PortaPOS kassasystemen Handleiding POSnet Software PortaPOS ...

PortaPOS kassasystemen
Handleiding POSnet Software
Restaurants Chinese
Restaurants
Catering &
Bezorgservice
www.posnet.nl
Cafés
Sport,
Wellness

Gebruikershandleiding POSnet
Inhoudsopgave
1. Wat is POSnet? ....................................................................................4
2. Minimale systeemeisen .........................................................................5
3. Downloaden en Installeren van POSnet ..................................................5
4. Registeren van POSnet .........................................................................6
5. PC Instellingen ....................................................................................7
6. Instellingen .........................................................................................8
6.1 Algemeen ......................................................................................8
6.2 Functionaliteit ................................................................................8
6.3 BTW .............................................................................................9
6.4 Beeld ............................................................................................9
6.5 Klantendisplay .............................................................................10
6.6 Afdrukmenu (Printers, Rekening, Orderbon, Overig,
A4 rapport instellingen)..................................................................10
6.7 Betaalwijzes ................................................................................11
6.8 Caller ID .....................................................................................12
6.9 Overig .........................................................................................12
7. POSnet in een netwerk .......................................................................13
8. Instellen en aansluiten van de bonprinter ..............................................15
8.1 Seriële bonprinter .........................................................................15
8.2 Ethernet bonprinter ......................................................................16
9. Aanmaken van categorieën en verkoopgroepen .....................................17
10. Aanmaken van producten ..................................................................18
11. Aanmaken van een condiment ...........................................................19
12. Toetsen indelen ..............................................................................20
12.1 Categorie instellen ......................................................................20
12.2 Maatwerk categorieën .................................................................20
2

Gebruikershandleiding POSnet
Inhoudsopgave
12.3 Categorieën ...............................................................................21
12.4 Producten op toetsen plaatsen ......................................................21
13. Aanmaken van een bediende .............................................................22
14. Aanmaken van tafelplattegronden ......................................................24
15. Aansluiten van de geldlade ................................................................26
16. Het maken van een back-up van uw gegevens .....................................26
17. Registeren van handheld app .............................................................27
18. POSnet handhelds koppelen ..............................................................28
19. POSnet handheld gebruik ..................................................................29
20. Mobiele Manager Toegang .................................................................32
21. Keukenbon met pictogrammen ..........................................................33
22. Pictogrammen toevoegen voor keuken- of barbon ................................34
23. Aan de slag met POSnet ...................................................................34
24. Rapporten .......................................................................................34
25. Klantenrekeningen ...........................................................................35
26. Debiteuren (Prepaidproducten) ..........................................................36
27. Vaste korting ...................................................................................38
28. Prijsniveaus.....................................................................................39
29. Klanten (loyalty) punten ...................................................................40
30. Dinerbon/Cadeaubon ........................................................................41
31. Functies artikelscherm ......................................................................42
32. Tafels gedeeltelijk of geheel overboeken .............................................44
33. Tafels gedeeltelijk of geheel betalen ...................................................44
34. Barbon/tafel met klantomschrijving ....................................................45
35. PortaPOS MaxiPOS ..........................................................................46
36. PortaPOS iPOD ................................................................................47
3

Gebruikershandleiding POSnet
1. Wat is POSnet?
POSnet is een Horeca Point-of-Sale oplossing met heel veel mogelijkheden,
waaronder:
• Het maken van uw eigen grafische tafelplattegronden
• Onbeperkt aantal zelf in te delen artikelmenuschermen
• Barbon op naam
• Meerdere rekeningen per tafel bijhouden
• Debiteuren rekeningen
• Debiteuren bonuspunten sparen
• Debiteuren kortingen
• Debiteuren openstaande posten bijhouden
• Meerdere prijsniveaus ten behoeve van restaurant prijs, bezorg prijs
• Speciale catering en bezorgservice toepassing
• Prepaid oplossing voor maatwerk tegoed
voor maatwerk tegoed voor bijvoorbeeld 10 x koffie of 10 x dagmenu
• Uitgebreide omzetrapportages met afdruk via kassabon of A4 formaat
• Export van gegenereerde omzetrapporten naar Excel, HTML & PDF
• Grafische weergave van omzetten in diagram
• Backup functie naar extern medium van al uw gegevens
• Te koppelen met PortaPOS iPOD bestelterminals
• Sortering keukenbon ten behoeve van voorgerecht, hoofdgerecht...
• Toevoegen bereidingswijzen voor de keukenbon
• Printen via seriële en ethernet poort
De POSnet website www.POSnet.nl voorziet
gebruikers van duidelijke video-instructies. Stapvoor-stap
wordt onder andere uitgelegd hoe de
producten worden ingevoerd en hoe bijvoorbeeld
tafelplattegronden worden aangemaakt voor het
eigen bedrijf.
POSnet is speciaal geschreven voor het werken
met een touchscreen beeldscherm. Bediening
met de muis en het toetsenbord op een
standaard computer is echter ook mogelijk.
Voor het aanmaken van bijvoorbeeld grafische
tafelplattegrond(en) wordt gebruik van het
toetsenbord en de muis voor uw gebruiksgemak
zelfs geadviseerd.
4

Gebruikershandleiding POSnet
2. Minimale systeemeisen
Om POSnet te kunnen installeren, moet uw computer aan de volgende eisen
voldoen:
• Computer met een processor van 1.6 gigahertz (GHz) of sneller
• 1 GB RAM-geheugen
• 1 GB vrije harde schrijfruimte voor volledige installatie. De benodigde
schrijfruimte hangt echter af van de configuratie: afhankelijk van de opties
die tijdens een aangepaste installatie worden gekozen, kan er meer of
minder ruimte op de vaste schijf nodig zijn
• Bij voorkeur een touchscreen met een resolutie van 1024×768 of hoger
(bediening met muis en toetsenbord is ook mogelijk)
• Eén vrije compoort per aan te sluiten seriële bonprinter (mits u gebruik
maakt van compoort printers)
• Eén ethernet poort of Wi-Fi (mits u gebruik wilt maken van communicatie
met andere kassa’s of apparatuur zoals ethernet bonprinters)
3. Downloaden en Installeren van POSnet
Bij het downloaden van POSnet is het belangrijk dat u de juiste versie kiest.
Deze kunt u vinden op www.POSnet.nl.
Er zijn twee versies:
• POSnet Demo. Deze versie heeft een gevulde database en is geschikt om te
kijken of POSnet u bevalt
• POSnet nieuwe lege installatie. Deze versie is geschikt om te registeren.
Hierin kunt u zelf al uw gegevens aanmaken. Klik op de versie die u wilt
gaan installeren en sla deze installer op.
Het installeren van POSnet gaat als volgt:
• Zorg ervoor dat de PC waarop u POSnet wilt gaan installeren voldoet aan de
minimale systeemeisen
• Open de installer en klik op [Uitvoeren] en wacht tot het uitvoeren voltooid is
• Tijdens de installatie zal er tweemaal gevraagd worden of de firewall deze
software toe mag staan. Door dit te accepteren kan POSnet in een netwerk
gebruikt worden
• Zodra het proces is afgerond zal POSnet automatisch opstarten
• POSnet is nu op uw PC geïnstalleerd, printen is echter pas mogelijk na de
registratie
5

Gebruikershandleiding POSnet
4. Registeren van POSnet
Registeren gaat gewoonlijk via uw POSnet dealer. U kunt dit ook zelf uitvoeren.
Dit doet u als volgt:
• U gaat naar http://www.posnet.eu/registration/
• Daar maakt u een account aan door op “create an account” te klikken,
daarna kunt u aangeven welke licenties u wilt aanschaffen. Deze producten
kunt u in uw winkelwagen plaatsen
• Bij het doorgeven van de betalingsinformatie wordt gevraagd om een
Software ID. Dit is de code die u vindt door in POSnet naar [Administratie]
te gaan en vervolgens naar [Software Registratie]. Als u een “bedrijfsnaam”
heeft ingevoerd ziet u op het tabblad ‘Software Registratie” een “Machine
Code”
• Deze code vult u in op de website. Vervolgens klikt u op [Continue]
6

Gebruikershandleiding POSnet
5. PC Instellingen
Als u zelf een PC heeft aangeschaft waarop u POSnet wilt gaan installeren, dan
is het. Dan is het belangrijk dat u een paar instellingen invoert in Windows.
Deze instellingen verandert u als volgt:
• Ga in Windows naar “start” en open het “configuratiescherm”.
Klik op “netwerkverbindingen”
• Klik dan met uw rechtermuisknop op het netwerk dat u wilt gaan gebruiken
en klik op “Eigenschappen”
• Selecteer “Internetprotocol (TCP/IP)” en klik op “eigenschappen”
• In plaats van “Automatisch een IP-adres laten toewijzen” vinkt u “Het
volgende IP-adres gebruiken”
• Dan kan u aangeven wat het IP-adres is van deze kassa
• Een IP-adres kiest u door in onderstaande lijst te kijken tussen welke
mogelijke IP-adressen uw IP-adres moet liggen. Voor de hoofdkassa ligt dit
bijvoorbeeld tussen de 192.168.1.1 en de 192.168.1.9. Zorg ervoor dat er
geen 2 of meer apparaten in het netwerk zijn met hetzelfde IP-adres en dat
er een duidelijke onderscheid is zoals in de tabel geadviseerd wordt.
• Type bij “IP-adres” het gekozen IP-adres. Bijvoorbeeld 192.168.1.1
• Type bij “Subnetmasker” 255.255.255.0
• Gebruikt u een accesspoint, voer dan bij “Gateway” het IP-adres van uw
accespoint in. Vaak is dit 192.168.1.20 (te zien in ondertaande tabel).
Heeft u geen accespoint voer hier dan het IP-adres in van de hoofdkassa
• Klik daarna op “OK” en vervolgens nog een keer op “OK”
• Als u ervoor zorgt dat andere apparaten voldoen aan onderstaande tabel,
dan kunnen deze apparaten onderling communiceren
Apparaat Van Tot
(Hoofd)kassa('s) 192.168.1.1 192.168.1.9
Printers 192.168.1.10 192.168.1.19
Accesspoint 192.168.1.20 192.168.1.29
Handhelds/
Mobiele manager
toegang
192.168.1.30 192.168.1.39
7

