en Gegevensbeheer Ronald Boekhoudt - Scripties UMCG

40
8.2 Ontwikkelfase 2: Integreren bedrijfsprocessen
De tweede ontwikkelfase is gericht op het integreren van
bedrijfsprocessen in de FGB intranetsite.
De volgende processen worden beoogd in deze ontwikkelfase:
Het doorgeven van een vraag, wens, klacht of opmerking
aan een functioneel beheerder van FGB.
Het aanvragen van (informatie over) een door FGB
leverbare dienst.
8.2.1 Digitale contactformulieren
Door het publiceren van digitale contactformulieren ontstaat
er een nieuwe vorm van contact tussen de (potentiële)
afnemer van een FGB product of dienst en de afdeling
FGB. Voordelen van het gebruik van een contactformulier
zijn:
Er wordt automatisch een overzicht gegenereerd met
de te behandelen punten.
Meerdere medewerkers kunnen tegelijk op de hoogte
worden gesteld van de melding. Bijvoorbeeld door het
automatisch door laten sturen van de melding naar
meerdere E-mail adressen.
Het formulier is altijd bereikbaar. Op deze manier kan
er ook een melding worden gedaan bij afwezigheid van
een contactpersoon.
Er kunnen twee soorten formulieren worden ontwikkeld.
Het eerste formulier zal gericht zijn op het digitaal verzenden
van meldingen over een specifieke FGB applicaties. Het
tweede formulier richt zich op het aanvragen van (informatie
over) diensten en / of producten van FGB.
Applicatieformulier:
Het huidige portaal van Poliplus beschikt over een digitaal
contactformulier. In een keuzemenu kan worden geselecteerd
wat de aard van de melding is. De beschikbare keuzes
zijn:
Fout
Opmerking
Vraag
De functioneel en technisch beheerders van Poliplus krijgen
een E-mail met daarin de gegevens van het verzonden
formulier (figuur 9). Dit formulier kan ook worden ingezet
op de door FGB ontwikkelde applicatieportalen. Het formulier
zal geplaatst kunnen worden onder de menuknop
‚vragen / wensen‛.
FGB formulier:
Een digitaal contactformulier op de FGB intranetsite zal een
UMCG medewerker de mogelijkheid bieden tot het stellen
van een vraag of verzoek over het totale aanbod van producten
en diensten van FGB. Dit formulier kan worden
opgenomen onder de menuknop ‚contact‛.
Het formulier voor de FGB intranetsite moet minimaal
beschikken over de volgende invoervelden:
Invoerveld voor naam indiener. (dit veld moet verplicht
worden ingevuld).
Invoerveld voor UMCG E-mailadres van indiener (dit
veld moet verplicht worden ingevuld).
Invoerveld voor de melding.
Zorg ervoor dat het doel van het formulier duidelijk wordt
omschreven voor de gebruiker. Dit kan bijvoorbeeld door
het schrijven van een duidelijke introducerende tekst.
8.2.2 Stappenplan
Coördineren:
De hoofd eindredacteur FGB zal tot een besluit moeten
vormen over het definitief in gebruik nemen van digitale
contactformulieren.
Voordat er kan worden begonnen aan het opstellen van de
formulieren moet er een overzicht worden opgesteld met
daarin de volgende punten:
Wie ontvangt welke ingestuurde melding?
Op welke wijze kunnen de ingestuurde meldingen
worden geordend in de E-mailbox?
Hoe en door wie worden de meldingen afgehandeld?
Welke ICT medewerker kan en wil de formulieren
realiseren?