggen met <strong>de</strong><br />
goe<strong>de</strong>ren- of dienstenstroom.<br />
In sommige produktie- of dienstenbedrijven zijn <strong>tot</strong>aal<strong>controle</strong>s mogelijk tussen <strong>de</strong> per perio<strong>de</strong><br />
uitbetaal<strong>de</strong> uren en <strong>de</strong> gepresteer<strong>de</strong> uren op werkor<strong>de</strong>rs volgens <strong>de</strong> nacalculaties.<br />
Dergelijke periodieke verbands<strong>controle</strong>s dienen door een <strong>controle</strong>ren<strong>de</strong> functionaris te wor<strong>de</strong>n<br />
verricht, waarbij tevens aandacht voor het risico van verschuivingen tu ss en perio<strong>de</strong>s en<br />
tussen werkor<strong>de</strong>rs.<br />
Bij tijdsbeloning is vooral <strong>de</strong> organisatie van <strong>de</strong> aanwezigheids<strong>controle</strong>s van belang (tikklokken<br />
en oogtoezicht).<br />
4. CIJFERANALYSE<br />
Statistische opvolging van elementen zoals shoptime - jobtime, directe versus indirecte<br />
uren, overuren, absente'lsme, ziekteverzuim, enz. zijn ook uit intern <strong>controle</strong>oogpunt van<br />
belang.<br />
5. BIJZONDERE CONTROLES<br />
Bijzon<strong>de</strong>re aspecten van <strong>interne</strong> <strong>controle</strong> betreffen:<br />
- <strong>de</strong> <strong>controle</strong>s op <strong>de</strong> tijdige betalingen van bedrijfsvoorheffing en sociale lasten;<br />
- <strong>de</strong> boekhoudkundige aansluitingen met jaarlijkse verzamelloonstaat, aangiften bedrijfsvoorheffing<br />
en R.S.Z.;<br />
- <strong>de</strong> volledigheid van <strong>de</strong> wettelijke en aanvullen<strong>de</strong> verzekeringen;<br />
38. - pensioenaspecten.
" .<br />
..<br />
1. ALGEMEEN<br />
5. Investeringsgoe<strong>de</strong>ren<br />
De <strong>interne</strong> <strong>controle</strong>s inzake investeringsgoe<strong>de</strong>ren betreffen <strong>de</strong> vaste activa en met name<br />
zowel <strong>de</strong> fysisch waarneembare materiele vaste activa als <strong>de</strong> immateriele en <strong>de</strong> financiele<br />
vaste activa.<br />
Kenmerkend voor <strong>de</strong>ze laatste is dat mutaties meestal niet zo frequent optre<strong>de</strong>n en dat bijgevolg<br />
in <strong>de</strong> meeste on<strong>de</strong>rnemingen geen specifieke procedures van <strong>interne</strong> <strong>controle</strong> terzake<br />
voorzien zijn.<br />
Wat <strong>de</strong> materiele vaste activa betreft, on<strong>de</strong>rschei<strong>de</strong>n <strong>de</strong>ze zich van <strong>de</strong> vlotten<strong>de</strong> activa doordat<br />
zij geen on<strong>de</strong>r<strong>de</strong>el uitmaken van <strong>de</strong> courante waar<strong>de</strong>nkringloop of goe<strong>de</strong>renbeweging,<br />
en daardoor voor een aantal aspecten veelal buiten <strong>de</strong> routine <strong>interne</strong> <strong>controle</strong>s vallen.<br />
Niettemin dienen ook met betrekking <strong>tot</strong> vaste activa <strong>de</strong> nodige <strong>interne</strong> <strong>controle</strong>s georganiseerd<br />
te wor<strong>de</strong>n, waarbij uiteraard zal gesteund wor<strong>de</strong>n op functiescheidingen.<br />
2. FUNCTIESCHEIDINGEN<br />
... .<br />
-:~;:r}R\~;--:r<br />
, ~<br />
2.1. BESCHIKKENDE FUNCTIE<br />
De beslissingen <strong>tot</strong> aanschaf van vaste activa dienen in pnncipe altijd door <strong>de</strong> hoogste leiding<br />
genomen. Wat betreft <strong>de</strong> courante vervangingsinvestenngen maakt <strong>de</strong>ze beslissing normaliter<br />
<strong>de</strong>el uit van <strong>de</strong> jaarbudgetten, en wordt alnaargelang <strong>de</strong> belangrijkheid van <strong>de</strong> afzon<strong>de</strong>rlijke<br />
investeringen in meer<strong>de</strong>re of min<strong>de</strong>re mate <strong>de</strong> uitvoering ge<strong>de</strong>legeerd aan <strong>de</strong> lagere leiding.<br />
De min<strong>de</strong>r courante investeringen en met name <strong>de</strong> strategische investeringen in nieuwe<br />
produktiecapaciteit of <strong>de</strong> verwerving van participaties, vallen praktisch altijd on<strong>de</strong>r <strong>de</strong> exclusieve<br />
bevoegdheid van <strong>de</strong> hoogste leiding. Dergelijke beslissingen raken immers meestal <strong>de</strong><br />
financiele structuur van <strong>de</strong> on<strong>de</strong>meming en dienen te ka<strong>de</strong>ren in <strong>de</strong> lange termijn-objectieven.<br />
De beslissingen terzake dienen dan ook bij voorkeur opgenomen in <strong>de</strong> notulen van <strong>de</strong><br />
Raad van Bestuur of het Directiecomite.<br />
De realisatie van <strong>de</strong> investeringsbeslissing verloopt ult intern <strong>controle</strong>oogpunt bij voorkeur<br />
volgens een aanbestedingsprocedure.<br />
Ingeval van <strong>de</strong>legatie van <strong>de</strong> uitvoering zal <strong>de</strong> leiding erop toezien dat <strong>de</strong> voorgeschreven<br />
procedures correct wor<strong>de</strong>n toegepast. Bijvoorbeeld <strong>de</strong>nt aan een voldoen<strong>de</strong> aantal potentiele<br />
