Deputatenrapport 2008 - Gereformeerde Kerken vrijgemaakt

Rapport
deputaten
Generale Synode van de Gereformeerde Kerken Zwolle-Zuid 2008

financiën en beheer 2
Het auteursrecht van deze tekst berust hetzij bij de auteur, hetzij bij de Gereformeerde Kerken in
Nederland. Voor alle zaken het auteursrecht betreffend kan contact opgenomen worden met het
deputaatschap generaal-synodale publicaties via: publicaties@gkv.nl.
Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd
gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in wat voor vorm of op wat voor manier dan ook, zonder
voorafgaande schriftelijke toestemming van de rechthebbende, behoudens de uitzonderingen bij de
wet gesteld.

VOORWOORD
financiën en beheer 3
Het deputaatschap financiën en beheer, in de verdere tekst ook wel (deputaatschap of deputaten)
F&B, is voor het eerst ingesteld door de Generale Synode van Leusden in 1999. Doelstelling was om
tot een geïntegreerd financieel beleid voor de financiën van de synode en alle deputaatschappen te
komen. Eveneens werd opgedragen om de arbeidsvoorwaarden waartegen personeel in dienst is bij
de diverse deputaatschappen te stroomlijnen op het punt van (gelijke) rechtspositie en beloning.
De hoofdlijnen als destijds geformuleerd zijn nog steeds van kracht, in de loop van de tijd heeft
verfijning van de formulering van de taken plaatsgevonden op grond van de opgedane ervaring.
Naar aanleiding hiervan heeft de laatst gehouden synode de Huishoudelijk regeling aangepast en
aangevuld.
Dit heeft zijn beslag gekregen in de Huishoudelijke regeling voor generale synoden, hoofdstuk 2
artikel 12 “Financiële zaken” en bijlage 3 “Instructie voor het financiële beleid van generale synoden”.
Sinds de instelling in 1999 is vanaf 2000 jaarlijks centraal één totaalquotum van de kerken geheven.
De deputaatschappen zijn ingedeeld in twee hoofdcategorieën: niet zelfadministrerende (niet
kashoudende) en zelfadministrerende (kashoudende) deputaatschappen.
De betalingen van de kosten van de niet zelfadministrerende deputaatschappen worden verricht door
de quaestor op basis van declaratie. De quaestor voert tevens de administratie van deze
deputaatschappen.
Van de centrale inning en de niet zelfadministrerende deputaatschappen wordt jaarlijks een
gezamenlijke jaarrekening opgemaakt, die door een externe accountant wordt gecontroleerd.
De zelfadministrerende deputaatschappen ontvangen via periodieke betalingen de hun toekomende
quota van de quaestor. Deze deputaatschappen voeren zelf hun administratie en maken een eigen
jaarrekening op die op een enkel deputaatschap na door externe accountants gecontroleerd worden.
Deze deputaatschappen worden, evenals een deel van de niet zelfadministrerende
deputaatschappen, jaarlijks door een afvaardiging van deputaten F&B bezocht.
Conform opdracht hebben de deputaatschappen hun meerjarenbegrotingen voor de jaren 2009 tot en
met 2011 bij deputaten F&B in gediend. Ten behoeve van uw besluitvorming hebben deputaten F&B
de meerjarenbegrotingen beoordeeld en van advies voorzien. De begrotingen van de
deputaatschappen voor de periode 2009 t/m 2011 met de daarbij behorende toelichtingen en
adviezen worden separaat aangeboden aan de GS.
Tevens wordt met een afzonderlijke brief een voorstel gedaan voor het (her)benoemen van deputaten
F&B voor de volgende synodeperiode.
Met deze rapportage leggen deputaten F&B verantwoording af aan de Generale Synode van Zwolle-
Zuid 2008 over de uitvoering van hun taken en de resultaten. Tevens worden voorstellen gedaan voor
te nemen besluiten.

INHOUDSOPGAVE
financiën en beheer 4
1. Beknopte samenvatting 5
2. Samenstelling deputaatschap 5
3. Besluitvorming en opdrachten 5
3.1 Opdrachten en taken conform bijlage 3 HR voor generale synoden 6
3.2 Samenvatting inhoud taken deputaten F&B 6
3.3 Specifieke taken volgend uit rapport financiële commissie 7
3.3.1 Stroomlijnen personeelsbeleid 7
3.4 Aanbevelingen financiële commissie synode 8
3.5 Toelichtende opmerkingen 8
4. Beleidsoverzicht en hoofdlijnen beleidsuitvoering 8
4.1 Personeelsbeleid 8
4.2 Beheersing quota 8
4.3 Reserves 9
5. Uitvoering 11
5.1 Functie- en taakverdeling binnen het deputaatschap F&B 11
5.2 Hoofdlijnen uitvoering 11
5.2.1 Centrale inning, doorbetaling van quota en centrale administratie 11
5.2.2. Gestructureerd overleg met deputaatschappen 11
5.2.3 Beoordelen van begrotingen voorafgaande aan de komende synode 12
5.2.4 Coördinatie, informatie en overleg 12
5.2.5 Stroomlijnen personeelsbeleid 13
5.2.6 Financiële commissie synode 13
5.3 Reserves 14
6. Conceptbesluiten 14
6.1 Conceptbesluiten specifieke onderwerpen 14
6.1.1 Quotumdruk 14
6.1.2 Stroomlijnen personeelsbeleid 15
6.2 Conceptbesluit doorlopende taken deputaten F&B 16
6.3 Conceptbesluiten tekstaanpassing HR generale synoden 16
6.3.1 Verrekening te hoog geheven bedragen als
gevolg van piramidale opbouw quota 16
6.3.2 Egalisatie quota 17
6.3.3 Criteria voor het voeren van een eigen administratie 17
6.3.4 Richtlijnen voor externe controle en financiële verslaglegging 18
6.3.5 Nieuw voorgestelde redactie bijlage 3 par. 3.5: bindende aanwijzingen F&B 18
6.3.6 Reserves en toedeling beleggingsopbrengsten 19
6.3.7 Reserves, voorzieningen en beleggen liquiditeiten 20
6.3.8 Splitsing basisvoorzieningen en additionele activiteiten begrotingen 21
6.3.9 Controle op het totaaloverzicht jaarrekeningen alle deputaatschappen 22
6.4 Voordracht quaestor en deputaten 22
Bijlagen
I. Rapport stroomlijnen personeelsbeleid 23
II. Overzicht contactpersonen F&B per deputaatschap 29
III. Richtlijn voor vastlegging bevoegdheden tot het aangaan van financiële verplichtingen 30
IV. Nieuw voorgestelde redactie doorlopende opdracht aan deputaten F&B 31
V. Adresgegevens deputaten 32

1. BEKNOPTE SAMENVATTING
financiën en beheer 5
In het voorwoord van dit rapport is aangegeven wat het doel was van het instellen van het
deputaatschap F&B: het reguleren en beheersen van de financiën van de generale synode inclusief
alle daaronder vallende deputaatschappen, alsmede stroomlijning van het personeelsbeleid van
personeel in dienst van deputaatschappen. In de volgende hoofdstukken komen achtereenvolgens de
volgende onderwerpen aan de orde:
2. samenstelling deputaatschap F&B;
3. de opdrachten die aan deputaten F&B gegeven zijn, en de besluiten die het kader vormen voor
hun werkzaamheden, met een toelichting daarop;
4. beschrijving van de uitvoering van de taken door deputaten F&B vanuit het perspectief van
actieve participatie in overleg met de deputaatschappen. Verder is aangegeven vanuit welke
uitgangspunten beslissingen en beoordelingen door F&B plaatsvinden, alsmede de hoofdlijnen
van (nieuw voorgesteld) beleid met betrekking tot reserves;
5. beschrijving op welke wijze uitvoering is gegeven aan de taken en opdrachten van deputaten
F&B;
6. formulering van conceptbesluiten en voorstellen;
Tot slot vindt u vier bijlagen ter ondersteuning van uitgevoerd beleid en voorgestelde nieuwe redactie
doorlopende opdracht aan deputaten F&B.
2. SAMENSTELLING DEPUTAATSCHAP
Op 13 oktober 2005 zijn door de GS Amersfoort-C de volgende leden in het deputaatschap benoemd
(voor adresgegevens zie Bijlage V):
primi aftredend secundi
J. Dekens, Ede 2014 Th.Bakker, Nijkerk
E.T. Doornbos, Coevorden 2014 S. Boorsma, Leusden
J.Th. Hendriks (s), Almelo 2011 H.v.d. Brug, Capelle a/d IJssel
S. Hiemstra, Putten 1
2008 G.J. Laan, Almelo
J.C.B. Jongeneel, Apeldoorn 2011
S. Jonker, Drachten 2011
H. Post, Hattem 2014
H.B. Smit (quaestor GS), Leusden 1
2008
E.Th. de Vries, Soest 1
2008
1 ) Deze leden zijn in 2008 aftredend en niet herbenoembaar. Daarmee vertrekken de laatste drie
deputaten F&B, die het deputaatschap vanaf de instelling door de Generale Synode van Leusden
1999 gediend hebben.
3. BESLUITVORMING EN OPDRACHTEN
De Generale Synode van Amersfoort-Centrum 2005 heeft de taken en opdrachten vastgelegd in
artikel 187, besluit 1, sub 2. Hierbij is ook expliciet een verwijzing naar bijlage 3 “Instructie voor het
financiële beleid van generale synoden” van de Huishoudelijke regeling voor generale synoden
opgenomen.
Daarnaast heeft de synode besloten om het rapport van de financiële commissie van de synode aan
haar besluitvorming toe te voegen. Daarmee werden enkele opdrachten toegevoegd aan de hierboven
genoemde besluitvorming.
Onderstaand een samenvatting van deze besluitvorming, waarbij de indeling van artikel 187 wordt
gevolgd. Aansluitend worden de opdrachten volgend uit het rapport van de financiële commissie van
de synode 2005 vermeld.

financiën en beheer 6
3.1 Opdrachten en taken conform bijlage 3 HR voor generale synoden (Acta GS 2005, art. 187
besluit 1 lid 2 aanhef)
Hoofdstuk 1 van deze bijlage beschrijft wat met de instelling van het deputaatschap is beoogd en
mondt uit in een beschrijving van de route die F&B met de begrotingen van de diverse
deputaatschappen naar de komende synode moeten volgen.
In hoofdstuk 2 is de instructie voor de quaestor vastgelegd. Deze instructie is kort na de instelling van
het deputaatschap geformuleerd en regelt op hoofdlijnen hoe de quaestor zijn werk moet doen en
wanneer hij rapporteert aan het deputaatschap.
Hoofdstuk 3 geeft een instructie voor deputaten F&B. Hierin staat met welke taken deputaten
inhoudelijk belast zijn. De tekst is gelijk aan die van artikel 187 besluit 1 sub 2 van de GS van
Amersfoort-Centrum. Hier staan de primair inhoudelijke taken genoemd, waarmee de kern van de
taken van F&B wordt weergegeven.
Hoofdstuk 4 regelt de verhouding tussen F&B en andere deputaatschappen, een praktische
handreiking voor de onderlinge communicatie.
Bij de diverse (sub)onderdelen in dit hoofdstuk is aan het slot van elke afzonderlijke taak zoveel
mogelijk in de laatste kolom weergegeven waar in dit rapport (verdere) afhandeling is gerapporteerd.
3.2 Samenvatting inhoud taken deputaten F&B (Acta art. 187 besluit 1 lid 2)
Deze zijn als volgt weer te geven waarbij in de laatste kolom is aangegeven in welke paragraaf de
afhandeling in dit rapport te vinden is:
Lid 2.a. 1, 2 , 3 Het centraal innen van een over de jaren zo gelijk mogelijk quotum
per ziel. Verschillen in het landelijke quotum voor plaatselijke kerken
als gevolg van getrapte betalingsverplichtingen voor het
deputaatschap ASE worden direct met die kerken verrekend.
Schommelingen over de jaren heen mogen voorkomen worden door
het tijdelijk heffen van meer quotum dan benodigd en door het al
dan niet tijdelijk interen op reserves.
Lid 2.a. 4 Het voordragen van een quaestor ter (her)benoeming). 6.4
Lid 2.a. 5 Het verder voortzetten van het geïntegreerde financiële beleid zoals
beschreven in het memo “Financieel beleid en administratieve
organisatie” door de generale synode van Leusden 1999, met name:
a Criteria voor het voeren van een eigen administratie voor
zelfadministrerende deputaatschappen opstellen.
b Richtlijnen opstellen voor externe accountantscontrole en financiële
verslaglegging van de zelfadministrerende deputaatschappen.
c Het na overleg met deputaatschappen en hun accountants bepalen
en vastleggen van de minimaal vereiste functiescheidingen.
Lid 2.a. 6 Klankbord zijn voor de deputaatschappen op financieel en personeel
gebied.
Lid 2.a. 7, 8 Vaststellen omvang van de reserves die deputaatschappen mogen
hebben en aangeven in hoeverre deze door de deputaatschappen
zelf of bij de quaestor beheerd moeten worden.
Lid 2.a. 9 Vastleggen van een door de deputaatschappen gedragen
beleggingsbeleid voor bij de quaestor aangehouden reserves voor
korte, middellange en lange termijn. Verder vastleggen hoe
beleggingsopbrengsten toegedeeld moeten worden.
Lid 2.a. 10 Toezicht houden op het functioneren van de centrale
administratie(s) al dan niet vallend onder de quaestor.
4.2, 5.2.1,
6.1.1, 6.3.1,
6.3.2
6.3.3, 6.3.5
6.3.4, 6.3.5
6.3.4, 6.3.5,
bijlage III
5.2.4
4.3, 5.3
4.3, 5.3,
6.3.6, 6.3.7
Lid 2.a. 11 Het bewaken van kosten en ontwikkelingen. 4.2, 6.3.1
Lid 2.a. 12 Het binnen 6 maanden na afloop van een kalenderjaar opstellen van
een totale financiële rapportage van alle deputaatschappen
5.2.1
5.2.6.2,

