Deputatenrapport 2008 - Gereformeerde Kerken vrijgemaakt

financiën en beheer 11
Met het bovenstaande beleid beogen deputaten F&B de omvang van gelden in beheer bij
deputaatschappen zoveel mogelijk te beperken en beleggingsopbrengsten, onder de conditie van
risicomijdend beleggen, te maximaliseren. Ook dit draagt bij aan de beheersing van de quotumdruk.
Dit beleid is door deputaten F&B uitgebreider uitgewerkt en onderbouwd in een (interne) “Notitie
reserves” van januari 2008. Desgewenst kan deze ter beschikking van de financiële commissie van de
synode worden gesteld.
5. UITVOERING
5.1 Functie- en taakverdeling binnen het deputaatschap F&B
Na de benoeming door de GS Amersfoort-Centrum in oktober 2005 hebben de primus-deputaten
inclusief de quaestor uitvoering aan de besluiten van de synode gegeven. De secundus-deputaten
hoefden niet te worden ingeschakeld.
Tot begin dit jaar heeft br. J.C.B. Jongeneel de functie van voorzitter vervuld. Vanaf begin 2008 vervult
br. H. Post deze functie. Vanaf het begin van de zittingsperiode is br. S. Hiemstra als secretaris
opgetreden. De penningmeester, br. E.Th. de Vries en de quaestor br. H.B. Smit, beiden in die
functies sinds de synode van Leusden, konden deze functies de afgelopen periode voortzetten.
Br. Smit werd bij zijn administratieve taken sinds de synode van Leusden bijgestaan en indien nodig
vervangen door de secundus quaestor br. J. Boorsma.
Br. E.T. Doornbos, personeelsdeskundige, heeft uitvoering aan de taken op zijn
deskundigheidsgebied “personeelsbeleid” gegeven.
De omvang van de taken bracht met zich mee dat er 14 maal vergaderd en genotuleerd moest
worden. Br. S. Jonker is deze zittingsperiode als notulist opgetreden.
5.2 Hoofdlijnen uitvoering
5.2.1 CENTRALE INNING, DOORBETALING QUOTA EN CENTRALE ADMINISTRATIE
De centrale inning van de quota van de kerken verliep ongestoord.
De omvang van de van kerken geheven bedragen beloopt ca. €3.800.000,-- per jaar. Het
totaalquotum bedraagt voor 2008 €31,90 (2007 €31,27) per ziel.
Ook de gefaseerde uitbetaling van de quota aan de zelfadministrerende deputaatschappen en het
verzorgen van de centrale administratie van de kleine deputaatschappen verliepen goed. De quaestor
bracht hiervan regelmatig verslag uit aan deputaten en aan de deputaatschappen en verstrekte
overzichten van de tussentijdse stand van zaken.
Deputaten F&B hebben een intern protocol betalingsverkeer voor de quaestor opgesteld waarin de
wijze van uitvoering van het betalingsverkeer is geregeld. Zowel quaestor als deputaten gaven
hiermee inhoud aan het opgedragen toezicht op de werkzaamheden van de quaestor.
De jaarverslagen betreffende de centrale inning en de financiële verantwoording van de niet
zelfadministrerende deputaatschappen zijn de afgelopen jaren wederom door een externe accountant
van een goedkeurende verklaring voorzien.
5.2.2 GESTRUCTUREERD OVERLEG MET DEPUTAATSCHAPPEN
Voor het onderhouden van de contacten van F&B met de afzonderlijke deputaatschappen hebben
deputaten F&B contactpersonen aangesteld, waarbij één van hen als eerste aanspreekpunt fungeert,
zie bijlage II. De contactpersonen ontmoeten doorgaans minimaal eenmaal per jaar een afvaardiging
van de grotere deputaatschappen om de financiële gang van zaken door te nemen. Door dit
gestructureerde overleg met de deputaatschappen wordt blijvend contact en inzicht in de financiën
van de deputaatschappen gerealiseerd.
Deputaten F&B hebben voor de deputaatschappen een richtlijn voor het vastleggen van
bevoegdheden tot het aangaan van financiële verplichtingen opgesteld en gecommuniceerd met de
deputaatschappen. Doelstelling van deze richtlijn is om binnen ieder deputaatschap helder vastgelegd
te hebben wie al dan niet gezamenlijk bevoegd zijn om financiële verplichtingen aan te gaan. De
richtlijn is opgenomen in bijlage III.
Deputaatschappen vroegen deputaten F&B ook meermaals om advies inzake financiële en
beheersmatige vraagstukken. Deputaten F&B hebben deze adviesaanvragen in overleg met de