leveranciers een offerte gevraagd en dient <strong>de</strong> selectie te gebeuren volgens objectieve<br />
criteria. Wanneer <strong>de</strong> hoogste leiding <strong>de</strong> uitvoering van <strong>de</strong> investeringsbeslissingen aan zichzelf<br />
voorbehoudt, vallen <strong>de</strong>ze buiten <strong>de</strong> procedures van <strong>interne</strong> <strong>controle</strong>. T rouwens in geval<br />
van <strong>de</strong>legatie is het ook geen uitzon<strong>de</strong>ring dat <strong>de</strong> richtlijnen van <strong>interne</strong> <strong>controle</strong> wor<strong>de</strong>n<br />
« overruled» door beslissingen van <strong>de</strong> hoogste leiding.<br />
Bijzon<strong>de</strong>re aandacht vergen ver<strong>de</strong>r <strong>de</strong> procedures met betrekking <strong>tot</strong> buitengebruikstelling<br />
en verkoop van vaste activa. Ook hier zal meestal <strong>de</strong> beschikken<strong>de</strong> functie in han<strong>de</strong>n blijven<br />
van <strong>de</strong> hoogste leiding. Bij <strong>de</strong>legatie zijn maatregelen van <strong>interne</strong> <strong>controle</strong> vereist met<br />
betrekking <strong>tot</strong> <strong>de</strong> vaststelling van <strong>de</strong> verkoopprijs, leverings- en betalingscondities. 39
2.2. REGISTRERENDE FUNCTIE<br />
De registreren<strong>de</strong> functie gaat bij vaste activa ver<strong>de</strong>r dan het louter vastleggen in <strong>de</strong> boekhouding<br />
van een aankoop- of verkooptransactie.<br />
De materiele vaste activa moeten wor<strong>de</strong>n geregistreerd in <strong>de</strong> investerings- en afschrijvingstabellen.<br />
Bij <strong>de</strong>ze registratie moet tevens vastgelegd wor<strong>de</strong>n waar <strong>de</strong> goe<strong>de</strong>ren zich fysisch<br />
bevin<strong>de</strong>n (bijvoorbeeld welke af<strong>de</strong>ling in fabriek).<br />
In samenhang daarmee vereist een goe<strong>de</strong> <strong>interne</strong> <strong>controle</strong> dat <strong>de</strong> investeringsgoe<strong>de</strong>ren<br />
een registratie- of i<strong>de</strong>ntificatienummer verkrijgen (bij voorkeur niet-verwij<strong>de</strong>rbaar aangebracht<br />
op het goed), dat verwijst naar <strong>de</strong> investeringstabellen of een an<strong>de</strong>r registratiesysteem.<br />
Dergelijke registratie is niet altijd evi<strong>de</strong>nt te realiseren. Bijvoorbeeld ingeval van samenbouw<br />
van industriele installaties bestaat een produktie-eenheid vaak uit een veelheid van afzon<strong>de</strong>rlijk<br />
aangekochte goe<strong>de</strong>ren en materialen, die samen <strong>de</strong> investeringswaar<strong>de</strong> uitmaken.<br />
In <strong>de</strong>rgelijke gevallen zal <strong>de</strong> registreren<strong>de</strong> functie in overleg met bijvoorbeeld <strong>de</strong> produktieaf<strong>de</strong>ling<br />
bij bedrijfsklaarheid <strong>de</strong> investeringswaar<strong>de</strong> en registratiewijze bepalen.<br />
2.3. CONTROLERENDE EN BEWARENDE FUNCTIES<br />
Deze functies zijn onontbeerlijk in het systeem van <strong>interne</strong> <strong>controle</strong> op <strong>de</strong> vaste activa.<br />
Concreet houdt dit in dat <strong>controle</strong> dient plaats te vin<strong>de</strong>n op <strong>de</strong> aanwezigheid en <strong>de</strong> aanwending<br />
van <strong>de</strong>ze activa.<br />
Vooral wat betreft <strong>de</strong> roeren<strong>de</strong> goe<strong>de</strong>ren is dit niet altijd evi<strong>de</strong>nt te realiseren.<br />
Denk bijvoorbeeld aan een aanneembedrijf waar <strong>de</strong> machines en uitrustingsgoe<strong>de</strong>ren verspreid<br />
zijn over tientallen werven.<br />
In <strong>de</strong>rgelijke situatie zal <strong>de</strong> registreren<strong>de</strong> functie een vorm van permanente opvolging van<br />
<strong>de</strong> activa moeten organiseren.<br />
De <strong>controle</strong>ren<strong>de</strong> functie steunt voornamelijk op fysieke aanwezigheids<strong>controle</strong>s op <strong>de</strong><br />
vaste activa. Deze <strong>controle</strong>s wor<strong>de</strong>n bij voorkeur partieel roulerend verricht door een functionaris<br />
die losstaat van <strong>de</strong> operationele activiteiten.<br />
Een vorm van indirecte <strong>controle</strong> is meestal te organiseren ingeval <strong>de</strong> aanwending van <strong>de</strong><br />
vaste activa rechtstreeks toewijsbare opbrengsten teweeg brengt, zoals bijvoorbeeld in een<br />
transportbedrijf.<br />
In het algemeen kan gesteld wor<strong>de</strong>n dat zon<strong>de</strong>r een <strong>de</strong>gelijke registratie van <strong>de</strong> vaste<br />
activa geen zinvolle <strong>controle</strong>s op <strong>de</strong> aanwezigheid zijn uit te voeren.<br />
40
6. Geautomatiseer<strong>de</strong> gegevensverwerking<br />
· .<br />
.. '<br />
1. ALGEMEEN<br />
Het inschakelen van computers in <strong>de</strong> gegevensverwerking heeft <strong>tot</strong> gevolg dat <strong>de</strong> toepassing<br />