gezamenlijk en deze rapportage door een externe accountant laten
controleren.
Lid 2.a. 13 Rapport van hun werkzaamheden uitbrengen aan de volgende
generale synode.
financiën en beheer 7
Tot hier toe loopt de tekst van art. 187 en bijlage 3 bij de Huishoudelijke regeling gelijk. Hieronder
volgen nog enkele aanvullende taken die alleen in art. 187 zijn opgenomen.
Lid 2.b. De overige taken uitvoeren die uit bijlage 3 van de Huishoudelijke regeling
voor generale synoden voortvloeien.
Lid 2.c. Voorstellen doen om de redactie van punt 3.12 uit bijlage 3 van deze
regeling te wijzigen. Gedoeld wordt op een voorstel tot wijziging van de
regeling met betrekking tot de voorgeschreven accountantscontrole op de
totale financiële rapportage.
Lid 2.d. De taken uitvoeren die voortvloeien uit de benodigde samenwerking met
de financiële commissie van de synode zoals beschreven in de
Huishoudelijke regeling onder artikel 12.1 “De financiële
synodecommissie”.
Lid 2.e. De begrotingen van de diverse deputaatschappen voor de aanvang van
de synode beoordelen en van advies voorzien ten behoeve van de
financiële commissie van de synode.
Lid 2.f. Ook van deze werkzaamheden rapport uitbrengen aan de volgende
generale synode.
3.3 Specifieke taken volgend uit rapport financiële commissie
De financiële commissie verwoordde deze onder het hoofd “Openstaande taken” als volgt:
- Richtlijnen aangeven voor belegging en (centraal) beheer van reserves.
Zie ook bij lid 2.a. 7, 8 en 9 hierboven.
- Criteria voor het per deputaatschap zelfstandig voeren van een
administratie en de daarbij behorende richtlijnen voor accountantscontrole.
Zie ook bij lid 2.a. 5.a hiervoor.
- Het maken van regels voor functiescheiding. Zie ook bij lid 2.a. 5.c
hiervoor.
6.3.9
5.2.3
6.3.5, 6.3.9
5.2.6
5.2.3
5.2.6.1,
6.3.7.3
6.3.3, 6.3.4
6.3.4, 6.3.5,
bijlage III
- Het stroomlijnen van het personeelsbeleid en de salarisadministratie. 5.2.5, 6.1.2,
bijlage I
Dit laatste betrof een taak die de GS van Zuidhorn 2002-2003 al had gegeven. Die opdracht is
weergegeven in de volgende paragraaf.
3.3.1 STROOMLIJNEN PERSONEELSBELEID
In paragraaf 9.5 van het deputaten rapport F&B voor de Generale Synode Amersfoort-Centrum 2005
is de opdracht van de vorige synode inzake het stroomlijnen van het personeelsbeleid als volgt
weergegeven:
Ten aanzien van de stroomlijning van zaken rond personeel in dienst bij de
deputaatschappen deputaten financiën en beheer op te dragen de volgende synode
te dienen met voorstellen en richtlijnen op personeelsgebied. Voor de volledige
omschrijving van de opdracht verwijzen wij naar bijlage I onder punt 1.1.
Deze opdracht van de GS Zuidhorn was bij de aanvang van de Synode Amersfoort-
Centrum 2005 nog niet uitgevoerd en kon daardoor niet in de besluitvorming van 2005
worden betrokken.
5.2.5, 6.1.2 ,
bijlage I

3.4 Aanbevelingen financiële commissie synode
De financiële commissie van de vorige synode deed in haar rapportage de volgende vier
aanbevelingen aan deputaten F&B:
1. Deputaten zouden meer gebruik kunnen maken van hun bevoegdheden
om aanwijzingen te geven aan deputaatschappen en in dat geval hiervan
in hun rapport aan de synode melding te maken.
2. Deputaten dienen er voor te zorgen dat de jaarrekeningen van de
afzonderlijke deputaatschappen eerder ter beschikking van de financiële
commissie komen.
3. Bij controles van financiële verantwoordingen van deputaatschappen door
F&B of de quaestor moet duidelijk vastgelegd worden welke controles zijn
uitgevoerd en wat de conclusies zijn. Tevens werd aanbevolen om ook bij
controles door de quaestor deze met minimaal twee personen te
verrichten.
4 F&B dient in overleg met deputaten ASE tot afspraken te komen inzake
een wijze van controle door F&B op een zodanige wijze dat inzicht wordt
verkregen in de achterliggende informatie van de projecten.
3.5 Toelichtende opmerkingen
financiën en beheer 8
5.2.6.2, 6.3.5
5.2.6.2
5.2.6.2
5.2.6.2
Deputaatschappen hebben naast quotuminkomsten soms ook andere inkomsten, voor een enkel
deputaatschap zoals ZH&T zelfs voor het overgrote deel. Het werven van andere inkomsten (derde
geldstromen bijvoorbeeld) ter dekking van de kosten van bepaalde activiteiten is toegestaan en wordt
bevorderd. F&B houdt zicht op de integrale financiën van alle door de generale synode benoemde
deputaatschappen inclusief derde geldstromen.
De quaestor heeft een spilfunctie wat betreft de centrale inning en (door)betaling aan de
deputaatschappen en tevens wat betreft het administreren van de niet zelfadministrerende
deputaatschappen. Hij heeft daarnaast ook eigen taken ten behoeve van het moderamen van een
synode, hij betaalt de declaraties van synode leden en draagt zorg voor het beheer van de bezittingen
van de generale synode.
Met het besluit om het personeelsbeleid te stroomlijnen beoogt de synode gelijke behandeling van en
een vergelijkbare rechtspositie voor alle personeel in dienst van de generale deputaatschappen.
4. BELEIDSOVERZICHT EN HOOFDLIJNEN BELEIDSUITVOERING
4.1 Personeelsbeleid
Het deputaatschap heeft in de eerdere synodeperiodes haar taak ten aanzien van het stroomlijnen
van het personeelsbeleid niet kunnen afronden en rapporteren, o.a. doordat een tweetal
personeelsdeskundigen hun inzet ten behoeve van het deputaatschap voortijdig moesten beëindigen.
Met het aantreden van een nieuwe personeelsdeskundige hebben we door eerdere synoden
geformuleerde taken in de weg van een grondige inventarisatie en rapportage tot een afronding
kunnen brengen.
Op het punt van personeelsaangelegenheden heeft het deputaatschap F&B de afgelopen periode
bijzondere aandacht besteed aan de fiscale en sociaalverzekeringstechnische adequate afhandeling
van vergoedingen voor freelancers etc. die werkzaamheden voor deputaatschappen verrichten.
4.2. Beheersing quota
Wat betreft de financiële taken hanteren deputaten F&B de volgende beleidslijnen.
Deputaten F&B hebben evenals in vorige synode perioden regelmatig contact gehouden met de
deputaatschappen over hun financiën. Daarmee wordt meer en blijvend inzicht in de financiële gang
van zaken van de afzonderlijke deputaatschappen verkregen. Belangrijke aandachtspunten in de
contacten met de deputaatschappen zijn of de financiën nu en in toekomst in de pas blijven lopen met
de toegestane quotumbedragen. Vooral bij de afbouw van reserves wordt er voor gewaakt dat er geen
langlopende verplichtingen worden aangegaan en bekostigd die in de toekomst na uitputting van

financiën en beheer 9
reserves tot een hogere quotumvraag leiden.
Een aantal kerken schreef het deputaatschap F&B aan met de boodschap het quotum vooral te
beheersen, een aantal van hen meldde financieel aan hun grenzen te zijn gekomen. Deputaten F&B
hebben in hun reacties daarop aangegeven voortdurend bezig te zijn met de beheersing van de
hoogte van het centraal geheven quotum als één van de centrale opdrachten van de synode.
Vanuit dit gezichtspunt, en onder de randvoorwaarde van gelijke behandeling, worden ook alle niet
voorziene verzoeken van deputaatschappen om extra budget toe te staan beoordeeld. Zowel voor
deze beslissingen als bij de beoordeling van begrotingen voor de nieuwe periode worden de volgende
uitgangspunten in onze besluitvorming betrokken:
Incidentele vraagstukken lopende periode:
is beslissing door F&B noodzakelijk op het moment van de aanvraag, of kan (voor het grootste
deel) besluitvorming van de komende synode afgewacht worden. Doel is om te voorkomen dat
de voortgang van noodzakelijke werkzaamheden van deputaatschappen gefrustreerd wordt;
overleg of door wijziging in prioritering (deels) binnen de bestaande begroting van het
betreffende deputaatschap dekking is te vinden;
Incidentele vraagstukken en ingediende begrotingen nieuwe synodeperiode:
geen verplichtingen met lange termijn consequenties goedkeuren als daaraan geen
synodebesluit ten grondslag ligt;
nagaan of door afbouw van oud beleid voor nieuw beleid dekking is te vinden, zo niet dan eerst
besluitvorming door de synode;
beoordelen of de kans aanwezig is dat toekenning nu van extra budget, in de toekomst het
risico van onbeheersbare of niet haalbare verplichtingen met zich mee kan brengen. In dat
geval eerst rapportage aan en besluitvorming door de synode welke risico’s aanvaardbaar
worden geacht.
Hierbij wordt opgemerkt dat de deputaatschappen hun begrotingen volgens 1.4 en 4.1.4.b., 4.1.5 en
4.1.6. uit bijlage 3 van de Huishoudelijke regeling voor generale synoden dienen te splitsen in
aangeboden basisvoorzieningen en additionele activiteiten.
Deze bepaling betreft slechts één aspect van de beoordeling van de begrotingen en blijkt in de praktijk
nauwelijks of niet uitvoerbaar. Handhaving van de gevraagde splitsing lijkt ons niet zinvol. Deputaten
F&B stellen in 6.3.8. voor deze opdracht te laten vervallen.
4.3 Reserves
Op dit punt hebben deputaten F&B in de loop van de synodeperiode 2005-2008 hun visie en beleid,
mede op basis van ervaringen en overleg met de betreffende deputaatschappen, steeds meer kunnen
aanscherpen.
Direct na de GS Leusden 1999 is een aanvang gemaakt in met het in beeld brengen van reserves in
de vorm van overtollige liquiditeiten bij de afzonderlijke deputaatschappen. Sindsdien is gewerkt aan
afbouw van deze reserves c.q. het stallen (van delen) daarvan bij de quaestor.
Na de laatste synode is er per deputaatschap heel gericht gekeken naar de omvang en de noodzaak
van de reserves en voorzieningen van de deputaatschappen. Deze posten komen overigens alleen
voor bij de zelfadministrerende deputaatschappen en bij de centrale administratie van de quaestor. De
niet zelfadministrerende deputaatschappen beschikken niet over liquiditeiten en hebben geen eigen
balans en dus ook geen mogelijkheid om reserves en voorzieningen in liquiditeiten aan te houden. De
uitgaven die de quaestor voor deze deputaatschappen doet worden nagenoeg alle in het betreffende
jaar als lasten verantwoord, er ontstaat geen batig of nadelig exploitatiesaldo.
Uitzondering hierop vormen de jaarlijkse reserveringen ter dekking van de kosten van de synode zelf.
Na afloop van de synodezittingen komt het verschil tussen gereserveerde bedragen en werkelijk
kosten ten gunste/laste van het exploitatieresultaat.
Het nu door F&B aangescherpte beleid voor reserves kan als volgt worden weergegeven:
voor de niet zelfadministrerende deputaatschappen verandert er niets ten opzichte van het
hierboven vermelde;
voor de zelfadministrerende deputaatschappen worden wel enkele aanscherpingen
voorgesteld:
zij krijgen alleen quotum tot het door de synode bepaalde maximumbedrag voor zover dat
voor de uitvoering van hun taken noodzakelijk is, dus niet voor het creëren van reserves;

financiën en beheer 10
handhaving van deze regel wordt gerealiseerd door middel van jaarlijkse afrekening van
het verschil tussen ontvangen quotumvoorschotten en werkelijk voor de exploitatie
gebruikte gelden;
de doormiddel van afrekening terugontvangen bedragen komen toe aan de algemene
middelen van F&B en worden niet gelabeld voor het betreffende deputaatschap tenzij
deputaten F&B in overleg met het betreffende deputaatschap anders besluiten;
in overleg met de zelfadministrerende deputaatschappen stellen deputaten F&B jaarlijks
vast welke bestemmingsreserves en voorzieningen de afzonderlijke deputaatschappen
mogen aanhouden voor specifieke risico’s en hoe hoog deze mogen zijn;
de liquiditeiten in verband met deze bestemmingsreserves en voorzieningen mogen
slechts voor het deel dat nodig is voor continuïteit op korte termijn door
deputaatschappen zelf beheerd worden. De overige liquiditeiten moeten bij de quaestor
aangehouden worden;
deze bij de quaestor aangehouden liquiditeiten blijven beschikbaar (gelabeld) voor het
betreffende deputaatschap en kunnen door het deputaatschap op het moment van
uitgave bij de quaestor in tijdig overleg opgevraagd worden;
bij de jaarlijkse beoordeling van de omvang van bestemmingsreserves en voorzieningen
van deputaatschappen kan blijken dat aanpassing nodig is. Als ze te hoog blijken te zijn
komen de overschotten ten gunste van de algemene middelen van F&B. Indien ze te laag
blijken te zijn dan worden tekorten zo mogelijk aangevuld uit overschotten op de
exploitatie, en als dat niet mogelijk is, ten laste van de algemene middelen van F&B;
over bij de quaestor aangehouden liquiditeiten worden geen rente- of beleggingsbaten
aan het betreffende deputaatschap vergoed, omdat zij de voor hun exploitatie benodigde
bedragen ontvangen tot de door de synode vastgestelde maximum bedragen;
ook voor de Centrale Algemene Reserve worden enkele aanscherpingen voorgesteld:
naast de vaststelling van de hiervoor genoemde specifieke risico’s voor de afzonderlijke
deputaatschappen, maken deputaten F&B in overleg met de deputaatschappen een
inschatting van de algemene risico’s die er zijn voor de afzonderlijke zelfadministrerende
deputaatschappen;
eenzelfde inschatting wordt gemaakt voor de quaestor inclusief de niet
zelfadministrerende deputaatschappen;
op basis van deze inschattingen van afzonderlijke risico’s maakt F&B een inschatting tot
welke omvang deze risico’s gelijktijdig tot uitgaven kunnen leiden, en stelt mede op basis
hiervan de benodigde omvang van de reserve ter dekking van de algemene risico’s vast
(de Centrale Algemene Reserve);
deze Centrale Algemene Reserve wordt bij de quaestor opgebouwd en in liquide
middelen aangehouden;
deputaatschappen kunnen een beroep doen op deze reserve door in een zo vroeg
mogelijk stadium bij F&B melding te doen van een (dreigende) calamiteit. Daarbij zullen
zij motiveren dat de calamiteit niet (geheel) uit de voorheen vastgestelde quota
opbrengsten kan worden gedekt, alsmede een deugdelijke onderbouwing geven en F&B
alle noodzakelijke informatie verstrekken voor de juiste vaststelling van de calamiteit;
in overleg met F&B zullen deputaatschappen alle maatregelen nemen die redelijkerwijs
mogelijk zijn om het ontstaan van calamiteiten te voorkomen, c.q. de omvang van een
calamiteit te beperken;
uit het voorgaande volgt dat alle overtollige liquiditeiten worden aangehouden bij en
beheerd door de quaestor. Deze liquiditeiten zullen door de quaestor risicomijdend
belegd worden bij goed bekend staande financiële instellingen die onder toezicht van
DNB en de AFM vallen.
Voor de ThUK en ZH&T zullen vanwege hun specifieke status en (toekomstige) externe bindende
richtlijnen afwijkende afspraken ten aanzien van bovenstaande bepalingen gemaakt kunnen worden.
Voorzover dat betekent dat zij ook liquiditeiten in verband met reserves en voorzieningen zelf
beheren, dienen ook deze risicomijdend belegd te worden bij goed bekend staande financiële
instellingen.
In hoofdstuk 6 zijn enkele wijzigingsvoorstellen met betrekking tot deze aanscherpingen van het beleid
inzake reserves, voorzieningen en liquiditeiten opgenomen. Indien deze voorstellen door de synode
worden overgenomen, en daardoor deel uitmaken van de toekomstige taakopdracht aan deputaten
F&B, zal F&B op basis daarvan de communicatie naar de deputaatschappen verzorgen.