Gebruikershandleiding POSnet
6. Instellingen
Alle mogelijke speciale instellingen waar u uit kunt kiezen vindt u onder
administratie. Hiervoor logt u ins als “Admin” met het wachtwoord “1”.
Vervolgens klikt u op [Administratie] en vervolgens op [Instellingen]. Hier ziet
u enkele tabbladen met alle mogelijke instellingen.
6.1 Algemeen
• Vul het nummer in van uw kassa. De hoofdkassa is altijd nummer 1.
Andere kassa’s tellen door (2, 3, enz.)
• In verband met uw rapporten is het belangrijk dat u aangeeft wat uw
openingstijden zijn. Let erop dat dit een gesloten cyclus moet zijn van
24 uur. Bijvoorbeeld van 05.00 tot 04.59 uur
6.2 Functionaliteit
• Tafel toegang blokkade: als dit is aangevinkt, zal een bediende alleen de
door hem/haar geopende tafels kunnen openen, dus niet die van collega’s
• Open Lade bij betaling: lade opent automatisch bij afrekenen
• Auto uitloggen in: door dit aan te vinken zorgt u ervoor dat een bediende
automatisch wordt afgemeld na een bepaalde tijd. Deze tijd geeft u aan in
het tekstvak in seconden
• Auto send order bij exit: de orderbon(nen) voor bar en keuken worden
automatisch verstuurd bij het afsluiten van een bestelling
• Bereken wisselgeld: met deze functie wordt de invoer van het betaalde bedrag
mogelijk en ziet u het wisselgeld dat u terug kunt geven aan uw klant.
8

Gebruikershandleiding POSnet
• Minus alleen voor geselecteerde producten: als deze functie is geactiveerd,
kunnen alleen producten die al eerder geboekt zijn op deze tafel negatief
geboekt worden zolang de tafel nog niet is afgerekend
• Log uit bij “Versturen en Afsluiten”: zodra er op “Versturen en Afsluiten”
wordt geklikt, wordt de bediende afgemeld
• Geen shift rapport voor bediendes: als deze functie is aangevinkt kunnen
de bediendes niet zien wat ze hebben omgezet bij het einde van hun shift
• Activeer Klanten loyalty systeem: met deze functie sparen klanten automatisch
punten, voor bijvoorbeeld elke euro ontvangt de klant één punt. De waarde van
een punt kan hiernaast worden ingegeven. Standaard staat deze waarde op “0.10”
• Activeer Pictogram keukenbon optie: met deze functie is het mogelijk om
aan producten pictogrammen toe te wijzen. Deze pictogrammen worden
onder de omschrijving op de orderbon afgedrukt
• Gebruik handhelds: het gebruik van handhelds is mogelijk als dit is
aangevinkt
• Toestaan einde shift met open tafels: hiermee staat u toe dat bediendes
die klaar zijn met werken hun shift kunnen stoppen, ook als er nog tafels
geopend zijn
6.3 BTW
• Gebruik BTW tabel: indien aangevinkt zijn er meerdere BTW tarieven mogelijk
• Print BTW: door dit aan te vinken worden de BTW totalen op de
klantenrekening afgedrukt
Standaard staan de BTW instellingen in POSnet op “BTW laag (6%)” en “BTW
hoog (19%)”. Als u een BTW percentage wil aanpassen of toe wil voegen, ga
dan naar [Instellingen] en vervolgens naar het tabblad “BTW”. Met de knoppen
[Toevoegen], [Wijzigen] en [Verwijderen] kunt u de nodige bewerkingen doen.
6.4 Beeld
• Kassa indeling numerieke toetsen: door dit aan te vinken zorgt u dat de “1”
niet linksboven op het toetsenbord staat, maar linksonder
• Toon tijd tafel open: Met deze functie ziet u een timer onder uw tafel staan,
een timer onder uw tafel staan, zolang de tafel bezet is. Deze functie is
speciaal ontwikkeld voor het “all you can eat” concept waarbij de klant
slechts een bepaalde tijd mag blijven
• Tafel tijd niet geopend in minuten (0 niet gebruikt): met deze functie ziet
u door middel van tijdblokken hoelang een tafel geen bestelling meer
heeft geplaatst. U kunt aangeven hoelang één tijdblok duurt, door dit in te
voeren op de plaats van de “0”
9

Gebruikershandleiding POSnet
6.5 Klantendisplay
• VFD (klantendisplay): u kunt aangeven op welke compoort het
klantendisplay is aangesloten en welke baudrate (communicatie snelheid)
het display gebruikt
• Het betalingsbericht wordt na elke betaling weergegeven. Dit kan
bijvoorbeeld “Bedankt en graag tot ziens” zijn. Het “Idle bericht” is het
standaard welkomstbericht, bijvoorbeeld “Welkom bij ….”
• Als u tevreden bent met uw instellingen, drukt u op [OK] en vervolgens
naar [Einde]
Start POSnet opnieuw op om het klantendisplay te activeren
6.6 Afdrukmenu (Printers, Rekening, Orderbon, Overig,
A4 rapport instellingen)
Tabblad 1: Printers
Meer informatie over dit menu vindt u in het hoofdstuk “Instellen en aansluiten
van de bonprinter”
Tabblad 2: Nota (Kassabon)
• Door in het witte vak te klikken, bovenaan uw scherm, kunt u een
afbeelding selecteren voor de klantrekening. Selecteer uw afbeelding en
klik op [Open]. Daarna klikt u op [Stuur logo naar Printers]. Als dit gebeurd
is, zal op elke klantenrekening uw logo worden geprint. De afbeelding moet
een monochrome bitmap zijn met een breedte van maximaal 544 pixels en
een vrije hoogte
• Bon nummering type: hier kunt u kiezen uit “Normaal Bon volgnummer”,
“Dagelijks FastFood Order Nummer” en “Normaal Bon volgnummer”
• Rekening tekst regel 2: dit de eerste tekst regel onder uw bonlogo
• Rekening tekst regel 3: dit de tweede tekst regel onder uw bonlogo
• Sluit tekst: dit is de afsluitende tekst op de klantenbon
• Print prijzen met korting: als u dit aangevinkt heeft, ziet u op de bon de
netto prijs van het artikel afgedrukt (minus de korting)
• Print open rekening saldo: als u dit aangevinkt heeft, staat bovenaan de
klantenrekening het saldo dat deze klant nog open heeft staan
• Print 2 rekeningen in geval van ‘op rekening’: wanneer er op rekening
geboekt wordt, zullen er twee rekeningen geprint worden met ruimte voor
een handtekening voor ontvangst
• Sorteer Producten op Categorie: als u dit heeft aangevinkt worden op de
klantenrekening de producten gesorteerd op categorie
• Druk geen 0-prijs art af op Rek: gratis producten worden niet geprint indien
dit is aangevinkt
10

Gebruikershandleiding POSnet
Tabblad 3: Order Bon
• Extra lege regel bovenaan keukenbon: als u uw bonnen ophangt in de
keuken kan het handig zijn om extra ruimte te hebben bovenaan de bon.
Hier kunt u invoeren hoeveel witregels u wenst.
• Dubbel hoge Font voor Order: als dit is aangevinkt worden de letters op de
orderbon dubbel zo hoog afgedrukt
• Dubbel Breed Font: als dit is aangevinkt worden de letters op de orderbon
dubbel zo breed afgedrukt
• Print Totaal op Orders: als dit is aangevinkt is op de orderbon het totaal
bedrag te zien van de order
• Groepeer gelijke producten in orders: indien deze functie is aangevinkt,
zullen gelijke producten bij elkaar worden opgeteld mits er geen condiment
of preparatie-artikel is gebruikt
• Print waarde voor elk product uit de order: indien aangevinkt is op de
orderbon de prijs van elk product te zien
• Print bonvolgnummer: het volgnummer wordt op de orderbon geprint
• Stuur printer signaal na afgedrukte order: als dit is aangevinkt, klinkt er
een piep bij de printer als deze is voorzien van een interne buzzer of extern
aangesloten buzzer
Tabblad 4: Overig
• Gebruik kleine karakters voor rapportages: indien aangevinkt worden
rapporten in kleine karakters geprint
• Afdruk overboekingen: indien aangevinkt worden overboekingen geprint
naar de orderprinters als er bestellingen openstaan
• Door in het witte vak te klikken kan u een logo toevoegen aan uw
rapporten. Ook kunt u uw bedrijfsgegevens in het vakje naast het
logo invoeren. Dit wordt afgedrukt bovenaan omzetrapportages en A4
klantfacturen
6.7 Betaalwijzes
Als u naar [Instellingen] en dan naar “betaalwijzes” gaat, kunt u uw
betaalwijzes toevoegen. Standaard staan hier al “Kontant” en “Pin”. De diverse
toegevoegde betaalwijzes ziet u als betaalmogelijkheid in het afrekensysteem.
11