van een aantal «klassieke» <strong>interne</strong> <strong>controle</strong>maatregelen niet meer mogelijk zal zijn of<br />
aan betekenis zal inboeten. An<strong>de</strong>rzijds zal door het toepassen van bepaal<strong>de</strong> technieken en<br />
eigenhe<strong>de</strong>n van <strong>de</strong> geautomatiseer<strong>de</strong> gegevensverwerking op een aantal punten een versterking<br />
van <strong>de</strong> <strong>interne</strong> <strong>controle</strong> optre<strong>de</strong>n.<br />
Omstandighe<strong>de</strong>n waardoor <strong>de</strong> <strong>interne</strong> <strong>controle</strong> kan verzwakken zijn:<br />
- <strong>de</strong> integratie van voorheen meervoudige registraties in een systeem, waardoor <strong>de</strong> mogelijkheid<br />
wegvalt om langs verschillen<strong>de</strong> weg verkregen verwerkingsuitkomsten van <strong>de</strong>zelf<strong>de</strong><br />
basisgegevens met elkaar te <strong>controle</strong>ren;<br />
- het in een verwerkingsproces uitvoeren van een reeks administratieve han<strong>de</strong>lingen waardoor<br />
<strong>de</strong> mogelijkheid van tussentijdse afstemmingen of beoor<strong>de</strong>ling van <strong>de</strong> uitkomsten<br />
wegvalt;<br />
- <strong>de</strong> betrouwbaarheid van <strong>de</strong> verwerking is als gevolg van <strong>de</strong> vorige punten in zeer sterke<br />
mate afhankelijk van <strong>de</strong> juistheid en volledigheid van <strong>de</strong> invoergegevens;<br />
- in vele gevallen is het moeilijk <strong>de</strong> juistheid van <strong>de</strong> individuele uitkomsten te beoor<strong>de</strong>len<br />
omdat er geen directe relatie met <strong>de</strong> ingevoer<strong>de</strong> gegevens is vast te stellen;<br />
- door het opnemen van ongeoorloof<strong>de</strong> instructies in het programma is opzettelijke be'invloeding<br />
van <strong>de</strong> uitkomsten mogelijk, zon<strong>de</strong>r dat <strong>de</strong>ze be'invloeding direct zichtbare sporen<br />
hoeft achter te laten;<br />
- er vindt een concentratie plaats van gegevensverzamelingen bij een beperkt aantal specialisten<br />
(computerprogrammeurs, operators) waardoor het risico van frauduleuze ingrepen<br />
toeneemt en an<strong>de</strong>rzijds <strong>de</strong> kans op ont<strong>de</strong>kking ervan afneemt doordat <strong>de</strong> meeste<br />
gegevens zijn vastgelegd op niet voor een leek leesbare wijze;<br />
- <strong>de</strong> concentratie van gegevens en informatie op een locatie verhoogt het risico van verloren<br />
gaan ervan door verkeer<strong>de</strong> han<strong>de</strong>lingen, machinestoringen of calamiteiten;<br />
- ingeval van een beperkte geheugencapaciteit ontbreekt vaak een systematische vastlegging<br />
van mutatie-overzichten, waardoor moeilijkhe<strong>de</strong>n optre<strong>de</strong>n bij <strong>controle</strong> achteraf en<br />
bij het verklaren van verschillen (accounting trail);<br />
- bij geintegreerd systeem ontstaat <strong>de</strong> mogelijkheid dat gebruikers via terminals op ongeoorloof<strong>de</strong><br />
wijze toegang verkrijgen <strong>tot</strong> niet voor hen bestem<strong>de</strong> informatie en eventueel <strong>de</strong><br />
mogelijkheid krijgen <strong>de</strong>ze informatie te wijzigen;<br />
- door het vaak wegvallen van documenten kan het voorkomen dat het niet meer mogelijk<br />
is om achteraf vast te stellen of een actie kon of mocht wor<strong>de</strong>n on<strong>de</strong>rnomen;<br />
- indien in het verwerkingsproces zogenaam<strong>de</strong> routinematige beslissingen wor<strong>de</strong>n meegeprogrammeerd<br />
kan het gevaar ontstaan dat <strong>de</strong> leiding niet steeds het nodige inzicht in<br />
het toegepaste systeem blijft behou<strong>de</strong>n, hetgeen <strong>tot</strong> een uitholling van <strong>de</strong> bestuursfunctie<br />
kan lei<strong>de</strong>n;<br />
- een geautomatiseerd informatiesysteem bestrijkt <strong>de</strong>rhalve meestal meer dan alleen <strong>de</strong><br />
registratiefunctie en komt op het terrein van <strong>de</strong> besluitvorming en <strong>de</strong> uitvoering, hetgeen<br />
een aantasting kan betekenen van <strong>de</strong> <strong>controle</strong>-technische functiescheidingen; 41
- tenslotte weze aangestipt dat in vele organisaties <strong>de</strong> werking van <strong>de</strong> primaire bedrijfsactiviteiten<br />
zoals verkoop en produktie in sterke mate, dan wel volledig afhankelijk zijn<br />
van een goed functionerend computersysteem.<br />
Na al dit negatiefs over computergebruik mogen we toch niet voorbijgaan aan <strong>de</strong> voor<strong>de</strong>len<br />
die <strong>de</strong> geautomatiseer<strong>de</strong> gegevensverwerking met zich meebrengt.<br />
Zo on<strong>de</strong>rmeer:<br />
- <strong>de</strong> snelheid van verwerking en <strong>de</strong> ermee gepaard gaan<strong>de</strong> uitschakeling van routinematige<br />
arbeid;<br />
- <strong>de</strong> in principe steeds juiste verwerking waardoor manuele accuratessefouten wor<strong>de</strong>n uitgesloten;<br />