financiën en beheer 11
Met het bovenstaande beleid beogen deputaten F&B de omvang van gelden in beheer bij
deputaatschappen zoveel mogelijk te beperken en beleggingsopbrengsten, onder de conditie van
risicomijdend beleggen, te maximaliseren. Ook dit draagt bij aan de beheersing van de quotumdruk.
Dit beleid is door deputaten F&B uitgebreider uitgewerkt en onderbouwd in een (interne) “Notitie
reserves” van januari 2008. Desgewenst kan deze ter beschikking van de financiële commissie van de
synode worden gesteld.
5. UITVOERING
5.1 Functie- en taakverdeling binnen het deputaatschap F&B
Na de benoeming door de GS Amersfoort-Centrum in oktober 2005 hebben de primus-deputaten
inclusief de quaestor uitvoering aan de besluiten van de synode gegeven. De secundus-deputaten
hoefden niet te worden ingeschakeld.
Tot begin dit jaar heeft br. J.C.B. Jongeneel de functie van voorzitter vervuld. Vanaf begin 2008 vervult
br. H. Post deze functie. Vanaf het begin van de zittingsperiode is br. S. Hiemstra als secretaris
opgetreden. De penningmeester, br. E.Th. de Vries en de quaestor br. H.B. Smit, beiden in die
functies sinds de synode van Leusden, konden deze functies de afgelopen periode voortzetten.
Br. Smit werd bij zijn administratieve taken sinds de synode van Leusden bijgestaan en indien nodig
vervangen door de secundus quaestor br. J. Boorsma.
Br. E.T. Doornbos, personeelsdeskundige, heeft uitvoering aan de taken op zijn
deskundigheidsgebied “personeelsbeleid” gegeven.
De omvang van de taken bracht met zich mee dat er 14 maal vergaderd en genotuleerd moest
worden. Br. S. Jonker is deze zittingsperiode als notulist opgetreden.
5.2 Hoofdlijnen uitvoering
5.2.1 CENTRALE INNING, DOORBETALING QUOTA EN CENTRALE ADMINISTRATIE
De centrale inning van de quota van de kerken verliep ongestoord.
De omvang van de van kerken geheven bedragen beloopt ca. €3.800.000,-- per jaar. Het
totaalquotum bedraagt voor 2008 €31,90 (2007 €31,27) per ziel.
Ook de gefaseerde uitbetaling van de quota aan de zelfadministrerende deputaatschappen en het
verzorgen van de centrale administratie van de kleine deputaatschappen verliepen goed. De quaestor
bracht hiervan regelmatig verslag uit aan deputaten en aan de deputaatschappen en verstrekte
overzichten van de tussentijdse stand van zaken.
Deputaten F&B hebben een intern protocol betalingsverkeer voor de quaestor opgesteld waarin de
wijze van uitvoering van het betalingsverkeer is geregeld. Zowel quaestor als deputaten gaven
hiermee inhoud aan het opgedragen toezicht op de werkzaamheden van de quaestor.
De jaarverslagen betreffende de centrale inning en de financiële verantwoording van de niet
zelfadministrerende deputaatschappen zijn de afgelopen jaren wederom door een externe accountant
van een goedkeurende verklaring voorzien.
5.2.2 GESTRUCTUREERD OVERLEG MET DEPUTAATSCHAPPEN
Voor het onderhouden van de contacten van F&B met de afzonderlijke deputaatschappen hebben
deputaten F&B contactpersonen aangesteld, waarbij één van hen als eerste aanspreekpunt fungeert,
zie bijlage II. De contactpersonen ontmoeten doorgaans minimaal eenmaal per jaar een afvaardiging
van de grotere deputaatschappen om de financiële gang van zaken door te nemen. Door dit
gestructureerde overleg met de deputaatschappen wordt blijvend contact en inzicht in de financiën
van de deputaatschappen gerealiseerd.
Deputaten F&B hebben voor de deputaatschappen een richtlijn voor het vastleggen van
bevoegdheden tot het aangaan van financiële verplichtingen opgesteld en gecommuniceerd met de
deputaatschappen. Doelstelling van deze richtlijn is om binnen ieder deputaatschap helder vastgelegd
te hebben wie al dan niet gezamenlijk bevoegd zijn om financiële verplichtingen aan te gaan. De
richtlijn is opgenomen in bijlage III.
Deputaatschappen vroegen deputaten F&B ook meermaals om advies inzake financiële en
beheersmatige vraagstukken. Deputaten F&B hebben deze adviesaanvragen in overleg met de

financiën en beheer 12
deputaatschappen kunnen afhandelen.
Deputaten F&B hebben in de afgelopen synodeperiode moeten vaststellen dat beheersing van de
financiën bij enkele grotere deputaatschappen moeizaam op gang kwam door te snelle wisseling van
penningmeester en soms ook door het niet beschikbaar zijn van een gekwalificeerde penningmeester.
Deputaten F&B willen de synode de noodzaak van het benoemen van deskundige penningmeesters
bij de deputaatschappen onder de aandacht brengen, en als deze niet beschikbaar zijn binnen de
maximale zittingstermijn, in overweging geven of bij uitzondering verlenging van het aantal termijnen
zinvol is.
5.2.3 BEOORDELEN VAN BEGROTINGEN VOORAFGAANDE AAN DE KOMENDE SYNODE
Sinds najaar 2007 kwamen de begrotingen over de periode 2009-2011 van de diverse
deputaatschappen bij F&B binnen. Ze zijn beoordeeld en waar nodig becommentarieerd. Tevens heeft
samenvoeging in één totaaloverzicht plaatsgevonden, zodanig dat de begrotingsbedragen bij
ongewijzigd beleid op basis van de huidige ledenaantallen zijn omgerekend naar een totaalquotum
per ziel voor de toekomstige jaren.
Daarnaast is de invloed van de gevraagde bedragen tengevolge van voorgesteld nieuw beleid
zichtbaar gemaakt in een afzonderlijk overzicht. Hierin zijn ook de gevraagde bedragen voor nieuw
beleid en hun invloed op de quota per ziel opgenomen. De voorgelegde begroting van ieder
deputaatschap is getoetst aan de hand van de criteria inzake de bekostiging zoals verwoord in de
”Huishoudelijke regeling voor synoden” en de samenvatting hiervan in paragraaf 6.2. De standpunten
van F&B zijn teruggekoppeld naar de deputaatschappen.
Ten tijde van het schrijven van dit rapport waren nagenoeg alle begrotingen binnen en
becommentarieerd en was een voorlopige lijn zichtbaar ten aanzien van het totaaloverzicht van de te
vragen quota voor de komende periode.
Bij de aanvang van de komende synode kunnen deputaten F&B de financiële commissie (van de
synode) aangeven wat de hoogte van het totale quotum wordt als onze adviezen opgevolgd worden,
en wat de consequenties zijn als gevraagde uitbreiding van doelstellingen c.q. taken door de synode
worden gehonoreerd. Deputaten kunnen de financiële commissie desgewenst ook per deputaatschap
adviseren. Daardoor krijgt de synode de mogelijkheid om inhoudelijke aspecten af te wegen in relatie
tot de financiële consequenties.
5.2.4 COÖRDINATIE, INFORMATIE EN OVERLEG
Het deputaatschap F&B heeft als voorheen de kerken jaarlijks met een overzicht van de quota
gediend.
Deputaten volgen de ontwikkelingen op financieel gebied in onze kerken aandachtig. Eén van de
resultaten hiervan treft u aan in paragraaf 6.1.1: Quotumdruk, waarin onder andere aandacht wordt
gevraagd voor het risico van invloed van kosten van lokale initiatieven op de draagkracht van kerken
om het landelijke quotum te (kunnen) betalen.
Deputaten bezoeken met een permanente afvaardiging de vergaderingen van de vereniging
Steunpunt Kerkelijke Beheerszaken.
Een nieuwe ontwikkeling diende zich aan doordat de overheid de fiscale aftrekbaarheid van giften aan
onze kerken en instellingen met ingang van 2008 koppelt aan een fiscale beschikking inzake de status
van Algemeen Nut Beogende Instelling (de zogenaamde ANBI-regeling). Voor onze kerken en
instellingen kon dit in één keer worden geregeld met een zogenaamde groepsbeschikking, waarvoor
nauw werd samengewerkt met deputaten Relatie kerk en overheid en het Steunpunt Kerkelijke
Beheerszaken Hierbij is tevens intensief contact met deputaten generaal-synodale publicaties
geweest, via de website gkv.nl zijn de kerken hierover geïnformeerd. Via deze site worden de kerken
met regelmaat over quotum en andere zaken van informatie voorzien. Informatie over dit onderwerp is
in het Handboek 2008 voor de Gereformeerde Kerken in Nederland opgenomen. Dit handboek speelt
een controlerol bij de toetsing van de afgegeven groepsbeschikking door de belastingdienst.
Over de ophanden zijnde invoering van het Nieuwe Handelsregister zal eveneens overlegd worden
met het Steunpunt Kerkelijke Beheerszaken en eventueel met andere deputaatschappen om de
kerken in deze materie van gezamenlijk advies te dienen.
Onder gecoördineerd overleg vanuit onze kerken zijn ook de besprekingen te rangschikken met sIKN,
een koepel die kerktelefoon faciliteiten voor diverse deelnemende kerkgenootschappen (waaronder
het onze) regelt. De besprekingen en financiële bijdragen van alle betrokken kerken daaruit volgend
moeten leiden tot het wegnemen van de acute bedreiging van het voortbestaan van deze stichting. De
directe dreiging lijkt afgewend.

financiën en beheer 13
Een afvaardiging van deputaten F&B heeft contact onderhouden met het landelijke deputaatschap art.
11 KO.
Eveneens hebben twee afgevaardigden van deputaten F&B zitting gehad in de raad van toezicht van
het administratief steunpunt (in ontwikkeling), dat primair door deputaten GSP aangestuurd werd.
5.2.5 STROOMLIJNEN PERSONEELSBELEID
Uitvoering van de taken inzake dit onderdeel heeft de afgelopen periode prioriteit gehad. Door de
personeelsdeskundige heeft een inventarisatie van de bestaande arbeidsvoorwaarden van personeel
in dienst van deputaatschappen plaatsgevonden. In bijlage I is het volledige “Rapport stroomlijnen
personeelsbeleid” opgenomen.
In dit rapport heeft verantwoording naar de in de synodeopdracht genoemde aandachtspunten plaats
gevonden, met name:
- Uniformiteit van de arbeidsvoorwaarden;
- Duidelijke functiebeschrijvingen met een daaraan gekoppelde loonschaal;
- Specifiek gevraagde bepalingen in de arbeidsovereenkomst, zoals geschillencommissie;
- De wenselijkheid van een centraal verzorgde loonadministratie;
- Vastlegging in arbeidsovereenkomst wie als werkgever optreedt;
- Het onpartijdig en onafhankelijk handelen van deputaten;
- Het formuleren van richtlijnen.
De verrichte inventarisatie van de bestaande situatie heeft als uitkomst dat de meeste van de
hierboven genoemde zaken naar behoren zijn ingevuld en dat geen ingrijpende wijzigingen nodig zijn
om te voldoen aan de door eerdere synoden geformuleerde vereisten. In hoofdstuk 4 van genoemd
rapport worden richtlijnen voorgesteld om een aantal zaken expliciet te regelen.
5.2.6 FINANCIËLE COMMISSIE SYNODE
5.2.6.1 Openstaande opdrachten vorige generale synode
In paragraaf 6.2. is ten aanzien van het beleid inzake reserves inhoudelijk een richtlijn aangegeven. In
hoofdstuk 6 van dit rapport stellen wij u enkele wijzigingen in de “Huishoudelijke regeling voor
generale synoden” op dit punt voor.
Ten aanzien van het geven van richtlijnen voor het zelfstandig administreren en de
accountantscontrole van de verantwoordingen van deputaatschappen zijn deputaten F&B van oordeel
dat (nieuwe) richtlijnen geen waarde toevoegen. In paragraaf 6.3.3 en 6.3.4 is de motivering voor dit
oordeel weergegeven en stellen deputaten F&B voor om deze opdracht te laten vervallen.
Dat zelfde geldt ook voor het geven van regels voor functiescheidingen binnen deputaatschappen.
Motivering en voorstel om deze opdracht te laten vervallen treft u in paragraaf 6.3.4. aan.
Aan de opdracht om het personeelsbeleid te stroomlijnen hebben we zoals aangegeven in paragraaf
5.2.5, uitvoering gegeven en doet F&B voorstellen voor besluitvorming in paragraaf 6.1.2.
5.2.6.2 Aanbevelingen financiële commissie synode
Deputaten F&B hebben de aanbevelingen van de financiële commissie opgevolgd.
Deputaten maken in hun overleg met de deputaatschappen gebruik van hun bevoegdheden om indien
nodig aanwijzingen te geven. Dit komt met name aan de orde bij het advies inzake de ingediende
begrotingen voor de komende synode periode. Dan moet er in een aantal gevallen op gewezen
worden dat de maximaal toegestane verhoging van quotumbedragen niet meer mag bedragen dan het
percentage van de (geschatte) inflatie. In een enkel geval hebben deputaten geen goedkeuring
verleend aan (veel) hoger uitvallende kosten dan de oorspronkelijk goedgekeurde begroting en terug
verwezen naar besluitvorming door de komende synode.
In een ander geval hebben deputaten een aanwijzing gegeven om freelance werkzaamheden om te
zetten naar werkzaamheden in dienstverband bij het betreffende deputaatschap.
De jaarverslagen van de deputaatschappen, over de jaren 2005 en 2006 zijn volledig beschikbaar
voor inzage door de financiële commissie. Op dit moment worden de jaarrekeningen 2007 opgemaakt.
F&B hebben er bij de deputaatschappen op geattendeerd dat de verslagen over 2007 zo spoedig
mogelijk beschikbaar moeten zijn, bij voorkeur ruim binnen de gestelde termijn van zes maanden na
afloop van het boekjaar 2007.
De controleverslagen van door F&B gecontroleerde deputaatschappen onder vermelding van verrichte
werkzaamheden, zijn beschikbaar voor inzage door de financiële commissie.
De controles hebben overeenkomstig de aanbeveling door twee personen plaatsgevonden.

