Voorbeeldpagina's 2 - Uitgeverij Larcier

VZW2009.book Page 109 Tuesday, October 20, 2009 4:08 PM
DEEL 4: IS UW VZW (WETTELIJK EN ORGANISATORISCH) UP-TO-DATE? 109
STAP 4: Bekendmakingen: neerlegging & publicatie
228. Eenmaal men de voorgaande stappen
tot een goed einde heeft gebracht,
moet men ook de buitenwereld verwittigen
van de verschillende veranderingen.
Om iedereen op de hoogte te brengen
moeten er twee zaken gebeuren.
Enerzijds moeten gewijzigde statuten
bekendgemaakt worden, anderzijds
moet de (eventuele) benoeming van bestuurders,
dagelijks bestuurders & commissarissen
worden bekendgemaakt.
4.1. Het systeem: hoe maakt
men dit bekend?
229. Om iedereen op de hoogte te stellen
moeten er drie “instanties” worden
verwittigd:
1. De griffie van de rechtbank van koophandel in het arrondissement waar de vzw
haar maatschappelijke zetel heeft. Daar wordt immers voor elke vzw een “verenigingsdossier”
bijgehouden.
2. Het Belgisch Staatsblad. Bepaalde documenten zullen immers gepubliceerd moeten
worden in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad.
3. De kruispuntbank van ondernemingen (KBO). Dit is een register ter vervanging
van het vroegere handelsregister. Hierin worden o.a. alle gegevens van de vzw’s
bijgehouden. Indien een nieuwe vzw wordt opgericht zal deze vzw ook opgenomen
moeten worden in de KBO.
De wetgever wilde vermijden dat elke vzw elk van deze drie instanties apart zou moeten
contacteren. Daarom volstaat het bepaalde documenten over te maken aan de griffie
van de rechtbank van koophandel. De griffie van de rechtbank van koophandel zorgt er
dan voor dat alle instanties verwittigd worden en de nodige bekendmakingen worden
gedaan. Het adres van de griffie van de rechtbank van koophandel vindt men op
www.staatsblad.be > gerechtelijke adressen.
lexalis
IS UW VZW (WETTELIJK EN
ORGANISATORISCH) UP-TO-DATE?
STAP 1: Evalueer de organisatiestructuur
STAP 2: Controleer de inhoud van de
statuten
STAP 3: Controleer de benoeming van
bestuurders, dagelijks
bestuurders, vertegenwoordigers
& commissaris(sen)
STAP 4: Bekendmakingen: neerlegging
& publicatie
STAP 5: Controleer het vzw-dossier
STAP 6: Controleer de andere
verplichtingen
STAP 7: Beperk de (persoonlijke)
aansprakelijkheid

VZW2009.book Page 110 Tuesday, October 20, 2009 4:08 PM
110 DE VZW STAP VOOR STAP
4.2. Hoe gebeurt de bekendmaking?
230. De bekendmaking gebeurt aan de hand van verplichte formulieren:
Aanvraagformulier I, bestaande uit drie delen: luik A, luik B en luik C;
Aanvraagformulier II, bestaande uit twee delen: luik A en luik C.
Deze aanvraagformulieren moet men zorgvuldig invullen. Welke luiken van welk formulier
juist ingevuld moeten worden, kan worden afgelezen uit onderstaand schema. Men
zal zien dat zowel voor de bekendmaking van de aangepaste statuten zelf, als voor de
diverse benoemingen er telkens andere luiken van de twee formulieren moeten worden
ingevuld. Men moet niet voor de bekendmaking van én de aangepaste statuten én de
benoeming van de bestuurders én de benoeming van de dagelijkse bestuurders, leden
van het orgaan van vertegenwoordiging en commissaris telkens nieuwe aanvraagformulieren
gebruiken. Men kan de diverse bekendmakingen integreren in één versie van
aanvraagformulier I en in één versie van aanvraagformulier II. Op die manier moet men
ook slechts één enkele betaling doen.
Samen met de vereiste aanvraagformulieren moeten er bijlagen worden opgestuurd.
Ten slotte moet er een betaling worden gedaan.
lexalis