Gebruikershandleiding POSnet
6.8 Caller ID
Met POSnet is het mogelijk om bestellingen via de telefoon direct op de juiste
klant te boeken. Op deze manier koppelt u zeer eenvoudig telefoonnummers
aan klantgegevens. Dit is erg goed toe te passen in horecagelegenheden met
een bezorgdienst. Het koppelen van de telefoonlijn aan POSnet kan op twee
manieren:
• Via een caller-ID: dit is een apparaat dat u via een RS-232 kabel op uw PC
aansluit en met een telefoonkabel op de telefoonlijn aansluit
• Via een android applicatie: het is mogelijk om via een android telefoon
door te geven wie er belt. Dit gaat met behulp van een applicatie op uw
telefoon die het binnenkomende telefoonnummer van de beller middels Wi-
Fi communicatie doorgeeft aan uw POSnet kassasysteem
6.9 Overig
[Import Bitmaps] gebruikt u om nieuwe pictogrammen voor de keukenbon te
importeren in de POSnet database. Meer informatie hierover in het hoofdstuk
“Afbeeldingen indexeren”
12

Gebruikershandleiding POSnet
7. POSnet in een netwerk
Let op: als u slechts één kassa heeft en geen gebruik maakt van één of
meerdere handhelds en/of netwerkprinters, dan kunt u dit hoofdstuk overslaan.
Om apparaten met elkaar te laten communiceren, moeten er enkele
instellingen ingevoerd worden in Windows. Hier meer informatie over in het
hoofdstuk “PC instellingen”
Met POSnet is het mogelijk om meerdere kassa’s aan elkaar te koppelen.
Bij het plaatsen van deze kassa’s zorgt u ervoor dat er één hoofdkassa is waar
alle gegevens van en naartoe worden gestuurd. In de praktijk zal dit de kassa
zijn die altijd in gebruik is en waarop de database draait. Om POSnet optimaal
te laten functioneren, is het aan te raden dit netwerk gescheiden te houden van
andere netwerken. Dit om de snelheid van uw systeem optimaal te houden en
hacken te voorkomen.
Iedere PC die u wilt koppelen aan het POSnet netwerk, moet worden voorzien
van een eigen POSnet gebruikerslicentie.
Wanneer u twee kassa´s met elkaar wilt verbinden, kunt u dit doen met een
crosscable. Wilt u echter meer dan twee kassa´s koppelen, dan dient u gebruik
te maken van een netwerkswitch.
13

Gebruikershandleiding POSnet
Om het apparaat goed te kunnen koppelen, is het aan te raden de betreffende
PC een duidelijk herkenbare naam te geven. Dit doet u door naar het
configuratiescherm te gaan van Windows en op “System” te klikken. Hier kunt
u bij “Device name” uw PC naam veranderen naar bijvoorbeeld “hoofdkassa”.
Om kassa´s te koppelen, gaat u naar [Administratie] en vervolgens naar
[Instellingen]. U ziet nu het tabblad “Algemeen”. Hier kunt u bij “dit is kassa:”
invullen welke kassanummer dit is. De hoofdkassa is altijd nummer 1. Alle
andere kassa’s in het netwerk tellen verder. Als u bijvoorbeeld de tweede
kassa in het netwerk wilt opnemen, klikt u bij de tweede kassa op “database
verbinding”. Hier ziet u een lijst van mogelijke verbindingen. Selecteer de
database waarmee u de kassa wilt verbinden en druk op [Maak verbindingen
met geselecteerde server]. Als u dit gedaan heeft, zal POSnet opnieuw
opstarten. Hierna is het koppelen voltooid en zal deze kassa automatisch
updaten met de hoofdkassa.
14

Gebruikershandleiding POSnet
8. Instellen en aansluiten van de bonprinter
Er zijn bonprinters met verschillende aansluitingen:
• Seriële bonprinter
• Ethernet bonprinter
Het is belangrijk om voordat u de seriële printer gaat aansluiten kijkt op
hoeveel baud uw printer staat ingesteld. Baud of baudrate is het aantal
symbolen dat de printer per seconde op de bon afdrukt. Standaard is dit 9600
baud. De baudrate van uw printer is meestal te controleren door de printer uit
te schakelen. Terwijl u de printer weer inschakelt, drukt u het knopje “feed”
in. Er zal nu een bon uit uw printer komen waarop staat op hoeveel baud de
printer staat ingesteld.
Let op: printen is pas mogelijk nadat u POSnet geregistreerd heeft.
8.1 Seriële bonprinter
Als u op uw pc een 9-pins seriële poort heeft, dan kunt u hier uw seriële
bonprinter op aansluiten.
• Meld u aan en klik op [Administratie]. Ga naar [Instellingen]
• Klik nu op “Afdrukmenu”
• Kies nu “Printers”
• Klik nu op [Toevoegen]
• Selecteer bij “Printer Type” dan “Serieel”
• Kies het kassanummer (Terminal). Meestal is dit 1. Bij meerdere kassa’s in
een netwerk kan dit ook een ander nummer zijn
• Printernaam: dit is de naam die u de printer wilt geven
• Dan kiest u de juiste compoort: dit is afhankelijk van op welke poort u de
printer heeft aangesloten. Zorg dat de baudrate goed staat. Meer informatie
hierover in bovenstaande tekst
• Met “Zend orders via deze printer” zorgt u ervoor dat orders via deze
printer geprint kunnen worden
• Met “Print duplicate orders” zorgt u ervoor dat de bestelbon tweemaal
geprint wordt. De tweede bon is dan voorzien van de tekst “Duplicaat”
• Door de functie ”Enable status check” is het voor POSnet mogelijk de status
van de printer te controleren. Deze hoort standaard aangevinkt te zijn
• Als u gebruik maakt van een matrix printer, vink dan ”matrix”aan
15

Gebruikershandleiding POSnet
8.2 Ethernet bonprinter
U kunt met POSnet meerdere printers via een ethernet netwerk aansluiten.
Het voordeel hiervan is dat het mogelijk is via een netwerk te printen. U
kunt simpelweg overal in het netwerk een printer plaatsen. Dit kan via een
kabelnetwerk of draadloos met behulp van een accesspoint.
Om apparaten met elkaar te laten communiceren moeten er enkele instellingen
ingevoerd worden. Hier meer informatie over in het hoofdstuk “PC instellingen”.
Standaard is dit vaak al ingesteld maar u kunt controleren wat de instellingen
van uw printer zijn door de printer uit te schakelen vervolgens op de feedknop
ingedrukt te houden en de printer weer aan te zetten. Nu komt er een bon uit
uw printer met daarop de instellingen.
Als uw printer niet de juiste instellingen heeft, raadpleeg dan de handleiding
van uw printer. Het verschilt per printer hoe en of dit te veranderen is.
Het aanmaken van een ethernet printer gaat als volgt:
• Meld u aan en klik op [Administratie]. Ga naar [Instellingen]
• Klik nu op “Afdrukmenu”
• Kies nu “Printers”
• Klik nu op [Toevoegen]
• Selecteer bij “Printer Type” “Ethernet”
• Nu kunt u de printer een naam geven. Vervolgens typt u in het vak eronder
het IP-adres van de printer. Het IP-adres kunt u vinden door de printer uit
te schakelen en terwijl u de printer weer inschakelt het knopje “feed” in te
drukken. Er zal over het algemeen een bon uit uw printer komen waarop
staat wat het IP-adres van de printer is.
• Vervolgens klikt u op [OK], uw nieuwe printer is nu te gebruiken
16

Gebruikershandleiding POSnet
9. Aanmaken van categorieën en verkoopgroepen
Producten die u in uw kassa zet, moeten worden gekoppeld aan een categorie.
Categorieën moeten gekoppeld zijn aan verkoopgroepen, zie afbeelding.
Het aanmaken van een categorie gaat als volgt:
• Ga naar [Administratie]. Klik op [Categorieën en Producten]
• Klik op de linkerknop [Toevoegen]. Nu kunt u uw categorie aanmaken.
Vul de volgende gegevens in:
- naam: de naam van de categorie, bijvoorbeeld warme dranken of
frisdranken
- selecteer een verkoopgroep of maak nieuwe verkoopgroepen aan door op
het vakje naast het puldown menu te klikken, bijvoorbeeld dranken non
alcohol
- als u de nieuwe verkoopgroep(en) heeft aangemaakt, klikt u op het
kruisje om terug te gaan naar de instellingen van de categorie. Dan
selecteert u in het pulldown menu de juiste verkoopgroep
• Klik vervolgens op [Toevoegen]
Verkoopgroep Categorie
Producten
Dranken non alcohol
Warme dranken
Frisdranken
17
Koffie
Thee
Warme chocomelk
Cola
Sinas
7-Up