financiën en beheer 14
Deputaten F&B en ASE hebben een start gemaakt om integraal inzicht en controle van de projecten te
realiseren. Dit proces is nog niet afgerond en blijft een aandachtspunt voor deputaten.
5.3 Reserves
Deputaten hebben deze periode voor het eerst voor de meeste zelfadministrerende
deputaatschappen vastgesteld hoe hoog hun toegestane reserves en voorzieningen mogen zijn.
Tevens is een begin gemaakt met de inventarisatie van de algemene risico’s die zich bij de
deputaatschappen zouden kunnen voordoen en de kwantificering daarvan.
Omdat dit nog vrij onontgonnen gebied betreft en ervaringscijfers ontbreken blijft het nu nog bij een
eerste aanzet. Naarmate duidelijker wordt welke risico’s spelen en met behulp van ervaringscijfers
eerdere inschattingen met de werkelijkheid vergeleken kunnen worden, zal ook de omvang van de
benodigde (centrale) algemene reserve in de toekomst nauwkeuriger bepaald kunnen worden.
Ook is een eerste inschatting gemaakt van de benodigde omvang van de reserve van de quaestor om
op dit moment te kunnen voorzien in schommelingen in de uitgaven. Om de continuïteit te waarborgen
is geraamd dat de omvang van de centrale algemene reserve voor dit doel €500.000,-- zou moeten
zijn. Daarboven is een eerste globale inschatting gemaakt hoeveel nodig is om de algemene risico’s
van alle deputaatschappen bij elkaar te kunnen dekken. Voor dit doel is voorlopig een centrale
algemene reserve van €250.000,-- geraamd.
In de afgelopen jaren zijn er in beperkte mate uitgaven geweest die niet vooraf voorzien waren, ten
laste van de centrale algemene reserve.
De reserves bij de quaestor zijn in de afgelopen periode tevens belast door besluiten van de vorige
synode om aanzienlijke bedragen uit deze reserve t.b.v. onder andere de ThUK te onttrekken.
De huidige stand van de centrale reserves samen met de bij de quaestor ondergebrachte liquiditeiten
van andere deputaatschappen, maakt ongestoorde uitvoering van taken mogelijk. De stand van de
centrale reserves, gecorrigeerd voor nog mogelijke reguliere uitgaven van de niet zelfadministrerende
deputaatschappen, was eind 2007 ca. €435.000,--
Dit betekent dat in komende jaren verdere aanvulling van de centrale reserve noodzakelijk blijft.
6.CONCEPTBESLUITEN
6.1 Conceptbesluiten specifieke onderwerpen
In de paragrafen onder6.1 behandelen wij enkele specifieke onderwerpen, waarvoor na motivering
een besluit wordt voorgesteld.
6.1.1 QUOTUMDRUK
In een afzonderlijke notitie doen wij u de voorlopige quotumlijst lijst voor de jaren 2009 tot en met 2011
toekomen. Daarin zijn ook onze adviezen opgenomen met betrekking tot de budgetten voor de
afzonderlijke deputaatschappen. In aansluiting daarop willen wij u nog op het volgende wijzen.
Wij achten één van onze belangrijkste taken de zorg voor een verantwoord quotum. In de
voorschriften over het financiële beleid (Zie Huishoudelijk regeling voor generale synoden) is hier
uitdrukkelijk aandacht voor gevraagd. Ook vanwege allerlei signalen die ons vanuit de kerken
bereiken, waarin kerken soms aangeven dat de grenzen van wat ze kunnen afdragen zijn bereikt, is
het noodzakelijk de kosten zo goed mogelijk te bewaken. Als het kan dient aan de regelmatige
quotumstijging een halt te worden toegeroepen. Onze insteek voor de jaren 2009 tot en met 2011 is
zelfs geweest dat de diverse deputaatschappen met minder middelen toch hun taken op verantwoorde
wijze kunnen vervullen. Daarvoor is uiteraard de medewerking van deze deputaten nodig.
Wij lopen er echter ook regelmatig tegenaan dat er een toenemende druk is bij de kerken vanwege
uitgaven die buiten het centrale quotum om gaan. Dat staat haaks op ons bovengenoemde streven
om de lasten voor de kerken te beheersen en waar mogelijk te verlagen. Soms wordt op landelijk
niveau (generale synode) medewerking verleend voor het opstarten van bijvoorbeeld
evangelisatieprojecten. Wanneer dat werk vruchten draagt kan een nieuwe gemeente ontstaan. Maar
veelal zal zo'n gemeente zich financieel niet zelf kunnen bedruipen en wordt als hulpbehoevende kerk
steun van de zusterkerken gevraagd met als gevolg een (latent) toenemende lastendruk.

financiën en beheer 15
Ook komt het voor dat plaatselijke (leden van) kerken acties opstarten voor een bepaald project. Dat is
op zichzelf een te waarderen initiatief en het betekent ook een grotere betrokkenheid bij de basis.
Maar het kan ook tot gevolg hebben dat de lasten voor de kerken weer toenemen, soms zonder dat ze
daar zelf invloed op hebben.
Zo gebeurt het met enige regelmaat dat het streven naar een verantwoord landelijk quotum doorkruist
wordt door lokale lastenstijging. Wij hebben de indruk dat dit aspect bij het starten van activiteiten niet
altijd voldoende aandacht krijgt. Veelal ligt het voor de kerken ook moeilijk om tegen op zichzelf
prachtige initiatieven nee te zeggen.
Wij leggen dit punt van zorg aan u voor zodat het centraal aandacht krijgt. Wellicht dat bij het
aanbieden aan de kerken van de nieuwe quotumlijst door ons deputaatschap namens de synode
hiervoor aandacht kan worden gevraagd.
Wij stellen u daarom voor hierover het volgende besluit te nemen:
Besluit:
het deputaatschap F&B te verzoeken de kerken er jaarlijks bij het aanbieden van de quotumlijst
op te wijzen dat:
1. Middelen, die door lokale kerken beschikbaar worden gesteld voor activiteiten op lokaal of
regionaal niveau, los staan van hun bijdragen aan de landelijke quota en daarop niet in
mindering kunnen worden gebracht;
2. Aanspraak op landelijke middelen voor activiteiten op lokaal of regionaal niveau slechts mogelijk
is nadat daartoe is besloten door de generale synode, die om de drie jaar bijeenkomt. Hierover
dient vooraf advies te worden gevraagd aan deputaten F&B;
3. Bij de voorbereiding van nieuwe lokale activiteiten lokale kerken of meerdere vergaderingen
geen verplichtingen dienen aan te gaan of verwachtingen te wekken, die (voor een deel)
afhankelijk zijn van landelijke bijdragen die nog niet door de generale synode beschikbaar zijn
gesteld. Voorkomen moet worden dat de eerstvolgende generale synode daarover niet meer in
eigen verantwoordelijkheid en morele vrijheid een beslissing kan nemen.
6.1.2 STROOMLIJNEN PERSONEELSBELEID
In het rapport “Stroomlijnen personeelsbeleid” van deputaten F&B is onder 1 verslag gedaan van de
bevindingen van hun onderzoek naar de bestaande en gewenste situatie op het punt van stroomlijning
van het personeelsbeleid voor deputaatschappen die personeel in dienst hebben (zie de omschrijving
van deze opdracht in paragraaf 3.3.1). Op grond van de bevindingen hebben zij in hoofdstuk 4 van
genoemd rapport de volgende richtlijnen voorgesteld:
Voorgestelde richtlijnen (uit “Rapport Stroomlijnen personeelsbeleid”)
Op grond van het bovenstaande stellen deputaten F&B de volgende richtlijnen voor:
1. De deputaatschappen die voor het in loondienst zijnde personeel de CAO Welzijn &
Maatschappelijke Dienstverlening toepassen, stemmen onderling de salariëring af van de
hoogste leidinggevenden. Dit vanwege het feit dat de werknemers binnen de instellingen
hiertoe niet bevoegd zijn.
2. Vanwege het belang van uniformering van de arbeidsvoorwaarden zullen het ADC en de ThUK
in de verdere ontwikkeling van het arbeidsvoorwaardenbeleid zich binnen de financiële kaders
zo veel mogelijk richten op de CAO van VSNU. Beide instellingen informeren elkaar over
voorgenomen verandering op het gebied van de arbeidsvoorwaarden.
3. In de rapportage naar de synode zullen de deputaatschappen een overzicht geven van de
personeelsformatie, waarbij in ieder geval wordt aangegeven welke functies er zijn en het aantal
fte’s per functie.
4. Wanneer een deputaatschap besluit om voor het eerst een werknemer in loondienst te
benoemen, dient voor de toepassing van de arbeidsvoorwaarden aangesloten te worden bij de
reeds bestaande regelingen van de andere deputaatschappen.
5. Nieuwe of bestaande deputaatschappen die zich als instelling gaan vestigen in het Gbouw en
zelf de loon- en personeelsadministratie uitvoeren, zullen zich aansluiten bij hetzelfde
administratieve verwerkingssysteem dat aldaar wordt gebruikt.

financiën en beheer 16
6. In elke instelling waarin geen directeursfunctie aanwezig is zal jaarlijks – en tussentijds als zich
een wijziging voordoet - worden gepubliceerd welke functionaris belast is met het
personeelsbeleid en als zodanig de werkgever vertegenwoordigt.
7. Deputaatschappen zien er op toe dat geen deputaat in een situatie geraakt waarin hij
beslissingen moet nemen die de schijn oproepen van partijdigheid en/of verstrengeling van
belangen.
8. Deputaatschappen die afwijken van de door deputaten F&B uitgebrachte adviezen, zullen dit in
hun rapport aan de volgende synode verantwoorden.
Deputaten stellen voor om naar aanleiding van het uitgebrachte rapport “Stroomlijnen
personeelsbeleid” te besluiten:
Besluit:
a. deputaten hebben met het uitbrengen van hun rapport “Stroomlijnen personeelsbeleid” aan de
door de synode gestelde opdrachten op dit terrein hebben voldaan en dat deze opdrachten
hiermee afgerond zijn;
b. de volgende richtlijnen goed te keuren:
(volgen in definitieve besluittekst de bovengenoemde richtlijnen)
6.2 Conceptbesluit doorlopende taken deputaten F&B
In de Huishoudelijke regeling voor generale synoden is in bijlage 3 par. 3 vastgelegd de “Instructie
deputaten financiën en beheer”. In de hierna volgende paragraaf 6.3 wordt een aantal voorstellen
gedaan voor wijziging van deze instructie. Deputaten F&B stellen voor deze aangepaste instructie vast
te stellen als taakopdracht voor deputaten F&B voor de periode tot de volgende synode.
Deputaten stellen voor:
Besluit:
de nieuw te benoemen deputaten financiën en beheer op te dragen hun werkzaamheden te
verrichten conform de Huishoudelijke regeling voor generale synoden, bijlage 3 en daarbij te
handelen overeenkomstig de “Instructie deputaten financiën en beheer” zoals opgenomen in
onderdeel 3 van deze bijlage.
Volledigheidshalve is in bijlage IV de nieuw voorgestelde tekst na doorvoering van alle voorgestelde
wijzigingen opgenomen. Daarbij stellen deputaten F&B voor om de doorlopende deelopdrachten die
nog niet in de instructie waren opgenomen (na aanvaarding van de wijzigingsvoorstellen zijn dit bijlage
3 Huishoudelijke regeling punten b-e) aan de Instructie deputaten financiën en beheer toe te voegen.
6.3 Conceptbesluiten tekstaanpassing HR voor generale synoden
In deze paragraaf doen we een aantal wijzigingsvoorstellen ten opzichte van de bestaande tekst van
de Huishoudelijke regeling.
6.3.1 VERREKENING TE HOOG GEHEVEN BEDRAGEN ALS GEVOLG VAN PIRAMIDALE OPBOUW QUOTA (bijlage 3
par. 3.1)
In de huidige taakopdracht wordt aan deputaten F&B in artikel 187 besluit 1, lid 2.a.1 de opdracht
gegeven om te hoge heffing van bedragen voor deputaatschappen met piramidale opbouw van quota
achteraf te compenseren voor die plaatselijk te hoge heffing.
Op dit moment betreft dit alleen het deputaatschap ASE, waarbij ook plaatselijke kerken, classes en
particuliere synoden al bijdragen in de bekostiging van specifieke trajecten in hun ressort.
Een bijdrage daarbovenop doormiddel van het landelijk geheven quotum wordt niet gewenst geacht
en daarom wordt vrijstelling van landelijke heffing verleend voor projecten in het eigen ressort
waaraan al langs andere kerkelijke weg wordt bijgedragen.
Deputaten F&B hebben echter al een aantal jaren de praktijk om niet pas achteraf de teveel betaalde
quota bedragen terug te betalen of te verrekenen, maar te hoge heffing te voorkomen door deze

