Administratie Organisatie en Interne Beheersing ... - Scripties UMCG

Omdat Pathologie meer gedigitaliseerd is kan dit op een modernere manier worden opgelost
dan bij Medische Microbiologie. Dit kan namelijk met een query. De query wordt door
systeembeheer toegepast op het systeem. Hierdoor kan precies worden gezien hoeveel
er ontvangen moet worden van externe aanvragers. Door dit te vergelijken met de
periodieke dotatie aan de omzet van de TOREN-50 lijst, kan er worden vastgesteld of dit
overeenkomt. Als het niet overeenkomt zal dit moeten worden uitgezocht. Deze query
zorgt voor meer volledigheid en juistheid van de opbrengsten.
Tevens willen wij een extra advies uitbrengen met betrekking tot de extra controles die
gedaan kunnen worden aan de hand van PA-nummers op de afdeling Pathologie. Door
deze controles uit te voeren zou de volledigheid gewaarborgd kunnen worden. Het gaat
om de volgende controles:
Door voldoende functiescheiding tussen de verschillende medewerkers kan aan de
hand van een query de doorlopende nummering gevolgd worden. Gebreken vallen
hierbij direct op en kunnen worden uitgezocht door Functioneel beheer.
Het uitvoeren van een cijferanalyse ten opzichte van voorgaand jaar. Extreme
verschillen moeten verklaard worden.
Een cijfervergelijking met andere UMC´s.
Bevestiging van derden. Hierbij wordt het aantal aanvragen bij bijvoorbeeld
Emmen opgevraagd en vergeleken met het totaal aan behandelde aanvragen
voor Emmen. Verschillen zullen moeten worden uitgezocht.
Een bijkomend advies dat we graag willen meegeven voor de afdelingen Medische Microbiologie
en Pathologie heeft betrekking op de bevoegdheidsprofielen. Naar aanleiding van
het Auditverslag en een interview met Laboratoriumgeneeskunde is er geconstateerd dat
er sinds de reorganisatie nog geen onderzoek is gedaan naar de bevoegdheidsprofielen
van medewerkers. De bevoegdheidsprofielen staan waarschijnlijk nog ingesteld op de
oude ZIS-profielen van voor de reorganisatie. Dit heeft ook deels te maken met het niet
up-to-date zijn door een gebrek aan onderhoud. Op dit moment brengen oude ZISprofielen
risico‟s en problemen met zich mee met betrekking tot de juistheid en volledigheid
van de opbrengsten.
TOREN
Naar aanleiding van ons onderzoek naar TOREN zijn verschillende risico´s aan het licht
gekomen. In deze samenvatting zullen we alleen de belangrijkste risico´s kort herhalen.
Voor een overzicht van alle risico´s en adviezen verwijzen wij u naar hoofdstuk tien
Risico´s en adviezen.
Voor TOREN geldt dat sommige belangrijke controles niet worden uitgevoerd, dit kan ten
koste gaan van de juistheid en de volledigheid van de opbrengsten. Deze controles luiden
als volgt en hebben betrekking op de volgende onderwerpen:
Er wordt geen vergelijking uitgevoerd tussen de te factureren posten (Thesaurus
97) en de gefactureerde posten (TOREN-9). Deze controle is wel degelijk mogelijk
en wij adviseren om deze controle te laten uitvoeren door een medewerker van de
Facturatie.
Er wordt niet consequent gebruik gemaakt van het controlemiddel voortellingen in
het aanleverende systeemdeel en het overzicht waarop staat vermeld wat er is
ingevoerd in Thesaurus 504 vanuit TOREN. Het is bekend dat deze controle
bestaat. Wij adviseren om deze controle door de afdeling zelf te laten uitvoeren
bijvoorbeeld door de administratie of Functioneel beheer. Gegevensoverzichten
kunnen opgevraagd worden bij of ter beschikking worden gesteld door Functioneel
gegevensbeheer.
De controle op de import van NZa-tarieven op juistheid en volledigheid door
Functioneel gegevensbeheer is niet vastgelegd in een procedure. Hierdoor kunnen
werkwijzen en controles verkeerd of anders geïnterpreteerd worden. Wij raden
aan om hier een procedure voor te schrijven zodat er geen misverstanden kunnen
ontstaan rondom deze controle.
81