Gebruikershandleiding POSnet
10. Aanmaken van producten
Een artikel toevoegen gaat als volgt:
• Selecteer in de linkerkolom de categorie waarin u het artikel wilt plaatsen
• Door op de rechterknop [Toevoegen] te klikken, voegt u een product toe
• Vul de volgende artikelgegevens in
- Producttype (selecteer het juiste type) bijvooorbeeld “Normaal –
Product met voorraad”
- Naam (naam van het product)
- Prijs (prijs van het product)
- Printer (selecteer de printer waar dit artikel moet worden geprint –
bar- of keukenprinter)
- Categorieën (selecteer een categorie voor dit artikel)
• BTW (dit is het BTW percentage wat op dit product van toepassing is)
• Open prijs (als dit is aangevinkt dan is het bedrag van dit artikel vrij in te
geven, of te wel dit is een artikel met een ‘open prijs’)
• Geef geen korting over dit artikel (korting geven is niet meer mogelijk over
dit artikel)
• Tenslotte kunt u een afbeedling toevoegen of veranderen voor dit artikel.
Dit kan op meerdere manieren:
- Zoek op internet (als uw PC een internetverbinding heeft dan kunt u naar
afbeeldingen zoeken op het web)
- Van disk (een afbeelding zoeken in uw eigen mappen via u verkenner)
- Wis logo (wis het ingestelde logo)
• Wanneer dit is ingesteld klikt u op [Toevoegen]
18

Gebruikershandleiding POSnet
11. Aanmaken van een condiment
Een condiment toevoegen gaat als volgt:
• Selecteer in de linkerkolom de categorie waarin u het condiment wilt
plaatsen
• Door op de rechterknop [Toevoegen] te klikken, voegt u een product toe
• Vul de volgende artikelgegevens in
- Producttype (selecteer “condiment – Product met modifier met prijs”)
- Naam (naam van het condiment)
- Prijs (prijs van het condiment, kan ook 0 zijn)
- Printer (selecteer de printer waar dit artikel moet worden geprint –
bar of keuken)
- Categorieën (selecteer een categorie voor dit artikel)
- BTW (dit is het BTW percentage wat op dit product van toepassing is)
• Open prijs (als dit is aangevinkt dan heeft dit artikel een open prijs)
• Geef geen korting over dit artikel (korting geven is niet meer mogelijk over
dit artikel)
• Tenslotte kunt u een afbeelding toevoegen of veranderen voor dit artikel.
Dit kan op meerdere manieren:
- Zoek op internet (indien uw PC een internetverbinding heeft, dan kunt u
naar afbeeldingen zoeken op het web)
- Van disk (een afbeelding zoeken in uw eigen mappen via u verkenner)
- Wis logo (wis het ingestelde logo)
• Wanneer dit is ingesteld klikt u op [Toevoegen]
19

Gebruikershandleiding POSnet
12. Toetsen indelen
Het maken van een toetsenbord indeling bestaat uit enkele stappen: hoofdschermen
bepalen, snellopers bepalen, categorieën indelen, producten op toetsen plaatsen.
• Ga naar [Administratie]. Klik op [Menu Configurator]
• Het eerste tabblad laat een preview zien van het toetsenbord.
Deze is waarschijnlijk nog leeg aangezien u nog niets heeft ingedeeld.
12.1 Categorie instellen
In de middelste kolom ziet u de groep “Main” staan. Dit is het hoofdscherm.
U kunt ervoor kiezen meerdere hoofdschermen aan te maken, bijvoorbeeld als
u meerdere locaties met verschillende producten heeft. Bijvoorbeeld: snackbar,
restaurant, ijskraam. Een hoofdscherm kunt u aanmaken door op de knop
[Toevoegen] te klikken. U kunt een groep ook wijzigen of verwijderen.
12.2 Maatwerk categorieën
Een maatwerk categorie kunt u gebruiken als u producten uit verschillende
categorieën op één scherm wilt weergeven. Dit is handig voor bijvoorbeeld uw
snellopende producten. U kunt één of meerdere maatwerk categorieën aanmaken
door op de knop [Toevoegen] te klikken onder de lijst met categorieën.
20

Gebruikershandleiding POSnet
12.3 Categorieën
In de linkerkolom ziet u de eerder aangemaakte omzetcategorieën en
maatwerkcategorieën. Deze categorieën kunt u zelf indelen op uw toetsenbord,
dit doet u als volgt:
• Selecteer de juiste groep door dubbel op de juiste groep te klikken
• Vervolgens kunt u categorieën van de linker naar de rechterkolom slepen
• Als dit gedaan is kunt u naar het derde tabblad “Toets indeling” om
producten op toetsen te plaatsen
12.4 Producten op toetsen plaatsen
Kies het derde tabblad om producten op het toetsenbord in te delen. Selecteer
de categorie die u wilt gaan indelen. Sleep vervolgens de producten uit de
linkerkolom op het toetsenbord. U kunt de indeling zelf bepalen.
Om te controleren of het er goed uitziet klikt u op het eerste tabblad “Preview”.
Klik op “vernieuw” om de nieuwste indeling te bekijken.
21

Gebruikershandleiding POSnet
13. Aanmaken van een bediende
Een bediendeaccount aanmaken gaat als volgt:
• Meld u eerst aan als “ADMIN”, met het wachtwoord ‘1’
• Klik hierna op [Administratie]
• Kies in dit menu [Bediendes]
• In het menu “Bediendes” klikt u op [Toevoegen]
• Hier vult u de gegevens van een bediende in. “Kassa naam” is de naam die
zichtbaar is in het hoofdscherm
• Vul bij password één of meerdere karakters in om in te kunnen loggen.
Er zijn ook andere manieren om u in te loggen:
– I-Buttonkey: zet uw cursor in het vakje “Password”. Klik uw sleutel op de
I-Buttonreader en haal deze er pas af nadat u de instellingen voor deze
bediende heeft voltooid en opgeslagen
– Magneetkaart: zet uw cursor in het vakje “Password”. Haal u pas door de
magneetkaartreader
• Wanneer dit gedaan is, kunt u een afbeelding kiezen voor deze account.
Klik daarna op [Toevoegen]
Als de gegevens zijn ingevuld, kunt u kiezen welke rechten u de bediende wilt
geven. U kunt kiezen uit verschillende rechten die u kunt activeren door ze aan
te vinken.
22

Gebruikershandleiding POSnet
Tabblad 1 (Algemeen):
• Beheerder: indien deze is geselecteerd heeft deze bediende alle rechten.
Overige keuzes worden daarom dus ook niet meer getoond wanneer deze is
aangevinkt
• Bezorger: de bediende kan de bezorgfuncties gebruiken, bestellingen
wegbrengen en afrekenen in het bezorgmenu
• Korting Toestaan: hiermee kan de bediende korting geven aan klanten
• Prijswijzigingen: terwijl de kassa actief is, kan tijdens een betaling de prijs
worden aangepast
• Negatief aantal toestaan: hiermee is negatief boeken mogelijk
• Lade Open: de geldlade kan geopend worden door de bediende
• Overboek: het overboeken van tafels is voor deze bediende mogelijk
• Print Rekening: de tussenrekening en kopie bon vanuit geschiedenis kan
worden geprint door de bediende
• Verander Producten: de bediende kan zelf producten toevoegen en/of
verwijderen en/of aanpassen
• Rapporten: de bediende kan zelf rapporten inkijken, printen en opslaan
Tabblad 2 (Klant):
• Toevoegen klant: het in mogelijk een klant aan te maken
• Verander klant: het is mogelijk om klantgegevens te veranderen
• Verwijder klant: het is mogelijk om een klant te verwijderen
• Wijzig klant korting: het is mogelijk om de klantenkorting aan te passen
• Op rekening: er kunnen bestelling op rekening worden gezet
• Tegoed in klanten rekening: deze bediende is nu gemachtigd om
prepaidtegoeden te beschouwen als betaalmiddel
• Wijziging rekening limieten: de limiet waarmee het maximale bedrag op
rekening bepaald wordt is aan te passen
Tabblad 3 (Locatie):
Hier geeft u aan welke locatie(s) de betreffende bediende mag bedienen.
Dit doet u door “Toestaan Locatie Blokkering” aan te vinken. Dan vinkt u de
locaties aan die u wilt dat deze bediende kan bedienen.
23

Gebruikershandleiding POSnet
14. Aanmaken van tafelplattegronden
Algemeen
TIP: Bij het ontwerpen van de tafelplattegronden is het erg verstandig om een
muis te gebruiken. Ook kan het handig zijn om de functies “Magnetische grid”,
“Toon hulplijnen” en Toon grid” aan te zetten om secuurder en makkelijker te
kunnen werken. Bij gebruik van een muis ziet u, door op de rechter muisknop
te klikken, een menu waarin u kan kiezen voor: Kopiëren, Knippen, Plakken,
Wissen & Dupliceren.
Belangrijk object bewerkingen vooraf:
Item verplaatsen:
dit doet u door op het item te klikken en deze naar de gewenste plaats te
slepen. In het object venster is dit “X” en “Y”
Vergroten:
selecteer het item dat u wilt vergroten of verkleinen. Klik vervolgens op een
hoek van dit item en sleep deze van het item af om te vergroten en naar het
item toe om te verkleinen. In het object venster is dit “Breedte” en “Hoogte”
Draaien:
selecteer het item dat u wilt draaien. Klik op een hoek van het item en u
kunt met de muis linksom of rechtsom draaien. In het object venster is
dit “Draaihoek”
24