financiën en beheer 17
bedragen indien en voor zover van toepassing niet te heffen, doch jaarlijks direct te verrekenen met
het landelijke quotum. Hierdoor is verrekening of terugbetaling achteraf niet meer nodig.
Deputaten stellen daarom voor:
Besluit:
de tekst van de Huishoudelijke regeling voor generale synoden, bijlage 3, par. 3.1 als volgt vast
te stellen:
het innen van alle kerken van het door de synode, op voorstel van deputaten F&B vastgestelde,
totaal quotum per ziel. Hierbij zal, na overleg met de deputaatschappen met piramidale opbouw
van quota, vooraf bij het opleggen van de quota verrekening van plaatselijk te hoog geheven
quotabedragen plaatsvinden, om te voorkomen dat er te hoge quota geheven worden die
achteraf weer terugbetaald of verrekend moeten worden.
6.3.2 EGALISATIE QUOTA (bijlage 3 par. 3.2)
Artikel 187 besluit 1, lid 2.a.2 draagt deputaten F&B op om schommelingen in de jaarlijkse
quotumhoogte zoveel mogelijk te beperken door tijdelijk een hoger of juist lager quotum te heffen dan
op dat moment nodig is voor de bekostiging van de deputaatschappen. Eventueel is F&B gemachtigd
om een kortstondige egalisatiereserve aan te houden. Daarna is de zinsnede toegevoegd dat
deputaten de volgende synode moeten dienen met een voorstel op dit punt.
In de praktijk gebruikt F&B het al dan niet tijdelijk inzetten van de reserve bij de quaestor als
egalisatiemiddel. Verdere machtiging voor ons handelen in deze is voor F&B niet nodig of gewenst, de
huidige machtiging volstaat om het effect van egalisatie te bereiken. In het verfijnde beleid inzake
reserves als verwoord in 4.3 en 5.3 is dit punt al geregeld.
Deputaten stellen daarom voor:
Besluit:
in bijlage 3, par. 3.2 van de HR voor generale synoden de zinsnede: “Deputaten dienen de
komende synode met voorstellen te dienen op dit punt” laten vervallen.
6.3.3 CRITERIA VOOR HET VOEREN VAN EEN EIGEN ADMINISTRATIE (bijlage 3 par. 3.5.a)
In de Acta van de GS Amersfoort-C 2005, Hoofdstuk 15, artikel 187, besluit 1, wordt in lid 2.a.5.a. aan
deputaten F&B de opdracht gegeven om de criteria voor het voeren van een eigen administratie
verder uit te werken, vast te leggen en per deputaatschap vast te stellen of hieraan wordt voldaan.
Deze bepaling vindt zijn oorsprong in het besluit van de GS Leusden 1999, toen er belangrijke
wijzigingen in gang gezet zijn op het gebied van met name de financiën van de deputaatschappen van
onze kerken.
Het vastleggen van criteria voor de beantwoording van de vraag welke deputaatschappen een eigen
administratie mogen voeren is in een aantal opzichten vrij arbitrair. Welke normen moeten hiervoor
worden aangelegd? We kunnen denken aan deputaatschappen die personeel in dienst hebben. Ook
zou de omvang van het budget een rol kunnen spelen.
Tot dusver hebben wij nog geen uitvoering gegeven aan deze opdracht. Naast het feit dat het niet zo
eenvoudig is om algemeen geldende objectieve criteria te formuleren, kan worden geconstateerd dat
zich in de praktijk al een splitsing heeft voorgedaan. Dat is dus langs natuurlijke weg tot stand
gekomen.
De volgende deputaatschappen voeren momenteel een eigen administratie:
zending, hulpverlening en training
studiefinanciering naar artikel 19 KO
diaconaal steunpunt
pastorale zorg doven en slechthorenden
aanvullende steunverlening evangelisatie
toerusting evangeliserende gemeente
theologische universiteit
steunpunt gemeenteopbouw
archief en documentatie

financiën en beheer 18
Het gaat voor een deel om deputaatschappen met eigen personeel. Bij Art.19 KO en ASE gelden
anderen overwegingen.
Voor de overige deputaatschappen wordt de administratie centraal door de quaestor gevoerd.
Het deputaatschap buitenlandse betrekkingen voerde aanvankelijk een eigen administratie, maar
enige jaren geleden heeft men aan de quaestor gevraagd de administratie over te nemen.
Nu in feite al duidelijk is hoe de splitsing is en de bestaande situatie geen knelpunten oproept, is het
naar onze mening niet meer zinvol om hiervoor criteria vast te stellen. In de praktijk blijft het mogelijk
over te gaan naar de centrale administratie en mochten er nieuwe deputaatschappen komen dan kan
per geval, met advies van deputaten F&B, worden bekeken hoe de administratie zal worden gevoerd.
Deputaten stellen daarom voor:
Besluit:
de opdracht zoals genoemd in Acta GS Amersfoort-C, hoofdstuk 15, artikel 187, besluit 1, lid
2.a.5.a in te trekken en par. 3.5.a uit bijlage 3 laten vervallen.
6.3.4 RICHTLIJNEN VOOR EXTERNE CONTROLE EN FINANCIËLE VERSLAGLEGGING (bijlage 3 par. 3.5.b)
In artikel 187 besluit 1, is onder lid 2.a.5.b. de opdracht gegeven richtlijnen op te stellen voor externe
accountantscontrole en financiële verslaglegging van de deputaatschappen.
Ook deze opdracht dateert van de GS Leusden 1999. Bij de start van een nieuw beleid op financieel
terrein ligt een dergelijke opdracht voor de hand, maar ook hier ligt de uitvoering niet zo eenvoudig
vanwege de grote diversiteit in aard en omvang van de deputaatschappen. Er kunnen wel algemene
richtlijnen worden opgesteld maar er is geen deputaatschap gelijk. Ook bij dit onderdeel heeft de
praktijk al voor een oplossing gezorgd. Deputaatschappen die zelf de administratie verzorgen (zie de
lijst in de voorgaande paragraaf 6.3.3) hebben ook gezorgd voor controle door een externe accountant
of zijn daar mee bezig. Alleen voor deputaten doven en slechthorenden geldt een afzonderlijke
regeling voor de controle (door de kerk van Zwolle-Zuid), terwijl de controle van het deputaatschap
ASE door de quaestor wordt verzorgd.
Bij de controle kan rekening worden gehouden met het specifieke karakter van het betreffende
deputaatschap. In voorkomende gevallen zullen de contactpersonen van F&B nader aandacht aan de
controle aspecten kunnen geven.
Ook de aandacht voor voldoende functiescheiding vanuit F&B draagt daaraan bij. Hiervoor heeft F&B
een richtlijn vastgesteld, waaraan deputaatschappen zich in overleg met F&B voorzover van
toepassing conformeren (zie bijlage III).
Deputaten stellen daarom voor:
Besluit:
de opdracht zoals genoemd in Acta GS Amersfoort-C, hoofdstuk 15, artikel 187, besluit 1, lid
2.a.5.b in te trekken en par. 3.5.b uit bijlage 3 laten vervallen
6.3.5 NIEUW VOORGESTELDE REDACTIE BIJLAGE 3 PAR. 3.5: BINDENDE AANWIJZINGEN DOOR F&B
Op grond van de overwegingen genoemd in de voorgaande paragrafen 6.3.3 en 6.3.4 kan de tekst
beperkt worden tot het machtigen van F&B om aanwijzingen aan deputaatschappen te geven voor die
gevallen en situaties waarin dat volgens F&B vereist is.
Deputaten stellen daarom voor:
Besluit:
de nieuwe tekst van de Huishoudelijke regeling voor generale synoden, bijlage 3 par. 3.5 als
volgt vast te stellen:
indien een goede beheersing van de financiën van afzonderlijke deputaatschappen dit vereist,
kunnen deputaten F&B met oog op deze beheersing bindende aanwijzingen geven aan de
betreffende deputaatschappen ten aanzien van:

financiën en beheer 19
a. de te voeren administratie;
b. richtlijnen voor de financiële verslaggeving en de externe accountantscontrole daarop;
c. vereiste functiescheidingen.
6.3.6 RESERVES EN TOEDELING BELEGGINGSOPBRENGSTEN (bijlage 3 art. 3.8 en 3.9)
In paragraaf 4.3. hebben deputaten F&B hun nader geformuleerde beleid inzake reserves en
voorzieningen uiteengezet. Daarmee hebben deputaten F&B ook voldaan aan de opgedragen taak
om tot vastlegging van het beleggingsbeleid te komen conform artikel 187, besluit 1 lid 2.a.9 van de
GS Amersfoort-Centrum. Na aanvaarding van de daaruit voortvloeiende wijzigingen in de HR (zie
onderstaande voorstellen) kan F&B zorg dragen voor de communicatie met de overige
deputaatschappen.
In het voorgaande besluit werd ook gerept over het vastleggen van beleid voor het toedelen van de
beleggingsopbrengsten van centraal beheerde reserves bij de quaestor. Echter hierover heeft de
vorige synode naar onze mening zelf al besloten. In de rapportage van F&B aan de vorige synode is
reeds het volgende voorstel gedaan:
9.7 (rapport F&B aan GS Amersfoort-Centrum 2005) Voorstel beleidslijn reserves en toedeling
opbrengst belegging
Deputaten stellen voor om geen vrij beschikbare reserves bij de deputaatschappen toe te staan.
Daarentegen dient bij de quaestor een reserve van voldoende omvang aangehouden te worden
om, ingeval van calamiteiten bij deputaatschappen, aan de financiële verplichtingen te kunnen
voldoen.
Eventueel bestaande of ontstane vrij beschikbare reserves bij de deputaatschappen, dienen
versneld afgebouwd te worden. Deputaten F&B stellen na overleg met deputaatschappen vast
welke bestemmingsreserves, voorzieningen en andere reserveringen zijn toegestaan.
Deputaatschappen dienen de gelden in verband met deze posten risicomijdend te beleggen.
Over toekomstige en nu nog geoormerkte reserves van deputaatschappen in beheer bij de
quaestor, komt geen (deel van de) beleggingsopbrengst aan de betreffende deputaatschappen
toe.
De quaestor zal de gelden onder zijn beheer risicomijdend beleggen, en daarbij rekening
houden met de termijn waarop de gelden beschikbaar moeten (kunnen) zijn.
Eerdere standpunten en besluiten op het punt van reserves en de toedeling van de opbrengst
uit belegging daarvan worden herroepen.
De vorige synode heeft dit voorstel niet afgewezen, doch het in haar besluitvorming ook niet expliciet
genoemd. Wij zijn er van uitgegaan dat het voorstel stilzwijgend is aanvaard en hebben daarnaar
gehandeld voor zover dat in goed overleg met deputaatschappen binnen de synodeperiode mogelijk
was.
Voorts hebben deputaten in paragraaf 4.3. over beleid ter zake van reserves aangegeven dat zij van
oordeel zijn dat deputaatschappen alleen de voor hun exploitatie benodigde bedragen dienen te
ontvangen. Het daaraan toevoegen van beleggingsbaten lijkt deputaten niet gewenst en niet passend
bij de door de synode vastgestelde budgetfinanciering.
Deputaten F&B zijn daarom van oordeel dat aan dit onderdeel van de opdracht al voldaan was en dat
deze deelopdracht dan ook kan vervallen. Onder 6.3.7.3. wordt voorgesteld het niet vergoeden van
rente over bij de quaestor ondergebrachte liquiditeiten vast te leggen in art. 4.1.11 van de HR.
Deputaten stellen daarom voor:
Besluit:
de tekst van de Huishoudelijke regeling voor generale synoden, bijlage 3 par. 3.9 als volgt vast
te stellen:
uitvoering geven aan het vastgelegde en met de deputaatschappen te communiceren
beleggingsbeleid ten aanzien van de reserves en voorzieningen.

6.3.7 RESERVES, VOORZIENINGEN EN BELEGGEN LIQUIDITEITEN
financiën en beheer 20
In paragraaf 6.3. hebben deputaten F&B hun nader geformuleerde beleid inzake reserves,
voorzieningen en het beleggen van (overtollige) liquide middelen uiteengezet. Onderstaand volgen
enkele voorstellen voor aanpassing van de “Huishoudelijke regeling voor generale synoden”, bijlage 3
par. 4.1 “Begrotingen en financieel beleid”, die daaruit voortvloeien.
6.3.7.1 Voorstel tot splitsing artikel 4.1.9. bijlage 3 Huishoudelijke regeling: Reserves
Het huidige artikel 4.1.9. is nogal groot en behandelt verschillende zaken. Indien u als synode instemt
met onze nadere formulering van het beleid inzake reserves en voorzieningen is het naar ons oordeel
wenselijk het tweede deel van artikel 4.1.9. te wijzigen en in een afzonderlijk nieuw artikel op te
nemen. Zie ook hierna bij 6.3.7.2. Het eerste deel van het artikel 4.1.9.kan ongewijzigd blijven.
De nummering van de huidige artikelen 4.1.10 en 4.1.11 moet daardoor worden gewijzigd in
respectievelijk 4.1.11 en 4.1.12.
Deputaten stellen voor:
Besluit:
de tekst van artikel 4.1.9 van de HR voor generale synoden als volgt te laten luiden:
zelf administrerende deputaatschappen zijn bevoegd voor bijzondere omstandigheden een
bestemmingsreserve dan wel voorziening aan te leggen. Wanneer uit de jaarrekening van het
deputaatschap blijkt dat de reserve/voorziening uitgaat boven het gestelde maximum, wordt het
meerdere overgedragen aan het deputaatschap F&B. Deputaten F&B kunnen bindende
voorschriften geven of uitspraken doen over de vraag wat onder bestemmingsreserve/
voorziening moet worden verstaan. Zij zijn ook bevoegd aan te geven hoe hoog een
bestemmingsreserve/voorziening mag zijn.
6.3.7.2 Voorstel nieuwe tekst voor invoeging artikel 4.1.10 bijlage 3 HR: Centrale reserves
De tekst van dit nieuwe artikel betreft de gewijzigde en aangevulde tekst van de tweede helft van het
oude artikel 4.1.9, in lijn met de nadere formulering van het beleid reserves en voorzieningen in par.
4.3.
Deputaten stellen voor:
Besluit:
de tekst van artikel 4.1.10 als volgt te laten luiden:
Het deputaatschap F&B stelt tevens vast, welke omvang de centraal aangehouden algemene
reserve (CAR) mag hebben. In deze reserve, die wordt beheerd door dit deputaatschap, worden
ook overschotten aan middelen ten opzichte van hun jaarbegroting van zelf administrerende
deputaatschappen gestort, voorzover deze niet nodig zijn voor aanvulling van hun reserves en
voorzieningen. Deze deputaatschappen beschikken zelf dus niet over een algemene, vrij te
besteden reserve. Met de twee grote zelf administrerende deputaatschappen met specifieke
status (ThUK en Z&H) kunnen hierover afwijkende afspraken worden gemaakt, indien hun
specifieke status dat vereist.
Deputaatschappen die zelf geen administratie voeren, betalen hun uitgaven via de quaestor.
Overschotten en tekorten ten opzichte van hun jaarbegroting komen ten gunste c.q. ten laste
van de algemene middelen van het deputaatschap F&B.
Eens per 3 jaar -conform de begrotingscyclus van de synode- rapporteert F&B aan de synode
over de omvang van de Centrale Algemene Reserve in relatie tot de risico’s en waarborging van
de continuïteit. Zo nodig worden daarbij voorstellen gedaan voor aanpassing van de CAR. F&B
voert jaarlijks bij het opstellen van de jaarrekening een beoordeling van de omvang van de CAR
uit. Wanneer er een overschot bij de centrale algemene reserve ontstaat, dient dit te worden
aangewend voor verlaging van het quotum in volgende jaren.
6.3.7.3 Voorstel tot wijziging van artikel 4.1.10. (oude nummering) bijlage 3 HR (nieuwe nummering
4.1.11): Belegging liquiditeiten
In de bestaande formulering van dit artikel worden reeds richtlijnen gegeven over de risicomijdende
belegging van aangehouden reserves. Bij aanvaarding van de nadere formulering van het beleid