- <strong>de</strong> mogelijkheid van geprogrammeer<strong>de</strong> <strong>controle</strong>s;<br />
- <strong>de</strong> vaak enorme mogelijkhe<strong>de</strong>n die <strong>de</strong> computer biedt wat betreft verwerking en analyse<br />
van managementinformatie en besturing en beheersing van <strong>de</strong> on<strong>de</strong>rnemingsprocessen.<br />
2.CONTROLEMAATREGELEN<br />
Het samenstel van <strong>controle</strong>maatregelen dat in system en van geautomatiseer<strong>de</strong> informatieverzorging<br />
noodzakelijk is, kan als volgt wor<strong>de</strong>n on<strong>de</strong>rschei<strong>de</strong>n:<br />
- maatregelen van organisatorische aard met betrekking <strong>tot</strong>:<br />
• <strong>de</strong> ontwikkeling van het systeem;<br />
• <strong>de</strong> plaats van het computercentrum in <strong>de</strong> organisatie;<br />
• <strong>de</strong> organisatie van het computercentrum zelf.<br />
- maatregelen ter verzekering van <strong>de</strong> goe<strong>de</strong> werking:<br />
• in <strong>de</strong> computer ingebouw<strong>de</strong> <strong>controle</strong>s;<br />
• geprogrammeer<strong>de</strong> <strong>controle</strong>s;<br />
• <strong>controle</strong> van programma's;<br />
• beveiliging en reconstructie. ,<br />
42<br />
2.1. CONTROLE OP DE ONTWIKKELlNG VAN HET SYSTEEM<br />
Volgen<strong>de</strong> punten zijn van belang:<br />
- betrokkenheid van <strong>de</strong> directie, in min<strong>de</strong>re of meer<strong>de</strong>re mate, doch steeds goedkeuring bij<br />
aantal kritieke fasen;<br />
- instelling van een stuurgroep waarin gebruikers, computerspecialisten en eventueel «tussen-<strong>de</strong>skundigen»<br />
hun plaats hebben;<br />
- inventarisatie van <strong>de</strong> bestaan<strong>de</strong> organisatie, problem en en knelpunten;<br />
- alternatieve mogelijkhe<strong>de</strong>n van automatisering en motivatie van keuze;<br />
- past voorgesteld plan op <strong>de</strong> bedrijfsproblematiek;<br />
- sluiten <strong>de</strong> on<strong>de</strong>r<strong>de</strong>len van dit plan op elkaar en op reeds bestaan<strong>de</strong> automatiseringssystemen<br />
aan;<br />
- is <strong>de</strong> opzet van <strong>de</strong> <strong>interne</strong> <strong>controle</strong> in het automatiseringssysteem aanvaardbaar;<br />
- wordt <strong>de</strong> invloed op taken en verantwoor<strong>de</strong>lijkhe<strong>de</strong>n dui<strong>de</strong>lijk <strong>tot</strong> uitdrukking gebracht;<br />
- welk type computer - welke type software - kostenaspect;<br />
- noodzaak van een <strong>de</strong>gelijke documentatie van het systeem (ontwerp) opdat:<br />
• gebruiker het systeem kan kennen;
• systeemontwerper verantwoording kan afleggen;<br />
• evaluatie en beoor<strong>de</strong>ling kan plaatsvin<strong>de</strong>n;<br />
• systeemtests kunnen uitgevoerd wor<strong>de</strong>n;<br />
• systeemwijzigingen achteraf relatief eenvoudig mogelijk blijven,<br />
Tij<strong>de</strong>ns en na <strong>de</strong> systeemontwikkeling wordt door of namens <strong>de</strong> gebruikers vastgesteld<br />
dat:<br />
- documentatie voldoen<strong>de</strong> is;<br />
- voldoen<strong>de</strong> rekening gehou<strong>de</strong>n werd met <strong>de</strong> typische kenmerken en variaties in het<br />
bedrijfsgebeuren;<br />
- <strong>de</strong> computeroutput voldoet aan<br />
• eisen van <strong>de</strong> operationele af<strong>de</strong>lingen;<br />
• eisen van <strong>de</strong> administratie;<br />
• eis van tijdigheid,<br />
Het belang van dui<strong>de</strong>lijk gepresenteer<strong>de</strong> en leesbare in- en output kan niet on<strong>de</strong>rschat<br />
wor<strong>de</strong>n!<br />
- er voldoen<strong>de</strong> <strong>interne</strong> <strong>controle</strong>maatregelen zijn m,b,t.:<br />
• volledigheid, juistheid, tijdigheid, geoorloofdheid, lokaliseerbaarheid;<br />
• gebruikmaking van geprogrammeer<strong>de</strong> <strong>controle</strong>s;<br />
• omspannen<strong>de</strong> <strong>tot</strong>aal<strong>controle</strong>s;<br />
• beveiliging gegevensverzamelingen;<br />
• mogelijkheid <strong>tot</strong> afstemming met <strong>de</strong> werkelijkheid,<br />
- <strong>de</strong> correctieprocedures voldoen<strong>de</strong> stringent zijn (wie?) en in ie<strong>de</strong>r geval visuele sporen<br />
achterlaten;<br />
- reconstructiemogelijkhe<strong>de</strong>n voorzien zijn;<br />
- accounting trail niet vergeten is, en <strong>de</strong> output voldoen<strong>de</strong> <strong>controle</strong>erbare informatie bevat.<br />
2.2. PLAATS EN ORGANISATIE VAN HET COMPUTERCENTRUM IN HET<br />
BEDRIJF<br />
Gezien <strong>de</strong> ontwikkeling van <strong>de</strong> laatste jaren naar steeds eenvoudiger te bedienen en goedkopere<br />
computers valt in <strong>de</strong> meeste bedrijven een <strong>de</strong>centralisaHe van <strong>de</strong> klassieke compu-'<br />
teraf<strong>de</strong>ling waar te nemen.<br />
De diverse operationele en administratieve af<strong>de</strong>lingen correspon<strong>de</strong>ren via terminals direct<br />
met een centrale computer, ofwel werken ze met (een netwerk van) lokale computers,<br />