Gebruikershandleiding POSnet
De bewerkingen zijn voor meerdere objecten tegelijk te doen. Dit doet u door
een vierkant te trekken over de objecten die u wilt aanpassen. Dan verschijnt
er een menu waarin u kan aangeven wat u wilt wijzigen.
Alle bovenstaande bewerkingen kunt u ook doen door de objecteigenschappen
aan te passen. Om dit menu zichtbaar te maken, klikt u op het uitschuifteken
naast “Geselecteerde objecteigenschappen”. Dit venster is alleen zichtbaar als
u een object geselecteerd heeft.
Locatie aanmaken
• Meld u aan als “ADMIN” en ga naar het hoofdmenu. Kies daar [Locaties en
tafels]
• Standaard ziet u de locatie “Restaurant”. Deze locatie kunt u indelen. Wilt u
een nieuwe tafelplattegrond aanmaken, klik dan op [+]
• Dan voert u de naam van uw nieuwe plattegrond in, bijvoorbeeld “Terras”
• U ziet rechts een menu waar u objecten kunt kiezen die u in uw plattegrond
kunt gebruiken. Verstandig is om eerst de vloer te plaatsen en daarna de
items (tafels, stoelen, bars etc.) te plaatsen. Dit om te voorkomen dat
tafels niet goed zichtbaar zijn
• U kunt in de rechterkolom selecteren welke items u wilt plaatsen. Deze
plaatst u door dit item naar het werkveld te slepen
• Het is mogelijk om op elk object een rekening te boeken. Selecteer het
object dat u wilt gaan gebruiken om producten op te kunnen boeken en
vink in het venster “Geselecteerde objecteigenschappen”, “Is tafel” aan. Nu
is het mogelijk om op bijvoorbeeld een biljarttafel orders te boeken
• Als u klaar bent met het ontwerpen van een plattegrond en u bent
tevreden, klik dan op [Bewaar]
• Bent u niet tevreden, klik dan op [Cancel] om opnieuw te beginnen of op
[Exit] om te stoppen
LET OP:
Als u afsluit en u drukt niet op [Bewaar] zal de nieuwe plattegrond niet worden
opgeslagen!
25

Gebruikershandleiding POSnet
15. Aansluiten van de geldlade
De geldlade kunt u aansluiten op de kassa met een RJ-12 connector. Sommige
computers beschikken niet over deze aansluiting. U kunt dan ook de geldlade
aansluiten via uw bonprinter.
16. Het maken van een back-up van uw gegevens
Om er zeker van te zijn dat u uw producten, verkoopgroepen, categorieën
en overige gegevens maar één keer in de kassa hoeft op te slaan, is het
verstandig om regelmatig een back-up te maken, bijvoorbeeld wekelijks. U
doet dit als volgt:
• Log in als ”Admin”
• Klik op [Administratie]
• Klik dan op [Backup]
• Nu kunt u kiezen waar de back-up wordt opgeslagen, het is aan te raden
deze back-up te maken op een extern apparaat, bijvoorbeeld een USB-stick
• De back-up is nu gemaakt
LET OP:
Bij een eventuele crash van uw ‘harde schijf’ is het belangrijk om over een
externe backup te beschikken. Alle backups op uw harde schijf gaan bij deze
crash verloren. U bent zelf verantwoordelijk voor het maken van een backup
van uw kassagegevens!
26

Gebruikershandleiding POSnet
17. Registeren van handheld app
Het registeren van handhelds gaat gewoonlijk via uw POSnet dealer. U kunt dit
echter ook zelf. Dit doet u als volgt:
• U gaat naar http://www.posnet.eu/registration/
• Daar maakt u een account aan. Daarna kunt u aangeven welke licenties u
aan wilt schaffen. Deze producten kunt u in uw winkelwagen plaatsen.
• Bij het doorgeven van de betalingsinformatie, wordt gevraagd om een
Software ID. Dit is de code die u vindt door in POSnet naar [Administratie]
te gaan en vervolgens naar [Software Registratie]. Dan naar “Toevoegen
Mobiel Apparaat”.
• U moet het MAC-adres weten van uw handheld. Bij een iPOD kunt u dit
vinden onder, “instellingen”, “over”, Wi-Fi Adres.
• Voer het MAC-adres in dan zal POSnet een code generen
• Deze code vult u in op de website. Vervolgens klikt u op [Continue]
27

Gebruikershandleiding POSnet
18. POSnet handhelds koppelen
Om handhelds te kunnen gebruiken is het nodig dat uw kassa verbonden is
aan een accesspoint. Dit accesspoint moet voldoen aan de eerder genoemde
instellingen van uw netwerk (Zie hoofdstuk 5 “PC Instellingen”).
Handhelds toevoegen aan uw systeem gaat als volgt:
• Ga naar [Administratie] en vervolgens naar [Instellingen]
• Klik op het tabblad “Functionaliteiten” en vink “Gebruik handhelds” aan
• Uw POSnet software is nu klaar voor uw handhelds
Om uw handheld te verbinden met de kassa, doet u het volgende:
• Start u handheld op en ga naar “Instellingen” of “Settings”, daar klikt u op
“Wi-Fi”
• U ziet hier een lijst van netwerken waarmee u kunt verbinden. Klik op het pijltje
aan de rechterkant van de naam van het netwerk waarmee u wilt verbinden
• Ga vervolgens naar “Statisch” of “Static” en vul hier wederom de IP
instellingen in zoals eerder genoemd. Als dit gedaan is klikt u op “Wi-Fi
Netwerken”of “Wi-Fi Networks”
• U ziet nu opnieuw een lijst van mogelijke netwerken. Maak nu verbinding met
het netwerk waar u net uw IP instellingen voor heeft gedaan door erop te klikken
• Ga daarna terug naar het hoofdscherm door op de home-button te drukken.
Dit is de ronde knop op de iPOD zelf met het vierkantje erop.
• Start de applicatie “POSnet”
• Druk op “Settings”
• Selecteer uw interfacetaal door op de vlag van
uw taal te klikken
• Vul bij “IP Adres Server” het IP van de
hoofdkassa in of druk op [Detecteer]
• Dan selecteert u in de lijst daaronder de juiste
kassa, daarna drukt u op [OK]
• Nu kunt u kiezen als welke gebruiker u de
handheld wilt gaan gebruiken. Als u dit doet zal
er gevraagd worden om een wachtwoord. Dit is
de code die u heeft ingevuld in het vak “inlogcode
handheld” toen u de bediendes aanmaakte
• Dan zal POSnet alle nodige informatie en
afbeeldingen automatisch downloaden, dit
duurt enkele seconden
• Uw handheld is nu klaar voor gebruik
28

Gebruikershandleiding POSnet
19. POSnet handheld gebruik
Verbinden met uw hoofdkassa
Als u voor het eerst uw handheld aan uw PC koppelt, dan kunt u bij instellingen
klikken op [detecteer]. Als u in hoofdstuk 18 de netwerkinstellingen
juist heeft ingevoerd, dan zal de handheld in een lijst weergeven wat de
verbindingsmogelijkheden zijn. Klik op de hoofdkassa en klik op [OK]. Mocht
uw hoofdkassa nog niet gevonden zijn nadat u op [detecteer] heeft geklikt dan
kunt u ook handmatig het IP-adres van uw hoofdkassa invoeren en op [OK]
klikken naast het ingevoerde IP-adres.
Instellingen
In het scherm ziet u nu een lijst met uw bediendes en de knop [Instellingen].
Hier klikt u op. U kunt uw interface taal kiezen door op de vlag te klikken
van uw taal. U kunt het venster onder de vlaggen naar links en naar rechts
schuiven om overige instellingen te bekijken.
Op het eerste tabblad kunt u kiezen welke printer deze handheld gebruikt om
orders te printen. Bijvoorbeeld: keukenprinter, barprinter, terrasprinter enz..
Het tweede tabblad bevat de volgende instellingen:
• Terug naar tafelscherm na betaling: zodra
er betaald is zal de handheld automatisch
terugkeren naar het hoofdscherm
• Terug naar producten na betaling: zodra
er betaald is zal de handheld automatisch
terugkeren naar het productenscherm
(als u dit wilt gebruiken moet u “Terug naar
tafelscherm na betaling” uitvinken)
• Snelle betaling: als dit is aangevinkt wordt het
keuzescherm met [Betaal order],
[Printer alleen nota] en [Op rekening] niet
meer weergegeven
• Laad individuele tafel iconen: als dit
is aangevinkt wordt bij elke tafel een
individuele afbeelding weergeven zoals op de
tafelplattegrond te zien is
• Schermrotatie vastzetten: als dit is
aangevinkt zal de POSnet app niet meer
automatisch roteren bij het draaien van de
handheld
29

Gebruikershandleiding POSnet
• Gebruik eerste product afbeelding voor categorie: als dit is aangevinkt krijgen
categorieën automatisch de afbeelding van het eerste product in de categorie.
Dit is niet van toepassing als producten geen afbeeldingen hebben
• Herinner laatst bezochte categorie: als dit is aangevinkt zal de lijst met
categorieën blijven staan waar u bezig was ook nadat u een tafel heropent
Op het derde tabblad ziet u met welke hoofdkassa de handheld verbonden is.
Dit is als het goed is al ingesteld.
Inloggen
Om uw handhelds te bedienen moet u inloggen door op de juiste persoon te
klikken en vervolgens het wachtwoord in te geven dat u voor het werken met
de handheld heeft aangegeven bij het aanmaken van de bediendes. Na het
inloggen zullen automatisch alle kassagegevens gedownload worden, dit duurt
enkele seconden. Als dit gebeurd is ziet u een overzicht van uw locaties en
tafels. U ziet in het scherm ook de volgende knoppen:
• Alle Tafels; met deze knop ziet u al uw tafels gesorteerd per locatie
• Rapport; indien dit niet geblokkeerd is door de administrator ziet u hier de
omzetrapportage
• Bericht; met deze knop kunt u berichten sturen naar individuele pinters in het
netwerk
• Betaalwijzen; hier ziet u een overzicht van al uw nog niet afgerekende
tafels, vanuit dit menu kunt u ook betalingen doen
In de balk boven de tafels kunt u kiezen welke locatie u wilt gaan bedienen.
Vervolgens klikt u op een tafel.
Bedienen
Bij het openen van een tafel ziet u in de linkerkolom een lijst met uw
categorieën en in de rechterkolom uw producten. Om alle categorieën te
bekijken kunt u de lijst met categorieën naar boven en naar beneden schuiven.
Met de vergrootglazen linksboven in uw scherm kunt u in of uitzoomen.
Als u een tafel heeft geopend dan ziet u rechtsboven in het scherm een
knop [Zoeken], met deze knop kunt u in uw productendatabase zoeken op
productomschrijving. Onderin het scherm ziet u vijf knoppen:
• Bestelling; dit is het scherm waar u de bestellingen kunt doen
• Bestelling; in dit scherm ziet u de bestellingen die u al heeft aangeslagen
• Overboeken; hier kunt een gedeeltelijke of gehele overboeking doen van
tafel naar tafel
30