financiën en beheer 21
inzake reserves, voorzieningen en beleggen van (overtollige) liquide middelen in par. 4.3 is
aanpassing van deze tekst nodig om aansluiting tussen beleid en Huishoudelijke regeling te houden.
Deputaten stellen voor:
Besluit:
de tekst van artikel 4.1.11. nieuw als volgt te laten luiden:
deputaatschappen brengen hun liquiditeiten in verband met reserves en voorzieningen onder bij
de quaestor. Deze draagt zorg voor risicomijdende belegging op spaar- en deposito-rekeningen
bij goed bekend staande banken vallend onder het toezicht van DNB en de AFM .Over bij de
quaestor ondergebrachte liquiditeiten wordt geen rente aan de deputaatschappen vergoed.
Deputaten F&B kunnen met ThUK en Z&H hierover afwijkende afspraken maken vanwege hun
specifieke status, waarbij de eis van risicomijdende belegging zal worden gehandhaafd.
6.3.8 SPLITSING BASISVOORZIENINGEN EN ADDITIONELE VOORZIENINGEN BEGROTINGEN
Aan het slot van 4.2 hebben deputaten F&B opgemerkt dat de deputaatschappen hun begrotingen
volgens 1.4 en 4.1.4.b., 4.1.5 en 4.1.6. uit bijlage 3 van de HR dienen te splitsen in aangeboden
basisvoorzieningen en additionele activiteiten.
Deze bepaling betreft slechts één aspect van de beoordeling van de begrotingen en blijkt in de praktijk
nauwelijks of niet uitvoerbaar. Deputaten F&B doen daarom het volgende wijzigingsvoorstel op dit
punt.
Besluit 1:
Besluit 2:
Besluit 3:
Besluit 4:
de tekst van de Huishoudelijke regeling voor generale synoden bijlage 3 par.1.4 als volgt te
wijzigen:
De tweede zin “Hierbij is voorgeschreven dat de activiteiten en de bekostiging worden
ingedeeld naar aan de kerken aangeboden basisvoorzieningen en additionele activiteiten” te
laten vervallen.
(en om aansluiting in de tekst te houden de daarop volgende zin als volgt te laten luiden) Hierbij
moeten uitbreiding van activiteiten, nieuw beleid en de bekostiging daarvan duidelijk blijken uit
de ingediende begroting en plannen.
artikel 4.1.4.b. uit bijlage 3 van de Huishoudelijke regeling voor generale synoden te laten
vervallen.
de eerste zin van 4.1.5. van genoemde regeling te bekorten tot:
deputaatschappen dienen regelmatig na te gaan, of dekking van kosten op een andere wijze
kan plaatsvinden dan via quotum.
in de eerste zin van artikel 4.1.6. van genoemde regeling de indeling naar basisvoorzieningen
en overige activiteiten te laten vervallen waardoor deze zin als volgt luidt:
deputaten F&B zijn bevoegd om een doelmatigheidsonderzoek in te stellen dan wel te laten
instellen over de bedrijfsvoering binnen de organisatie waarvoor door de generale synode
deputaten benoemd zijn.
6.3.9 CONTROLE OP HET TOTAALOVERZICHT JAARREKENINGEN ALLE DEPUTAATSCHAPPEN (bijlage 3 par.
3.12)
In art. 187 besluit 1 is in lid 2.a.12. aan deputaten F&B de opdracht gegeven tot “het opstellen van een
totale financiële rapportage van alle deputaatschappen als geheel en deze laten controleren door een
externe accountant ter decharge van deputaten. Deze rapportage wordt zo spoedig mogelijk, maar

financiën en beheer 22
uiterlijk binnen 6 maanden na het kalenderjaar, bij de synode ingediend”.
Onder lid 2.c. is vervolgens de opdracht gegeven met voorstellen te komen om de redactie van bijlage
3 par. 3.12 te wijzigen.
Achtergrond van dit artikel is dat de synode niet alleen de beschikking dient te hebben over de
afzonderlijke rekeningen van de deputaatschappen, maar ook over een betrouwbaar samenvattend
overzicht daarvan. De synode stelt voor een periode van drie jaar de budgetten vast waarover de
deputaatschappen maximaal mogen beschikken. Het ligt voor de hand dat ook informatie wordt
gegeven hoeveel er in werkelijkheid is uitgegeven, dus of de budgetten zijn overschreden of niet en
hoe de reserves zich hebben ontwikkeld.
Volgens de huidige regeling dient het door deputaten F&B opgestelde totaaloverzicht te worden
gecontroleerd door een externe accountant. Ten aanzien van dit laatste aspect is op de GS
Amersfoort-C 2005 discussie ontstaan over de vraag of de hier bedoelde controle wel nodig is. Los
van het kostenaspect speelt hierbij dat bijna alle rekeningen afzonderlijk door een externe accountant
worden gecontroleerd. Voor de deputaatschappen die hun administratie door de quaestor laten
verzorgen geldt dat het rapport hierover ook door een externe accountant wordt gecontroleerd. Wat
voegt de controle van het totaaloverzicht (samenvatting van alle rekeningen) dan nog toe? Het zal niet
de bedoeling zijn dat het werk van de externe accountants wordt overgedaan. Bijkomende vraag is of
een externe accountant een goedkeurende verklaring over deze verantwoording kan afgeven,
aangezien op de jaarverslagen van enkele deputaatschappen geen accountantscontrole wordt
verricht.
Uiteindelijk gaat het er dan alleen om of het overzicht correct is opgesteld. Daarvoor is naar onze
mening geen externe controle nodig. Ons deputaatschap is belast met het samenstellen van dit
overzicht en de financiële commissie van de synode kan dit controleren en beoordelen.
Wat het dechargeren betreft is het extern controleren van het totaaloverzicht ook niet nodig. Dit
geschiedt per deputaatschap reeds op andere wijze.
Deputaten stellen daarom voor:
Besluit:
de tekst van de Huishoudelijke regeling voor generale synoden bijlage 3 par. 3.12 als volgt vast
te stellen:
het opstellen van een totale financiële rapportage van alle deputaatschappen als geheel.
Deze rapportage wordt door deputaten financiën en beheer zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk
binnen zes maanden na het kalenderjaar, bij de synode ingediend en ter beoordeling in handen
van de financiële commissie gesteld.
6.4 Voordracht quaestor en deputaten
Deputaten zullen hun voordracht voor (her)benoeming van de quaestor en de deputaten F&B in een
afzonderlijk schrijven aan de GS doen toekomen.

BIJLAGEN
BIJLAGE I
RAPPORT STROOMLIJNEN PERSONEELSBELEID
Deputaten F&B, april 2007
1.0 STROOMLIJNEN PERSONEELSBELEID.
financiën en beheer 23
1.1 Omschrijving van de opdracht.
In paragraaf 9.5 van het deputaten rapport Financiën en Beheer van de Acta van de Generale Synode
Amersfoort-Centrum 2005 is de opdracht inzake het stroomlijnen van het personeelsbeleid als volgt
omschreven:
“Ten aanzien van de stroomlijning van zaken rond personeel in dienst bij de deputaatschappen
Deputaten Financiën en Beheer op te dragen de volgende synode te dienen met voorstellen en
richtlijnen op personeelsgebied. Hierbij zullen deputaten onderstaande zaken in rekening brengen,
c.q. opnemen in hun voorstellen:
- zoveel mogelijk uniforme arbeidsvoorwaarden voor het personeel dat in dienst is van de
kerken;
- met het oog hierop duidelijke functieomschrijvingen met daaraan gekoppeld een loonschaal;
- deputaten van advies dienen inzake arbeidsrechtelijke aspecten van personeel dat zij namens
de kerken in dienst willen nemen;
- overwegen of een centrale verzorgde loonadministratie wenselijk en haalbaar is, hiervoor
inzicht krijgen in de lopende loonadministraties;
- in elke arbeidsovereenkomst dient vastgelegd te worden dat de partijen zich in geval van een
geschil zullen wenden tot een geschillencommissie, die bindende uitspraken zal doen;
- deze richtlijnen evalueren op bruikbaarheid in de praktijk en zo nodig voorstellen doen voor
verbetering. Dit rapport dient tevoren aan alle betrokken deputaatschappen te zijn voorgelegd;
- in de arbeidsovereenkomsten dient duidelijk te worden verwoord wie als werkgever optreedt
en wie namens deze rechtspersoon optreedt als vertegenwoordiger;
- opnemen in de richtlijnen voor de deputaatschappen dat zij, indien zij afwijken van de door het
deputaatschap Financiën en Beheer uitgebrachte adviezen, dit in hun rapport aan de
volgende synode dienen te verantwoorden”.
Deze opdracht is in 2002 door de GS Zuidhorn gegeven en was bij de aanvang van de Synode
Amersfoort 2005 nog niet uitgevoerd. Naar onze mening is deze opdracht abusievelijk niet in de
besluitvorming van 2005 betrokken.
2.0 INVENTARISATIE VAN DE BESTAANDE ARBEIDSVOORWAARDENREGELINGEN BINNEN DE
DEPUTAATSCHAPPEN.
2.1 Deputaatschappen, verantwoordelijk voor personeel in loondienst.
Van alle deputaatschappen zijn er zes die instellingen met personeel in loondienst besturen.
Het betreft de volgende instellingen:
Diaconaal Steunpunt, Archief- en Documentatiecentrum, Steunpunt Gemeenteopbouw, Toerusting
Evangeliserende Gemeente, ThUK en Zending, Hulpverlening en Training.
Bij deze instellingen is in 2006 onderzocht welke arbeidsvoorwaardenregelingen worden gehanteerd.
In de bijlage is in een overzicht aangegeven op welke wijze de arbeidsvoorwaarden door de
verschillende instellingen schriftelijk zijn vastgelegd.
2.2 Instellingen, gehuisvest in Gbouw in Zwolle.
De volgende instellingen zijn in het Gbouw te Zwolle gehuisvest:
Diaconaal Steunpunt, personeelsformatie: 1 fte
Steunpunt Gemeenteopbouw, personeelsformatie: 5,2 fte
Toerusting Evangeliserende Gemeente, personeelsformatie: 3,7 fte
Zending, Hulpverlening en Training, personeelsformatie: 12,3 fte (excl. buitenland).

financiën en beheer 24
Op eigen initiatief hebben de deputaatschappen van deze instellingen besloten te kiezen voor een
uniforme arbeidsvoorwaardenregeling. Gekozen is om de arbeidsvoorwaarden te volgen van de CAO
Welzijn & Maatschappelijke Dienstverlening.
Het hoofd financiële administratie van DVN zorgt voor de uitvoering van de financiële
arbeidsvoorwaarden voor de werknemers van ZHT, de administrateur van SGO verzorgt die voor de
werknemers van de andere deputaatschappen.
Deze twee functionarissen hebben regelmatig overleg over de uitvoering van de administratie om er
zeker van te zijn dat de regelingen op uniforme wijze worden toegepast.
Dit noodzakelijke overleg wordt vergemakkelijkt vanwege het feit dat zij in één gebouw werkzaam zijn.
De arbeidsvoorwaarden zijn getoetst aan de door de synode gestelde eisen:
- Uniformiteit van de arbeidsvoorwaarden.
Door de toepassing van de CAO Welzijn & Maatschappelijke Dienstverlening is door de vier
deputaatschappen een optimale uniformiteit gerealiseerd. De werknemers zijn ook op de hoogte
van de arbeidsvoorwaarden omdat zij allen een beknopte versie van de CAO hebben ontvangen.
Indien daaraan behoefte bestaat, is de complete versie altijd ter inzage aanwezig.
- Duidelijke functiebeschrijvingen met een daaraan gekoppelde loonschaal.
In de arbeidsoverkomst wordt aangegeven welke functiebeschrijving van toepassing is. De
functiebeschrijving is opgenomen in het functieboek dat onderdeel van de CAO is. Ook is in de
arbeidsovereenkomst aangegeven volgens welke salarisschaal de werknemer wordt gesalarieerd.
Deze schalen zijn eveneens opgenomen in beide versies van de CAO.
- Specifiek gevraagde bepalingen in de arbeidsovereenkomst.
Gevraagd is om in de arbeidsovereenkomst aan te geven dat partijen zich in geval van een
geschil zullen wenden tot een geschillencommissie die bindende uitspraken zal doen en dat
duidelijk wordt verwoord wie als werkgever optreedt en wie namens deze rechtspersoon optreedt
als vertegenwoordiger.
Aan de eerste bepaling wordt voldaan. In de arbeidsovereenkomst staat namelijk dat de CAO
geacht wordt met deze arbeidsovereenkomst één geheel te vormen. In de CAO is zowel een
geschillenregeling als een beschrijving van de geschillencommissie opgenomen.
Ook aan de tweede bepaling om duidelijkheid te geven wie werkgever is, wordt voldaan. In het
eerste artikel van de arbeidsovereenkomst wordt aangegeven wie de werkgever is. Verder wordt
de naam vermeld van de persoon die namens de werkgever de arbeidsovereenkomst
ondertekent. Er wordt geen melding gemaakt wie namens deze rechtspersoon optreedt als
vertegenwoordiger.
2.3 Instellingen, gehuisvest in Kampen.
Het Archief- en Documentatiecentrum.
Het Archief- en Documentatiecentrum (ADC) is in een afzonderlijk gebouw gehuisvest, vlak bij het
gebouw van de ThUK. De personeelsformatie is 1.06 fte.
Het ADC voert een zelfstandig arbeidsvoorwaardenbeleid en heeft hierover om die reden geen
structureel overleg met de “Zwolse deputaatschappen” of de ThUK om tot uniformiteit in de regelingen
te komen. Wel bestaat er in de keuze van de arbeidsvoorwaarden een zekere relatie met de CAO van
VSNU. Voor de salariëring en de prijsindexering wordt geheel de salarisregeling van VSNU gevolgd.
Het ADC heeft de meest belangrijke primaire arbeidsvoorwaarden vastgelegd in de
arbeidsovereenkomst. De secundaire arbeidsvoorwaarden zijn opgenomen in een afzonderlijke
regeling, die mededeel uitmaakt van de arbeidsovereenkomst.
Toetsing aan de door de synode gestelde eisen levert het volgende resultaat op:
- Uniformiteit van de arbeidsvoorwaarden.
Er is uniformiteit in de salariëring gezocht met de Nederlands Universiteiten. Dat geldt ook voor
een deel van de andere arbeidsvoorwaarden.
Daar de werkgever zich niet heeft verplicht de CAO van VSNU te volgen, is er de vrijheid om het
totale pakket arbeidsvoorwaarden beperkt te houden door alleen de belangrijkste voorwaarden
vast te leggen. Er kunnen derhalve gemakkelijk situaties ontstaan waarin over de toepassing van
arbeidsvoorwaarden ad hoc besluiten genomen moeten worden. Zo ontbreekt als voorbeeld bij de
verlofregeling het onderwerp ouderschapsverlof. Dat betekent dat de uniformiteit van de
arbeidsvoorwaarden, getoetst aan het aspect volledigheid ten opzichte van die van andere

