Om overzicht te houden in je verzameling ... - Gert Jan Schop

Voor de volgende thema's van Twynstra Gudde Project Management (TGPM) zijn
sjablonen beschikbaar:
• faseren van een project
• beheersen van een project
• beslissen over een project
• beoordelen van een project
• omgevings(f)actoren bij projecten
• samenwerken in projecten
• risicomanagement bij projecten.
checklist beheersfactoren project
checklist fasen project
De Business Case wordt opgesteld nog voor het project van start gaat, tijdens de
Initiatieffase, door de opdrachtgever, zonodig ondersteund door anderen. In de Business
Case worden verschillende oplossingsvarianten, zowel kwalitatief als kwantitatief,
uitgewerkt en wordt een advies gegeven t.a.v. de oplossingsrichting. De Business Case
bevat de redenen waarom een project opgestart dient te worden en vormt samen met de
projectopdracht een solide basis voor het project.
startdocument of businesscase
Na het opstellen van de businesscase, schrijft de projectleider in opdracht van de
opdrachtgever een projectopdracht. In de projectopdracht is een scherpe projectdefinitie
opgenomen, zodat over en weer dezelfde beelden bestaan.
projectopdracht
Of:
projectplan
Als aanvulling op het projectplan kunnen naar wens diverse beheersplannen worden
toegevoegd. De beheersplannen hebben betrekking op tijd, geld, kwaliteit, informatie,
organisatie en communicatie.
beheersplan tijd
beheersplan geld
beheersplan kwaliteit
beheersplan informatie
beheersplan organisatie
beheersplan communicatie
Om een tijdplanning te maken kan er gebruik worden gemaakt van (stappen binnen) de
werkwijze die gehanteerd wordt bij het opstellen van een Work Breakdown Structure
(WBS). Dit is een schema waarin een opdeling van het gehele project in projectdelen /
deelprojecten / werkpakketten wordt weergegeven.
work breakdown structure
Ondanks een goede en zorgvuldige voorbereiding kan het noodzakelijk zijn om tijdens de
uitvoering van het project tussentijdse wijzigingen door te voeren. De noodzaak tot
wijziging kan worden veroorzaakt door nieuwe inzichten. Daarnaast hebben we te maken
met een dynamische omgeving, met krachtenvelden die het project beinvloeden.
Wijzigingen worden besproken met de opdrachtgever en vastgelegd in een

wijzigingsvoorstel. Door ondertekening van de opdrachtgever creeren we commitment en
voorkomen we problemen achteraf.
wijzigingsvoorstel
Tijdens de ontwerpfase wordt het implementatieplan opgesteld door de project- of
implementatiemanager in nauwe samenspraak met de staande organisatie. Het
implementatieplan is een specifieke versie van een projectplan, gericht op het mens-leer
traject in een project. Het beschrijft het totaal aan activiteiten dat moet worden
uitgevoerd om het opgeleverde product zorgvuldig in te passen in de organisatie. Dit plan
omvat het geheel aan activiteiten dat nodig is voor de mentale (leren) en structurele
(inpassen) implementatie, zoals opleidingen, veranderingen in processen,
gebruikershandleidingen, migratie van systemen, ingerichte beheerorganisatie, etc.
implementatieplan
Het projectprogramma kan worden gezien als een programma van eisen (en wensen)
waaraan het projectresultaat moet voldoen. Is reeds globaal beschreven in het
projectplan, hier vindt een detaillering plaats.
projectprogramma
Vlak voordat we de realisatiefase ingaan, bereiden we ons gedegen voor door het
schrijven van een realisatieprogramma. Het betreft een gedetailleerde beschrijving van
de realisatiefase en de concrete resultaten van de fase (product, handleidingen,
trainingsmateriaal e.d.).
realisatieprogramma
Direct na de realisatiefase, wanneer de resultaten van het project zijn gerealiseerd,
schrijven we het aanvullende nazorgprogramma. Hierin wordt aangegeven wat er is
gerealiseerd, wat er eventueel nog gerealiseerd moet worden en wat er voor nodig is om
het resultaat te laten voortbestaan.
nazorgprogramma
Tijdens de uitvoering van het project is regelmatige rapportage met betrekking tot de
voortgang naar de opdrachtgever en eventuele andere stakeholders van belang.
voortgangsrapportage
Tussentijds en na afloop van het project kan gekeken worden waar het project staat,
hierbij gelet op het proces en de (voorlopige) resultaten. Wanneer de evaluatie door
mensen uit het eigen team worden uitgevoerd spreken van een projectreview, in het
geval dat externen aan de slag gaan, spreken van een projectaudit.
projectreview en -audit
Een goede voorbereiding is het halve werk! Door het opstellen van een projectplan met
aanvullend de verschillende beheersplannen word je gedwongen bewust en vooruit te
kijken. Om de kans van slagen van je project te vergroten is een goede risicoanalyse
essentieel.

checklist risicoanalyse
risicoanalyse
stappenplan risicoanalyse
stappenplan risicomanagement
Het leerpuntenrapport wordt aan het begin van het project, door de projectmanager
opgezet, met als doel gedurende het project informatie te vergaren over wat er goed
gaat en wat er beter kan. Het leerpuntenrapport bevat dus zowel succesverhalen als
verbeterpunten. Bij de evaluatie van de projectaanpak levert het leerpuntenrapport
waardevolle input. De projectmanager houdt het rapport bij.
leerpuntenrapport
De dechargeverklaring wordt opgesteld tijdens de nazorgfase, na de overdracht van de
resultaten. Na goedkeuring door de opdrachtgever, is de projectmanager/leider van zijn
verantwoordelijkheden ontheven.
decharge