Gebruikershandleiding POSnet
• Afrekenen; hier kunt u de betreffende tafel afrekenen
• Terug; met deze knop gaat u terug naar uw hoofdscherm
Als u in het bestelscherm op een categorie klikt kunt u een product aanklikken
in de rechterkolom. Als niet alle producten zichtbaar zijn op één scherm, dan
kunt u de productenlijst naar links en rechts verschuiven om alle producten te
zien.
Bij het bedienen klikt u op het juiste product. Dan ziet u een scherm waar u
het aantal van dit product kunt aangeven. Door op de min- en plustoets te
drukken kunt u op- of aftellen. Als u een heel grote order krijgt dan kunt u
ook op het aantal klikken en handmatig een aantal invoeren. Ook kunt u een
opmerking toevoegen bijvoorbeeld: “zonder citroen”. Vervolgens kunt u de
gang aangeven. Dit is voornamelijk handig als het gaat om: voorgerechten,
hoofdgerechten en desserts. Dan klikt u op [Toevoegen aan order], nu kunt u
nog meer producten kiezen. Dit gaat op dezelfde manier. Als u klaar bent met
het invoeren van de bestelling, klikt u rechtonderin op [Sturen]. De bestelling
worden nu naar de orderpinter gestuurd.
Afrekenen
Als u gaat afrekenen opent u de betreffende tafel en klikt u op [Afrekenen].
Door op [Betalen: --,--] te klikken wordt de hele rekening betaald. Ook kan de
rekening gesplitst worden.
Gedeeltelijke betaling voorbeeld:
Als aan één tafel klanten alleen hun eigen consumptie willen betalen,
doet u dit als volgt:
• U opent de desbetreffende tafel
• Dan klikt u op [Afrekenen]
• U zet alle aantallen van de producten met [Wis Aantallen] op nul. De producten
die één of meer keer worden aangeklikt worden automatisch geselecteerd,
opgeteld en kunnen worden afgerekend.
• Klik vervolgens op de knop [Betalen: --,--]
• Afhankelijk hoe u de handheld heeft ingesteld, vanaf dit moment gaat het
betalen zoals u altijd gewend bent
• Na het afrekenen komt u terug in het scherm met de nog niet betaalde
producten. Hier kan u ook weer een splitsing maken op dezelfde wijze.
Ook kan u hier het overige bedrag in één keer laten betalen, dit doet u door
op [Betalen: --,--] te klikken
31

Gebruikershandleiding POSnet
20. Mobiele Manager Toegang
U kunt met POSnet als manager via een extern apparaat inloggen op de kassa
en zo meekijken en wijzigingen doorvoeren. Dit kan met apparaten met WiFi,
denk hierbij aan uw mobiele telefoon, tablet of notebook.
Om in te kunnen loggen moeten er wel enkele instellingen worden gedaan:
• Het MAC-adres van uw externe apparaat moet worden toegevoegd aan uw
accespoint. Als dit gedaan is dan kan het toegevoegde apparaat verbinden
met het netwerk
• Het externe apparaat dat u wilt verbinden moet een statisch IP-adres
hebben. Voor meer informatie over geschikte instellingen zie hoofdstuk 5
“PC Instellingen”
• Als dit gebeurt is, kunt u verbinden met het netwerk
• Dan opent u op uw externe apparaat een internet browser. In de URL
balk typt u dan het IP-adres van de hoofdkassa plus “/web”, bijvoorbeeld:
http://192.168.1.1/web
• Vervolgens kunt u inloggen als administrator. Dit doet u door de naam en
wachtwoord van uw admin in te voeren bij “Naam” en “Wachtwoord”.
• Let op: beide invoervelden zijn hoofdletters en spatie gevoelig!
• Dan klikt u op “Inloggen”
• Nu kunt u kiezen uit drie menu’s:
- Rapporten: hier ziet u een overzicht van alle rapporten die u ook in uw
kassa kunt zien. Hier kunt u aangeven van welke data u gegevens wilt
zien, vervolgens drukt u op genereren
- Tafels: hier ziet u een overzicht van de open tafels met de openstaande
bedragen.
- Administratie: hier klikt u op “Categorieën en Producten”. Dan ziet u een
overzicht van uw categorieën. Als u een categorie selecteert ziet u de
producten in die categorie verschijnen in de rechterkolom. U kunt hier
eventueel wijzigingen doen in de naam en/of prijs
32

Gebruikershandleiding POSnet
21. Keukenbon met pictogrammen
Voor ondernemingen die werken met mensen die problemen hebben met
lezen, is het mogelijk om op de keukenbon in plaats van alleen tekst ook
pictogrammen te printen. Het instellen gaat als volgt:
• Ga naar [Administratie], klik daar op [Instellingen]
• Klik dan op [Functionaliteit], te vinden in de linkerkolom
• Hier vinkt u “Activeer Pictogrammen keukenbon optie”
• Klik dan op [OK]
De pictogrammen zijn nu geactiveerd. Nu moeten ze nog worden toegevoegd
aan de juiste consumpties. Dit doet u als volgt:
• Ga terug naar [Administratie]
• Klik hier op [Categorieën en producten]
• Als u nog geen consumpties heeft toegevoegd, klikt u op [Toevoegen].
Meer informatie hierover vindt u in het hoofdstuk 10 “Aanmaken van producten”
• Als u consumpties heeft toegevoegd die u wilt aanpassen, klikt u dubbel op
dit artikel en kiest u [Wijzig]
• U ziet nu het venster wat u ook zag toen u het artikel toevoegde, maar nu
kiest u het tweede tabblad “Picto omschrijving”
• Dan klikt u op [Toevoegen]
• Klik dubbel op het pictogram dat u wilt toevoegen of sleep het pictogram
één voor één naar het witte venster onderin en klik op [Wijzig]. Nu is
uw artikel gekoppeld aan de reeks pictogrammen. U kunt ook meerdere
karakters toevoegen, als u een product met een langere naam moet
omschrijven. Houd er rekening mee dat niet alle printers deze karakters
snel kunnen printen. Kijk voor geschikte printers op de website:
http://www.portapos.eu
33

Gebruikershandleiding POSnet
22. Pictogrammen toevoegen voor keuken- of barbon
Wanneer u zelf pictogrammen voor de keuken- en barbon heeft gemaakt en
deze in de daarvoor bestemde map in POSnet heeft geplaatst, moeten deze
pictogrammen in de database van POSnet geïmporteerd worden.
Om deze door u zelf toegevoegde pictogrammen te activeren in POSnet moeten
ze worden geïmporteerd. Dit is erg eenvoudig:
• Ga naar [Administratie] en vervolgens naar [Instellingen]
• Klik nu op het laatste tabblad “Overig” en klik op [Import Bitmaps]
LET OP:
deze pictogrammen dienen zwart/wit BMP-bestanden te zijn met als formaat
128 x 128 pixels groot! Overleg met uw dealer hoe u op een juiste wijze
afbeeldingen (pictogrammen) kunt importeren!
23. Aan de slag met POSnet
Als u de bovenstaande hoofdstukken heeft doorgewerkt, bent u klaar om met
POSnet te gaan werken. In het volgende deel van deze handleiding volgt meer
informatie over het gebruik van POSnet.
24. Rapporten
Alle rapportages die mogelijk zijn met POSnet kunt u vinden onder
[Administratie] en vervolgens naar[Rapporten]. Achter elk rapport staat
omschreven wat dit rapport weergeeft.
Uw belangrijkste en meest volledige rapport is “Financieel”:
• Ga naar [Administratie]
• Klik op [Rapporten]
• Klik op [Financieel]
• U kunt bepalen welke periode u wilt bekijken door links bovenaan te
selecteren welke periode er moet worden weergegeven
• Standaard ziet u een overzicht van alle kassa’s in het netwerk. U kunt ook
één kassa weergeven uit het netwerk door deze te selecteren bij “terminal”
34