organisaties, kan worden vergroot.
financiën en beheer 25
- Duidelijke functiebeschrijvingen met een daaraan gekoppelde loonschaal.
Voor de ene werknemer is een functiebeschrijving gerealiseerd, voor de andere pas in dienst
getreden werknemer nog niet. In de arbeidsovereenkomsten is duidelijk vastgelegd volgens welke
salarisschalen de werknemer wordt gesalarieerd.
- Specifiek gevraagde bepalingen in de arbeidsovereenkomst.
Binnen ADC is een geschillenregeling aanwezig, waar in de arbeidsovereenkomst voor
onbepaalde tijd naar wordt verwezen. In de geschillenregeling wordt aangegeven dat de
uitspraken van de commissie bindend zijn.
In de arbeidsovereenkomst wordt aangegeven wie namens de werkgever ondertekent. Gezien het
feit dat deze organisatie 2 werknemers in loondienst heeft bestaat er daardoor voldoende
duidelijkheid wie als werkgever optreedt. Er wordt niet vermeld wie namens deze rechtspersoon
als vertegenwoordiger optreedt.
De ThUK.
Tenslotte is er de ThUK die uiteraard werknemers in loondienst heeft. De personeelsformatie is ca. 27
fte.
Evenals het ADC voert de ThUK een zelfstandig arbeidsvoorwaardenbeleid, waarbij een duidelijke
aansluiting aanwezig is bij de CAO van VSNU. Zo worden wat betreft de salariëring de schalen van de
VSNU gevolgd en worden de functies gewaardeerd volgens het systeem Universitair Functie Ordenen
(UFO).
Nu er geen CAO aanwezig is, wordt voor de werknemers door middel van de volgende documenten
duidelijkheid gegeven over het gevoerde arbeidsvoorwaardenbeleid:
- het Statuut van de ThUK,
- de “Rechtspositieregeling voor het personeel van de Theologische Universiteit”. In deze regeling
worden o.a. de arbeidsvoorwaarden in hoofdlijnen beschreven zoals die veelal ook in een CAO
worden opgenomen.
- het handboek, waarin de uitwerking van de rechtspositieregeling staat in een groot aantal
uitvoeringsbepalingen. Werknemers hebben het recht om in werktijd dit handboek op het secretariaat
te raadplegen.
- de Emeritaats- en pensioenregeling van de ThUK.
Deze vier documenten zijn van toepassing op de arbeidsovereenkomst.
De toetsing van het pakket arbeidsvoorwaarden aan de door de synode gestelde eisen geeft het
volgende beeld:
- Uniformiteit van de arbeidsvoorwaarden.
Hoewel de ThUK kiest voor een eigen arbeidsvoorwaardenbeleid, benadert het totale
arbeidsvoorwaardenpakket van de ThUK de compleetheid van de CAO van VSNU.
Vanuit de gedachte van een zo groot mogelijke uniformering van de arbeidsvoorwaarden, ligt het
voor de hand om die te realiseren door verder aan te sluiten bij de CAO van VSNU.
- Duidelijke functiebeschrijvingen met een daaraan gekoppelde loonschaal.
In de arbeidsovereenkomst wordt vermeld in welke functie de werknemer wordt benoemd en
volgens welke schaal hij een salaris ontvangt. Voor de functies bestaan er functiebeschrijvingen.
- Specifiek gevraagde bepalingen in de arbeidsovereenkomst
Aan de bepaling wordt voldaan dat verwezen moet worden naar een geschillencommissie die
bindende uitspraken doet. Die verwijzing staat in de rechtspositieregeling die onderdeel uitmaakt
van de arbeidsovereenkomst.
De arbeidsovereenkomsten voor wetenschappelijk onderwijs en voor onderwijs ondersteunend
personeel worden namens de ThUK ondertekend door de president en de secretaris van het
curatorium. De gevraagde duidelijkheid wie de werkgever vertegenwoordigt, is uit deze
ondertekening niet af te leiden.

3.0 OORDEEL VAN DEPUTATEN F&B.
financiën en beheer 26
3.1 Gerealiseerde uniformering van de arbeidsvoorwaarden.
Bij het beoordelen van het resultaat van de uitgevoerde inventarisatie dient in rekening te worden
gebracht dat de vier instellingen die in het Gbouw te Zwolle zijn gehuisvest duidelijk van karakter
verschillen met het ADC en de ThUK. De Zwolse organisaties zijn gericht op dienstverlening terwijl de
ThUK op wetenschappelijk onderwijs is gericht. Het ADC is nauw verbonden met het wetenschappelijk
onderwijs. De betrokken werknemers zullen het wenselijker achten dat instellingen binnen dezelfde
branche hun arbeidsvoorwaarden uniformeren dan dat instellingen uit verschillende branches, maar
die verbonden zijn met hetzelfde kerkverband, daartoe overgaan.
Ook als het laatste de voorkeur zou verdienen, moet rekening worden gehouden met hoge
invoeringskosten. Immers, bij het ineen schuiven van de arbeidsvoorwaarden zullen veelal de
gunstigste voorwaarden maatgevend zijn in het nieuwe arbeidsvoorwaardenpakket. Daarnaast zullen
er meer kosten gemaakt worden voor het in stand houden van het pakket vanwege de noodzakelijk
regelmatige afstemming die de betrokken instellingen onderling moeten plegen.
Daarentegen is het volgen van de CAO Welzijn & Maatschappelijke Dienstverlening door de Zwolse
deputaatschappen eenvoudig in te voeren en te handhaven omdat het inhoudelijke pakket juist is
toegesneden op het karakter van deze vier instellingen. Hetzelfde geldt voor de ThUK en het ADC met
betrekking tot de CAO van VSNU.
Uit de inventarisatie is gebleken dat de ontwikkeling en het uitvoeren van arbeidsvoorwaardenbeleid
sneller realiseerbaar is wanneer werknemers hierin zelf flink kunnen bijdragen. Wanneer deze taken
met name door de deputaten zelf moeten worden uitgevoerd, dan is dat een grote belasting.
Vanuit verschillende invalshoeken is de samenwerking van de vier Zwolse deputaten dan ook zeer toe
te juichen en is het van belang de CAO Welzijn & Maatschappelijke Dienstverlening te blijven
toepassen.
Wel verdient het volgende punt de aandacht:
De juiste vaststelling van de salarisschaal bij de indiensttreding van werknemers wordt gewaarborgd
door de onderlinge afstemming die leidinggevenden van de vier instellingen plegen. Wanneer
deputaten de hoogste leidinggevende binnen een bepaalde instelling benoemen, vindt over de
inschaling geen afstemming plaats met de collega’s van de andere deputaatschappen. Daardoor is er
geen garantie dat de salariëring van de hoogste leidinggevenden op uniforme wijze wordt toegepast.
Het verdient daarom aanbeveling dat de vier deputaatschappen contact met elkaar onderhouden over
de vraag op welke wijze zij de hoogste leidinggevenden hebben ingeschaald en zullen inschalen.
Daarnaast doen deputaten F&B de aanbeveling dat het ADC en de ThUK de arbeidsvoorwaarden op
elkaar afstemmen. Vooral is er voor het ADC winst te behalen omdat reeds geformuleerde
arbeidsvoorwaarden van de ThUK overgenomen kunnen worden.
3.2 De wenselijkheid van een centraal verzorgde loonadministratie.
Voor een efficiënte informatieverwerking is het noodzakelijk dat de loon- en personeelsadministratie
aan elkaar gekoppeld zijn. De Zwolse instellingen, de ADC en de ThUK hebben nu hun eigen
administratieve verwerkingssystemen. Een centraal verzorgde loon- en personeelsadministratie geeft
alleen voordeel als de salarissystemen en de arbeidsvoorwaarden gelijk zijn. Nu dat niet het geval is,
zal een centraal verzorgde loon- en personeelsadministratie veel invoeringsproblematiek met zich
mee brengen terwijl er bij de uitvoering veel afstemmingskosten gemaakt moeten worden. Nu deze
bezwaren op voorhand bekend zijn, is het niet nodig de haalbaarheid daarvan verder te onderzoeken.
3.3 Verwijzing in arbeidsovereenkomst wie als werkgever optreedt.
Deputaten F&B is gevraagd om in rekening te brengen dat in de arbeidsovereenkomst duidelijk wordt
verwoord wie als werkgever optreedt en wie namens deze rechtspersoon optreedt als
vertegenwoordiger.
Deputaten onderschrijven het belang dat de werknemers op de hoogte zijn wie als werkgever optreedt
en wie namens haar optreedt als vertegenwoordiger. Er is vastgesteld dat de arbeidsovereenkomst
voldoende duidelijkheid geeft wie als werkgever optreedt. Daarin wordt echter niet aangegeven wie
als vertegenwoordiger van de werkgever optreedt. Deputaten zien ook praktische bezwaren tegen het
opnemen van deze bepaling in de arbeidsovereenkomst. Deze overeenkomst is namelijk een
document waarvan de bepalingen een zekere duurzaamheid hebben. De personen die als
vertegenwoordiger van de werkgever optreden kunnen snel wijzigen. Bij elke wijziging daarin zou dan

financiën en beheer 27
de arbeidsovereenkomst aangepast moeten worden. Het is efficiënter om de vertegenwoordiger
namens de werkgever buiten de arbeidsovereenkomst om bekend te maken.
3.4 Het onpartijdig en onafhankelijk handelen van deputaten.
Naast een zorgvuldig personeelsbeleid voor werknemers is het even belangrijk al het mogelijke te
doen om te voorkomen dat deputaten bij het uitoefenen van hun functies ongewild aan de goede
naam van hen zelf of die van het deputaatschap schade berokkenen.
Deze situaties kunnen zich bijvoorbeeld voordoen wanneer een deputaat direct of indirect over inkoop
van arbeid en materiaal beslissingen neemt waarbij zijn familieleden of daarmee gelijk te stellen
personen financieel belang hebben. De schijn kan dan worden opgeroepen dat de deputaat niet
onpartijdig en onafhankelijk handelt. Doen zich dergelijke situaties voor, dan verdient het aanbeveling
dat er binnen het deputaatschap de mogelijkheid wordt gecreëerd dat een collega-deputaat de
verantwoordelijkheid voor de beslissing overneemt.
4.0 VOORGESTELDE RICHTLIJNEN.
Op grond van het bovenstaande stellen deputaten F&B de volgende richtlijnen voor:
1. De deputaatschappen die voor het in loondienst zijnde personeel de CAO Welzijn &
Maatschappelijke Dienstverlening toepassen, stemmen onderling de salariëring af van de
hoogste leidinggevenden. Dit vanwege het feit dat de werknemers binnen de instellingen
hiertoe niet bevoegd zijn.
2. Vanwege het belang van uniformering van de arbeidsvoorwaarden zullen het ADC en de
ThUK in de verdere ontwikkeling van het arbeidsvoorwaardenbeleid zich binnen de financiële
kaders zo veel mogelijk richten op de CAO van VSNU. Beide instellingen informeren elkaar
over voorgenomen verandering op het gebied van de arbeidsvoorwaarden.
3. In de rapportage naar de synode zullen de deputaatschappen een overzicht geven van de
personeelsformatie, waarbij in ieder geval wordt aangegeven welke functies er zijn en het
aantal fte’s per functie.
4. Wanneer een deputaatschap besluit om voor het eerst een werknemer in loondienst te
benoemen, dient voor de toepassing van de arbeidsvoorwaarden aangesloten te worden bij
de reeds bestaande regelingen van de andere deputaatschappen.
5. Nieuwe of bestaande deputaatschappen die zich als instelling gaan vestigen in het Gbouw en
zelf de loon- en personeelsadministratie uitvoeren, zullen zich aansluiten bij hetzelfde
administratieve verwerkingssysteem dat daar wordt gebruikt.
6. In elke instelling waarin geen directeursfunctie aanwezig is zal jaarlijks - en tussentijds als zich
een wijziging voordoet - worden gepubliceerd welke functionaris belast is met het
personeelsbeleid en als zodanig de werkgever vertegenwoordigt.
7. Deputaatschappen zien er op toe dat geen deputaat in een situatie geraakt waarin hij
beslissingen moet nemen die de schijn oproepen van partijdigheid en/of verstrengeling van
belangen.
8. Deputaatschappen die afwijken van de door deputaten F&B uitgebrachte adviezen, zullen dit
in hun rapport aan de volgende synode verantwoorden.
BIJLAGE BIJ RAPPORT STROOMLIJNEN PERSONEELSBELEID
Hieronder wordt een overzicht gegeven van de documenten die de verschillende instellingen
gebruiken om hun werknemers te informeren over de voor hen van toepassing zijnde
arbeidsvoorwaarden.
ADC.
Het ADC informeert de werknemer over de arbeidsvoorwaarden met name door middel van een
uitgebreide arbeidsovereenkomst.