VZW2009.book Page 111 Tuesday, October 20, 2009 4:08 PM
DEEL 4: IS UW VZW (WETTELIJK EN ORGANISATORISCH) UP-TO-DATE? 111
Samengevat:
Bekendmaking: neerlegging & publicatie bij de controle of uw vzw (wettelijk en organisatorisch) up-todate
is
Aanvraagformulier I
(in drievoud)
lexalis
Aanvraagformulier II
(in tweevoud)
Luik A Luik B Luik C Luik A Luik C
Statutenwijziging
wijziging duur
inclusief
invullen invullen /
Statutenwijziging inclusief
wijziging datum boekjaar
invullen invullen /
Statutenwijziging inclusief
wijziging naam invullen invullen /
Statutenwijziging inclusief
wijziging adres
Andere gevallen van statutenwijziging
invullen invullen /
invullen invullen /
Benoemen en ontslag bestuurders
invullen invullen /
Benoemen en ontslag commissaris
Benoemen en ontslag dagelijks
bestuurders en leden
van het orgaan van vertegenwoordiging
invullen
1° en 2°a)
Invullen
1° en 2°a)
Invullen
1°, 2°a) en
2°b)
invullen
1° 2°a) en 4°)
Invullen
1° en 2°a)
Invullen
1° en 2°a)
a. Eventueel kunnen meerdere luiken C worden gebruikt indien er niet voldoende plaats is.
b. Eventueel kunnen meerdere luiken C worden gebruikt indien er niet voldoende plaats is.
invullen:
nr. 2°
invullen:
nr. 5°
/
/
/
invullen a
1°, ev. 2°, 3°
en 5°
invullen invullen / / /
invullen invullen /
Invullen
1° en 2°a)
invullen b
1°, ev. 2°, 4°
en 5°
BELANGRIJK:
Bovenstaande bekendmakingen kunnen samengebracht worden in één versie van aanvraagformulieren I
en II
+ bijlagen bijvoegen (in tweevoud)
+ betaling
Alles opsturen naar de griffie van de rechtbank van koophandel van het arrondissement waar de vzw haar
zetel heeft
Naar bijlagen Belgisch Staatsblad
(gebeurt automatisch door de griffie van de rechtbank van koophandel)
Aanpassingen kruispuntbank van ondernemingen (KBO)
(gebeurt automatisch door de griffie van de rechtbank van koophandel)

VZW2009.book Page 112 Tuesday, October 20, 2009 4:08 PM
112 DE VZW STAP VOOR STAP
Het aanvraagformulier, de bijlagen en de betaling worden besproken in deel 6 “Administratieve
verplichtingen”, onder “K. Bekendmakingen: de aanvraagformulieren I en II,
de bijlagen & de betaling uitgelegd”.
4.3. Binnen welke termijn?
231. In principe moeten deze documenten worden neergelegd binnen de dertig dagen
na de datum waarop de nieuwe statuten werden goedgekeurd en de (eventuele) bestuurders,
dagelijks bestuurders en vertegenwoordigers werden benoemd.
STAP 5: Controleer het vzw-dossier
232. De nieuwe vzw-wetgeving voorziet
de verplichting voor de raad van
bestuur om een vzw-dossier aan te maken.
Dit vzw-dossier bestaat uit drie grote
onderdelen:
Het ledenregister;
Verslagen en beslissingen;
De boekhoudkundige stukken.
233. Waarom zal men een vzw-dossier
moeten opmaken? De vzw-wetgeving
voorziet dat de werkende leden de inhoud
van dit vzw-dossier kunnen inkijken
op de zetel van de vzw. Indien ze
het vzw-dossier willen inkijken, richten
ze een schriftelijk verzoek aan de raad
van bestuur, waarna een datum wordt
overeengekomen waarop de documenten
kunnen worden ingekeken.
Belangrijk om hier te vermelden is wel dat deze inzagemogelijkheid alleen bestaat in
vzw’s waar geen commissaris (bedrijfsrevisor) werd benoemd. Indien er een commissaris
werd benoemd, wordt verondersteld dat deze de nodige controle zal uitvoeren en hierover
verslag zal uitbrengen.
234. Dit vzw-dossier moet volgens de vzw-wetgeving bewaard worden op het adres van
de zetel van de vzw. In de praktijk vormt het echter geen probleem indien de verslagen
lexalis
IS UW VZW (WETTELIJK EN
ORGANISATORISCH) UP-TO-DATE?
STAP 1: Evalueer de organisatiestructuur
STAP 2: Controleer de inhoud van de
statuten
STAP 3: Controleer de benoeming van
bestuurders, dagelijks
bestuurders, vertegenwoordigers
& commissaris(sen)
STAP 4: Bekendmakingen: neerlegging
& publicatie
STAP 5: Controleer het vzw-dossier
STAP 6: Controleer de andere
verplichtingen
STAP 7: Beperk de (persoonlijke)
aansprakelijkheid

