Reglement Auditcommissie Raad van Toezicht Dienst ... - Rdw
Reglement Auditcommissie Raad van Toezicht Dienst ... - Rdw
Reglement Auditcommissie Raad van Toezicht Dienst ... - Rdw
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
<strong>Reglement</strong> <strong>Auditcommissie</strong> <strong>Raad</strong> <strong>van</strong> <strong>Toezicht</strong> <strong>Dienst</strong> Wegverkeer<br />
De <strong>Raad</strong> <strong>van</strong> <strong>Toezicht</strong> <strong>van</strong> de <strong>Dienst</strong> Wegverkeer,<br />
Gelet op artikel 4l, vijfde lid, <strong>van</strong> de Wegenverkeerswet 1994, de Code Goed Bestuur<br />
uitvoeringsorganisaties <strong>van</strong> juni 2004 en artikel 4 <strong>van</strong> het <strong>Reglement</strong> werkwijze <strong>Raad</strong> <strong>van</strong> <strong>Toezicht</strong><br />
<strong>Dienst</strong> Wegverkeer 2005<br />
BESLUIT:<br />
Artikel 1 Vaststelling en reikwijdte<br />
1. Dit reglement is d.d. 14 april 2005 door de <strong>Raad</strong> <strong>van</strong> <strong>Toezicht</strong>, hierna te noemen de raad,<br />
vastgesteld op basis <strong>van</strong> artikel 4l, vijfde lid, <strong>van</strong> de Wegenverkeerswet 1994 en goedgekeurd door de<br />
Minister <strong>van</strong> Verkeer en Waterstaat bij brief <strong>van</strong> 30 juni 2005 (kenmerk DGP/WV/u.05.01462).<br />
2. Dit reglement geeft in aanvulling op de wettelijke bepalingen en het <strong>Reglement</strong> Werkwijze <strong>Raad</strong><br />
<strong>van</strong> <strong>Toezicht</strong> <strong>Dienst</strong> Wegverkeer 2004 regels met betrekking tot aangelegenheden <strong>van</strong> de door de raad<br />
i ngestelde <strong>Auditcommissie</strong>, hierna de commissie.<br />
Artikel 2 Taakomschrijving<br />
1. De commissie richt zich in ieder geval op het toezicht op de directie ten aanzien <strong>van</strong>:<br />
a. de werking <strong>van</strong> de interne risicobeheersings- en controlesystemen, waaronder het toezicht op de<br />
naleving <strong>van</strong> de rele<strong>van</strong>te wet- en regelgeving en het toezicht op de werking <strong>van</strong> de gedragscodes;<br />
b. de financiële informatieverschaffing door de <strong>Dienst</strong> Wegverkeer (keuze <strong>van</strong> accountingpolicies,<br />
toepassing en beoordeling <strong>van</strong> effecten <strong>van</strong> nieuwe regels, inzicht in de behandeling <strong>van</strong><br />
"schattingsposten" in de jaarrekening, prognoses, werk <strong>van</strong> externe accountants terzake etc);<br />
c. de naleving <strong>van</strong> aanbevelingen en opvolging <strong>van</strong> opmerkingen <strong>van</strong> de afdeling administratieve<br />
organisatie en interne controle en <strong>van</strong> de externe accountants;<br />
d. de rol en het functioneren <strong>van</strong> de afdeling administratieve organisatie en interne controle;<br />
e. het beleid <strong>van</strong> de <strong>Dienst</strong> Wegverkeer met betrekking tot belastingen;<br />
f. de relatie met de externe accountant, waaronder zijn onafhankelijkheid, de bezoldiging en<br />
eventuele niet-controlewerkzaamheden voor de <strong>Dienst</strong> Wegverkeer;<br />
g. de financiering <strong>van</strong> de <strong>Dienst</strong> Wegverkeer;<br />
h. de toepassingen <strong>van</strong> informatie- en communicatietechnologie;<br />
i. de wijze waarop de externe accountant wordt betrokken bij de inhoud <strong>van</strong> financiële berichten,<br />
anders dan de jaarrekening;<br />
j. de voorbereiding <strong>van</strong> de bespreking <strong>van</strong> de jaarstukken, de managementletter en de halfjaarcijfers;<br />
k. de afhandeling <strong>van</strong> de belangrijkste aanbevelingen uit de managementletter.<br />
2. De commissie draagt zorg voor:<br />
a. het adviseren aan de raad inzake de benoeming <strong>van</strong> een externe accountant;<br />
b. het toezicht op de bezoldiging en de onafhankelijkheid <strong>van</strong>, en in het bijzonder de<br />
opdrachtverlening tot het uitvoeren <strong>van</strong> niet-controlewerkzaamheden door, de externe accountant;<br />
c. een jaarlijkse rapportage <strong>van</strong> de commissie en de directie aan de raad over de ontwikkelingen in de<br />
relatie met de externe accountant, waaronder in het bijzonder zijn onafhankelijkheid;<br />
d. een eenmaal in de vier jaar grondige beoordeling door de commissie en de directie <strong>van</strong> het<br />
functioneren <strong>van</strong> de externe accountant;<br />
e. betrokkenheid bij het opstellen <strong>van</strong> het jaarplan <strong>van</strong> de afdeling administratieve organisatie en<br />
interne controle.<br />
Artikel 3 Werkwijze<br />
1
1. De commissie vergadert tenminste twee maal per jaar en voorts zo vaak als nodig wordt<br />
geoordeeld.<br />
2. Van de besprekingen worden verslagen gemaakt welke naar de raad worden gezonden.<br />
3. Deze verslagen alsmede de overige bevindingen worden aan de orde gesteld in de plenaire<br />
vergaderingen <strong>van</strong> de raad.<br />
4. De commissie is het eerste aanspreekpunt <strong>van</strong> de externe accountant, wanneer deze<br />
onregelmatigheden constateert in de inhoud <strong>van</strong> de financiële berichten of tijdens de uitvoering<br />
<strong>van</strong> controlewerkzaamheden.<br />
Artikel 4 Samenstelling<br />
1. De commissie bestaat uit tenminste twee leden <strong>van</strong> de raad.<br />
2. In de commissie zullen in ieder geval zitting hebben het lid <strong>van</strong> de raad met het aandachtsgebied<br />
Financiën en het lid <strong>van</strong> de <strong>Raad</strong> met het aandachtsgebied Informatica.<br />
3. Het voorzitterschap <strong>van</strong> de commissie wordt niet vervuld door de voorzitter <strong>van</strong> de raad, noch<br />
door een voormalig directielid <strong>van</strong> de <strong>Dienst</strong> Wegverkeer.<br />
4. Behoudens bijzondere omstandigheden zal de directie worden uitgenodigd de vergaderingen <strong>van</strong><br />
de commissie bij te wonen. De commissie bepaalt tevens of en wanneer de externe accountant en<br />
een vertegenwoordiger <strong>van</strong> de afdeling administratieve organisatie en interne controle bij de<br />
vergaderingen aanwezig zijn.<br />
5. De commissie overlegt zo vaak als zij dit nodig acht, doch ten minste eenmaal per jaar, buiten<br />
aanwezigheid <strong>van</strong> de directie met de externe accountant.<br />
6. Voor de toelichting op speciale onderwerpen kunnen deskundigen worden gehoord.<br />
Artikel 5 Bekendmaking reglement<br />
Dit reglement wordt gepubliceerd op de website <strong>van</strong> de <strong>Dienst</strong> Wegverkeer.<br />
2