Commissie Cohen: deelrapport overheid - EenVandaag

spreekpunt. Daarnaast zijn respectievelijk de heren O. Adang, J. van Dijk, en G. van den Brink
aanspreekpunt voor zaken die speciek het door hen uitgevoerde deelonderzoek betreen.
Alle communicatie en informatie in relatie tot de uitvoering van het onaankelijk onderzoek dient
als strikt vertrouwelijk te worden beschouwd en dient niet gedeeld te worden met derden.
3. Het proces van informatie uitwisseling
De commissie en het secretariaat kunnen in principe gebruik maken van alle relevante bronnen
die onder de verantwoordelijkheid van de bovengenoemde drie partijen vallen. Dit zijn documenten
of contactgegevens van te interviewen personen. De commissie beoordeelt welke informatie
relevant is in het kader van de uitvoering van haar onderzoeksopdracht.
In de eerste aanleg zal een overzicht van de door de partijen relevant geachte en reeds in de
dossiers aanwezige informatie over de binnen het onderzoek vallende aspecten worden aangeleverd.
Deze informatie wordt door de partijen gerubriceerd en genummerd aangeleverd.
Indien de betrokken partij, op grond van de eerder genoemde uitzonderingen, de door de commissie
gevraagde informatie niet ter beschikking kan stellen, kunnen zij hun bezwaar binnen vier
werkdagen schrielijk of per email kenbaar maken aan de commissie met opgave van reden.
In het geval van dit bezwaar treedt het commissielid dat de informatie nodig hee in overleg met
het aanspreekpunt van de betrokken partij. Indien dit overleg niet tot een voor beide partijen
gewenste oplossing leidt, zal de voorzier van de commissie in overleg treden met de voor de
organisatie eindverantwoordelijke functionaris (korpschef, burgemeester of Hoofdocier van
Justitie).
Op basis van de onderzoeksvragen en een analyse van de in eerste aanleg ter beschikking gestelde
informatie zal de commissie aanvullende verzoeken formuleren.
4. Informatiebeveiliging en archief
De verstrekkende partij is verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de verstrekte
informatie.
De betrokken partijen zijn zelf verantwoordelijk voor het instellen van de noodzakelijke veiligheidsprocedures
in de eigen organisatie rondom omgang met vertrouwelijke informatie.
Het digitale onderzoeksdossier bevindt zich gedurende het onderzoek in een beveiligde omgeving
waartoe de leden van de commissie, de onderzoekers die onder hun verantwoordelijkheid werken
en het secretariaat van de commissie toegang hebben.
Het onderzoeksdossier wordt na afronding van de opdracht bewaard en wordt opgeslagen bij de
Politieacademie. Met de opgeslagen informatie wordt vertrouwelijk omgegaan.
5. Interviews
Vooraf worden de overzichten van te spreken personen in het kader van het onaankelijk
onderzoek afgestemd met de relevante partijen.
Interviews worden minimaal 3 dagen van te voren aangekondigd, zodat afspraken kunnen worden
ingepland en medewerkers voldoende tijd hebben zich voor te bereiden.
Interviews worden gehouden door leden van de commissie dan wel door medewerkers die onder
de verantwoordelijkheid van de leden van de commissie de interviews houden. Vooraf wordt aan
de geinterviewde aangegeven wie het interview afneemt.
Vooraf wordt aan de te interviewen persoon op hoofdlijnen aangegeven over welke onderwerpen
het gesprek gaat en over welke rol(len) het interview gaat. Zoveel mogelijk wordt getracht
188 | COMMISSIE ‘PROJECT X’ HAREN