VZW2009.book Page 113 Tuesday, October 20, 2009 4:08 PM
DEEL 4: IS UW VZW (WETTELIJK EN ORGANISATORISCH) UP-TO-DATE? 113
worden opgeborgen bij de secretaris en de boekhouding bij de penningmeester. Indien
iemand het vzw-dossier wil inkijken, kan men dan de verschillende onderdelen van het
vzw-dossier overbrengen naar het adres van de zetel van de vzw.
235. De drie onderdelen van het vzw-dossier worden besproken in deel 6 “Administratieve
verplichtingen”, onder “C. Opmaken en opvolgen van het vzw-dossier”.
236. De neerlegging van een kopie van het ledenregister in het dossier op de griffie
van de rechtbank van koophandel werd vanaf 29 mei 2009 afgeschaft. Dit betekent dat
bij wijzigingen in de samenstelling van de algemene vergadering, het bijgewerkt ledenregister
niet langer moet neergelegd of opgestuurd worden naar de griffie.
Er wordt wel een bijkomende plicht opgelegd. “De verenigingen moeten, bij mondeling
of schriftelijk verzoek, aan de overheden, de administraties en de diensten, met inbegrip
van de parketten, de griffies en de leden van de hoven, de rechtbanken en alle
rechtscolleges en de daartoe wettelijk gemachtigde ambtenaren, onverwijld toegang
verlenen tot het register van de leden en deze instanties bovendien de afschriften of
uittreksels uit dit register verstrekken welke zij nodig achten”.
lexalis

VZW2009.book Page 114 Tuesday, October 20, 2009 4:08 PM
114 DE VZW STAP VOOR STAP
STAP 6: Controleer de andere verplichtingen
237. Naast al het voorgaande, bestaan
er nog een heleboel andere verplichtingen
waar een vzw zich naar moet schikken.
Deze verplichtingen kunnen ondergebracht
worden in drie grote groepen en
worden in het vervolg van dit boek stap
voor stap uitgewerkt.
1. Administratieve verplichtingen
(deel 6)
Gedurende het werkjaar van een
vzw moeten o.a. raden van bestuur
worden georganiseerd,
evenals algemene vergaderingen,
moeten notulen worden opgemaakt,
moet een ledenregister
worden bijgehouden, enz.
2. Boekhoudkundige verplichtingen
(deel 7)
Afhankelijk van de grootte van de vzw worden verplichtingen opgelegd inzake de
te voeren boekhouding. Bovendien moet jaarlijks een jaarrekening worden neergelegd
op de griffie van de rechtbank van koophandel in het arrondissement waar
de vzw haar zetel heeft.
3. Fiscale verplichtingen (deel 8)
Net zoals een vennootschap en een gewone natuurlijke persoon is ook een vzw
onderworpen aan de fiscale regelgeving. Met andere woorden: een vzw moet in
bepaalde gevallen ook belastingen betalen.
Vooreerst kan een vzw onderworpen worden aan de rechtspersonenbelasting of de
vennootschapsbelasting. Daarnaast kan een vzw onder de btw-regelgeving vallen
of kan een vzw registratierechten of successierechten verschuldigd zijn. Ten slotte
is een vzw nog onderworpen aan een patrimoniumtaks.
4. Werken met vrijwilligers: verplichtingen (deel 10)
De vrijwilligerswet voert een aantal verplichtingen in voor organisaties (zoals
vzw’s) die met vrijwilligers werken. Zo heeft de vzw een wettelijke informatieplicht
ten opzichte van de vrijwilliger, moet de vzw een verplichte verzekering
afsluiten en zijn er regels in verband met het uitkeren van vrijwilligersvergoedingen.
lexalis
IS UW VZW (WETTELIJK EN
ORGANISATORISCH) UP-TO-DATE?
STAP 1: Evalueer de organisatiestructuur
STAP 2: Controleer de inhoud van de
statuten
STAP 3: Controleer de benoeming van
bestuurders, dagelijks
bestuurders, vertegenwoordigers
& commissaris(sen)
STAP 4: Bekendmakingen: neerlegging
& publicatie
STAP 5: Controleer het vzw-dossier
STAP 6: Controleer de andere
verplichtingen
STAP 7: Beperk de (persoonlijke)
aansprakelijkheid