Gebruikershandleiding POSnet
• Klik hierna op [Toepassen]. Hier verschijnt een overzicht van totalen
financieel, BTW & verkoopgroepen in de geselecteerde periode van de
betreffende kassa(‘s)
• U kunt deze printen als bon, maar u kunt er ook voor kiezen deze gegevens
op een A4 formaat weer te geven. Dit doet u door op [Print A4] te klikken,
er zal nu een PDF-bestand worden gemaakt van het rapport
• U kunt ook alle rapportages exporteren naar Excel door op [Export Excel]
te klikken. Ook kunt u deze gegevens kopiëren door op [Export HTML] te
klikken. Hiermee staan de gegevens op uw klembord. Deze gegevens kunt
u vervolgens in bijvoorbeeld Word of uw mailprogramma plakken.
25. Klantenrekeningen
Met de debiteurfunctie is het mogelijk om consumpties op rekening te
boeken. Deze rekeningen hebben een instelbaar kredietlimiet. U kunt aan uw
klantgegevens magneetkaarten koppelen maar u kunt er ook voor kiezen om
bij het bedienen van een vaste klant, handmatig te selecteren welke klant dit
is. Het op rekening boeken gaat als volgt:
• Open een tafel en sla daar de genuttigde consumpties aan
• Als u “op rekening” wilt boeken, klikt u op [Op rekening]
• Hier selecteert u de klant waarop de rekening geboekt moet worden. Is de
klant nog niet bekend dan kunt u die aanmaken door op [Toevoegen] te
klikken
• Als de klant geselecteerd is, klikt u op [Kies]
• Wanneer u de rekening print, wordt de naam van de klant op de bon gezet
• De order is nu op de naam van deze klant geboekt
Het innen van de rekeningen gaat als volgt:
• U klikt op [Administratie] en vervolgens op [Klanten]
• Dan selecteert u de juiste klant en klikt op [Wijzig] vervolgens klikt u op
het tweede tabblad “Open rekening”
• Klik op [Selecteer alles] en kies dan [Print bon] of [Print A4] voor een
overzicht
• Klik vervolgens op [Betaal --,-- EURO]
• Kies dan de betaalwijze en klik op [OK]
• De rekening is nu geïnd, u kunt dit scherm nu verlaten door op [OK] en
daarna [Einde] te klikken
• Om dan terug te gaan naar het hoofdscherm klikt u op [Einde]
35

Gebruikershandleiding POSnet
26. Debiteuren (Prepaidproducten)
Met de debiteurfunctie is het mogelijk “PrePaid” kaarten toe te voegen voor
verschillende toepassingen. Speciale tegoedkaarten voor bijvoorbeeld 10 x
zonnebank tegoed of 20 x kopje koffie.
Het aanmaken van een prepaidartikel bestaat uit drie stappen:
• Prepaidartikel aanmaken: het aanmaken van bijvoorbeeld een “20 x kopje
koffie” kaart
• Prepaidverbruiksartikel aanmaken: het aanmaken van het kopje koffie die
van het prepaidtegoed wordt afgeschreven
• Klantengegevens koppelen aan waarde: de gegevens van een klant
koppelen aan het tegoed, zodat dit wordt bijgehouden
Een prepaidartikel aanmaken gaat als volgt:
• U gaat naar [Categorieën en Producten] en selecteer de categorie waaraan
u de prepaidkaart wilt toevoegen
• Klik dan op [Toevoegen Product] en selecteer bij product Type: “Prepaid –
Product”
• Bij prepaideenheden kunt u invoeren hoeveel tegoed erop de kaart moet
staan, dit zou bijvoorbeeld 20 x koffie kunnen zijn.
• U kunt de verval datum aangeven: tot wanneer is de kaart geldig?
• Vul de naam in van de kaart bijvoorbeeld “Koffiekaart”
• De prijs van de kaart, bijvoorbeeld €25,-
• Selecteer de juiste printer, de juiste categorie en BTW tarief
• Klik vervolgens op [Toevoegen]
• U kunt bij de “Menu Configurator” dit product aan een toets toewijzen
Nu kunt u het verbruiksartikel aanmaken, dit product wordt dan betaald
door middel van de zojuist aangemaakte kaart. Het aanmaken van een
verbruiksartikel gaat als volgt:
• Ga naar [Categorieën en Producten] en selecteer de categorie waaraan u
het verbruiksartikel wilt toevoegen
• Klik dan op [Toevoegen Product] en selecteer bij producttype: “Prepaid –
Verbruiksartikel”
• Kies bij “Bron Kaart” de zojuist aangemaakte kaart
• Dan kunt u invoeren hoeveel tegoeden er per keer afgeschreven moeten
worden, bijvoorbeeld 1 x per keer
• Voer dan de naam van het artikel in, bijvoorbeeld “koffie van kaart”
36

Gebruikershandleiding POSnet
• Aangezien dit een prepaidproduct is blijft de prijs op nul staan
• Selecteer de juiste printer, de juiste categorie en BTW tarief
• Klik vervolgens op [Toevoegen]
• U kunt bij de “Menu Configurator” dit product een toets toewijzen
Het koppelen van een prepaidartikel aan klantengevevens gebeurt pas
zodra een klant het prepaidartikel aanschaft. Zodra aan klant een tegoed wil
aanschaffen, dan selecteert u de klant en registeert u het prepaidartikel. Dit
doet u als volgt:
• Open een tafel en klik op [Klant]
• Selecteer de juiste klant of maak een nieuwe aan door op [Toevoegen] te
klikken
• Gegevens die u minimaal moet invullen zijn: “Achternaam” en ”Password”,
achternaam mag alles zijn, dit is de naam die wordt weergegeven.
• Registeer het prepaidartikel en reken af
• De klant is nu aangemaakt en kan nu zijn klantkaart gebruiken om
prepaidartikelen af te boeken. Zodra het prepaidartikel is aangeschaft zal
het tegoed behorend bij dit artikel gekoppeld zijn aan de persoon.
• Als de klant koffie wilt van de koffiekaart, haalt u eerst zijn kaart door de
kaartlezer en klikt u op het aangemaakte verbruiksartikel. Bij het afrekenen
zal nu het tegoed van de prepaidkaart worden afgeschreven
37

Gebruikershandleiding POSnet
27. Vaste korting
Percentuele korting instellen gaat als volgt:
• U gaat naar [Administratie]
• Dan klikt u op [Categorieën en Producten]
• Hier ziet u de aangemaakte en ingedeelde producten. Vervolgens klikt u op
het tabblad “Prijzen”
• Dan klikt u op [Vaste korting]. U kunt procentueel aangeven hoeveel
korting u geeft op alle prijzen. Let er wel op dat u na afloop van
bijvoorbeeld het happyhour u dit percentage weer op 0% zet.
LET OP:
dit kunt u alleen instellen wanneer er geen tafels meer open staan.
Het percentage is geldig voor alle tafels.
38

Gebruikershandleiding POSnet
28. Prijsniveaus
U kunt ook extra prijsniveaus aanmaken. Op die manier kunt u per product
verschillende prijzen invullen. Deze prijsniveaus zijn te selecteren per klant. U
doet dit als volgt:
• U gaat naar [Administratie]
• Dan klikt u op [Categorieën en Producten]
• Hier ziet u de door u aangemaakte en ingedeelde producten. Vervolgens
klikt u op het tabblad [Prijzen]
• Dan klikt u op [Prijsniveaus]
• Vervolgens kunt u groepen aanmaken door op [Toevoegen] te klikken
en bijvoorbeeld de groep “Leden” in te voeren. Als u deze groep heeft
aangemaakt, klikt u op het kruisje om af te sluiten.
• U ziet dat u bij uw producten twee kolommen zijn ontstaan, één met “Prijs”
en één met de door u aangemaakte kortinggroep
• Door dubbel op de tweede prijs te klikken kunt u de prijs veranderen
Dit prijsniveau werkt alleen als u deze aan een klant koppelt. Dit doet u als
volgt:
• Ga naar [Administratie] en vervolgens naar [Klanten]
• U ziet nu uw klantenbestand. Selecteer de klant die u aan het nieuwe
prijsniveau wilt koppelen en klik op [Wijzig]
• Dan kunt u bij “Prijzen” “Kortingstype” kiezen voor “Prijslijst”
• Vervolgens selecteert u bij “Prijslijst” het juiste prijsniveau
39

Gebruikershandleiding POSnet
29. Klanten (loyalty) punten
In POSnet is het mogelijk om punten te
sparen op klantniveaus. Bij elke bestede
euro krijgt de klant één loyaltypunt.
U kunt zelf bepalen hoeveel een punt
waard is. Als u er bijvoorbeeld voor kiest
om per euro 0,10 euro aan waarde per
klantenpunt te geven, dan wordt er bij
€ 20 aan consumpties € 2 aan punten
gespaard. Klanten selecteren kunt u doen
door middel van klantenpassen,
RFID-tags of handmatig.
Klantenpunten activeren doet u als volgt:
• U gaat naar [Instellingen] en
vervolgens naar het tabblad
“Functionaliteit”
• Daar vinkt u aan “Activeer Klant
Loyalty Systeem”
• Bij “Loyalty Punt Waarde” kunt u zoals al
eerder omschreven aangeven hoeveel 1
klantenpunt waard is
Zodra u nu consumpties boekt voor een klant, zullen er automatisch punten
gespaard worden. Het aantal punten verschijnt op de bon van de klant. Deze
punten kunnen worden verzilverd als u als betaalwijze voor “Loyalty punten”
kiest. Als er nog niet genoeg punten zijn gespaard kan de klant ook een deel
van zijn rekening met deze punten betalen.
40

