en Gegevensbeheer Ronald Boekhoudt - Scripties UMCG

24
6.3.3 Richtlijnen en regels
Aan de hand van de interviews met de medewerker communicatie
van het Wenckebach instituut en de coördinator
Intranet / communicatie ICT zijn de regels en eisen opgesteld
waaraan een intranetsite moet voldoen voordat deze
op het UMCG intranet gepubliceerd mag worden.
Het UMCG kent nog geen expliciete eisen voor publiceren
op het intranet. Dit houdt in dat pagina’s naar eigen smaak
kunnen worden ingericht door de desbetreffende intranet
(eind)redacteur. Ook is er op het gebied van vormgeving
momenteel nog alles mogelijk door het ontbreken van
regels. Er zijn grofweg drie manieren om een intranetpagina
op te stellen:
Het maken van een intranetsite binnen het CMS.
Het maken van een Microsoft Office Frontpage site.
Het maken van een site met behulp van ASP pagina’s.
Intranetsite in CMS:
Intranetpagina’s aangemaakt in het CMS voldoen automatisch
aan vastgelegde eisen. In het CMS is een vast template
opgenomen. Deze zorgt er voor dat de consistentie van
de intranetpagina’s gewaarborgd blijft. De intranetredacteur
heeft door het gebruik van de vaste template weinig
tot geen mogelijkheden om de vormgeving aan te passen.
Intranetsite in Frontpage:
Intranetpagina’s aangemaakt met Frontpage kunnen zelf
worden vormgegeven door de maker. In de praktijk levert
dit vaak een afwijkende opmaak op. Het aanmaken en
onderhouden van een Frontpage pagina benodigd kennis
van Microsoft Office Frontpage en HTML. Het maken van
een van een intranetsite op deze manier kost relatief gezien
veel tijd. Mede hierdoor is het aantal sites dat in Frontpage
wordt gemaakt gedaald.
Intranetsites met active server pages:
ICT heeft met behulp van active server pages (ASP) een
eigen intranetsite opgebouwd. Dankzij deze ontwikkelmethode
zit men niet vast aan de door het CMS opgelegde
beperkingen. Hierdoor kan er geëxperimenteerd worden
met nieuwe functionaliteiten (zoals de softwarecatalogus
en applicatiekeuze menu). ICT heeft een template ontwikkeld
die sterk overeenkomt met de UMCG intranet huisstijl.
Deze template wordt ook gebruikt door andere afdelingen
(waaronder bijvoorbeeld de Facilitaire Dienst).
In het UMCG wil men op termijn af van de mogelijkheid
om sites te maken in Frontpage en met ASP. Het huidige
zoeksysteem kan deze pagina’s niet indexeren en doorzoeken.
Hierdoor is de zoekfunctie onstabiel geworden. Het
maken van pagina’s in het CMS is de meest gewenste
oplossing. Mede ook doordat CMS sites automatisch
voldoen aan de vormgeving van het UMCG.
In sommige gevallen wordt er voorafgaand aan het publiceren
van de intranetpagina advies aangevraagd bij een communicatieadviseur,
de afdeling ICT of een medewerker die
zich heeft gespecialiseerd in het intranet van het UMCG.
Het gaat hier om zowel het advies op inhoudelijk gebied
(leesbaarheid van de teksten, schrijfstijl, etc.) als het advies
over de vormgeving. Deze handeling is niet verplicht.
6.4 Wensen intranet intern
Voordat er een advies kan worden gegeven over het de
inhoud van de FGB intranetsite is het noodzakelijk om te
weten welke eisen FGB stelt aan de site op het gebied van
inhoud, structuur en onderhoud?
Aan de hand van vergaderingen met de projectgroep ‚producten-
en dienstengids FGB‛ kunnen de belangrijkste
aandachtspunten van de te ontwikkelen intranetsite worden
aangegeven.
FGB wenst een intranet site te hebben die voldoet aan de
volgende eisen:
De site moet beheersbaar zijn: Dit houdt in dat FGB
volledige controle moet hebben over de gepubliceerde
inhoud. Daarnaast moeten redacteuren zo eenvoudig
en snel mogelijk inhoud kunnen toevoegen.