VZW2009.book Page 115 Tuesday, October 20, 2009 4:08 PM
DEEL 4: IS UW VZW (WETTELIJK EN ORGANISATORISCH) UP-TO-DATE? 115
STAP 7: Beperk de (persoonlijke) aansprakelijkheid
238. Zoals verder wordt uiteengezet 40 ,
luidt de algemene regel inzake aansprakelijkheid
in een vzw als volgt: “Indien
leden en bestuurders bepaalde tekortkomingen
begaan, dan kan (in beginsel)
alleen de vzw worden aangesproken
om deze tekortkomingen recht te zetten
en/of te compenseren”. Hierdoor kan
een vzw soms rake (financiële) klappen
krijgen. Om dit te vermijden kan een
vzw zich o.a. verzekeren.
Op deze algemene regel bestaan echter
een beperkt aantal uitzonderingen. Zo
kunnen in sommige gevallen leden, vrijwilligers
en bestuurders persoonlijk
aansprakelijk gesteld worden. Om dit te
vermijden kan men ook hier een aantal
maatregelen nemen. Deze maatregelen
worden uitgebreid besproken in deel
11: “Aansprakelijkheid”.
40 Zie deel 11 “Aansprakelijkheid”.
lexalis
IS UW VZW (WETTELIJK EN
ORGANISATORISCH) UP-TO-DATE?
STAP 1: Evalueer de organisatiestructuur
STAP 2: Controleer de inhoud van de
statuten
STAP 3: Controleer de benoeming van
bestuurders, dagelijks
bestuurders, vertegenwoordigers
& commissaris(sen)
STAP 4: Bekendmakingen: neerlegging
& publicatie
STAP 5: Controleer het vzw-dossier
STAP 6: Controleer de andere
verplichtingen
STAP 7: Beperk de (persoonlijke)
aansprakelijkheid

VZW2009.book Page 116 Tuesday, October 20, 2009 4:08 PM

VZW2009.book Page 117 Tuesday, October 20, 2009 4:08 PM
DEEL 5:
DE STATUTEN & WERKING VAN DE VZW
BINNENSTEBUITEN GEKEERD
Stap 1: Identiteit van de stichtende leden
Stap 2: De naam, zetel, doel en duur
Stap 3: De werkende leden
Stap 4: De toegetreden leden
Stap 5: De algemene vergadering
Stap 6: De raad van bestuur
Stap 7: Het dagelijks bestuur
Stap 8: Vertegenwoordiging van de vzw
Stap 9: De begroting en de rekeningen
Stap 10: De ontbinding en de vereffening
Stap 11: Slot
lexalis
117