Aldus kennen veel bedrijven in hun organisatie geen afgezon<strong>de</strong>rd computercentrum meer.<br />
Wat nog overblijft van <strong>de</strong> oorspronkelijke computercentra is vaak een eel van systeemana<br />
Iysten/ programmeurs die verantwoor<strong>de</strong>lijk zijn voor <strong>de</strong> eigen systeemontwikkeling en -<br />
on<strong>de</strong>rhoud in het bedrijf,<br />
Uit een oogpunt van <strong>interne</strong> <strong>controle</strong> is het een vereiste dat <strong>interne</strong> systeemanalysten/programmeurs<br />
onafhankelijk staan ten opzichte van elke beheren<strong>de</strong>, bewarenae en registreren<strong>de</strong><br />
activiteit. Met hun specialistische kennis is <strong>de</strong> kans op niet -<strong>de</strong>tecteerbare frauduleuze<br />
ingrepen immers levensgroot. Vanuit <strong>de</strong> gebruikers en me<strong>de</strong> namens <strong>de</strong> directie dient<br />
erover gewaakt dat <strong>de</strong>ze specialisten geen onge<strong>controle</strong>er<strong>de</strong> toegang hebben <strong>tot</strong> gegevensverzamelingen<br />
en in gebruik zijn<strong>de</strong> programma's, 43
In <strong>de</strong> praktijk en dan vooral in kleinere bedrijven is dit niet altijd eenvoudig en soms zelf<br />
praktisch gezien niet te realiseren. De leiding dient zich dan wel bewust te zijn van <strong>de</strong><br />
risico's en moet er voor instaan dat zoveel mogelijk alternatieve contralemaatregelen wor<strong>de</strong>n<br />
voorzien:<br />
Voor het overige wordt verwezen naar specialistische lectuur met betrekking <strong>tot</strong> <strong>de</strong> plaats<br />
en organisatie van een effectief computercentrum in een grate on<strong>de</strong>rneming.<br />
2.3. IN DE COMPUTER INGEBOUWDE CONTROLES<br />
De ingebouw<strong>de</strong> contrales hebben vooral <strong>tot</strong> doel <strong>de</strong> signalering van onopzettelijke fouten<br />
bij <strong>de</strong> bediening en 'input, en van fouten als gevolg van technische oorzaken in <strong>de</strong> machine.<br />
Deze contrales vormen een on<strong>de</strong>r<strong>de</strong>el van het hardwaresysteem, zij functioneren dus automatisch<br />
zon<strong>de</strong>r dat hiertoe speciale voorzieningen door <strong>de</strong> gebruiker noodzakelijk zijn.<br />
Gezien <strong>de</strong> nogal technische aard van <strong>de</strong>ze contrale wordt hierop niet ver<strong>de</strong>r ingegaan.<br />
2.4. GEPROGRAMMEERDE CONTROLES<br />
Het belangrijkste doel van geprogrammeer<strong>de</strong> contrales is een compensatie te vin<strong>de</strong>n voor<br />
het bij <strong>de</strong> geautomatiseer<strong>de</strong> gegevensverwerking ontbreken van <strong>de</strong> kritische menselijke<br />
beoor<strong>de</strong>ling. Aan <strong>de</strong> ene kant bie<strong>de</strong>n gepragrammeer<strong>de</strong> contrales hiervoor slechts een<br />
beperkte compensatie daar zij slechts mogelijk zijn voorzover <strong>de</strong> aan <strong>de</strong> gewenste beoor<strong>de</strong>ling<br />
ten grondslag Iiggen<strong>de</strong> maatstaven als kwantitatief meetbare norm en zijn te formuleren.<br />
Aan <strong>de</strong> an<strong>de</strong>re kant hebben <strong>de</strong> gepragrammeer<strong>de</strong> contrales het voor<strong>de</strong>el veel effectiever te<br />
zijn dan door <strong>de</strong> mens uitgevoer<strong>de</strong> contrales, omdat een computer <strong>de</strong>rgelijke contrales<br />
altijd en met een volstrekte systematiek zal toepassen.<br />
De gepragrammeer<strong>de</strong> <strong>controle</strong>s kunnen inge<strong>de</strong>eld wor<strong>de</strong>n als volgt:<br />
- <strong>controle</strong>s op invoer van informatie;<br />
- <strong>controle</strong>s op informatieverzamelingen;<br />
- contrales op <strong>de</strong> bewerking van informatie;<br />
- re<strong>de</strong>lijkheids<strong>controle</strong>s.<br />
Voorbeel<strong>de</strong>n van gepragrammeer<strong>de</strong> contrales zijn:<br />
a. Toegangs<strong>controle</strong>s <strong>tot</strong> <strong>de</strong> computer, loafs:<br />
44<br />
• het gebruik maken van systeemsoftware waarin gespecifieerd welke terminals en welke<br />
gebruikers toegang hebben <strong>tot</strong> welge<strong>de</strong>finieer<strong>de</strong> programma's en bestan<strong>de</strong>n;<br />
• een contactsleutel waarmee <strong>de</strong> gebruiker een terminal in werking moet stellen;<br />
• i<strong>de</strong>ntificatie van <strong>de</strong> gebruiker via een password (algemeen of geindividualiseerd) en/of<br />
een i<strong>de</strong>ntificatienummer;<br />
• via het invoerstation beantwoor<strong>de</strong>n van een korte reeks vragen waarap alleen <strong>de</strong> geautoriseer<strong>de</strong><br />
gebruiker het antwoord kan weten;<br />
• signalisering (via logboek) van alle pogingen (zowel succesvolle als niet) <strong>tot</strong> toegang <strong>tot</strong><br />
het systeem of <strong>tot</strong> <strong>de</strong>elsystemen met vermelding van gegevens inzake <strong>de</strong> gebruiker.
