Administratie Organisatie en Interne Beheersing ... - Scripties UMCG

Voordat de UMCG-tarieven in productie gaan worden ze niet op juistheid gecontroleerd.
Tevens krijgen de afdelingen geen terugkoppeling met betrekking tot de
doorvoering van tarieven. Wij raden aan om de tarieven op juistheid te controleren
door de manager bedrijfsvoering. Daarnaast zal Functioneel gegevensbeheer
de ingevoerde tarieven moeten terugkoppelen aan de afdeling zodat deze weer
kunnen worden gecontroleerd op juistheid en volledigheid naar aanleiding van de
invoering.
Wij raden aan om alle controles vast te leggen in de vorm van een werkbeschrijving.
Deze verantwoordelijkheid ligt bij de uitvoerende medewerker. Naast bovenstaande
bevindingen zijn nog enkele andere belangrijke risico´s te onderscheiden.
Er zijn geen duidelijke richtlijnen voor het aanmaken van een nieuwe Thesaurus 5 code.
Er ontbreken bepaalde richtlijnen en procedures. Ze zijn er in de praktijk wel maar ze
zijn niet vastgelegd. Door een vastlegging kan er geen onduidelijkheid bestaan over
bepaalde werkwijzen. Tevens kunnen medewerkers op de werkwijze en procedure
worden aangesproken als het mis gaat. Procedures en richtlijnen zorgen voor een
accuraat en goed lopend proces en levert een bijdrage aan de juistheid en volledigheid
van de opbrengsten.
Een ander belangrijk onderwerp met betrekking tot TOREN zijn de verantwoordelijkheden.
De verantwoordelijkheden per functie zijn niet volledig omschreven. Hierdoor
worden bepaalde controles en werkzaamheden niet tot onvoldoende uitgevoerd. Vooral
de overgang van gegevens naar TOREN, de verwerking en de overdracht naar afdeling
Facturatie brengt enige onduidelijkheid met zich mee. Daarom raden wij aan om de
volledigheid en juistheid van de informatie te kunnen waarborgen. Er moet per functie
duidelijke afspraken gemaakt worden met betrekking tot de verantwoordelijkheden. Deze
verantwoordelijkheden moeten worden vastgelegd. Onder de betrokken partijen kunnen
worden verstaan manager bedrijfsvoering, beheer Cloverleaf, Functioneel gegevensbeheer,
Patiëntengegevensverwerking en Facturatie.
Graag willen we nog ingaan op het onderhoud van TOREN en daarmee samenhangende
tabellen en bestanden. Oude registratiecodes kunnen bijvoorbeeld nog gebruikt worden.
Bij verkeerd gebruik worden foutieve bedragen gefactureerd.
Dit geldt ook voor de oude Thesaurus 5 codes. Hierdoor kan de factuur niet naar de
juiste aanvrager verstuurd worden. Deze risico´s hebben betrekking op de juistheid en
volledigheid van de opbrengsten. Wij adviseren dat vaker onderhoud moeten worden
gepleegd om foutieve instellingen in TOREN te reduceren. Door het opschonen van het
systeem worden fouten verminderd en verloopt het informatieproces beter en sneller.
Onderhoud moet er voor zorgdragen dat het systeem up-to-date is en blijft. Hierdoor zal
het systeem optimaal functioneren. Goed en regelmatig onderhoud levert een bijdrage
aan de volledigheid en juistheid van de opbrengsten. Voor de afdelingen is eigen
Functioneel beheer verantwoordelijk voor het onderhoud en voor TOREN is dit
Functioneel gegevensbeheer.
We sluiten de samenvatting af met een belangrijke constatering op het gebied van
informatie. Ten eerste kwamen wij na veel interviews en onderzoek tot de conclusie dat
er geen rechtstreeks verband bestaat tussen opbrengsten (grootboek) en verrichtingen
(via TOREN en facturering) op het gebied van informatievoorziening. Gegevens kunnen
door medewerkers in TOREN dus niet één op één gevolgd worden.
Ten tweede kunnen in het ZIS alle gegevens online worden opgezocht, alleen moeten
medewerkers wel weten wat men precies zoekt en waar men het kan opzoeken. De
gegevens staan namelijk niet rechtstreeks met elkaar in verbinding. Het online opzoeken
is daarom lastig en wordt daardoor niet vaak gebruikt. Medewerkers kunnen gegevens
dus niet volgen en men kan gegevens ook niet gebruikersvriendelijk opzoeken. Tracking
is wel mogelijk diep in het systeem oftewel in de backoffice. Deze functie van zoeken is
82