en Gegevensbeheer Ronald Boekhoudt - Scripties UMCG

3 Opdrachtformulering
In dit hoofdstuk wordt er dieper ingegaan op de aanleiding
en voorgeschiedenis van het onderzoek. Aan de hand van
oriënterende gesprekken met een stafmedewerker van FGB
is de in § 3.2 opgenomen probleemstelling geformuleerd.
Vanuit de doelstelling in § 3.3 wordt de centrale hoofdvraag
van het onderzoek geformuleerd in § 3.4.
3.1 Aanleiding
Sinds OD een zelfstandig organisatieonderdeel is geworden,
wordt er aandacht geschonken aan de verbetering van
de klantvriendelijkheid. Dit wordt o.a. gerealiseerd door:
Het opstellen van een één producten- en dienstengids
(portfolio) voor alle ondersteunende diensten die door
OD worden geleverd.
Het ontwikkelen van één centraal servicepunt. Dit
servicepunt gaat ondersteuning bieden aan alle afnemers
van OD producten en diensten.
FGB is een van de afdelingen die onder de sector Ondersteunende
Diensten valt. Daarom zullen de producten en
diensten van FGB ook worden opgenomen in het OD
portfolio. FGB zal dus eerst over een eigen portfolio moeten
beschikken waarin de producten en diensten concreet
worden benoemd. Dit overzicht is tot op heden nog niet
aanwezig.
FGB wil zich beter profileren vanwege een lage mate van
bekendheid onder de UMCG medewerkers. Deze zien vaak
niet het onderscheid tussen de afdeling FGB en ICT. Een
deel van de leverbare FGB producten en diensten blijft
hierdoor onopgemerkt.
Een aantal andere OD afdelingen hebben het intranet
ingezet voor het publiceren van een eigen portfolio. Zo
heeft de afdeling ICT sinds 2008 een eigen producten- en
dienstengids op het intranet. De afdeling FGB is een van de
weinige afdelingen binnen het UMCG die geen eigen intranetsite
heeft ontwikkeld.
Het hoofd van de afdeling FGB heeft een projectgroep in
het leven geroepen die onderzoek moet doen naar de
producten en diensten van FGB. Deze projectgroep draagt
de naam ‚projectgroep producten- en dienstengids FGB‛.
De taak van deze groep is het ontwikkelen van een producten-
en dienstenportfolio van de afdeling FGB. Later is door
de projectgroep besloten om een digitaal portfolio te
maken die een plaats krijgt op een nog te ontwikkelen FGB
intranetsite. Met het ontwikkelen van een intranetsite wil
FGB twee vliegen in een klap slaan. Ten eerste kan de intranetsite
uitgroeien tot een eigen producten en diensten
portfolio. Ten tweede kan de afdeling op deze manier
werken aan een betere profilering. Daarnaast zal er op de
site informatie moeten worden aangeboden die afnemers
van FGB producten en diensten zal ondersteunen in het
gebruik.
Een stafmedewerker van FGB heeft in februari 2009 besloten
dit onderzoek toe te kennen aan een student van de
Hanzehogeschool Groningen. De projectgroep is blijven
bestaan. De werkzaamheden van deze groep zijn vanaf
februari 2009 verleend aan de student.
3.2 Probleemstelling
De afdeling FGB toont medewerkers buiten de eigen afdeling
nog geen duidelijk expliciet omschreven beeld van de
rol van de afdeling en de leverbare producten en diensten.
Door de onbekendheid van de producten en diensten
worden de mogelijkheden van FGB niet optimaal benut
door de (potentiële) afnemers. Het kan hier gaan om zowel
11