-<br />
. ~: .~:<br />
.. :.: ~~ -- ~~: -: ~:.~:--,<br />
:::X::I~~::~~:r<br />
",:. In <strong>de</strong> praktijk blijken paswoor<strong>de</strong>n en sleutels al te snel gemeengoed te wor<strong>de</strong>n en blijft er<br />
van effectieve beveiliging meestal zeer weinig over. Daarom <strong>de</strong> noodzaak passwords regelmatig<br />
te wijzigen en zeker na cruciale gebeurtenissen zoals overplaatsing of ontslag.<br />
b. Controfes op <strong>de</strong> juistheid en vol/edigheid van <strong>de</strong> invoer, zoafs "<br />
• het klassieke gebruik maken van manuele voortellingen waarvan het <strong>tot</strong>aal na <strong>de</strong> invoer<br />
wardt afgestemd met het door <strong>de</strong> computer bereken<strong>de</strong> <strong>controle</strong><strong>tot</strong>aal;<br />
• het toetsen van ingevoer<strong>de</strong> gegevens op hun re<strong>de</strong>lijkheid, bijvoorbeeld op het aantal cijfers<br />
waaruit een getal bestaat, vergelijking van ingevoer<strong>de</strong> gegevens met reeds in computer<br />
aanwezige gegevens en signaleren van afwijkingen die een bepaal<strong>de</strong> marge overschrij<strong>de</strong>n;<br />
• uitprint van <strong>de</strong> ingevoer<strong>de</strong> gegevens die visueel kan vergeleken wor<strong>de</strong>n met <strong>de</strong> basisgegevens;<br />
• het op het beeldscherm presenteren van omschrijving indien een klant - of artikelnummer<br />
wordt ingegeven, zodat <strong>de</strong> omschrijving kan vergeleken wor<strong>de</strong>n met <strong>de</strong> basisgegevens;<br />
• signalering van of blokkering bij het ontbreken van basisgegevens in bijvoorbeeld een<br />
facturatieprogramma (zoals geen mogelijkheid <strong>tot</strong> facturatie indien ciientnaam ontbreekt);<br />
• een uiterst gevoelig punt bij <strong>de</strong> invoer zijn <strong>de</strong> correcties op eer<strong>de</strong>r ingevoer<strong>de</strong> gegevens<br />
of het rechtzetten van fouten in gegevensverzamelingen.<br />
Aangezien <strong>de</strong> kans op misbruiken hier enorm toeneemt (immers het gaat om niet routinetransacties)<br />
<strong>de</strong>nt er in eerste instantie een zeer strikte correctieprocedure georganiseerd te<br />
war<strong>de</strong>n. In principe dient elke correctie geautoriseerd te war<strong>de</strong>n door een hoger geplaatste<br />
functionaris dan <strong>de</strong>gene die <strong>de</strong> correctie doorvoert.<br />
c. Controfes op informatieverzamefingen of bestan<strong>de</strong>n, zoafs "<br />
• het door <strong>de</strong> computer berekenen van <strong>controle</strong>ren<strong>de</strong> verzamel<strong>tot</strong>alen waarvan <strong>de</strong> mutatie<br />
kan afgestemd wor<strong>de</strong>n met <strong>de</strong> <strong>tot</strong>al en van een mutatieverslag of met eventueel manuele<br />
vastlegging;<br />
• het uitprinten van een basisbestand voor en na elke wijziging van basisgegevens en het in<br />
<strong>de</strong>tail <strong>controle</strong>ren van wijzigingen. Bijvoorbeeld het artikelbestand bij een wijziging van <strong>de</strong><br />
verkoopprijzen, het clientenbestand bij wijziging van <strong>de</strong> kortingspercentages;<br />
• het door <strong>de</strong> computer op elkaar afstemmen van wijzigingen in bestan<strong>de</strong>n, bijvoorbeeld<br />
mutatie <strong>tot</strong>aal te ontvangen volgens clientenbestand met <strong>tot</strong>aal volgens facturatierun en<br />
met mutatie verkoopstatistiek;<br />
• het systematisch en automatisch registreren van alle wijzigingen in basisbestan<strong>de</strong>n en het<br />
periodiek afdrukken van <strong>de</strong>ze wijzigingen op <strong>de</strong> terminal/ printer van <strong>de</strong> <strong>interne</strong> audit.<br />
d. Re<strong>de</strong>fljkheidscontrofes (limit checks, feasibility checks).<br />
Deze <strong>controle</strong>s dienen <strong>de</strong>els ter vervanging van <strong>de</strong> kritische menselijke waarneming die tij<strong>de</strong>ns<br />
het manuele proces van informatieverwerking op een aantal punten gewoonlijk een<br />
beoor<strong>de</strong>ling inhoudt. An<strong>de</strong>rzijds zullen <strong>de</strong>ze <strong>controle</strong>s opgenomen in een computerprogramma<br />
door hun systematische toepassing veel effectiever werken dan <strong>de</strong> menselijke<br />
waarneming dat kan.<br />
Re<strong>de</strong>lijkheids<strong>controle</strong>s hou<strong>de</strong>n in dat van invoergegevens, tussenresultaten of einduitkomsten<br />
van het informatieverwerken<strong>de</strong> proces wordt getoetst of zij wel re<strong>de</strong>lijkerwijs aanvaard- 45
aar zijn. Dit impliceert wel dat <strong>de</strong> toetsingscriteria of <strong>de</strong> grenzen van <strong>de</strong> re<strong>de</strong>lijkheid vooraf<br />
aan <strong>de</strong> computer wor<strong>de</strong>n me<strong>de</strong>ge<strong>de</strong>eld, evenals eventuele wijzigingen achteraf.<br />
Ten aanzien van <strong>de</strong> toleranties wor<strong>de</strong>n aan bei<strong>de</strong> zij<strong>de</strong>n grenzen van doelmatigheid gesteld,<br />
namelijk:<br />