VZW2009.book Page 118 Tuesday, October 20, 2009 4:08 PM

VZW2009.book Page 119 Tuesday, October 20, 2009 4:08 PM
Deel 5: De statuten & werking van de vzw
binnenstebuiten gekeerd
239. Men zou de statuten kunnen omschrijven
als “het geheel van regels, dat
men bij de stichting van de vzw neerschrijft
en waaraan de vzw en haar leden
gedurende het bestaan van de vzw
onderworpen zijn”.
Ze vormen als het ware de basis van de
vzw. Men noemt de statuten ook wel
eens de grondwet van de vzw.
Zoals aangegeven in deel 3 “De oprichting
van een vzw” moet elke vzw zelf
haar statuten opstellen en goedkeuren.
De inhoud van de statuten is nauw verbonden
met de werking van de vzw. Het
is voor leden en bestuurders belangrijk
om op de hoogte te zijn van de juiste
spelregels inzake de werking van de
vzw.
In dit deel wordt de werking van de vzw
stap voor stap besproken en binnenste-
lexalis
DE STATUTEN & WERKING VAN DE VZW
BINNENSTEBUITEN GEKEERD
STAP 1: Identiteit van de stichtende
leden
STAP 2: De naam, zetel, doel en duur
STAP 3: De werkende leden
STAP 4: De toegetreden leden
STAP 5: De algemene vergadering
STAP 6: De raad van bestuur
STAP 7: Het dagelijks bestuur
STAP 8: Vertegenwoordiging van de
vzw
STAP 9: De begroting en de
rekeningen
STAP 10: De ontbinding en de
vereffening
STAP 11: Slot
119
buiten gekeerd. Tegelijkertijd worden, per stap, een aantal mogelijke clausules aangereikt
die men kan opnemen in de statuten. Telkens wordt aangegeven of de clausules
verplicht, aan te raden of een loutere optie zijn. Zo worden de regels omtrent de werking
van de vzw geïntegreerd in de statuten. Op die manier is elke vzw in staat om haar
eigen statuten “op maat” te bouwen.
Na het doorlopen van de volgende elf stappen, bekomt men volledige statuten, die
aangepast zijn aan de concrete situatie voor elke vzw.

VZW2009.book Page 120 Tuesday, October 20, 2009 4:08 PM
120 DE VZW STAP VOOR STAP
STAP 1: Identiteit van de stichtende leden
240. Om een vzw op of in te richten is
er een afspraak nodig. Deze afspraak
wordt door de oprichters of stichters
van de vzw op papier gezet. Men kan
dan ook stellen dat de stichters of oprichters
van een vzw onderling een contract
afsluiten.
Zoals in deel 1 reeds werd omschreven,
bestaat dat contract uit twee delen:
enerzijds de statuten en anderzijds het
huishoudelijk reglement. Iedereen die
na de stichting lid wordt van de vzw,
treedt toe tot het contract dat door de
stichters of oprichters onderling werd
afgesloten.
241. Dit heeft tot gevolg dat de identiteit
van de stichtende leden vermeld
moet worden in de “aanhef” van de eerste,
oorspronkelijke statuten, dus bij de
oprichting of stichting van de vzw.
242. De vzw’s die reeds zijn opgericht, maar die hun statuten willen aanpassen aan de
nieuwe vzw-wetgeving, dienen deze “aanhef” niet meer op te nemen in hun nieuwe,
herwerkte, statuten. De identiteit van de stichtende leden werd immers vroeger al bij
de oprichting gepubliceerd.
1.1. Voorwaarden
Waarom in statuten?
De statuten, die ondertekend worden door de stichters, binden deze stichters en alle
later toetredende werkende leden. Op deze manier kunnen derden kennisnemen van
de identiteit van de personen die de vzw hebben opgericht en weten ze waar ze wonen.
lexalis
DE STATUTEN & WERKING VAN DE VZW
BINNENSTEBUITEN GEKEERD
STAP 1: Identiteit van de stichtende
leden
STAP 2: De naam, zetel, doel en duur
STAP 3: De werkende leden
STAP 4: De toegetreden leden
STAP 5: De algemene vergadering
STAP 6: De raad van bestuur
STAP 7: Het dagelijks bestuur
STAP 8: Vertegenwoordiging van de
vzw
STAP 9: De begroting en de
rekeningen
STAP 10: De ontbinding en de
vereffening
STAP 11: Slot