jaarverslag 2006 - AZ Damiaan

Reorganisatie administratief circuit
polikliniek
Het administratief circuit met betrekking
tot de poliklinische patiënten werd grondig
geanalyseerd en herwerkt.
Deze reorganisatie maakte het mogelijk
om alle administratieve taken in één
contactmoment uit te voeren. Voorheen
dienden de patiënten zich nog tweemaal aan
de poliklinische loketten aan te bieden.
De drie grote doelstellingen van de
reorganisatie werden gerealiseerd:
- het beperken van de wachttijden voor de
patiënten;
- een betere inzet van de beschikbare
personele middelen mogelijk maken;
- snellere responstijden realiseren met
betrekking tot het binnenkomend
telefoonverkeer voor poliklinische
afspraken.
Het nieuwe administratieve circuit
voorziet in een éénduidige, duidelijke
signaalprocedure, wanneer zich dubieuze
debiteuren aan het loket aanbieden. De
betrokken patiënten kunnen hierover sneller
Patiëntgerichte administratie
worden aangesproken, waardoor onnodige
invorderingskosten ten laste van de patiënt
kunnen worden vermeden.
Debiteurenstatus gelinkt tussen
boekhoudpakket en Z.I.S.
Samen met de dienst informatica werd sinds
het najaar 2006 de procedure uitgewerkt
waarbij de meest actuele debiteurenstatus
wekelijks wordt overgedragen vanuit
het boekhoudpakket naar het huidige
Z.I.S. (Ziekenhuis Informatie Systeem).
Het Z.I.S. geeft aldus altijd een actuele
debiteurentoestand van de patiënt
weer. De sociale dienst kan patiënten
met openstaande rekeningen efficiënter
aanspreken, waardoor mogelijks onnodige
invorderingskosten t.l.v. de patiënten kunnen
worden vermeden.
Geldcircuits opname- en kassadiensten
De kascontroles uitgevoerd in het kader
van de interne auditopdrachten toonden
aan dat een aantal geldcircuits niet volledig
sluitend waren. Het probleem stelde zich
in hoofdzaak bij de geldoverdracht van de
diensten inschrijvingen en polikliniek naar de
centrale hoofdkas. Het circuit werd opnieuw
sluitend gemaakt door de inzet van twee
“inwerpkluizen”, gecombineerd met een
aangepaste procedure en de individuele
toewijzing van de beschikbare kluisruimtes.
Carenet fase 2
In het voorjaar 2006 werden de nodige
proeffacturaties met betrekking tot ‘Carenet
fase 2’ door het Intermutualistisch College
aanvaard. In de praktijk houdt ‘Carenet fase 2’
in dat er geen magneetbanden meer dienen
te worden opgestuurd naar de mutualiteiten.
Deze gegevens worden nu doorgestuurd
via een internetlink. Het behalen van de
voorwaarden voor ‘Carenet fase 2’ is de
aanzet naar ‘Carenet fase 3’. In deze fase zal
de effectieve afschaffing van de papieren
mutualiteitsfactuur worden verwezenlijkt.
Deze afschaffing zal het ziekenhuis een
grote besparing inzake verzendingswerk en
verzendingskosten opleveren. In 2007 wordt
de aanvraag tot toetreding tot ‘Carenet fase
3’ voorzien. Belangrijkste voorwaarde die
hiervoor zal moeten worden gerealiseerd, is
de beperking van de nagekomen facturaties.
Opmaak lastenboek Z.I.S.
Over het jaar 2006 werd het volledige
lastenboek ter vervanging van het bestaande
Z.I.S. (Ziekenhuis Informatie Systeem)
opgemaakt. Dit gebeurde in zeven
werkgroepen, in nauw overleg met de
dienst ICT. Dit lastenboek vormt de basis
waarop de aangeschreven kandidaten voor
het aanleveren van het nieuwe Z.I.S. zullen
worden geëvalueerd.
Interne auditopdrachten
Naast de routinematige controles, zoals
stockcontroles en voorraadtellingen, werden
in 2006 een tweetal specifieke opdrachten
inzake interne audit uitgevoerd.
Ten eerste werd de facturatiecyclus van de
dienst anatomo-pathologie onder de loep
genomen. Dit hield in dat voor een volledige
range van opeenvolgende onderzoeken
werd nagegaan of deze uiteindelijk allemaal
getarifeerd, gefactureerd en boekhoudkundig
werden verwerkt. Bedoeling is dezelfde
opdracht de komende jaren ook uit te voeren
op de andere medisch-technische diensten,
zoals medische beeldvorming en labo
klinische biologie.
Patiëntgerichte administratie| jaarverslag 2006 | 19