functiebeschrijving - Flanders Investment & Trade

Vl laaaamssee oovveerrhheei idd
Flanders Investment and Trade, het Vlaams Agentschap voor Internationaal Ondernemen,
werft aan in statutair dienstverband:
MEDEWERKER ACCOUNTMANAGER (M/V)
Afdeling: Investeren
Beleidsdomein: Internationaal Vlaanderen
Graad: Medewerker
Standplaats: Gaucheretstraat 90, 1030 Brussel (op 5 minuten van het Noordstation)
FUNCTIECONTEXT
1
Vacaturenummer: AW/2013/C111/01
De afdeling Investeren is verantwoordelijk voor het detecteren, informeren, adviseren en begeleiden bij de
realisatie van hun project in Vlaanderen van buitenlandse bedrijven met potentiële interesse voor Vlaanderen en
dit via het aanbieden van kwalitatief hoogstaande en specifieke diensten door middel van ons binnen- en
buitenlands netwerk.
De dienst Geografische Sectoren Investeren is verantwoordelijk voor de directe opvolging van de contacten en
dossiers aangebracht door het buitenlands netwerk (uit betrokken regio). Tevens staat zij in voor alle contacten
met investeringsinstanties in Vlaanderen m.b.t. betrokken regio.
De Accountmanager op de dienst Geografische Sectoren Investeren speelt in op de troeven van de Vlaamse
economie door enerzijds doelgerichte acties mee te helpen uit tekenen om buitenlandse bedrijven pro-actief te
benaderen en anderzijds deze bedrijven te begeleiden en ondersteunen in hun zoektocht binnen Vlaanderen om
hun investeringsproject tot een goed einde te brengen.
De medewerker Geografische Sectoren Investeren /Accountmanager verleent administratief ondersteunende
diensten aan de dienst Geografische Sectoren Investeren/Accountmanager teneinde bij te dragen tot een vlotte,
efficiënte administratieve werking ervan.
RESULTAATGEBIEDEN VAN DE FUNCTIEHOUDER
1. INFORMATIEVERZAMELING EN – VERWERKING
Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd
onderwerp of vraagstuk teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben.
Voorbeelden van activiteiten:
Periodiek verzamelen en invoeren van vaste, operationele gegevens en cijfers
Nagaan of de gegevens correct en volledig zijn
Detecteren, lezen en samenvatten van relevante documenten
Een adressenbestand van contactpersonen en organisaties bijhouden
Info verzamelen met het oog op het voorbereiden van aanpassingen aan de reglementering, jaarverslagen,
begrotingsvoorstellen, beleidsdocumenten
Nakijken van documenten op volledigheid, correctheid en wettelijkheid
Opzoekwerk in bibliotheek, op internet,…
Statistieken opmaken en verwerken
Persmappen samenstellen
Zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via e-mail)

2. INFORMATIEBEHEER
Verzorgen en ontsluiten van een klassement teneinde zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde
informatie terug te vinden.
Voorbeelden van activiteiten:
Aanleggen van een inventaris van beschikbare documenten, rapporten en naslagwerken
Klasseren van facturen, brieven, rapporten,…
Archiefbeheer
Verantwoordelijk voor de kennisopbouw met betrekking tot technische materies in investeringsdossiers,
Bijgevolg verantwoordelijk voor de relaties met kennisbezittende derden (consultants, kennispartners, ....)
Aanspreekpunt voor een sub-regio m.b.t. investeringen
Verslagen van vergaderingen archiveren
Documenten en informatie op de PC bewaren in een geordend systeem (bv. Internet Favorieten, structuur
harde schijf,…)
Nauwgezet beheer van intern opvolgingssysteem
Collega’s informeren over waar (elektronische) gegevens terug te vinden zijn
Rapportering aan de Coördinator Geografische Sectoren Investeren
3. DOSSIERBEHANDELING ONDERSTEUNEN
Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen teneinde bij te
dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier.
Context: conform procedures, wetgeving en regelgeving
Voorbeelden van activiteiten:
Centraal aanspreekpunt dossiervoorbereiding en –opvolging voor investeringsmateries,inclusief
administratief opvolgen van dossiers: bv. opvolgen van timing, tijdig versturen van documenten …
Verantwoordelijk voor de voorbereiding en opvolging van marketingacties in het buitenland
Berekenen van gegevens in dossiers rond boekhouding
Nagaan welke formulieren ontbreken in een dossier en eventueel vervolledigen
4. OPSTELLEN VAN DOCUMENTEN EN ONDERSTEUNENDE TAKEN
Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken,
presentaties,…) teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen.
Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de
dienst of afdeling.
Voorbeelden van activiteiten:
Opstellen of vervolledigen van briefwisseling, memo’s, attesten, betalingsnota’s, bestelbons, besluiten,
facturen …
Opstellen van vergaderagenda en uitnodigingen, verslag en notulen
Opmaken van lay-out van typedocumenten
Aanspreekpunt voor de relaties met het binnenlands netwerk (VLAO, havens, VIL, administraties, gemengde
kamers van koophandel, ...)
Praktische opvolging van de relatie met de bedrijven (investor relations/nazorg) en bijgevolg mee
verantwoordelijk voor de detectie van nieuwe leads bij investeerders actief in Vlaanderen
Relatie met de kenniscel binnen FIT en de productmanagers in het bijzonder
Relatie met de areamanagers
Publiceren van informatie op het internet
Informatie opzoeken en tijdig bezorgen aan collega’s, diensten, chef …
Inspringen bij afwezigheid van collega’s
Aanbieden van materiële en logistieke ondersteuning, bv. bij vergaderingen, zorgen voor drank en broodjes
…
Postbehandeling
2