• <strong>de</strong> re<strong>de</strong>lijkheids<strong>controle</strong>s mogen niet te kritisch werken omdat daardoor een te groot<br />
aantal posten wordt gesignaleerd ter verificatie. Dit is niet alleen tijdrovend en kostbaar,<br />
doch heeft bovendien al gauw <strong>tot</strong> gevolg dat het na<strong>de</strong>re on<strong>de</strong>rzoek van <strong>de</strong> gesignaleer<strong>de</strong><br />
posten slechts oppervlakkig en weinig serieus zal geschie<strong>de</strong>n;<br />
• <strong>de</strong> toleranties mogen evenmin te ruim wor<strong>de</strong>n gesteld omdat dan het risico ontstaat dat<br />
belangrijke en mogelijke systematische fouten ongesignaleerd blijven.<br />
Een van <strong>de</strong> meest interessante mogelijkhe<strong>de</strong>n van re<strong>de</strong>lijkheids<strong>controle</strong> is <strong>de</strong> uitzon<strong>de</strong>ringsrapportering.<br />
Bijvoorbeeld toegepast op een verkoopfacturatieprogramma of verkoopstatistiek<br />
kan <strong>de</strong> directie een rapportering bekomen van alle verkopen bene<strong>de</strong>n een bepaal<strong>de</strong><br />
brutomarge of met een korting welke een bepaald percentage van <strong>de</strong> verkoopprijs te boven<br />
gaat.<br />
In feite zijn het <strong>de</strong>ze uitzon<strong>de</strong>ringsgevallen die dienen gesignaleerd te wor<strong>de</strong>n en beoar<strong>de</strong>eld<br />
op hun aanvaardbaarheid of autorisatie.<br />
46<br />
2.5. CONTROLE VAN PROGRAMMA'S<br />
Het behoeft geen betoog dat, alvarens een programma in gebruik wordt genomen, door<br />
mid<strong>de</strong>l van doeltreffen<strong>de</strong> <strong>controle</strong>s moet war<strong>de</strong>n vastgesteld dat het in alle opzichten <strong>tot</strong><br />
een goe<strong>de</strong> verwerkingsprocedure zallei<strong>de</strong>n.<br />
Bij <strong>de</strong> beoor<strong>de</strong>ling van een programma dient te wor<strong>de</strong>n ge<strong>controle</strong>erd dat enerzijds in het<br />
programma <strong>de</strong> gewenste en overeengekomen geprogrammeer<strong>de</strong> <strong>controle</strong>s zijn opgenomen<br />
en an<strong>de</strong>rzijds dat nergens in het programma instructies voorkomen die, al dan niet<br />
opzettelijk, onjuist zijn. Bijvoarbeeld instructies die bewerkstelligen dat een geprogrammeer<strong>de</strong><br />
<strong>controle</strong> voor bepaal<strong>de</strong> mutaties wordt omzeild.<br />
De directe <strong>controle</strong> van programma's is in feite specialistenwerk. Bij <strong>de</strong> indirecte <strong>controle</strong><br />
war<strong>de</strong>n <strong>de</strong> programma's beoor<strong>de</strong>eld naar <strong>de</strong> resultaten van <strong>de</strong> informatieverwerking.<br />
Een van <strong>de</strong> meest eenvoudige en voor <strong>de</strong> hand liggen<strong>de</strong> metho<strong>de</strong> van indirecte <strong>controle</strong> is<br />
het schaduwdraaien.<br />
Dit komt erop neer dat geduren<strong>de</strong> een perio<strong>de</strong> <strong>de</strong> ou<strong>de</strong> wijze van verwerking en <strong>de</strong> nieuwe<br />
naast elkaar bestaan en dat <strong>de</strong> uitkomsten van bei<strong>de</strong> verwerkingswijzen met elkaar wor<strong>de</strong>n<br />
vergeleken.<br />
Alhoewel <strong>de</strong>ze metho<strong>de</strong> in <strong>de</strong> praktijk zeer veel wordt toegepast, kent zij toch enkele<br />
beperkingen, met name doordat:<br />
• vaak het nieuwe geautomatiseer<strong>de</strong> verwerkingssysteem meer mogelijkhe<strong>de</strong>n omvat dan<br />
het ou<strong>de</strong> en hierdoor <strong>de</strong> uitkomsten slechts in beperkte mate vergelijkbaar zijn;<br />
• meestal <strong>de</strong> proefperio<strong>de</strong> niet zo lang kan wor<strong>de</strong>n genomen dat volledige zekerheid<br />
bestaat dat alle <strong>de</strong>nkbare varianten en combinaties daarvan tenminste eenmaal zijn<br />
opgetre<strong>de</strong>n;
• toetsing van <strong>de</strong> uitkomsten van het nieuwe systeem met die van het bestaan<strong>de</strong> geen uitsluitsel<br />
geeft over het al dan niet in het programma voorkomen van frauduleuze<br />
instructies.<br />
Een an<strong>de</strong>re metho<strong>de</strong> van indirecte <strong>controle</strong> van progamma's is <strong>de</strong> toetsing door proefgevallen.<br />
Het samenstellen van <strong>de</strong>rgelijke test -cases dient zorgvuldig en met overleg te gebeuren<br />
omdat zij zo representatief mogelijk moeten zijn voor <strong>de</strong> informatie die later met het programma<br />
zal wor<strong>de</strong>n verwerkt. Ook dient er bij <strong>de</strong> samenstelling van <strong>de</strong> test -cases opgelet<br />
dat het te toetsen programma zoveel mogelijk in al zijn vertakkingen wordt doorlopen. Ook<br />
hier zijn er evenwel beperkingen omdat <strong>de</strong> proefgevallen slechts een positief antwoord<br />
geven op <strong>de</strong> vraag of het programma <strong>tot</strong> signalering leidt van <strong>de</strong> fouten waarmee <strong>de</strong> ontwerper<br />
van <strong>de</strong> proefgevallen bij voorbaat heeft rekening gehou<strong>de</strong>n. De vraag welke and ere<br />
