en Gegevensbeheer Ronald Boekhoudt - Scripties UMCG

Aanvragen intranetsites:
Voor er kan worden begonnen met het opbouwen en
vullen van de intranetpagina’s, zullen eerst de intranetpagina’s
moeten worden aangevraagd. Deze aanvraagprocedure
geldt voor de algemene FGB intranetsite en de applicatieportalen.
Er zal een intakegesprek moeten worden gehouden
met een medewerker van het functioneel beheer
van het intranet. De aandachtspunten voor dit gesprek zijn:
De inrichting van de site (structuur).
Het beheer van de site (doornemen van de rollen).
De doelgroep(en) van de sites.
Inhoud van de sites (contentplan).
Deadline voor de officiële ingebruikname van de sites.
De aangevraagde sites moeten voor de intranetgebruiker
nog verborgen blijven. De sites zullen pas zichtbaar zijn na
de officiële ingebruikname.
Er moeten per site minimaal twee gebruikersaccounts
worden aangemaakt. Een voor de eindredacteur en een
voor de redacteur. Gebruikersnamen en wachtwoorden
kunnen in één digitaal document worden opgeslagen.
Uitwerken structuur:
Voordat de intranetsites worden gevuld zal de structuur
eerst volledig moeten worden uitgewerkt.
Dit houdt in:
Het aanmaken van de menuknoppen (hyperlinks in de
navigatiebalk).
Het aanmaken van koppen en titels.
De structuur in het contentplan moet gebruikt worden als
naslagmiddel voor het opzetten van de site structuur.
Het uitwerken van de structuur wordt toegekend aan de
eindredacteur FGB.
Verzamelen en plaatsen inhoud:
De inhoud zoals deze is opgenomen in het contentplan (zie
bijlage 2) wordt gehanteerd voor het vullen van de intranetpagina’s.
In het plan wordt ook aangegeven welke inhoud
er nog door de desbetreffende (eind)redacteur moet
worden opgezet of geïnventariseerd (bijvoorbeeld de
actuele punten en veelgestelde vragen).
Testen:
Wanneer de structuur van de intranetsites volledig is uitgewerkt
en de inhoud is gepubliceerd moet er een test
worden uitgevoerd. Deze test heeft als doel:
Het controleren van de werking van de hyperlinks.
Het opsporen en verbeteren van fouten.
Het controleren van de leesbaarheid van de teksten.
Controleren van de opmaak (eenduidig gebruik van
fonts).
Publiceren intranetsite:
Wanneer de testen zijn uitgevoerd wordt de site officieel
worden gepubliceerd. De afdeling FGB moet voor de officiële
ingebruikname eerst een publicatielicentie moeten
aangaan met de intranetcoördinator. Hierin worden de
afspraken vastgelegd over de aard en omvang van de inhoud.
Promotie en koppelen intranetsite:
In de eerste dagen na het publiceren van het intranet kunnen
de verwijzingen / koppelingen naar de FGB intranetsite
en de applicatieportalen worden opgezet (zie § 8.1.6). Deze
taak wordt gecoördineerd door de eindredacteur FGB.
Evalueren:
Één tot twee maanden na het in gebruik nemen van de
intranetsite wordt er een eerste evaluatie gehouden. Punten
voor de evaluatie zijn:
Hoe worden de rollen uitgevoerd?
Zijn er veranderingen nodig in de vastgelegde rollen?
Voldoen de sites aan de kwaliteitseisen?
Zijn de pagina’s actief? Wordt er frequent informatie
geplaatst?
Zijn de koppelingen en verwijzingen operationeel?
Worden de pagina’s bezocht? (monitoren bezoekersaantallen)
Wanneer wordt de volgende evaluatie uitgevoerd?
39