financiën en beheer 28
Hierin zijn de volgende voorwaarden opgenomen:
aard van de overeenkomst, proeftijd, opzegging, beëindiging anderszins, arbeidstijd, verplichtingen,
nevenfuncties, geheimhouding, salaris, vakantietoeslag, melding bij ziekte, aanvulling bij ziekte,
geschillenregeling, pensioen, medische keuring.
Daarnaast is er een regeling voor secundaire arbeidsvoorwaarden, waarin de volgende onderwerpen
zijn weergegeven:
vakantieregeling, verlof met behoud van salaris, werktijden, reiskostenvergoeding,
verhuiskostenregeling, tegemoetkoming studiekosten, ziektekostenregeling, uitkering bij overlijden,
procedure bij wijziging.
Tenslotte is er een afzonderlijk document voor de functiebeschrijving.
ThUK.
In de arbeidsovereenkomst worden alleen de meest belangrijke arbeidsvoorwaarden vastgelegd met
verder de vermelding dat de volgende documenten van toepassing zijn:
Het Statuut van de ThUK, de Rechtspositieregeling voor het personeel van de ThUK, de krachtens het
Statuut en/of Rechtspositieregeling geldende uitvoeringsbesluiten (wordt “Handboek
Personeelsbeleid” genoemd) en de Emeritaats- en pensioenregeling van de ThUK.
Het Handboek Personeelsbeleid omvatten de uitvoeringsbesluiten van de onderwerpen die in 22
hoofdstukken opgenomen zijn in de Rechtspositieregeling. De hoofdstukken behandelen de volgende
onderdelen van de arbeidsvoorwaarden:
algemene bepalingen; arbeidsovereenkomst; wijziging in functie en/of positie; bezoldiging;
loopbaanbegeleiding; werk- en rusttijden, toelagen; vakantie, vakantie-uitkering en verlof; deelname
aan het bestuur door de rector; nevenwerkzaamheden; bedrijfsgezondheidszorg en voorzieningen in
verband met ziekte, zwangerschap, bevalling en ouderschap; vergoeding van schade; verhuiskosten,
reis- en verblijfskosten; overige faciliteiten; voorzieningen in verband met studie; andere
werknemersverplichtingen; disciplinaire maatregelen; overige maatregelen; einde van de
arbeidsovereenkomst; wetenschappelijke onderzoekers in tijdelijke dienst; personeelsraad; beroep;
slotbepalingen.
De Zwolse instellingen, gevestigd in het Gbouw.
Evenals de ThUK leggen de Zwolse instellingen in de arbeidsovereenkomsten alleen de meest
belangrijke arbeidsvoorwaarden vast. In een afzonderlijk artikel is aangegeven dat op de
arbeidsovereenkomst de CAO Welzijn & Maatschappelijke Dienstverlening van toepassing is.
In het algemene gedeelte van de CAO worden in 18 hoofdstukken de volgende onderwerpen
beschreven:
algemene bepalingen; de arbeidsovereenkomst; einde van de arbeidsovereenkomst; algemene
verplichtingen van de werkgever; algemene verplichtingen van de werknemer; salariëring;
tegemoetkomingen en toelagen; CAO à la Carte; arbeidsduur en werktijden; verlof en levensloop;
arbeid en zorg; ziekte, arbeidsongeschiktheid en arbeidsomstandigheden; functioneren en
loopbaanbeleid; medezeggenschap en faciliteiten (kader)leden werknemersorganisaties;
reorganisaties/fusies; disciplinaire maatregelen; geschillenregeling; overgangs- en slotbepalingen.
Het tweede deel van de CAO omvat de volgende uitvoeringsregelingen:
algemene salarisbepalingen; salaristabellen; functiematrix; functieboek; toelage onregelmatige diensten;
toelage inconveniënte uren; toeslag onregelmatige uren; vergoeding bereikbaarheidsdienst;
vergoeding kampwerk; inhoudingen wegens voeding en inwoning; wachtgeld; reglement Commissie
van Geschillen; vergoeding telefoonkosten; vervroegde uittreding; vergoeding slaapdienst; reglement
personeelsvertegenwoordiging.
De bijlagen van de CAO omvatten vooral modellen die gebruikt worden bij de toepassing van het
personeelsbeleid. Uitgewerkt zijn: model arbeidsovereenkomst; model wijzigingsovereenkomst; model
aanvulling arbeidsovereenkomst i.v.m. fietsenplan; model beoordelingsformulier en het model
leerarbeidsovereenkomst.

BIJLAGE II
OVERZICHT CONTACTPERSONEN F&B PER DEPUTAATSCHAP
financiën en beheer 29
Verdeling bezoek/contact deputaatschappen over deputaten F&B en controle jaarverslagen
In onderstaande lijst is opgenomen hoe deputaten zijn ingedeeld bij de deputaatschappen. De eerste
contactpersoon naar het deputaatschap toe, is onderstreept. De deputaatschappen is meegedeeld
wie de eerste contactpersoon is. In de laatste kolom staat aangegeven door wie de jaarrekening
gecontroleerd wordt.
Deputaatschap Indeling deputaten Controle jaarrekening
Aanvullende Steunverlening Evangelisatie Smit, Hendriks dep F&B
Studiefinanciering naar art. 19 KO De Vries, Dekens accountant
Toerusting Evangeliserende Gem. Jonker, Hendriks idem
Steunpunt Gemeenteopbouw Hiemstra, Doornbos idem
Archief en Documentatie Hendriks, Jongeneel idem
Zending Hulpverlening en Training Dekens, Smit idem
Diaconaal Steunpunt Hiemstra, Hendriks dep F&B
Pastorale Verzorging Doven & Slechthorenden Hendriks, Jonker GKv Zwolle-Zuid
Betrekkingen Buitenlandse Kerken Dekens, Hendriks via accountant quaestor
Theologische Universiteit De Vries, Jongeneel, Jonker accountant
Appèlzaken GS Jongeneel, Post via accountant quaestor
Bededagen Jonker, Smit idem
Bijbelvertaling Doornbos, Hiemstra idem
Diaconale Zaken Hiemstra, Hendriks idem
Dienst en Recht Jonker, Hendriks idem
Eredienst Hendriks, Doornbos idem
Quaestor = intern Jongeneel, De Vries accountant
Militairen Jongeneel, Post via accountant quaestor
GS-Publicaties en Communicatie De Vries, Jonker idem
Huwelijk en Echtscheiding Smit, Doornbos idem
Integratie gehandicapten Jongeneel, Hiemstra idem
Kerkelijke Eenheid Jonker, Doornbos idem
Kerkmuziek incl. steunpunt Smit, Jongeneel idem
Kerkrecht en Kerkorde Hendriks, Post idem
Radio- en TV uitzending Kerkdienst Post, Jonker idem
Relatie Kerk en Overheid Hendriks, Dekens idem
Seksueel misbruik + Meldpunt De Vries, Jongeneel idem
Voorbereiding Eerstvolgende Synode Smit, Dekens idem
M/V in de Kerk Doornbos, Hiemstra idem
Artikel 11 KO Jonker, Dekens idem
Generaal-synodale organisatie Hendriks, Jongeneel idem
Niet deputaatschappen
Steunpunt Kerkelijke Beheerszaken Hendriks, Dekens n.v.t.
Raad van Toezicht Adm. Steunpunt De Vries, Post n.v.t.

BIJLAGE III
financiën en beheer 30
Richtlijn voor vastleggingbevoegdheden tot het aangaan van financiële verplichtingen.
Doelstelling van de richtlijn:
Het stimuleren van een helder financieel beleid waarbij elke deputaatschap voor zover van toepassing
vastlegt wie namens het deputaatschap welke bevoegdheid heeft om financiële verplichtingen aan te
gaan.
1. Eindverantwoordelijke voor het uitvoeren van het financieel beleid.
Er wordt schriftelijk vastgelegd wie namens het deputaatschap verantwoordelijk/bevoegd is voor de
uitvoering van het financieel beheer of onderdelen daarvan (hierna “beheerder” genoemd). Dit kan dus
ook de penningmeester van een deputaatschap zijn. Het financieel beleid in het algemeen is een
verantwoordelijkheid van het deputaatschap als geheel.
De beheerder is verantwoordelijk voor alle betalingen die door het deputaatschap worden uitgevoerd
en bevoegd tot het aangaan van financiële verplichtingen (binnen eventueel aangegeven grenzen).
Deze betalingen c.q. het aangaan van verplichtingen vinden alleen plaats nadat de
beheerder/penningmeester voor akkoord heeft getekend.
Voorbeelden van deze betalingen/besluiten zijn:
betaling van salarissen
inkoop van arbeid op basis van uurtarief of aanneemsom
inkoop van materialen, inventaris en apparatuur
afsluiten van inkoopcontracten
investeringen plegen
structurele overige kosten, huurcontracten
incidentele kosten, zoals extern advies.
2. Delegeren van bevoegdheden.
De beheerder kan uit efficiency overwegingen andere medewerkers schriftelijk de bevoegdheid geven
om financiële verplichtingen aan te gaan of betalingen te doen.
Daarbij wordt omschreven voor welke categorie uitgaven de bevoegdheid wordt verkregen en tot welk
bedrag de bevoegdheid wordt begrensd.
3. Het verstrekken van periodieke overzichten.
Indien punt 2. wordt toegepast, zal periodiek ten behoeve van de beheerder uit de administratie een
overzicht van alle betalingen/besluiten worden opgesteld.
De beheerder bepaald met welke frequentie deze overzichten opgesteld worden.
De beheerder rapporteert periodiek over het geheel van betalingen en verplichtingen aan het
deputaatschap.
4. Jaarlijkse evaluatie
Aan het einde van elk kalenderjaar bespreekt de beheerder met de medewerkers die financiële
bevoegdheden hebben ontvangen zoals bedoeld in 2. de uitvoering van de gedelegeerde
bevoegdheden. Afhankelijk van het gespreksresultaat worden de gemandateerde bevoegdheden
gecontinueerd dan wel aangepast.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het deputaatschap F&B d.d. 2 februari 2006.

BIJLAGE IV
Nieuwe voorgestelde redactie doorlopende opdracht aan deputaten F&B
financiën en beheer 31
Indien alle door F&B voorgestelde wijzigingen worden aanvaard zal de redactie van de Instructie
deputaten financiën en beheer - deel 3 van bijlage 3 van de Huishoudelijke regeling voor generale
synoden - de volgende doorlopende opdracht aan deputaten F&B geven:
Deputaten op te dragen hun werkzaamheden te verrichten conform de Huishoudelijke regeling voor
generale synoden, bijlage 3 (Instructie voor het financiële beleid van generale synoden), en te
handelen conform de instructie, opgenomen in onderdeel 3 van deze bijlage:
a.
1. het innen van alle kerken van het door de synode, op voorstel van deputaten F&B, totaal
quotum per ziel. Hierbij zal, na overleg met de deputaatschappen met piramidale opbouw
van quota, vooraf bij het opleggen van de quota verrekening van plaatselijk te hoog
geheven quotabedragen plaatsvinden, om te voorkomen dat er te hoge quota geheven
worden die dan achteraf weer terugbetaald of verrekend moeten worden.
2. teneinde te grote schommelingen van het totale quotumbedrag per ziel te voorkomen zijn
deputaten gemachtigd, na overleg met individuele deputaatschappen, tot een tijdelijk
lagere of hogere heffing te besluiten, dan wel een kortstondige egalisatiereserve aan te
houden;
3. ter financiering van de door de komende synode aan de onderscheiden
deputaatschappen toegekende (maximaal te besteden) budgetten zijn de deputaten
gemachtigd naast de quotaheffing ook aanwezige reserves aan te wenden, zulks in
overleg met het betrokken deputaatschap;
4. het doen van een voordracht aan de generale synode voor de (her)benoeming van de
quaestor;
5. indien een goede beheersing van de financiën van afzonderlijke deputaatschappen dit
vereist, kunnen deputaten F&B met oog op deze beheersing bindende aanwijzingen
geven aan de betreffende deputaatschappen ten aanzien van:
a. de te voeren administratie;
b. richtlijnen voor de financiële verslaggeving en de externe accountantscontrole daarop;
c. vereiste functiescheidingen;
6. klankbord zijn voor de deputaatschappen op financieel en personeel gebied;
7. na overleg met de deputaatschappen beslissen, welk deel van de reserves onder
centraal beheer van de quaestor gebracht zal worden;
8. het voor de deputaatschappen als geheel vastleggen van een richtlijn voor de gewenste
maximale omvang van de totale reserves en deze verder uitwerken per deputaatschap na
overleg met de betreffende deputaatschappen;
9. uitvoering geven aan het vastgelegde en met de deputaatschappen te communiceren
beleggingsbeleid ten aanzien van de reserves en voorzieningen;
10. het toezicht houden op het functioneren van de centrale administraties al dan niet vallend
onder de quaestor;
11. het bewaken van kosten en ontwikkelingen;
12. het opstellen van een totale financiële rapportage van alle deputaatschappen als geheel.
Deze rapportage wordt door deputaten Financiën en Beheer zo spoedig mogelijk, doch
uiterlijk binnen zes maanden na het kalenderjaar, bij de synode ingediend en ter
beoordeling in handen van de financiële commissie gesteld.
b. de overige taken die voortvloeien uit de regeling voor het financiële beleid van de generale
synode;
c. de taken die voortvloeien uit de opgedragen samenwerking met de financiële synodecommissie
(artikel 12, Huishoudelijke regeling voor generale synoden);
d. voor de aanvang van de eerstvolgende generale synode de begrotingen van de
deputaatschappen te beoordelen en advies daarover aan het begin van de synode aan de
financiële synodecommissie te doen toekomen;
e. van hun arbeid rapport uit te brengen aan de eerstkomende generale synode.

BIJLAGE V
Adresgegevens deputaten
financiën en beheer 32
J. Dekens AA Mr. Calspark 14 6716 EH Ede joh.dekens@planet.nl
E.T. Doornbos Vuurdoorn 22 7742 SW Coevorden etdoornbos@hetnet.nl
J.C.B. Jongeneel Wilhelminapark 71 7316 BS Apeldoorn j.c.b.jongeneel@planet.nl
J.Th. Hendriks Blauwe Camer 12 7608 LS Almelo jthendriks@kpnplanet.nl
S. Hiemstra
secretaris
S. Jonker
notulist
drs. H. Post
voorzitter
H.B. Smit
quaestor GS
E.Th. de Vries RA
penningmeester
Gerststraat 7 3882 GZ Putten Shiemstra@GIBOGroep.nl
Zuiderdwarsvaart 79 9203 HX Drachten jonker39@planet.nl
Vijzelpad 5 8051 KL Hattem hpost@solcon.nl
Postbus 254 3830 AG Leusden smithb@kpnplanet.nl
Stadhouderslaan 102 3761 EN Soest eddydevries@wanadoo.nl