5. ONTHAAL EN TELEFOON
Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal teneinde bij te dragen tot een positief en klantgericht imago
van de dienst of afdeling.
Voorbeelden van activiteiten:
Ontvangen en begeleiden van bezoekers
Verschaffen van algemene inlichtingen en standaardinformatie
Beantwoorden en gericht doorgeven van telefonische oproepen
6. AGENDABEHEER
Beheren van de agenda van de leidinggevende of groep van medewerkers teneinde bij te dragen tot een goed
beheer van hun tijd en een efficiënte organisatie van het werk.
Voorbeelden van activiteiten:
Afspraken maken
Agendabeheer, briefwisseling, organiseren van vergaderingen en klassement
Signaleren of herinneren aan afspraken
Reserveren van zalen,…
Bij agenda wijzigingen, de betrokkenen informeren en de nodige stappen zetten om afspraken te verzetten,
derden verwittigen,…
JE PROFIEL
DEELNEMINGSVOORWAARDEN
• Geslaagd zijn voor een vergelijkend wervingsexamen of generieke testen voor niveau C bij de Vlaamse
overheid
• Of statutair ambtenaar zijn bij de diensten van de Vlaamse overheid en geslaagd voor een
loopbaanselectie voor de graad van medewerker
• Of statutair ambtenaar zijn in de graad van medewerker bij de diensten van de Vlaamse overheid
• Of statutair ambtenaar zijn bij een externe overheid conform de bepalingen van het VPS, meer bepaald
art. VI 30bis tot en met art. VI 30duodecies.
TECHNISCHE COMPETENTIES
• Kennis van Engels en Frans
• Basiskennis van de gebruikte informaticatoepassingen
• Basiskennis van internationale handel is een bijkomende troef
PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES
o Flexibiliteit/Voortdurend verbeteren :
Op efficiënte wijze het gedrag aanpassen in verschillende situaties en ten aanzien van
verschillende personen. Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking
van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen.
o Klantgerichtheid :
Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende
soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren.
3

o Samenwerken :
Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het
niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang
is.
o Betrouwbaarheid ‘consequent en correct handelen’ :
Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling,
correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen
(diversiteit, milieuzorg …). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen.
o Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid :
Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep
o Nauwgezetheid:
Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen
HOE SOLLICITEREN?
Solliciteren kan tot vrijdag 28 juni 2013.
Om te solliciteren vul je het standaard-cv in dat je kunt vinden op http://www.flandersinvestmentandtrade.be
onder de rubriek vacatures.
Je stuurt het bij voorkeur online via de website van Flanders Investment & Trade.
Je kunt het cv ook sturen naar :
Flanders Investment & Trade
t.a.v. Greta Meirhaeghe (AW/2013/C111/01)
Gaucheretstraat 90
1030 Brussel
SELECTIEPROCEDURE
- screening van cv's
- functiespecifiek gedeelte : selectie-interview & taaltesten op donderdag 4 juli 2013
ONS AANBOD
De functie is uitdagend omwille van de verantwoordelijkheid die je krijgt toebedeeld. Het werk is boeiend
en gevarieerd. Je bent een belangrijke schakel binnen de organisatie omdat je mee richting kan geven aan de
uitwerking van het beleid van de organisatie.
Je krijgt daarenboven de opportuniteit om je talenten te ontplooien in een internationale omgeving.
Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente
verbetering van de dienstverlening nastreeft.
Flanders Investment & Trade wil zich ontwikkelen tot het kenniscentrum bij uitstek op het vlak van
Internationaal Ondernemen, je krijgt dan ook ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en
ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft.
Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal
mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van
glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt,
Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar.
Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis.
Je wordt aangeworven in de graad van medewerker (rang C111) met de bijbehorende salarisschaal.
Je aanvangssalaris is minimaal 1873,79 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index),
reglementaire toelagen niet inbegrepen. Bovendien ontvang je per gewerkte dag een maaltijdcheque.
4

De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen.
Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht,
afkomst of handicap.
MEER WETEN ?
- Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met
John Verzeele, Coördinator Azië en Midden-Oosten
Adres : Gaucheretstraat 90 – 1030 Brussel
Tel. : 02/504 88 83
E-mail : john.verzeele@fitagency.be
- Voor extra informatie over de selectieprocedure en arbeidsvoorwaarden kun je contact opnemen met
Greta Meirhaeghe, medewerker personeel binnenland
Adres : Gaucheretstraat 90 – 1030 Brussel
Tel. : 02/504 88 26
E-mail : sollicitaties@fitagency.be
http://www.flandersinvestmentandtrade.be
5