Gebruikershandleiding POSnet
30. Dinerbon/Cadeaubon
U kunt ook gebruik maken van dinerbonnen. Een klant koopt van u een
dinerbon met een bepaalde waarde. Om deze waarde wordt gevraagd bij
aanschaf van de dinerbon. Op de klantenbon wordt dan een unieke code
geprint met een barcode. Een dinerbon aanmaken gaat als volgt:
• U gaat naar [Administratie]
• Dan klikt u op [Categorieën en Producten]
• Selecteer in de linkerkolom de categorie waarin u de dinerbon wilt
aanmaken
• Door op de rechterknop [Toevoegen] te klikken, voegt u een product toe
• Vul de volgende artikelgegevens in
- Producttype (selecteer “Diner bon”)
- Naam (naam van de Diner bon)
- Prijs (laat de prijs van de Diner Bon op 0 staan, bij aanschaf kunt u de
waarde van de dinerbon invoeren)
- Printer (selecteer de printer waar dit artikel naartoe moet worden geprint,
dit is de bar- of keukenprinter)
- Categorieën (selecteer een categorie of productgroep voor dit artikel)
• BTW (dit is het BTW percentage wat op dit product van toepassing is)
• Open prijs (als dit is aangevinkt dan heeft dit artikel een open prijs)
• Geef geen korting over dit artikel (Korting geven is niet meer mogelijk over
dit artikel)
• Tenslotte kunt u een pictogram toevoegen of veranderen voor dit artikel.
Dit kan op meerdere manieren:
- Zoek op internet (indien u PC een internetverbinding heeft dan kunt u zo
naar afbeeldingen zoeken op het web)
- Van disk (een afbeelding zoeken in uw eigen mappen via uw verkenner)
- Wis logo (wis het ingestelde logo)
• Wanneer dit is ingesteld klikt u op [Toevoegen]
Bij registratie van de verkoop van een Diner Bon/Cadeaubon wordt er
gevraagd om de waarde van de Diner Bon en wordt er automatisch een
code gegenereerd, deze code kan eventueel worden vervangen door
een magneetkaart in te lezen. Dit doet u door de code te vervangen en
uw magneetkaart door de lezer te halen. Daarna drukt u op [Print]. De
magneetkaart is nu gekoppeld aan dit tegoed.
41

Gebruikershandleiding POSnet
31. Functies artikelscherm
Om het artikelscherm te zien gaat u naar uw hoofdscherm en klikt u op een
tafel. Links boven ziet u het scherm waar uw aangeslagen producten komen
te staan. Linksonder ziet u het numerieke toetsenbord met daar links naast
functietoetsen:
• Omhoog: met deze toets kunt u het juiste artikel selecteren
• Omlaag: met deze toets kunt u het juiste artikel selecteren
• Wis Selectie: producten die nog niet naar de orderprinter verstuurd zijn,
kunnen op deze manier verwijderd worden
• Lade Open: open de geldlade
• Prijswijz.: met deze functie kunt u een geselecteerd artikel éénmalig een
andere prijs geven
• Minus: met deze knop kunt u producten retour boeken
Dan ziet u rechtsboven uw aangemaakte producten. Rechtsonder ziet u de
mogelijke functietoetsen. U ziet de volgende knoppen:
• Instructies: indien aan het geselecteerde artikel een instructie is gekoppeld,
kunt u deze zichtbaar maken door op de knop te klikken
• Betaling: deze functie gebruikt u als uw klant wilt betalen, ongeacht de
manier waarop
• Snelle Betaling: snelle betaling kunt u gebruiken als een klant contant
betaalt en geen kassabon wenst
42

Gebruikershandleiding POSnet
• Kontant + Nota: deze functie kunt u gebruiken als een klant contant betaalt
en wel een kassabon wenst
• Rekening: met deze knop kunt u ten allen tijde een tussentijdse kassabon
printen
• Op Rekening: met deze knop kunt u altijd bestellingen op rekening boeken
van een klant
• Zend Order: met deze knop verstuurt u handmatig de orderbon naar de
printer
• Geschiedenis: met deze knop kunt u vorige rekeningen zien en afdrukken
van deze tafel
• Overboek: met deze knop kunt u een tafel geheel of gedeeltelijk
overboeken naar een andere tafel
• Korting 0%: met deze knop u procentuele korting geven over de order
• Nieuwe Order: met deze knop kunt u op dezelfde tafel eenvoudig weer een
nieuwe order toevoegen en een aparte bon bijhouden
• Functies:
– Lenen: u kunt u klanten een bedrag lenen en dit registeren
– Overboek Tafel naar bediende: met deze knop boekt u een tafel over naar
een andere bediende
– Product zoeken: met deze functie kunt u zoeken naar individuele
producten in uw artikelbestand
– Stuur bericht naar printer: hiermee kunt u losse berichten sturen naar
alle individuele printers in het netwerk
• Verstuur en Afsluiten: met deze knop verstuurt u de order naar de printers
en sluit u deze tafel
43

Gebruikershandleiding POSnet
32. Tafels gedeeltelijk of geheel overboeken
Het is mogelijk om geboekte producten gedeeltelijk of in z’n geheel over te
boeken naar een andere tafel. Dit doet u als volgt:
• U opent de betreffende tafel en klik op [Overboek]
• U kunt nu het gehele bedrag overboeken door op [Overboeken
Orderbedrag] te klikken
• Om een gedeelte over te boeken, selecteert u het artikel dat u wilt
overboeken. U selecteert met het numerieke toetsenbord het aantal dat u
wilt overboeken. Klik vervolgens op [Toevoegen]
• Dit doet u voor alle producten die u wilt overboeken. Vervolgens klikt u op
[Overboeken geselecteerde producten met waarde! –,–]
• Dan selecteert de tafel waarnaar u de geselecteerde producten wenst over
te boeken
33. Tafels gedeeltelijk of geheel betalen
Het is mogelijk om geboekte producten gedeeltelijk of geheel te betalen. Dit
doet u als volgt:
• U gaat naar het artikelscherm van de betreffende tafel en klik op [Betaling]
• U kunt nu het gehele bedrag betalen door op [Betaal totaal] te klikken
• Om een gedeelte van de rekening te betalen, selecteert u het artikel dat u
wilt betalen en selecteert u met het numerieke toetsenbord het aantal dat u
wilt betalen. Klik vervolgens op [Toevoegen]
• Dit doet u voor alle producten die u wilt betalen. Vervolgens klikt u op
[Deelbetaling –,–]
De rekening is nu gedeeltelijk betaald.
44

Gebruikershandleiding POSnet
34. Barbon/tafel met klantomschrijving
Het is mogelijk een barbon op naam te boeken. Dit kan handig zijn als u moet
onthouden welke bestelling bij welke persoon hoort. U doet dit als volgt:
• U boekt zoals gewoonlijk bestellingen op een tafel. U kunt nu door op [Bon
naam] te klikken, een naam toevoegen aan deze bon. Deze naam staat niet
op de rekening.
• Wanneer u een vaste klant selecteert in uw order, dan wordt de klantnaam
wel weergegeven op orderbonnen en de kassabon. Deze klantnaam staat
dan ook boven de los ingevoerde klantomschrijving in het overzicht
• Door op [Nieuwe order] te klikken, kunt u opnieuw een bestelling opnemen
en hier wederom een naam aan koppelen. Als u nu op [Verstuur en
afsluiten] klikt en daarna op de betreffende tafel klikt, dan ziet u nu de
aparte bonnen met naam
• U kunt ook achteraf een bonnaam toevoegen of wijzigen Dit doet u door in
dit scherm op het gele bonnetje te klikken. Vervolgens typt u de naam in en
klikt op [OK]
• U kunt in dit scherm een nieuwe boeking doen door op [+] te klikken.
Door op het kruisje te klikken gaat u terug naar het hoofdscherm.
• Als u op één van deze bonnen klikt, kunt u deze afrekenen
45

Gebruikershandleiding POSnet
35. PortaPOS MaxiPOS
Het all-in-one horeca kassasysteem dat in alle opzichten zijn kleinere broer
overtreft. Een snellere processor, meer werkgeheugen en een extra groot
touchscreen zodat er meer toetsen op passen. Meer toetsen betekent minder
bladeren dus sneller werken.
- ingebouwde thermische bonprinter
- ingebouwd klantendisplay
- ingebouwde kaartlezer
- ingebouwde i-buttonlezer
- ingebouwde RFID lezer
De MaxiPOS is uitermate geschikt als POSnet netwerk server die tegelijkertijd
toegang verschaft aan een externe computer voor administratieve doeleinden.
46

Gebruikershandleiding POSnet
36. PortaPOS iPOD
PortaPOS IPOD Mobiel Bestel Systeem
- tijdswinst door minder lopen
- efficiënt gebruik productiecapaciteit van de bar
- betaalbare handheld oplossing
Eigenschappen
- betaalbare PortaPOS handheld op basis van iPOD touch
- werkt alleen in combinatie met PortaPOS kassasysteem
- snel bladeren door productschermen gesorteerd per categorie
- mobiel invoeren van tafel bestellingen
- toont alle tafels grafisch met kleuraanduiding voor vrij of bezet
- eenvoudig toevoegen van instructies bij uw bestelling
- per gerecht is de printvolgorde aan te geven voor de keukenbon
- tafel overboek functie voor wanneer gasten gaan verzitten
- tafels geheel of gesplitst afrekenen op de handheld
Opties:
- externe wisselbare PortaPOS Power
Pack om langer door te werken
- lederen polstasje voor de iPOD met
Power Pack
47

Contacts:
POSnet Benelux
Handelsweg 14; 4387 PC
Vlissingen; Nederland
0031 (0) 118 629578
www.posnet.nl