Bijlage openen - Geheugen van Apeldoorn

Opnieuw moest het inmiddels officieel ingestelde gemeentelijk organisatieonderdeel Gemeentearchief
verhuizen. In 1981 werd de gemeentelijke archiefbewaarplaats in het pand Condorweg 5 in gebruik genomen.
Het archief van de Gemeentesecretarie is gevormd vanaf de instelling van de gemeente in 1818 en loopt door tot
1985, het jaar waarin het naar aanleiding van de reorganisatie is afgesloten. Het archief was verdeeld in vier
tijdsblokken:
1. Archief Gemeentebestuur 1818-1915
2. Secretariearchief van de Gemeente Apeldoorn I 1916-1945
3. Secretariearchief van de Gemeente Apeldoorn II 1946-1970
4. Secretariearchief van de Gemeente Apeldoorn III 1971-1985
De verdeling in deze tijdsblokken is gebaseerd op verschillende motieven. In 1916 en in 1946 werden nieuwe
ordeningsystematieken ingevoerd, waardoor het noodzakelijk was het archief vanaf dat moment af te sluiten en
een nieuw blok te beginnen. In 1970 werd een archiefverordening vastgesteld dat toen aanleiding gaf het archief
opneuw af te sluiten. De ordeningsystematiek ingevoerd vanaf 1946 -het dossierstelsel- bleef gehandhaafd.
De bewerking van het archief Gemeentesecretarie 1946-1970 startte in 1987 door een medewerker van het
Gemeentearchief op de locatie Stadskantoor aan de Sprengenweg, een ruim kantoorgebouw waarin een groot
deel van de gemeentelijke organisatie inmiddels sinds 1973 was gehuisvest. Na grove selectie en vernietiging
werd het archief in 1988 formeel overgebracht naar de archiefbewaarplaats waar door verfijnde selectie en
inventarisatie de bewerking werd vervolgd. Vanwege de ingebruikname van het nieuwe stadhuis aan de Markt
in 1993 werd het blok III 1971-1985 verplaatst voor bewerking naar de archiefbewaarplaats. Het doel was deze
bewerking in samenhang met het blok II 1946-1970 uit te voeren.
Door gebrek aan personele capaciteit kon het bewerkingsproject echter niet worden afgerond. De beide
archiefblokken zijn in 2004 mee verhuisd naar de nieuwe archiefbewaarplaats in gebouw CODA aan de
Vosselmanstraat 299.
Uiteindelijk werd in december 2010 het project weer opgestart. De gemeentearchivaris van Apeldoorn gaf toen
Doxis Informatiemanagers de opdracht om drie gemeentelijke archieven uit de periode 1916-1985 te bewerken
en te inventariseren, waaronder de beide archiefblokken van de Gemeentesecretarie. In november 2012 is dit
project afgerond. Het resultaat van de bewerking van de beide archiefblokken Gemeentesecretarie is nu één
archiefinventaris en een goed geordend en in goede staat gebracht archief.
Verantwoording van de inventarisatie
Tijdvakbegrenzing van het archief
Zoals hiervoor aangegeven wordt het tijdvak van het archief begrensd door het beginjaar 1946 en het eindjaar
1985, vanwege verandering van archiveringsmethode in 1946 en de reorganisatie in 1985. Echter het oudste
archiefstuk in dit archief dateert van 1882 en bevindt zich in de serie vergunningen die zijn verleend ingevolge
de Drankwet. Deze serie is door de archiefvormer apart gehouden van het archief Secretarie 1916-1945. De
reden hiervan is tot nu toe niet achterhaald. De jongste archiefstukken in dit archief dateren van 1994 en
betreffen de series woningkaarten en persoonskaarten. Deze series zijn voortgezet tot aan de invoering van de
Gemeentelijk Basisadministratie persoonsgegevens in 1994 en in hun geheel in dit archief opgenomen.
Oorspronkelijke en huidige omvang
De omvang van de beide blokken archief Gemeentesecretarie bij de feitelijke aanvang van de bewerking in
2011 was 395 m1. Oorspronkelijk was de omvang groter. Bekend is dat uit het eerste blok bij de eerste
bewerking 172 m1 is vernietigd. Het betrof dossiers en andere archiefbestanddelen die op grond van de
Archiefwet vernietigd mochten worden. Nu, na de laatste bewerking betreft de totale omvang van het te
bewaren archief 265 m1, exclusief de bestanddelen persoons- en woningkaarten. De vernietigbare
archiefbescheiden waarvan de bewaartermijn nog niet is verstreken, zijn terug geplaatst in de archiefruimte van
de gemeente Apeldoorn in het Stadhuis. Een klein deel van de vernietigbare bescheiden zijn vanwege het lokaal
historisch belang voor blijvende bewaring opgenomen. De methodiek voor de archiefbewerking is beschreven
in het aanbestedingsdocument op grond waarvan Doxis Informatiemanagers de opdracht is gegund.
Ordening
De archiefblokken bestonden voornamelijk uit correspondentie die zaaksgewijs in dossiers chronologisch of op
subonderwerp is geordend. De dossiers waren volgens de rubrieksindeling voor dossiers van gemeenten 4
geordend en beschreven in dossierinventarissen. Daarnaast bestonden er nog seriële archiefbestanddelen, zoals
de registers van notulen van raad en college, begrotingen en rekeningen, hinderwetvergunningen,
4 Code Archiefordening en Documentatie van de Overheidsadministratie Vereniging Nederlandse Gemeenten 1952 6 e druk,
inventarisnummer 2877.