en Gegevensbeheer Ronald Boekhoudt - Scripties UMCG

5 Literatuurverkenning
In de hoofdvraag en de deelvragen komen een aantal begrippen
naar voren. Het vaakst terugkerende en tevens
belangrijkste begrip is intranet. In dit hoofdstuk wordt er
dieper ingegaan op het begrip intranet om te begrijpen wat
hiermee in deze scriptie bedoeld wordt. In § 5.1 wordt
omschreven welke functies het intranet in het algemeen
kan hebben, welke voordelen het intranet kent ten opzichte
van traditionele interne media, welke beheersaspecten van
een intranet te benoemen zijn en welke valkuilen zich voor
kunnen doen bij het implementeren van een intranet(site).
In § 5.2 wordt een overzicht gegeven van de soorten informatie
die op een intranet kunnen worden aangeboden.
Ook zal deze paragraaf benoemen hoe teksten het best
gestructureerd en geschreven kunnen worden. Tot slot
behandelt § 5.3 de factoren waarmee de gebruikersvriendelijkheid
van een site kan worden getest.
5.1 Het intranet
Het intranet is uitgegroeid tot een populair en belangrijk
medium voor de interne communicatie van organisaties.
Volgens de intranet monitor 2009 zet 56% van de Nederlandse
medewerkers het intranet op de eerste plaats in de
interne communicatiemix.
Ongeveer een kwart van de Nederlandse organisaties is
nog niet tevreden over het eigen intranet. De helft van alle
organisaties geeft dan ook aan bezig te zijn met het optimaliseren
van het intranet. In de meeste gevallen overweegt
men om over te gaan op een Microsoft Office Sharepoint
Server (intranet monitor, 2009)
5.1.1 Functies van het intranet
Bij het opzetten van een intranet richten de meeste organisaties
zich vooral op het bevorderen van de interne
communicatie. Het gaat hierbij om het zo snel mogelijk
uitwisselen van informatie tussen organisatie en medewerkers.
Pas in een later stadium richten organisaties zich op de
interactiemogelijkheden die het intranet kan bieden. Het
medium transformeert in deze fase in een digitaal kennisplatform.
Vanaf 2008 ontstonden de eerste intranetsites waarbij er
gebruik werd gemaakt van nieuwe web 2.0 technieken,
zoals het personaliseren van de site en het bijhouden van
wiki’s. Daarnaast wordt er bij doorontwikkeling van het
intranet meer aandacht besteed aan het integreren van
bedrijfsprocessen. (Brandsma, R. & Spijker, P., 2003)
Het intranet kent dus grofweg drie functies:
Informeren
Kennisdeling
Samenwerking
5.1.2 Meerwaarde van het intranet
Het intranet kent een aantal voordelen ten opzichte van
andere interne media.
Het intranet kan de communicatie directer maken.
Een intranet kan bedrijfsprocessen ontsluiten. Dit komt
ten goede van de snelheid van het proces. Daarnaast
wordt analoge administratie ontweken.
Een intranet draagt bij aan het helder en duidelijk neerzetten
van een organisatie/afdeling voor eigen medewerkers.
Een Intranet kan de transparantie van een organisatie/afdeling
ten opzichte van belanghebbenden verbeteren.
De actualiteitswaarde van gepubliceerde inhoud kan
worden verhoogd.
(Brandsma, R. & Spijker, P., 2003)
17