fouten of frauduleuze instructies door voorzieningen in het programma wel of niet bij het<br />
proefdraaien wor<strong>de</strong>n ont<strong>de</strong>kt blijft echter onbeantwoord. Een belangrijk hulpmid<strong>de</strong>l in dit<br />
opzicht wOfdt gevormd door testprogramma's die niet bij <strong>de</strong> verwerking van <strong>de</strong> proefgevallen<br />
geactiveer<strong>de</strong> instructies in het programma signaleren.<br />
Behalve aan <strong>de</strong> <strong>controle</strong> van programma's voordat zij operationeel in gebruik wor<strong>de</strong>n genomen,<br />
is het uiteraard ook noodzakelijk aandacht te beste<strong>de</strong>n aan maatregelen die moeten<br />
waarborgen dat <strong>de</strong> programma's na hun autorisatie steeds ongewijzigd wor<strong>de</strong>n gebruikt.<br />
Het gaat hier dus om <strong>de</strong> vraag of <strong>de</strong> programma's achteraf niet word en gewijzigd en<br />
steeds volledig wor<strong>de</strong>n uitgevoerd.<br />
Controlemogelijkhe<strong>de</strong>n op dit punt zijn:<br />
• het ontoegankelijk maken van geautoriseer<strong>de</strong> programma's voor niet-bevoeg<strong>de</strong>n;<br />
• het achteraf in <strong>de</strong>tail vergelijken van het in gebruik zijn<strong>de</strong> programma met een kopie van<br />
het origineel geautoriseer<strong>de</strong> progamma: Hiervoor bestaan standaard-testprogramma's;<br />
• het in het programma inbouwen var een reeks <strong>controle</strong>ren<strong>de</strong> verzamel<strong>tot</strong>alen, bestaan<strong>de</strong><br />
uit meng<strong>tot</strong>alen van groepen instructies, welke <strong>tot</strong>al en kunnen word en afgedrukt in<br />
het automatische logboek van <strong>de</strong> computer en kunnen geverifieerd wor<strong>de</strong>n met <strong>de</strong> overeenkomstige<br />
<strong>tot</strong>alen van het geautoriseer<strong>de</strong> programma.<br />
2.6. BEVEILlGING EN RECONSTRUCTIE<br />
Een computersysteem en <strong>de</strong> erin opgeslagen informatie dienen te wor<strong>de</strong>n beschermd tegen:<br />
- ongeautoriseer<strong>de</strong> toegang;<br />
- calamiteiten zoals brand, overstroming, diefstal, geweldpleging;<br />
- uitvallen van <strong>de</strong> stroomtoevoer of onregelmatighe<strong>de</strong>n in stroomsterkte;<br />
- uitvallen van air-conditioning (vooral voor grote computers);<br />
- hardwarestoringen die even tu eel <strong>tot</strong> gevolg kunnen hebben dat gegevensverzamelingen<br />
geheel of ge<strong>de</strong>eltelijk verloren gaan;<br />
- software- en bedieningsfouten. 47
Volgen<strong>de</strong> beveiligings- en reconstructiemaatregelen zijn dan ook noodzakelijk:<br />
- fysieke veiligheid, zoals:<br />
- constructie van computerruimte met veiligheidsglas, een minimum aantal toegangsmogelijkhe<strong>de</strong>n,<br />
vuurbestendige materialen, brandblusinstallatie;<br />
- strikte toegangs<strong>controle</strong>s <strong>tot</strong> <strong>de</strong> computerruimte, alarmsysteem, voorzien in alternatieve<br />
stroomtoevoer van computer en airconditioning;<br />
- noodplan met instructies voor te nemen maatregelen ingeval van calamiteiten;<br />
- <strong>controle</strong> op <strong>de</strong> toegang <strong>tot</strong> <strong>de</strong> computer via terminals zoals hoger reeds besproken;<br />
- voorzien in uitwijkmogelijkhe<strong>de</strong>n ingeval van volledig uitvallen van <strong>de</strong> computer over een<br />
langere perio<strong>de</strong>. Meestal in afspraak met <strong>de</strong> hardwareleverancier waarbij <strong>de</strong> meest<br />
urgente taken kunnen wor<strong>de</strong>n ver<strong>de</strong>rgezet op een stand-by-installatie;<br />
- back-up-procedure.<br />
In eerste instantie <strong>de</strong> absolute noodzaak van het regelmatig dumpen van back-ups van<br />
<strong>de</strong> gegevensverzamelingen. Bij een onverhoopt acci<strong>de</strong>nt verliest men dan alleen <strong>de</strong> inputgegevens<br />
vanaf <strong>de</strong> laatste back-up.<br />
In on-line, real-time databasesytemen is <strong>de</strong> reconstructie meestal gewaarborgd door een<br />
logging bij elke verwerkte transactie van het betreffen<strong>de</strong> record en het frequent dumpen<br />
van <strong>de</strong> database.<br />
Ver<strong>de</strong>r is het noodzakelijk dat back-ups van gegevensverzamelingen en programma's<br />
wor<strong>de</strong>n bewaard op een locatie (Iiefst een brandkast) fysiek afgeschei<strong>de</strong>n van <strong>de</strong> plaats<br />
waar <strong>de</strong> computerverwerking gebeurt;<br />
- het in een cryptische vorm vastleggen van zeer vertrouwelijke gegevens. De aldus geco<strong>de</strong>er<strong>de</strong><br />
informatie kan alleen ontcijferd wor<strong>de</strong>n met behulp van een vertaalsleutel;<br />
- tenslotte blijft ondanks alle beveiligingsmaatregelen <strong>de</strong> noodzaak bestaan van een <strong>de</strong>gelijke<br />
verzekering van niet alleen <strong>de</strong> hardware, maar ook van <strong>de</strong> software en <strong>de</strong> gegevensverzamelingen.<br />
48